MATERI MICROSOFT EXCEL.ppt
- 1. MODUL 3 MICROSOFT EXCEL 3.1. Pendahuluan Microsoft Excel (MS-Excel) merupakan program aplikasi spreadsheet (lembar kerja elektronik) canggih yang paling populer dan paling banyak digunakan saat ini. Excel akan sangat membantu kita dalam hal menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan mampu mempresentasikan data dalam bentuk tabel dengan berbagai jenis tabel yang disediakannya, mulai dari bentuk Bar, Grafik, Pie, Line dan banyak lagi. Excel 2000 merupakan pengembangan dari excel versi sebelumnya yang lebih ditingkatkan fungsinya dan dikonsentrasikan agar spreadsheet ini lebih familiar (mudah dipakai), lebih fleksibel, lebih mudah diintegrasikan dengan program office lainnya dan yang tak kalah penting adalah kemampuan untuk langsung berhubungan dengan internet. Walaupun demikian, Excel 2000 ini akan selalu dikembangkan oleh pihak Microsoft sehingga akhirnya kita betul-betul dimanja oleh software Microsoft ini.
- 2. 3.2. Memulai Excel 2000 Excel 2000 baru dapat dijalankan apabila sistem operasi windows telah kita aktifkan. Langkah-langkah memulai bekerja dengan Excel 2000 sebagai berikut ; ļ¶ Aktifkan Komputer terlebih dahulu. ļ¶ Klik tombol Start yang ada pada batang taskbar. ļ¶ Muncul sejumlah menu, pilih Program. ļ¶ Klik Microsoft Excel ļ¶ Tunggu hingga tampil layar Excel 2000 yang masih kosong. (lihat gambar 2. ļ¶ Microsoft Excel siap untuk digunakan. Gambar 3.1. Cara mengaktifkan Microsoft Excel
- 3. 3.3. Mengenal Elemen Jendela Excel 2000 Setelah Excel 2000 diaktifkan, maka akan tampil lembar kerja yang masih kosong dengan nama Book1, seperti berikut ; Gambar 3.2. Elemen Jendela Microsoft Excel
- 4. ļ Menu Bar, berisi sederetan menu yang dapat digunakan, dimana setiap menu mempunyai sub menu masing-masing sesuai dengan fungsi dari menu induknya. Misalnya Edit, akan mempunyai sub menu yang berhubungan dengan edit data, begitu juga dengan menu yang lainnya. Standarnya menu bar terdiri dari : Menu ini dapat dipilih dengan Mouse atau menggunakan tombol kombinasi ALT+huruf menu yang bergaris bawah secara bersamaan. Misalkan kita akan memilih menu edit, maka tekanlah tombol ALT jangan dilepas lalu tekan huruf E. Gambar 3.3. Menu Bar Microsoft Excel
- 5. ļ Toolbars Standard, adalah sederetan icon-icon yang akan sering digunakan. Toolbar digunakan agar kita dapat memilih dan menjalankan perintah dengan cepat dan mudah. Defaultnya toolbar ini terdiri dari : Masing-masing toolbar mempunyai nama dan fungsi masing-masing, untuk mengetahui namanya cukup dengan mengarahkan pointer mouse ke icon yang dituju, tunggu sesaat, maka akan muncul nama dari icon tersebut. Gambar 3.4. Toolbar Standard ļ Toolbar Formatting, adalah toolbar yang sering kita gunakan yang berfungsi dalam hal memformat lembar kerja, apakah itu rata kiri, kanan atau rata tengah, kita juga bisa cetak tebal, miring atau bergaris bawah, semua ini adalah bagian dari proses memformat lembar kerja. Standarnya, toolbar ini terdiri dari : Kita tinggal meng-klik icon tersebut untuk menggunakannya. Gambar 3.5. Toolbar Formatting
- 6. ļ Row Heading (Kepala garis), adalah penunjuk lokasi baris pada lembar kerja yang aktif. Row Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Jumlah baris yang disediakan oleh Excel 2000 adalah 65.536 baris. ļ Column Heading (Kepala kolom), adalah penunjuk lokasi kolom pada lembar kerja yang aktif. Sama halnya dengan Row Heading, Column Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Kolom di simbol dengan abjad AāZ dan gabungannya. Setelah kolom Z, kita akan menjumpai kolom AA, AB s/d AZ lalu kolom BA, BB s/d BZ begitu seterus sampai kolom terakhir yaitu IV (berjumlah 256 kolom). Sungguh suatu lembar kerja yang sangat besar, bukan. (65.536 baris dengan 256 kolom). Gambar 3.6. Row Heading Gambar 3.7. Column Heading
- 7. ļ Cell Pointer (penunjuk sel), adalah penunjuk sel yang aktif. Sel adalah perpotongan antara kolom dengan baris. Sel diberi nama menurut posisi kolom dan baris. Contoh. Sel A1 berarti perpotongan antara kolom A dengan baris 1. ļ Formula Bar, adalah tempat kita untuk mengetikkan rumus-rumus yang akan kita gunakan nantinya. Dalam Excel pengetikkan rumus harus diawali dengan tanda ā=ā . Misalnya kita ingin menjumlahkan nilai yang terdapat pada sel A1 dengan B1, maka pada formula bar dapat diketikkan =A1+B1 ļ Scroll Bar, berfungsi untuk menggeser lembar kerja secara vertikal (Vertical Scroll Bar) dan horizontal (Horizontal Scroll Bar).
