Modul01 menggenal database r1

MENGOPERASIKAN PERANGKAT LUNAK
BASIS DATA 01
Mengenal Database
Mata Diklat:
Keterampilan Komputer dan
Pengelolaan Informasi
Program Keahlian:
Semua Program Keahlian
Disusun Oleh:
Drs. Prayitno
 
 
Meliputi:
» Pengertian
Database
» Software
Database
» Bagian-Bagian
Database
» Merancang
Database

Perkiraan waktu
2x45 menit






SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 2 KEBUMEN
Jl. Joko Sangkrip Kom.1 Sumberadi, Kebumen 54315 Telp. (0287) 381801, Fax.
(0287) 381802
web site: www.smkn2kebumen.com, email: smkn2kebumen@yahoo.com
2008






KETERAMPILAN KOMPUTER DAN PENGELOLAAN INFORMASI (KKPI)
Lembaran Job Sheet
MENGENAL DATABASE
Metode Teori
Sem 3
Nomor 01 Waktu 2 x 45 meni t
Word Proces sor Microsoft Office Word 2007 Editor Drs . Prayitno
2
Nama Fi le
Z:tempwindows 20141016010846modul01-menggenaldatabaser1-
141015201127-convers ion-gate01.docx
Diprint 16 Oktober 2014
Pendahuluan
Modul ini menjelaskan pengertian Database – apa itu database, mengapa Anda
membutuhkannya, dan apa saja bagian-bagian dari database, serta bagaimana cara
merancangnya. Pembahasannya dikhususkan pada database yang dibuat menggunakan
Microsoft Access 2003, tetapi konsepnya dapat diterapkan untuk semua produk database.
Latihan 1: Pengertian Database
Langkah 1: Ketika tuntutan zaman menghendaki semua pekerjaan berjalan dengan cepat dan
akurat seperti sekarang ini, peranan database tidak lagi dapat dielakkan. Apakah yang
dimaksud dengan database? Manfaat apa sajakah yang dapat diperoleh dari database?
Buatlah kelompok kecil, diskusikan jawaban-jawaban Anda, dan tuliskan pada tempat yang
telah disediakan.
Langkah 2: Bersiaplah untuk berbagi informasi mengenai daftar yang Anda miliki mengenai
manfaat database dalam kelompok besar seperti yang diminta.
Pengertian Database
Database adalah tool (peralatan) untuk mengoleksi dan mengorganisasikan informasi yang
dihubungkan ke sebuah subjek atau maksud tertentu seperti koleksi buku, musik, nilai, data
pribadi, dan lain-lain. Bila suatu database tidak disimpan di dalam komputer, atau hanya
sebagian yang disimpan di dalam komputer, Anda dapat menelusuri informasi dari beberapa
sumber yang Anda miliki untuk mengelola dan mengorganisasikannya.
Sebagai contoh, anggaplah nomor telepon dari suplier Anda disimpan di dalam beberapa
lokasi: di dalam kartu nama, di lembaran di dalam lemari, dan di dalam file spreadsheet. Bila
nomor suplier Anda berubah, Anda perlu memperbaharui informasi tersebut pada ketiga
lokasi tersebut. Sedangkan di dalam database, Anda hanya perlu memperbaharui informasi
tersebut dalam satu lokasi saja – nomor telepon suplier secara otomatis diperbaharui pada
ketiga lokasi tersebut.
Banyak database yang dimulai dari sebuah daftar di dalam program pengolah kata (seperti:
MS-Word) atau program pengolah angka (seperti: MS-Excel). Ketika daftar itu bertambah
makin banyak, mulailah muncul redundansi (duplikasi) dan inkonsistensi (kekacauan) di dalam
data. Data seperti itu menjadi sulit untuk dikelola, dan hanya ada sedikit cara untuk mencari
atau menarik bagian tertentu dari data untuk keperluan tertentu. Sekali masalah ini mulai
muncul, sangatlah baik untuk mentransfer data tersebut menjadi sebuah database yang dapat
dibuat menggunakan Database Management System (DBMS), seperti Microsoft Access 2003.
Database berbasis komputer adalah sebuah kontainer (wadah) dari objek. Sebuah database
dapat berisi lebih dari satu tabel. Sebagai contoh, database untuk Sistem Pergudangan yang
menggunakan tiga buah tabel tidak disebut sebagai tiga database, tetapi satu database yang
berisi tiga buah tabel. Database Access menyimpan semua objek-objek databasenya, yaitu
Database adalah
sebuah tool
(peralatan)
untuk
mengoleksi dan
mengorganisasi-kan
informasi.
Database dapat
menyimpan lebih
dari satu tabel.
Database Access
menyimpan
semua objeknya
dalam satu file,
dengan ekstensi
.mdb.

