Manuale haccp self_control
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Il manuale operativo HACCPSelfControl fornisce istruzioni dettagliate per la gestione del piano Haccp, inclusa la registrazione di operazioni periodiche e giornaliere, oltre alla gestione degli utenti e alla registrazione delle anomalie. Le schermate principali del programma consentono l'accesso a vari registri, come la disinfestazione e le temperature, e richiedono aggiornamenti e revisioni regolari registrate nel piano Haccp. È essenziale seguire le procedure specifiche per garantire la conformità e la sicurezza nel trattamento e nella conservazione dei prodotti.
Manuale haccp self_control
- 2. Sommario Maschera Login ................................................................................................................................................. 3 Schermata Principale ......................................................................................................................................... 3 Operazioni Periodiche ................................................................................................................................... 4 Operazioni Giornaliere inserite nel piano HACCP ......................................................................................... 6 Tab Selezione ..................................................................................................................................................... 8 Anomalie.................................................................................................................................................... 8 Interventi di Manutenzione ....................................................................................................................... 9 Registro Disinfestazioni ............................................................................................................................. 9 Registro Temperature.............................................................................................................................. 10 Tabella Fornitori ...................................................................................................................................... 10 Revisioni al Manuale................................................................................................................................ 11 Menu Principale............................................................................................................................................... 12 Modifica ....................................................................................................................................................... 12 Intestazione ............................................................................................................................................. 12 Organigramma ......................................................................................................................................... 13 ................................................................................................................................................................. 13 Chiusure ................................................................................................................................................... 13 Struttura .................................................................................................................................................. 14 Piano HACCP ............................................................................................................................................ 16 Operazioni Pianificate.............................................................................................................................. 17 Gestione Utenti ....................................................................................................................................... 18 Programmi Esterni ....................................................................................................................................... 19 LogFarma ................................................................................................................................................. 19 Gestionale Farmacia ................................................................................................................................ 19 Stampa ......................................................................................................................................................... 20 Stampe ..................................................................................................................................................... 20 Storico Operazioni ................................................................................................................................... 20 Help.............................................................................................................................................................. 21 Manuale Operativo HaccpSelfControl Pag. 2
