Groupware user manual

Enterprise Portal Groupware
Buku Panduan Haansoft WorkDesk7 Untuk
Pengguna

ⓒ 1989-2007 Haansoft Inc.

Isi buku petunjuk ini dan program yang termasuk di dalam WorkDesk7 adalah hak cipta dan
dilindungi oleh undang-undang hak cipta di seluruh dunia dan ketentuan perjanjian.

Diterbitkan pada bulan Januari tahun 2007

Prime Center 20 Fl., 546-4 Guui-dong, Kwangjin-gu, Seoul, Korea
Haansoft Inc.

http://www.haansoft.com

Daftar Isi
Bagian 1 Log In/Log Out
Bagian 2 Pengaturan
2- 1

In fo r ma s i P r i ba di 15

2- 2

P r efer e ns i 1 6

2- 3

E - Ma il 2 1

2- 4

E - P e r s etu j u an 33

3-1

T inj aua n 3 6

3- 2

Me m bu at S u rat 4 0

3- 3

S tr uk tu r K o ta k S ur a t 44

3- 4

Ma naj e me n Ko tak S ura t 50

3- 5

P er i ks a E k s t erna l E - Ma il A ku n 5 2

3- 6

I mp or E - Ma i l 5 2

Bagian 3 E-mail

Bagian 4 E-approval
4-1

P er s ya r a ta n d an S tr uk t u r 54

4- 2

D raf t (otoris asi dok u men) 57

4- 3

Kot ak P er mi nt aan / K o ta k d ala m Pro s es 6 1

4- 4

K ot ak D ok u me n 63

Bagian 5 Bulletin Board
5-1

T inj aua n 6 5

5- 2

Lih a t D aftar 65

5- 3

Lih a t S e m ua 6 6

5- 4

Ins truk s i P e ngg u n aan 6 7

Bagian 6 Manajemen Jadwal
6-1

T inj aua n 7 2

6- 2

T amb ah Ja d wa l 7 3

6- 3

H ar ia n 75

6- 4

Mi ng gu a n 7 8

6- 5

Bula nan 79

6- 6

Pen ye d ia an Sum ber D a ya 8 0

6- 7

P en g elo la a n S u mb er Da ya 8 0

6- 8

P en g gu naa n S u mb er Da ya 8 2

Bagian 7 Manajemen Kehadiran
7-1

T inj aua n 8 4

7- 2

P er i n ta h u n tu k Ma naj e m en 85

7- 3

Lap o ran A bs ens i Ha ria n 87

7- 4

Lap o ran A bs ens i Bu lan a n 8 8

7- 5

Lap o r an A bs ens i d ar i D e par t e me n 89

8-1

T inj aua n 9 1

8- 2

D ata U mu m 91

8- 3

Data Pr ib adi 9 4

8- 4

P en g elo la a n F ol d er 96

Bagian 8 Data

Bagian 9 Buku Alamat
9-1

T in ja u a n 9 8

9-2

Bu k u A l a m a t P r i b a d i 9 9

9-3

M a n a j e m e n Ka r t u N a m a 1 0 5

9-4

D a f t a r P e g aw a i 1 0 7

Bagian 10 Membuat Catatan
10-1

T in ja u a n 1 0 9

10-2

L i h a t D a fta r 1 1 2

10-3

Lihat Semua 114

10-4

Pe n g e lo la a n F o ld e r 1 1 5

Bagian 11 Jajak Pendapat
11-1

D aftar P en g um pu lan S u ara 11 7

11 - 2

Me m bu at P e ngu m pul an S uara 1 17

Bagian 12 Manajemen Pekerjaan
12-1

P er s ya r a ta n d an S tr uk t u r 12 1

12 -2

T ugas De l eg as i 12 2

12 - 3

Lap o r an P ek er j aa n 1 2 3

12-4

Verifikasi

12 - 5

P en g elo la a n F ol d er 12 7

1 26

Bagian 13 Disposisi
13-1

S t r u k tu r d a n I s t i la h 1 2 9

13-2

S t r u k tu r d a f t a r a p p r o va l D i sp o si s i 1 3 1

13-3

D r a ft 1 3 2

13-4

Request / In Progress

13-5

Bo x ” D o ku m en ” 1 3 7

13-6

M e l ih a t D i spo si si / V ie w D i sp o si s i 1 3 9

13-7

M e n g h a p u s D i s p o s i s i / D e l e te D i s p o si s i 1 4 0

13-8

M e n g e lo la K o d e D i sp o si si 1 4 1

13-9

Ko d e d a r i I s i D i sp o s i si 1 4 1

13-10

I n fo r m a s i F o r m D i sp o si si 1 4 2

134

Introduction

Haansoft WorkDesk7 yang merupakan produk Groupware berbasis-web yang menyelesaikan
masalah saat ini dalam lingkungan kerja. WorkDesk7 yang memiliki beberapa fitur yang
diperlukan dalam pengaturan pekerjaan di perusahaan manapun, dan infrastruktur untuk
memberikan pengetahuan-intensif untuk perusahaan. Ia mendukung berbagai jenis kolaborasi
dengan memberikan solusi dan membatasi pengguna yang sah dari setiap menu, folder, dan
file.

E-Mail

WorkDesk7 menyediakan klien email berbasis web yang memungkinkan
pengguna untuk mengirim atau menerima email tidak hanya di antara semua
karyawan tetapi juga dari luar perusahaan, dan untuk mengatur semua suratsurat yang masuk dari POP3 manapun.
1. Mendukung beberapa bahasa asing yang memerlukan dasar karakter
khusus pada Unicode
2. Penguasaan filter SPAM
3. Fungsi tingkat lanjut balas otomatis
4. Dukungan editor WYSIWYG
5. Mendukung untuk menyalin dan impor langsung dari halaman web ke
tubuh e-mail
6. Leluasa menghubungkan antara buku alamat dan bulletin board
7. Penjadwalan E-mail
8. Peningkatan fungsi untuk back up email

E-Persetujuan Fitur E-persetujuan di WorkDesk7 yang memungkinkan real-time persetujuan
on-line dokumen, mengurangi penggunaan kertas perusahaan.

1. Manajemen dokumen menurut setiap Proses persetujuan
2. Berbagai bentuk persetujuan (Mendukung form persetujuan yang dibuat
dengan pengolah kata umum)
3. Mengelola tanda tangan elektronik dan password untuk e-persetujuan
4. Kemungkinan untuk terhubung pada e-mail Arsip WorkDesk7 dan
mengklasifikasi semua dokumen e-persetujuan.
5. Kotak dokumen pribadi / kotak dokumen perusahaan / arsip
6. Mudah melakukan pencarian dokumen persetujuan selama termasuk
dalam kelompok yang diizinkan atau dalam jalur persetujuan
Bulletin Board Multi fungsi Buletin Board ini memudahkan untuk mencari dan berbagi
informasi antarpengguna sehingga dapat bekerja secara efisien.
1. Memungkinkan untuk mengatur pribadi lingkungan pada struktur bulletin
board
2. Memungkinkan untuk mengimpor posting dari buletin boards ke klien Email
3. WYSIWYG editor dukungan
4. Melihat jumlah pembaca
5. Multi-fungsi (berbagai macam form, menambahkan komentar, dan
kategori, dll)
Agenda Lebih Mudah dan lebih meningkatkan Manajemen penjadwal pribadi dan Departemen.
1. Berbagi Jadwal / Agenda
2. Lihat jadwal dengan bulan, minggu, atau hari
3. Memungkinkan untuk mengatur jadwal oleh jenis atau
4. Link dengan reservasi sumber daya
5. Manajemen folder ACL (Access Control List)- penerapan.

Data Membantu meningkatkan efisiensi kerja dan berbagi sumber daya dari perusahaan.
1. Manajemen file yang teratur
2. Pengelolaan arsip dari setiap file pendaftar
3. File pencarian
4. Penerapan Manajemen folder ACL (Access Control List)
5. Manajemen Data pribadi

Manajemen Kehadiran Berbagai jenis dari aturan kehadiran dapat dengan mudah digunakan.
Memungkinkan untuk mengelola statistik kehadiran dan status semua karyawan
secara sistematis.
1. Manajemen kehadiran Individu
2. Manajemen kehadiran Departemen

Buku Alamat Membantu mengatur buku alamat, kartu nama, dan akses ke semua informasi
dasar pegawai seperti nomor telepon langsung, alamat email, dll
1. Manajemen buku alamat pribadi
2. Kompatibilitas dengan buku alamat dari Outlook Express, Outlook,
Netscape, dan format Excel
3. Link dengan e-mail agar memudahkan pekerjaan pendaftaran alamat
4. Manajemen kartu nama
5. Penerapan Manajemen grup ACL (Access Control List)

Catatan Struktur yang identik dengan buletin board. Hal ini memungkinkan untuk
mengklasifikasi dan mengelola tugas pribadi dan file dengan baik.

Polling, Orang dapat membicarakan berbagai isu di dalam atau di luar perusahaan, dan
kemudian memperoleh berbagai gagasan dengan sistem pemungutan suara.
Tugas, Memungkinkan pengguna untuk melimpahkan, melakukan, atau melaporkan pekerjaan
sehingga semua informasi tentang pekerjaan dapat digunakan secara on-line dan
diproses oleh siapa saja yang terlibat dalam satu atau lebih pekerjaan tertentu.

WorkDesk7 tidak memerlukan pelatihan khusus untuk penggunaannya. Terima kasih untuk
mudah-memahami dan intuitif struktur. Jika setelah Anda membaca manual ini, itu lebih
cenderung memaksimalkan penggunaan penuh dari beberapa fungsi WorkDesk7. Bab berikut
ini memberikan banyak screenshot untuk membantu pengguna mengerti dengan penggunaan
fungsi-fungsi yang ada. Mohon membiasakan diri anda dengan petunjuk ini. Kami berharap
bahwa WorkDesk7 meningkatkan produktivitas pekerjaan anda. Terima kasih untuk memilih
WorkDesk7.

Bagian ❶ Log In/Log Out

1-1 Log In

Untuk dapat mengakses groupware, User ID dan password harus dimasukkan terlebih
dahulu.
1-1-1 Pilihan Log In
▶ Perusahaan
· Pilih perusahaan yang dimiliki oleh pengguna (pengguna dapat masuk hanya bila sesuai
degan perusahaan yang dipilih)
▶ Bahasa yang Digunakan
· Pilih pilihan bahasa yang akan digunakan (Tersedia bahasa Korea, Bahasa Inggris,
Jepang, dan Arab)
▶ ID/Password
· Pertama-tama masukkan ID dan password yang diberikan oleh administrator perusahaan.

▶ Menyimpan ID
· Sebuah ID akan diingat jika sekali dipilih untuk akses berikutnya. Namun untuk password,
harus dimasukkan oleh user setiap waktu.
· Pilihan ini hanya untuk pengguna PC sendiri dan sangat dianjurkan.
1-1-2 Gambar Login
Gambar Login terdaftar oleh Groupware administrator dan ditampilkan pada bagian
tersendiri.
1-2 Halaman Utama Groupware
Semua informasi segera ditampilkan di halaman pertama setelah login
sehingga pengguna dapat melihat informasi baru dalam sekejap. Item dan
tip

lokasi mereka untuk halaman utama ditentukan oleh administrator. Klik
pada judul Groupware,

setiap saat akan mengembalikan pengguna ke

halaman utama.
1. Memungkinkan untuk menyesuaikan halaman dengan portlet dan tata
letak yang disediakan,
2. Dan untuk menghapus

klik tombol (

) pada judul portlet yang tidak

untuk menampilkan halaman.
3. Pergi ke "

" menu termasuk berbagai fungsi yang

memungkinkan untuk mengoptimalkan setiap lingkungan pengguna untuk
menambahkan portlet kembali ke tata letak, mengubah tata letak pada
halaman, atau melakukan sesuatu yang lebih.

1-2-1 Informasi Kehadiran
- Menampilkan catatan informasi kehadiran untuk hari ini (waktu cek-in dan cek-out)
- Ketika waktu cek-in dan cek-out tidak dimasukkan, akan tampil “No Check” / “tidak dipilih”.
Pengguna dapat memasukkan waktu cek-in atau cek-out dengan mengklik pada “No
Check” / “tidak dipilih”.
- Waktu cek-in tidak dapat diubah oleh pengguna.
- Jika pengguna merasa perlu untuk mengubah waktu cek-in/cek-out, pengguna dapat
meminta kepada administrator system kepegawaian.
1-2-2 Kalendar
- Kalendar bulan ini hanya dapat dilihat di dalam informasi kehadiran.
- Tanggal hari ini ditandai oleh warna merah. Apabila hari di dalam kalender diklik, maka
jadwal hari ini akan terbuka.

1-2-3 Informasi login pengguna
- Informasi Login pengguna yang ditampilkan. (Perusahaan / Nama Departemen / Nama
(ID Pengguna))
1-2-4 Item-item Menu
- Item-item yang akan ditampilkan pada halaman utama adalah “Pengumuman, Jadwal hari
ini, Informasi Bulletin board, Online Poll, Ucapan selamat, Informasi e-persetujuan, dan
informasi e-mail.”
- Keputusan untuk menampilkan salah satu item, dan lokasi tersebut, ditentukan oleh
administrator perusahaan.
▶Pengumuman
- 5 pesan terbaru akan ditampilkan dalam daftar pengumuman bulletin board di halaman
utama.
- Mengklik pada sebuah nama bulletin board akan mentransfer pengguna pada bulletin
board yang dituju.
▶Jadwal Hari Ini
- Jadwal Hari ini disajikan dalam urutan daftar (jenis jadwal + waktu + judul jadwal +
berbagi pengguna).
- Mengklik pada judul jadwal hari ini akan memindahkan pengguna ke bagian manajemen
penjadwalan.
- Mengklik pada daftar jadwal yang sudah ada akan memperlihatkan isi dari jadwal yang
sudah dimasukan.
- Mengklik pada |Harian|, |Mingguan|, atau |Bulanan| akan mengubah judul jadwal untuk
menampilkan format harian, mingguan, dan bulanan yang termasuk tanggal hari ini juga.

▶Informasi buletin board
- Seluruh daftar bulletin board dibuat dan dioperasikan oleh perusahaan dan dapat dilihat.
Mengklik pada bulletin board akan membuka jendela yang sesuai dengan bulletin board
yang dipilih.
- (Jumlah pesan baru yang masuk / Jumlah pesan yang masuk di bulletin board)
ditampilkan di samping nama buletin board.
▶Online Poll
- Melihat daftar polling yang baru saja dimasukkan dan polling yang sedang berjalan.
· Dari Pengguna yang telah masuk, hanya pengguna yang memiliki otorisasi yang dapat
berpartisipasi di dalam polling dan dapat melihat pertanyaan-pertanyaan polling.
Online Poll dapat berlangsung secara terbatas, berdasarkan departemen atau perorangan.

- Mengklik pada judul polling akan menampilkan isi dari polling, dan memperbolehkan
pengguna berpartisipasi dalam polling tersebut.
- Mengklik pada jawaban dari pertanyaan pollingakan memperlihatkan hasil maupun
proses pollingyang sedang berlangsung.
▶Ucapan selamat
- Memperlihatkan hari ulang tahun pada daftar pengguna, menggunakan informasi tanggal
ulang tahun yang tersimpan di bagian kepegawaian.
- Mengirimkan e-mail ucapan selamat dengan mengklik pada nama pengguna yang
terdaftar di pengumuman ulang tahun.
▶Informasi E- Persetujuan
- Jumlah dokumen pesetujuan pada setiap kotak persetujuan dapat diketahui.

- Jumlah dokumen persetujuan ditunjukan secara numerik pada setiap kotak dokumen, dan
klik pada nama kotak dokumen untuk membukanya.
- Tekan tombol

, kemudian daftar pada setiap kategori akan ditampilkan.

▶Informasi E-mail
- Jumlah total dari e-mail yang belum dibaca dapat diketahui.
- Tekan tombol,

, kemudian daftar dari pesan yang belum dibaca akan ditampilkan.

- Jumlah total kuota kotak surat dan informasinya dapat ditunjukkan secara grafik dan
numerik.
- Menampilkan daftar dari kotak surat yang digunakan dan informasi e-mail pada tiap kotak
surat.
- Mengklik pada nama kotak surat akan membuka kotak surat tersebut
1-2.5 Log Out

Keluar dari program Enterprise Portal
tip

Untuk tujuan keamanan, sangat dianjurkan untuk menutup penggunaan dari grupware
dengan Mengklik pada tombol ”logout” di bagian sudut kanan dari layar.

Bagian ❷ Pengaturan

Menu pengaturan terdiri dari Informasi privat / preferensi/ e-mail/ e-persetujuan.
2-1 Informasi Pribadi
- Informasi umum dari pengguna dapat dilihat pada menu [Settings>Private Information].
- Pengguna tidak dapat mengubah secara langsung, jika dibutuhkan maka bagian
kepegawaian yang akan mengurusnya.

