INTERVIEWING SKILLS with Bagoes Soehariadji.ppt
- 1. TEKHNIK WAWANCARA BERBASIS PERILAKU BEHAVIOR EVENT INTERVIEW
- 2. MENYELARASKAN STRATEGI BISNIS DAN KEMAMPUAN KARYAWAN
- 3. SASARAN MODUL DIHARAPKAN PESERTA MAMPU : 1. Mengerti dan memahami hubungan antara strategi bisnis dan kompetensi 2. Mengerti dan memahami pentingnya kompetensi untuk mendeteksi performance karyawan
- 4. STRATEGI BISNIS Merupakan karakteristik perusahaan anda dalam menjalankan strategi, mengoperasikan, melayani pasar dan memperlakukan karyawan Seperti orang, perusahaan juga punya kepribadian dan gaya. Perusahaan bisa tumbuh dan berkembang, namun karakter dasar tidak bisa berubah
- 5. STRATEGI BISNIS 3 GAYA STRATEGI 1. PRODUCT LEADERSHIP – LEADING – EDGE PRODUCTS 2. OPERATIONAL EXCELLENCE – LOW COST, RELIABLE, EASY TO USE PRODUCT OR SERVICES 3. CUSTOMER INTIMACY – HIGHLY CUSTOMIZED SOLUTIONS AND SERVICES
- 6. KOMPETENSI Kombinasi aplikasi pengetahuan, ketrampilan, sifat dan / atau motif, yang termanifestasi dalam bentuk perilaku yang berperan besar dalam keberhasilan melaksanaka suatu pekerjaan, tugas atau peran tertentu
- 7. PENDEKATAN PERUMUSAN KOMPETENSI Dictionary ( kamus ) genetik yang sudah ada Perumusan berdasarkan kondisi lapangan Kombinasi keduanya
- 8. CONTOH Judul Kompetensi : Komunikatif Definisi : Mampu memberikan informasi atau pemikiran secara jelas melalui berbagai variasi media kepada sekelompok orang atau induvidu dengan tujuan membantu mereka untuk memahami pesan yang disampaikan PERILAKU KUNCI : 1. Mengorganisasikan komunikasi 2. Menyesuaikan dengan pendengar 3. Memastikan pemahaman 4. Menyesuaikan dgn aturan yg berlaku 5. Memahami komunikasi dari orang lain
- 9. KAITAN STRATEGI BISNIS DGN KOMPETENSI STRATEGY STYLES EMPLOYEE COMPETENCIES -PRODUCT LEADERSHIP LIFE LONG LEARNING, INFORMATION SHARING, CREATIVITY, GROUP PROBLEM SOLVING -OPERATIONAL EXCELLENCE PROCESS CONTROL, TEAM WORK, ANALYSIS, FINANCIAL / OPERATIONAL UNDERSTANDING - CUSTOMER INTIMACY RELATIONSHIP BUILDING, LISTENING, INITIATIVE, COLLABORATION, QUALITY FOCUS
- 10. WAWANCARA PERILAKU EXAMINING THE PAST TO PREDICT THE FUTURE
- 11. SASARAN MODUL DIHARAPKAN PESERTA MAMPU : 1. Mengerti dan memahami efektifitas penggunaan wawancara perilaku dibandingkan dengan wawancara tradisional 2. Mengerti dan memahami tekhnik wawancara perilaku untuk menggali kompetensi
- 12. PERBEDAAN WAWANCARA TRADISIONAL DAN WAWANCARA PERILAKU WAWANCARA TRADISIONAL WAWANCARA PERILAKU • Menanyakan hal yg tdk ber- - Meningkatkan ketepat- kaitan dgn pekerjaan an untuk prediksi kecocokan • Pertanyaan tdk sistimatis - Pendalaman atribut • Tdk membuat catatan - Penilaian dgn tepat • Melupakan motivasi kerja dan terarah dan kecocokan organisasi - No ras • Bias - Digunakan untuk asses • Membuat keputusan ter- ment, training, jenjang lalu cepat ttg interview karir
- 13. WAWANCARA PERILAKU ( BEHAVIORAL EVENT INTERVIEW ) Adalah wawancara yang dilakukan dengan cara meminta kepada “ interviewee “ ( kandidat ) untuk menguraikan secara detil suatu cerita yang komplit mengenai kejadian yang paling bermakna ( critical incident ) dari kehidupan interviewee