- 3. Maschera Login La maschera di Login mediante l’inserimento di utente e password, permette di individuare l’utente che effettua l’accesso al programma di gestione del piano HACCP. Tale operazione, oltre che a tenere traccia dell’operatore che effettua le operazioni, può essere utilizzato anche per differenziare il livello di accesso che ogni singolo operatore può svolgere sul programma. ( vedi Gestione Utenti ) Schermata Principale Dopo aver effettuato il Login si apre la schermata principale del programma, dove è possibile vedere un riepilogo di giornaliero relativo a : Operazioni Svolte Operazioni da Svolgere Anomalie Operazioni che non hanno presentato alcuna anomalie Operazioni che hanno presentato anomalie La schermata è strutturata in due sezioni : Operazioni Periodiche Operazioni Giornaliere inserite nel piano HACCP Manuale Operativo HaccpSelfControl Pag. 3
- 4. Operazioni Periodiche Con operazioni periodiche intendiamo tutte quelle operazioni che devono essere svolte periodicamente con data e cadenza preimpostata. Tali operazioni, perlopiù, riguardano interventi di “Sanificazione” della struttura in cui viene applicato il piano HACCP. Né sono un esempio i controlli quali : Pulizia Vetri Pulizia Scaffali Deblattizzazione Pulizia Area Magazzino ….. Sono da considerarsi come interventi straordinari, infatti non fanno parte del piano HACCP, e devono essere eseguiti ad ogni esigenza o evento. Ad ogni controllo da effettuare, corrisponde un’area applicativa, denominata “AMBIENTE” , una “FREQUENZA “ espressa in giorni, che ci indica la cadenza (periodicità) con cui devono essere eseguiti i controlli, la condizione del controllo con il tempo residuo fino alla scadenza del controllo espresso in giorni indicato denominato con l’etichetta “PROSSIMO CONTROLLO”, come colonna più esterna è indicata la data del prossimo controllo. Le operazioni che non hanno eseguito il controllo alla data preimpostata verranno segnalati con colore arancione. Manuale Operativo HaccpSelfControl Pag. 4
- 5. Al primo avvio del programma, anche se verranno inserite operazioni periodiche preimpostate, non verrà indicata nessuna data di scadenza e nessuna frequenza. Per impostarli è necessario effettuare “doppio click” nell’area delle “OPERAZIONI PERIODICHE”, che permetterà di impostare frequenza e la prima data di attuazione del controllo. Sempre in questa sezione è possibile, eventualmente , cancellare un’operazione preimpostata, inserire una nuova operazione, stampare le operazioni periodiche. N.B. Per rispettare le regolamentazioni presenti nel piano HACCP di riferimento è necessario stampare le Operazioni Periodiche e allegarle al Piano HACCP. Per considerare un’operazione come svolta è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse sull’operazione che si è svolta e selezionare l’etichetta “Operazione Svolta”. Al termine dell’operazione verrà aggiornata sia la data di esecuzione che la scadenza del prossimo controllo. Per eliminare un’operazione svolta ripetere la procedura precedente selezionando l’etichetta “Annulla Operazione” Manuale Operativo HaccpSelfControl Pag. 5
- 6. Operazioni Giornaliere inserite nel piano HACCP Queste operazioni sono quelle che, sono state inserite nel Piano HACCP di riferimento. Si tratta di operazioni che devono essere eseguite con cadenza giornaliera. Tali operazioni riguardano, perlopiù , controlli sul corretto trasporto, confezionamento, trattamento, manipolazione, vendita, deposito e conservazione dei prodotti trattati. Al fine di rendere semplice e immediato lo stato dei controlli ad ogni giorno verrà associato un simbolo con le seguenti definizioni : Controllo correttamente eseguito. Vale a dire che tutti i controlli presenti nel piano HACCP sono stati eseguiti e non si è verificata nessuna anomalia; Controlli eseguiti con anomalie. Tutti i controlli sono stati eseguiti, ma uno o più controlli hanno presentato un’anomalia, è necessario verificare la tipologia dell’anomalia e l’eventuale azione correttiva messa in atto. Questo giorno è stato indicato come “Giorno di Chiusura” . I controlli in questo giorno non potranno essere eseguiti Controlli ancora non eseguiti. In questo giorno i controlli non sono ancora stati eseguiti. Manuale Operativo HaccpSelfControl Pag. 6