Lembaran Job Sheet
MENGENAL DATABASE
Metode Teori
Sem 3
tabel, form, report, macro dan modul dalam sebuah file tunggal, terkecuali bila secara khusus
didisain untuk menggunakan sumber data lain. Format database yang dibuat menggunakan
Access 2003 memiliki ekstensi .mdb. Anda dapat menggunakan Access 2003 untuk membuat
dile dalam format versi sebelumnya (misalnya Access 2000 dan Access 2002).
Dengan menggunakan Access, Anda dapat:
 Menambahkan data baru ke database, seperti sebuah item baru di dalam sistem
3
Nama Fi le
pergudangan
 Mengedit data yang sudah ada di dalam database, seperti mengganti lokasi suatu barang
 Menghapus informasi, yang mungkin sudah tidak diperlukan lagi
 Mengorganisasikan dan meninjau data dalam beberapa cara yang berbeda
 Berbagi data dengan orang lain melalui report, pesan e-mail, intranet, atau internet
Software Database
Sejak Anda mulai menggunakan database setiap hari dan database itu bekerja dengan
sempurna pada lembaran-lembaran kertas, Anda mungkin bertanya apa keunggulan software
database pada komputer. Bergantung kepada data yang ingin Anda kelola, software database
mungkin tidak membantu Anda secara seluruhnya. Sebab bagaimanapun, direktori telepon
(buku telepon), sebagai contoh, adalah petunjuk akurat yang layak untuk menemukan alamat
dan nomor telepon.
Apa yang dapat Anda kerjakan jika Anda mengingat nama awal seseorang, tetapi tidak ingat
nama akhirnya? Atau jika Anda akan membutuhkan sebuah arsip pelanggan Anda, tetapi Anda
hanya mengingat nama perusahaannya?
Di sinilah letaknya software database dapat benar-benar membantu Anda. Software database
dapat mengatur informasi Anda sehingga Anda dapat mencari suatu item dengan cepat dan
mudah. Jika Anda menata database Anda dengan benar, Anda akan dengan mudah
menemukan nama awal seseorang, afiliasi perusahaan, atau nama akhir, atau potongan
informasi lainnya.
Lebih dari itu, software database dapat menyediakan lebih banyak perspektif pada data Anda
yang akan sangat sulit bila dikelola dengan manual. Seandainya Anda ingin mengurutkan
nama-nama pelanggan Anda berdasarkan kode pos, Anda mungkin menginginkan untuk
menemukan suatu hubungan antara alamat-alamat dan barang-barang yang mereka pesan,
atau hanya sekedar untuk membuat sebuah daftar persuratan berdasarkan rating kode pos -
nya.
Jika semua data berada pada kartu indeks dan Anda mempunyai banyak pelanggan, maka
untuk mendapatkan informasi yang Anda inginkan akan membutuhkan waktu beberapa hari.
Software database, dengan demikian, dapat menghasilkan informasi secara instant. Software
database yang baik bahkan dapat menyediakan bagi Anda laporan dan kesimpulan informasi
secara tereperinci dan dengan tampilan yang baik dalam banyak cara yang berbeda.
Sebagai tambahan, dengan usaha yang sedikit, informasi di dalam database Anda dapat selalu
up-to-date. Software database memungkinkan Anda untuk menambah informasi baru ke
dalam database, menghapus informasi yang sudah tidak dibutuhkan, dan membuat
perubahan-perubahan lain yang diinginkan untuk menyimpan informasi yang aktual.
Sebagai kesimpulan, beberapa keunggulan terbesar dari software database adalah:
 Ia dapat menemukan suatu informasi yang tersimpan di dalam database secara cepat,
akurat dan mudah.
 Ia dapat menyediakan informasi dalam banyak sudut pandang.
 Ia memungkinkan Anda untuk memelihara informasi sehingga ia selalu aktual.

