Hướng dẫn sử dụng SugarCRMCE

CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM

SugarCRM
COMMUNITY EDITION
USER GUIDE

http://onlinecrm.vn
7/18/2012

Mục Lục
1 Các yêu cầu về việc sử dụng phần mềm .................................................................................................. 4
2 Hướng dẫn chung ................................................................................................................................. 5
2.1 Login ............................................................................................................................................. 5
2.2 User Modifies .................................................................................................................................. 7
2.3 Home........................................................................................................................................... 10
2.4 Kỹ thuật sử dụng phần mềm cơ bản ................................................................................................ 12
2.4.1 Module .................................................................................................................................... 12
2.4.2 Màn hình chính ........................................................................................................................ 13
2.4.3 Màn hình edit........................................................................................................................... 17
2.4.4 Màn hình detail (thông tin chi tiết): ............................................................................................ 18
2.4.5 Action ..................................................................................................................................... 23
2.4.6 Last Viewed ............................................................................................................................. 24
2.4.7 Tìm kiếm toàn cục .................................................................................................................... 24
2.4.8 Tìm kiếm trong module ............................................................................................................. 25
2.4.9 Select ..................................................................................................................................... 27
2.4.10 Multi select ........................................................................................................................... 30

SugarCRM CE – Tài liệu hướng dẫn sử dụng Page 1

2.4.11 Kỹ thuật tìm kiếm cơ bản: ...................................................................................................... 31
2.4.12 Field Related to ..................................................................................................................... 31
2.5 Import ......................................................................................................................................... 31
2.6 Export.......................................................................................................................................... 39
2.7 Delete .......................................................................................................................................... 46
2.8 Edit ............................................................................................................................................. 49
3 Hướng dẫn chi tiết .............................................................................................................................. 51
3.1 Activities ...................................................................................................................................... 51
3.1.1 Calendar ................................................................................................................................. 51
3.1.2 Calls ....................................................................................................................................... 56
3.1.3 Meetings ................................................................................................................................. 59
3.1.4 Emails .................................................................................................................................... 63
3.1.5 Tasks ...................................................................................................................................... 75
3.1.6 Notes ...................................................................................................................................... 78
3.2 Sales ........................................................................................................................................... 80
3.2.1 Accounts ................................................................................................................................. 80
3.2.2 Contacts ................................................................................................................................. 83


3.2.3 Leads...................................................................................................................................... 86
3.2.4 Opportunities ........................................................................................................................... 92
3.3 Marketing ..................................................................................................................................... 97
1.1.1 Targets ................................................................................................................................... 99
1.1.2 Target Lists ........................................................................................................................... 101
3.3.1 Campaign Email ..................................................................................................................... 105
1.1.3 ROI (báo cáo hiệu quả của Campaign) ...................................................................................... 125
3.4 Support ...................................................................................................................................... 126
3.4.1 Cases ................................................................................................................................... 126
3.4.2 Bug Tracker ........................................................................................................................... 129
3.5 Collaboration .............................................................................................................................. 132
3.5.1 Projects ................................................................................................................................ 132
3.5.2 Documents ............................................................................................................................ 133
4 Hướng dẫn mở rộng .......................................................................................................................... 136
4.1 Xem lịch giữa các nhân viên ......................................................................................................... 136
4.2 Thay đổi nhanh status sang held ................................................................................................... 139


1 Các yêu cầu về việc sử dụng phần mềm
- Tài liệu này được biên soạn và cập nhật trên phiên bản Sugar áp dụng là Sugar Community Edition (CE) 6.3.0,
các phiên bản trước đó hoặc về sau của Sugar có thể có sự khác biệt nhỏ, tuy nhiên sự khác biệt (nếu có) sẽ
không đáng kể.
- Các trình duyệt webđược hỗ trợ:

Tên trình duyệt Phiên bản hỗ trợ Link Download

Google Chrome 14 http://www.google.com/chrome

Firefox 3.6, 7 http://www.mozilla.org/firefox

Microsoft Internet Explorer 8.0, 9.0 www.microsoft.com/ie

Safari 5.0 http://www.apple.com/safari

- Phải chắc chắn rằng Javascript được hỗ trợ và cookie được bật trên trình duyệt mà nhân viên sử dụng. Thông
thường, các trình duyệt đều thỏa yêu cầu này.
- Mạng Internet sẵn sàng (nếu triển khai trên Internet) hoặc kết nối LAN giữa máy sử dụng và máy chủ (máy cài
đặt ứng dụng) được đảm bảo.
- Thời gian của một phiên làm việc mặc định là 24 phút (có thể chỉnh thông số này trong file php.ini). Trong
khoảng thời gian này, nếu nhân viên không sử dụng chương trình, thì chương trình sẽ tự động thoát ra ngoài màn
hình đăng nhập. Để tránh các trường hợp mất dữ liệu đáng tiếc xảy ra (vd: đang nhập liệu rồi bỏ ra ngoài sau đó


trở lại sử dụng chương trình thì bị thoát ra ngoài), nhân viên lưu ý trường hợp không sử dụng chương trình trong
thời gian dài thì nên lưu màn hình đang làm việc lại và thực hiện thoát khỏi chương trình nhằm bảo đảm an toàn
dữ liệu.

2 Hướng dẫn chung
2.1 Login
- Để sử dụng các chức năng của chương trình thì thao tác đầu tiên là phải login vào hệ thống. Phần nội dung này
hướng dẫn thao tác login vào hệ thống.

Nội dung hướng dẫn: Đăng nhập vào hệ thống.

Người sử dụng: Tất cả nhân viên.

Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên đăng nhập vào hệ thống với username và password hiện tại.

No# User Actions Actions Of Application


1 B1: Truy cập địa chỉ của phần mềm
B2: Nhập Username và Password
B3: Nhấn Log In để đăng nhập

+ User Name: Tên đăng nhập.
+ Password: Mật khẩu.
+ Forgot Password: Trường hợp quên mật khẩu thì nhấn vào đây để
thực hiện lấy lại mật khẩu.

Kết quả: Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống.
Lưu ý: nếu đăng nhập lần đầu chương trình xuất hiện màn hình chọn múi giờ người dùng. Múi giờ đề nghị là
Asian/SaiGon (GMT+7).


2.2 User Modifies
Thông tin người dùng bao gồm:
- Username: Tên đăng nhập.


- Password: Mật khẩu login vào chương trình.
- First Name: Họ.
- Last Name: Tên.
- Email
- Mobile
-…

Nội dung hướng dẫn: Chỉnh sửa thông tin người dùng.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên chỉnh sửa thông tin của mình trên hệ thống.



1 B1: Sau khi login xong, nhấn
vào link là tên người dùng ở
phía góc trên bên phải màn
hình đăng nhập.
B2: Nhập thông tin cần chỉnh
sửa.
B3: Nhấn Save.


Kết quả: Chỉnh sửa thông tin người dùng.

2.3 Home

Nội dung hướng dẫn: Cấu hình Trang chủ của người dùng.

Người sử dụng: Nhân viên.

Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên cấu hình Trang chủ của người dùng.



