Giáo trình Excel_Buổi 22.09.pdf

2
LỜI GIỚI THIỆU
Tiêu đề các Topic như sau:
v Với giáo án này, Phú có tham khảo rất nhiều tài liệu để đưa ra bản final, hy vọng có thể
hỗ trợ các bạn tiếp cận, hiểu biết và củng cố thêm vốn kỹ năng của các bạn.
v Trong quá trình biên soạn, Phú đưa ra các Topic chính nhằm trải rộng nội dung để các
bạn có thể lựa chọn các phần phù hợp với bản thân.
1. Hướng dẫn cấu trúc/cách thức vận hành các công thức thường dùng
2. Một số mẹo trong quá trình sử dụng Excel tiện ích cho công việc (các lỗi thường gặp,
công thức, chức năng rút gọn công việc....)
3. Pivot cơ bản (cách tạo bảng, add công thức cơ bản, Slicer liên kết giữa các bảng)
4. Conditional Fomatting cơ bản
5. Cách tạo mail merge cơ bản

4
Hướng dẫn cấu trúc/cách thức vận hành các công thức thường dùng
Hiểu cách thức vận hành
các công thức Excel
Biết cách tìm kiếm phương
án và giải quyết vấn đề
(Luôn chọn phương án
đơn giản nhất)
Thao tác liên tục thường
xuyên

5
Hướng dẫn cấu trúc/cách thức vận hành các công thức thường dùng
Công thức Cấu trúc công thức Ý nghĩa
Tính giá trị
trung bình
AVERAGE (number1, number2, ...) Tính trung bình cộng
AVERAGEIF (range, criteria1…)
Tính trung bình cộng của các giá trị trong một mảng
theo một điều kiện
AVERAGEIFS (range, criteria1, criteria2, ...)
Tính trung bình cộng của các giá trị trong một mảng
theo nhiều điều kiện
Đếm giá trị
COUNTIF (range, criteria)
Đếm số ô thỏa một điều kiện cho trước bên trong
một dãy
COUNTIFS (range1, criteria1, range2, criteria2, ...) Đếm số ô thỏa nhiều điều kiện cho trước
Tìm kiếm VLOOKUP(giá trị tìm, vùng cần tìm, cột cần lấy, cách tìm) Dò tìm một giá trị trên cột đầu tiên và trả về
Logic
IF(logical_test, value_is_true)
Hàm tính kết quả dựa trên các điều kiện có thể phát
sinh
SUMIF(range, criteria, sum_range)
Tính tổng các ô trong một vùng thỏa một điều kiện
cho trước
SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1,
criteria_range2, criteria2, ...)
Tính tổng các ô trong một vùng thỏa nhiều điều kiện
cho trước
And(logical1 [, logical2] [, logical3]...)
Dùng hàm nếu muốn ràng buộc nhiều điều kiện xảy
ra cùng 1 lúc
Or(logical1 [, logical2] [, logical3]...)
Dùng hàm nếu muốn ràng buộc MỘT TRONG
NHỮNG điều kiện xảy ra

6
Lỗi Giải thích
#DIV/0! Trong công thức có chứa phép chia cho 0 (zero) hoặc chia ô rỗng
#NAME? Do dánh sai tên hàm hay tham chiếu hoặc đánh thiếu dấu nháy
#N/A
Công thức tham chiếu đến ô mà có dùng hàm NA để kiểm tra sự tồn tại của dữ liệu hoặc hàm
không có kết quả
#REF! Tham chiếu bị lỗi, thường là do ô tham chiếu trong hàm bị xóa
#VALUE! Công thức tính toán có chứa kiểu dữ liệu không đúng.
Hiển thị công thức thay
vì kết quả
Khắc phục: vào Menu -> Options -> Advanced => Show formulas in cell instead of their
calculated results => bỏ stick
Lỗi phím mũi tên
Thay vì đi lên xuống các ô thì lại cuộn và kéo hết cả màn hình => nhìn trên bàn phím có chữ
scroll lock sáng thì tắt, trong TH sử dụng laptop thì bật bàn phím ảo (search Key Board trên
máy và thao tác)
File excel không hiển thị
các Sheet tab
menu Tools/ Options/ View và trong vùng Window Options, bạn hãy đánh dấu chọn trong mục
sheet tab rồi nhấn OK. Với Excel từ 2007 trở về sau thì vào Excel OptionsAdvanceddisplay
option for this workbookShow sheet tabs
Lỗi mở file không hiển
thị (the file format and
extension of don't match
)
Để điều chỉnh thiết lập này, bạn làm theo các bước sau:
Mở Microsoft Excel =>Trên trình đơn File, chọn Options => Chọn thẻ Advanced => Cuộn
xuống dưới đến nhóm General, bỏ dấu chọn tại hộp kiểm Ignore other applications that use
Dynamic Data Exchange (DDE) nếu nó đang được chọn, và sau đó nhấn nút OK
Những thông báo lỗi thường xuyên gặp phải