Lembaran Job Sheet
MENGENAL DATABASE
Metode Teori
Sem 3
Sebagai tambahan, kebanyakan software database juga memungkinkan Anda untuk
melakukan perhitungan-perhitungan matematis pada informasi yang tersimpan dan
menampilkan hasilnya.
4
Nama Fi le
Perkembangan Software Database
Pada awal kemunculannya, software database hanya dapat dijalankan pada mesin-mesin
komputer besar dan mahal, yang memiliki memory besar dan kecepatan besar. Personal
Computer (PC) yang pada waktu itu tergolong kecil dan lambat, tidak dapat menjalankan
software database generasi awal.
Software database pertama yang dapat digunakan pada komputer mikro adalah dBASE II yang
dibuat oleh Ashton-Tate Company. Awalnya, program ini digunakan pada mikrokomputer 8 bit
dengan menggunakan sistem operasi CP/M-80™. Versi dBASE II tersebut sudah digunakan
pada berbagai merek komputer seperti TRS-80®, Osborne™, Kaypro® portbale, dan Apple® II
(dengan menginstall kartu CP/M®). Selanjutnya dBASE II ditulis kembali untuk komputer
pribadi (PC) IBM dan mesin-mesin yang kompatible dengannya. Versi 2.4 yang diedarkan pada
bulan September 1983 dibuat untuk PC IBM yang bekerja pada PC DOS V. 1.1 2.0 atau 2.1
pada waktu itu.
Sebelum dBASE II diperkenalkan, sistem manajemen database hanya digunakan pada
komputer-komputer besar, karena sistem database pada saat itu masih memerlukan prosesor
berdaya besar dan memory komputer yang sangat besar. Bahasa pengolahan untuk sistem
manajeman database ini terasa asing bagi kebanyakan pemakai yang bukan programmer;
pengolahan data dengan sistem ini memerlukan program yang dibuat oleh programmer yang
terlatih secara profesional.
Diterbitkannya dBASE II merupakan suatu usaha yang berani untuk menggunakan kemampuan
mikrokmputer. Sejak saat dikeluarkannya, program tersebut menjadi perangkat lunak
mikrokomputer yang diketahui paling baik untuk manajemen database. Meskipun daya dan
kapasitas memory yang terbatas dari mikrokomputer masa awal yang sering kali harus
disesuaikan dengan kemampuan dari dBASE II, namun program itu telah merevolusi cara
penanganan informasi pada mikrokomputer.
Sejak dBASE II diperkenalkan, teknologi komputer telah berkembang dengan cepat. Sebagian
besar mikrokomputer telah menggunakan mikroprosesor 16 bit yang cukup ampuh. Prosesor
ini mampu mengolah data jauh lebih cepat daripada prosesor 8 bit yang dimiliki oleh
mikrokomputer masa awal. Kapasitas memory yang besar sudah pula tersedia dengan biaya
yang relatif murah. Bahasa-bahasa komputer yang baru dan lebih ampuh seperti bahasa C,
sudah dikembangkan dan disempurnakan.
Sebagai tanggapan terhadap kemajuan teknologi dalam perangkat keras dan perangkat lunak,
maka dBASE III diperkenalkan pada tahun 1984. Meskipun dikembangkan dari dBASE II,
namun dBASE III secara drastis jauh berbeda dengan pendahulunya; karena itu dBASE III
dirancang bukan sekedar versi perbaikan dari dBASE II. dBASE III dirancang untuk
mikrokomputer 16 bit. Karena program ini ditulis dalam bahasa C yang efisien, maka
kecepatan pengolahan dari dBASE III jauh meningkat. dBASE III juga mempunyai kapasitas
memory yang jauh lebih besar daripada dBASE II.
Menanggapi permintaan terhadap program yang selain user-friendly namun juga jauh lebih
ampuh, maka Ashton-Tate memperkenalkan dBASE III Plus di akhir tahun 1985. Kemampuan
jaringan (networking) dan sistem menu membedakan dBASE III Plus dari dBASE III.
Pada perkembangan selanjutnya, dBASE IV dipegang lisensinya oleh Borland Inc. Sayangnya,
perkembangan dBASE IV tidak begitu baik karena tidak dapat memenuhi apa yang dituntut
pemakainya. Selain itu, pada saat itu juga muncul sistem lainnya yang serupa dengannya yang
menyediakan fasilitas yang lebih canggih, misalnya Clipper dan FoxPro.

Lembaran Job Sheet
MENGENAL DATABASE
Metode Teori
Sem 3
Pada masa sekarang ini terdapat cukup banyak software manajemen database, dengan
berbagai kelebihan dibandingkan dengan sistem database yang lalu. Bebrapa di antaranya
ialah:
 Borland Visual dBASE 5.5, yaitu software manajemen database yang dikembangkan oleh
Borland Inc. Yang merupakan kelanjutan dari sistem dBASE versi DOS. Visual dBASE 5.5
berjalan pada platform Windows 3.1 atau yang lebih tinggi. Terdapat cukup banyak
peningkatan dibandingkan dengan pendahulunya. Sistem ini jauh lebih mudah digunakan,
dan jauh lebih ampuh dalam menangani database. Sistem ini telah menerapkan metode
OOP (Object Oriented Programming), yaitu pemrograman yang berorientasi kepada obyek.
Sebagai timbal baliknya, sistem ini hanya dapat berjalan pada mikrokomputer yang
menggunakan sistem operasi Windows 3.1 atau yang lebih tinggi dengan memory minimal
6 MB.
 Microsoft Visual FoxPro 6.0, yaitu software manajemen database yang dikembangkan oleh
raksasa software terbesar yakni Microsoft Corp. Ciri utama software ini ialah terletak pada
kemudahan-pakainya serta keampuhannya dalam mengelola database. Apalagi,
pengembang software ini memiliki reputasi yang tak tertandingi, sehingga menjadikan
pemakainya merasa lebih aman dan terjamin. FoxPro juga menggunakan metode OOP.
 Microsoft Acces 97 (kini sudah ada Microsoft Access 2000!). Software yang dikembangkan
oleh Microsoft dan dibundel bersama dengan Microsoft Office ini sangat tepat untuk
mengelola database suatu perkantoran, atau bisnis kecil dan menengah.
 Borland Paradox, serupa dengan Microsoft Acces. Borland Paradox dibundel bersama
5
Nama Fi le
dalam satu paket Corel Office Profesional.
 Lotus Approach, serupa dengan Microsft Acces dan Borland Paradox. Lotus Approach
dibundel bersama dalam satu paket Lotus Smart Suite yang lisensinya kini dipegang oleh
IBM.
 Jasmine. Software ini memiliki keistimewaan tersendiri. Software ini dirancang untuk
mengelola database multimedia di Internet.
Dari sekian banyak software sistem database, cukup sulit untuk membandingkan
kehebatannya masing-masing. Setiap sistem memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing.
Untuk menentukan mana yang terbaik bagi usaha Anda, tidaklah mudah. Salah satu
cara yang bijaksana untuk menentukan software mana yang tepat bagi suatu perusahaan ialah
memilih software yang memiliki kelebihan-kelebihan yang sesuai dengan suatu perusahaan. Di
perusahaan tertentu, mungkin lebih tepat bila menggunakan Visual dBASE, sementara di
perusahaan yang lainnya mungkin lebih menguntungkan bila menggunakan Visual FoxPro,
kemudian di perusahaan yang lainnya lagi mungkin lebih pas bila menggunakan Microsoft
Access.
Latihan 2: Bagian-Bagian Database
Langkah 1: Tidak seperti database flat misalnya file data Microsoft Excel, file database yang
ditbuat menggunakn Microsoft Access berisi beberapa bagian database. Apa saja bagian-bagian
database dalam Microsoft Access? Buatlah kelompok kecil, diskusikan jawaban-jawaban
Anda, dan tuliskan pada tempat yang telah disediakan.