1 Cấu hình Trang Chủ
B1: Vào Sales  Home

B1:Nhấn Thêm Dashlets
để thêm các cửa sổ hiển thị
trong Trang Chủ.

B2: Nhấn để chọn những
Module, Biểu đồ, Công cụ ta
muốn hiển thị ra Trang
Chủ.
- Đối với tab web ta có thể
điền đường dẫn của một
trang web để hiển thị tại
Trang Chủ.


B3: Để Reset lại Cấu hình
của Module Trang chủ ta
nhấn vào tên người dùng
trên góc phải màn hình.

B4: Chọn Reset Home
Page.
B5: Nhấn Save.

Kết quả: Cấu hình thành công Trang chủ của người dùng.

2.4 Kỹ thuật sử dụng phần mềm cơ bản
- Để việc sử dụng phần mềm được dễ dàng và hiệu quả, bạn cần nắm được những kỹ thuật sử dụng phần mềm

2.4.1 Module
- Call, Meeting, Account… được gọi là module
Ví dụ để vào một module cuộc gọi bạn vào Activities  Calls.


Một module bao gồm các màn hình:
 Màn hình chính
 Màn hình edit
 Màn hình detail

2.4.2 Màn hình chính
- Là màn hình chứa danh sách các đối tượng (ví dụ đối tượng là sản phẩm thì chứa danh sách sản phẩm, đối tượng
là khách hàng thì chứa danh sách khách hàng) và khu vực tìm kiếm.


- Là màn hình xuất hiện khi vào một module, hoặc khi nhấn View + tên module.


2.4.3 Màn hình edit (màn hình chỉnh sửa, tạo mới)

- Màn hình edit được sử dụng để tạo mới một đối tượng hoặc để chỉnh sửa đối tượng đã được tạo.
- Ví dụ:


2.4.4 Màn hình detail (thông tin chi tiết):
- Màn hình detail được sử dụng để chứa thông tin của một đối tượng.


- Màn hình này xuất hiện sau khi tạo một đối tượng, hoặc khi nhấn vào tên của đối tượng trong màn hình List
view.


- Màn hình detail gồm 2 phần: thông tin cơ bản và thông tin hoạt động.
Ví dụ: nếu đối tượng là khách hàng (account)
Thông tin cơ bản bao gồm: họ tên, ngày tháng năm sinh, điện thoại, địa chỉ…
Thông tin hoạt động bao gồm: các hoạt động liên quan đến khách hàng đó:
 Các cơ hội mà khách hàng này đem lại


 Hoạt động chăm sóc liên quan đến khách hàng này…


Lưu ý: Trong thông tin hoạt động, có các subpanel.


2.4.5 Action
Trong một module sẽ có những thao tác chính:
 Thêm mới
 Xem danh sách
 Thêm từ file


Các thao tác được hiển thị trên thanh thao tác:

2.4.6 Last Viewed
Xem gần đây hiển thị những đối tượng bạn đang/ đã thao tác gần đây nhất.

2.4.7 Tìm kiếm toàn cục
Global Search sẽ tìm kiếm trong các module:
 Accounts
 Calls
 Cases
 Contacts
 Documents


 Leads
 Meetings
 Notes
 Opportunities

B1: Nhập thông tin cần tìm kiếm vào ô trên góc phải màn hình

B2: Nhấn Search.

2.4.8 Tìm kiếm trong module
Trong mỗi module có 2 cách tìm kiếm: tìm kiếm cơ bản, tìm kiếm nâng cao.


Mặc định khi vào một module sẽ xuất hiện màn hình tìm kiếm cơ bản, để chuyển qua màn hình tìm kiếm nâng
cao, nhấn Advanced Search.

Nếu đang ở màn hình tìm kiếm nâng cao, để quay về màn hình tìm kiếm cơ bản, nhấn Basic Search.


- Lưu ý: để reset lại danh sách sau khi tìm kiếm, nhấn sau đó nhấn

2.4.9 Select
- Ví dụ trong màn hình tạo Contact có field Account


Việc này giúp xác định người liên hệ/đại diện thuộc công ty/ khách hàng.
Để làm được điều này, bạn thực hiện như sau:

B1: Nhấn vào nút .
Lúc này sẽ có một cửa sổ mới (cửa sổ này còn được gọi là màn hình pop up) hiện ra.
B2: Trong màn hình pop up bạn nhấn vào tên account.


B3: Lúc này ở field Khách hàng, tên Khách hàng sẽ được điền.

B4: Nếu bạn muốn xoá tên khách hàng, bạn nhấn vào nút .
Áp dụng tương tự khi select ở subpanel.

2.4.10 Multi select
- Trong chương trình có những field cho phép lựa chọn nhiều giá trị (những field này thường xuất hiện trong khu
vực tìm kiếm).
Đối với những field này, để lựa chọn nhiều giá trị, bạn vừa nhấn phím Ctrl vừa nhấn chuột vào giá trị bạn muốn
chọn.


2.4.11 Kỹ thuật tìm kiếm cơ bản:
Khi tìm kiếm, nếu bạn không nhớ chính xác từ, bạn có thể thêm dấu % trước từ đó.
Lưu ý khi tìm kiếm mã, thì phải nhập chính xác mã mới tìm kiếm được.
Ví dụ, bạn không nhớ hết họ tên của khách hàng, mà chỉ nhớ tên khách hàng là Ngọc Hằng, thì bạn có thể nhập

2.4.12 Field Related to
Các field này xuất hiện trong các module Call, Meeting, Task…
Ví dụ thực hiện trong module Task

Chọn đối tượng liên quan đến tác vụ này. Ví dụ bạn xử lý hồ sơ của khách hàng  bạn nhấn nút sổ xuống và chọn
là Account. Sau đó bạn nhấn nút mũi tên để chọn Khách hàng này là khách hàng nào.

2.5 Import
SugarCRM hỗ trợ nhập dữ liệu từ file CSV (Comma Separated Values) cho những module như:
- Accounts.
- Contacts.
- Leads, Cases.


- Targets.
- Những hoạt động như: Calls, Meetings, Tasks, Note.
Lưu ý:
- Module Document (Tài Liệu) không có chức năng nhập dữ liệu (Import).
- Luôn phải import dữ liệu của Account trước rồi sau đó mới import Contact, Lead, dữ liệu khác.
- Phải chuẩn hóa file import trước khi thực hiện import (Bao gồm việc chuẩn hóa file excel và chuyển
file excel sang file txt).

Nội dung hướng dẫn: Thêm Dữ Liệu Từ File.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên nhập dữ liệu từ file CSV.


Chuyển file excel thành file txt để
import (Vì không thể import trực
tiếp file excel):
B1: Mở file excel bạn muốn import.
B2: Chọn Save as.


B3: Nhập tên file, chọn Save as Type
là Unicode Text.
B4: Nhấn Save.
B5: Nhấn Yes.

B6: Mở file txt vừa được tạo, nhấn
File, chọn Save as.


B7: Nhập tên file mới, chọn
Encoding là UTF-8.
B8: Nhấn Save.


