FROM BCC TO CC
2 likes1,140 views
Documentul discută despre utilizarea corectă a câmpurilor CC și BCC în e-mailuri și despre problemele cauzate de suprasaturarea cu mesaje. Se oferă sfaturi pentru redactarea unor e-mailuri eficiente, inclusiv clarificarea acțiunilor dorite de la destinatari și importanța unui subiect relevant. De asemenea, se prezintă o nouă politică a unei organizații care limitează lungimea e-mailurilor și interzice utilizarea BCC.
FROM BCC TO CC
- 1. FROM BCC TO CC HAPPY FRIDAY LA 2PARALE Problema “Inbox Overload”
- 2. Inbox Overload “Being at or near the the top of your organization, everyone wants a piece of you. So they send you e-mail.” Stever Robbins, Personal Coach and Serial Entrepreneur
- 3. BAZELE Utilizarea CC si BCC
- 4. CC = Carbon Copy = Courtesy copy Campul CC se foloseste atunci cand vrei ca si alti destinatari sa primeasca o copie a mesajului care nu le este adresat in mod direct. Lista de destinatari de la CC este vizibila tuturor celorlalti destinatari (fie ca se afla la TO, la CC sau la BCC). Nu trebuie sa te astepti ca cineva care este trecut la CC sa-ti raspunda, decat daca ii ceri in mod explicit acest lucru. Atunci cand adaugi pe cineva la CC este indicat sa specifici in corpul emailului faptul ca o noua persoana participa la discutii (EX: “La CC este Paul, colegul meu. El iti poate oferi mai multe detalii.").
- 5. BCC = Blind Carbon Copy Este un camp dedicat destinatarilor emailurilor ca si CC sau TO. Destinatarii de la BCC primesc o copie a emailului, insa nu pot fi vazuti de ceilalti. BCC se foloseste atunci cand vrei ca intr-un mod ascuns sa trimiti cuiva o copie a emailului. De asemenea, este folosit atunci cand vrei sa trimiti “mass emails” (Nota: daca abuzezi de aceasta functie, emailurile tale vor incepe sa fie livrate direct in SPAM/JUNK).
- 6. Problema In zilele noastre, cititorii sunt coplesiti de numarul mare de emailuri primite. In trecut, problema era la cel care trimitea mesajele pentru ca erau implicate o serie de actiuni costisitoare in timp si bani: redactat scrisoare, achizitie plic, timbre, deplasat la Posta etc. Acum, printr-un simplu click, poti trimite 10.000 sau 1.000.000 de mesaje.
- 7. TIPS Cum poti trimite un email mai bun.
- 8. Gandeste inainte sa apesi pe SEND Call to action. De ce trimiti acest email. Ce ar trebui sa faca destinatarul dupa ce a citit. Actioneaza ca un copywriter. Imagineaza-ti persoana care primeste emailul. https://rapportive.com/ te poate ajuta in acest sens Daca vrei ca dupa trimiterea emailului sa se intampla ceva, spune acest lucru in mod clar. E extrem de frustrant ca un cititor care a primit un email sa afle dupa 2 saptamani ca te asteptai ca el sa faca ceva in acest timp.
- 10. Foloseste un subiect care rezuma Subiect rau Subiect bun Lista cu pagini Bug important: afisare numar comisioane in Bug interfata Sedinta maine Oamenii isi scaneaza inboxul citind subiectele. Asa ca ai grija ca subiectul tau sa fie relevant. Cea mai buna cale este sa rezumi continutul emailului in subiect.
- 11. Cand adaugi persoane la CC specifica care este rolul fiecareia CC Not OK CC OK Roxana, Raluca, Vlad Roxana, Raluca, Vlad Salut, Salut, Raluca: e ok din punct de Va atasez regulamentul. vedere contabil referitor la retinerea la sursa? Roxana: e formulat corect? Multumesc. Cineva care il citeste, intelege din prima? Vlad: Raman premiile finale, da?