Meskipun dasar pengaturan tidak dirancang untuk memungkinkan pengguna untuk mengubah
informasi pribadi mereka sendiri, perubahan dapat dilakukan di bawah lingkungan server
Groupware

sehingga

pengguna

dapat

memodifikasi

informasi

pribadi

berdasarkan

klasifikasinya. Silakan berkonsultasi dengan manajer pengembang WorkDesk jika ada
pertanyaan mengenai modifikasi informasi pribadi

- Satu-satunya informasi pribadi karyawan yang dapat dilihat oleh karyawan lainnya
adalah 'nama, departemen, jabatan, tugas dan tanggung jawab, nomor telepon, e-mail,
dan informasi tugas.
- Memasukkan ringkasan informasi pekerjaan memungkinkan pemahaman yang lebih
baik atas peran karyawan di masing-masing unit.
2-2 Preferensi

[ Ubah Password / tata letak layar / Manajemen Skin / manajemen berbagi

TIP

jadwal / atur zona waktu / pengaturan RSS Feed]

2-2-1 Ubah Password
- password pribadi yang terdiri dari huruf dan angka lebih aman digunakan, daripada
password yang mudah ditebak seperti nama pengguna, atau yang lebih sederhana
seperti nomor telepon atau nomor KTP.
- Masukkan password lama dan kemudian password yang baru.

Apa yang dilakukan ketika anda lupa password anda
- Meminta password awal kepada administrator perusahaan.
- password awal adalah 00000. Untuk alasan keamanan, secepatnya anda ubah password
anda dengan memilih menu [Settings >

Preferences > Change Password].

2-2-2 Tata letak Layar
▶Tentukan dari Daftar Jumlah Pesan yang akan Ditampilkan.
- Tentukan jumlah pesan e-mail, e-persetujuan, bulletin board, dan daftar polling yang akan
ditampilkan sesuai untuk lingkungan pengguna PC pribadi.
- Jumlah pesan dapat ditentukan dari minimal 8 sampai maksimal 100.

▶Tentukan ketika menggunakan (Pratinjau Frame).
- Pembagian Frames: Memilih "bagi frame" di dalam e-mail dan bulletin board
menetapkan struktur dimana bagian atas menunjukkan daftar dan bagian bawah
menunjukkan isi dari daftar yang telah dipilih di bagian atas.
- Tidak ada Frame: Memilih "tidak ada frame" menetapkan struktur dimana jendela
pertama menunjukkan daftar item, dan isi dari setiap item yang ditampilkan dalam
jendela berikutnya.
▶ Tentukan Gaya Window untuk Mode Penulisan.
- Memilih 'Open New Window' akan membuka jendela baru yang akan beroperasi dalam
mode penulisan.

- Memilih · ' Mode Umum' akan beroperasi dalam mode frame penulisan yang sama.

▶ Atur Bahasa.
· Pilih bahasa yang diinginkan.

"Saya ingin menulis saat membaca isi-isi yang berada di dalam Groupware ..."
- Sering kali, menulis e-mail atau pesan memerlukan referensi e-mail atau pesan lain. Dalam
kasus tersebut pilih "Open New W indow"

2-2-3 Konfigurasi Skin

· Pilih skin yang dikehendaki dan simpan untuk mengubahnya sesuai dengan
yang anda inginkan.
·

2-2-4 Kalender

Umum
- Hanya satu klik untuk daftar jadwal untuk waktu tertentu (sehari, seminggu, sebulan).
- Mengatur interval waktu indikasi (setiap 15 menit, 30 menit, atau 1 jam).
- Lingkup Waktu yang akan ditampilkan pada halaman dapat diatur.

Manajemen berbagi jadwal bersama
- Ketika membuat jadwal, selalu membuat jadwal agar selanjutnya dapat ditentukan
pengguna mana yang akan berbagi jadwal bersama.
- Pilih berbagi pengguna bersama dengan menggunakan "pencarian".
- Mengklik pada pencarian akan mengizinkan berbagi bersama departemen dan
pengguna secara spesifik melalui jendela POP di bawah ini.
- Daftar berbagi pengguna bersama yang dipilih dapat dikelola dengan mengklik tombol
[Delete].

2-2-5 Lihat jadwal Grup
- Buat dan kelola grup untuk melihat kalendar.

2-2-6 Zona Waktu
· Mengatur zona waktu di tempat kerja anda.
· Jika anda memilih “jangan gunakan”, maka waktu standar pada system anda
akan di atur.

2-3 E-Mail
[Pengaturan Dasar/ Manajemen akun/ Manjemen tanDatagan/ Balasan Otomatis /
Balasan

Otomats

Ketika

Tidak

Hadir

/

Teruskan

/

Manajemen

Saring

/

TIP
Manajemen SPAM / Manajemen POP3 / Penerimaan Surat

2-3-1 Umum

Daftar Cetak
- Pilih satu diantara dua jenis daftar untuk ditampilkan.
Simpan di Kotak Terkirim
- Fitur yang menyimpan salinan e-mail yang sudah terkirim secara otomatis ke dalam
kotak terkirim.
- Mengklik pada “No” tidak menyimpan surat terkirim ke dalam kotak terkirim.
Fitur Tanda terima telah Dibaca
- Fitur yang memperbolehkan pengguna dapat melihat apakah e-mail yg telah dikirim
telah dibaca atau tidak.

- Mengklik pada “Yes” pada fitur tersebut akan memperbolehkan pengguna untuk melihat
waktu pada saat e-mail dibaca dari menu [E-Mail > Reception Check Box].
Jendela Utama E-Mail

- Menentukan jendela yang akan muncul pada tampilan awal ketika masuk di menu email: Manajemen kotak surat, kotak masuk, internal e-kotak surat, atau menulis e-mail.

Ketika menerima E-mail
- 'Pisahkan kotak surat Internal dari Kotak masuk' e-mail internal yang langsung dikirim
melalui Groupware ke dalam kotak surat internal, dan semua e-mail lain yang diterima
ke kotak masuk.

memilih ‘Inbox’ secara umum akan mengirimkan semua e-mail kedalam kotak masuk.
E-mail yang disaring akan di masukkan kedalam tiap-tiap kotak surat tertentu sesuai
dengan aturan “ketika menerima e-mail” yang digunakan.

Ketika menulis e-mail
- Tentukan apakah ingin menggunakan teks atau HTMl format sebagai dasar jenis
penulisan e-mail. · Ketika sedang membuat e-mail, lalu ingin membuat e-mail baru, bisa
memilih mode secara sementara.
Ketika e-mail Dihapus
- Tentukan apakah akan mengirim e-mail ke kotak dihapus (deleted mailbox) atau untuk
menghapus ketika menghapus e-mail.
- Menghapus e-mail dari sistem menjadikannya mustahil untuk memulihkan e-mail.

Ketika e-Mail diteruskan
- Tentukan apakah meneruskan e-mail dengan atau tanpa menyimpannya di kotak
masuk.
Ketika Menerima SPAM
- Tentukan apakah mengirimkan SPAM yang sudah diberi tanda atribut SPAM ke dalam
kotak SPAM atau menghapusnya dari system.
Tajuk Penyandian (Header Encoding), Penyandian Teks (Text Encoding)
- Pada waktu awal, e-mail yang digunakan menggunakan penyandian 7-bit US-ASCII
karakter. Tetapi berdasarkan permintaan dan kompatibilitas dari piranti lunak yang
digunakan

saat

ini

menggunakan

8-bit

karakter.

Sehingga

pada

umumnya

menggunakan 8-bit.
Izin POP3 atau tidak
- Administrator perusahaan memlilih apakah membolahkan penggunaan POP3 atau tidak.
Kapasitas Kotak surat
- Kapasitas kotak surat untuk pengguna tertentu diatur oleh administrator perusahaan.
- Menunjukkan total volume digunakan (volume yang sedang digunakan).
- Mengklik [Permintaan Ubah kapasitas kotak surat] memungkinkan pengguna untuk
menulis e-mail ke administrator perusahaan dan meminta perubahan kapasitas kotak
surat.

2-3-2 Manajemen akun
- Dalam hal akun dasar memerlukan penggunaan beberapa bahasa, seperti Inggris dan
Korea, atau ketika pengguna memiliki beberapa akun e-mail, akun yang saat ini
digunakan harus terdaftar di bawah manajemen akun.
- Akun e-mail yang diinginkan dapat dipilih untuk mengirim e-mail dari [E-Mail> Write EMail] ketika ada beberapa pendaftaran akun e-mail. (Silahkan lihat bantuan di [E-Mail >
Write E-Mail])

- mengubah nama yang telah di daftarkan pada manajemen akun akan mengirimkan email menggunakan nama yang telah diubah. (contoh: webmaster)
- Ketika mendaftarkan alamat e-mail, akun perusahaan hanya memerlukan ID untuk
mendaftarkannya.
- alamat balasan yang terdaftar bila semua balasan untuk e-mail yang dikirimkan kepada
satu akun, bahkan jika e-mail yang dikirim dari akun yang berbeda. Jika alamat balasan
tidak terdaftar, e-mail balasan akan dikirim ke akun dari e-mail yang asli
- Hanya satu alamat standar yang dapat dipilih dalam pilihan.
- Pilih "Jangan Gunakan Akun Perusahaan " ketika mendaftar akun eksternal, karena
akun tersebut bukan merupakan akun perusahaan.

2-3-3 Manajemen Tanda tangan
Tanda tangan berada di bagian paling bawah daru tubuh surat pada saat menulis,
dan mempunyai fungsi yang mirip dengan kartu nama.
Pilih dari beberapa pilihan tanda tangan, ’Tanda tangan dasar, Tanda tangan
tingkat lanjut, gambar tanda tangan’ kemudian [Register].

Memilih Pembuatan Tanda Tangan Dasar
1) Tentukan keadaan di bawah tanda tangan yang akan terpasang.
2) Tentukan apakah tandanya akan teks atau HTML.
3) Buat isi tanda tangan di teks area dan klik pada [Register].
Memilih Pembuatan Tanda Tangan Tingkat Lanjut
- "Signature Wizard" dapat nyaman digunakan untuk membuat tanda tangan yang
menggabungkan gambar dan teks.
1. Sama seperti di "pembuatan tanda tangan dasar ", ditentukan dalam keadaan
bagaimana tanda tangan tersebut akan dilampirkan.

2. Tentukan item yang akan dimasukkan dalam tanda tangan yang sesuai dengan
memilih item yang sesuai dalam isi tanda tangan: 'nama, Nama panggilan, No
HP, nomor telepon, nama perusahaan, alamat e-mail, alamat Homepage, dan
item yang lain. Pilih lokasi di mana item akan ditempatkan.

bagian kiri atas yang umumnya berisi logo perusahaan yang telah di
masukkan oleh administrator. perusahaan
bagian atas dan bagian bawah berisi konten tertentu di konten tanda tangan.
3. Warna teks, blok teks, dan ukuran tanda tangan dapat ditentukan dalam
'Konten Atribut (Content Attribute' )' dan diterapkan pada kondisi tertentu di
dalam konten tanda tangan.
Memilih membuat gambar tanda tangan
1. Tentukan keadaan untuk tanda tangan yang akan dilampirkan.
2. Dari ' Konten tanda tangan'
Informasi Link akan mendaftarkan URL yang akan terhubung dengan
tanda tangan.
-

Mengklik tanda tangan yang akan membuka URL.

-

Jika URL tidak terdaftar, klik pada tanda tangan tidak akan berfungsi.

Klik pada [Browse] dan memilih gambar yang akan didaftarkan sebagai
tanda tangan.
2-3-4 Membalas Otomatis
Mengacu pada pengiriman otomatis dari konten pre-registered pada saat e-mail diterima
pada akun yang aktif.

1. Pilih apakah akan membalas otomatis
Case1) sistem membalas otomatis tidak diaktifkan.
Case2) membalas otomatis kecuali untuk e-mail internal

sistem untuk membalas

otomatis tidak diaktifkan untuk e-mail yang berasal dari dalam perusahaan.
Case3) otomatis untuk membalas semua e-mail

balasan otomatis sistem akan

diaktifkan untuk semua e-mail yang dikirimkan ke akun.

2. Pembuatan Isi membalas otomatis

Tulis judul dan konten lalu klik [Simpan] tombol untuk memasukan isi pesan dari balasan
otomatis.

2-3-5 Membalas Otomatis Selama Tidak Hadir
Membalas otomatis selama ketidakhadiran akan secara otomatis membalas e-mail yang
masuk ke dalam akun selama jangka waktu yang telah ditetapkan.
1. Tentukan apakah membalas otomatis selama ketidakhadiran akan digunakan.
2. Menentukan masa ketidakhadiran. Hanya selama periode ini respon yang terdaftar
akan dikirim secara otomatis.
3. Tulis pesan dan judul untuk informasi ketidakhadiran.

* Perbedaan antara membalas otomatis dan membalas otomatis pada saat tidak hadir
-membalas otomatis pada saat tidak hadir hanya pada periode yang sudah ditentukan pada
saat pengguna tidak hadir.
- Ketika kedua fungsi tersebut diaktifkan,” membalas otomatis pada saat tidak hadir”
mempunyai prioritas.

2-3-6 Meneruskan

Meneruskan e-mail akan mengirimkan e-mail yang diterima dalam Akun WorkDesk ke akun
yang tercantum dalam daftar Meneruskan e-mail. E-mail yang akan diteruskan sama seperti
aslinya.
1. Masukkan alamat e-mail yang akan ditambahkan ke daftar meneruskan e-mail.
Masukan alamat e-mail
Gunakan [Search] untuk mencari alamat e-mail dari buku alamat.
Jendela Pop-up pada saat menggunakan [Search]

TIP

Pilih pengguna dari departemen yang tercantum dalam frame sebelah
kiri kepada siapa surat yang akan diteruskan.
(Adalah tidak mungkin untuk memilih seluruh departemen. Seleksi
harus dilakukan oleh pengguna)
Mengklik pada tombol

[Add]

menambahkan pengguna ke daftar

meneruskan e-mail (frame kanan).
Mengklik pada tombol [Delete] setelah memilih pengguna yang akan
menghapus pengguna dari daftar meneruskan e-mail.

2. Tambahkan ke alamat e-mail untuk pesan yang akan diteruskan ke dengan mengklik
tombol [Add] dan mendaftarkan mereka dalam daftar Meneruskan e-mail.

2-3-7 Manajemen Filter
apakah filter itu Filter?
Filter adalah sebuah sistem yang dirancang untuk memisahkan masuk e-mail tertentu
sesuai dengan spesifikasi. Jika kata kunci tertentu atau teks yang ditemukan dalam
"pengirim", "penerima", dan "isi" e-mail akan secara otomatis dipindahkan ke folder yang
ditunjuk oleh filter.
Metode pendaftaran
1) Daftarkan nama filter. nama Filter harus mencerminkan isi suatu filter, dan dapat
dengan mudah dikenali oleh pengguna.
2) Tentukan apakah e-mail yang sesuai dengan kondisi filter yang sepenuhnya untuk
dihapus atau dikirim ke folder yang sudah dibuat.
3) Daftar aturan filter di dalam konten.

Memilih 'Hapus Semua' di nomor 2 akan menghapus mail yang sesuai dengan filter tanpa
menyampaikan surat ke kotak surat tertentu.
Beberapa kata kunci dapat digunakan di filter. Bila menggunakan lebih dari satu kata
kunci, memisahkan kata dengan Titik koma (;) (contoh: teman; Teman; teman sekolah).
SPAM filter Wizard
Sistem untuk memblok SPAM menggunakan filter yang telah dibuat oleh pengguna.

1) Pilih yang diperlukan dari daftar SPAM filter yang terdaftar kemudian klik tombol
[Add].
2) Setelah menambahkan semua daftar SPAM filter yang diperlukan, klik tombol
[Save] untuk membuat filter berdasarkan daftar yang dipilih.
2-3-8 Manajemen SPAM
Apakah manajemen SPAM itu?
Sistem untuk memblok SPAM yang terus menerus dikirimkan dari alamat e-mail tertentu.
Alamat e-mail ini akan ditambahkan ke dalam ‘Daftar SPAM'.

Alamat e-mail yang terdaftar sebagai SPAM secara otomatis akan di blok

TIP

oleh server.

Menambah SPAM

Tulis alamat e-mail yang akan didaftarkan menjadi SPAM di dalam area “alamat SPAM” dan
klik tombol [Add SPAM] untuk mendaftarkannya.

Menghilangkan SPAM
Pilih alamat e-mail yang ingin dihilangkan dari “daftar SPAM” kemudian klik tombol
[Delete] untuk mengilangkan alamat tersebut dari daftar SPAM.
Mencari sebuah Alamat SPAM tertentu di dalam Daftar SPAM
Masukkan alamat e-mail yang akan dicari dalam area ' Alamat SPAM ' dan klik tombol
[Search]. Alamat SPAM yang cocok dengan pencarian akan dipilih dari daftar SPAM.

2-3-9 Manajemen POP3
·
-

Fitur yang memungkinkan proses upload e-mail dari server mail POP3 eksternal untuk
WorkDesk. Hanya pengguna dengan otorisasi pengguna POP3 dapat menggunakan
fitur ini.

-

POP (Post Office Protocol) merupakan protokol untuk meng-upload e-mail yang telah
tiba di server dan ke e-mail client (Outlook, Outlook Express, dll). POP3 adalah salah
satu jenis POP.

-

Mendaftarkan informasi pada gambar di atas akan memungkinkan pengguna untuk
membaca dari WorkDesk apapun e-mail dari server POP.

-

Pertanyaan berhubungan dengan POP3 harus tujukan ke administrator mail server atau
layanan perusahaan yang sesuai.

Pendaftaran POP3

1) Nama penyedia layanan E-mail - Daftar nama perusahaan yang menyediakan
server POP3.
2) Nama Server POP3 - Tanya yang sesuai untuk informasi layanan perusahaan
yang diperlukan.