1 Ví dụ thao tác trên module Khách
hàng (Các module còn lại thực hiện
tương tự.)
B1: Vào Sales  Accounts.

B2: Chọn Import Accounts.

B3: Nhấn Choose File để chọn file
cần nhập từ máy tính và check chọn
tạo thêm dữ liệu hoặc tạo mới dữ
liệu. Sau đó chọn Next.

B4: Nhấn vào nút View Import File


Propertives. Check chọn Header
Row.

B5: Nhấn Next.

B6: Sau đó tùy chỉnh các Trường dữ
liệu tương ứng với Dòng Tiêu Đề.
Nhấn Tới (đối với module Công Ty,
Khách Hàng )/ Nhấn Tiến Hành
Nhập Dữ Liệu (đối với các module
còn lại).


Lưu ý: Module Account còn có thêm
bước kiểm tra trùng.


B7: Nhấn Import Now.

- Bạn kéo tiêu chí kiểm tra trùng từ ô Fields to Check sang ô Available
Fields.


Kết quả: Import dữ liệu thành công.

2.6 Export
SugarCRM cho phép xuất tất cả trường dữ liệu ra file .CSV. Chúng ta có thể sử dụng MS Excel/Notepad/OpenOffice
để đọc file này.

Nội dung hướng dẫn: Xuất dữ liệu.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên Xuất dữ liệu ra file CSV.


1 Ví dụ thao tác trên module Khách
hàng:
B1: Vào Sales  Accounts. (các
module khác thực hiện tương tự)


B2: Check để chọn những dòng dữ
liệu (record) mà ta muốn xuất.

Ngoài ra bạn có thể chọn dấu sổ
xuống và chọn Select This Page
(chọn tất cả các dòng dữ liệu hiện ở
trang này), Select All (chọn tất cả
các dòng dữ liệu), Deselect All (bỏ
chọn tất cả các dòng dữ liệu).
B3: Nhấn Action Export.
B4: Lưu lại file vừa xuất ra. (Đối với
các module còn lại thì tương tự).


Mở tài liệu bằng excel và notepad
Khi xuất dữ liệu nếu nội dung có
chứa tiếng Việt thì sẽ gặp tình trạng
bị lỗi font khi mở file vừa xuất trong
Excel. Vì thế bạn thực hiện thêm
những bước sau:
B1: Click chuột phải vào file mới lưu,
chọn Open With, chọn Notepad.

B2: Tại màn hình Notepad, chọn
menu File, Save As.
+ File name: Account.xls
+ Save as type: All types
+ Encoding: UTF-8
B3: Nhấn Save.


Mở tài liệu bằng OpenOffice
B1: Mở openoffice.
B2: Chọn Spreadsheet.

B3: Chọn File  Open.


B4: Chọn file csv mới được save.
Nhấn Open.


B5: Trong phần Text Import:
+ Character set: Unicode (UTF-8).
+ Check chọn Comma

B6: Nhấn OK.


B7: Chọn File  Save As

B8:
+ File Name: Nhập tên file.
+ Save as type: Microsoft Excel
97/2000/XP (.xls) (*.xls)
Nhấn Save.

Kết quả: Xuất dữ liệu thành công ra file CSV.


2.7 Delete
- Thao tác xóa được thực hiện giống nhau trong các module.
- Ví dụ thực hiện sử dụng trong module Cuộc Gọi (Call)

Nội dung hướng dẫn: Xóa Cuộc Gọi.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên xóa thông tin một Cuộc Gọi.



1 B1: Check để chọn Call bạn muốn
xóa (có thể chọn 1 hoặc nhiều Call).

B2: Nhấn Action  Delete
Sẽ xuất hiện màn hình hỏi:

- OK: Xóa.
- Cancel: Không xóa.


Nếu đang ở màn hình detail của
Call bạn muốn xóa
Nhấn Delete.

Kết quả: Nhân viên có thể xóa Call.


2.8 Edit
- Thao tác sửa được thực hiện giống nhau tại tất cả module.

Nội dung hướng dẫn: Sửa thông tin Cuộc Gọi.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên sửa thông tin một Call (Cuộc Gọi).


1 Sửa Call:

B1: Nhấn button ở Call bạn
muốn sửa.
B2: Thay đổi thông tin mà bạn
muốn sửa.
B3: Nhấn Save.


Nếu đang ở màn hình detail.
Nhấn nút Edit.

Kết quả: Nhân viên có thể sửa Call.


3 Hướng dẫn chi tiết
3.1 Activities
3.1.1 Calendar
- Sử dụng lịch để xem trong ngày/tuần/ tháng/ năm bạn có cuộc gọi, cuộc hẹn, tác vụ nào.

Nội dung hướng dẫn: Xem lịch.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên xem lịch



Activities  Calendar.


1 Xem lịch theo ngày: Màn hình của Lịch theo ngày:

Bạn nhấn vào nút

Những tác vụ/cuộc gọi/cuộc họp của bạn sẽ được liệt kê cụ thể theo từng
giờ.


2 Xem lịch theo tuần/tháng: Những tác vụ/cuộc gọi/cuộc họp của bạn sẽ được liệt kê cụ thể theo từng
ngày.
Bạn nhấn vào nút hoặc
Màn hình Lịch theo tuần:

Màn hình lịch theo tháng:


3 Xem lịch theo năm Để xem công việc trong một ngày cụ thể, bạn nhấn vào ngày trong một
tháng.
Bạn nhấn vào nút


Kết quả: Nhân viên có thể xem lịch.

3.1.2 Calls
Module Call được sử dụng cho 2 mục đích:
- Lưu thông tin cuộc gọi đã nhận được: (ví dụ khách hàng gọi điện thoại đến để hỏi thông tin căn hộ)  Bạn
tạo mới một cuộc gọi có trạng thái là Held (đã thực hiện)và Inbound (từ bên ngoài gọi đến).


- Lưu thông tin cuộc gọi sẽ thực hiện: (ví dụ bạn lên kế hoạch ngày 20 sẽ gọi điện hẹn khách hàng lên bổ sung
hồ sơ)  Bạn tạo mới một cuộc gọi có trạng thái là planned (lập kế hoạch) và Outbound (gọi ra ngoài). Và khi
tới ngày 20, bạn thực hiện xong cuộc gọi này, bạn vào cuộc gọi chuyển trạng thái từ planned sang held để ghi
nhận cuộc gọi này đã hoàn thành.

Nội dung hướng dẫn: Thêm Call.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên vào trang cuộc gọi và thêm Call.



Vào Activities  Calls.

1 Thêm Call: Màn hình của Create Call:
B1: Chọn Log Call.

B2: Điền các thông tin.


