Implementasi SPAN pada Instansi Vertikal Ditjen Perbendaharaan
Download as PPTX, PDF3 likes5,207 views
Dokumen ini membahas tentang implementasi SPAN pada instansi vertikal di Kementerian Keuangan, mencakup regulasi, strategi piloting SPAN dan SAKTI, modul dan interface yang dipiloting, integrasi proses bisnis pembayaran, serta evaluasi dan penyelesaian kendala selama piloting SPAN.
Implementasi SPAN pada Instansi Vertikal Ditjen Perbendaharaan
- 1. IMPLEMENTASI SPAN PADA INSTANSI VERTIKAL DITJEN PERBENDAHARAAN J a k a r t a , J u n i 2 0 1 4 KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PERBENDAHARAAN
- 3. Peraturan SPAN PMK No. 22/PMK.05/2014 tentang Perubahan Atas PMK Nomor 154/PMK.05/2013 tentang Pelaksanaan Piloting Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara Perdirjen No. PER-58/PB/2013 tentang Pengelolaan Data Supplier dan Data Kontrak Dalam SPAN Perdirjen No. PER-59/PB/2013 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Modul Kas Dalam SPAN Kepdirjen No. KEP-151/PB/2013 tentang Standar Operasi Prosedur/Standard Operating Procedures Pelaksanaan Piloting SPAN Perdirjen No. PER-7/PB/2014 tentang Penatausahaan Penerimaan Negara Pada SPAN Perdirjen No. PER-13/PB/2014 tentang Mekanisme Pengembalian Penerimaan Negara Atas Kesalahan Perekaman/Pelimpahan pada TA Berjalan oleh KPPN yang telah melaksanakan SPAN Surat Edaran No. SE-56/PB/2013 Tentang Alur Dokumen Pencairan Dana Melalui Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana / Daftar Surat Perintah Pencairan Dana Pada Saat Piloting SPAN 3 Regulasi
- 4. SPAN sudah dilakukan piloting (cut over) mulai tanggal 2 Januari 2014. Hingga saat ini, kantor-kantor yang sudah menggunakan SPAN: DJA (Custom Web RKAK/L&DIPA), Kantor Pusat DJPBN, BA999 (DJPBN, DJPU, DJA, DJPK, DJKN), Kanwil Jakarta + 6 KPPN, Kanwil Bandung + 12 KPPN, Kanwil Surabaya + 15 KPPN, dan Kanwil Yogyakarta + 3 KPPN Piloting selanjutnya akan dilaksanakan pada kantor-kantor: Kanwil Sumut + 11 KPPN, Kanwil NTT + 4 KPPN, Kanwil Sulsel + 11 KPPN SAKTI baru akan diimplementasikan secara keseluruhan TA 2016. Persiapan, termasuk pelaksanaan pararel run piloting sudah akan dilaksanakan TA 2014 khususnya di DJPBN. Untuk mendukung piloting SPAN, aplikasi existing di satker sudah di-enhance sehingga proses bisnis di satker dan inputnya sesuai dengan SPAN & SAKTI serta di-interface Strategi Piloting SPAN & SAKTI 4
- 5. Piloting: Modul dan Interface Custom Web RKA KL/DIPA/Revisi Modul Komitmen Kontrak/Suplier Modul Pembayaran SPM/SP2D/WA Modul Akuntansi dan Pelaporan Modul Penerimaan Modul Kas Transfer/Retur Pengelolaan Data Referensi, Service Desk PILOTING SPAN Unit Pengelola Aplikasi & Infrastruktur di DJPBN & Pusintek Existing RKA-K/L dan DIPA Existing-Aplikasi SPM & Data Kontrak/Suplier Interface – Konversi Interface – Konversi Existing Perbankan Interface – Host to Host Existing MPN-1/1.5/2 Retur/Konfirmasi/ Hutang/Hibah Interface Existing SAI/Pelaporan/Rekon Interface – Konversi 5
- 6. I Kontrak Serah Terima Penerbitan SPP Penerbitan SPM Resume Kontrak Resume Tagihan DIPA Verifikasi NRK Catatan Hutang Perencanaan Kas Jangka Pendek Rencana Halaman 3 DIPA Perencanaan Kas Jangka Panjang Test Substantif dan Formal Penerbitan SP2D Validasi Nomor Register Kontrak (NRK) DJPBNSatkerK/L Alur Manajemen Komitmen Alur Manajemen Pembayaran Alur Manajemen Kas Alur Manajemen DiPA Integrasi Proses Bisnis Pembayaran 6