- 8. 3.4. Mengakhiri Excel 2000 Jika telah selesai bekerja dengan Excel 2000, kita dapat menutup atau mengakhirinya dengan menggunakan langkah-langkah berikut ; ļ§ Pilih dan Klik File, Exit, atau ļ§ Klik tombol Close (X) yang terletak pada pojok kanan atas jendela Excel 2000, atau ļ§ Klik ganda Icon kontrol menu yang berada pada pojok kiri atas jendela excel 2000, atau ļ§ Tekan tombol Alt+F4 ļ§ Tunggu beberapa saat, sampai jendela Excel 2000 ditutup.
- 9. 3.5. Bekerja Dengan Excel 2000 Dalam Excel 2000 kita akan sering berhubungan dengan kata Sel dan Range. Untuk itu kita jelaskan lagi bahwa SEL adalah perpotongan antara kolom dengan baris. Sedangkan RANGE adalah gabungan dari beberapa sel. Misalnya kumpulan sel A1 sampai dengan C10 disebut sebagai range A1:C10, kita juga bisa menyebutnya dengan range C10:A1. Lihat Gambar 3.8. Gambar 3.8. Sel Dan Range
- 10. 3. Tipe Data Formula Adalah tipe data yang terdiri dari rumus-rumus, seperti perkalian, pembagian, penjumlahan serta fungsi matematika lainnya. Tipe data ini ini merupakan tipe data yang terpenting dalam Excel 2000, karena akan selalu digunakan dalam pengolahan data. 2. Tipe Data Numerik/Angka Adalah data yang terdiri dari angka (0 ā 9), waktu dan tanggal yang dapat diproses secara matematika. Penulisan data dengan tipe ini tidak boleh didahului oleh label prefiks. Data numerik ini akan ditampilkan rata kanan oleh Excel 2000. 1. Tipe Data Alpha Numerik/Teks Adalah tipe data berupa teks seperti huruf (A ā Z, a ā z), simbol (*, ^, $, %, #, @, dll) dan angka (0 ā 9) yang tidak akan diproses secara matematika. Data dengan tipe ini, dalam excel 2000 akan dibuat rata kiri dan selalu didahului oleh label prefiks berupa tanda kutip satu (ā) yang diberikannya secara otomatis. Jika data yang dimasukkan adalah data angka tetapi kita ingin menganggapnya sebagai alpha numerik/teks, maka kita harus mengetik label prefiks sebelum data tersebut, seperti : ā2001 3.5.1 Mengenal Tipe Data Pada Excel 2000 Sebelum melangkah lebih jauh dengan Excel 2000, ada baiknya terlebih dahulu kita mengenal tipe-tipe data yang terdapat pada excel itu sendiri.