- Các trường có dấu * là trường bắt buộc phải nhập thông tin vào.
- Còn những trường khác, những trường nào có thông tin thì nhập,
không thì có thể bỏ trống.
+ Subject: Chủ đề của cuộc gọi.
+ Status: Trạng thái của cuộc gọi (planned: lập kế hoạch, held: đã thực
hiện, not held: không thực hiện).
+ Start Date & Time: Ngày giờ bắt đầu thực hiện cuộc gọi.
+ Duration: Thời gian thực của cuộc gọi.
+ Related to: Chọn vấn dề liên quan đến cuộc gọi (account, contact …).
+ Reminder: Nếu bạn muốn hệ thống nhắc nhở cho bạn về thông tin
của cuộc gọi thì check vào checkbox này.
B3: Nhấn Save. + Description: Mô tả ngắn gọn về cuộc gọi.

Kết quả: Nhân viên có thể thêm Call.

3.1.3 Meetings
Module Meeting được sử dụng cho 2 mục đích:
- Lưu thông tin cuộc họp/cuộc gặp đã thực hiện: Bạn tạo mới một cuộc họp có trạng thái là held (Đã thực
hiện).


- Lưu thông tin cuộc họp/cuộc gặp sẽ thực hiện: Bạn tạo mới một cuộc họp có trạng thái là planned (lập kế
hoạch). Và khi tới ngày 20, bạn thực hiện xong cuộc họp này, bạn vào cuộc họp chuyển trạng thái từ planned
sang held để ghi nhận cuộc họp này đã hoàn thành.

Nội dung hướng dẫn: Thêm Meeting.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên thêm thông tin một Meeting.


Vào Activities  Meetings.

1 Thêm Meeting: Màn hình của Create Meeting:
B1: Chọn Schedule Meeting.



- Các trường có dấu * bắt buộc phải điền thông tin.
- Còn những trường khác, trường nào có thông tin thì điền, không thì có
thể bỏ trống và cập nhật sau.
+ Subject: Chủ đề của Meeting.
+ Status: Trạng thái của Meeting (planned: lập kế hoạch, held: đã
thực hiện, not held: không thực hiện).
+ Start Date: Ngày giờ bắt đầu thực hiện Meeting.
+ Duration: Khoảng thời gian của Meeting.
+ Related to: Chọn vấn dề liên quan đến Meeting (contact, account…).
+ Reminder: Nếu bạn muốn hệ thống nhắc nhở cho bạn về thông tin


của Meeting thì check vào checkbox này.
+ Description: Mô tả ngắn gọn về Meeting.
Mời họp:
- Bạn có thể mời một số người cùng tham gia buổi meeting này trong
phần Add Invitees.
B1: Điền thông tin 1 trong 3 trường: First Name, Last Name, Email và
nhấn Search.

B2: Sau khi Search, kết quả hiện thông tin bên dưới, bạn nhấn Add ở
người muốn mời.

B3: Danh sách những người tham gia buổi meeting sẽ được hiển thị ở
phần Scheduling.


+ Nếu muốn huỷ mời một người bất kỳ, bạn nhấn ở dòng có tên
người đó.
B4: Nhấn Send Invities.
B3: Nhấn Save.

Kết quả: Nhân viên có thể thêm Meetings.

3.1.4 Emails
Sử dụng module Emails để quản lý thư của bạn và một số tác vụ như check, soạn và gửi thư điện tử.


3.1.4.1 Email Config

Nội dung hướng dẫn: Cấu hình một tài khoản thư điện tử.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên vào trang thư điện tử đề cấu hình thư điện tử.

No # Acction Acction of application

1 Vào Activities  Emails.

2 Cấu hình tài khoản Emails: Màn hình của Settings:
B1: Nhấn button Settings.


B2: Nhấn tab Mail Accounts.
B3: Tại Mail Account nhấn Add.

B4: Nhập các thông tin vào.
B5: Nhấn Done.


không có có thể bỏ trống.


- Incoming Email:
+ Mail Account Name: Tên tài khoản của thư điện tử.
+ User Name: Tên người dùng.
+ Password: Mật khẩu của bạn.
+ Mail Server Address: Địa chỉ mail server mà bạn đang sử dụng (ở
đây nếu bạn của mail server do nhà cung cấp thì bạn nhập vào, nếu
không có bạn có thể sử dụng mail server của gmail hoặc yahoo).
+ Mail Server Protocol: chọn giao thức cho mail server (từ phiên bản
SugarCRM 5.5.0 chỉ hỗ trợ giao thức IMAP).
+ Use SSL: Nếu muốn sử dụng SSL thì check vào checkbox.
+ Mail Server Port: Cổng của mail server (tùy theo nhà cung cấp mà
bạn cần nhập đúng cổng).
+ Monitored Folders: Thư mục mà bạn muốn quản lý trong thư điện
tử.
+ Trash Folder: Nơi chứa những thư mà bạn đã xóa.
+ Sent Folder: Thư mục chứa thư đã gửi của bạn.
- Outgoing Email
+ From Name: Tên cho biết tên để gửi thư điện tử.


+ From Address: Địa chỉ thư điện tử để gửi.

Kết quả: nhân viên có thể tự cấu hình một tài khoản thư điện tử.

3.1.4.2 Tạo chữ ký
Nội dung hướng dẫn: Tạo chữ ký.

Người sử dụng : Nhân viên.

Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên tạo chữ ký.



2 Cấu hình tài khoản Emails: Màn hình của Settings:
B1: Nhấn button Settings.
B2: Trong màn hình Settings, bạn nhấn
vào nút Create phần Signatures.


B3: Màn hình tạo chữ ký hiện ra. Bạn
nhập thông tin cần thiết.

+ Name: tên của chữ ký.
+ Signature: nội dung chữ ký.


Để hiển thị logo của công ty, bạn nhấn vào biểu tượng .

+ Image URL: link chứa logo (Ví dụ: http://sugarcrm.com.vn/wp-
content/themes/sugar2/images/logo.jpg)
+ Border: Có kẻ khung cho logo hay không? (Ví dụ: Border =1)
Nhấn Insert để insert logo.


B4: Nhấn Save.
B5: Ở màn hình Settings, nhấn Done.
Lưu ý: sau khi tạo chữ ký, bạn nhấn F5
để reload lại page thì thiết lập mới có
hiệu lực.

Kết quả: nhân viên có thể tạo chữ ký.


3.1.4.3 Check, Compose and Send Email

Nội dung hướng dẫn: Xem, viết và gửi thư điện tử.

Người sử dụng : Nhân viên

Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên vào trang thư điện tử đề cấu hình thư điện tử



2 Check Emails: Màn hình cho phép đọc thư điện tử
Từ màn hình chính của Emails nhấn
vào thư mà bạn muốn đọc.


3 Soạn và gửi Emails: Màn hình chính của Emails:
B1: Nhấn button Compose.


B2: Nhập các thông tin và soạn nội Màn hình của Compose:
dung của thư.
B3: Nhấn button Send để gửi thư
đi.

Kết quả: nhân viên có thể check, soạn và gửi Emails.

3.1.5 Tasks
Module Task được sử dụng cho:
- Lưu thông tin việc bạn phải làm (tác vụ có thể diễn ra trong một ngày hoặc kéo dài trong nhiều ngày): ví dụ
bạn lên kế hoạch ngày 20 sẽ làm báo cáo, thống kê  Bạn tạo mới một tác vụ có trạng thái là not started (chưa
bắt đầu). Và khi tới ngày 20, bạn chuyển trạng thái tác vụ là in progress (đang tiến hành), và khi bạn đã hoàn
thành xong tác vụ, bạn chuyển trạng thái thành completed (Hoàn tất).


