Panduan Ms access 2007 lengkap

Kata Pengantar
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas tuntunan dan kasih-Nya penulis
mampu menyelesaikan ebook dengan judul Mengolah Data dengan Microsoft Office Access 2007.
Ebook ini ditulis dengan tujuan untuk memberikan pengetahuan untuk dapat mempelajari, memahami
dan mencoba aplikasi Microsoft Office Access 2007 secara mudah dan sesuai dengan kebutuhan. Dalam
ebook ini juga penulis berusaha memberikan materi secara lengkap, sederhana dan mudah untuk
diaplikasikan.
Buku ini tidak akan ada tanpa bantuan dari rekan-rekan yang membantu saya baik dalam materi
maupun moral. Bersama ini saya ingin mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah
memberikan dukungan selama ini kepada Saya.
Ada pepatah bahwa tidak ada gading yang tidak retak maka ebook ini pun tidak lepas dari
kekurangan baik dari segi teknis maupun segi materi sehingga jika ada saran dan kritik yang
membangun anda dapat mengirimkan email kepada saya di Aqu_fikri@ymail.com
Akhir kata penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada para pembaca yang telah mengunduh
ebook ini kemudian menyempatkan waktu untuk membacanya dan selamat mencoba.
Sidoarjo,5 mei 2013
M. Ali Fikri
i

Daftar Isi
Kata Pengantar.........................................................................................................................................i
Daftar Isi ................................................................................................................................................... ii
Pendahuluan........................................................................................................................................... 1
Bab 1 Mengenal Microsoft Access 2007 ........................................................................................ 2
Memulai Access 2007 .............................................................................................................................. 2
Memulai Access 2007 dengan Menggunakan Tombol Start Menu.................................................... 2
Memulai Access 2007 dengan Menggunakan Icon Shortcut.............................................................. 5
Mengenal Element Dasar pada Access 2007 ........................................................................................... 5
Office Button ...................................................................................................................................... 6
Quick Access Toolbar .......................................................................................................................... 7
Ribbon................................................................................................................................................. 8
Help................................................................................................................................................... 11
Objek Database................................................................................................................................. 11
Mengakhiri Penggunaan Access 2007 ................................................................................................... 12
Bab 2 Memulai Bekerja dengan Access 2007 ............................................................................ 13
Mengenal Database ............................................................................................................................... 13
Mengenal Database dalam Access 2007 ............................................................................................... 13
Membuat Database Baru ....................................................................................................................... 14
Membuka File Database ........................................................................................................................ 15
Menutup File Database.......................................................................................................................... 15
Bab 3 Membuat dan Memodifikasi Tabel ................................................................................... 16
Pengertian Tabel .................................................................................................................................... 16
Membuat dan Merancang Tabel Baru ................................................................................................... 17
Menentukan dan Mengubah Primary Key ............................................................................................. 23
Mengatur Field pada Tabel .................................................................................................................... 24
Merancang Tabel dengan Entering Data .......................................................................................... 24
Mengganti Nama Field...................................................................................................................... 25
Mengganti Jenis Data (Data Type) .................................................................................................... 25
Memindahkan Letak Field ................................................................................................................ 25
Menyisipkan/Menambah Field ......................................................................................................... 26
Menghapus Field .............................................................................................................................. 27
Menghapus Tabel dari Database ........................................................................................................... 27
Bab 4 Mengubah atau Mengatur Tampilan Baris, Kolom dan Data pada Tabel ........... 29
Mengubah Tampilan Baris, Kolom dan Data pada Tabel....................................................................... 29
Mengubah Lebar Kolom ................................................................................................................... 29
Mengubah Tinggi Baris ..................................................................................................................... 30
Menyisipkan Kolom/Field Baru......................................................................................................... 31
Menghapus Kolom/Field Tertentu ................................................................................................... 32
Mengubah Nama Field/Column ....................................................................................................... 32
Menyembunyikan Field/Column ...................................................................................................... 33
ii