- 7. RKA K/L DIPA KONTRAK SPM SP2D SUPLIER • Sama dengan existing • Ketat terhadap kontrol anggaran • Refinement existing Karwas Kontrak • Ketat sebagai kontrol pembayaran • Enhancement aplikasi existing • Proses bisnis baru, mendasarkan pada data penerima pembayaran • Ketat sebagaikontrol pembayaran • Pembagian berdasarkan 6 tipe suplier (Per-58/2013) • Enhancement aplikasi existing • Refinement existing SPM • Ketat sebagai kontrol pembayaran • Enhancement aplikasi existing Bank (RPK-BUN P) e-Bank Transfer Pengujian: DIPA = Kontrak = Suplier = SPM I Integrasi Proses Bisnis Pembayaran 7
- 8. BANK INDONESIA BIG-eB SPAN Interkoneksi SPAN – MPN G2
- 9. Dit.PKN/ KPPN Khusus Intermediate Server SPAN Internal Transfer / Over booking RPKBUNP Transfer Rek. Pihak Ke-3 Di Luar Negeri Swift Bank Asing Transfer BIG-eb Pembayaran (i.e.SBN,RPL) Akses Melalui User Interface BIG-eb Akses SPAN Data Inbond Data Outbond Rek. Pihak Ke-3 Rek. Pihak Ke-3 Overbooking/ SKN/RTGS Kirim SP2D Manual (KPPN Khusus Pinjaman dan Hibah) 9 Interkoneksi SPAN – BIGeb
- 10. SPAN Akses Dit.PKN/ KPPN Data Inbond Intermediate Server SPAN Data Outbond Transfer Rek. Pihak Ke-3 Line Leased Transfer & Setor Bank Download Upload Via CMS (BCP 1) Diantar Dengan Kurir (BCP2) 10 Interkoneksi SPAN – BO I Pusat
- 12. 12 PEMBEDA KPPN SPAN KPPN NONSPAN Input/sumber data aplikasi Unggah data tagihan hasil konversi ADK SPM, Rekam Tagihan (Khusus Satker Dengan Akses Langsung) Unggah ADK SPM Satker Suplier SPM GUP Nihil/PTUP/Pengesahan BLU dan Hibah Langsung Suplier Tipe 1 (Bendahara Pengeluaran) Bendahara Umum Negara untuk dibukukan seperlunya Jurnal akuntansi Validasi data (jurnal tagihan) dan Penerbitan SP2D (jurnal pembayaran) Penerbitan SP2D Pencadangan Dana DIPA Saat kontrak dicatat di SPAN/ data tagihan divalidasi SPAN Tidak ada Penyampaian Kebutuhan Dana Secara sistem oleh SPAN (saat persetujuan oleh Kasi PD) Menggunakan Aplikasi e- kirana Pencetakan SP2D Seksi Bank Seksi Pencairan Dana Perbedaan Proses Bisnis Pada KPPN SPAN dan NonSPAN
- 13. 13 PEMBEDA KPPN SPAN KPPN NONSPAN Jatuh tempo tagihan Gaji (hari kerja pertama bulan berikutnya) Segera (hari yang sama dengan tanggal tagihan diterima di KPPN) Tanggal tagihan diterima+ jumlah hari kerja Tidak ada Pengiriman ADK SP2D Secara sistem dengan interkoneksi (khusus BO yang terkoneksi dengan SPAN) Dikirim secara manual oleh KPPN (BO yang belum terkoneksi SPAN) Dikirim secara manual oleh KPPN Penerbitan SPM PP Diproses pada Seksi Bank, termasuk proses penerbitan SPM Retur Diproses pada Subbag Umum Proses rekonsiliasi satker Layanan rekonsiliasi satker dilaksanakan pada jam kerja, hanya proses rekonsiliasi by system dilaksanakan setelah jam kerja KPPN Layanan dan proses rekonsiliasi dilaksanakan pada jam kerja KPPN Perbedaan Proses Bisnis Pada KPPN SPAN dan NonSPAN
- 14. 14 Custom Web Kontrak/Supplier Pembayaran Penerimaan Interface Perbankan Pelaporan Lain-lain Aplikasi Evaluasi Piloting SPAN
- 15. Inssufficient fund/fund fail: - DIPA Revisi belum terdapat di SPAN - Revisi internal satker terhadap alokasi anggaran yang termuat dalam Hal.IV DIPA (seringkali perjalanan dinas) - Alokasi anggaran yang sudah dikontrakkan dilakukan revisi - Realisasi lebih besar dari DIPA revisi Posting DIPA tidak berhasil karena: - CoA baru: a.l. belum terdapat dalam referensi nomor register, output kode , kode KPPN, dll Custom Web - Kanwil/DJA menggunakan aplikasi Custom Web untuk persetujuan revisi DIPA - Satker menghubungi Kanwil DJPBN/DJA untuk pembatalan revisi bila diperlukan PenyelesaianKendala 15