Nội dung hướng dẫn: Thêm Tasks.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên thêm Task.


Vào Activities  Tasks.

1 Thêm Task: Màn hình của Create Task:
B1: Chọn Create Task.




B3: Nhấn Save. - Còn những trường khác, trường nào có thông tin thì điền, không thì có
+ Subject: Tên task.
+ Status: Trạng thái của task (not started, in progress, completed …).
+ Due Date: Ngày kết thúc task.
+ Start Date: Ngày bắt đầu thực hiện task.
+ Related to: Xem xét task liên quan tới cái gì như (account, contact…).


+ Priority: Tầm quan trọng của task (high, medium, low).
+ Description: Mô tả ngắn gọn về task.

Kết quả: Nhân viên có thể thêm Task.

3.1.6 Notes
Lưu ý: Note không chịu ảnh hưởng của phân quyền, vì thế mọi user đều xem được thông tin của Note.

Nội dung hướng dẫn: Thêm Notes.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên thêm Note.


Vào Activities  Notes


1 Thêm Note: Màn hình của Create Note:
B1: Chọn Create Note or
Attachment.

B3: Nhấn Save.

+ Related to: Chọn đối tượng liên quan tới Note (Accounts, Contact,
Lead, Contract…).
+ Subject: Tiêu đề của Note.
+ Attachment: Chọn tập tin đính kèm theo ghi chú này.

Kết quả: Nhân viên có thể thêm Note.


3.2 Sales

3.2.1 Accounts
- Module Account được sử dụng để lưu trữ thông tin khách hàng, công ty, tổ chức.

Nội dung hướng dẫn: Thêm Accounts.

Người sử dụng: Nhân viên Sales.

Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên vào thêm account thành thạo



Vào Sales  Accounts.

1 Thêm Account: Màn hình của Create Account:
B1: Chọn Create Account.

B3: Nhấn Save.


+ Name: Nhập tên account.
+ Industry: chọn ngành nghề của account.
+ Member of: chọn công ty mà account này thuộc về (nếu có).
+ Assigned to: nhân viên quản lý/chăm sóc account này. Mặc định là
người tạo account.

Kết quả: Nhân viên có thể thêm Accounts.

3.2.2 Contacts
- Module Contact lưu trữ thông tin của người liên hệ.

Nội dung hướng dẫn: Thêm Contact.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên thêm một Contact.



Vào Sales  Contacts.


1 Thêm Contact: Màn hình của Create Contact:
B1: Chọn Create Contact.

B3: Nhấn Save.

- Còn những trường khác, trường nào có thông tin thì điền, không thì


có thể bỏ trống và cập nhật sau.
+ Last Name: Nhập tên của Contact.
+ Title: Chức vụ của Contact.
+ Department: Phòng ban của Contact.
+ Accout Name: Nhập tên account (công ty, merchant) liên quan tới
liên lạc.

Kết quả: Nhân viên có thể thêm Contact.

3.2.3 Leads
- Sử dụng Lead để lưu thông tin khách hàng tiềm năng.

Nội dung hướng dẫn: Thêm thông tin Lead.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên thêm, convert thông tin một Lead.



Vào Sales  Leads

1 Thêm Lead Màn hình chính thêm Lead mới.
B1: Chọn Create Lead.

B2: Điền các thông tin
B3: Nhấn Save.


không thì có thể bỏ trống.
+ Last Name: Nhập tên của Lead.
+ Title: Chức vụ của Lead.
+ Department: Phòng ban Lead làm việc.
+ Primary & Other Address: địa chỉ chính và địa chỉ khác. Để copy
other address từ primary address, check chọn “Copy address from
left”.
+ Status:
- New: khách hàng tiềm năng mới, chứa giao cho nhân viên sale
nào quản lý
- Assigned: vừa mới phân công cho nhân viên sale.
- In process: đang trong giai đoạn chăm sóc.
- Converted: đã được chuyển thông tin qua module Account.
- Recycled: hiện tại khách hàng này chưa tạo ra cơ hội, thông tin
khách hàng sẽ được sử dụng cho lần marketing tiếp theo.
- Dead: không tạo ra cơ hội.
+ Status description: Mô tả ngắn gọn cho status của lead.
+ Lead Source: khách hàng biết đến công ty theo nguồn.
 Cold Call: Gọi điện.


 Existing Customer: Khách hàng hiện tại.
 Self Generated: Khách tự tìm đến.
 Employee: Nhân viên.
 Partner: Đối tác.
 Public Relations: Bản tin.
 Direct Mail: Gửi thư.
 Conference: Hội thảo.
 Trade Show: Hội chợ.
 Website: Website.
 Word of mouth: Truyền miệng.
 Email: Email.
 Campaign: Chiến dịch.
 Other: Khác.
+ Campaign: lead này có được từ chiến dịch nào.
+ Referred by: Nhập thông tin của người đã giới thiệu lead này cho
bạn.

4 Convert Lead:
B1: Trong màn hình danh sách Lead, Màn hình convert Lead:
nhấn vào tên của Lead muốn convert.


B2: Trong màn hình chi tiết của Lead,
bạn nhấn nút Convert Lead.

+ Create Contact: Điền thông tin để convert sang Contact.
+ Create Account: Để convert sang Account có 2 cách.
1. Tạo mới thông tin account, bằng cách điền các thông tin như
trong hình:


2. Bỏ dấu check ở ô Create Account OR Select Account. Nhấn nút
mũi tên, màn hình danh sách Account hiện ra, bạn chọn Account.

Màn hình sẽ thông báo tạo thành công Contact:

B3: Nhấn Save.

Kết quả: Nhân viên có thể thêm convert thông tin Lead.

3.2.4 Opportunities
- Module Opportunities để lưu trữ thông tin cơ hội, đánh giá một khách hàng tiềm năng.


- Opportunities đánh giá một cơ hội bán hàng với các giai đoạn kinh doanh ví dụ như: đánh giá chất lượng, kết
thúc thành công, kết thúc thất bại.
- Dựa vào các giai đoạn kinh doanh, hệ thống có thể đánh giá khả năng thành công của một cơ hội. Ví dụ ở
giai đoạn proposal (đề xuất) thì khả năng là 65%, còn giai đoạn (thương lượng) thì khả năng tăng lên 80%.

Nội dung hướng dẫn: Thêm Opportunities.

Người sử dụng: Nhân viên Sales, Marketing.

Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên vào thêm thông tin Opportunity thành thạo.



Vào Sales  Opportunities.


1 Thêm Opportunity: Màn hình của Create Opportunity:
B1: Chọn Create Opportunity.

B3: Nhấn Save.