Mengubah Font Data pada Tabel ..................................................................................................... 33
Mengubah Tampilan Datasheet Tabel.............................................................................................. 34
Memindahkan Penunjuk Record pada Tabel......................................................................................... 35
Mengatur Record Data pada Tabel ........................................................................................................ 36
Memilih Record ................................................................................................................................ 36
Menyisipkan/Menambah Record Baru............................................................................................. 37
Menghapus Record........................................................................................................................... 37
Mencetak Tabel ..................................................................................................................................... 38
Menempatkan Data Berjenis Hyperlink................................................................................................. 39
Menempatkan Data Berjenis Lookup Wizard ........................................................................................ 42
Menggunakan Fasilitas Look Up Wizard ........................................................................................... 42
Menggunakan Pengaturan pada Field Properties ............................................................................ 46
Bab 5 Mengurutkan, Menyaring, Mencari dan Mengganti Data ......................................... 48
Mengurutkan Data (Data Sort) .............................................................................................................. 48
Menyaring Data ..................................................................................................................................... 49
Menyaring Data dengan Fasilitas Filter by Selection........................................................................ 49
Menyaring Data dengan Fasilitas Filter by Form .............................................................................. 50
Mencari dan Mengganti Data ................................................................................................................ 51
Mencari Data dengan Fasilitas Find .................................................................................................. 52
Mengganti Data dengan Fasilitas Replace ........................................................................................ 53
Bab 6 Membuat dan Mengatur Hubungan Antar Tabel ......................................................... 55
Jenis-jenis Relasi Antar Tabel................................................................................................................. 55
Membuat Hubungan Antar Tabel .......................................................................................................... 56
Menambahkan Tabel Baru pada Jendela Kerja Relationships ............................................................... 59
Mengatur Hubungan Antar Tabel .......................................................................................................... 60
Menghapus Hubungan Antar Tabel ....................................................................................................... 62
Mencetak Hubungan Antar Tabel .......................................................................................................... 63
Bab 7 Membuat dan Menggunakan Query ................................................................................. 64
Mengenal Query .................................................................................................................................... 64
Membuat dan Menggunakan Query ..................................................................................................... 66
Membuat Query dengan Fasilitas Query Wizard ............................................................................. 66
Membuat Query dengan Fasilitas Query Design .............................................................................. 69
Membuka dan Menjalankan Query ....................................................................................................... 71
Memodifikasi Rancangan Query ............................................................................................................ 71
Menghapus Query ............................................................................................................................ 71
Menyisipkan Kolom dalam Query..................................................................................................... 72
Menyembunyikan Field Tertentu ..................................................................................................... 72
Mengurutkan Data Berdasarkan Field Tertentu ............................................................................... 72
Memindahkan Posisi Field ................................................................................................................ 73
Menampilkan Query dengan Tampilan SQL View ............................................................................ 73
Mencetak Hasil Query............................................................................................................................ 74
Bab 8 Bekerja Lebih Lanjut dengan Query................................................................................. 75
Membuat Kolom Field Baru yang Berisi Perhitungan (Calculated Field) ............................................... 75
Mengatur Format Tampilan Data Hasil ................................................................................................. 77
Menampilkan Sebagian Data Hasil Query ............................................................................................. 77
Menghitung Data untuk Kelompok Data Tertentu ................................................................................ 77
iii

Menentukan Kriteria untuk Menampilkan Data.................................................................................... 79
Menampilkan Data dengan Menggunakan Kriteria Tertentu .......................................................... 79
Menampilkan Data dengan Menggunakan Kriteria yang diawali Operator ..................................... 80
Menampilkan Data dengan Menggunakan Kriteria yang dilengkapi Wildcard ................................ 81
Menampilkan Data dengan Menggunakan Lebih dari Satu Kriteria................................................. 82
Bab 9 Menggunakan Query Action ................................................................................................ 84
Membuat Tabel Baru dengan Fasilitas Make Table Query .................................................................... 85
Memperbarui Isi Tabel dengan Fasilitas Update Query ........................................................................ 87
Menambahkan Data dengan Fasilitas Append Query ........................................................................... 88
Menghapus Data dengan Fasilitas Delete Query................................................................................... 89
Menggunakan Fasilitas Crosstab Query................................................................................................. 90
Bab 10 Membuat, Menggunakan dan Memodifikasi Form ................................................... 93
Membuat Form ...................................................................................................................................... 93
Membuat Form dengan Fasilitas Create Form by Using Wizard ...................................................... 93
Membuat Form dengan Fasilitas Create Form by Using Wizard dengan Melibatkan Lebih dari Satu
Tabel ................................................................................................................................................. 96
Membuat Form dengan Fasilitas Create Form in Design View ...................................................... 100
Membuat Form dengan Fasilitas Create Form, Split Form, Multiple Items dan Blank Form ......... 102
Menutup dan Menyimpan Form ......................................................................................................... 106
Memodifikasi Rancangan Form ........................................................................................................... 107
Mengatur Posisi dan Ukuran Obyek Field pada Sebuah Rancangan Form..................................... 107
Menghapus Obyek Field dengan Labelnya pada Sebuah Rancangan Form ................................... 107
Mengatur Format Tampilan Label dan Objek Field pada Form ...................................................... 108
Menggunakan Fasilitas AutoFormat pada Rancangan Form .......................................................... 109
Menempatkan Label pada Header dan Footer............................................................................... 109
Mengubah Urutan Tab (Tab Order) ................................................................................................ 111
Bab 11 Membuat Field Entri Data Khusus dan Command Button pada Form ............ 113
Membuat Sebuah Field Entri Data Berbentuk List Box........................................................................ 113
Membuat Sebuah Field Entri Data Berbentuk Combo Box ................................................................. 119
Membuat Sebuah Field Entri Data Berbentuk Option Group.............................................................. 124
Membuat Tombol Perintah (Command Button) ................................................................................. 129
Bab 12 Merancang dan Membuat Report ................................................................................ 132
Membuat Report ................................................................................................................................. 132
Membuat Report dengan Menggunakan Fasilitas Create Report by Using Wizard ....................... 132
Membuat Report yang Melibatkan Beberapa Tabel/Query dengan Menggunakan Fasilitas Create
Report by Using Wizard .................................................................................................................. 136
Membuat Report dengan Menggunakan Fasilitas Create Report in Design View ......................... 141
Membuat Report dengan Menggunakan Fasilitas Create Report .................................................. 142
Menutup dan Menyimpan Report ....................................................................................................... 143
Memodifikasi Rancangan Report......................................................................................................... 143
Menambahkan Field pada Sebuah Rancangan Report................................................................... 144
Mengatur Posisi dan Ukuran Field pada Sebuah Rancangan Report ............................................. 144
Menempatkan Label pada Sebuah Rancangan Report .................................................................. 145
Mengatur Format Tampilan Label dan Obyek Field pada Report .................................................. 146
Menyaring Data pada Report .............................................................................................................. 147
Mengelompokkan dan Mengurutkan Data pada Report..................................................................... 149
iv