7
Các lỗi thường gặp [File Excel quá nặng/chạy chậm]
File Excel quá
nặng/chạy
chậm
Quá nặng
(ít dữ liệu nhưng
dung lượng file
cao)
Chạy chậm
(Dù dung lượng
file nhẹ)
Có quá nhiều Object: bấm F5 (Ctrl+G) => Special => Object
=> Delete (lưu ý: nếu sheet có hình ảnh cần sử dụng thì mình không làm
cách này)
Có chứa data link: Data trên thanh công cụ => Edit Link =>
Break link (trường hợp không thể break link => nguyên nhân do chứa
Named định dạng or Data Validation))
Có Chứa Name range: Formulas => Name Manager =>
Filter => Names with Error => Delete
Có quá nhiều dòng cột trống: Do thói quen thao tác
copy all từ file Raw vào file gốc => tiến đến cột/dòng cuối cùng => chọn
full cột/dòng Ctrl + Shift + xuống/qua phải => delete => save
Có quá nhiều công thức: Formulas => Calculation options
=> Manual (chuyển sang lưu tay để tránh việc Excel phải tính toán mỗi lần
update data)
Tạo quá nhiều màu, format: Tinh chỉnh lại các cụm màu
đơn giản
Tối ưu file bằng cách lưu sang định dạng
binary

8
Ứng dụng countif/countifs và Vlookup linh hoạt
Hàm Chức năng Cách làm Diễn giải ý nghĩa
Vlookup
Tìm kiếm không cần đếm
thứ tự (dù có thay đổi vị trí
cần tìm kiếm sang bất kỳ ô
nào)
Kết hợp:
Vlookup & match
Bình thường khi Vlookup => bạn phải để ý đến vị trí cột mà mình muốn lấy giá trị qua file
dữ liệu từ 1 source Data nào đó
Cách này giúp bạn không cần quan tâm vị trí đó ở cột thứ bao nhiêu => chỉ cần tiêu đề
của cột đó đúng giá trị bạn gán để tìm
Tìm kiếm data có nhiều hơn
1 giá trị trong 1 source raw
Đếm thứ tự xuất hiện của giá trị đó
Gán thứ tự xuất hiện + giá trị đó =>
chúng ta có 1 giá trị xuất hiện duy
nhất
Ứng dụng công thức countif ở trên => đếm thứ tự xuất hiện
sử dụng vlookup cùng and để gán thứ tự xuất hiện của dữ liệu => lấy data từ raw qua

9
Các mẹo vặt trong quá trình sử dụng Excel [FLASH FILL]
Flash Fill: giúp các bạn lọc data một cách nhanh chóng mà không cần thao tác công thức
Region RFM Họ Tên lót Tên
Ngày tuyển
dụng
Ngày Tháng
NORTH_1 Ngo Doan Thang Ngo doan thang 12/12/2019 2019 12
NORTH_1 Pham Tien Hung 8/16/2017 8
NORTH_1 Cong Cao Cuong 2/16/2017
NORTH_2 Bao Dat 3/13/2020
NORTH_2 Do Le Xuan My 3/16/2020
SOUTH_1 Nguyen Hoang Duy Khiem 12/12/2019
SOUTH_1 Tran Duc Danh 12/12/2019
SOUTH_1 Duong Van Thuan 1/1/2020
SOUTH_2 Ho Minh Luan 3/8/2018
Các bước thao tác
Bước 1: Điền 1 thông tin vào Cell đầu tiên (ví dụ: chỗ Họ Cell 3 => điền họ Ngo => bôi hết từ cell đó đến cell cuối cùng =>
Flash fill)
Bước 2: Vào thẻ Data => Flash Fill (Ctrl+E) => Excel sẽ tự điền thông tin mà không cần làm công
thức
Lưu ý: 1. Do tháng và ngày tương tự nhau nên chúng ta cần làm thêm 1 bước => chọn cell thứ 2 để lọc tiếp tục (TH định
dạng ngày ở đầu)
2. Định dạng các ô bên dưới sẽ lấy mặc định của ô đầu tiên được ghi => ở đây chúng ta ghi tên lót và tên => chữ
thường thì khi flash fill cũng sẽ ra chữ thường (muốn viết hoa thì ô đầu bắt buộc phải viết hoa)