- 12. Foloseste Forward in loc de BCC Daca vei considera necesar sa informezi pe cineva trimite-i o copie folosind functia Forward Sunt convins ca stim cu totii cazuri in care BCC-ul a produs situatii amuzante
- 13. Un singur subiect pe email Email Not OK Email OK Poti sa te uiti peste textul asta, Mesaj 1: Am nevoie de o a te rog? doua parere privind textul atasat. Ah… si trebuie sa vorbim despre articolul de pe blog. Mesaj 2: Vorbim maine la 11 despre articolul de pe blog?
- 14. RE: Re: re: re: re :re :re Din cand in cand sterge restul de reply-uri. Inainte de a face asta, ia in considerare sa rezumi ceea ce s-a discutat pana atunci.
- 15. Mesaje Forwad Nu ma pune sa ghicesc de ce imi trimiti Forward la acest email. De cele mai multe ori nu e evident cum ai crede. E foarte simplu: “Iti trimit Forward pentru ca….”
- 16. Emailul ar trebui sa fie sub un ecran Nimeni nu vrea sa citeasca “Razboi si pace” in fiecare zi. De mai multe ori. Formateaza emailul (bullet-urile ajuta)
- 17. Solutia Aplica regulile de mai sus cand trimiti un email. Fa ceva in momentul in care primesti un email care nu este OK -> Actiuni.
- 18. Actiuni 1 Spune clar care va fi rolul tau in conversatie: “La CC este colega mea care se ocupa de factura. Va rezolva ea problema asa ca pe mine ma puteti scoate din conversatie.” Daca este necesar, roaga sa fii anuntat referitor la decizia finala. Daca cineva iti trimite constant emailuri lungi, e momentul sa incepi sa-I raspunzi monosilabic: “Da, buna idee.” sau “Sigur.” Ignora emailul o perioada: “Imi pare rau am fost ocupat si am omis sa va raspund la email. Data viitoare puteti scrie colegilor mei care se ocupa de acest astepct. Cu siguranta ei va vor raspunde mai repede.” Amuzant (intamplare reala): Ia bani pentru mesajele primte: “One CEO I've worked with charges staff members five dollars from their budget for each e-mail she receives” (http://hbswk.hbs.edu/archive/4438.html)
- 19. Actiuni 2 Foloseste filtrele with “Skip the Inbox (Archive it)” E OK sa ai o politica proprie a emailului Foloseste un sistem GTD (inbox 0, Answer, Next actions, Reading, Review, Sometime, Waiting for) Raspunde la emailuri in perioade specifice a zilei (ex: la 08:00si la 16:00)
- 20. Sistemul meu 1 Inbox 0 – nu pastrez niciun email necitit in inbox. Numarul din paranteze – (3) mesaje necitite – creeaza un stress inutil . Orice email primit este mutat ca necitit intr-unul din directoarele: Answer – emailuri la care trebuie sa raspund pe scurt (email, telefon etc.) Next actions – emailuri care necesite ceva mai mult decat un simplu raspuns
- 21. Sistemul meu 2 Reading – linkuri care fac trimitere catre ceva interesant de citit Review – emailuri care contin ceva pentru care trebuie sa dau feedback Sometime – in general idei pe care vreau sa le pastrez undeva si pe care le verific periodic Waiting for – aici pastrez emailurile la care trebuie sa primesc un raspuns Pe masura ce taskurile din emailuri sunt rezolvate, emailurile se intorc in Inbox ca citite.
- 22. Noua politica 2Parale privind emailurile 2Reguli este noua politica 2Parale privind emailurile: 1. Timpul este important. Nu citim si nu trimitem niciun email mai lung de un ecran, decat daca este marcat in Subiect ca "important". 2. Fara BCC. Cine adauga persoane la CC va specifica in corpul emailului care este rolul acelor persoane in discutie.
- 23. Multumesc twitter.com/bogdanaron Bogdan ARON pe Google Plus