* Menghapus setelah menerima e-mail
-Cek -'Hapus setelah Menerima', yang terletak setelah area nama server POP3, akan
menghapus e-mail di server setelah masuk e-mail akan upload ke WorkDesk.
-Tidak cek 'Hapus setelah Menerima' akan meninggalkan e-mail di dalam server mail tanpa
tersentuh.

3) Sambungan Port- Standar port 110 dipilih. Bicaralah dengan administrator
perusahaan jika kesalahan timbul setelah pemilihan port standar.

4) ID, password, dan alamat e-mail yang akan digunakan dengan akun e- mail
eksternal.

5) Impor E-mail - Tetapkan apakah semua e-mail di kotak surat eksternal yang akan
diupload atau hanya e-mail yang baru tiba.

6) Kotak surat tersimpan- Tentukan kotak surat e-mail yang mana dari kotak surat
eksternal yang akan di-upload.

2-4 E-Persetujuan
[Ubah password e-Persetujuan / Manajemen Tanda tangan e-persetujuan /
Pengaturan kehadiran / Manajemen Penerimaan e-Mail
TIP
Gambar

tanda

tangan

dari

setiap

pengguna

harus

didaftarkan

pada

manajemen tanda tangan e-persetujuan
(Silahkan lihat bagian manajemen tanda tangan)

2-4-1 Ubah Password e-Persetujuan
-

Password e-Persetujuan mempunyai keamanan ganda untuk melindungi dokumen
persetujuan.

-

password haru berbeda dengan password yang digunakan pada saat login untuk
alasan keamanan.
Masukkan password lama dan kemudian password yang baru sesuai pilihan anda.

* Apa yang harus dilakukan ketika Password e-Persetujuan anda lupa?
-Meminta kepada administrator perusahaan untuk menginialisasi password e-persetujuan
anda.
- Password awal adalah 00000, dan harus diubah setelah diinisialisasi.

2-4-2 Mengelola Tanda tangan e-Persetujuan
Gambar tanda tangan e-Persetujuan harus didaftarkan untuk mengeksekusi e-persetujuan.

Melihat tanda tangan yang telah terdaftar
-

Gambar tanda tangan yang telah terdaftar serta tanggal pendaftarannya terlihat.

-

Pilih gambar tanda tangan dari daftar tanda tangan yang tersedia, dan klik tombol
[Delete] untuk menghapusnya. Gambar tanda tangan yang telah digunakan pada
dokumen e-Persetujuan akan tetap berada pada tempatnya
Mendaftarkan Tanda Tangan

1) Klik pada tombol [Browse] pada pilihan file tanda tangan untuk mencari dan menentukan
gambar
Gambar yang digunakan harus berukuran 100x100 pixels, dengan jenis JPG atau GIF.
Nama file yang digunakan harus dengan English karakter.
2) Mengklik pada tombol [Save] untuk menentukan gambar yang dipilih menjadi file tanda
tangan.
2-4-3 Pengaturan Ketidakhadiran

Menentukan proxy yang akan menyetujui dokumen elektronik selama ketidakhadiran
pengguna.

Atur E- persetujuan selama ketidakhadiran
1) Tentukan awal dan akhir masa ketidakhadiran.
2) Alasan singkat ketidakhadiran.
3) Pilih proxy menggunakan [Search].

Bagian 3 E-Mail

3-1 Tinjauan
Atur lingkungan dasar e-mail dari pengaturan.
Pengaturan
Pengaturan E-mail dapat diubah melalui menu [Settings > E-mail].
Pengguna dapat mengatur berbagai pilihan : Umum, akun, tanda tangan, membalas
otomatis, membalas otomatis (ketidakhadiran), Meneruskan e-mail,, filter, SPAM, POP3 dan
penerimaan e-mail.
[

[

Write Mail]: membuat e-mail (Lihat 3-2. Tulis baru )

Reply] : Kirim balasan kepada pengirim e-mail.
Semua lampiran yang berasal dari e-mail asli tidak akan diikutsertakan ketika membalas
e-mail.

[

Reply All] : Kirim balasan e-mail kepada semua pengirim yang telah mengirimkan e-mail.
Semua lampiran yang berasal dari e-mail asli tidak akan diikutsertakan ketika membalas
e-mail.

[

Forward] : Meneruskan e-mail kepada orang lain tanpa mengubah pesan asli.
Semua lampiran yang berasal dari e-mail asli akan diikutsertakan ketika meneruskan email.

[ To BBS] : E-mail yang dipilih akan di salin ke bulletin board tertentu.

* Men yalin e-mail ke buletin board tertentu.
1) Pilih e-mail yang akan disalin ke bulletin board.
2) Klik pada tombol [Copy to Bulletin Board].
3) Tentukan papan buletin yang akan disalin dari e-mail.
4) Tentukan apakah seluruh e-mail akan disalin atau hanya isi pesan.

[

Delete] : Perintah menghapus termasuk kedalam [Settings > E-Mail > General]

memungkinkan spesifikasi apakah e-mail akan sepenuhnya dihapus dari sistem atau dikirim
ke kotak dihapus.
Kasus 1: Menentukan apakah dihapus dari sistem
e-mail Yang dihapus akan dihapus secara tuntas dan tidak dapat dipulihkan.
Kasus 2: Menentukan apakah di simpan ke kotak dihapus
Mengklik 'Hapus' akan memindahkan e-mail ke kotak dihapus
Catatan, mengklik 'Hapus' pada saat berada di dalam kotak, e-mail akan
dihapus sepenuhnya dan tidak dapat dipulihkan.
[

Move]: Pilih e-mail yang akan dipindahkan ke kotak surat yang berbeda.
Tujuan kotak surat dipilih sebelum memindahkan e-mail.
[Laporkan sebagai Spam] : Memilih e-mail yang akan terdaftar sebagai SPAM dan

mengklik [Tambah SPAM] akan menampilkan jendela di bawah ini.

-

Pilihan Pendaftaran: Tentukan bagaimana SPAM yang terdaftar akan diproses.

-

Pilih "Beritahu Admin" akan memberitahu administrator dari alamat SPAM, dan itu akan
dikelola oleh sistem perusahaan sebagai SPAM.

-

PERHATIAN! Hanya memilih "Beritahu Admin" bila e-mail adalah 100% SPAM. SPAM
yang diberitahukan kepada administrator diblokir di sistem mail perusahaan dan diblokir
untuk seluruh perusahaan. Berhati-hatilah.

-

Daftar SPAM: alamat E-mail yang telah dipilih pada daftar e-mail yang secara otomatis
terdaftar. Mungkin juga memasukkan alamat dengan cara manual.

[

Cari] : Pilih kotak surat yang akan dicari dan sasaran pencarian (penerima,

pengirim, judul, konten), dan masukkan kata kunci pencarian. Beberapa kata kunci
dapat digunakan, dan titik koma (;) harus disertakan diantara setiap entri.

[Back Up] : tentukan e-mail yang didukung sebagai zip file di sistem lokal atau
perangkat penyimpanan lainnya.

Kompresi file cadangan unzipping yang telah diunduh akan membuat sebuah file .Eml.. Email data dapat dipasang ke e-mail client (contoh: Outlook Express) atau diklik dua kali.

* Mengembalikan file cadangan ke dalam WorkDesk
- File cadangan dapat dikembalikan dalam WorkDesk dengan menggunakan “Import E-Mails"
yang berada di sebelah menu kiri (Lihat 3-7. Import E-Mails)

[

Tanda Terima]: Ada dua cara untuk melihat Tanda terima ketika pilihan tanda terima
pembacaan dipilih.

1) Mengkonfirmasi penerimaan: Adalah mungkin untuk melihat waktu saat penerima
membuka e-mail yang telah dikirim dari check box penerimaan.

2) Mengklik pada tombol [tanda terima pembacaan] dalam melihat isi dari kotak terkirim, dan
mengkonfirmasikan bila penerima telah membaca e-mail.

[Batal mengirim] : Perintah yang tersedia di dalam kotak terkirim.

Diantara e-mail yang berada di dalam kotak terkirim yang digunakan di pilihan penyimpanan,
dimungkinkan untuk membatalkan pengiriman e-mail jika penerima belum membaca pesan
tersebut.

3-2 Menulis E-mail Baru

3-2-1 Pengirim
-

Pada umumnya, pengirim telah terdaftar pada alamat e-mail yang menggunakan
domain perusahaan.

-

Pada kesempatan tertentu pengguna dengan beberapa ID akan ditampilkan dalam area
pengirim. ID tersebut didaftarkan akun e-mail di bawah [Environment Settings > E-Mail
> Akun Management]. Sangat mungkin untuk memilih akun dan menulis e-mail.

3-2-2 Prioritas
Pemilihan “High” sebagai prioritas akan menunjukan icon

pada daftar e-mail penerima.

3-2-3 Penerima, CC, and BCC
Ada tiga cara untuk memasukan nama penerima: Dari buku alamat, diketik langsung pada
alamat e-mail, dan mengirim ke semua pengguna di perusahaan.
Case 1) Memilih dari buku alamat
-

Klik pada [Address Book] untuk memilih penerima dari buku alamat.

-

Daftar pegawai, grup, kartu nama, buku alamat pribadi dapat dicari melalui buku
alamat untuk menemukan alamat penerima. E-mail Penerima dapat dipilih
perorangan atau melalui departemen. Beberapa penerima dapat juga dipilih.

-

Dimungkinkan untuk memilih secara sekaligus penerima, CC, dan BCC dari buku
alamat

Buku Alamat E-mail

Case 2) Memasukkan secara langsung nama di dalam buku alamat

-

Nama penerima dapat di ketik langsung.
Misalnya, setelah mengetik di 'Hong Kil Dong' sebagai penerima sistem akan
mencari nama yang terdaftar di buku alamat sebagai 'Hong Kil Dong' dan
mengirimkannya ke pengguna. Mengetik dalam 'Tim Pengembangan 1' akan
mengirim e-mail ke semua pengguna dalam ' Tim Pengembangan 1’.

Pelengkap otomatis yang berfungsi untuk menampilkan daftar item yang
disarankan dari buku alamat perusahaan, kartu nama, atau buku alamat pribadi
yang paling cocok dengan apa yang telah pengguna ketikkan. Pengguna hanya
memilih satu yang tepat pada daftar.
-

Ketika mengirimkan e-mail untuk lebih dari satu penerima, titik-koma harus
diberikan diantara setiap nama penerima.

-

Pada saat mengetikkan pada nama penerima.

Pencarian yang dibuat di urutan Nama departemen → Jabatan →Nama Pengguna →
Nama pada Kartu Nama → Buku Alamat Pribadi, dan e-mail akan dikirim untuk nama
pertama yang sesuai dengan nama yang dimasukkan.
Mengetik langsung di penerima lebih baik bila tidak ada duplikasi nama di
departemen atau jika mengirim ke pengguna dengan jabatan tertentu.
Case 3) Mengirim e-mail ke seluruh perusahaan
Pilihan ini akan mengirimkan e-mail ke semua pengguna di dalam perusahaan.

3-2-4 Judul
Pilih judul dengan batasan 30 karakter korea atau 60 karakter English.

3-2-5 Simpan di kotak terkirim / Tanda terima pembacaan/ Tambah tanda
tangan

Simpan di kotak terkirim, Tanda terima pembacaan, dan tambah tanda tangan, dapat ditentukan pada
[Settings > E-Mail > Basic Environment Settings], Pengaturan dapat diubah untuk setiap e-mail
perorangan ketika mengirimkan e-mail.

* E - m a i l h a n ya d a p a t d i b a t a l k a n j i k a m e n yi m p a n n ya d i k o t a k t e r k i r i m .
- WorkDesk memperbolehkan membatalkan e-mail sebelum e-mail tersebut dibaca oleh
penerima. Bagaimanapun, [cancel sent e-mail] hanya dapat dilakukan jika pesan yang terkirim
disimpan di dalam kotak terkirim.

3-2-6 Menulis E-Mail
-

Hanya ketika ‘html’ ditentukan pada jenis pengiriman, dan isinya dapat diedit dalam
HTML.

-

Tanda tangan ditentukan dalam [Settings> E-Mail > Signature Management] dan
dilampirkan di bagian terakhir dari tubuh e-mail.

3-2-7 Jenis pengiriman / Karakter
-

Jenis Tubuh e-mail dipilih untuk salah satu teks biasa atau html.

-

Karakter yang digunakan dalam e-mail dapat ditentukan untuk karakter Korea, Unicode,
Cina, Jepang, english, dan lain-lain.

3-2-8 Lampiran File
-

Kuota untuk jumlah lampiran file dan ukuran setiap file yang digunakan adalah
ditentukan oleh WorkDesk7 administrator perusahaan.

-

WorkDesk7 administrator Perusahaan dapat memasukkan [Administrator > System >
Attachment File Management] untuk menentukan jumlah kuota lampiran file dan ukuran
file untuk setiap e-mail dan bulletin board. Quota juga dapat ditentukan secara terpisah
untuk pengguna.

-

Jika kapasitas email penerima sangat rendah, penerima tidak dapat mendapatkan email yang memiliki lampiran file besar karena ukuran yang besar. Untuk memecahkan
masalah ini, ada pilihan untuk mengubah jenis email sebagai "Large".

Tipe Umum – File akan berada di dalam e-mail itu sendiri.

Tipe Large – Sebuah e-mail akan dikirim dengan link yang memperbolehkan penerima
untuk mengunduh file yang berukuran besar.

3-2-9 Penjadwalan e-mail
Pengguna sebaiknya memeriksa apakah mereka mempunyai otorisasi untuk mengirimkan
e-mail terjadwal. Menentukan waktu kapan e-mail akan dikirim dalam waktu tertentu.

3-3 Struktur Kotak Surat
Kotak Surat terdiri atas kotak surat dasar dan kotak surat pribadi.
Pengguna membuat sub kotak surat di dalam kotak masuk dan internal kotak surat (lihat
manajemen kotak surat).

All messages (semua pesan)
· Semua pesan yang diurut berdasarkan tanggal dan ditampilkan
kecuali pesan dari Kotak Dihapus, Kotak SPAM, dan Kotak
Penerimaan .

Inbox / Internal E-Mailbox (kotak masuk/kotak surat internal
· Memilih 'Pisahkan kotak surat Internal dari Kotak masuk' pilihan di
[Settings> E-mail > General]

e-mail yang berasal dari dalam

perusahaan ke 'kotak surat internal' sementara dari e-mail lainnya
akan dikirim ke kotak masuk.

· Hingga 4 tingkat kotak surat pribadi dapat dibuat

dalam kotak masuk dan kotak surat internal.

(Lihat 3-4. Manajemen Kotak surat)

3-3-1 Fitur dan struktur standar dari kotak surat

Kotak terkirim
-

Ketika menulis e-mail, memilih pilihan menyimpan (lihat gambar di bawah) untuk
selanjutnya akan menyimpan salinan e-mail dalam kotak dikirim bila e-mail telah
dikirim.

- Fitur [Read Receipt] dan [Cancel Sent E-Mail] dapat digunakan dari kotak terkirim.

Kotak Draft
-

Menggunakan perintah [Save to Draft Box] dalam menulis e-mail akan menyimpan
e-mail ke dalam kotak draft.

-

E-mail yang telah disimpan dalam kotak draft dapat diedit dan dikirim kemudian.

Kotak Dihapus
-

Menghapus e-mail dari kotak surat manapun akan mengirim e-mail yang telah
dihapus ke dalam kotak dihapus.

-

Hanya dengan Mengklik “empty” maka seluruh e-mail yang ada didalamnya akan
benar-benar dihapus dari sistem.

Kotak Surat Terblokir
-

Kotak surat yang digunakan ketika menentukan SPAM ke kotak surat terblokir dari
pilihan pemrosesan SPAM.

-

E-mail yang penting apabila kurang hati-hati akan difilter sebagai SPAM. Untuk
mencegah penghapusan tersebut e-mail tersebut, disarankan untuk e-mail SPAM
dikirim ke kotak surat terblokir daripada dihapus dari sistem, yang memungkinkan
pemulihan e-mail penting.

Kotak Pilihan Penerimaan
-

Memilih periksa penerimaan, yang terletak di sebelah baris judul e-mail pada saat
menulis e-mail, pada e-mail tertentu akan memungkinkan pengirim untuk
mengetahui khusus untuk e-mail pengirim akan memungkinkan untuk mengetahui
jika penerima telah membaca pesan, dan jam berapa, dengan mengindikasinya di
kotak pilihan penerimaan.

Ke Kotak Surat

-

Menu drop-down disediakan untuk mengakses pada setiap pengguna agar kotak
surat dapat dibuat dengan mudah.

3-3-2 Stuktur Kotak Surat
Struktur Frame dan Non-Frame
-

Pengguna dapat memilih untuk melihat kotak surat di dalam frame atau non frame
dengan membuka pengaturan tata letak layar [Environment Settings> Preferences
> Screen Layout].

-

Struktur frame menempatkan daftar kotak surat pada frame atas dan isi dari e-mail
yang dipilih terletak di frame bawah dari kotak surat.

-

Struktur non frame menunjukan daftar surat pada jendela pertama. Dan isi dari email yang dipilih akan ditunjukkan pada jendela berikutnya.