- Còn những trường khác, những trường nào có thông tin thì nhập, không
thì có thể bỏ trống.
+ Opportunity Name: Nhập tên cơ hội.
+ Account Name: chọn tên của account liên quan đến cơ hội này.
+ Expected Close Date: ngày dự kiến cơ hội kết thúc.
+ Opportunity Amount: giá trị ước lượng cho cơ hội này.
+ Type: lựa chọn cơ hội này đến từ khách hàng đang có hay khách hàng
tiềm năng.
+ Sale stage: giai đoạn kinh doanh. Tương ứng với mỗi giai đoạn kinh


doanh field Probability (phần trăm thành công) sẽ được tự động tính phần
trăm.
 Prospecting: đây là giai đoạn đầu tiên trong một quy trình sale. Nó
cho biết đây là một cơ hội mới và cần được đánh giá bởi nhân viên
sale.
 Qualification: đây là giai đoạn mà người nhân viên sale tiếp xúc với
khách hàng để xác định xem đây có phải là một cơ hội hay không?
 Need Analysis: Nhân viên sale tìm hiểu các vấn đề liên quan đến
khách hàng (tìm hiểu xem khách hàng có hứng thú với sản phẩm
hoặc dịch vụ)
 Value Propostion: Nhân viên sale ánh xạ sản phẩm và dịch vụ của
công ty với những vấn đề của khách hàng và vạch ra giải pháp.
 Id Decision Maker: Nhân viên sale xác định yếu tố quyết định để
kết thúc cơ hội (tìm ra được giải pháp kết hợp giữa sản phẩm và
dịch vụ của công ty với các vấn đê của khách hàng).
 Perception Analytics: nhân viên sale phân tích nhận thức khách
hàng về giải pháp của công ty, để chuẩn bị cho báo giá.
 Proposal/Price Quote: nhân viên sale cung cấp bảng đề nghị/báo
giá cho khách hàng.
 Negotiation/Review: nhân viên sale thương lượng, đàm phán với
khách hàng
 Closed Won: cơ hội kết thúc thành công.
 Closed Lost: cơ hội kết thúc thất bại


+ Lead source: Kênh thông tin mà khách hàng biết tới sản phẩm của
công ty.
+ Campaign: cho biết chiến dịch nào đã đem về cơ hội này. (nếu có)
+ Assigned to: nhân viên tiếp nhận cơ hội, mặc định là người tạo cơ hội.

Kết quả: Nhân viên có thể thêm Opportunities.

3.3 Marketing
Chiến dịch marketing cho một dự án bao gồm những loại sau:
 Email
 Newsletter
 Loại khác
- Đối với các chiến dịch marketing liên quan đến email, trước khi bạn tạo chiến dịch, bạn cần tạo danh sách
target chứa thông tin của những người sẽ nhận email.


- Target: chứa thông tin của từng cá nhân (họ tên, địa chỉ email, điện thoại) không bao gồm Contact, Lead
- Target list: chứa danh sách target, contact, lead, user của một chiến dịch marketing.
- Quy trình tạo chiến dịch email


1.1.1 Targets
Lưu ý: Target là một đối tượng độc lập, không có kết nối với Contact và Lead. Vì thế nếu bạn có ý định gửi mail
marketing cho Contact và Lead đã có, bạn có thể bỏ qua bước này.

Nội dung hướng dẫn: Thêm thông tin Target.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên thêm thông tin Target.


Vào Marketing  Targets. Màn hình chính của Targets:


1 Thêm Target: Màn hình của Create Target:
B1: Chọn Create Target.

B2: Nhập các thông tin.
B3: Nhấn Save.

- Các trường có dấu * là trường bắt buộc phải nhập thông tin vào,
không được bỏ trống


+ Last Name: Tên target.
+ Copy address from the left: Nhấn dấu check thì địa chỉ bên
Primary sẽ được copy sang địa chỉ Alternate.
+ Email address: Nhập địa chỉ email của target. Nếu người này có
nhiều email, bạn nhấn vào nút .

Kết quả: Nhân viên có thể thêm Target.

1.1.2 Target Lists
- Target List ngoài mục đích lưu trữ danh sách để gửi email marketing.

Nội dung hướng dẫn: Thêm thông tin Danh Sách Mục Tiêu.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên thêm thông tin của Target List.



Vào Marketing  Target Lists

1 Tạo Target List:
B1: Chọn Create Target List.

B2: Nhập các thông tin.
+ Type:


 Default: Danh sách những người là mục tiêu của chiến dịch, và
nhận email của chiến dịch.
 Seed: Danh sách những người cần được thông báo khi email
campaign được gửi. Họ sẽ nhận được bản sao của email.
 Test: Danh sách những người kiếm tra email hiển thị trên màn
hình email client như thế nào trước khi gửi nó cho danh sách
default.
 Suppression List: Danh sách những người mà bạn muốn loại trừ
khỏi danh sách người nhận. Về cơ bản, đây là những người mà
chọn opt out khi nhận email tiếp thị.

B3: Nhấn Save.
B4: Trong màn hình chi tiết của Target
List. Bạn kéo xuống phần Target/
Contacts/ Leads/ Users/ Accounts, bạn
nhấn nút chọn để chọn các đối tượng
thuộc danh sách này.


Kết quả: Nhân viên có thể thêm Target List.

3.3.1 Campaign Email

3.3.1.1 Email Template
- Email mẫu được sử dụng cho việc gửi mail hàng loạt.
- Cùng một nội dung email sẽ được gửi cho một danh sách được định sẵn trước, và các biến được chèn vô nội dung
tượng trưng cho những giá trị động (ví dụ tên khách hàng).

Nội dung hướng dẫn: Thêm Email mẫu cho Chiến Dịch.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên thêm, xóa, sửa thông tin 1 emai template cho chiến dịch.


Vào Marketing  Campaigns.


1 Thêm Email mẫu: Màn hình Create Email Template:
B1: Chọn Create Email Template.

B2: Điền các thông tin cần thiết.

- Các trường có dấu * bắt buộc phải điền thông tin
- Còn những trường khác, trường nào có thông tin thì điền, không có
thì bỏ trống và cập nhật sau.
+ Name: Tên của Email Template.
+ Description: Mô tả ngắn gọn nội dung của Email Template.
+ Insert Variable: Thông tin của những người cần gửi.
Ví dụ bạn tạo email mẫu để gửi cho các Target, đầu tiên bạn nhấn nút
sổ xuống và chọn Contact/Lead/Target, sau đó chọn biến cần chèn (ví


dụ tên của mục tiêu: Name), rồi nhấn nút Insert.

B3: Nhấn Lưu.
+ Subject: Tiêu đề của Email Template.
+ Body: Viết nội dung của Email Template.

Kết quả: Nhân viên có thể thêm Email Template.

3.3.1.2 Email Setup for Campaign
- Lưu ý: để gửi mail thì người quản trị phải thiết lập email trong phần Admin.

Nội dung hướng dẫn: Setup email cho chiến dịch.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên thiết lập email cho chiến dịch.