Lembaran Job Sheet
MENGENAL DATABASE
Metode Teori
Sem 3
Tabel Customer
(pelanggan)
Query London
Order for April
(pesanan)
Form Customers
(pelanggan)
Report Customer
(pelanggan)
Pages Customer
(pelanggan)
6
Nama Fi le
Bagian-Bagian Database MS-Access
Database Access, seperti juga database yang lainnya, dapat terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
 Tabel, untuk menyimpan data.
 Query, untuk menemukan dan memanggil data yang diinginkan.
 Form, untuk melihat, menambah, dan memperbaharui data di dalam tabel.
 Report, untuk menganalisa atau mencetak data di dalam layout tertentu.
 Pages, untuk melihat, mengupdate, atau menganalisa database dari Internet atau Intranet.
 Macro, action yang digunakan untuk meningkatkan fungsionalitas database.
 Modul, bahasa pemrograman yang dapat digunakan untuk meningkatkan fungsionalitas
database.
Dengan menggunakan Microsoft Access, Anda dapat mengelola semua informasi tersebut
dalam sebuah file database tunggal dengan ekstensi .mdb.
1. Sekali data disimpan di dalam satu tabel, saat itu pula data dapat dilihat dari beberapa
lokasi. Ketika Anda mengupdate data, secara otomatis mengupdate semua data yang
tampil.
2. Tampilan data di dalam sebuah query
3. Tampilan data di dalam sebuah form.
4. Tampilan data di dalam sebuah report.
5. Tampilan data di dalam Data Access Page.
Tabel dan Relationship
Tabel mirip tampilan spreadsheet, yang di dalamnya data disimpan dalam baris dan kolom.
Sebagai akibatnya, cukup mudah mengimport sebuah spreadsheet ke dalam tabel. Perbedaan
utama antara spreadsheet dan tabel database adalah bagaimana data itu diorganisasikan.

Lembaran Job Sheet
MENGENAL DATABASE
Metode Teori
Sem 3
Untuk mendapatkan tingkat fleksibilitas yang tinggi dalam database, data yang diperlukan
diorganisasikan ke dalam tabel sedemikian rupa sehingga redundansi tidak akan terjadi.
Sebagai contoh, bila Anda menyimpan informasi tentang nama pekerja, setiap nama pekerja
harus dimasukkan hanya satu kali di dalam tabel. Data tentang produk akan disimpan di dalam
tabel produk, dan data tentang kantor cabang akan disimpan di dalam tabel yang lain. Proses
ini dinamakan Analisa.
Setiap baris di dalam tabel merujuk pada sebuah rekord. Rekord adalah bagian individual dari
suatu informasi disimpan. Setiap rekord berisi satu atau lebih field. Field menunjuk ke suatu
kolom di dalam tabel. Sebagai contoh, Anda mungkin memiliki tabel bernama “Biodata”
dimana setiap rekord (baris) berisi informasi tentang siswa yang berbeda, dan setiap field
(kolom) berisi tipe informasi yang berbeda, seperti nama, NIS, alamat, dan seterusnya. Field
harus dirancang dengan tipe data tertentu, seperti text, number, atau tipe lainnya.
Cara lain untuk menjelaskan rekord dan field adalah seperti dapat dilihat pada kartu katalog
perpustakaan. Setiap kartu di dalam lemari menunjuk ke sebuah rekord di dalam database.
Setiap bagian dari informasi pada sebuah kartu individual (pemulis, judul, dan seterusnya)
menunjuk ke sebuah field di dalam database.
Untuk mengelola data dari beberapa tabel secara bersama-sama di dalam Query, Form,
Report, atau Data Access Page, perlu dibuatkan hubungan (relationship) antara tabel.
1. Informasi Customer yang berasal dari suatu daftar sekarang berada di dalam tabel CUSTOMER
2. Informasi Order yang berada di dalam spreadsheet sekarang berada di dalam tabel ORDER.
3. Sebuah ID unik, seperti Customer ID, membedakan satu rekord dengan yang lainnya di dalam
tabel. Dengan menambahkan sebuah ID unik pada setiap tabel, dan dengan menentukan sebuah
hubungan, Microsoft Access dapat secara tepat menghubungkan record dari semua tabel sehingga
Anda dapat mengambilnya bersama-sama di dalam sebuah form, report, atau query.
7
Nama Fi le
Query
Untuk menemukan dan memuat hanya data-data yang sesuai kondisi tertentu, termasuk data
dari beberapa tabel, gunakanlah Query. Sebuah query juga dapat mengupdate atau mengapus
beberapa record sekaligus, dan melakukan kalkulasi predefinisi atau kalkulasi buatan sendiri
pada suatu data.