- 11. 3.5.2 Menggerakkan Penunjuk Sel (Cell Pointer) Cell Pointer berfungsi untuk penunjuk sel aktif. Yang dimaksud dengan sel aktif ialah sel yang akan dilakukan suatu operasi tertentu. Untuk menggerakan ponter dengan Mouse dapat dilakukan dengan meng-klik sel yang diinginkan. Untuk sel yang tidak kelihatan kita dapat menggunakan Scroll Bar untuk menggeser layar hingga sel yang dicari kelihatan lalu klik sel tersebut. Untuk kondisi tertentu kita lebih baik menggunakan keyboard. Berikut daftar tombol yang digunakan untuk menggerakan pointer dengan keyboard : Tabel 3.1. Penunjuk Sel
- 12. 3.5.3. Memilih Area Kerja 1. Memilih Sel Memilih sel cukup dengan meng-klik pada sel yang dituju. (lihat pembahasan sebelumnya) 2. Memilih Range Untuk memilih/mengaktifkan suatu range dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu a. Menggunakan Mouse ā¢ Klik dan tahan mouse di awal range (Ingat : jangan meng-klik dibagian kanan bawah, karena bagian ini mempunyai fungsi lain) ā¢ Geser mouse sampai ke akhir range ā¢ Lepaskan tombol mouse b. Menggunakan Keyboard ā¢ Letakkan penunjuk sel di awal range ā¢ Tekan tombol SHIFT dan sorot range dengan menggunakan tanda panah. 3. Memilih Baris dan Kolom Isi suatu kolom dan baris dapat kita sorot/pilih secara keseluruhan dengan meng-klik di huruf kolom atau nomor baris yang diinginkan. Misalkan kita ingin menyorot seluruh isi kolom A, maka cukup dengan meng- klik huruf A yang teletak dibagian atas. Begitu juga halnya dengan baris. Jika ingin memilih lebih dari satu kolom atau baris yang berdekatan dapat dilakukan dengan cara meng-klik awal kolom/baris (jangan dilepas), geser mouse ke akhir kolom/baris yang dipilih, baru dilepas.
- 13. 3.5.4 Memasukkan Data Dalam Excel 2000 ada beberapa jenis data yang harus kita ketahui, diantaranya adalah data berupa teks, nilai/angka, tanggal dan jam yang masing-masingnya mempunyai format tersendiri. Secara umum cara memasukan data ke dalam suatu sel dapat dilakukan sebagai berikut ; 1. Pilih dan klik sel tempat data yang akan dimasukan. 2. Ketikkan data yang akan dimasukkan. 3. Tekan enter untuk mengakhirinya. Kita juga dapat menggunakan tombol PgDn dan PgUp untuk mengakhiri pemasukan data. Untuk mengedit data yang telah dimasukan dapat digunakan tombol fungsi F2 dengan cara mengarahkan penunjuk sel ke sel yang dituju lalu tekan tombol F2, lakukan perbaikan. Gunakan tombol ESC untuk membatalkan pemasukkan data. 3.5.5 Menghapus Data Untuk menghapus data disuatu sel atau range tertentu, dapat dilakukan dengan cara: 1. Pilih sel atau range yang datanya akan dihapus 2. Pilih dan Klik menu Edit, Clear, Contents Del atau langsung meng-klik tombol Delete. Dengan langkah diatas, format dan komentar sel tidak akan dihapusnya. Yang dimaksud dengan format sel/range adalah selain dari isi sel itu sendiri, misalnya garis tabel, shadow, dll. Sedangkan komentar adalah teks yang dimasukkan pada suatu sel, jika pointer sel diarahkan ke sel tersebut, maka akan muncul komentar. Untuk menghapus format sel ini dapat dilakukan dengan memilih Edit, Clear, Formats dan Edit, Clear, Comments untuk menghapus komentar. Dan pilih Edit, Clear, All untuk menghapus semuanya (isi, format dan komentar yang terdapat padasuatu sel/range).
- 14. 3.5.6 Mengatur Lebar Kolom Lebar kolom pada Excel 2000 dapat kita ubah sesuai dengan keinginan kita. Ada beberapa metoda yang disediakan oleh Excel 2000, yaitu ; 1. Mengubah Lebar Kolom Menjadi Lebar Tertentu a. Letakkan Penunjuk sel pada kolom yang akan dirubah, jika kolomnya yang dirubah lebih dari satu kolom, maka sorotlah seluruh kolom yang akan diubah. b. Pilih dan klik menu Format, Column, Width, maka kotak dialog pengubahan kolom akan ditampilkan, seperti berikut ; Gambar 3.9. Mengatur Lebar Kolom 2. Mengubah Lebar Kolom Menggunakan Mouse a. Arahkan penunjuk mouse pada batas kanan dari kolom yang akan diubah, sehingga penunjuk mouse berubah bentuk menjadi panah dua arah. Jika ingin mengubah beberapa kolom, sorotlah terlebih dahulu kolom-kolom yang diubah, lalu arahkan penunjuk mouse pada kolom bagian kanan. Ingat : Penunjuk mouse diletakkan disebelah kanan huruf kolom. b. Klik dan geser penunjuk mouse tersebut kekiri atau kekanan sesuai dengan lebar kolom yang diinginkan. 3. Mengubah Lebar Kolom Agar Sesuai Dengan Panjang Data Kita juga dapat mengatur agar lebar kolom berubah otomatis sesuai dengan panjang data pada kolom tersebut, hal ini dapat dilakukan dengan cara ; a. Arahkan penunjuk mouse pada huruf sebelah kanan dari kolom yang akan diubah. Misalkan Kolom B,letakkan penunjuk mouse disebelah kanan dari huruf B tersebut, sehingga penunjuk mouse berubah menjadi tanda panah dua arah. b. Klik dua kali pada kondisi penunjuk mouse seperti itu. Ingat : data telah ada pada kolom tersebut sebelumnya. Dengan perintah ini otomatis lebar kolom akan disesuaikan dengan data yang terpanjang.