Struktur Frame Kotak Surat
-

Struktur ini terdiri dari Frame atas untuk daftar pesan e-mail dan frame bawah untuk
menunjukan isi dari e-mail yang dipilih di frame atas..

-

Mengklik pada judul dari e-mail yang ingin dibaca akan dimunculkan isi dari e-mail
pada frame bawah.

-

Jumlah e-mail yang terdapat di list dapat diubah pada [Environment Settings >
Preferences > Screen Layout Management > E-Mail Message Count].

list frame

view frame

List Frame (upper frame contains e-mail list)
Keterangan Title Bar

Ikon status Kotak pilihan: Mengklik pada ikon ini akan memilih semua pesan email yang terlihat pada daftar.
Ikon lampiran (Attachment Icon): Mengindikasikan adanya file lampiran pada
pesan e-mail.

icon prioritas (Priority Icon): mengindikasikan pesan e-mai memiliki prioritas
yang tinggi dalam penulisannya.
Ikon status pembacaan e-mail:

mengindikasikan e-mail tersebut belum

dibaca.
Memperlihatkan status e-mail. Ada empat status, R, A, F, and E, dan Mengklik dari
indikator status tersebut akan memungkinkan pengguna melihat informasi lebih jelas..
R: Reply (Balas)
A: All Reply(Balas Semua)
F: Forward(Teruskan)
E: Error (Eror)
Lihat isi frame
-

[Address Book], [Add SPAM]: Isi yang terlihat pada frame atas memungkinkan untuk
memasukan daftar SPAM atau menambahkan alamat e-mail dari pengirim ke dalam
buku alamat..

-

Daftar lampiran file: ikon menginikasikan jenis file yang dilampirkan pada pesan.

3-3-3 Mengurutkan Kotak Surat Melalui Daftar Judul
Pesan e-mail di kotak surat biasanya di urutkan berdasarkan waktu.
Mengklik pada judul akan mengurutkan e-mail sesuai judul yang di klik.

3-4 Manajemen Kotak Surat

'Informasi e-mail hari ini’ dapat dilihat dan ‘Kotak Masuk Saya’ dapat dikelola dari
Manajemen Kotak Surat.

3-4-1 Informasi E-Mail Hari ini
· Memberitahukan Pengguna tentang adanya e-mail baru yang telah diterima pada hari ini.
· Informasi dan Total kuota kotak surat dapat ditunjukan secara numeric maupun grafik.

3-4-2 Manajemen Kotak Masuk Saya
· Kotak Masuk dan kotak surat internal adalah dasar dari kotak surat dan tidak dapat diubah
atau di hilangkan..
· Kotak surat pribadi dibuat didalam kotak masuk dan kotak surat internal, dapat ditambah,
diubah maupun dihilangkan.
· Kotak surat pribadi tidak dapat ditambah, diubah maupun dihilangkan di dalam kotak
terkirim, kotak draft, kotak surat terblokir, ataupun pilihan penerimaan. Hanya
mengkosongkan dan membuat cadangan yang diperbolehkan.

[Add]/[Delete]: Pilih (Ubah) induk dari kotak surat pribadi, atau pilih untuk
mengubah nama kotak surat.
[New Mailbox]: Pilih induk kotak surat untuk kotak surat yang baru, kemudian
menambahkan perintah untuk membuat sub kotak surat. (Dalam kotak masuk dan
kotak surat internal)
[Refresh Information]: Fitur yang dapat mengembalikan informasi dari folder kotak
surat yang telah dikosongkan. Hanya dapat mengembalikan informasi sebelum
logout.
[Load Information]: Meletakkan pada menu sebelah kiri tentang perubahan atau
tambahan informasi dalam Manajemen Kotak Surat.

[Sort]: Urutkan dari urutan kotak surat.

Pertama-tama pilih kotak surat yang akan diubah urutannya..
: Pindah ke Atas
: Pindah ke Bawah

(Contoh: Pilih kotak dihapus dari gambar dan klik tombol pindah keatas. Kotak dihapus akan
pindah di atas kotak terkirim.)

: Pindah ke atas satu tingkat
: Pindah ke bawah satu tingkat
(Contoh: Pada gambar pilih kotak surat pribadi 1 dan klik tombol. Pindah ke atas satu tingkat.
Kotak surat pribadi 1 akan berada setingkat dengan tes kotak surat 123.)

3-5 POP3 (Memeriksa Akun E-mail Eksternal)
E-mail di dalam akun e-mail eksternal yang mendukung fasilitas POP3 dapat
dibuka melalui e-mail WorkDesk.
-

POP3 adalah jenis dari POP (Post Office Protocol) protokol yang digunakan untuk
menguplod e-mail, menerima e-mail, menerima dari server utama dan diteruskan
kedalam aplikasi klien e-mail (Outlook, Outlook Express, dll).

-

Daftar e-mail Eksternal dan informasi akun dapat didaftarkan pada [Environment
Settings> E-Mail > POP3 Management], dapat dilihat dari menu memeriksa surat
eksternal.

-

Pilih akun e-mail eksternal yang ingin anda upload ke WorkDesk dari akun e-mail
eksternal. Klik tombol [Save] untuk menyelesaikan proses dan mengirim e-mail ke
dalam WorkDesk.

3-6 E-mail yang diimpor
[Import E-Mails] adalah fitur yang dapat mengimpor ke dalam e-mail WorkDesk (file .eml)
dan disimpan ke dalam computer pengguna.

Untuk mengimpor cadangan file-file WorkDesk ke dalam WorkDesk
Untuk mengimpor e-,ail yang digunakan di klien e-mail lainnya ke dalam WorkDesk.

1. File E-Mail: Klik pada tombol [Browse] dan pilih file e-mail yang
tersimpan (file yang berekstensi. eml).
2. Kotak surat tersimpan : Pilih kotak surat yang akan menyimpan e-mail
yang akan diimpor.
3. Klik tombol [Save] untuk menyimpan file yang telah diimpor ke dalam
kotak surat.

Bagian 4 E-Persetujuan

4-1 Persyaratan dan Struktur
4-1-1 Persyaratan Penggunaan
4-1-1-1 Persyaratan E- Persetujuan
-

Draft:

Buat dokumen e-persetujuan.

-

Approve (Setuju): Tindak lanjut yang menyetujui untuk setiap dokumen persetujuan
yang diajukan oleh pemohon.

-

Reject (Tolak: Tindak lanjut yang menolak untuk setiap dokumen persetujuan yang
diajukan oleh pemohon.

-

Setuju: tindakan yang memperlihatkan menyetujui atau tidak menyetujui dengan
masing-masing persetujuannya, tetapi tidak mempengaruhi proses persetujuan
keseluruhan..

4-1-1-2 Approval Path Terms
-

Drafter (Pemohon) : yang membuat dokumen dan menyerahkan untuk disetujui.

-

Co- Drafter: Seseorang yang menurut hirarki berada di departemen lain, dan memiliki
izin dalam proses persetujuan dokumen.

-

Decision Maker: Seseorang yang memiliki kewenangan untuk memberikan keputusan
akhir dari dokumen persetujuan.

-

Manajer: Seseorang yang mengelola persetujuan dokumen. Seorang manajer yang
ditunjuk pada saat sebuah form dokumen persetujuan telah didaftarkan. Dokumen yang

telah disetujui akan diteruskan ke manajer, tanpa memperhitungkan apakah manajer
termasuk dalam jalur persetujuan.
-

Circulator: Pengguna yang dapat mereferensikan dokumen.

4-1-2 Penjelasan dari Kotak Persetujuan
-

Draft: Form dokumen persetujuan telah dipilih, dan dokumen telah dibuat.

-

Request: Kotak persetujuan dimana dokumen yang telah diserahkan telah disimpan.
Jumlah dokumen yang berada di dalam kotak permintaan sama dengan jumlah
dokumen yang memerlukan persetujuan. Dokumen persetujuan yang sedang dalam
proses dikirim ke kotak [In Progress].

-

In Progress: kotak Persetujuan di mana dokumen-dokumen yang telah disetujui
sebagian tetapi belum menyelesaikan proses persetujuan sampai tahap akhir akan
disimpan. Atau User telah menyetujui dokumen, tetapi manajemen yang lebih tinggi
belum menyetujui.

(Persetujuan dokumen awalnya disusun oleh pengguna ke dalam "in progress box".
Persetujuan dokumen secara otomatis telah disetujui oleh pemohon.)

Dokumen

yang

telah

disetujui

secara

otomatis

akan

dikirim

kedalam

[Document Box].
TIP
1. Dokumen yang telah dibuat dan dikirimkan oleh pengguna akan terkirim
kedalam ‘Personal Document Box(kotak dokumen pribadi) ’,
2. Dokumen yang telah berada dalam jalur persetujuan akan terkirim ke dalam
‘Company Document Box (kotak dokumen perusahaan)’ .

4-1-3 Struktur Daftar Kotak Persetujuan

Melihat Sebuah Dokumen Persetujuan
· Ada dua cara untuk melihat isi dokumen persetujuan dari daftar dokumen persetujuan.
· Case1) Pilih dokumen yang diinginkan dengan Mengklik pada check box, kemudian
klik pada tombol [View Document].
Case2) Klik pada judul dari dokumen persetujuan dan isi dari dokumen tersebut
akan terlihat.
Pindah Halaman
· Menunjukan “no halaman/ jumlah total halaman”. Mengetikkan nomor halaman untuk
melihat halaman yang dikehendaki.
Daftar komponen
- Mengklik pada ikon file lampiran ( ) akan mengunduh file terlampir.
- Kriteria Persetujuan : membuat criteria untuk dokumen persetujuan sebagai ‘ draft, dalam
proses, laporan, dll’.
- Judul: menunjukan judul dari dokumen persetujuan. Mengklik pada daftar akan
menunjukan isi dari dokumen tersebut.

- Undecided Decision Makers: Nama orang yang selanjutnya akan menyetujui dokumen di
dalam jalur persetujuan.
- Writer: Nama orang yang menyerahkan dokumen persetujuan tersebut.
- Cari: Dokumen persetujuan dapat di cari didalam kotak persetujuan dengan kondisi
pencarian tertentu (writer, Judul) dan tanggal pembuatan.

4-2 Draft (Menulis dokumen)
4-2-1 Memilih sebuah Form Dokumen Persetujuan
Persetujuan klasifikasi folder dan form persetujuan dibuat dan dimasukkan olah
administrator.

1) Pilih klasifikasi folder persetujuan yang berisi dokumen persetujuan yang ingin dipakai.
2) Pilih form persetujuan dari dalam klasifikasi folder persetujuan dan menjalankan perintah
[

Draft] untuk memulai pemakaian dokumen persetujuan (4-2-2).

Mengklik gambar

di depan nama form persetujuan akan memungkinkan pengguana

untuk melihat informasi dari form persetujuan.

4-2-2 Menulis sebuah Dokumen Persetujuan
< editor document HTML >

1) Masukkan password e-Persetujuan (

-

)

Meskipun pengguna tidak ingat password, dapat meminta administrator untuk
menginisialisasi password tersebut.

-

Password e-persetujuan mempunyai inisialisasi sebesar “00000”. Untuk menjaga
keamanan, password sebaiknya diubah secepatnya dari [Environment Settings > EApproval> Change E-Approval password].

2) Tentukan Jalur Persetujuan (

)

-

Jalur Persetujuan merujuk kepada keputusan hirarki.

-

Tentukan persetujuan dari pop-up pencarian jalur persetujuan.

-

Mengatur persetujuan path, distribusi penerima, dan departemen di mana catatan dinas
akan dikirim untuk meminta kerjasama jika disetujui. (lihat ke TIP pada halaman
berikutnya mengenai spesifikasi jalur persetujuan)

3) Kerahasiaan / Waktu Kemanan (
-

)

Kerahasiaan dan Waktu Kemanan ini ditentukan oleh administrator ketika form draft
telah terdaftar.

-

Kerahasiaan dan Waktu Kemanan dapat dimodifikasi ketika menulis dokumen
persetujuan.

4) Mandaftarkan File Lampiran (

-

)

File lampiran : Kuota serta jumlah lampiran file ditentukan oleh administrator
perusahaan.

5) Menulis Isi Dokumen (
-

)

Masukkan isi dokumen yang sesuai di dalam form terdaftar. {form}

6) Pengajuan
-

Klik pada tombol [

Report] untuk mengajukan dokumen persetujuan yang baru dibuat

di dalam jalur persetujuan yang telah ditentukan.
Jendela Pop-Up Plihan Jalur Persetujuan

TIP

Membuat Jalur Persetujuan(1)
•

Membuat Jalur Baru

1) Pilih pengguna yang akan termasuk kedalam jalur persetujuan dari

daftar nama pengguna.
· Pilih Pembuat Keputusan – Dari daftar departemen di sebelah kiri, pilih
orang-orang

yang

ingin

dimasukkan

ke

dalam

jalur

persetujuan

kemudian klik pada tombol pembuat keputusan yang benar.
[

Select] : Pilih pembuat keputusan yanhg mempunyai hak untuk

menyetujui dokumen.
· Pilih Departemen Penerima – Jika Cell dari Departemen yang menerima
muncul di layer, kemudian pilih departemen yang akan menerima nota
dinas yang bertujuan untuk memohon kerjasama yang berhubungan
dengan persetujuan.
[

Add] : Tambah satu atau lebih departemen penerima.

· Pilih distribusi penerima - Pilih penerima atau departemen yang akan
merujuk ke dokumen yange telah disetujui setelah persetujuan.
[

Reference] : Tambah satu atau lebih distribusi penerima.

· Hapus Pembuat Keputusan – untuk menghapus nama yg dipilih dari
departemen,

penanggung

jawab

departemen,

area

persetujuan, Pilih pengguna yang akan di hapus, kemudian

tembusan
.

· Hapus Departemen Penerima dan penerima - jika Anda ingin menghapus
beberapa item yang dipilih, hanya klik.
· Memilih urutan jalur Persetujuan
: Pindahkan ke atas pada jalur persetujuan – Pembuat keputusan
yang telah dipilih dipindahkan ke atas di dalam pengambil keputusan
: Pindahkan ke atas pada jalur persetujuan – Pembuat keputusan yang
telah dipilih dipindahkan ke atas di dalam pengambil keputusan
2) Klik [Simpan jalur persetujuan] untuk memilih jalur persetujuan sebagai
yang telah diatur.
Membuat Jalur Persetujuan – (2) Pencarian pada Daftar jalur
persetujuan.

1) Membuat daftar jalur persetujuan.
·Demikian

pula

untuk

·

"Membuat

Jalur

Persetujuan

Baru",

sering

digunakan untuk jalur persetujuan yang ditetapkan seperti pilih jalur
persetujuan, menghapus, dan pengurutan. Dari daftar departemen di
sebelah

kiri,

pilih

pengguna

untuk

dimasukkan

ke

dalam

jalur

persetujuan dan klik pada tombol pembuat keputusan yang benar..
· Pilih jalur persetujuan kemudian tekan [

Save] untuk menambahkan

jalur persetujuan pada daftar.
2) Gunakan “Cari Jalur Persetujuan dari daftar” untuk menemukan jalur
persetujuan.
Tambah, ubah. Dan hapus dari [Cari Jalur Persetujuan dari daftar]
Add: Pilih jalur persetujuan baru dan pilih perintah “save” untuk
menambahkan.
Change: Mengubah isi dari sebuah jalur persetujuan dan pilih perintah
“save” untuk menyimpan jalur persetujuan yang baru.
Delete: Jalur persetujuan dihapus.
3) Klik pada tombol [

Save approval path], kemudian item-item yang

dipilih anak di atur menjadi jalur persetujuan.

4-3 Kotak Permintaan/ Kotak Dalam Proses
4-3-1 Perintah Kotak Permintaan

Perintah Kotak Permintaan: Perintah yang berhubungan dengan proses persetujuan.

·[Search]: Tentukan kondisi pencarian (judul, Penulis) dan tangaal pembuatan dari dokumen
persetujuan, dan masukkan kata kunci untuk mencari di dokumen persetujuan yang cocok
dengan kondisi yang berasa dari kotak permintaan.
·[Approve]: Perintah untuk menyetujui sebuah dokumen yang berasal dari kotak permintaan.
·[Reject]: Perintah untuk menolak sebuah dokumen yang ada di dalam kotak permintaan.
Jika melakukan perintah menolak dokumen akan berakibat menghentikan proses
persetujuan, berhenti samapai disini.
·[Change Approval Path]: Jalur persetujuan dokumen yang sampai pada kotak permintaan
dapat diubah oleh pengambil keputusan hanya untuk jalur persetujuan yang tersisa. Cara
untuk mengubah jalur persetujuan identik dengan “menentukan jalur persetujuan”.

Menulis Komentar (Gambaran 1)
-

Komentar dapat ditambahkan pada dokumen ketika pembuat keputusan menyetujui
dokumen.

Password
-

Sama seperti membuat draft dokumen persetujuan, penting untuk memasukkan
“password e-persetujuan” ketika memproses sebuah dokumen persetujuan di
dalam kotak permintaan.

4-3-2 Perintah Kotak Dalam Proses

·

Nama yang belum memberikan keputusan dapat dilihat dari daftar kotak dalam proses.