- 7. Cliccando sul giorno di interesse si aprirà la schermata con tutti i controlli da eseguire. Ad ogni controllo è associata un’area di applicazione, delle caselle dove indicare se il controllo è conforme, o conforme tramite l’applicazione di una contromisura * , note dove inserire un commento sull’operazione svolta. Sono presenti inoltre pulsanti di utilità che permettono di : Cancellare le operazioni svolte in quel giorno Salvare le operazioni svolte Stampare le operazioni svolte in quel giorno ( è necessario salvarle prima ) Impostare il giorno corrente come “GIORNO DI CHIUSURA” Nel caso in cui siano presenti frigoriferi, di cui si deve registrare la temperatura, le caselle di selezione saranno sostituite con caselle di testo che permetteranno l’inserimento della temperatura. Verrà indicato se la rilevazione è stata effettuata manualmente o in automatico tramite il sistema di controllo temperatura “LogFarma”. ( vedi sezione LogFarma”) *Per visualizzare il tipo di contromisura da applicare posizionarsi con il cursore sul controllo che ha causato l’anomalia Manuale Operativo HaccpSelfControl Pag. 7
- 8. Tab Selezione Nella schermata principale del programma è presente una serie di “TAB” che permettono la visualizzazione dei dati registrati in forma tabellare. Attraverso la selezione di quest’ultime è possibile visionare : Anomalie Verificatesi ( indicate come non Conformità ) Interventi di Manutenzione Registri Disinfestazione Registro Temperature Tabella Fornitori Revisioni al Manuale A seconda delle TAB, si potranno trovare dei valori già inseriti. Anomalie Nel caso di una “Non Conformità” che si è verificata durante il controllo giornaliero, oltre ad essere segnalato in modo visuale sul calendario, l’evento verrà registrato automaticamente e verrà visualizzato in questa sezione. Sarà , inoltre possibile inserire delle segnalazioni manualmente. Il tasto stampa permette di stampare la lista completa delle operazioni presenti. Manuale Operativo HaccpSelfControl Pag. 8
- 9. Interventi di Manutenzione Attraverso questa sezione dovranno essere registrati gli eventuali interventi di manutenzione, sono intesi come tali interventi quali opere murarie, ristrutturazioni parziali o totali, sostituzioni di mobili e scaffalature…… Registro Disinfestazioni In questa sezione dovranno essere registrate le informazioni relative agli interventi di disinfestazione, derattizzazione etc… Manuale Operativo HaccpSelfControl Pag. 9
- 10. Registro Temperature In questa sezione sono visualizzate temperature che sono state preventivamente memorizzate durante i controlli giornalieri. In questa sezione non è possibile ne eliminare, ne inserire e ne tantomeno modificare le temperature registrate. Le operazioni di modifica dovranno essere fatte sul giorno di cui si intende modificare il valore. Le eventuali variazioni apportate verranno aggiornate in modo automatico. Tabella Fornitori In questa sezione è possibile inserire, modifica, cancellare e stampare i Fornitori di merci dell’attività. Per le farmacie che possiedono software compatibile con HACCPSELFCONTROL, l’operazione di inserimento è facilitata con l’inserimento dei fornitori presenti sul gestionale. Manuale Operativo HaccpSelfControl Pag. 10
- 11. Revisioni al Manuale Ogni modifica che verrà effettuata sul manuale dovrà essere riportata in questa sezione , dovrà essere stampata e allegata al piano HACCP. Ogni modifica che verrà apportato al documento di autocontrollo HACCP dovrà essere registrata, stampata e allegata al documento originale Manuale Operativo HaccpSelfControl Pag. 11
- 12. Menu Principale Attraverso il “MENU PRINCIPALE” è possibile accedere alle funzionalità di settaggio parametri programma, collegamento a programmi esterni, stampe e materiale di ausilio all’utilizzo del programma. Sempre attraverso la sezione del “MENU PRINCIPALE” è possibile vedere l’ultimo utente che ha fatto l’accesso. Modifica Tramite la selezione del comando “MODIFICA” è possibile visionare e/o modificare : Intestazione Organigramma Giorni Chiusura Ferie Struttura Farmacia Piano HACCP Operazioni Pianificate Gestione Utenti Intestazione L’intestazione dell’attività è da considerarsi come parte fondamentale del piano HACCP, permette infatti di inserire tutte le informazioni che identificano univocamente la società, a cui si applica il piano HACCP. E’ obbligatorio compilare tutti i campi contrassegnati dal simbolo “*”, stampare e registrare tutti i dati inseriti. N.B. La registrazione delle informazioni relative all’attività deve essere eseguita obbligatoriamente al primo avvio del programma. La stampa delle informazioni dell’attività dovrà essere inserita nel piano HACCP. Manuale Operativo HaccpSelfControl Pag. 12