Menghitung Kelompok Data pada Report ........................................................................................... 150
Mencetak Report ................................................................................................................................. 152
Bab 13 Menempatkan Obyek Gambar, Tanggal dan Nomor Halaman
pada Form atau Report .................................................................................................................. 153
Menempatkan Obyek Berbentuk Gambar atau Clip Art pada Form atau Report ............................... 153
Menempatkan Tanggal dan Waktu pada Rancangan Form atau Report ............................................ 155
Menempatkan Nomor Halaman pada Rancangan Form atau Report ................................................. 156
Bab 14 Membuat Report Berisi Grafik dan Label Surat ..................................................... 158
Membuat Grafik (Chart) ...................................................................................................................... 158
Membuat Report Berisi Grafik ........................................................................................................ 158
Menutup dan Menyimpan Grafik ................................................................................................... 161
Memodifikasi Tampilan Grafik........................................................................................................ 161
Membuat Label Surat .......................................................................................................................... 166
Membuat Report yang Berisi Label Surat ....................................................................................... 166
Menutup dan Menyimpan Label Surat ........................................................................................... 169
Memodifikasi Tampilan Label Surat ............................................................................................... 170
Bab 15 Menggunakan Menu Navigasi Berupa Switchboard dan Form ......................... 172
Membuat dan Menggunakan Switchboard ......................................................................................... 172
Membuat Switchboard ................................................................................................................... 173
Menjalankan Menu Navigasi Berupa Switchboard......................................................................... 179
Memodifikasi Menu Navigasi Berupa Switchboard........................................................................ 180
Mengatur agar Switchboard Otomatis Ditampilkan....................................................................... 181
Membuat Menu Navigasi Berupa Form............................................................................................... 182
Merancang dan Membuat Menu Navigasi Berupa Form ............................................................... 182
Mengatur agar Menu Navigasi Berupa Form Otomatis Ditampilkan ............................................. 186
Bab 16 Mengekspor Data, Mengambil Data dari Luar dan
Menggunakan Password................................................................................................................ 189
Menyalin atau Membuat Duplikat Objek-objek Database ke Database Lain ...................................... 189
Mengambil Data dari Luar (Import Data) ............................................................................................ 194
Menggunakan Password (Kata Sandi) pada Database ........................................................................ 200
Membuat Password........................................................................................................................ 201
Membuka File Database yang Telah Diberi Password.................................................................... 202
Menghilangkan atau Membatalkan Pemakaian Password............................................................. 202
Menggunakan Fasilitas Mail Merge ..................................................................................................... 203
Bab 17 Menggunakan Macro ........................................................................................................ 207
Mendefinisikan Macro Baru ................................................................................................................ 207
Menjalankan Macro ............................................................................................................................. 209
Memodifikasi Macro ............................................................................................................................ 209
Mendefinisikan Macro Kombinasi Kunci ............................................................................................. 210
Menggunakan Kondisi (Syarat) pada Macro ........................................................................................ 211
Mendefinisikan Group Macro .............................................................................................................. 212
Menempatkan Macro pada Tombol Perintah (Command Button) ..................................................... 213
Membuat dan Mendefinisikan Baris Menu (Menu Bar) dengan Macro ............................................. 216
Referensi ............................................................................................................................................. 224
v

Pendahuluan
Microsoft Access 2007 atau lebih dikenal dengan sebutan Access 2007 merupakan salah satu
perangkat lunak yang diperuntukkan untuk mengolah database di bawah sistem Windows. Dengan
menggunakan Microsoft Access 2007, seseorang dapat merancang, membuat, dan mengelola database
dengan mudah dan cepat.
Access 2007 merupakan pengembangan dari Access 2003, 2000 maupun versi-versi sebelumya, dengan
harapan program aplikasi database ini lebih mudah dipakai, mudah di integrasikan dengan program
aplikasi Microsoft Office 2007 lainnya dan dapat memanfaatkan semua fasilitas yang terdapat pada
Internet maupun Intranet.
Buku ini ditujukan untuk para pengguna Microsoft Access 2007, baik ditingkat pemula sampai
menengah. Tutorial yang ada dalam buku ini akan menjelaskan secara detail langkah-langkah kerja dan
sangat menekankan pada pemahaman konsep dalam memahami tutorial sehingga sangat cocok bagi
Anda yang baru memulai untuk belajar Access 2007. Anda juga akan dituntun belajar secara visual
karena dalam setiap tutorial disisipkan gambar yang diperlukan agar Anda dapat mengikuti tutorial
secara lancar dan lebih mudah dalam memahaminya.
Pendahuluan 1