- 14. PRINSIP WAWANCARA PERILAKU 1. Pertanyaan wawancara berbasis perilaku – meramalkan performance masa lalu dgn masa datang 2. Mengumpulkan bukti-bukti kemampuan seseorang pada kejadian kritikal yg menunjukkan kesuksesan pekerjaan 3. Mengevaluasi wawancara berdasarkan fakta yang dilihat
- 15. 5 PERTANYAAN KUNCI WAWANCARA PERILAKU 1. Apa situasinya 2. Siapa yang terlibat 3. Apa yang dirasakan / dipikirkan dalam menghadapi situasi tersebut 4. Apa tindakan nyata yang dilakukan 5. Apa hasil / akibatnya
- 16. METODE WAWANCARA PERILAKU EVENT/SITUATION DO OUTCOME -Ceritakan masalah spesifik ? -Berikan contoh -Apa yg dilakukan -Siapa yg terlibat -Apa yg diinginkan dari situasi tsb ? -dll -Apa yg dilakukan ? -Bagaimana cara melakukannya ? -Apa dan bagaimana hasinya ?
- 17. KETERBATASAN METODE WAWANCARA PERILAKU 1. Menghabiskan waktu lama ( 1,5- 2 jam untuk wawancara 3 jam untuk analisa ) 2. Pewawancara harus orang yang terlatih 3. Menjadi mahal & makan waktu 4. Dikarenakan BEI fokus pada peristiwa “ Kritis “
- 18. MENYUSUN DAN MENGAJUKAN PERTANYAAN PERILAKU
- 19. SASARAN MODUL DIHARAPKAN PESERTA MAMPU : 1. Mengerti dan memahami pentingnya menyusun pertanyaan perilaku untuk penggunaan metode wawancara perilaku 2. Mampu menyusun pertanyaan perilaku berdasarkan perilaku kunci dari kompetensi
- 20. PERTANYAAN PERILAKU Adalah pertanyaan pertanyaan Perilaku yang dibuat khusus untuk mengetahui adanya suatu kompetensi ( spesifik ) tertentu dalam diri seseorang
- 21. MENGAPA PERLU MENYUSUN PERTANYAAN PERILAKU - Untuk memastikan posisi masing- masing dari tiap orang yang terlibat - Membuat interviewer tetap focus, untuk menghindari pertanyaan “aneh” - Kandidat menyadari perusahaan memperlakukan proses seleksi secara serius
- 22. TEKHNIK MENYUSUN PERTANYAAN PERILAKU - Dibuat berdasarkan analisa definisi kompetensi serta perilaku kunci - Pertanyaan menggambarkan perilaku yang diharapkan akan muncul pada diri kandidat - Inti pertanyaan perilaku, meminta kandidat untuk bercerita ttg kejadian spesifik yg pernah dialami
- 23. METODE MENGAJUKAN PERTANYAAN PERILAKU - Ajukan pertanyaan “ Open Ended dan Closed Ended “ - Mulai dgn pertanyaan : coba ceritakan - Pertanyaan tindak lanjut ( probing ) - Berikan pengantar - Analisa sebab akibat
- 24. TEKHNIK PROBING - PARAPHRASE - Menggarisbawahi - PAUSE FOR EFFECT - Diam - DIRECTED FEEDBACK – umpan balik - NON VERBAL – Gestures , senyum
- 25. MEWASPADAI JAWABAN NON PERILAKU - TEORITIS – Mengkaitkan jawaban dgn situasi nyata namun memberikan respon teoritis - VAGUE – Menceritakan peran kandidat dalam kelompok namun tidak jelas peranannya - NO EXPERIENCE – tdk punya kasus
- 27. SASARAN MODUL DIHARAPKAN PESERTA MAMPU : 1. Mengerti dan memahami langkah langkah persiapan sebuah wawancara perilaku
- 28. TAHAPAN WAWANCARA 1. SEBELUM WAWANCARA 2. SAAT WAWANCARA 3. SESUDAH WAWANCARA