- 13. Organigramma Come per l’intestazione è necessario inserire anche i dipendenti presenti all’interno dell’attività di applicazione del piano HACCP e indicare il tipo di mansione che ogni singolo dipendente ricopre e se ha responsabilità dirette nell’applicazione del piano HACCP. (Responsabile HACCP ). Tramite gli appositi comandi è possibile, cancellare inserire e salvare l’organigramma. Al termine dell’operazione di inserimento è necessario procedere alla stampa. N.B. Tale operazione deve essere eseguita obbligatoriamente al primo avvio del programma o nell’evenienza in cui si verifica una variazione dell’organigramma della farmacia. La stampa delle informazioni dell’attività dovrà essere inserita nel piano HACCP. Giorni Chiusura Tramite questo pannello è possibile inserire quali siano i giorni di chiusura dell’attività. Per tali giorni verranno segnalate anomalie. Per inserire un giorno di chiusura cliccare su un giorno di interesse ( è ammessa anche la selezione di più di un valore ) e successivamente su “SALVA SELEZIONI”. E’ anche possibile eliminare e stampare i giorni di chiusura. Manuale Operativo HaccpSelfControl Pag. 13
- 14. Struttura Tramite la sezione struttura è possibile definire la composizione dei locali e delle attrezzature presenti nel luogo di applicazione del piano HACCP. La struttura è da considerarsi come informazione necessaria per una corretta attuazione del piano HACCP. Infatti è proprio attraverso l’inserimento e la registrazione di aree, attrezzature e impianti refrigeranti che è possibile attuare un corretto piano di autocontrollo. La sezione “AREA” indica quali siano i vari settori dell’attività. All’interno si trovano già delle aree preimpostate che potranno essere modificate, eliminate o inserite di nuove. La sezione “ATTREZZATURE “ permette di indentificare quali attrezzature siano presenti all’interno dell’attività. E necessario indicare, dove necessario, se un’attrezzatura corrisponda ad un frigo, cella frigorifera, etc…. Come per la sezione Area è possibile modificare, inserire o eliminare le attrezzature preimpostate. Manuale Operativo HaccpSelfControl Pag. 14
- 15. La sezione “FRIGORIFERI” permette di inserire quali siano gli apparati destinati alla conservazione della merce a temperatura controllata. A seconda della modalità di registrazione prescelta ( Automatica tramite LogFarma o Manuale ) la configurazione degli impianti refrigeranti si differenzia. Controllo Automatico – LogFarma Se è presente un sistema di rilevazione della temperatura tramite LogFarma ( vedi sezione LogFarma ), sarà possibile inserire per ciascuna area inserita durante la registrazione delle aree, un Logger, che sarà identificato tramite il codice seriale riportato sul Logger stesso e a cui potrà essere associata una descrizione personalizzata. Potranno inoltre essere inserite le soglie di temperatura minime e massima da rispettare, ed il sistema di notifica degli allarmi. Una volta inseriti e registrati gli impianti refrigeranti, faranno parte del piano HACCP anche le rilevazioni di temperatura di ciascun impianto inserito. Controllo Manuale Se non si dispone del controllo automatico, potranno essere eseguite le medesime operazioni ad esclusione della registrazione del codice seriale del Logger e non si godrà della registrazione automatica delle temperature durante i controlli giornalieri. Manuale Operativo HaccpSelfControl Pag. 15