Menghapus Dokumen Persetujuan

TIP
Dokumen E- persetujuan adalah dokumen resmi dari perusahaan. Oleh karena itu,
pengguna tidak mungkin menghapusnya sendiri. Persetujuan dokumen dapat
dihapus oleh administrator dalam kondisi berikut.
·

Persetujuan

dokumen

yang

sedang

dalam

proses

dapat

dihapus

oleh

administrator setiap saat. (Misalnya ketika tidak adanya keputusan karena jalur
persetujuan yang absen, atau alasan lainnya)
·Documents that are approved can be deleted by the administrator only after the
expiration date specified in the original draft.
·

Dokumen

yang

disetujui

dapat

dihapus

oleh

administrator

hanya

berakhirnya tanggal yang telah ditentukan dalam draft asli.

4-4 Kotak Dokumen
Dokumen E-persetujuan yang telah selesai disimpan pada kotak dokumen.

setelah

-

Person Document Box (Kotak Dokumen Perorangan): Draft Dokumen persetujuan yang
dibuat oleh pengguna disimpan disini.

-

Company Document Box : Proses Dokumen persetujuan milik perusahaan yang berada
dalam jalur persetujuan dapat dilihat sesuai dengan otorisasi dari ACL.

4-4-1. Struktur Kotak Dokumen

Mengklik pada nama dokumen pada daftar kotak dokumen memungkinkan untuk melihat isi
dokumen.
· [Print]: Mencetak dokumen persetujuan yang dipilih.
· [Download]: Mengunduh file lampiran di dalam dokumen persetujuan, jika ada.

Bagian 5 Bulletin Board

5-1 Tinjauan
-

Menu Bulletin board dibagi menjadi tiga
1. Lihat daftar : daftar folder dan bulletin board yang terletak di dalam folder, tersusun
dalam pohon bagan.
2. Lihat Semua
-

Semua pesan di dalam bulletin board dapat dilihat dan disusun berdasarkan
tanggal pesan (Pesan baru akan ditempatkan paling atas).

-

Nama sumber bulletin board terletak di sebelah pesan. Mengklik pada nama
bulletin board akan membuka bulletin board.

5-2 Melihat Daftar

5-2-1 Daftar Folder Buletin Board
· Folder Buletin board adalah tempat di mana semua buletin board disimpan.
· Folder level tertinggi telah dipilih secara otomatis sebagai nama perusahaan. (Gambar 1)
· Sistem folder dapat dibuat di bawah yang tertinggi dengan tinggi level pohon bagan adalah
empat tingkatan.

(Gambar Contoh: BI> BI1 departemen lebih rendah 1> BI2 departemen lebih rendah 2>
BI3 departemen lebih rendah 3)

5-2-2 Daftar Buletin Board pada Folder yang dipilih
-

Buletin boards pada tiap folder dapat dilihat dengan mengklik pada folder tertentu.

-

Ditampilkan sebagai " nama buletin board (Jumlah pesan hari ini / total Jumlah pesan)"

-

Komentar pada buletin board ditampilkan di bawah nama bulletin board.
Masuk ke buletin board yang dikehendaki
Case 1) Klik daftar buletin board yang dikehendaki pada pohon bagan (folder),
TIP
menu lihat daftar
Case 2) Klik 'sumber buletin board' pada menu lihat semua

-

Mengklik pada

memungkinkan untuk melihat informasi bulletin board.

5-3 Melihat Semua
Semua pesan di tiap folder pada bulletin board dapat diurutkan berdasarkan tanggal
pembuatan (pesan terbaru berada di paling atas) oleh pengguna yang telah memiliki izin
akses untuk dapat melihatnya,.

02

Nomor Halaman dan Pindah Diantara (Gambar 01)
· Menunjukkan halaman saat ini dari jumlah total keseluruhan halaman.

· Dengan memasukan nomor halaman akan membuka halaman yang dikehendaki.
Properti Pesan (Gambar 02)

: Menunjukan prioritas dari pesan.
-

: Prioritas rendah

-

: Prioritas tinggi

: Menunjukan adanya lampiran file
- : Menunjukan file yang memliliki lampiran, klik icon untuk mengunduhnya.
-

Judul : Klik pada judul untuk membaca pesan.

-

Jumlah komentar dari pesan tersebut terletak di bawah judul.

-

Melihat Jumlah pembaca pesan (Read/Baca): Klik pada lihat jumlah akan
mengetahui informasi pengguna yang telah membaca pesan.

-

Source: Menunjukkan nama dari buletin board di mana pesan berada. Mengklik
pada nama sumber buletin board akan membuka daftar bulletin board sesuai
‘source’ yang dipilih

5-4 Panduan Penggunaan
5-4-1 Mengurutkan Pesan ( Daftar Pesan )
· Pesan diurutkan berdasarkan tanggal secara standar.
· Klik pada title bar pesan akan mengurutkan pesan sesuai dengan kriteria.

5-4-2 Melihat Pesan

File Lampiran
-

Sebuah ikon dan nama file menampilkan file properti lampiran di dalam area lampiran,
pada saat sebuah lampiran file disertakan dalam pesan. (Gambar 01)

-

Jika file lampiran adalah file gambar, gambar ditampilkan di bagian bawah isi pesan.
(Gambar 02)

-

Klik pada nama file lampiran untuk mengunduh file tersebut.( Gambar 01)

Tag
-

Menetapkan tag Anda sendiri yang memungkinkan pengguna untuk mencari posting
dengan mudah.

Tulis Komentar

-

Jika bulletin board mendukung “Tulis komentar”, maka komentar akan terlihat
dibawah tubuh pesan (gambar 03) dan area untuk memasukkan komentar
tersedia (gambar 04).

-

Mengklik pada nama komentator akan melihat informasi dari pengguna yang
memberikan komentarnya. (Admin dalam gambar 03).

Perintah Pesan
· [Write]: Perintah untuk menulis pesan baru
*Mohon Lihat 5-4-3. Menulis Pesan untuk panduan penggunaan.
· [Reply]: Perintah untuk membalas pesan.
*Membalas pesan akan terlihat dibawah pesan asli dengan icon

.

· [Print Priview]: Untuk melihat pesan sebelum dicetak, kemudian mencetak pesan.
· [Edit]: Hanya administrator dan penulis yang dapat mengubah pesan.
· [Recommend]: Memberi point/penilaian pada pesan tertentu. Point yang disarankan
adalah 0, 5, 10, 15, dan 20.
-

Pilih point yang sesuai kemudian simpan.

-

Point yang disarankan akan terlihat dibagian sebelah kanan atas dari pesan

· [Delete]: Hanya administrator dan penulis yang dapat mengubah pesan.
· [Move]: Fitur yang dapat memindahkan pesan terpilih ke bulletin board lainnya.
Hanya administrator dan penulis yang dapat mengubah pesan.
· [Top]: Perintah untuk pindah ke bagian atas dari pesan yang sedang dibaca.

5-4-3 Menulis Pesan

-

Nama( Penulis )

-

Ketika bulletin board disetting menggunakan nama asli → field nama secara otomatis
akan menampilkan user bersangkutan, sesuai login. (seperti pada gambar).

-

Ketika bulletin board disetting dapat menggunakan nama samaran → Pengguna
memasukkan nama di dalam text field.

-

Prioritas : menunjukan tingkat prioritas dari pesan.

-

Judul : Terbatas untuk jumlah karakter 50 English karakter atau 25 Korean karakter.

-

Klasifikasi : Untuk Bulletin board yang mendukung klasifikasi, klasifikasi yang terdaftar
akan terlihat.

-

Isi: mengubah HTML dimungkinkan.

-

Template Styles: Form yang telah terdaftar dapat dilihat (gambar 01).

-

Style: pilihan untuk heading, alamat, formatting, dll

-

Huruf dan ukuran: pilihan yang mendukung ukuran serta pilihan huruf yang diinginkan.

-

Lihat sumber HTML: menunjukan sumber HTML yang akan diedit.

-

Kumpulan perintah untuk mengedit: meletakkan mouse di atas sebuah gambar akan
menunjukan penjelasannya.
Cut, Copy, Paste
Huruf normal, tebal, miring, garis bawah
Teks berwarna, Text Highlight, Highlight Background
Rata kiri, rata kanan, rata tengah
Masukkan nomor Heading, masukkan symbol Heading
Penurunan Spasi, meningkatkan spasi
Hyperlink, masukkan garis Horizontal, masukkan tabel

-

Tipe: Hanya ketika ‘html’ telah dipilih, maka pengubahan pesan dengan kode html akan
ditampilkan.

-

Sasaran Bulletin Board: Pesan yang diposting pada bulletin board akan disimpan pada
bulletin board standar (sesuai bulletin board yang dipilih untuk menulis pesan), dan bisa
juga dengan menentukan pada saat menulis pesan (memilih daftar pada combo box).

-

File lampiran: (hanya dapat dilihat pada jenis bulletin board yang memperbolehkan
adanya lampiran).

-

Jumlah lampiran dan ukurannya ditentukan oleh administrator perusahaan.

-

Gunakan ‘Browse' untuk mencari file lampiran, dan klik pada ‘File lampiran’ untuk
menyertakan file di dalam pesan. File yang akan dilampirkan belum ditentukan.

-

Lakukan perintah “Simpan” untuk melampirkan file.

-

Waktu posting
periksa waktu posting, dan tentukan tanggal mulai dan tanggal berakhir untuk
menampilkan pesan selama waktu yang ditentukan.

Bagian 6 Agenda

6-1 Tinjauan

-

Jadwal dapat dilihat secara harian, mingguan, dan bulanan, dan
karakteristik suatu jadwal dapat dibagi menjadi jadwal pribadi
maupun jadwal bersama yang dapat dilihat oleh seluruh pengguna,
grup dan perusahaan.

-

‘Reserve

resources’

memungkinkan

untuk

melihat

status

pemesanan ruangan konferensi untuk mencegah tumpang tindih
pemesanan

ruangan

konferensi

dan

lebih

efisien

untuk

menggunakannya.

-

Dapat memungkinkan untuk pemesanan ruang konferensi/rapat, menentukan berapa
jam yang dibutuhkan atau untuk melihat jadwal pemesanan.

-

Ketika memasukkan jadwal, jika tempat itu telah dipesan, maka akan muncul notifikasi
berupa peringatan bahwa tempat tersebut telah dipesan.

6-2 Menulis Jadwal

Judul
Judul terbatas hingga 50 korean atau 100 english karakter, termasuk spasi.
Waktu Jadwal
-

Pilih tanggal (Tahun/Bulan/Hari) dan waktu (AM/PM/Jam/Menit).

-

Pilih "No Check" akan menampilkan pada bagian paling atas jadwal harian.

Tempat
-

Tempat Lokasi atau komentar dapat dimasukan pada the text box. (Batas
Maksimum adalah 15 korean atau 20 english karakter)

Fasilitas
-

Fasilitas telah terdaftar oleh manajer dan hanya berupa daftar.

-

Klik pada “Select Resource", kemudian jendela pop-up untuk memilih fasilitas
yang akan digunakan, akan muncul.

-

Fasilitas yang telah dipilih akan dapat dipesan, namun jika telah dipesan oleh
seseorang maka tidak bisa dipesan lagi.

Isi
Masukkan komentar tentang jadwal.
Lampiran File
Lampirkan file jika dibutuhkan.
Berbagi Jadwal
User atau kepada siapa agenda akan dishare ditentukan melalui fungsi 'Search'
(dihubungkan dengan struktur organisasi).
Mengulang Jadwal
-

Pilih jenis pengulangan jadwal, dan seberapa sering jadwal itu akan diulang dengan
menentukan waktu pengulangan.

-

Tidak diulang : Kejadian yang tidak perlu diulang dan tidak memerlukan waktu
pengulangan.

-

Ulang setiap hari: Kejadian yang akan berlangsung pada waktu yang sama
sampai dengan waktu yang ditentukan.

-

Ulang setiap minggu (senin – jumat) : Kejadian yang akan diulang setiap hari
kerja hingga waktu yang ditentukan.

-

Ulang setiap minggu (senin – sabtu) : Kejadian yang akan diulang setiap hari
senin-sabtu hingga waktu yang ditentukan.

-

Ulang setiap bulan : Kejadian yang setiap bulan pada hari yang sama sampai waktu
yang ditentukan.

-

Ulang setiap tahun : Kejadian yang terjadi setiap tahun hingga waktu yang
ditentukan.

Anggota
Jadwal baru ini juga akan ditampilkan untuk anggota yang telah dipilih untuk jadwal
pribadi.
Surat Eksternal
Meneruskan jadwal ke alamat e-mail eksternal.

6-3 Harian

Jadwal harian dipisahkan berdasarkan jam, AM (jam 12 malam-12 siang), dan PM (jam 12
siang-12 malam). Tabel berwarna ungu menunjukkan terdapat jadwal pada jam tertentu.

6-3-1. Melihat Hari Lain Di Dalam Jadwal
Ada 2 jalan untuk memindahkan hari lain untuk memeriksa jadwal.

Gunakan tanggal tab pada bagian atas dari daftar jadwal atau ikon Kalendar kecil yang
terletak pada bagian kanan tanggal hari ini.

6-3-2. Melihat Jadwal dengan kasus
Mengecek jadwal kosong hari ini (Gambar 2)
-

Ketika membuat jadwal, ‘jadwal kosong hari ini’ terdapat pada list jadwal berupa area
berwarna putih pada menu lihat ‘berdasarkan hari’.

-

Mengklik pada daftar akan membuka jendela pop-up dengan rincian informasi tentang
jadwal, yang dapat diedit atau dihapus.

Menentukan Waktu dalam pembuatan Jadwal (Gambar 3)
· Daftar jadwal terdaftar pada waktu memulai jadwal.
· Konfigurasi: Judul Jadwal +( waktu mulai jadwal ~ waktu selesai jadwal)

Berbagi jadwal
Tentukan apakah akan berbagi jadwal ketika mendaftarkan jadwal.

- Berbagi jadwal akan terlihat pada "shared schedule" atau "all schedule".

Untuk sumber daya yang tersedia
- Klik pada "Select Resource", kemudian jendela pop-up akan muncul pada saat memilih
sumber daya.
- Sumber daya yang tersedia akan berada di daftar "Reserve Resource". (Lihat gambar
berikut)
Dalam bagian 1, status pemesanan terlihat.
Dalam bagian 2, terlihat daftar pemesanan anda untuk sumber daya .

1

2

6-4 Mingguan

6-4-1. Melihat Minggu Yang Berbeda Di Dalam Jadwal
Ada dua cara dalam melihat jadwal pada minggu yang berbeda.
1) Menggunakan tab tanggal yg berada di bagian atas daftar jadwal..

2) klik pada icon jadwal sebelah kiri, salah satu dari
hari pada minggu yang ditanyakan. Tampilan akan
berganti ke minggu yang berisi hari tertentu.

6-4-2. Daftar jadwal
- Jadwal kosong dan jadwal pada waktu-tertentu ditampilkan pada jadwal harian.
- Jadwal yang dishare akan memperlihatkan nama penulis di depan judul jadwal.
- Pada jadwal mingguan, Mengklik pada “Day” akan membuka jadwal harian.
- Klik pada daftar untuk melihat rincian informasi dari jadwal tersebut. Mengedit atau
menghapus dapat dilakukan.

6-5 Bulanan

6-5-1. Melihat Bulan Yang Berbeda Di Dalam Jadwal
Gunakan tab tanggal yang berada pada bagian atas jadwal bulanan untuk mengganti bulan.
6-5-2. Daftar Jadwal
-

Semua jadwal ditampilkan dalam format judul jadwal + Pengguna yang dishare jadwal
tersebut.

-

Mengklik pada tanggal di menu lihat berdasarkan bulan, akan membuka jadwal hari itu.

-

Mengklik pada daftar akan melihat rincian informasi pada jendela pop-up. Dan penulis
dapat memilih untuk mengedit atau menghapusnya.

6-6 Penyediaan Sumber Daya

6-6-1. Melihat Status Pemesanan untuk Hari yang Berbeda
Gunakan tab yang berada di bagian atas daftar status untuk melihat status
pemesanan hari lainnya.

6-6-2. Status Pemesanan dari Sumber Daya
Pada setiap slot (waktu dalam satu hari) yang tersedia, ikon pemesanan akan ditandai (
Lihat Jadwal Pemesanan
Persediaan Sumber daya akan terlihat di bawah daftar status pemesanan.
6-7 Pengelolaan Sumber Daya (hanya untuk manajer)
6-7-1. Mengelola sumber daya oleh mereka sendiri

).

“manajemen sumber daya” berada di dalam menu drop-down yang terletak di
sebelah kiri halaman, pengguna dapat memeriksa seluruh sumber daya termasuk
telah dipesan, bebas, dan jadwal mereka dalam satu waktu.

1. Setelah Mengklik jadwal, klik pada judul sumber daya, kemudian halaman untuk mengelola
sumber daya akan terlihat.
2. Klik pada kotak yang berada di bagian paling atas pada setiap sumber daya
kemudian simpan.

6-7-2. Pengelolaan Suber Daya Dengan Jadwal

Setelah memilih jadwal pada sumber daya, pengguna dapat mengelola mereka.

1. Setelah memilih jadwal, klik pada judul, kemudian halaman dari pengelolaan
sumber daya akan terilhat. (Gambar 1)
2. Centang pada kotak di atas setiap sumber daya atau jangan di centang untuk
tambahannya, kemudian simpan (Gambar 2)

6-8 Penggunaan Sumber Daya
6-8-1. Penggunaan sumber daya dengan sumber daya
Setelah memilih penggunaan dari setiap sumber daya, pengguna dapat mendownloadnya
dalam format file excel.