- 29. TAHAPAN WAWANCARA SEBELUM WAWANCARA ADMINISTRATION PROCESS - Siapa yg akan mewancarai - Siapkan informasi ttg perusahaan - kaji Job spec, job des - Rancang pertanyaan perilaku 2. PRE INTERVIEW - Kaji CV - Catat hal-hal Ekstrim - Gunakan interview guide - Siapkan peralatan pendukung : buku, tape rec - Cari ruangan yg bebas dari gangguan
- 30. TAHAPAN WAWANCARA SEBELUM WAWANCARA PRE INTERVIEW Rencanakan tahapan wawancara sbb : 1. Pembukaan & memantapkan “rapport “ 5 % 2. Latar belakang informasi & resume 20 % 3. Pertanyaan perilaku & Pengetahuan 60 % 4. Beri kesempatan kandidat utk bertanya 10 % 5. Penutup 5 %
- 31. TAHAPAN WAWANCARA SAAT WAWANCARA OPENING THE INTERVIEW THE AGENDA SETTING STATEMENT GETTING BEHAVIORAL ANSWER SELLING YOUR ORGANIZATION CLOSING THE INTERVIEW
- 32. SAAT WAWANCARA OPENING THE INTERVIEW Salam hangat & senyum bersahabat Jaga kontak mata Mendengar aktif Mulai dgn pembicaraan ringan agar kandidat merasa santai
- 33. SAAT WAWANCARA THE AGENDA SETTING STATEMENT Memperkenalkan diri dan peran anda Jelaskan posisi jabatan yg dilamar Jelaskan outline struktur wawancara Jelaskan waktu yg dibutuhkan Jelaskan bahwa wawancara akan direkam atau di catat Diberikan waktu kepada kandidat untuk bertanya
- 34. SAAT WAWANCARA GETTING BEHAVIORAL ANSWER MEMINTA KANDIDAT UNTUK : Ceritakan pengalaman kerja/latar belakang pendidikan Posisi dalam struktur Organisasi Tugas dan tanggung jawabnya Berikan pertanyaan perilaku Carilah E – D – O yang lengkap Lakukan Probing & mendengar aktif Building rapport agar nyaman cerita Cek kembali sebelum mengakhiri
- 35. SAAT WAWANCARA WASPADAI WAWANCARA YG TIMBLKAN BIAS STEREOTYPING – Etnis , Gender dll HALLO EFECT – Efek sekejap HORN EFFECT – Efek negatif COMPARISON ERROR – Dampak wawancara yang banyak INITIAL IMPRESSION – Terpengaruh penampilan
- 36. SAAT WAWANCARA SELLING YOUR ORGANIZATION Pastikan kandidat paham jabatan dilamar Jelaskan tantangan & manfaat posisi tsb Sampaikan sistem yg ada di perusahaan Berikan informasi budaya kerja organisasi Beri kesempatan pada kandidat untuk bertanya mengenai posisi yg ditawarkan
- 37. SAAT WAWANCARA CLOSSING THE INTERVIEW Ucapkan terima kasih Informasikan tahapan selanjutnya Sampaikan perkiraan waktu memberikan jaaban pada kandidat Cek kembali referensi yang diberikan oleh kandidat
- 38. SESUDAH WAWANCARA BEHAVIORAL REFERENCE CHECKS Konfirmasi referensi selain atasan kandidat Usulkan agar kandidat menghubungi dulu referensinya Melakukan evaluasi hasil wawancara Melakukan integrasi data Membuat kesepakatan atas hasil wawancara Menentukan keputusan hasil wawancara Menginformasikan ke kandidat
- 40. SASARAN MODUL DIHARAPKAN PESERTA MAMPU : 1. Mengerti dan memahami tekhnik evaluasi dan integrasi data hasil wawancara pelaku 2. Mampu menggunakan sistim rating untuk mengevaluasi hasil wawancara