Bab 1
Mengenal Microsoft Access 2007
Pokok Bahasan
Memulai Access 2007
Mengenal Elemen Dasar pada Access 2007
Mengakhiri Penggunaan Access 2007
Seperti yang telah Anda ketahui pada Microsoft Office 2007 terjadi banyak perubahan dari versi
pendahulunya. Disini kita tidak akan membahas lebih detail lagi tentang perubahan-perubahan ini
karena pada buku ini hanya akan membahas penggunaan Microsoft Access 2007.
Memulai Access 2007
Berbagai cara dapat Anda lakukan untuk memulai atau menjalankan Access 2007. Berikut akan dibahas
satu-persatu.
Memulai Access 2007 dengan Menggunakan Tombol Start Menu
Untuk memulai Access 2007 dengan menggunakan tombol start menu, ikuti langkah berikut :
I.
II.
III.
Klik Start.
Klik All Programs.
Klik Microsoft Office → Microsoft Access 2007.
Gmb 1.1 Memulai Access 2007 dengan menggunakan Start Menu
Bab 1 | Mengenal Microsoft Access 2007 2

Kemudian layar akan memunculkan kotak dialog seperti berikut :
Gmb 1.2 Tampilan awal Microsoft Access 2007
Pada Gmb 1.2 terdapat beberapa bagian seperti :
 Pada bagian kiri terdapat Template Categories yang berisi bermacam-macam template yang
nantinya akan digunakan untuk membuat database, seperti :
Featuring : Menampilkan menu-menu template pada bagian tengah, seperti pada Gmb
1.2.
Local Templates : Menampilkan beberapa template yang telah disediakan oleh
Windows SharePoint Service.

Gmb 1.3 Tampilan Local Templates
Business
Personal
Sample
Education
Catatan::
Anda tidak akan membahas lebih dalam mengenai penggunaan Template-template pada buku ini.
Selanjutnya Anda akan memakai Blank Database dalam pembuatan database.
 Pada bagian tengah merupakan bagian yang akan berubah mengikuti Template Categories. Di
bagian ini berisi icon-icon template.
 Pada bagian kanan merupakan kotak penjelasan dari template yang telah Anda pilih. Disini Anda
bisa menentukan nama database dan lokasi penyimpanannya.
IV. Pada tampilan awal tadi (Gmb 1.2) pilih salah satu dari :
 Blank Database : Jika Anda membuat sebuah database baru yang masih kosong. Pada bagian
kanannya Anda menentukan nama database dan juga lokasi file.
 Feature Online Templates : Jika ingin membuat sebuah database dengan template online. Pada
bagian bawah terdapat beberapa link Microsoft Office Online, jika Anda ingin mengeksplorasi
lebih dalam tentang apa saja yang terbaru dari Access 2007 dan banyak menu-menu online
lainnya.
V. Klik Create untuk pilihan Blank database dan Download untuk pilihan Feature Online Templates.

Memulai Access 2007 dengan Menggunakan Icon Shortcut
Selain cara diatas masih ada cara lain untuk menjalankan Access 2007 yakni dengan memanfaatkan icon
shortcut pada Taksbar. Tetapi sebelum menggunakan cara ini Anda dapat mensetting dulu, langkahnya
sebagai berikut :
I.
II.
Klik Start.
Klik All Programs.
III.
IV.
Klik Microsoft Office →Microsoft Access
2007.
Klik kanan →pilih Pin to Taksbar.
Gmb 1.4 Shortcut pada Taksbar
Mengenal Element Dasar pada Access 2007
Gmb 1.5 Elemen-elemen pada Access 2007

Office Button
Berisi Backstage yang bersi beberapa pilihan perintah untuk mengelola database. Fasilitas ini hampir
sama pada seluruh program Microsoft Office 2007.
Gmb 1.6 Backstage Access 2007
Dapat Anda lihat dari gambar diatas, terdapat beberapa TaksPane seperti :
1. New : Untuk membuat sebuah database baru.
2. Open : Untuk membuka database yang pernah Anda buat sebelumya.
3. Save : Untuk menyimpan secara langsung database anda.
4. Save As : Untuk menyimpan database Anda menjadi berbagai format database lainnya/versi
Microsoft Access sebelumnya (2000, 2003 dan 2007)atau bisa juga dalam bentuk PDF/XPS jika
Anda telah mempunyai add-ins nya .
5. Print : Fasilitas untuk mencetak database yang telah Anda buat. Terdapat tiga pilihan yakni Print
(mencetak dengan sebelumnya menentukan properti-properti printer dan halaman yang akan
dicetak), Quick Print (mencetak database secara langsung tanpa melakukan perubahan
property-properti pada printer) dan Print Preview (untuk mengatur sebelum database dicetak).
6. Manage : Ini merupakan fasilitas untuk mengatur database yang telah kita buat. Terdapat tiga
pilihan : Compact and Repair Database (untuk melakukan maintenance atau juga merepair ),
Back Up Database (fasilitas untuk membackup database untuk mencegah terjadinya kehilangan

data), Database Properties (dari fasilitas ini akan memunculkan kotak dialog yang dimana anda
dapat menentukan properties pada database yang sedang anda buat).
7. Email : Fasilitas ini memudahkan anda dalam mengirimkan database melalui email.
8. Publish : Fasilitas ini digunakan setelah database yang anda buat telah selesai atau final.
Terdapat dua pilihan didalamnya Document Management Server, (Anda dapat menaruh
document/database ini di server sehingga dapat dengan mudah untuk diakses maupun dibagi ke
user lainnya), Package and Sign (ini digunakan untuk memberikan digital signature pada
package database yang telah Anda buat).
9. Close Database : Untuk keluar dari database.
Selain dari berbagai pilihan diatas juga ada dua tombol lagi di bawahnya yakni Access Options dan Exit
Access. Access Options berisi pilahan-pilahan yang sebenarnya mirip dengan program Office Options
yang lainnya.
Quick Access Toolbar
Sama seperti program Office 2007 yang lainnya, pada Access 2007 juga manyediakan Quick Access
Toolbar yang dapat kita atur sesuai dengan kebutuhan kita.
Gmb 1.7 Tampilan Quick Access Toolbar

