Gestió de projectes - Resum mod 5
Download as DOCX, PDF3 likes2,340 views
Resum del mòdul 3 de l'assignatura de Gestió de projectes del Grau Multimèdia de la UOC. Pots veure el projecte complet a www.racovermell.com. Gràcies pel "like" ;-)
Gestió de projectes - Resum mod 5
- 1. GESTIÓ DE PROJECTES MÒDUL 5 – EXECUCIÓ DEL PROJECTE L’execució representa la gestió del dia del projecte, des del seu llançament fins al seu acabament. Inclou la producció dels lliurables. Executar és portar el pla a la realitat, dur a terme els processos, les activitats i les tasques previstos. No és un camí lineal. 1 – COMPONENTS I TEMES CLAU DE L’EXECUCIÓ L’execució se sosté per quatre pilars: - Les metodologies i els coneixements tècnics propis de cada projecte - Les habilitats de lideratge, comunicació, negociació i gestió del canvi - Les necessitats de control intern, tant d’aspectes tècnics com econòmics. - Les habilitats d’atenció d’incidències i resolució de problemes. La major part dels errors tenen a veure amb un desequilibri en el pes d’aquests quatre components o en el fet de no tenir-ne clar el significat. Errors habituals en la fase d’execució: - Falta d’involucració dels usuaris - No aconseguir que els equips treballin junts de forma productiva - Ús d’expressions incomprensibles per al client - La gent del client no treballa bé en equip - Desatenció d’aspectes funcionals i l’anàlisi del problema de negoci - Gran nombre d’errors en la programació per poca relació amb els equips del client - Maneres diferents de documentar i reportar - Diferents regles i procediments per a diferents membres de l’equip - Els professionals de les diferents disciplines van al seu aire. - Canvis continus sense control que consumeixen energia i creen confusió a l’equip - Instruccions contradictòries. - Descuidar les fites intermèdies i les oportunitats de mostrar amb productes reals (prototips) per a obtenir el feedback del client
- 2. - Desatenció a la formació i suport a l’usuari final - Desequilibri entre cost, temps i qualitat - Equips tècnics que cerquen la perfecció sense considerar el temps i el cost - Obsessió amb el reporting - Paràlisi per anàlisi - Excés de càrrega administrativa en tasques poc rellevants - No entendre el significat del reporting i no analitzar els elements per a anticipar situacions futures - Excés d’optimisme - Ocultar la dimensió dels problemes - No comunicar els riscos - Falta de comunicació formal amb l’equip i amb el client - Excés d’informació que no facilita la comprensió de l’estatus - Responsabilitat sense autoritat - Conflictes d’assignació de recursos entre el cap de projecte i els responsables de línia del client El comportament del líder: - Coneix la seva gent, el negoci del client i el projecte - És realista: posa objectius que el seu equip pot complir - Estableix objectius i prioritats clares i simples - Segueix les coses de prop: diu qui ha de fer què i quin és el següent pas - Enriqueix les capacitats d’execució de la seva gent mer mitjà de l’entrenament coatching - Es coneix a si mateix, les seves emocions, els seu estil de direcció i la influència que pot tenir sobre els altres. 2 –ELS PROCESSOS DE GESTIÓ DE L’EXECUCIÓ DEL PROJECTE El pla de projecte constitueix la línia base per a l’execució del pla i, per tant el document. Els processos compresos en la gestió de l’execució del projecte segons el PMBOK són els següents: - Direcció i gestió integrada del projecte – es tracta del treball del director de projecte. Inclou: gestionar, integrar els diferents components de l’execució, produir els lliurables acordats, documentar i la representació davant de tercers. - Assegurament de la qualitat - Seguiment i control de la qualitat - Gestió de recursos humans – Incorporar, desenvolupar i dirigir l’equip de projecte. Obtenir l’equip que actuarà en el projecte i que no sempre coincideix amb el que es va a planificar. Assignar activitats. Integració de persones. - Distribució de la informació – Es generen documents de seguiment i documentació de reunions. Decidir a qui es distribueix i per quins canals. - Gestió de les expectatives dels interessats – S’han de identificar i establir la seva influència. Una gestió inadequada o inexistent pot fer fracassar el projecte. - Administrar les compres i els contractes
- 3. 3 – DIRECCIÓ I GESTIÓ INTEGRADA DEL PROJECTE Correspon normalment al cap o director de projecte. Les activitats més importants d’aquest grup segons el PMBOK (2008) són: - Fer activitats i tasques per a complir els requisits del projecte - Crear els lliurables (productes o serveis) - Assignar, organitzar, entrenar i gestionar els membres de l’equip - Implementar estàndards de treball - Gestionar els canals de comunicació - Generar dades del projecte (costos, calendaris, progrés tècnic i de qualitat) - Documentar les peticions de canvi - Documentar i resoldre les incidències - Implantar canvis aprovats per mitjà d’accions correctives - Gestionar els riscos - Gestionar la relació amb els contractistes - Recollir i documentar les lliçons apreses per al futur. Documents necessaris per a aquesta etapa: - Informe de llançament (kick-off) del projecte - Informe d’incidències obertes (open issues) - Document de petició de canvis - Registre de canvis - Informes de progrés El llançament del projecte Una bona reunió de llançament (kinck-off Meeting) representa un 90% de l’èxit del projecte. És la primera oportunitat que té el director de projecte per a compartir amb els representants de les parts interessades i els membres principals de l’equip. Abans de començar qualsevol projecte, el gerent s’ha d’assegurar que s’han complert les fites següents: - Les expectatives dels agents involucrats s’alineen amb les de l’equip - Es confirma que no hi ha canvis d’última hora - El pla de projecte amb les principals fites, responsables i activitats ja està aprovat pels òrgans de direcció del projecte. - Els membres de l’equip ja han estat seleccionats i s’hi han incorporat - Els directors funcionals han acceptat la seva aportació al treball Després de la reunió de llançament, ha d’elaborar un informe