Lembaran Job Sheet
MENGENAL DATABASE
Metode Teori
Sem 3
Query adalah “senjata ampuh” di dalam database, yang dapat melakukan banyak fungsi yang
berbeda. Salah satu fungsi yang paling umum adalah memuat data spesifik dari tabel. Data
yang ingin Anda lihat biasanya tersebar di beberapa tabel, dan Query memungkinkan Anda
untuk melihatnya di dalam satu datasheet tunggal. Juga, biasanya Anda tidak ingin melihat
semua rekord sekaligus, query memungkinkan Anda menambahkan kriteria untuk
“menyaring” data hanya yang benar-benar Anda inginkan. Query seringkali menjadi data
sumber untuk form dan report.
Query juga updateable, artinya Anda dapat mengedit data yang berada di dalam tabel melalui
datasheet query. Bila Anda bekerja di dalam query yang updateable, ingatlah bahwa
perubahan yang Anda lakukan sebenarnya dikerjakan di dalam tabel, bukan di dalam
datasheet query.
Query tersedia dalam dua macam: select queries dan action queries. Select queries secara
sederhana memuat data yang siap untuk digunakan. Anda dapat meninjau hasil query pada
layar monitor, cetakan, atau mengkopinya ke clipboard. Atau, Anda dapat menggunakan hasil
query untuk dijadikan sumber data pada form atau report.
Action queries, seperti namanya, melakukan sebuah tugas dengan data. Action queries dapat
digunakan untuk membuat tabel baru, menambah data ke tabel, memperbaharui data, atau
menghapus data.
8
Nama Fi le
Form
Untuk lebih memudahkan kita melihat, memasukkan, dan mengganti data secara langung di
dalam tabel, gunakan Form. Ketika Anda membuka sebuh form, Microsoft Access memuat
data dari satu atau beberapa tabel, dan menampilkannya pada layar dengan layout yang Anda
pilih di dalam Form Wizard, atau layout yang telah Anda buat sendiri di dalam Design View.
1. Sebuah tabel menampilkan banyak record sekaligus, tetapi mungkin anda perlu menggulungnya
untuk melihat semua data di dalam sebuah record. Juga, ketika melihat sebuah tabel, Anda tidak
dapat mengupdate data dari dua tabel atau lebih sekaligus.

Lembaran Job Sheet
MENGENAL DATABASE
Metode Teori
Sem 3
2. Sebuah form memfokukan pada sebuah record pada satu saat, dan dapat menampilkan field-field
dari satu atau beberapa tabel. Form juga dapat menampilkan gambar dan objek lainnya.
3. Sebuah form dan berisi sebuah tombol untuk mencetak, membuka objek lain, atau melakukan
9
Nama Fi le
tugas-tugas otomatis tertentu.
Form kadang-kadang diartikan juga sebagai “layar pemasukan data”. Form adalah interface
yang digunakan untuk bekerja dengan data, dan seringkali berisi beberapa tombol perintah.
Anda dapat membuat database tanpa menggunakan form untuk mengedit data, dengan cara
langsung menggunakan tabel datasheet. Akan tetapi, kebanyakan database menggunakan
form untuk meninjau, memasukkan, dan mengedit data di dalam tabel.
Form menyediakan format yang easy-to-use (mudah digunakan) untuk bekerja dengan data,
dan Anda dapat juga menambahkan elemen-elemen fungsional seperti tombol perintah. Anda
dapat memprogram tombol untuk menentukan data mana yang muncul pada form, membuka
form atau report, atau melakukan berbagai tugas lain. Sebagai contoh, Anda mungkin memiliki
sebuah form dengan nama “Form Pelanggan” yang digunakan untuk bekerja dengan data
pelanggan. Form pelanggan mungkin memiliki sebuah tombol yang membuka form pesanan
dimana Anda dapat memasukkan sebuah pesanan baru untuk pelanggan.
Form juga memungkinkan Anda untuk mengontrol bagaimana pemakai lain berinteraksi
dengan data di dalam database. Sebagai contoh, Anda dapat membuat sebuah form yang
menampilkan hanya field-dield tertentu dan hanya operasi-operasi tertentu. Ini dapat
membantu melindungi data dan memastikan data dimasukkan dengan benar.
Report
Untuk menganalisa data atau menampilkan data dalam bentuk cetakan (printout), gunakanlah
report. Sebagai contoh, Anda mungkin akan mencetak sebuah laporan untuk
mengelompokkan data dan menghitung total, dan laporan lain dengan bentuk yang berbeda,
misalnya untuk label surat.
1. Report digunakan untuk membuat label surat.
2. Report digunakan untuk menampilkan total dalam bentuk chart/grafik.
3. Report digunakan untuk menghitung total.
Sebuah report biasanya menjawab sebuah pertanyaan tertentu, seperti “Berapa banyak uang
yang kami terima dari setiap pelanggan pada tahun ini?” atau “Kota mana pelanggan kami
berada?” Setiap report dapat diformat untuk menampilkan informasi yang mudah dibaca dan
menarik.