Cara untuk menambahkan command pada Quick Access Toolbar seperti berikut :
I.
II.
III.
IV.
V.
Klik tombol panah kebawah.
Klik More Commands, untuk menampilkan seluruh command bisa dengan memilih All
Commands pada menu drop down Choose commands from.
Selanjutnya pilih Command yang akan digunakan dan klik Add.
Klik OK.
Untuk mengembalikan ke awal lagi, gunakan Reset.
Gmb 1.8 Jendela Access Option pada Quick Access Toolbar
Ribbon
Element ini merupakan interface baru yang ditawarkan dalam Microsoft Office 2007. Element ini
semakin mempermudah user dalam mengolah/mengedit data. Pada Access 2007 terdapat empat tab
yakni Home, Create, External Data dan Database Tools.
Pada tab Home terdiri dari tujuh group :
1. Views: Group ini memudahkan pengguna dalam melihat/mengedit Database-nya. Terdapat
beberapa pilihan yang berbeda-beda tergantung dengan objek Database yang dipilih atau yang
sedang dikerjakan.

2. Clipboard : Berisi perintah-perintah dasar seperti Cut, Copy, Paste dan Format
3. Font : Berisi pengaturan-pengaturan jenis huruf, ukuran, warna, perataan dan sebagainya.
4. Rich Text : Berisi kumpulan untuk memperkaya format teks, seperti pengaturan paragraph,
Indentasi, Bullet and Numbering.
5. Record : Berisi perintah-perintah untuk pengolahan record.
6. Sort & Filter : Group ini sering digunakan karena berisi perintah untuk melakukan penyaringan
atau juga mengurutkan data berdasarkan kriteria tertentu.
7. Find : Untuk berisi perintah untuk mencari dan juga dapat mengganti data yang Anda cari
dengan data yang lain
Gmb 1.9 Tab Home
Pada tab Create terdiri dari empat group :
1. Tables : Untuk membuat tabel data atau juga menentukan tipe tabel yang akan kita buat.
2. Forms : Form merupakan Input bagi user ketika ingin memasukan data baru. Di tab ini terdapat
berbagai pilihan pengaturan form.
3. Reports : Atau laporan, penyajian akhir dalam bentuk laporan data-data. Anda dapat membuat
dan mengatur seperti apa report yang akan Anda gunakan.
4. Other : Di group ini terdapat dua pilihan utama untuk pembuatan Query dan Macro. Keduanya
akan kita bahas tersendiri pada bab berikutnya.
Gmb 1.10 Tab Create
Pada tab External Data juga terdiri dari empat group :
1. Import : Fasilitas ini dapat Anda gunakan ketika ingin memasukan document lain dalam
database anda.

2. Export : Kebailikan dari import, Anda dapat mengexport database yang telah Anda buat ke
program aplikasi lain.
3. Collect Data : Berhubungan dengan pengiriman database melalui E-mail.
4. SharePoint List : Dalam group ini kita dapat melakukan sinkronisasi database dengan
SharePoint.
Gmb 1.11 Tab External Data
Pada tab Database Tools terdiri dari lima group :
1. Macro : Berisi rangkain perintah berupa aksi yang dapat dilaksanakan secara otomatis. Di group
ini kita dapat menggunakan Visual Basic dalam pembuatan perintahnya.
Catatan::
Untuk pembahasan Macro akan diulas pada bab terakhir.
2. Show/Hide : Berisi pembuatan Relationships (hubungan antar tabel) dan juga perintah lainnya.
3. Analyze : Anda juga dapat menganalisa performa dari database yang Anda buat pada group ini
dan juga menganalisa keefektifan penggunaan tabel.
4. Move Data : Database yang telah Anda buat dapat digunakan (move) menjadi SQL Server atau
Database Access. Tentunya dalam mengubah database Anda menjadi SQL Server dibutuhkan
Program SQL Server pada komputer kita.
5. Database Tools : Salah satu fitur advance yang ada pada Access 2007 seperti kita dapat
memberikan melakukan enkripsi database dengan menggunakan password dan juga fitur-fitur
advance lainnya.
Gmb 1.12 Tampilan Ribbon Database Tools

Selain tab diatas masih ada beberapa tab tambahan (Extra Tab). Tab ini akan muncul jika Anda sedang
membuat sebuah tabel, form atau report. Pada pembuatan tabel pasti akan muncul tab Tabel Tools
Datasheet seperti gambar dibawah :
Gmb 1.13 Ribbon Datasheet pada penggunaan Create table
Help
Menu Help akan memberikan informasi atau penjelasan singkat mengenai setiap masalah yang
ditemukan ketika bekerja dengan Access 2007. Fasilitas ini akan lebih efektif jika komputer kita
terkoneksi dengan internet. Untuk menggunakan menu ini ada dua cara :
I. Dengan menekan tombol F1 pada keyboard.
II. Dengan mengklik icon pada pojok kanan atas dibawah tombol Close.
Objek Database
Objek database merupakan tempat objek-objek (bisa berupa Table, Form, Report, Query atau yang
lainnya). Kesatuan objek atau komponen ini akan membentuk database. Dalam penggunaannya, pada
Microsoft Access versi sebelumnya juga telah mencantumkan elemen ini. Elemen ini mempermudah
Anda dalam mengelola/mengedit objek-objek dari database.