1. Pilih tanggal dan sumber daya, kemudian klik pada tombol "Search".
2. Jika anda memilih tombol "Download", maka dapat mendownload dalam format file
excel.
6-8-2. Penggunaan Sumber Daya oleh Pengguna
Setelah memilih penggunaan sumber daya dari setiap pengguna, pengguna dapat
mendownload dalam format excel file.

1. Memilih tanggal dan sebuah sumber daya, kemudian klik tombol "Search".
2. Jika anda memilih tombol "Download", maka dapat mendownload dalam format file
excel.

Bagian 7 Manajemen Kehadiran

7-1 Sekilas
7-1-1 Manajemen Kehadiran
-

Periksa status kehadiran perorangan.

-

Dapat memeriksa data kehadiran harian dan bulanan.

-

Data kehadiran harian.

-

Melihat data harian waktu Datag dan waktu pergi.

-

Dapat membuat kategori kehadiran dan alasan untuk
ketidakhadiran dapat dibuat, seperti keterlambatan, pulang awal,
pendidikan/training, cuti, dll.

-

Data Kehadiran Bulanan
Statistik data kehadiran bulanan dapat dilihat, sehingga
memungkinkan pengguna untuk memeriksa jumlah
ketidakhadirannya, jumlah masa pendidikan/training, dll.

7-1-2 Manajemen Kehadiran oleh Departemen
-

Hanya pengguna yang terdaftar sebagai administrator Kepegawaian dapat melihat
menu ini.

-

Memungkinkan untuk melihat data kehadiran perorangan oleh departemen.

-

Administrator dapat memodifikasi waktu masuk dan waktu pulang sesuai kebutuhan.

7-2 Perintah-perintah untuk Manajemen
7-2-1 Pemeriksaan Kehadiran
· Ada 2 cara untuk memeriksa kehadiran.
1) Memeriksa dari frame sebelah kiri atas di halaman induk home page.

Klik pada [No Check] akan mencatatat waktu klik
sebagai waktu check-in.

2) Klik pada tombol [Check-In] di manajemen kehadiran.
Kedua metode untuk mencatat waktu pada saat perintah dilaksanakan sebagai

-

waktu check-in; Waktu check-in tidak dapat di modifikasi oleh pengguna, tapi
dapat dimodifikasi oleh administrator kepegawaian.

7-2-2 Memeriksa Waktu Check Out
· Ada dua cara memeriksa waktu check-out.
1)

Menggunakan fitur check-out dari sebelah kiri atas frame di halaman induk home page.
==> Klik pada [No Check] di samping waktu check-out,
akan mencatat waktu klik sebagai waktu check-out.

2)

Mengklik tombol [Check-Out] di manajemen kehadiran akan mencatat waktu pada saat
mengklik sebagai waktu check-out.

·

Waktu check-out dapat dimodifikasi oleh pengguna dalam waktu 24 jam, dan waktu check-out

terakhir akan dicatat sebagai waktu check-out yang akan disimpan..

Contoh,
Check-out pada jam 17:00, dan melakukan check-out lagi pada jam 18:00, itu akan
merubah waktu check-out menjadi 18:00 dari sebelumnya 17:00.

7-2-3 Meninggalkan Tempat
Perintah untuk mencatat alasan dan waktu meninggalkan tempat.

-

· Mengklik pada tombol [

Leave Position] akan menampilkan jendela seperti di

bawah ini.

-

Alasan ketidakhadiran akan dicatatkan oleh administrator.

-

Masukan item-item sesuai dengan alasan ketidakhadiran (Gambar 1) dilakukan oleh
administrator ketika mencatatkan alasan ketidakhadiran.

Pilih Alasan Ketidakhadiran
1)

Tentukan alasan ketidakhadiran.

2)

Masukkan item sesuai dengan alasan ketidakhadirannya.

3)

Masukkan juga alasan ketidakhadiran di baris [Reasons].

4)

Simpan.

7-2-4 Kembali ke Tempat Kerja
-

Ada dua metode untuk memeriksa pengguna telah kembali ke tempat kerja.

1.

Klik tombol [

2.

Klik pada tombol [Reason] (Gambar 1) di list daftar kehadiran harian.

Return to Position].

Untuk Mengetahui Apakah Telah Kembali di Tempat Kerja
1. Laksanakan untuk kembali ke posisi perintah.
2. Waktu pelaksanaan perintah itu di catat sebagai waktu pengguna kembali ke
tempat atau ruangannya bekerja.

7-3 Laporan Kehadiran Harian

-

Laporan kehadiran harian di buat dengan dua bagian.

-

Daftar kehadiran harian dari hari pertama hingga hari terakhir setiap bulannya.(Gambar 1)

-

Daftar jumlah waktu kerja setiap minggunya. (Gambar 2)

-

Status (Gambar 3) memperlihatkan status kehadiran dari pengguna sekarang dan itu
ditampilkan di “employee list/daftar karyawan” untuk memudahkan pengambilan status
saat ini dari karyawan kantor.

[Referensi: Gambar disamping memperlihatkan karyawan dengan statusnya]

·

: Ikon sebelum waktu check-in adalah indikasi ketidakhadiran.
*Administrator menentukan waktu check-in dan prosedur ketidakhadiran.

7-4 Laporan Kehadiran Bulanan (Timecard)

-

Laporan kehadiran bulanan memperlihatkan statistik penggunaan alasan kehadiran
tahunan dalam setiap bulannya.

-

Alasan kehadiran adalah bagian dari item statistik yang ditambahkan oleh administrator.

-

Gunakan menu pop-down untuk melihat data tahun yang berbeda, lihat Gambar 1.

7-5 Laporan Kehadiran oleh Departemen
Menu manajemen kehadiran departemen hanya dapat dilihat oleh user terdaftar sebagai
administrator department.
1. Laporan Kehadiran Bulanan oleh Departemen: Melihat data kehadiran harian karyawan
di departemen-departemen yang diijinkan.
2. Laporan Kehadiran Bulanan oleh Departemen: Melihat statistik bulanan karyawan di
departemen-departemen yang diijinkan.

7-5-1 Laporan Kehadiran Harian oleh Departemen

-

Status standar dari laporan kehadiran harian ditampilkan hanya kepada manajer
yang diberi wewenang.

-

Laporan kehadiran harian dari setiap karyawan dalam departemen dapat dilihat.

-

Untuk melihat laporan kehadiran harian dari karyawan departemen untuk tanggal yang
berbeda gunakan menu pop-down seperti di Gambar 1.

7-5-2 Kartu Hadir Bulanan oleh Departemen

-

Status standar dari laporan kehadiran bulaman ditampilkan hanya ke manajer yang
berwewenang.

-

Laporan kehadiran bulanan dari setiap karyawan di daepartemen dapat dilihat.

-

Untuk melihat laporan kehadiran bulanan untuk karyawan departemen di bulan lain
gunakan menu pop-down seperti terlihat di Gambar 1.

Bagian 8 Data

8-1 Tinjauan
Data terdiri dari Data publik dan manajemen folder.
1) Data publik: Data dapat diakses oleh seluruh kantor. Hanya folder
Data dengan pengguna yang diberi ijin yang dapat membukanya.
2) Perpusatakaan Pribadi: Data yang tidak berbagi dengan pengguna
lain, dan hanya dapat diakses oleh pengguna yang ditentukan.

Mengatur Folder: Sub-folder dapat dibuat dan diatur oleh pengguna yang memiliki ijin
pengelolaan untuk folder tersebut.

8-2 Data Publik
8-2-1 Struktur Folder untuk Data

Daftar Folder Data
-

Folder Data dapat dibuat hingga 4 tingkat kebawah (Gambar 3).

-

Hanya pengguna yang memiliki ijin folder yang dimaksud yang dapat mengakses dan
melihat isinya.

-

Folder Data dapat dibuat dan dikelola oleh pengguna yang diperbolehkan dibawah
“Pengelolaan Folder [Lihat 8-3 Manage Folders].”

Daftar File Folder Dipilih
-

Informasi file, nama file, ukuran file, counter melihat halaman juga dapat di cek.

-

Klik nama file untuk mendownload.

-

Counter melihat halaman itu tersusun dari (view count/mengunduh count)

-

Pengguna yang berhak untuk menulis di folder Data akan dapat melihat tombol
. Mengklik tombol [Add] (Gambar 2) dapat menambahkan file di folder Data.

[Lihat 8-2-3 Menambah Data]

8-2-2 Melihat Informasi File
· Informasi pada file dapat dilihat dengan mengklik pada ikon di depan daftar file.

Nama Folder
Penulis
Tanggal Registrasi

Nama File
· Klik nama file yang akan di unduh.
Counter halaman (view count)/Unduh
Deskripsi FIle
Informasi tentang Wewenang Pengguna
· Melihat informasi pengguna yang diberi ijin.
· [Edit Data]/[Delete Data]: Perintah yang hanya dapat digunakan oleh pengguna yang
mendaftarkan file..
· [Download]: Perintah untuk mengunduh file.
8-2-3 Menambah Data

· Nama Folder: Menentukan folder dimana data akan disimpan.
Hanya folder yang mempunyai ijin untuk ditulis/write yang dapat dilihat.
· Nama File: Nama file yang dipilih dengan [Browse] akan otomatis masuk.
· Deskripsi File: Masukan keterangan/uraian dari file.
· Pengaturan Izin: Tentukan pengguna dan kelompok yang akan diberi ijin mengakses file.

8-3 Data Pribadi
8-3-1 Struktur Folder Untuk Data

Daftar Folder Data
-

Folder Data dapat dibuat hingga 4 tingkat ke bawah.(Gambar 3)

-

File di dalam folder dapat dilihat.

-

Dapat untuk add, edit, delete, dan mengatur folder Data pribadi.
Daftar File Dalam Folder

-

Informasi file, nama file, dan ukuran file dapat dilihat.

-

Klik nama file untuk mendownloadnya.

-

Dengan mengklik tombol (

) di dalam folder Data maka pengguna dapat

menambah file ke dalam folder Data.
8-3-2 Melihat Informasi File
-

Klik pada ikon
mengenai file.

di depan daftar file untuk melihat penjelasan atau keterangan

Nama Folder
Tanggal Registrasi
Nama File
· Klik nama file untuk mengunduh.
Deskripsi File
· [Edit Data]/[Delete Data]: Perintah ini hanya dapat digunakan oleh pengguna yang
mendaftarkan data tersebut.
· [Download]: Perintah untuk mengunduh file.

8-3-3 Menambah Data

· Nama Folder: Menentukan folder dimana data akan disimpan.
Hanya folder yang mempunyai ijin untuk ditulis/write yang dapat dilihat.
· Nama File: Nama file yang dipilih dengan [Browse] akan otomatis masuk.
· Deskripsi File: Masukan keterangan/uraian dari file.

8-4 Mengelola Folder
Pengguna dengan ijin dapat membuat dan mengelola folder Data.

· Folder dimana pengguna telah memiliki ijin maka akan aktif perintah [Add], [Edit] dan
[Delete] seperti terlihat di Gambar 1.

8-4-1. Menambah Folder
Folder dapat dibuat hingga 4 tingkat kebawah.
(Contoh gambar: Lihat Departemen Teknis/Technical Departement)

-

Folder Induk: Nama folder induk dari folder yang akan ditambahkan dapat dilihat.

-

Nama Folder: Nama dari folder baru dibatasi hanya 100 karakter.

-

Ukuran: Tentukan ukuran atau tidak terbatas.

-

Pengaturan Ijin: Tentukan ijin pengguna untuk membaca, menulis dan mengatur folder.

-

Membaca/Read: Ijin untuk melihat file dalam folder.

-

Menulis/Write: Ijin untuk menambah file ke dalam folder.

-

Pengaturan/Manage: Permits the creation of sub-folders in the folder.

8-4-2. Modify Folder
-

Pengguna yang mempunyai ijin untuk mengatur folder dapat memodifikasi isi.

8-4-3. Menghapus Folder
-

Pengguna yang mempunyai ijin untuk mengatur folder dapat menghapus isinya.

-

Jika ada file di dalam folder, bagaimanapun, atau jika ada sub-folder, maka folder tidak
dapat dihapus.

Bagian 9 Buku Alamat

9-1 Tinjauan
Buku alamat tersusun dari Buku Alamat Pribadi/Personal Address Book, Pengaturan Kartu
Nama/Name Card Management, dan Daftar Karyawan/Employee List.

9-1-1 Buku Alamat Pribadi
-

Folder buku alamat dapat dibuat dan diatur sebagai buku alamat pribadi.

-

Jika pengguna berhenti/pensiun dari kantor maka data pada buku alamat pribadinya
juga akan dibersihkan.

-

Gunakan perintah salin buku alamat untuk menyalin alamat ke manajemen kartu nama.

9-1-2 Manajemen Kartu Nama
-

Folder berisi buku alamat yang dapat diakses oleh seluruh pengguna kantor. Didesain
untuk aktif berbagi informasi.

-

Pengguna yang pensiun tidak akan berpegaruh pada informasi yang disimpan pada
manajemen kartu nama. Nama folder didaftarkan dan dikelola oleh administrator, tetapi
untuk isi yang telah ada dapat dimodifikasi, dan dapat dihapus oleh pengguna di kantor.

-

Setiap pengguna dapat mengedit dan menghapus kartu nama, bahkan jika mereka itu
bukan penulisnya, dan historis perubahan akan direkam.

9-1-3 Daftar Karyawan
Dalam buku alamat kita dapat melihat pengguna yang diberi ijin oleh departemen.

9-1-4 Mencari Perusahaan Afiliasi
Dapat melihat alamat pengguna di kantor.

9-2 Buku Alamat Pribadi

9-2-1 Pembagian Kelompok Buku Alamat Pribadi (Gambar 1)
-

Buku alamat pribadi adalah buku alamat untuk keperluan pribadi.

-

Folder yang tertinggi (root) adalah folder 'pribadi'

-

User dapat menambahkan folder di bawah root [folder pribadi] hingga empat level (3
folder di bawah root).

-

Menambahkan folder pada buku alamat pribadi dapat dibuat dengan menggunakan
menu [Manage Group] di bagian menu Buku Alamat sebelah kiri.

Manajemen Folder
-

Klik pada tombol [Manage Group]

yang ada di bagian bawah kiri

menu.

-

Memungkinkan untuk melihat daftar kelompok folder yang ada, dan perintah untuk
menambahkan folder [Add], edit folder [Edit], dan menghapus folder [Delete] dapat
digunakan untuk mengatur kelompok.

-

Folder yang mempunyai sub-folder atau daftar buku alamat tidak dapat dihapus.

-

Klik pada tombol [Add Group] untuk menambah folder.

-

Maksimum nama folder adalah 100 karakter.

-

Sebuah jendela pop-up untuk merubah urutan dari tampilan kelompok yang muncul
ketika mengklik tombol [Arrange].
=> Panah naik dan turun untuk mengatur urutan.
=> Panah kiri dan kanan untuk mengatur pendalaman kelompok.
(Contoh: Memilih "University Alumni" dan klik panah kanan akan
mengatur folder "University Alumni" sebagai sub folder dari folder
"Alumni")

9-2-2
-

Buku Alamat di Kelompok yang Dipilih (Gambar 2)

Mengklik folder yang diinginkan akan memperlihatkan daftar buku alamat yang berada
di dalam folder.
Check Box + Nama + E-Mail + Perusahaan (Sekolah) + Work Phone
Number + Cell Phone Number

-

[Sort List]: Mengklik pada judul dari setiap item akan mengurutkan kelompok
berdasarkan pada judul itemnya.

-

Item Titles

-

[Check Box]: Digunakan untuk menghapus buku alamat [Delete Address Book]
dan perintah untuk menyalin buku alamat [Copy Address Book].

-

Name: Mengkliknya akan menampilkan informasi detil dari buku alamat.

-

E-Mail: dengan meng-klik alamat e-mail, dapat digunakan untuk mengirim e-mail.

9-2-3

Perintah-Perintah Buku Alamat

Menambah Buku Alamat
Klik pada tombol

untuk menambahkan buku alamat.

-

Nama dan alamat e-mail adalah item yang wajib diisi ketika menambahkan informasi
dasar pada buku alamat.

-

Group: Memilih folder group tempat menyimpan buku alamat (list kontak) serta
memungkinkan untuk menambah group folder, yaitu dengan menggunakan tombol [Add
Group].

-

Nama: Jika orang yang ingin ditambahkan adalah user portal (pegawai Otorita Batam),
menu [Cari Pengguna] dapat digunakan mencari untuk menyalin informasi mereka.

-

Masukan item yang sesuai dan pilih 'Save' untuk menyimpan semua informasi pada buku
alamat.

Menyalin Buku Alamat
-

Salin buku alamat yang diinginkan dari folder 'Pribadi’ ke ’Kartu Nama’.

-

Pilih buku alamat yang akan disalin (gunakan check box untuk memilih beberapa
sekaligus).

-

Pilih folder group kemana buku alamat akan disalin.

-

Pilih link menu [Copy] / [Salin].

Menghapus Buku Alamat
-

Pilih daftar buku alamat yang akan dihapus menggunakan check box (beberapa pilihan
sekaligus dapat dilakukan).

Menambah List kontak untuk user Portal
-

Perintah yang digunakan sama seperti ketika menambah informasi contact person ke
dalam buku alamat pribadi.