- 4. -
- 5. La gestió d‘incidències S’anomenen incidències els esdeveniments inesperats que apareixen en el projecte, que el poden afectar i que requereixen la intervenció i el control del cap de projecte. Normalment no assoleixen la categoria de riscos ni requereixen que es reportin, al client, però són importants i s’han de manejar. En anglès es diuen Issues, una cosa que requereix la nostra atenció i de la qual val la pena ocupar- se. Després d’una valoració ràpida, el gerent introdueix el tema o issue en un document en què es descriuen els issues, l’impacte en el projecte, les accions per tal de resoldre’l, en quines dates i l’estat de resolució. Es issues poden estar oberts i tancats i el propietari del issue (issue owner) és qui té a càrrec la seva resolució. La gestió de canvis Els canvis augmenten l’abast del projecte i afecten al temps, el cost o la qualitat del conjunt. Els canvis en els projectes TIC solen provenir de quatre fonts: - Errors en la definició del producte, per mala comprensió de les necessitats del client - Errors en la definició del projecte per mala valoració del treball necessari - Canvis sol·licitats pel client - Canvis sol·licitats per l’equip de treball Qualsevol canvi d’abast te conseqüències immediates sobre el pla de treball, el calendari, els recursos, l’equip de treball i els riscos. Una de les funcions principals del gerent és acordar, mantenir o rectificar l’abast d’un projecte. Els canvis d’abast haurien de ser com menys millor
- 7. 4 – L’ASSEGURAMENT DE LA QUALITAT El pla de projecte pot disposar o no d’un pla de qualitat. En grans organitzacions proveïdores de serveis TIC es creen departaments separates o es contracten auditors externs que vigilen el compliment dels estàndards de qualitat (auditories de qualitat) amb els objectius següents: - Identificar si s’estan aplicant les bones pràctiques de gestió - Identificar els gaps o deficiències - Compartir les bones pràctiques que s’hagin implantat en processos similars - Oferir ajuda per a la seva implementació - Contribuir a la creació d’un repositori de bones pràctiques i lliçons apreses en la gestió de projectes. Eventualment, les auditories de qualitat es poden utilitzar per a l’avaluació professional del cap de projecte i per a detectar males pràctiques o conductes deshonestes. L’assegurament de la qualitat forma part d’un programa general de millora contínua dels processos o de la qualitat. 5 – LA GESTIÓ DE RECURSOS HUMANS DEL PROJECTE Comprèn els processos dirigits a obtenir l’equip que actuarà en el projecte, inclou la integració de persones que no estan acostumades a treballar juntes. La gestió de les persones, la seva organització i interacció formal i informal és per tant, clau per a l’èxit del treball. - Aconseguir l’equip de projecte - Consisteix en el procés de confirmar el recursos i obtenir l’equip de persones. Si no estan disponibles, s’ha de configurar un equip amb recursos i experiència equivalent. - Desenvolupar l’equip – Crear un ambient que faciliti el treball en equip i que permeti el desenvolupament individual i col·lectiu dels seus membres i la millora del rendiment de treball és un dels reptes del cap de projecte. Inclou el desenvolupament professional,
- 8. recompenses, retribucions, formació, etc. El resultat final és l’avaluació del rendiment de l’equip. - Gestionar l’equip – El cap de projecte observa el rendiment de l’equip i n’avalua el rendiment en el dia a dia, proporciona feedback, resol les incidències i gestiona conflictes. El resultat influeix en les recomanacions sobre desenvolupament, formació i recompenses. 6 – DISTRIBUCIÓ DE LA INFORMACIÓ La informació produïda en el projecte, documents de progrés i seguiment) i la documentació de les reunions, es distribueixen entre les parts interessades, d’acord amb un pla. És el cap de projecte el que decideix a qui, quan i per quins canals es fa. Ell actua com a portaveu del projecte. Els resultats de les reunions tenen una naturalesa de compromís i aprovació del treball fet. Es poden usar eventualment en situacions de conflicte, fins i tot legalment. El document més habitual en la distribució de la informació és l’informe de progrés o informe de seguiment.
- 10. 7 – GESTIÓ DE LES ESPECTATIVES DELS INTERESSATS Els interessats o stakeholders són qualsevol part de l’organització o aliena a ella que té alguna classe d’interès o necessitat amb relació al projecte. Consells: - Manejar activament les expectatives dels interessats per a augmentar la probabilitat d’acceptació del projecte, influint sobre ells per a aconseguir els objectius del projecte - Atendre les preocupacions que encara no s’han convertit en incidència per a anticipar-se a problemes futurs. - Aclarir les incidències que han estat identificades. La resolució pot resultar en una petició de canvis. 8 – ADMINISTRACIÓ DE COMPRES I CONTRACTES Durant l’execució duem a terme la selecció de proveïdors, redactem els contractes en supervisem l’execució atenem els conflictes i administrem econòmicament i legalment la relació. Aquesta disciplina està molt especialitzada en els departaments de compres, financers i jurídics. La responsabilitat final recau sobre el cap de projecte, per tant, li convé influir i supervisar les decisions que es prenguin en aquest terreny, així com els costos per les compres i la subcontractació. 9 – LA GESTIÓ DEL PROJECTE EN EL DIA A DIA El cap de projecte ha de planificar i gestionar el seu temps en el dia a dia, amb especial atenció a la identificació i resolució de problemes i la gestió de canvis i riscos. S’ha d’entrevistar amb les persones del client i amb els membres de l’equip. Ha de preparar informes de control, reunions de treball, etc.