Gmb 1.14 Contoh objek-objek database
Mengakhiri Penggunaan Access 2007
Setelah anda selesai bekerja dengan Access 2007, Anda dapat mengakhirinya dengan berbagai langkah
berikut :
I. Simpan dahulu database yang telah Anda buat atau Edit dengan menekan tombol Ctrl + S atau
dengan mengklik tombol pada Quick Access Toolbar.
II. Kemudian pilih salah satu langkah diabawah ini, untuk menghakhiri Access 2007 :
i. Tekan Office Button dan pilih Close.
ii. Klik tombol Close pada pojok kanan atas.
III. Tunggu sampai Access 2007 ditutup.

Bab 2
Memulai Bekerja dengan Access 2007
Pokok Bahasan
Mengenal Database
Mengenal Database dalam Access 2007
Membuat Database Baru
Membuka File Database
Menutup File Database
Mengenal Database
Dalam kehidupan sehari-hari, kita tidak akan bisa lepas dari data. Misalnya saja data tentang
pegawai, nilai, harga makanan, jumlah saldo tabungan, dan lain-lain. Agar data menjadi suatu informasi
yang bermanfaat bagi orang yang membacanya, maka data harus diorganisasikan dan diolah dalam
suatu file database. Untuk pengorganisasian dan pengolahan data dengan computer dibutuhkan
suatu Sistem Manajemen Data Base (DBMS). Dengan DBMS, kita dapat menambah, mengubah,
menghapus, dan mengurutkan data sesuai dengan urutan yang sesuai dengan yang diinginkan serta
membuat laporan bagi data tersebut.
Database atau biasa dikenal dengan sebutan basis data adalah kumpulan data yang berhubungan
dengan suatu objek, topik, atau tujuan khusus tertentu. Contoh database antara lain: buku
telepon, buku kamus, katalog buku di perpustakaan, data penyewa di toko rental, dan lain-lain.
Catatan::
Untuk lebih mendalami tentang Database (Basis Data), penulis sarankan untuk mencari sumber
referensi-referensi lain. Disini hanya akan menjelaskan secara singkat tentang apa itu Database.
Mengenal Database dalam Access 2007
Didalam mengolah database, Access 2007 memiliki sarana atau objek yang dapat mempermudah dalam
membangun sebuah database. Objek-objek tersebut antara lain :
Bab 2 | Memulai Bekerja dengan Access 2007 13

Objek Fungsi
Table Merupakan tempat atau sarana untuk penyimpanan data
Query
Digunakan untuk menyaring data dengan berbagai kriteria dan urutan yang
diinginkan
Form
Digunakan untuk memasukkan dan mengubah data/informasi yang ada di dalam
suatu database dengan menggunakan tampilan formulir
Report
Digunakan untuk menampilkan, mencetak data atau informasi dalam bentuk
laporan
Ada beberapa istilah yang harus diketahui pada saat bekerja dalam Access 2007 yaitu:
1. Table : sekumpulan data yang memiliki topik tertentu. Tabel terdiri dari berbagai Field dan
Record.
2. Field : tempat atau di mana data atau informasi dalam kelompok yang sama atau sejenis
dimasukkan. Field umumnya tersimpan dalam bentuk kolom secara vertikal pada tabel.
3. Record : merupakan data lengkap dalam jumlah tunggal yang biasanya tersimpan dalam
bentuk baris secara horizontal pada tabel.
Gmb 2.1 Contoh Tabel,Field dan Record
Membuat Database Baru
Untuk memulai membuat sebuah database baru ikuti langkah-langkah berikut :
I. Dibagian awal tampilan (Gmb 2.2)pilih Blank Database, tentukan nama database Anda dan juga
lokasi file-nya.

Gmb 2.2 Tampilan dialog Blank Database
II. Klik tombol Create untuk membuat sebuah database atau tombol Cancel untuk
membatalkan proses pembuatan file database.
Membuka File Database
Untuk membuka file database dapat dilakukan dengan langkah berikut :
I. Klik Office Button pada pojok kiri atas, lalu klik Open.
II.
III.
Di dalam daftar folder, cari folder atau alamat tempat disimpannya file database yang akan
digunakan.
Ketika sudah menemukan file database yang diinginkan, pilih salah satu langkah di bawah
ini:
 Double klik file database untuk membukanya.
 Pilih file database yang diinginkan lalu klik tombol Open untuk membukanya.
Menutup File Database
Untuk menutup database yang aktif kita bisa . Klik Office Button dan pilih Exit Access atau bisa juga
dengan mengklik tombol perintah Close pada pojok kanan atas.