-

Tentukan group folder tempat penambahan informasi user Portal akan dibuat.

-

Daftar user Portal (Pegawai Otorita Batam) yang akan ditambah ke group folder terpilih,
ditentukan dengan menggunakan menu [Cari Pengguna]. Fungsi [cari pengguna] ini
hanya bisa digunakan jika target sudah terdaftar sebagai user Portal.

Mengunduh Buku Alamat
· Dua format yang didukung: 1) Teks, 2) Format LDIF (Netscape)
· Pengguna dapat mendownload kelompok buku alamat yang ditentukan oleh pengguna.
Jendela Mengunduh Buku Alamat

Upload Buku Alamat
-

Fitur untuk mengupload file buku alamat dgn format CSV ke dalam buku alamat
WorkDesk.

-

Buku alamat dari Outlook/Outlook Express atau Netscape dapat di hubungkan dan
digunakan di buku alamat WorkDesk.
1. Tentukan jenis dari file yang akan diupload.
2. Pilihan Upload: Tentukan set karakter dan manajemen dari pengulangan alamat email.
3. Cari File Buku Alamat: Pilih file yang akan di upload dengan [Browse].
4. Lakukan perintah [Upload].

9-3 Manajemen Kartu Nama Bisnis
-

Kelompok kartu nama dibuat oleh administrator dan berbagi informasi dengan seluruh
pengguna di kantor.

-

Semua pengguna dapat mendaftar dan mengedit informasi kartu nama

-

Dapat juga merubah kartu nama yang telah didaftarkan.

9-3-1 Pembagian Kelompok Kartu Nama
-

Kelompok kartu nama dapat dibuat dan dikelola oleh pengguna dengan menggunakan
menu [Group Management].

-

Kelompok kartu nama serupa dengan Rolodexes yang digunakan untuk manajemen kartu
nama.

-

Hingga empat level dapat dibuat dibawah tingkat kelompok tertinggi.

-

Kelompok tingkat tertinggi secara otomatis akan diberi label dengan nama kantor.
9-3-2 Daftar Kartu Nama Dipilih Dalam Kelompok

-

Klik pada kelompok yang diinginkan dan di sebelah kanan untuk melihat daftar
kartu nama yang ada di dalam kelompok tersebut.
Check Box + Name + E-Mail + Company (School) +

Work Phone Number + Cell Phone Number
-

Urutkan berdasar item: Mengklik pada pada daftar nama akan mengarahkan urutan daftar
menurut nama item.

-

Daftar Kartu Nama

-

Nama: Klik pada kartu nama untuk melihat informasi dan detil informasi lainnya pada
kartu nama.

-

E-Mail: Klik pada ‘e-mail’ akan melaksanakan ‘write e-mail’ kepada orang tersebut.
9-3-3 Perintah Untuk Manajemen Kartu Nama Bisnis
Menambah Kartu Nama
Menambah kartu nama itu identik dengan fungsi untuk menambah buku alamat pribadi.

-

Nama dan alamat e-mail adalah informasi dasar yang wajib untuk diisi di buku alamat.

-

Kelompok/Group: Kelompok dimana kontak tersebut akan dimasukan di buku
alamat. Gunakan tombol [Add Group] untuk membuat dan menambah kelompok baru.

-

Nama/Name: Jika ada seorang yang akan didaftarkan sebagai pengguna, gunakan
tombol [Find Pengguna] maka dapat menyalin informasi mereka.

-

Masukan item yang sesuai dan lakukan perintah 'Save' untuk mendaftarkan kelompok ke
dalam buku alamat.
Manajemen Kelompok

-

Manajemen kelompok untuk manajemen Kartu Nama Bisnis itu identik dengan
manajemen kelompok untuk buku alamat pribadi.

-

Silahkan mengacu pada manual manajemen kelompok untuk buku alamat pribadi.

9-4 Daftar Karyawan
9-4-1 Struktur Buku Alamat
-

Daftar departemen dan informasi pengguna yang berkenaan dengan departemen dapat
dilihat.

-

'Status, nama, judul pekerjaan/jabatan, nomor telepon kantor, nomor HP' dapat dilihat
dari daftar karyawan.

-

Mengklik pada 'nama' di daftar karyawan untuk melihat buku alamat dengan informasi
detilnya.

-

Item itu terdiri dari ‘nama, departemen, The items are 'name, department, peringkat dan
jabatan, nomor kantor, e-mail, dan informasi status’.
9-4-2 Perintah-Perintah Terkait
Mengunduh Buku Alamat

-

Daftar karyawan dapat di unduh berdasar departemental, serupa dengan mengunduh
buku alamat di buku alamat pribadi.
Mencari Pengguna

-

Struktur yang sama dengan [Find Address Book] di buku alamat.

-

Pilih jangkauan pencarian dengan memilih 'Dari nama, dari ID, dari jabatan' (Beberapa
pencarian sekaligus dapat dilakukan)

-

Masukan 'Search Key Word' dan lakukan perintah 'Search'.

-

Hasil pencarian ditampilkan dalam bentuk daftar 'Employee List'.
Jenis Tampilan dari Informasi Pengguna
- Pengguna umum - Melihat jenis dasar dari informasi
1) Mengklik pada nama di [Address Book>Employee List]. (jendela pop-up)
2) Klik pada penulis di Bulletin Board. (jendela pop-up)
- Administrator – Dapat melihat semua informasi dari Informasi Pribadi di
Environment Settings
Baca dari [Administrator > Information Management > User Information
Management]

Bagian

Memo

10-1 Tinjauan
Memo dibuat dan dikelola oleh pengguna individu.
-

Memo adalah tempat untuk membuat memo pribadi pada berita,
informasi, dan lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan pengguna,
untuk keperluan pribadi.

-

Konfigurasi dari Memo itu identik dengan 'Bulletin Board', dengan Memo
dan sebuah folder untuk menyimpan beberapa Memo bersamaan.

-

Setiap Memo dibuat dengan konfigurasi yang menyerupai sebuah
bulletin board tanpa dukungan untuk attachment atau file-file individu.

-

Menu Memo secara garis besar dibagi menjadi tiga bagian.

1. Lihat Daftar/View List: Daftar folder dan Memo di dalam folder itu ditampilkan
dalam bentuk daftar struktur pohon (tree structure).
2. Lihat Semua/View All:
-

Semua memo-memo yang ada di dalam Memo dapat dilihat berdasarkan urutan
tanggal.

-

Nama sumber Memo tercantum di samping setiap memo. Mengklik nama Memo
akan membuka Memo.

3. Mengelola Folder/Manage Folders: Dapat untuk membuat dan mengelola sendiri folder
Memo. Tidak ada batasan-batasan untuk membuat file selama masih dalam kuota, dan
file dapat dibuat hingga empat tingkat ke bawah dari folder yang paling tinggi.
10-1-1 Melihat Memo

Perintah-Perintah
· [Write] / [tulis] : Perintah untuk menulis memo.
· [Reply] : Perintah untuk membalas memo.
-

Untuk mereply memo dapat dilihat dibawah teks pesan asli dengan ikon

· [Print Preview]: Perintah untuk melihat memo yang akan di cetak.
· [Edit]: Perintah untuk mengedit isi dari memo.
· [Delete]: Perintah untuk menghapus memo.
· [Move]: Fitur untuk memindahkan memo ke Memo lain.
· [Top]: Perintah untuk memindahkan layar ke baris paling atas.

.

10-1-2 Menulis Memo

-

Name (Penulis)

-

Prioritas/Priority: Indikasi urgensi dari memo.

-

Judul/Title: Terbatas untuk bahasa Inggris 50 karakter, dan bahasa Korea 25 karakter.

-

Klasifikasi/Classification: Klasifikasi dapat dilihat untuk Memo yang mendukung
pengklasifikasian.

-

Isi/Content: Untuk mengedit HTML.

-

Gaya/Style – Memilih heading, alamat, format, dll.

-

Ukuran & Jenis Font/Font & Size – Memilih ukuran dan jenis font yang dapat
digunakan.

-

Melihat Source HTML/View HTML Source – Dapat mengedit source HTML yang
sedang dilihat.

-

Kumpulan Perintah Edit/Editing Command Collection – Menempatkan pointer mouse di
atas gambar akan memperlihatkan penjelasannya.

Cut, Copy, Paste
Normal font, Bold, Italic, Underline
Colored Text, Text Highlight, Highlight Background
Align Left, Align Center, Align Right
Enter Heading Number, Enter Heading Symbol
Decrease Indent, Increase Indent
Hyperlink, Insert Horizontal Line, Insert Table
-

Jenis/Type: Hanya ketika 'html' dipilih maka dapat mengedit HTML yang ditampilkan.

-

Target Memo: Memo biasanya terdaftar dalam Memo di mana 'write memo' telah
dilaksanakan, namun ada kemungkinan untuk menentukan target Memo saat menulis
memo.

10-2 Melihat Daftar

10-2-1 Memo
Daftar Folder Memo
-

Folder Memo adalah tempat untuk mengumpulkan dan menyimpan semua Memo yang
disimpan.

-

Folder induk dipilih sebagai standar username pengguna. (Gambar 1)

-

Folder dapat dibuat di bawah level folder induk hingga 4 tingkat ke bawah.

10-2-2 Daftar Memo Dalam Folder Yang Dipilih
-

Memilih folder Memo memungkinkan untuk melihat isi folder.

-

Ditampilkan sebagai nama Memo (Jumlah memo hari ini / Jumlah total memo)

-

Penjelasan pada Memo ditampilkan di bawah nama Memo.
· Mengklik ini dapat melihat informasi yang ada di Memo.
10-2-3 Menambah Memo (Gambar 2)

-

Perintah untuk membuat Memo yang baru di folder yang diinginkan.
Menambah Memo Buletin board ditampilkan.

Menyimpan Konfigurasi Memo
-

Judul/Title: Masukan judul dari Memo.

-

Folder: Pilih folder untuk menuju ke Memo.

-

Klasifikasi/Classification: Tentukan apakah mengunakan sistem klasifikasi pada Memo.
Penambahan klasifikasi dipisahkan oleh semi-kolon (;), dan terbatas hanya 255 karakter.

[Gambar 1] Ketika kita mengatur penggunaan klasifikasi ketika pembuatan
memoboard, maka klasifikasi yang kita buat akan muncul pada combo box
klasifikasi. Pada gambar terdapat tiga klasifikasi: ’High’ , ’Middle’, ’Low’

-

Lainnya/Other: Memilih fitur-fitur tambahan Memo.
1. Komentar/Comment: Dapat menyisipkan komentar di memo.
2. Original Message Display when Replying: Menentukan apakah akan memasukan
pesan asli di dalam pesan balasan.

-

Message: Daftar keterangan catatan pada Memo.

10-3 Lihat Semua/View All
Semua pesan di buletin board resmi dari folder dapat dilihat secara sekilas, disusun menurut
tanggal. (pesan terbaru ada di atas).

Nomor Halaman dan Beralih Halaman (Gambar 1)
· Nomor halaman saat itu dan total nomor halaman ditampilkan.
· Berpindah ke halaman yang diinginkan dengan memasukan nomor halaman.
Karakteristik dari Daftar Memo
-

: Indikasi tingkat prioritas memo

-

: Prioritas rendah

-

: Prioritas utama

- Title: Klik pada judul untuk membaca memo.
- Source: Nama Memo dimana memo yang ada dapat dilihat, dan mengklik pada Memo
yang ada akan membukanya.

10-4 Manage Folders
Membuat dan memodifikasi folder Memo.

-

Memungkinkan untuk menghapus dan memodifikasi setiap file. Perintah [Add] dapa
digunakan untuk menambah sub-folder di folder manapun. (Gambar 1)

-

Folder dengan sub-folder atau Memo mempunyai menu [Delete].

10-4-1. Menambah Folder
Folder dapat dibuat hingga 4 tingkat kebawah.

· Folder Induk: Memperlihatkan nama dari folder induk dimana folder akan ditambahkan.
· Nama Folder: Nama folder maksimum 100 karakter.

10-4-2. Merubah Folder
· Isi dari folder yang dipilih dapat di modifikasi.

10-4-3. Menghapus Folder
· Folder tidak dapat dihapus jika ada Memo atau ada sub-folder di dalamnya.

Bagian

Polling

11-1 Daftar Polling

-

Polling yang telah selesai atau belum dapat dilihat online di dalam daftar polling.

-

Hasil polling dapat di lihat dengan mengklik judul dari polling yang telah selesai ataupun
belum selesai.

-

Mengklik pada judul dari polling yang sedang berlangsung, dimana pengguna yang
belum berpartisipasi, dapat turut serta dalam polling dan menambahkan komentar.

-

Dapat melihat daftar dari peserta polling dengan mengklik Jumlah Peserta/Participant
Count. Hal ini dapat dilakukan, ketika memilih pilihan "pembukaan informasi peserta"
ketika membuat polling.

11-2 Membuat Polling

Polling yang ada terbuka untuk seluruh pengguna di kantor dan pengguna memerlukan
otorisasi dari administrator.

11-2-1. [Langkah 1: Menentukan jumlah pertanyaan untuk Polling]

-

Masukan jumlah pertanyaan polling yang diinginkan. (Pertanyaan dan pilihan jawaban
dapat dimasukan di setiap pertanyaan polling. Untuk contoh, jika 2 dimasukkan di
"hitung", tulis dua pertanyaan dan juga jawaban bagi masing-masing pertanyaan.)

-

“Poll count” atau jumlah pertanyaan Polling [hitung] jangkauannya dari 1 hingga 99.

-

Masukan jumlah poll dan klik pada tombol [Langkah selanjutnya].

11-2-2. [Langkah 2: Masukan Isi]
1. Judul: Masukan judul polling untuk masuk ke dalam daftar polling yang dapat dilihat
(view poll list).
2. Kesimpulan: Menjelaskan secara singkat alasan dari adanya polling itu, sehingga
peserta polling dapat dengan mudah memahami untuk turut serta dalam polling.
3. Periode: Hanya pengguna dengan ijin yang dapat berpartisipasi di dalam polling dalam
waktu yang ditentukan, dan polling dapat dilihat pada halaman utama seusai dengan
waktu lamanya polling dilangsungkan.
4. Jangkauan: Ijin untuk berpartisipasi dalam polling dapat diberikan kepada seluruh
pengguna di kantor, ke departemen tertentu, atau pengguna tertentu saja.

5. Pilihan
-

Tambah area komentar: Menambahkan pilihan ini maka peserta dapat memberikan
komentar ketika mengikuti polling.

-

Pembukaan Informasi Peserta: Menambahkan pilihan ini maka dapat melihat daftar
dari seluruh peserta polling, dengan mengklik “Participant Count”.

-

Pop-Up Notice: Menambah pilihan ini akan memperlihatkan jendela pop-up
mengumumkan dimulainya polling pada jendela utama dari groupware.

6. Content
-

Pada tahap pertama membuat polling, tentukan jumlah pertanyaan dan buat pilihan
jawabannya. (Angka contoh memperlihatkan gambar dimana jumlah pertanyaan
yang dipilih yaitu 2)

-

Tulis pertanyaan dan pilihan jawaban dari pertanyaan tersebut.

-

Masukan jumlah jawaban, dan isikan jawabannya sesuai dengan jumlah jawaban
yang dimasukan di ”hitung jawaban”.

-

“Hitung jawaban” jangkauannya dari 2 hingga 40 jawaban, dan setiap jawaban
dipisahkan dengan menekan "enter".

-

Tentukan apakah jenis jawaban akan diberikan sebagai pilihan radio button atau
checkbox format.

-

Jenis “Radio Button”: Tidak memungkinkan untuk memilih beberapa jawaban sekaligus.

-

Jenis “CheckBox”: Dapat memilih beberapa jawaban sekaligus.

Bagian 12 Tugas

12-1 Struktur dan Istilah
12-1-1 Istilah
-

Tugas: Kegiatan atau pekerjaan yang spesifik harus dikerjakan oleh karyawan dalam
jangka waktu tertentu.

-

Penugasan : Pengguna mendelegasikan tugas kepada seseorang yang bertanggung
jawab.

-

Progress Report Tugas : Orang penanggung jawab melaporkan kembali tugas yang
diberikan atau perkembangannya kepada pemberi tugas.

12-1-2 Penjelasan Menu-Menu
-

Penugasan: Untuk membuat dan mendelegasikan tugas baru kepada pegawai yang
lain.

-

Daftar Tugas: Daftar tugas yang diberikan kepada kita.

-

Progress Penugasan : Untuk tugas yang belum selesai dimana pengguna
mendelegasikan atau bertanggungjawab untuk itu.

-

Daftar Penugasan Selesai : Untuk tugas yang telah selesai dikerjakan dimana
pengguna mendelegasikan atau bertanggungjawab untuk itu.

12-1-3 Folder
· Untuk mengurutkan dan menangani tugas yang telah selesai.
· Membuat folder dan ijinnya sesuai kepada kelompok tugas.
· Juga merujukkan tugas kepada karyawan yang tidak terlibat sesuai
kepada kelompok tugas.

12-2 Delegasi Tugas
12-2-1 Merencanakan Tugas Baru Untuk Delegasi

-

Subject : Nama dari tugas baru.

-

Task Folder : Pilih folder tugas untuk mengklasifikasikan tugas yang telah selesai. Jika
pengguna tidak menentukan apapun, tugas itu akan diletakkan di atas folder, dan akan
dipindahkan kemudian ke folder yang ditentukan.