- 15. 3.5.7 Mengatur Tinggi Baris Untuk mengubah tinggi baris sesuai dengan kebutuhan kita, dapat dilakukan dengan cara ; 1. Letakkan penunjuk sel pada baris yang akan diubah tingginya. Jika lebih dari satu baris, maka sorotlah terlebih dahulu seluruh baris yang akan diubah. 2. Pilih dan klik menu Format, Row, Height, sehingga muncul kotak dialog seperti berikut; Gambar 3.10. Mengatur Tinggi Baris 3. Pada kotak Row Height, isilah sesuai dengan nilai tinggi baris yang diinginkan. 4. Klik OK sebagai tanda persetujuan. Untuk lebih cepatnya, kita juga bisa menggunakan mouse untuk mengubah tinggi baris, caranya ; 1. Arahkan penunjuk mouse pada bagian bawah dari nomor baris yang akan diubah tingginya. Jika lebih dari satu baris, maka sorotlah seluruh nomor baris yang akan diubah tingginya, lalu arahkan penunjuk mouse kebagian paling bawah dari nomor yang akan diubah tersebut. 2. Klik dan geserlah mouse ke atas atau kebawah sesuai dengan tinggi yang inginkan.
- 16. 3.5.8 Membuka Lembar Kerja Baru Membuka lembar kerja baru dapat dilakukan seperti berikut ; 1. Pilih dan klik menu File, New atau tekan Ctrl+N, sehingga muncul kotak dialog membuka lembar kerja. 2. Pada kotak dialog tersebut, klik Tab General dan pilih icon workbook. 3. Klik OK untuk menutup kotak dialog ini. Disamping cara diatas, kita juga bisa membuka lembar kerja dengan meng-klik Icon New yang terdapat toolbars standar. Cara ini lebih efektif dan cepat dibanding dengan cara diatas. 3.5.9 Membuka Lembar Kerja Yang Telah Ada Membuka lembar kerja yang telah ada dapat dilakukan dengan cara ; 1. Pilih dan klik menu File, Open atau tekan Ctrl+O sehingga muncul kota dialog membuka file. Dapat juga dilakukan dengan meng-klik Icon Open yang terdapat pada toolbars standar. 2. Pada tombol daftar pilihan Look In, pilih dan klik folder yang dinginkan. 3. Pada kotak isian File Name ketikan nama file yang akan dibuka, atau klik nama file yang terdapat kotak Look In. 4. Klik Open untuk membuka lembar kerja tersebut.
- 17. 3.5.10. Menyimpan Lembar Kerja Untuk menyimpan lembar kerja, dapat dilakukan dengan cara ; 1. Pilih dan klik menu File, Save, sehingga muncuk kotak dialog penyimpan. 2. Pada kotak Save In pilih dan klik forder tempat penyimpanan data. 3. Pada kotak isian file name ketikkan nama file dari lembar kerja yang akan disimpan. 4. Klik Save untuk menyimpan lembar kerja. Setelah melakukan proses diatas, untuk menyimpan selanjutnya dapat dilakukan dengan meng-klik Icon Save ( )yang terdapat pada toolbars standar. 3. 5.11. Menyimpan Lembar Kerja dengan Nama lain Menyimpan lembar dengan nama lain, biasanya bertujuan untuk membuat duplikat dari lembar kerja, atau ingin membuat lembar kerja baru dengan format yang sama dengan lembar kerja yang akan disimpan. Hal ini dapat dilakukan dengan cara ; 1. Pilih dan klik menu File, Save As, sehingga muncul kotak dialog Save As. 2. Pada kotak Save In pilih dan klik forder tempat penyimpanan data. 3. Pada kotak isian file name ketikkan nama file dari lembar kerja yang akan disimpan. 4. Klik Save untuk menyimpan lembar kerja.