B1: Chọn Set Up Email

+ From Name: Tên người gửi.
+ Mail Transfer Agent: Trong danh sách sổ xuống, chọn giao thức gửi
mail. Mặc định là giao thức SMTP.
+ From Address: Địa chỉ gửi mail.
Tên, địa chỉ, mail transfer agent ở màn hình này ánh xạ từ giá trị mặc định
được thiết lập ở trang Email Settings.
+ SMTP Server: Tên SMTP Server.
+ Use SMTP Authentication: Sử dụng chứng thực SMTP. Check vào tùy
chọn này, nhập tên email và password vào 2 ô xuất hiện bên dưới.


+ Enable SMTP over SSL or TLS: chọn SSL hoặc TLS từ danh sách sổ
xuống.
+ Number of emails sent per batch: Nhập số lượng email trong mỗi lần
gửi hàng loạt.
+ Keep copies of campaign messages: mặc định là No. Nếu chọn No thì
chỉ lưu trữ mẫu thông điệp của chiến dịch và các giá trị cần thiết để tái tạo
thông điệp. Nếu chọn Yes thì nó sẽ lưu một bản sao của tất cả email được
gửi trong tất cả các chiến dịch trong cơ sở dữ liệu. Điều này đòi hỏi không
gian lưu trữ và khiến cho việc sử dụng bị chậm lại. Vì thế khuyến khích
chọn No.

B2: Nhấn Next.

Nếu muốn tạo tài khoản mail xử lý mail trả về, bạn nhấn Create New Mail
Account.


+ Mail Account Name: Tên tài khoản của thư điện tử.
+ User Name: Tên người dùng.
+ Password: Mật khẩu của bạn.
+ Mail Server Address: Địa chỉ mail server mà bạn đang sử dụng (ở đây
nếu bạn của mail server do nhà cung cấp thì bạn nhập vào, nếu không có
bạn có thể sử dụng mail server của gmail hoặc yahoo).
+ Mail Server Protocol: chọn giao thức cho mail server (từ phiên bản
SugarCRM 5.5.0 chỉ hỗ trợ giao thức IMAP).
+ Use SSL: Nếu muốn sử dụng SSL thì check vào checkbox.
+ Mail Server Port: Cổng của mail server (tùy theo nhà cung cấp mà bạn
B3: Nhấn Next. cần nhập đúng cổng).
+ Monitored Folders: Thư mục mà bạn muốn quản lý trong thư điện tử.


B4: Nhấn Save.

Kết quả: Nhân viên có thể thêm thiết lập email cho chiến dịch.

1.1.2.1 Campaign
- Bạn có thể tạo ra một chiến dịch bằng cách chọn Campaign Classic hoặc Campaign Wizard. Nếu bạn chọn
Campaign Classic để tạo chiến dịch, bạn đang tạo ra một chiến dịch nhưng không hoàn thiện những tác vụ
liên quan ví dụ như định rõ cấu hình email. Còn nếu bạn chọn Campaign Wizard, nó cho phép bạn tạo ra
chiến dịch cũng như hoàn tất các tác vụ liên quan.


Nội dung hướng dẫn: Thêm Campaigns.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên thêm 1 Campaigns.




1 Thêm Campaigns theo qui trình:
B1: Chọn Create Campaign
(Wizard).

B2: Chọn Trường cần tạo gồm:
Newsletter, Email, Non-email
based Campaigns.
B2: Nhấn Start.



- Còn những trường khác, những trường nào có thông tin thì nhập, không
thì có thể bỏ trống.
+ Name: Tên Campaign.
+ Status: Tình trạng của Campaign.
+ Start Date: Ngày bắt đầu thực hiện Campaign này.
+ End Date: Ngày kết thúc thực hiện Campaign này.


+ Description: Mô tả ngăn gọn về thông tin của Campaign.
+ Assigned to: Người quản lý campaign này.

B4: Nhấn Next.

+ Budget: Ngân sách dành cho Campaigns này.
+ Actual Cost: Chi phí thực tế của Campaigns.
+ Expected Revenue: Doanh thu dự kiến thu được từ Campaigns này.
+ Expected Cost: Chi phí dự kiến của Campaigns.
+ Objective: Đối tượng của Campaigns này.


+ Tracker name: Tên bộ theo dõi lỗi
+ Tracker URL: Nhập tracker url (ví dụ: www.sugarcrm.com.vn)
- Nhấn Create Tracker để tạo bộ theo dõi lỗi.

B6: Nhấn Next.


B7: Điền các thông cần thiết.

B8: Nhấn Next.


B9: Chọn Target List bằng 1 trong - Còn những trường khác, những trường nào có thông tin thì nhập, không
2 cách: thì có thể bỏ trống.
- Nhấn Select ở phần Use + Name: Tên của email tiếp thị.
existing Target List để + Status: Trạng thái của email tiếp thị (Active, Inactive, none).
chọn Target List (Danh sách
những khách hàng sẽ nhận + Use Mail Account: Chọn tài khoản email để gửi thư.
được email tiếp thị)đã có. + Start Date & Time: Ngày giờ bắt đầu để gửi thư.
- Tạo mới Target List bằng
+ From Name: Tên của người gửi.
cách nhập tên ở field
TargetList Name, và chọn loại + From Address: Địa chỉ Email của người gửi.
ở field Target List Type, ròi + Reply-to Name: Tên của người trả lời.
nhấn Create.
+ Reply-to Address: Email nhận lại Email phản hồi từ mục tiêu.
+ Send this Message to: Check vào checkbox để gửi thư cho toàn bộ
mục tiêu muốn gửi thư.
+ Mail template: Có hai lựa chọn: chọn email mẫu có sẵn, hoặc tạo email
mẫu mới.

B10: Nhấn Save and Continue để
tiếp tục để thiết lập email
marketing.


B11: Nhập các thông tin để thiết
lập email tiếp thị.

- Nếu bạn muốn kiếm tra email được thể hiện như thế nào. Bạn nhấn
vào nút , lúc này chương trình sẽ gửi email cho target list có
type = Test nằm trong danh sách Target List.
- Nếu bạn muốn gửi email, bạn nhấn vào nút , email sẽ
được gửi vào hàng đợi, và trong những thời điểm nhất định, email sẽ
B12: Nhấn Next. được gửi đi.
B13: Lúc này trong màn hình
summary thể hiện các thông tin


tổng quan của campaign vừa mới
tạo.

2 Tạo Campaigns thông thường. Màn hình của Create Campaigns (Classic):
B1: Chọn Create Campaigns
(Classic).



B3: Nhấn Save.



+ Name: Tên Campaigns.
+ Status: Campaigns này đang ở trong tình trạng nào (đang lập kế
hoạch, hoàn thành...).
+ Start Date: Ngày bắt đầu thực hiện Campaignsnày.
+ End Date: Ngày kết thúc thực hiện Campaigns này.
+ Type: Loại của Campaigns.
+ Currency: Tiền tệ sử dụng cho Campaigns.
+Budget: Số tiền dành cho Campaigns này.
+ Actual Cost: Số tiền thực tế dành cho Campaigns.
+ Expected Revenus: Dự kiến số doanh thu sẽ thu được từ Campaigns
này.
+ Expected Cost: Số chi phí dự kiến bỏ ra cho Campaigns.
+ Objective: Đối tượng của Campaigns này.
+ Description: Mô tả ngăn gọn về thông tin của Campaigns.