-

Prioritas : Mengatur prioritas dari tugas.

-

Person in Charge : Tentukan setidaknya satu orang yang akan menangani tugas.

-

Period : Menentukan waktu mulai dan selesainya tugas.

-

Description : Mendukung editor HTML.

-

Attachment: Lampirkan file yang terkait dalam tugas dari hard disk pengguna atau dari
Data.

12-3 Pelaporan Tugas (Tugas Sedang Dilakukan)
12-3-1 Mencari "Daftar Tugas Saya "

-

: Mengatur prioritas tugas

-

: Rendah

-

: Tinggi

· Subject : Nama dari tugas. Mengklik pada subyek untuk melihat detil dari tugas.
· Author : Ini disebut sebagai pimpinan tugas.
· Period : Periode tugas (tanggal awal dan akhir).

-

Progress (%) : Orang yang bertanggung jawab dapat memasukan persentase
kemajuan dari tugas. Jika tidak diisi, maka tetap kosong. Tetapi, jika tugas telah selesai
dikerjakan, progres akan ditandai sebagai 100%.

12-3-2 Mencari Daftar Tugas Dalam Kemajuan
Orang yang bertanggungjawab pada tugas dapat memeriksa tugas yg diberikan,
melaksanakannya, dan melaporkan tingkat kemajuan dari tugas. Pimpinan tugas dapat
memeriksa laporan, berkomunikasi dengan orang yang melaksanakan tugas tersebut, dan
memverifikasi hasil tugas setelah selesai.

Ketika orang yang bertanggung jawab atas tugas menerika tugas dari pimpinan, dia dapat
dengan mudah melaporkan kemajuan dari tugas melalui form laporan yang akan
ditampilkan setelah mengklik tombol [Progress reports].

12-3-3 Laporan Kemajuan/Progress Reports

-

Pengguna dapat melaporkan kemajuan tugas secara kontinyu hingga tugas tersebut
selesai.

-

Subject : Masukan judul dari laporan kemajuan. Secara default subyek yang diberikan
oleh pmpinan tugas pada saat mendelegasikan tugas yg pertama kali akan
ditambahkan ke form subyek.

-

Period : Tentukan tanggal awal dan berakhirnya tugas.

-

Progress (%) : Masukan persentase berdasarkan tingkat kemajuan. Ini akan
diindikasikan pada daftar dari tugas.

-

Finished : Periksa ketika suatu tugas itu selesai. Jika orang yang mengerjakan tugas
telah selesai mengerjakan, maka persentase dari kemajuan tugas akan ditandai
dengan 100%, sehingga pimpinan tugas dapat memverifikasi tugas atau menanyakan

umpan balik untuk membuat poin tambahan. Walaupun begitu, jika anda melaporkan
suatu tugas telah selesai maka anda tidak dapat merubah kembali laporan akhir.

12-4 Verifikasi
12-4-1 Mencari laporan detil

-

Pimpinan tugas dapat melihat laporan, dan menambahkan opini-opini didalamnya.

-

Orang yang mengerjakan tugas dapat menerima opini dari pimpinan yang ditulis dalam
laporan yang memungkinkan untuknya membuat tugas lebih efisien lagi ketika kembali
mambaca laporan-laporan tersebut.

12-4-2 Tugas verifikasi
-

Jika orang yang mengerjakan tugas telah selesai mengerjakan tugas, dan kemudian
menandai dengan "finished", pimpinan tugas akan memeriksa tugas dan yang sudah
selesai beserta laporan keseluruhannya, dan akhirnya akan verifikasi atau meminta
umpan balik dari orang yang mengerjakan dengan membubuhkan poin-poin tambahan.

-

Tugas verifikasi dapat didaftarkan pada menu [Tasks completed], juga memungkinkan
untuk mengedit atau menambah opini pada tugas yang diverifikasi. Bagaimanapun,

tugas yang dikembalikan akan berubah statusnya sebagai tugas yang belum
selesai/unfinished task, jadi orang yang mengerjakan tugas tersebut dapa melaporkan
perkembangan kemajuannya.
-

Pimpinan tugas dapat melihat tugas yang selesai, dan dapat menambahkan opini jika
diperlukan.

-

Jika tugas yang telah selesai hasilnya memuaskan, pimpinan tugas dapat
memverifikasinya dengan mengklik "Verify”, jika tidak cukup untuk diverifikasi, maka
yang mengerjakan tugas dapat meminta umpan balik dengan membuat poin-poin
tambahan dengan mengklik "Complement".

-

Jika pimpinan tugas ingin meminta umpan balik untuk tugas yang telah selesai, opini
tersebut akan dikirimkan kepada orang yang mengerjakan/bertanggung jawab atas
tugas itu.

12-5 Mengatur Folder

Dengan "Manage folders" maka pengguna dapat mengtur, mengurut, atau berbagi tugas
yang telah selesai dengan efisien. Jika suatu tugas masih dalam progres, hanya pimpinan
tugas dan orang yang mengerjakan tugas yang dapat mencari dan melihatnya. Ketika tugas
telah selesai dikerjakan, akan dipindahkan ke folder spesifik yang memiliki ijin, dan dilihat
oleh siapa saja yang terkait dengan tugas itu.

Fungsi dari "Manage folders" itu serupa dengan Mail, BBS, atau Buku Alamat.

12-5-1 Lihat Daftar

-

Klik pada tombol "View List", dan pengguna dapat melihat daftar tugas yang
dikategorikan berdasarkan folder masing-masing.

-

ada bagian sebelah kiri dari halaman, folder dimana pengguna dapat mengaksesnya,
dan jika folder tersebut dipilih, maka akan ada daftar dari tugas yang sudah
diklasifikasikan pada bagian kanan halaman.

-

Untuk memindahkan beberapa tugas ke dalam folder lain, beri tanda centang pada
bagian depan dari tugas yang ingin dipindahkan, lalu klik tombol "Move".

12-5-2 Memindahkan folder

· Untuk memindahkan folder ke dalam folder lain, cukup dengan memilih folder yang
diinginkan, lalu klik tombol “Move”

Bagian 13 Disposisi

Studi kasus disposisi
Membuat disposisi (urutan tugas) dengan menggunakan dokumen disposisi
internal (dokumen persetujuan. misalnya: nota dinas, dll) dan dokumen eksternal
yang terdaftar (misal: surat masuk, dll).
Membuat disposisi baru dengan menggunakan dokumen disposisi yang telah
yang diterima sebelumnya (disposisi bertingkat).
Mengecek historis disposisi.

13-1

Struktur dan Istilah
13-1-1 Istilah Approval/Persetujuan
Draft: Membuat dokumen disposisi baru.
Approve/Menyetujuii: Menyetujui dokumen yang dilaporkan.
Deny/Ditolak:

Menolak

untuk

menyetujui

dokumen

yang

dilaporkan.

Berlawanan makna dengan persetujuan/approval.
Mengubah approval path: Mengubah approval di tengah proses persetujuan.
Opini: Penyetuju memberi komentar mengenai dokumen yang dilaporkan.
13-1-2 Istilah untuk approval path
Draft department: Penyetuju yang talah ditentukan mempunyai kewenangan
atas dokumen.
Atur user yang akan menerima Disposisi setelah dokumen Disposisi disetujui
atau diatur sebagai Disposisi langsung tanpa menentukan penyetujunya.
Recipients/Penerima: Atur user atau departemen yang akan menerima
Disposisi setelah Disposisi disetujui/approve.

13-1-3 Penjelasan untuk menu approval
Draft: Untuk membuat dokumen Disposisi baru atau dokumen ekstenal yang
telah didaftarkan di Groupware.
Requested/Meminta persetujuan: Muncul ketika dokumen yang dilaporkan
diminta persetujuannya. Ketika dokumen telah disetujui, jika ada penyetuju
lainnya untuk menyetujui, dokumen dipindahkan ke [Progress], dan jika tidak,
maka akan dipindahkan ke [Shared folder].
Progress: Muncul ketika dokumen telah dibuat dan sedang dalam proses
approval, atau belum selesai disetujui oleh penyetuju akhir.

13-2 Struktur daftar approval Disposisi

13-2-1

Melihat dokumen Disposisi
Klik pada Subyek dari dokumen Disposisi untuk melihat detilnya.

13-2-2

Pindah halaman
Menampilkan nomor halaman saat ini / total nomor halaman. Kita dapat
menginput nomor halaman yang ingin kita lihat.

13-2-3

Daftar
Jika mengklik ikon lampiran file ( ), kita dapat mendownload file yang
dimaksud.
Classification/Klasifikasi: Dokumen approval Disposisi dikategorikan sebagai
dokumen Draft.
Subject/Subyek: Menampilkan judul dokumen. Jika di klik, anda dapat melihat
isi dari dokumen.

Undecided

Decision

Makers:

Menampilkan

nama

approver/penyetuju

selanjutnya.
Writer/Penulis: menampilkan nama dari user yang membuat dokumen
Disposisi.
Date/Tanggal: Tanggal dokumen dibuat.
Deadline/Batas waktu: Batas waktu dimana dokumen Disposisi harus
diselesaikan.
Search/Cari: Dalam approval box dan document box, dokumen dapat dicari
berdasarkan kondisi penulis, subyek, and tanggal dibuat.

13-3

Draft

13-3-1 Draft Disposisi

13-3-2

Merubah password / password
Password

Disposisi

adalah

sama

dengan

password

persetujuan

elektronik/electronic approval.
Jika anda lupa dengan password Disposisi, hubungi administrator untuk
meminta password inisialiasi, setelah login dengan password tersebut segera
rubah password sesuai dengan yang anda inginkan.
Password electronic approval adalah “00000”. Untuk alasan keamanan,
setelah inisialiasi password electronic approval, rubah password melalui
menu “Environment setting > electronic approval > change electronic
approval password”.

13-3-3

Atur Approval Path
Approval path adalah alur dari approval/persetujuan.
Atur approval path pada jendela popup yang muncul.
Draft departemen/Disposisi/Penerima dapat ditentukan pada saat bersamaan
pada layar.

13-3-4 Batas Waktu / Deadline
Tentukan tanggal kapan Disposisi harus selesai..
Teks

subyek

dari

dokumen

Disposisi

yang

telah

melewati

waktu/deadline akan diberi warna merah pada “Request” box.

13-3-5 Informasi No. Dokumen
Nomor dokumen diatur pada “Disposisi Form Information”.

13-3-6 Arti Pentingnya Dokumen / Masa Penyimpanan
Merubah arti pentingnya dokumen dan periode masa penyimpanan.

batas

13-3-7 File Lampiran
Attachment file/File lampiran: Maksimum ukuran file dan jumlah file lampiran
itu ditentukan oleh administrator.

13-3-8 Dokumen Disposisi
Buat dokumen Disposisi yang baru dengan dokumen Disposisi yang telah
dibuat (Disposisi internal).
Dalam hal memuat pencarian Dokumen Disposisi, Nomor Surat, Pengirim,
Tanggal Surat, Perihal itu otomatis akan dimasukan dan informasi lainnya
harus di masukan oleh user secara manual.
13-3-9 Dokumen yang Dilampirkan
Ketika membuat dokumen Disposisi dengan dokumen Eksternal yang telah
didaftarkan Pengirim / Nomor Surat / Penerima / Perihal secara otomatis
akan dimasukan.
Ketika memilih dokumen yang akan dilampirkan, beberapa macam jenis file
dokumen dapat dipilih.
13-3-10 Disposisi Departemen
Menampilkan departemen dari orang yang dipilih untuk Disposisi dalam
approval path.
13-3-11 Isi
Ketika membuat Disposisi baru, penulis mengetik isi disposisi.

13-3-12 Pendisposisi
User memilih pendisposisi dari dropdown menu yang tersedia.

13-3-13 Isi Disposisi
Menentukan Isi Disposisi dengan mencentang isi disposisi yang diinginkan.

13-3-14 Report
Jika mengklik tombol [Report], persetujuan dari dokumen Disposisi segera
diproses sesuai dengan approval path yang telah dibuat, atau dikirimkan
kepada user yang akan menyetujui disposisi yang telah ditentukan dalam
approval path.

13-4

Request / In Progress

13-4-1 “Request” box

① Perintah dalam “Request” box: Perintah-perintah yang terkait dengan
proses approval / persetujuan.
[Menyetujui/Approve]: Menyetujui/mengaprove dokumen yang diterima di
dalam “Request Box”.
[Menolak/Deny]: Menolak menyetujui dokumen yang diterima di dalam
request box.
Jika dokumen ditolak, maka pada saat itu proses approval dari
penyetuju selanjutnya tidak akan dilanjutkan. Jika dokumen ditolak
disetujui, approval path yang tersisa tidak akan diproses, dan
proses approval selesai pada saat itu.
[Merubah approval path/Modify approval path]: User yang akan menyetujui
dokumen dapat merubah sisa dari approval path pada dokumen yang
diterimanya di request box. Merubahnya adalah sama seperti saat mengatur
approval path.

② Komentar / Opinion
Pada saat dokumen approval di proses, user yang ada dalam proses
approval path dapat memasukkan komentarnya dalam Opinion box.

③ Password / Password
“password persetujuan elektronik/Electronic approval password” dibutuhkan
ketika pemrosesan dokumen disposisi.

13-4-2 Informasi “Sedang Dalam Proses / In Progress”

Untuk mengecek nama penyetuju/approver dokumen Disposisi yang belum
disetujui olehnya dan juga batas waktu penyelesaian dokumen Disposisi
dapat dilihat di “Sedang Dalam Proses/In Progress”.
Jika dokumen Disposisi telah melewati batas waktu approval yang telah
ditentukan, maka Subyek akan berubah warna teksnya menjadi merah.

Jika mengklik ikon

pada list dokumen di box “Sedang Dalam Proses/In

Progress”, informasi tentang dokumen Disposisi dan proses approval dapat di
cek.

13-5

Box “Dokumen”
Dokumen Disposisi yang telah selesai prosesnya dan Dokumen Eksternal yang
didaftarkan akan disimpan dalam box “Dokumen”.

13-5-1

Folder Pribadi / My Folder
Dokumen Disposisi dibuat oleh user telah selesai diproses maka akan disimpan di
“Folder Pribadi/My Folder”.

13-5-2

Folder Perusahaan / Shared Folder
Jika approval dokumen oleh user dalam approval path telah selesai sampai pada
penerima, dokumen tersebut akan ditampilkan dalam "Shared Folder"

-

Dokumen dalam Folder Pribadi/My Folder dan Folder Perusahaan/Shared
Folder dapat dikirimkan kepada user manapun dengan mengklik menu “Pass
Around”. Dokumen yang dikirimkan akan diterima dan ditempatkan di dalam
folder “Folder Perusahaan/Shared Folder”.

13-5-3

Folder Perusahaan / Shared Folder
Setelah approval selesai, user yang terdapat dalam approval path Disposisi dapat
melihat dokumen tersebut di dalam “Dokumen Disposisi/Disposition Document”.

-

Jika mengklik ‘View’ pada daftar dokumen di kolom Status, maka riwayat dari
dokumen Disposisi dapat dilihat dan disini kita dapat mengecek pula riwayat
dari dokumen Disposisi Bertingkat.

13-5-4

Dokumen Eksternal / External Document
Dokumen Eksternal yang didaftarkan dapat digunakan untuk membuat Disposisi baru
dengan cara melampirkan dokumen tersebut dalam Draft.

-

Ketika mendaftarkan Dokumen Eksternal maka Subject, External Doc Number,
Sender, Receiver, Written Date, Received Date, Classification, Original/CC,
Status and Image of Dokumen harus diisi.

-

Jika membuat Dokumen Disposisi baru dengan Dokumen Eksternal maka,
Pengirim, Tanggal Surat, Nomor surat, Diterima, Hal dan File Lampiran akan
secara otomatis diinput oleh sistem.

13-6

Melihat Disposisi / View disposisi

Jika mengklik subyek dari dokumen dalam document box, maka kita dapat mengecek isi dari
Disposisi dan mencetaknya/print.

13-7

Menghapus Disposisi / Delete Disposisi
Dokumen

Disposisi

dikelola

bersama

dengan

dokumen

persetujuan

elektronik/electronic approval document. Oleh karena itu dapat dihapus hanya oleh
Administrator dengan kondisi sebagai-berikut:
Administrator dapat menghapus dokumen yang sedang dalam proses approval
kapanpun juga. (Misalnya, jika proses approval tidak dapat diselesaikan karena orang

yang ada dalam approval path sedang cuti/berhalangan hadir.)
Administrator dapat menghapus dokumen yang telah disetujui/aproved document,
dengan Masa Retensi/waktu penyimpanan surat-surat tersebut telah berakhir.

13-8

Mengelola Kode Disposisi
Kode dan form yang digunakan untuk Disposisi dapat dikelola di dalam “Document” dari
menu manager.

13-8-1 Mengatur Pendisposisi
Mengatur Pendisposisi yang akan digunakan kala membuat Dokumen Disposisi.

13-9

Kode dari Isi Disposisi
Mengatur Isi Disposisi yang akan digunakan untuk membuat Dokumen Disposisi.

13-10

Informasi Form Disposisi
Mengatur informasi dasar (Kode Form / format penulisan Nomor Approval) dari
Dokumen Disposisi.

Groupware user manual

More Related Content

Similar to Groupware user manual (20)

More from The Vision and Insight Corner (20)

Groupware user manual