- 18. 3.6.1 Menulis Rumus Untuk menulis rumus, ada beberapa cara, diantaranya (lihat contoh berikut) Gambar 3.11. Contoh Penulisan Rumus 1. Menulis rumus dengan mengetikkan angka langsung a. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus akan ditampilkan (pada contoh diatas sel C6) b. Pada formula bar, ketikkan = 5000000+3500000, lalu tekan tombol enter. Menulis rumus dengan cara ini cukup mudah kalau rumusnya sederhana dan pendek serta angkanya tetap. 2. Menulis rumus dengan menggunakan alamat sel a. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus ditampilkan (sel C6 misalnya) b. Pada formula bar, ketikkan = C4+C5, lalu tekan tombol enter. Menulis rumus dengan cara ini sangat bermanfaat jika datanya sering berubah. 3. Menulis rumus dengan bantuan mouse a. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus akan ditampilkan (pada contoh diatas sel C6) b. ketikkan = , kemudian pilih dan klik sel C4 c. Ketik +, kemudian pilih dan klik sel C5 d. Tekan tombol enter. Menulis rumus dengan cara ini sangat dianjurkan karena memperkecil kemungkinan salah ketik alamt sel.
- 19. 3.6.2 Menggunakan Fungsi Fungsi sebenarnya adalah rumus yang sudah disediakan oleh Excel 2000, yang akan membantu dalam proses perhitungan. kita tinggal memanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Pada umumnya penulisan fungsi harus dilengkapi dengan argumen, baik berupa angka, label, rumus, alamat sel atau range. Argumen ini harus ditulis dengan diapit tanda kurung (). Perhatikan kembali contoh diatas, tapi kita akan menggunakan fungsi untuk mengolahnya. Cara menulis fungsi 1. Menulis fungsi secara langsung (manual) a. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil fungsi akan ditampilkan (pada contoh diatas sel C6) b. Ketikkan =SUM(C4:C5) c. Tekan tombol enter untuk memprosesnya. Catt. SUM(C4:C5), SUM adalah fungsi untuk penjumlahan dan (C4:C5) adalah argumen berupa alamat sel. 2. Menulis fungsi dengan memanfaatkan Paste Function Paste Function adalah salah satu cara untuk menulis fungsi yang disediakan oleh Excel 2000, dimana kita dipandu untuk menulis fungsi beserta argumennya, sehingga kesalahan dalam pengetikkan fungsi dan argumennya dapat terhindar.
- 20. Untuk menggunakan fasilitas ini, ikuti langkah-langkah berikut ; a. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil fungsi akan ditampilkan (pada contoh diatas, sel C6) b. Pilih dan Klik menu Insert, Function atau klik icon paste function yang terdapat pada toolbar standar. Maka akan tampil kotak dialog gambar 3.12 Gambar 3.12. Paste Function c. Pada daftar pilihan Function category, pilih dan klik Math & Trig, maka dibagian Function name akan muncul daftar fungsi matematika dan trigonometri yang disediakan Excel 2000. d. Pilih dan Klik fungsi SUM karena kita akan menggunakan fungsi ini untuk menjumlahkan. Pada bagian bawah dari daftar pilihan tersebut ditampilkan sintak penulisan dari fungsi yang dipilih. Seperti diatas, aturan penulisan fungsi SUM adalah SUM(number1,number2,ā¦). e. Klik OK sebagai tanda persetujuan, berikutnya akan tampil kotak pengisian argumen dari fungsi, seperti gambar 3.13 Gambar 3.13. Pengisian Argumen dari Fungsi f. Pada kotak isian Number1, tentukan range data yang akan dijumlah, dalam hal ini kita isikan range C4:C5. Kalau masih ada range yang lain, maka dapat diisikan pada daftar isian number2. Saran : Dalam pengisian range ini sebaiknya menggunakan tombol pemilihan range yang terdapat disebelah kanan kotak isian. g. Klik OK jika argumen yang dimasukan telah benar. Maka hasilnya akan ditampilkan pada sel yang dipilih tadi. (sel C6)