- 16. Data supplier tertolak “ADK tidak asli” Pada saat perekaman data supplier pada Aplikasi SPM tidak dapat menggunakan kode ASCII Duplikasi file supplier gaji induk dengan uang makan Perbaikan Aplikasi Konversi KPPN Penyelesaian Kontrak & Suplier (1) Penolakan Supplier Tipe 3 dikarenakan nama penerima yang sama terdaftar pada dua satker yang berbeda Penerbitan surat Direktur Transformasi Perbendaharaan terkait penegasan tata cara perubahan informasi rekening pada data supplier sesuai dengan S-232/PB.8/2014 16 Kendala
- 17. Penolakan ADK Kontrak karena gagal pencadangan dana Pagu dalam DIPA tidak mencukupi, lakukan pengecekan pagu DIPA pada satker maupun pagu DIPA pada SPAN Penolakan supplier virtual account langganan daya & jasa Perekaman data supplier pada aplikasi SPM agar disesuaikan dengan data virtual account masing-masing supplier tersebut PenyelesaianKendala Penolakan ADK Kontrak “Tidak berhasil” dengan alasan Nama Bank, Nomor Bank, Nomor Rekening tidak ditemukan Terdapat perbedaan data supplier dan data kontrak di SPAN, hendaknya satker dalam melakukan perekaman data kontrak, disesuaikan dengan data suppliernya Kontrak & Suplier (2) 17
- 18. Penolakan SPM Kontraktual disebabkan tidak adanya NRK Pastikan bahwa satker telah memilih jenis SPM Kontraktual, supplier/kontrak tersebut telah didaftarkan, segmen BAS pada tagihan sesuai dengan kontrak yang sudah didaftarkan di SPAN Penolakan tagihan “3rd party supplier (supplier site type: 1,2,4,7) tidak ada informasi rekening bank untuk tipe supplier 3rd party seperti di ADK” Data supplier yang didaftarkan di SPAN tidak sama dengan data supplier yang ada di satker. Dalam pengajuan tagihan ke KPPN agar menggunakan data supplier yang sama dengan data supplier pada SPAN PenyelesaianKendala Pembayaran (1) Penolakan tagihan disebabkan error saat pengecekan DIPA Hal tersebut terjadi disebabkan perbedaan nomor DIPA pada ADK Resume Tagihan dengan yang ada di database SPAN. Pastikan satker telah sesuai dalam pengisian nomor DIPA pada Aplikasi SPM 18
- 19. Referensi nomenklatur Satker berbeda dengan database SPAN Perlu dilakukan pengecekan kesalahan tersebut ada pada satker atau SPAN. Apabila kesalahan tersebut terjadi pada SPAN, maka KPPN akan mengajukan surat permintaan perubahan nomenklatur ke DTP. Apabila kesalahan terjadi pada Aplikasi SPM, maka satker dapat melakukan penyesuaian referensi pada Aplikasi SPM dengan mengacu pada database SPAN PenyelesaianKendala Pembayaran (2) 19
- 20. Penolakan tagihan dengan status “hold” SPM Kontraktual: hal tersebut terjadi disebabkan tagihan yang diajukan satker lebih besar dari termin kontrak yang telah didaftarkan di SPAN. Solusi: pastikan satker dalam mengajukan tagihan ke KPPN tidak melebihi nilai/sisa termin dengan mengacu pada Laporan Karwas Kontrak. SPM Non Kontraktual: hal tersebut terjadi disebabkan segmen BAS pada tagihan tidak sama dengan database SPAN sehingga alokasi dana tidak tersedia, atau nilai tagihan lebih besar dari Fund Available (FA) untuk segmen BAS pada SPM berkenaan. Solusi: pastikan tersedia alokasi dana untuk segmen BAS pada tagihan yang diajukan ke KPPN. PenyelesaianKendala Pembayaran (3) 20