10
Các mẹo vặt trong quá trình sử dụng Excel [COPY CÔNG THỨC Ô TRỐNG]
Copy công thức vào các ô trống một cách nhanh chóng:
- Copy 1 ô công thức => bôi hết các khu vực mà mình cần copy
- Ctrl + G => Special => Blank => copy công thức
- Ví dụ bên dưới chúng ta có các cột sum tổng các model con được set sẵn
Code Shop Name Region Sell in Type Grade
Tab S6
Lite
Tab S6
Lite
Xanh
Tab S6
Lite Xám
S20 FE
(8GB/256
GB)
S20 FE
(8GB/256
GB)
Xanh
Dương
S20 FE
(8GB/256
GB)
Xanh Lá
Tab A7
Lite
Tab A7
Lite Bạc
Tab A7
Lite Xám
A22 5G
(Độc
quyền
FPT)
A22 5G
(Độc
quyền
FPT)
Xanh
A22 5G
(Độc
quyền
FPT) Đen
A22 5G
(Độc
quyền
FPT) Tím
C003086219 Viettel Siêu Thị HCM 304-306 Xô Viết Nghệ Tĩnh Q Bình Thạnh
SOUTH_1 VTR C - IFERROR(IF(Worksheet!L41=0,VLOOKUP('Worksheet (2)'!B41,Worksheet!$B$2:$LJ$1798,MATCH('Worksheet (2)'!L$2,Works
- - -
C008070743 ViettelStore HCM số 20 đường 3/2
SOUTH_1 VTR D - - - -
C015250939 Viettel Siêu Thị HCM 136-138-140 Tô Ngọc Vân
SOUTH_1 VTR A - - - -
C530_4055 Viettel Siêu Thị DN 10/1-10/2 Đồng Khởi KP3
C530_4141 Viettel Siêu Thị TN 869 CMT8 P.Hiệp Ninh
SOUTH_1 VTR C - - - -
C530_4310 Viettel Siêu Thị BP Phú Riềng Đỏ
C016420697 Viettel Siêu Thị TN 504 Cách Mạng Tháng 8
SOUTH_1 VTR C - - - -
Sau khi chúng ta thao tác => các dòng trống sẽ được copy y chang công thức mà không ảnh
hưởng đến các cột sum (màu cam):
Code Shop Name Region Sell in Type Grade
Tab S6
Lite
Tab S6
Lite
Xanh
Tab S6
Lite Xám
S20 FE
(8GB/256
GB)
S20 FE
(8GB/256
GB)
Xanh
Dương
S20 FE
(8GB/256
GB)
Xanh Lá
Tab A7
Lite
Tab A7
Lite Bạc
Tab A7
Lite Xám
A22 5G
(Độc
quyền
FPT)
A22 5G
(Độc
quyền
FPT)
Xanh
A22 5G
(Độc
quyền
FPT) Đen
A22 5G
(Độc
quyền
FPT) Tím
C003086219 Viettel Siêu Thị HCM 304-306 Xô Viết Nghệ Tĩnh Q Bình Thạnh
IFERROR(IF(Worksheet!L41=0,VLOOKUP('Worksheet (2)'!B41,Worksheet!$B$2:$LJ$1798,MATCH('Worksheet (2)'!L
- IFERROR(IF(Worksheet!L41=0,VLOOKUP('Worksheet (2)'!B41,Worksheet!$B$2:$LJ$1798,MAT
IFERROR(IF(Worksheet!L41=0,VLOOKUP('Worksheet (2)'!B41,Worksheet!$B$2:$LJ$
- IFERROR(IF(Worksheet!L41=0,VLOOKUP('Worksheet (2)'!B41,W
IFERROR(IF(Worksheet!L41=0,VLOOKUP('Workshee
- IFERROR(IF(Worksheet!L41=0,V
IFERROR(IF(Workshe
IFERROR(I
C008070743 ViettelStore HCM số 20 đường 3/2
SOUTH_1 VTR D - IFERROR(IF(Worksheet!L41=0,VLOOKUP('Worksheet (2)'!B41,Worksheet!$B$2:$LJ$1798,MATCH('Worksheet (2)'!L$2,Works
IFERROR(IF(Workshe
IFERROR(I
C015250939 Viettel Siêu Thị HCM 136-138-140 Tô Ngọc Vân
SOUTH_1 VTR A - IFERROR(IF(Worksheet!L41=0,VLOOKUP('Worksheet (2)'!B41,Worksheet!$B$2:$LJ$1798,MATCH('Worksheet (2)'!L$2,Works
IFERROR(IF(Workshe
IFERROR(I
C530_4055 Viettel Siêu Thị DN 10/1-10/2 Đồng Khởi KP3
IFERROR(IF(Workshe
IFERROR(I
C530_4141 Viettel Siêu Thị TN 869 CMT8 P.Hiệp Ninh
IFERROR(IF(Workshe
IFERROR(I
C530_4310 Viettel Siêu Thị BP Phú Riềng Đỏ
IFERROR(IF(Workshe
IFERROR(I
C016420697 Viettel Siêu Thị TN 504 Cách Mạng Tháng 8
IFERROR(IF(Workshe
IFERROR(I