Lembaran Job Sheet
MENGENAL DATABASE
Metode Teori
Sem 3
Sebuah report dapat dijalankan kapan saja, dan akan selalu mencerminkan data aktual di
dalam database. Report umumnya diformat untuk dicetak, tetapi dapat juga dilihat di layar,
dieksport ke program lain, atau dikirim sebagai pesan e-mail.
10
Nama Fi le
Data Access Pages
Untuk membuat data tersedia pada Internet atau Intranet, misalnya untuk laporan interaktif,
pemasukan data, atau analisa data, gunakan Data Access Pages. Microsoft Access memuat
data tersebut dari satu atau lebih tabel dan menampilkannya pada layar dengan layut yang
telah Anda buat di Design View, atau dengan Page Wizard.
1. Klik expand indicator…
2. Untuk menampilkan data dan toolbar navigasi record untuk level berikutnya dari sesi detail
3. Gunakan toolbar navigasi record untuk memindah, menyortir, dan menyarng record, dan untuk
mendapatkan Help.
Macro
Macro di dalam Access dapat diibaratkan sebagai bahasa pemrograman sederhana yang dapat
Anda gunakan untuk menambah fungsionalistas ke database. Sebagai contoh, Anda dapat
mengaitkan sebuah macro ke sebuah tombol perintah pada suatu form sehingga macro
tersebut berjalan ketika tombol tresebut diklik. Macro berisi action yang melakukan tugas-tugas,
seperti membuka report, menjalankan query, atau menutup database. Kebanyak
operasi-operasi database manual dapat diotomatiskan dengan menggunakan macro, sehingga
dapat menghemat waktu dan peralatan.
Module
Module, seperti macro, adalah objek yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan
fungsionalitas database. Bila macro dibuat dengan memilih dari daftar macro action, module
dibuat dengan cara menulis bahasa pemrograman di dalam aplikasi Visual Basic for
Applications (VBA). Sebuah module adalah koleksi dari deklarasi, pernyataan, dan prosedur
yang disimpan bersama-sama sebagai sebuah unit. Sebuah module dapat berupa class module
atau standard module. Class module adalah module yang dikaitkan kedalam form atau report.
Standard module berisi prosedur umum yang tidak dikaitkan dengan objek lain. Standard
module muncul di bawah bagian Module pada jendela database, sedangkan class module
tidak.
Latihan 3: Merancang Database
Langkah 1: Diperlukan beberapa langkah yang diperlukan untuk merancang database yang
handal. Ada berapa langkah proses merancang database? Sebutkan langkah-langkah tersebut
secara urut! Buatlah kelompok kecil, diskusikan jawaban-jawaban Anda, dan tuliskan pada
tempat yang telah disediakan.

Lembaran Job Sheet
MENGENAL DATABASE
Metode Teori
Sem 3
11
Nama Fi le
Dasar-Dasar Merancang Database
Rancangan database yang baik memastikan bahwa database itu mudah untuk dipelihara. Anda
menyimpan data di dalam tabel dan setiap tabel berisi data hanya tentang satu subjek,
misalnya pelanggan. Oleh karenanya, anda mengupdate bagian data, seperti alamat, hanya
dalam satu tempat dan perubahannya secara otomatis muncul di keseluruhan database.
Database yang baik biasanya berisi beberapa tipe query yang berbeda yang menampilkan
informasi yang diperlukan. Sebuah query dapat menampilkan subset data, seperti semua
pelanggan di Kebumen, atau kombinasi data dari beberapa tabel, seperti informasi pesanan
dikombinasikan dengan informasi pelanggan.
Database yang dirancang dengan baik dapat menyediakan informasi yang mudah diakses dan
hasilnya akurat. Karena pentingnya rancangan database secara benar agar diperoleh sistem
database yang handal, maka mempelajari prinsip-prinsip disain database juga sangat penting.
Untuk merancang database, Anda perlu mempelajari bagaimana menentukan informasi yang
dibutuhkan, bagaimana menentukan informasi itu disimpan di dalam tabel dan kolom, dan
bagaimana tabel-tabel direlasikan ke tabel-tabel yang lain. Anda harus membaca uraian ini
sebelum mulai membuat database untuk pertama kalinya.
Sebelum Anda menggunakan Access untuk membuat tabel, query, form, dan objek-objek
lainnya, sangat dianjurkan untuk membuat sketsa rancangan database di atas kertas. Anda
juga dapat membuka contoh database ‘Northwind’ dan kemudian membuka jendela
‘Relationship’ untuk memeriksa rancangannya.
Beberapa Istilah Database yang Perlu Diketahui
Microsoft Access 2003 mengorganisasikan informasi Anda ke dalam tabel-tabel: yaitu daftar
dalam bentuk baris (row) dan kolom (column) yang mirip worksheet pada MS-Excel. Dalam
database yang sederhana, Anda mungkin hanya memiliki satu tabel. Untuk kebanyakan
database Anda memerlukan lebih dari satu tabel. Sebagai contoh, Anda mungkin memiliki
sebuah tabel untuk informasi penyimpanan tentang barang (Products), tabel lain yang
menyimpan informasi tentang pesanan (Orders), dan tabel lain yang berisi informasi tentang
pelanggan (Customers).
Setiap baris dinamakan sebuah rekord (record), dan setiap kolom dinamakan field. Sebuah
rekord merupakan informasi yang konsisten dari suatu objek. Sedangkan sebuah field
merupakan informasi tunggal dari informasi – yang merupakan item yang muncul di setiap
record.
Merancang Database yang Baik
Terdapat beberapa prinsip yang dapat digunakan dalam proses perancangan database.
Pertama, duplikasi informasi (juga dikenal dengan istilah redundansi) adalah buruk, karena ia
menyita ruangan dan menambah kemungkinan error dan kekacauan. Kedua, kebenaran dan