Jenis Data Keterangan
Text Dapat menerima huruf, angka, symbol, spasi dan tanda baca. Jumlah karakter yang
dapat ditampung sampai 255 karakter.
Memo Untuk pemasukkan teks yang panjang dan berguna untuk memberikan
keterangan/catatan dan lain-lain. Jumlah karakter maksimum 64.000 karakter.
Number Untuk pemasukkan data yang berjenis numerik maupun angka biasa. Ukuranya
tergantung dari property Field Size yang digunakan
Bab 3
Membuat dan Memodifikasi Tabel
Pokok Bahasan
Pengertian Tabel (Table)
Membuat dan Merancang Tabel Baru
Menentukan dan Mengubah Primary Key
Mengatur Field pada Tabel
Menghapus Tabel dari Database
Pengertian Tabel
Selain menjadi obyek utama sebuah database, sebuah tabel bisa dipandang sebagai kumpulan data
tentang topik yang khusus, seperti data karyawan, data penyewaan ,dan lain sebagainya. Dengan
menggunakan tabel terpisah untuk masing-masing topik berarti kita sudah melakukan suatu
tindakan yang amat berguna bagi database. Sebab dengan demikian akan mengurangi beberapa
kesalahan terutama di dalam memasukkan (entry) data.
Tabel terdiri dari dua bagian utama yaitu Kolom (bagian yang menurun) atau lebih dikenal dengan istilah
Field dan baris (bagian mendatar) atau yang disebut Record. Struktur tabel pada Access 2007 yang
terdiri dari field-field yang mengelompokkan data ke dalam kelompok-kelompok yang berjenis sama.
Di dalam tabel perlu menentukan jenis dan ukuran yang dibutuhkan sesuai dengan besarnya data
yang akan dimasukkan.
Sebelum Anda merancang dan membuat tabel baru, sebaiknya Anda mengenal terlebih dahulu berbagai
jenis data yang akan ditempatkan pada setiap field.
Bab 3 | Membuat dan Memodifikasi Tabel 16

Date/Time Untuk menampung data waktu yaitu hari, tanggal, jam dan menit.
Currency Untuk menampung data yang berjenis angka dengan format mata uang.
Auto Number Untuk mengisi field dengan nomor urut otomatis untuk masing-masing record.
Yes/No Untuk menampung dua macam keadaan atau pilihan, Yes (ya) atau No (tidak).
OLE Object Untuk menampung objek yang berasal dari aplikasi lain dari proses OLE
(Object Linking dan Embedding). Ukuran yang disediakan bisa mencapai 1 GB.
Hyperlink Merupakan kombinasi teks dan angka. Dapat diisi dengan alamat hyperlink agar
bisa terkait dengan data yang tersimpan di lokasi tertentu.
Lookup Wizard Memungkinkan anda untuk membuat sebuah daftar pilihan yang
berguna untuk pemilihan nilai dari tabel atau daftar.
Membuat dan Merancang Tabel Baru
Untuk membuat dan merancang tabel baru dengan menggunakan fasilitas Create table in Design View,
ikuti langkah berikut :
I.
II.
Buka file database yang Anda inginkan atau membuat sebuah database baru dengan langkah-
langkah yang sudah dijelaskan pada Bab sebelumnya.
Ketika pertama kali database dibuat atau dimunculkan, maka secara otomatis akan timbul
tampilan Table1 dalam format Datasheet View. Walaupun begitu tidak disarankan
merancang tabel dalam format datasheet view karena struktur dan jenis data tabel tidak
terlalu terlihat. Oleh karena itu, pilih tab Datasheet → View → Design View.
Gmb 3.1 Design View pada Ribbon Views
III. Maka secara otomatis anda akan diminta memasukkan nama tabel. Ketikkan nama tabel yang
ingin anda buat. Lalu tekan OK.

Gmb 3.2 Tampilan kotak dialog Save As tabel
IV. Setelah itu akan muncul tampilan Design view dengan nama field yang secara otomatis
terisi dengan ID. Hapus/ganti nama field tersebut jika tidak diperlukan.
Gmb 3.3 Tampilan awal Design View
Catatan::
Karena pada buku ini kita akan membahas tentang pengelolaan database sebuah Toko yang
melayani jasa rental VCD dan DVD film, maka kita sesuaikan dengan study kasusnya.

V.
VI.
VII.
VIII.
IX.
Pada jendela design view isikan struktur tabel seperti di bawah ini :
Gmb 3.4 Struktur Tabel VCD/DVD
Pada Field Name, ketikkan nama field sesuai dengan struktur tabel di atas. Maksimum nama
field 64 karakter dan tidak boleh mengandung titik (.).
Pada Data Type pilih jenis data sesuai struktur tabel di atas.
Pada Description isikan keterangan dari nama field beserta properties yang diubah (sebagai
contoh field size dari nama field yang ada). Isikan sesuai dengan perubahan yang Anda buat
pada field di sebelahnya.
Pada saat mengisi nama field , anda perlu menentukan nama field mana yang akan dijadikan
Primary Key. Misalkan nama field Kode VCD/DVD (posisi kursor dalam keadaan aktif di field
name Kode VCD/DVD) dijadikan sebagai primary key (biasanya field yang dijadikan primary
key harus mengandung nilai yang UNIQUE dan bisa dijadikan acuan untuk nilai yang lain), maka
langkahnya sebagai berikut:
i.
ii.
Pilih Field yang akan dijadikan primary key contoh: Kode VCD/DVD.
Pilih Design → Primary Key.