11
Các mẹo vặt trong quá trình sử dụng Excel [KHÓA CÔNG THỨC, KHÓA FILE]
Mục đích:
- Bảo vệ template gốc
- Bảo vệ công thức, số liệu gửi ra
- Chỉ cho phép đọc không cho phép chỉnh sửa input (1 sheet bất kỳ)
Cách thao tác:
- Đến thanh công cụ => chọn Review => Protect sheet
- Ở đây sẽ hiện thị 1 bảng thông báo => các bạn điền pass vào và ok => trong TH bạn muốn ẩn luôn công thức các ô chỉ
để show kết quả thì trước khi thao tác khóa => chọn 1 cell/ô hoặc không vùng dữ liệu bất kỳ => chuột phải => Format
Cell =>Protection => Hidden

12
Các mẹo vặt trong quá trình sử dụng Excel [ẨN CÁC DỮ LIỆU/SHEET]
Mục đích:
- Vẫn muốn để dữ liệu nhầm liên kết các công thức trong sheet/file nhưng không làm cho sheet quá rối
- Cho người đọc focus vào các nội dung cần thiết
Cách thao tác:
- Chọn các vùng cần ẩn => chuột phải format cell => Number => Custom => tại vị trí Type => các bạn đánh 3 dấu ;;; => ok
- Đối với các sheet Raw trong file => tránh TH người đọc có thể unhide các sheet không cần thiết => bấm Alt + F11 =>
Project Explorer => chọn sheet cần ẩn => Properties Window => Visible (chọn very Hidden)

13
Căn bản với pivot table
Tùy chỉnh form Pivot cho dễ nhìn:
Bước 1:
Khi đã có bảng pivot chia nhỏ theo
RFM/TL/RS
Chúng ta tiến hành chia nhỏ để trình bày
đẹp hơn bằng việc
=> chuột phải vào pivot => Pivot table
Option => Display => Classic Pivot
TableLayout
Để bảng dữ liệu rõ hơn chúng ta chuột phải
vào các ô Lê Văn Tân Total => bỏ stick
Subtotal “TL”
Bước 2:
Tô màu cho bang Pivot thêm đẹp =>
Design => các bạn sẽ thấy một số mẫu tô
màu tạo form (Pivot Table Styles) hoặc các
bạn có thể bấm vào dấu mũi tên

14
Dùng Slicer để trích lọc dữ liệu cho Pivot:
Khi đã có bảng Pivot => Analyze => Insert Slicer => sẽ xuất hiện 1 bảng liệt kê tương
tự Pivot Table Fields => chọn trường để có thể filter ra data (ví dụ ở đây chúng ta sẽ,
chọn Sales Region => khi chúng ta nhấp chọn vùng nào thì sẽ filter vùng đó lại
Ngoài việc sử dụng Slicer thì cũng có thể bỏ giá trị cần filter vào ô Report Filter =>
cũng có kết quả tương tự
Một vài tính năng nâng cao cho pivot table

15
Dùng Calculated để chèn thêm công thức tính trong pivot:
Khi đã có bảng Pivot => Analyze => Field, Item & set => Calculated Field => Name
(điền nội dung tiêu đề cột pivot xuất hiện khi tạo phép tính) & Fomula (điền công thức
để tính theo nguyên tắc chọn vùng Fields chứ không tự điền)
=> Việc tạo Pivot và add công thức sẽ đỡ thời gian khi muốn điều chỉnh giá trị bên Raw
data
Một vài tính năng nâng cao cho pivot table