- 16. La sezione “MODIFICA STRUTTURA” ci permette di comporre, una volta effettuare la registrazione delle aree e delle attrezzature, quella che è la struttura dell’attività comprensiva dell’attrezzatura presente per ogni area. Piano HACCP Con Piano HACCP intendiamo quelle condizioni che, se non rispettate possono portare a condizioni di rischio per il consumatore finale. La filosofia dell’ HACCP introduce il concetto di prevenzione, infatti una corretta adozione del sistema, permette di individuare tutte le fasi del processo produttivo soggette a rischi, in modo da poter limitare o eliminare del tutto ogni possibile condizione di pericolo. Pone un importante accento sulla qualità alimentare, in particolare riguardo alla sicurezza, concetto che va oltre alla semplice soddisfazione del cliente, ma punta piuttosto alla tutela della salute pubblica. Nel programma si troveranno dei controlli già preimpostati, che possono essere considerati come base per un corretto controllo in un ambiente quale la farmacia. Tali controlli, dove necessario, dovranno essere modificati. Per effettuare tale operazione bisogna cliccare sull’opzione “MODIFICA PROCEDURE DEL PIANO H.A.C.C.P.” Manuale Operativo HaccpSelfControl Pag. 16
- 17. Per ogni controllo da eseguire, dovrà essere indicata l’area di applicazione, il rischio che può intendersi come l’anomalia a cui si può andare in contro, l’azione richiesta per farsi che non si verifichi l’anomalia, il metodo di controllo richiesto, la frequenza di monitoraggio ( lo 0 indica ogni giorno ), un’eventuale azione correttiva nel caso in cui si sia verificata una condizione di anomalia. Non meno importante è indicare il Rischio CCP che indica se il rischio che indica la probabilità che un’anomalia si possa verificare, Gravità che rappresenta il non rispetto della procedura , CCP da indicare con 1 ( indica che il controllo elimina il pericolo ) o 2 ( indica che il controllo riduce il pericolo ). N.B. Tale lista dei controlla da eseguire ( CCP ) una volta composta dovrà essere stampata e allegata al piano HACCP. Operazioni Periodiche Tale collegamento richiama tutte quelle operazioni che devono essere eseguite periodicamente ( vedi sezione operazioni periodiche ) Manuale Operativo HaccpSelfControl Pag. 17
- 18. Procedure Pulizia La sezione “PROCEDURE DI SANIFICAZIONE” ha la funzione di esporre quali siano modalità di sanificazione adottate all’interno dell’attività. Gestione Utenti Tramite la gestione utenti è possibile definire, una volta impostati i dipendenti, quali di essi possono accedere al programma di controllo HACCP, e tra essi indicare quali abbiamo permessi di “Amministratore” o permessi di “Utente”. E’ possibile comunque inserire un utente che non sia stato inserito tra i dipendenti. Manuale Operativo HaccpSelfControl Pag. 18
- 19. Programmi Esterni Il programma HACCP permette, dove possibile, l’integrazione con programmi esterni quali LOGFARMA e gestionali di farmacia supportati. L’integrazione permette di svolgere operazioni e inserimento di informazioni in modo automatico. LogFarma Il programma per il controllo automatico della temperatura LogFarma, prevede la generazione giornaliera di un file contenente le informazioni di temperatura di ciascun Logger installato. Per integrare il programma HaccpSelfControl con LogFarma è necessario indicare il percorso di salvataggio dei dati giornalieri che effettua LogFarma. I file di interesse si trovano nella cartella HACCP del percorso di installazione di LogFarma. Una volta selezionato è necessario salvare il percorso. Gestionale Farmacia Tramite l’integrazione con il Gestionale Farmacia è possibile ottenere l’inserimento in modo automatico dei campi relativi all’intestazione della farmacia, i fornitori registrati e la lista dei dipendenti. Le informazioni verranno prelevate da tre file, generati dal gestionale farmacia. Manuale Operativo HaccpSelfControl Pag. 19
- 20. Stampa Stampe In questa sezione potranno essere effettuate tutte le stampe che andranno a comporre il documento del piano HACCP. A seconda della stampa che si intende eseguire sarà possibile effettuare una selezione del periodo di cui si intende effettuare la stampa. Gli intervalli che si avranno di default vanno dalla data del primo inserimento dell’operazione che si intende stampare fino alla data odierna. I filtri per dati sono presenti per le stampe di : Anomalie Interventi di Manutenzione Registro Disinfestazioni Registro Temperature Per tutte le altre stampe non sono previsti filtri. Storico Operazioni Tramite questo controllo è possibile visionare tutte le operazioni relativi a settaggi che sono state effettuate sulle procedure. Manuale Operativo HaccpSelfControl Pag. 20
- 21. Help In questa sezione è possibile ottenere informazioni riguardanti : Utilizzo Programma Manuale di utilizzo di HaccpSelfControl Riferimenti alla normative vigenti ( collegamento al sito http://wiki.federfarmaroma.com/index.php?title=Igiene_degli_alimenti ) Un manuale di esempio redatto da FederFarma Roma Informazioni relative al programma Manuale Operativo HaccpSelfControl Pag. 21