- 41. TAHAPAN EVALUASI KATEGORIKAN EDO DLM KODE EFEKTIFITAS – E+ OR E- BERIKAN PEMBOBOTAN Di tiap respon perilaku berdsrkan hirarki perilaku (Recency, similarity, impact ) BERIKAN RATING ( SKOR ) Untuk tiap perilaku & kompetensi DATA INTEGRASI Masukan ke formulir data integrasi BUAT SKOR KESEPAKATAN Dgn interviuwer lain untuk tiap kompetensi BUAT KEPUTUSAN Untuk kandidat IDENTIFIKASI RESPON PERILAKU (KOMPLIT /TDK)
- 42. ANCHORED RATING SYSTEM Memberikan penilaian kepada kompetensi berdasarkan respon dari profil perilaku spesifik yang muncul dari kompetensi tersebut Nilai rating dari : 0 – 4 • 0 – tidak ada satupun aspek perilaku spesifik yang muncul dlm kompetensi tersebut • 4 – aspek perilaku spesifik yang muncul secara efektif dari kompetensi tsb
- 43. ANCHORED RATING SYSTEM Skala 4 Memunculkan perilaku yg diharapkan scr konsisten & berulang untuk kejadian spesifik terbaru, scr efektif, terkait pekerjaan dan berdampak pada organisasi 3 Memunculkan sebagian besar perilaku yg diharapkan berulang untuk kejadian spesifik terbaru secara efektif baik yg terkait dgn pekerjaan ataupun tidak 2 Memunculkan perilaku yg diharapkan untuk kejadian spesifik yg sebagian besar relatif lama secara efektif, baik terkait pekerjaat atau tdk 1 Sedikit sekali atau tdk memunculkan perilaku yg diharapkan untuk kejadian spesifik secara efektif baik kejadia baru ataupun lama dan juga dari sisi pekerjaan 0 Tidak pernah memunculkan perilaku yg diharapkan untuk kejadian spesifik dan bahkan memunculkan reson teoritis
- 44. HIRARKI PERILAKU Meskipun hasil wawancara perilaku menunjukan banyaknya perilaku spesifik yg positif, namun keputusan mengenai penilaian untuk suatu kompetensi juga harus mempertimbangkan HIRARKI PERILAKU - RECENCY - IMPACT - SIMILARITY
- 45. HIRARKI PERILAKU RECENCY (R ) Perilaku masa lalu yg terbaru dimunculkan, akan cenderung perilaku tersebut akan diulangi IMPACT ( I ) Perilaku yg memunculkan dampak atau kontribusi yg melebihi dari performansi standar dari posisi yg diharapkan akan memberikan nilai tambah bagi organisasi di masa mendatang SIMILARITY Jika perilaku yg dimunculkan adalah mirip dgn kejadian yg diharapkan dari suatu kompetensi akan lebih dimungkinkan untuk diulangi lagi pada pekerjaan sejenis
- 46. CODING HASIL WAWANCARA ASPEK : WAWANCARA PERILAKU ITEM SIMBOL ARTI EDO+ E + Kandidat menampilkan perilaku yg komplit utk 1 kejadian spesifik dgn hasil positif EDO- E- Kandidat menampilkan perilaku yg komplit utk 1 kejadian spesifik dgn hasil negatif E/D/O E0 Kandidat menampilkan perilaku yg tdk lengkap, teori atau hipotesis
- 47. CODING HASIL WAWANCARA ASPEK : HIRARKI PERILAKU ITEM SIMBOL ARTI RECENCY R + Perilaku spesifik yg terjadi dlm kurun waktu kurang atau sama dgn 1 tahun R- Perilaku spesifik yg terjadi dlm kurun waktu lebih dari 1 tahun SIMILARITY S + Perilaku spesifik punya kesamaan dgn perilaku yg diharapkan di pekerjaan baru nantinya S- Perilaku spesifik punya kesamaan dgn perilaku yg diharapkan di pekerjaan baru nantinya IMPACT I+ Perilaku spesifik punya kontribusi lebih baik pada organisasi / pekerjaan I- Perilaku spesifik tdk punya kontribusi lebih baik pada organisasi / pekerjaan ( standar )