Gestione dei processi e conservazione sostitutiva. Arxivar per Copma
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Il documento descrive il successo della gestione documentale e della conservazione sostitutiva nell'azienda Copma, attiva dal 1971 e specializzata in vari servizi. L'azienda ha adottato la soluzione Arxivar per semplificare l'archiviazione e la gestione dei documenti, ottenendo benefici significativi come la riduzione dei costi e tempi di elaborazione. Grazie a questa implementazione, Copma è riuscita a migliorare l'accessibilità e la legalità dei documenti conservati.
Gestione dei processi e conservazione sostitutiva. Arxivar per Copma
- 1. Una nostra storia di successo Gestione documentale, dei processi e conservazione sostitutiva.
- 2. L’Azienda Copma è una società cooperativa con sede a Ferrara, operante dal 1971 nel settore dei servizi. Settori di specializzazione: • Pulizia e sanificazione ambienti in grandi comunità. . • Manutenzione, progettazione e realizzazione di aree verdi. • Pulizia e sanificazione, canalizzazioni di impianti, trattamento aria. • Trasporto, vitto, gestione refettori e distribuzione dei pasti. “L'elevato standard qualitativo dei servizi forniti colloca Copma nel segmento più qualificato nel mercato nazionale dei servizi.”
- 3. Dati societari 1640 dipendenti: 94% donne, 12% stranieri € 36.400.000,00 12 sedi in Italia 36.400.000,00 € di fatturato nel 2011
- 4. L’esigenza L’azienda ricercava uno strumento per la gestione dei documenti e dei processi, che fosse: • di facile utilizzo, • disponibile anche per gli utenti remoti, • integrabile al gestionale in uso.
- 5. La Soluzione ARXivar si è dimostrato lo strumento ideale per la possibilità di modulare la configurazione di partenza, offrendo al team di sviluppo interno all’azienda il totale controllo della piattaforma. Si è potuto per tanto intervenire su: Archiviazione semplice dei documenti cartacei, accessibili anche agli utenti delle sedi esterne; Integrazione delle categorie documentali diffuse in azienda con definizione di regole e riservatezze per l’accesso ai documenti.
- 6. Il workflow Grazie al workflow ARXivar è stato possibile definire una serie di processi per la gestione dei documenti archiviati. Creazione di un processo AUTOMATICO l’archiviazione dei LUL/CUD direttamente programma utilizzato dall’ufficio paghe. per dal Definizione di processi «workflow» per la gestione degli iter procedurali.
- 7. La Conservazione Sostitutiva L’implementazione del modulo CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA di ARXivar, permetterà alla COPMA di conservare documenti fiscali quali LUL, CUD e BUSTE PAGA secondo le più recenti disposizioni normative, assicurando la piena validità legale e fiscale dei documenti “conservati” e liberando l’archivio cartaceo dai circa 30 mila documenti prodotti ogni anno.
- 8. I benefici Grazie ad ARXivar, l’azienda ha riscontrato da subito numerosi benefici : • Riduzione dei costi di stampa ed archiviazione in ufficio (si stima un risparmio di circa 8000€/anno); • Accesso alla documentazione archiviata da parte di tutto il personale aziendale, sia per la sede centrale che per le sedi esterne; • Facilità di implementazione e successiva personalizzazione delle nuove richieste da parte degli utenti
- 9. I benefici “Da quando ARXivar è stato introdotto in azienda, abbiamo riscontrato immediati benefici nella riduzione di tempi e costi legati al fattore «tempo uomo». Grazie ad ARXivar abbiamo ridotto i tempi di elaborazione di alcune pratiche (LUL) di due giorni, il tutto senza il minimo impatto sulle normali «abitudini» lavorative del personale.” Luca Bonaretti Responsabile Sistemi Informativi