17
CONDITIONAL FORMATTING
Mục đích: Để làm nổi bật giá trị trong ô giúp người xem xác định được dữ liệu nhanh chóng
Các trường hợp thường dùng:
- Kiểm tra các giá trị trùng lặp.
- So sánh dữ liệu các trường khác nhau.
- Theo dõi tiến độ công viêc.
- Highlight các giá trị tăng/giảm vs LW, LM, LY…
Cách thao tác:
- Chọn các vùng cần thao tác => Home => Conditional Formatting
Highlight Cells Rules: Làm nổi
bật các giá trị dựa trên các điều
kiện cơ bản: lớn, bé hơn, bằng,
khác, trùng lặp, duy nhất…..
Top/Bottom Rules: Làm nổi bật
các trường hợp đứng trong top
hoặc bot của 1 trường dữ liệu
Data Bars/Color Scales: dùng
để định dạng từ thấp đến cao
các giá trị trong một trường dữ
liệu

18
CONDITIONAL FORMATTING
Conditional Formatting => New Rule:
- Đặt rule theo nhiều điều kiện chi tiết hơn
Conditional Formatting => Manage Rule:
- Quản lý các rules đang được định dạng
trong trường dữ liệu được chọn.
Conditional Formatting => Clear Rules:
- Xoá các rule.
• Selected Cells: Các ô được chọn
• Entire Sheet: Toàn bộ Sheet

TÌM HIỂU CƠ BẢN
MAIL MERGE

20
1. Mail Merge là chức năng trộn thư và có tính năng soạn hàng loạt thư trong Word
Mail Merge là gì và mục đích sử dụng:
2. Mục đích và lợi ích khi sử dụng :
v Mục đích: Sử dụng được nhiều dữ liệu
v Lợi ích: Nhanh, gọn, đơn giản & tiết kiệm thời gian, công sức
3. Hướng dẫn:
v Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu cho Mail Merge
Đầu tiên chúng ta cần làm chính là chuẩn bị danh sách dữ liệu gồm
b. File Word
a. File Excel

21
MAIL MERGE
v Bước 2: Mở chức năng Mail merge
Vào File Word Như mẫu è Tab Mailings è Start Mail Merger è Step-by-Step
Mail Merge Wizard

22
MAIL MERGE
Bước 3: Hộp thoại Mail merge
Phía bên phải màn hình sẽ hiện ra hộp thoại mail merge với
tổng cộng 6 Step.
Step 1: Chọn một trong các cách viết sau
T E-mail messages: Email.
T Envelopes: Phong thư.
T Lables: Thư theo nhãn.
T Directory: Thư theo danh mục.
=> Chọn kiểu thư mời (Letters) è Mục Step 1 of 6 bấm
Next: Starting document è sang step kế tiếp

23
MAIL MERGE
Step 2: Chọn mẫu thư cho mail merge.
Trong đó:
T Use the current document: Sử dụng mẫu thư hiện tại bạn
đang mở.
T Start from a template: Dùng mẫu thư trong Word (Nếu bạn
chưa có mẫu thư nào).
T Start from existing document: Dùng các mẫu
thư đã có hoặc đã tạo của bạn mà hiện tại bạn chưa mở.
=> Click Chọn Use the current document è Mục Step 2 of 6
bấm Next: select recipients è sang step kế tiếp

24
MAIL MERGE
Step 3: Chọn các dữ liệu có sẵn từ file Excel đã tạo từ trước bằng
cách:
Cách 1: Nhấn vào Browse... >
Cách 2: Click vào mục Step 3 of 6 bấm Next: Write your letter
Cách:1
Cách:2
Ở hộp thoại hiện ra chọn file Excel đã tạo sẵn è Nhấn
chọn Sheet có chứa thông tin è Tích chọn
bỏ hoặc thêm những thông tin bạn không muốn sử dụng è
Nhấn OK

25
MAIL MERGE
Step 4: Viết thêm hoặc chỉnh
sửa những thông tin trong mail merge nếu
chưa viết xong mẫu thư.
(Bỏ qua bước này nếu đã soạn sẵn mẫu trong
Word)
è và, Chọn Net Preview your letters

26
MAIL MERGE
Step 5: Điền tên vào các chỗ trống trong mail merge bằng cách:
Chọn Insert Mail Merge Field è Chọn Trường thông tin sẽ lấy è Chọn Next…
Chọn trường
thông tin
Click mũi tên để ktra
thông tin các trang
khác nhau

27
MAIL MERGE
Step 6: Nhấn vào Edit individual letters... để mail merge tự động điền tất cả dữ liệu từ
file Excel vào mẫu thư trong Word.
(Lưu ý: thông thường chúng ta sẽ tạo sẵn mẫu tho
Click vào
để hoàn
thành
mẫu thư
Hoặc bấm nút quay
lại để kiểm tra

Giáo trình Excel_Buổi 22.09.pdf

More Related Content

Similar to Giáo trình Excel_Buổi 22.09.pdf (20)

Recently uploaded (14)

Giáo trình Excel_Buổi 22.09.pdf