Lembaran Job Sheet
MENGENAL DATABASE
Metode Teori
Sem 3
kelengkapan informasi sangatlah penting. Bila database Anda berisi informasi yang salah,
maka report yang dihasilkan dari database juga berisi informasi yang salah. Sebagai akibatnya,
segala keputusan yang dibuat berdasarkan pada report tersebut menjadi misinformasi.
Dengan demikian, rancangan database yang baik adalah:
 Bagilah informasi menjadi tabel-tabel yang berdasarkan suatu subjek (pokok masalah).
 Hubungkan informasi-informasi di dalam tabel sesuai keperluan.
 Dukungan bantuan dan pastikan keakuratan dan keutuhan dari informasi.
 Sediakan pemrosesan data dan laporan-laporan (report) yang dibutuhkan.
12
Nama Fi le
Proses Perancangan
Proses perancangan database terdiri dari langkah-langkah berikut:
1. Menentukan Tujuan Database
Langkah pertama dalam merancang database adalah menentukan tujuan dari penggunaan
database:
 Tanyakan kepada pemakainya. Catat tentang semua pertanyaan dari Anda dan pemakai
seperti apakah keinginannya.
 Buat sketsa report yang ingin Anda hasilkan dari database.
 Kumpulkan form-form yang saat ini digunakan untuk merekam data.
Saat Anda menentukan tujuan database, daftar informasi yang Anda inginkan dari database
mulai muncul. Dari situ, Anda dapat menentukan apa sebenarnya yang perlu Anda simpan di
dalam database dan fakta apa yang dimiliki setiap subjek. Fakta-fakta tersebut dapat Anda
jadikan field (kolom) di dalam database, dan subjek yang berisi fakta-fakta itu menjadi tabel.
2. Menentukan Field yang Diperlukan
Setiap field merupakan fakta tentang bagian subjek. Sebagai contoh, Anda mungkin perlu
menyimpan fakta berikut: nama perusahaan, alamat, kota, propinsi, dan nomor telpon. Anda
perlu membuat field terpisah untuk setiap fakta tersebut. Ketika menentukan field mana yang
Anda perlukan, ingatlah prinsip-prinsip berikut:
 Masukkan semua informasi yang diperlukan.
 Simpanlah informasi di dalam bagian logika terkecil. Sebagai contoh, nama pekerja
seringkali dipisahkan menjadi dua field, NamaAwal dan NamaAkhir, sehingga
memudahkan untuk mengurutkan data berdasarkan NamaAkhir.
 Jangan membuat field untuk data yang berisi daftar dari banyak item. Sebagai contoh, di
dalam tabel ‘Supplier’, bila Anda membuat field ‘Products’ yang berisi daftar yang
dipisahkan dengan koma untuk setiap produk yang Anda terima dari supplier, itu akan
menyulitkan dalam menemukan supplier yang hanya menyediakan bagian produk
tertentu.
 Jangan menyertakan data hasil perhitungan (data yang merupakan hasil ekspresi). Sebagai
contoh, bila Anda memiliki field HargaSatuan dan field Jumlah, jangan membuat field
tambahan yang merupakan hasil kali kedua field tersebut.
 Jangan membuat field yang mirip dengan yang lain.
3. Menentukan Tabel yang Diperlukan
Setiap tabel hasrus berisi informasi tentang satu subjek. Daftar field dapat digunakan untuk
menunjukkan tabel yang diperlukan. Sebagai contoh, bila Anda memiliki field TglLahir,
subjeknya adalah pekerja, sehingga ia milik tabel Pekerja. Anda mungkin memiliki sebuah
tabel untuk Pelanggan, sebuah tabel untuk Produk, dan sebuah tabel Pesanan.
4. Menentukan Tabel Mana berisi Field yang Mana
Ketika Anda menentukan tabel dan field-field di dalamnya, ingatlah prinsip-prinsip berikut:
 Tambahkan field hanya ke sebuah tabel.