- 21. Penolakan SPM gaji induk dengan alasan transaksi gaji induk tanggal GL harus bulan berikutnya dari tanggal resume tagihan Pada saat perekaman SPM Gaji Induk harus tertanggal sesuai dengan tanggal pengajuan ke KPPN PenyelesaianKendala Pembayaran (4) Email notifikasi tidak diterima oleh Satker Satker agar menyampaikan alamat email yang masih aktif dan disarankan bukan email pribadi Cek selalu junk/spam karena seringkali email depkeu.go.id masuk dalam spam/junk 21
- 22. Penolakan tagihan dengan peringatan: Nilai PO tidak ditemukan, error terjadi ketika pengecekan PO Hal tersebut terjadi disebabkan data supplier pada SPM berbeda dengan yang terdapat pada kontrak yang sudah didaftarkan di SPAN, atau segmen BAS pada data tagihan berbeda dengan segmen BAS pada kontrak yang sudah didaftarkan. Solusi: satker dalam mengajukan tagihan ke KPPN menggunakan data supplier yang telah didaftarkan di SPAN serta untuk SPM Kontraktual, agar segmen BAS tagihan disesuaikan dengan segmen BAS pada kontrak yang didaftarkan di SPAN. PenyelesaianKendala Pembayaran (5) 22
- 23. Konfirmasi setoran muncul error “tidak sama satker” Hal tersebut terjadi disebabkan terdapat tanda baca pada nama file ADK konfirmasi. Solusi: satker agar menyampaikan ADK konfirmasi yang berasal dari Aplikasi K2PN terbaru PenyelesaianKendala Penerimaan Koreksi penerimaan muncul error “SPGR_Corrections_All Receipt_Number” Hal tersebut terjadi disebabkan ADK koreksi tidak menggunakan format yang sesuai. Solusi: satker agar menyampaikan ADK koreksi yang berasal dari Aplikasi K2PN terbaru 23
- 24. Interface Perbankan Keterlambatan transfer dana kepada pihak penerima pembayaran Koordinasi dan komunikasi dengan pihak Perbankan untuk melakukan perbaikan sistem di Perbankan PenyelesaianKendala Keterlambatan informasi tentang retur Jika retur terjadi atas transaksi melalui RTGS/SKN, perbankan perlu memilah secara manual karena seringkali informasi SP2D tidak dikirim kembali oleh bank penerima Solusi: DTP akan melakukan koordinasi dan komunikasi dengan pihak Perbankan untuk melakukan perbaikan sistem di Perbankan 24
- 25. Rekonsiliasi gagal “data tidak sama dengan nama file” atau “nama file tidak sesuai” Satker dalam menyampaikan ADK rekonsiliasi belum menggunakan aplikasi SAKPA terbaru. Solusi: satker agar berkoordinasi dengan KPPN untuk mengetahui perkembangan terupdate aplikasi-aplikasi yang digunakan satker PenyelesaianKendala Pelaporan Pengisian nomor SP2D (17 digit) sementara pada aplikasi SPM, nomor SP2D hanya bisa diinput 7 digit Satker cukup merekam 7 digit terakhir nomor SP2D di aplikasi SPM. Setelah dilakukan transfer ke SAKPA, lakukan perubahan nomor SP2D secara manual Rekonsiliasi membutuhkan waktu relatif lama Rekonsiliasi by system pada SPAN dilakukan setelah jam kerja KPPN. Hal ini agar tidak mengganggu pelaksanaan proses transaksi di KPPN 25
- 26. Lain-lain Aplikasi Keterbatasan jumlah user license pada KPPN Penolakan data supplier, data kontrak, dan tagihan Telah dikembangkan aplikasi pengecekan data supplier. Satker dapat bertanya ke KPPN bila terjadi penolakan atau informasi lainnya terkait SPM atau penerimaan Evaluasi kebutuhan user license sesuai dengan ABK PenyelesaianKendala 26