Informatiebeheer in de cloud- VUB-cava
0 likes164 views
This document discusses information management in the cloud at VUB University. It describes how the university transitioned to using Office 365 tools like OneDrive, SharePoint, and Teams between 2016-2020. During the COVID lockdown in early 2020, Teams became very popular for online classes and meetings. However, this led to information being stored in multiple places like SharePoint sites and Teams. The document outlines issues like a lack of unified information storage, practical challenges in moving files between systems, and questions around using chat messages and recordings as official records. It emphasizes the need for clear policies, training, and governance when using these cloud-based tools for work.
Informatiebeheer in de cloud- VUB-cava
- 1. Informatiebeheer in de Cloud Ward Vansteenkiste Informatie aan Zee, 14 oktober 2021
- 2. Office 365 @ VUB 2016-2019 ▪ OneDrive (persoonlijk documentbeheer) ▪ SharePoint Online (documentbeheer op dienstniveau) ▪ Afsprakenkader: ▪ Verantwoordelijkheden ▪ Gebruikers en gebruikersgroepen ▪ Opbouw teamsite ▪ Mappen- en Rechtenstructuur ▪ Naamgeving ▪ Metadata CAVA: ondersteuning en begeleiding van
- 3. SharePoint Online @ VUB ▪ 1 Teamsite ▪ 1 Communicatiesite ▪ Projectsites Dienstniveau ▪ Library ▪ Mappenstructuur SharePoint-teamsite
- 4. Maart 2020
- 5. Globale Lock Down VUB ICT-dienst:
- 6. Teams – Succesverhaal ▪ Online infodagen ▪ Webinars ▪ Groepswerken studenten ▪ Sessies studietraject-begel eiding ▪ Mondelinge examens ▪ Digitale Summer School ▪ Cantussen
- 7. Teams = ???
- 9. Issue: Informatie = op één plaats
- 10. Issue: Informatie = verspreid SHAREPOINT-SITES TEAMS SHAREPOINT-SITES TEAMS PRIVATE KANALEN SHAREPOINT-SITES
- 11. Issue: Beleidsmatige aanpak SHAREPOINT-SITE BEHEREN VAN DOCUMENTEN “KLASSEMENT” TEAMS SHAREPOINT-SITE TIJDELIJK DELEN VAN EN SAMENWERKEN AAN DOCUMENTEN TEAMS PRIVATE KANALEN SHAREPOINT-SITES VERMIJDEN
- 12. Issue: Praktisch ‛Aanmaken van een snelkoppeling in Teams naar een SharePoint library: 1. Ga in Teams naar het gewenste kanaal 2. Klik bovenaan op het tabblad "+ Add Cloud Storage“ 3. Selecteer SharePoint Online en kies de SPO-site van je dienst 4. Selecteer de gewenste library 5. Klik op "Add folder“ ‛Verplaatsen van documenten van Teams naar een SharePoint library: 1. Selecteer het document dat je wil verplaatsen 2. Klik op "..." bij het geselecteerde document 3. Selecteer "Move“ 4. Selecteer de aangemaakte snelkoppeling en browse verder tot aan de map waarin je het document wil bewaren. 5. Klik op "Move"
- 13. Issue: Alternatief SHAREPOINT-SITE TEAMS SHAREPOINT-SITE TEAMS PRIVATE KANALEN SHAREPOINT-SITES ▪ Mappenstructuur: hoofdmappen = kanalen ▪ Rechtenbeheer in Teams vs. in SharePoint
- 14. New Kids on the Block? Chatberichten Opnames videocalls 🡪 Vervanging van officiële notulen? 🡪 Bewaartermijnen?
- 15. Slotbemerkingen ▪ Afstemming diverse stakeholders (ICT, DPO, HR, MARCOM, enz.) ▪ Duidelijkheid voor gebruikers Eenduidig beleid ▪ Begeleiding ▪ Opzetten en organiseren (cf. afsprakenkader) ▪ Opleiding ▪ Beheerders (rechtenbeheer!!) ▪ Gebruikers SharePoint-teamsites
- 16. MS VIVA la diva?