Lembaran Job Sheet
MENGENAL DATABASE
Metode Teori
Sem 3
 Jangan tambahkan field ke sebuah tabel bila field tersebut mengakibatkan informasi yang
sama muncul di beberapa record di dalam tabel tersebut. Sebagai contoh, bila Anda
menempatkan field yang berisi alamat pelanggan di dalam tabel Pesanan, informasi
tersebut mungkin akan terulang di lebih dari satu record, sebab pelanggan mungkin
ditempatkan di lebih dari satu pesanan. Sebaliknya, bila Anda menempatkan field Alamat
di tabel Pelanggan, field tersebut akan muncul hanya sekali. Dalam hal ini, sebuah tabel
Microsoft Access Database berbeda dengan tabel dalam file database flat seperti
spreadsheet. Ketika setiap bagian informasi disimpan hanya sekali, Anda hanya perlu sekali
untuk mengupdatenya. Ini lebih efisien, dan juga menghilangkan kemungkinan duplikasi
data yang mengakibatkan informasi yang tidak akurat.
13
Nama Fi le
5. Mengidentifikasi Field dengan Nilai Unik di setiap Rekord
Untuk keperluan menghubungkan informasi yang disimpan di tabel-tabel terpisah – sebgai
contoh, untuk menghubungkan sebuah pelanggan dengan semua pesanan pelanggan – setiap
tabel di dalam database harus menyertakan sebuah field atau sekelompok field yang memiliki
nilai unik untuk setiap rekordnya. Filed tersebut nantinya akan dijadikan sebagi Primary Key.
6. Menentukan Relationship Diantara Tabel-Tabel
Sekarang Anda telah memiliki informasi di dalam tabel-tabel yang memiliki field Primary Key,
Anda perlu satu cara untuk memberitahu Microsoft Access bagaimana menghubungkan
informasi menyatu kembali. Untuk melakukan hal ini, Anda menentukan Relationship diantara
tabel-tabel. Anda dapat menemukan contoh relationship di dalam database contoh dari Acces
yaitu ‘Northwind’.
7. Memperhalus Rancangan
Setelah Anda memiliki rancangan tabel, field, relationship yang Anda perlukan, saatnya untuk
mempelajari rancangan dan mendeteksi suatu kekurangan yang mungkin ada. Akan lebih
mudah memperbaiki rancangan database saat ini daripada setelah tabel-tabelnya diisi data.
Gunakanlah Access untuk membuat tabel, menentukan relasi diantara tabel -tabel, dan
memasukkan contoh data secukupnya di dalam tabel sehingga Anda dapat menguji rancangan
Anda. Untuk menguji relationship di dalam database Anda, lihatlah bila Anda dapat membuar
query untuk memperoleh jawaban yang Anda inginkan. Buatlah draft kasar dari form dan
report Anda dan lihatlah apakah dapat menampilkan data yang Anda masukkan. Periksalah
untuk beberapa duplikasi data dan hilangkanlah data tersebut.
8. Masukkan Data dan Buatlah Objek Database Lain
Bila Anda puas dengan struktur tabel dalam rancangan Anda, selanjutnya tambahkanlah data
ke tabel-tabel Anda. Kemudain Anda dapat membuat objek database lain, yaitu query, form,
report, data access page, macro dan modul.
9. Gunakan Tools Analisis
Microsoft Access menyertakan tool yang dapat membantu Anda untuk memperhalus
rancangan database.
 Table Analyzer dapat menganalisa rancangan tabel, dapat mengusulkan struktur tabe bary
dan relationship bila sesuai, dan dapat membagi tabel menjadi tabel terhubung yang baru.
 Performance Analyzer dapat menganalisa keseluruhan database dan membuat
rekomendasi untuk memperbaikinya. Wizard-nya juga dapat mengimplementasikan saran
dan rekomendasi yang diberikan.
Latihan untuk Dikerjakan di Rumah: Refleksi Modul 1
Pikirkanlah latihan, kegiatan, kecakapan, dan pendekatan yang diminta dalam modul ini. Catat
jawaban Anda atas pertanyaan berikut dan bersiap-siap untuk berbagi jawaban Anda pada
bagian awal modul berikutnya.

Lembaran Job Sheet
MENGENAL DATABASE
Metode Teori
Sem 3
1. Bagaimanakah database dapat meningkatkan produktivitas di berbagai bidang?
Bayangkanlah, seandainya di era yang serba cepat seperti sekarang ini peranan database
ditinggalkan sama sekali. Apa yang bakal terjadi?
2. Software apa saja yang dapat Anda gunakan untuk membuat aplikasi database? Software
mana yang akan Anda pelajari selama latihan di SMKN2 Kebumen? Bagaimana caranya
Anda akan meningkatkan kompetensi Database?
14
Nama Fi le
Ringkasan Modul 1
Langkah 1: Apa yang Anda peroleh dari modul ini? Buatlah daftar pemikiran Anda dan
pemikiran orang lain seperti yang diminta pada tempat yang telah disediakan.
Langkah 2: Perihal penting apa yang dibahas dalam modul ini? Buat daftar pemikiran Anda
dan pemikiran orang lain seperti yang diminta pada tempat yang disediakan.

Lembaran Job Sheet
MENGENAL DATABASE
Metode Teori
Sem 3
Langkah 3: Buat pertanyaan dan usahakan untuk saling bertukar komentar. Pelajari dan
bersiap-siaplah untuk Modul 2: “Mengeksplorasi Contoh Database ‘Northwind’”.
15
Nama Fi le

Modul01 menggenal database r1

More Related Content

What's hot (20)

Similar to Modul01 menggenal database r1 (20)

Recently uploaded (20)

Modul01 menggenal database r1