3 Xem kết quả gửi email
B1: Ở màn hình chính của
Campaign, chọn chiến dịch bạn
muốn xem kết quả.
B2: Trong màn hình chi tiết của
chiến dịch, nhấn nút View Status.

- Trong phần Campaign
Response by Recipient
Activity cho bạn thấy được
kết quả gửi mail tổng quan.


+ Message Sent: số email đã gửi.
+ Invalid Email: Số email lỗi.

Kết quả: Nhân viên có thể thêm Campaigns.

1.1.3 ROI (báo cáo hiệu quả của Campaign)
Nội dung hướng dẫn: Xem hiệu quả của campaign.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên xem hiệu quả của campaign.

No # Action Acttion of application

1 Vào Marketing  Campaign.

2 Xem hiệu quả của chiến dịch:
B1: Chọn một Campaign bạn muốn
xem.


B2: Trong màn hình chi tiết nhấn
button View ROI.

Kết quả: Nhân viên có thể xem được hiệu quả của Campaign.

3.4 Support
3.4.1 Cases
- Sử dụng module Cases để ghi nhận các vụ việc, vấn đề liên quan đến sản phẩm được báo cáo bởi nhân viên
và khách hàng.


- Sau khi bạn tạo vụ việc, bạn có thể liên kết nó với các Bug (lỗi) liên quan.

Nội dung hướng dẫn: Thêm Cases.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên thêm một Case.


Vào Support Cases.


1 Thêm Cases Màn hình của Create Case:
B1: Chọn Create Case.

B4: NhấnSave.

- Còn các trường khác, trường nào có thông tin thì điền, không thì có thể
bỏ trống và cập nhật sau.
+ Priority: Tầm quan trọng của Case.
+ Status: Tình trạng của Case.
+ Account: Chọn tài khoản cho Case.


+ Type: Loại của Case.
+ Subject: Tiêu đề của Case.
+ Description: Mô tả ngắn gọn thông tin của Case.
+ Resolution: giải pháp để giải quyết Case.

Kết quả: Nhân viên có thể thêm Case.

3.4.2 Bug Tracker
Nội dung hướng dẫn: Thêm Bug Tracker.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên thêm một Bug Tracker.



Vào Support Bug Tracker

1 Thêm Bug Tracker: Màn hình chính của Create Bug:
B1: Chọn Create Bug.
B2: Điền đầy đủ thông tin.
B3: Nhấn Save.


Kết quả: Nhân viên có thể thêm Bug Tracker.


3.5 Collaboration
3.5.1 Projects
- Sử dụng module Project để lưu thông tin một dự án.

Nội dung hướng dẫn: Thêm Projects.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên thêm, xóa, sửa thông tin một Project.


Vào Collaboration  Projects.

1 Thêm Project: Màn hình của Create Project:
B1: Chọn Create Project.


B3: Nhấn Save.

+ Name: tên dự án.
+ Status: tình trạng dự án. Draft (Nháp), In review (Đang bàn thảo),
Published (Có hiệu lực)
+ Thời hạn của dự án bao gồm ngày bắt đầu, ngày kết thúc.

Kết quả: Nhân viên có thể thêm Projects.

3.5.2 Documents


Nội dung hướng dẫn: Thêm thông tin của Document.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên thêm thông tin của một Document.


Vào Collaboration  Documents.

1 Thêm Documents: Màn hình của Create Document:
B1: Chọn Create Document.


B3: Nhấn Save.

+ Document Name: Tên của tài liệu. Ví dụ: Báo cáo doanh thu trong


tháng.
+ File Name: Chọn tập tin liên quan đến tài liệu.
+ Revision: Phiên bản của tài liệu
+ Category: Chọn danh mục cho tài liệu ( tiếp thị, bán hàng …)
+ Document Type: Chọn loại tài liệu (Trộn mail, bản quyền …).
+ Status: Chọn trạng thái cho tài liệu (hoạt động, bản thảo…).
+ Publish Date: Ngày tài liệu được phát hành.
+ Expiration Date: Ngày tài liệu hết hạn.
+ Related Document: Chọn tài liệu liên quan đến tài liệu này.
+ Description: Mô tả ngắn gọn về tài liệu.

Kết quả: Nhân viên có thể thêm Document.

4 Hướng dẫn mở rộng
4.1 Xem lịch giữa các nhân viên
Nội dung hướng dẫn: Xem lịch.



Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên xem lịch


Activities  Calendar.


1 Xem lịch giữa các nhân viên

B1: Nhấn vào nút
B2: Nhấn nút Edit ở góc phải.

B3: Click chọn nhân viên muốn xem
lịch (nhấn Ctrl để chọn nhiều nhân
viên).

B4: Nhấn Select.

Màn hình kết quả:


Lưu ý: khi xem task giữa các nhân viên, chỉ xem được theo tuần.

Kết quả: Nhân viên có thể xem lịch.

4.2 Thay đổi nhanh status sang held
- Thực hiện cho các module Calls, Meetings, Tasks.

Nội dung hướng dẫn: Thêm Meeting.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên thêm thông tin một Meeting.


Ví dụ thực hiện trên Meetings, các
module còn lại thực hiện tương tự.
Vào Activities  Meetings.


Những meeting có status là plan
(lên kế hoạch) mà chưa thực hiện
thì ở ngoài danh sách có nút close.
Sau khi meeting được thực hiện, bạn
có chuyển status của meeting đó
thành held bằng cách nhấn vào nút
close, mà không cần vào sửa
meeting đó.

Kết quả: Chuyển nhanh status.

4.3 Tùy biến listview
Nội dung hướng dẫn: tùy biến listview.


Mục tiêu: Hướng dẫn nhân viên tùy biến listivew.



Ví dụ hướng dẫn sử dụng trong
module Account. (Các module khác
thực hiện tương tự)
Vào Accounts.


1 B1: Vào Advanced search.

B2: Trong màn hình Advanced
Search, nhấn vào chữ Layout
option.


- Display columns: là những giá trị được hiển thị trong phần listview.


- Thay đổi các giá trị được hiển thị
 Chọn giá trị muốn ẩn ở cột display columns (có thể chọn nhiều giá
trị cùng lúc), rồi nhấn nút
 Chọn giá trị muốn hiện ở cột Hide columns (có thể chọn nhiều giá
trị cùng lúc), rồi nhấn nút
- Order by column & Direction: sắp xếp theo giá trị nào và thứ tự
nào.
Ví dụ: Order by column: Name, Direction: Ascending.


Như vậy giá trị của listview sẽ được sắp thứ tự tăng dần theo giá trị của
cột Name.

Kết quả: Nhân viên có thể tùy biến listview.


Hướng dẫn sử dụng SugarCRMCE

More Related Content

What's hot (19)

Similar to Hướng dẫn sử dụng SugarCRMCE (20)

More from OnlineCRM - Phần mềm CRM chuyên sâu theo ngành (20)

Hướng dẫn sử dụng SugarCRMCE