Perintah Fungsi
Field Size Untuk menentukan jumlah maksimum karakter yang diisikan pada field
tersebut
Format Untuk menentukan format tampilan data
Input Mask Untuk menentukan standarisasi tampilan pada saat memasukkan data di
layar
Decimal Place Untuk menentukan jumlah angka desimal yang diinginkan
Caption Untuk menempatkan keterangan sebagai judul kolom, form, atau laporan
Default Value Untuk menempatkan data yang sering digunakan atau data yang sama pada
field tertentu agar selalu ditampilkan kembali
Validation Rule Untuk mengontrol atau membatasi sampai sejauh mana data yang anda
masukkan dalam sebuah database
Validation Text Untuk menampilkan keterangan atau pesan apabila data yang dimasukkan
tidak sesuai dengan batasan yang ada di validation rule
Required Untuk mengatur apakah field ini boleh dikosongkan atau tidak pada saat
pengisian record
Allow Zero Length Untuk mendefinisikan nilai blank (“”) yang membedakannya dengan nilai null
Indexed Untuk membuat index pada field yang disorot
Gmb 3.5 Tampilan Primary Key
X. Pada kotak Field Properties, terdapat beberapa pilihan yaitu :
Catatan::
Pada tabel dibawah menjabarkan Field Properties secara General.

Setting Keterangan
General Date Merupakan nilai default. Setting ini tergantung Regional Setting Properties
yang Anda gunakan. Contoh : 4/3/2009,05:30:00 PM
Long Date Contoh : Saturday, April 3, 2009
Medium Date Contoh : 3-Apr-09
Short Date Contoh : 4/3/2009
Long Time Contoh : 5:34:23 PM
Medium Time Contoh : 5:34 PM
Short Time Contoh : 17:34
Setting Keterangan
General Number Merupakan nilai default. Menampilkan bilangan sebagaimana bilangan tersebut
dimasukkan.
Currency Menggunakan pemisah ribuan, menampilkan bilangan negatif di dalam kurung.
Fixed Menampilkan paling sedikit satu digit bilangan.
Standart Menggunakan pemisah ribuan.
Setting Hasilnya
ddd”,”mmmd”,”yyy Mon, Jun 2, 2009
mmmm dd”,”yyyy June 02, 2009
“This is week number “ww This is week number 20
“Today is “dddd Today is Saturday
Pada Properti Format berbeda-beda untuk setiap tipe datanya :
 Type Data Date/Time. Tabel berikut ini menguaraikan Predifine Format yang tersedia untuk tipe
data Date/Time.
Selain setting yang diatas anda juga dapat menggunakan simbol-simbol untuk mendefinisikan format
tanggal dan waktu sendiri.
 Type Data Currency.

Bagian Keterangan
Pertama Menentukan input maks itu sendiri, contoh : !(999) 999-9999.
Kedua Menentukan bilamana Access 2007 menyimpan karakter yang tampil dalam tabel
ketika Anda memasukan data. Jika Anda gunakan 1 atau kosong, maka hanya karakter
yang Anda ketikkan yang disimpan ke dalam tabel.
Ketiga Menentukan karakter yang Access 2007 tampilkan sebagai spasi bilamana Anda harus
mengetikkan karakter dalam input maks. Anda dapat menggunakan semua karakter,
termasuk spasi yang diapit tanda kutip (“ ”) yang menggambarkan string kosong.
Simbol Keterangan
@ Karakter teks (baik karakter maupun spasi) harus diisikan (required)
& Karakter teks harus diisikan
< Semua karakter menjadi huruf kecil
> Semua karakter menjadi huruf kapital
Simbol Keterangan
0 Digit (0 s.d 9, harus dimasukkan, tanda plus [+] dan tanda minus[-] tidak diperkenankan)
9 Digit atau spasi (tidak harus dimasukkan , tanda plus dan minus tidak diperkenankan)
# Digit atau spasi (tidak harus dimasukkan spasi ditampilakan sebagai kosong ketika dama
Percent Mengalikan nilai yang dimasukkan dengan 100 dan menambahkan tanda persen
(%).
Scientific Menggunakan notasi standart sains.
 Type Data Memo
Pada properti Input Maks, dapat mengandung sampai tiga bagian yang dipisahkan dengan tanda titik
koma (;).
Ketika Anda membuat input maks, Anda dapat menggunakan karakter khusus bagi data yang harus
dimasukkan dan bagi data yang opsional. Karakter-karakter ini menentukan tipe data, seperti bilangan
acak karakter yang Anda harus masukkan untuk setiap karakter dalam input maks.

mode Edit, tetapi kosong dihilangkan ketika data disimpan, tanda plus dan minus
diperkenankan)
L Huruf (A s.d Z, harus dimasukkan)
? Huruf (A s.d Z, tidak harus dimasukkan)
A Huruf atau digit (harus dimasukkan)
a Huruf atau digit (tidak harus dimasukkan)
& Semua karakter atau spasi (harus dimasukkan)
C Semua karakter atau spasi (tidak harus dimasukkan)
.,:;-/ Pemisah decimal, pemisah ribuan, pemisah tanggal, dan pemisah waktu
< Menyebabkan semua karakter diubah menjadi huruf kecil
> Menyebabkan semua karakter diubah menjadi huruf besar
! Menyebabkan input maks menampilkan dari kanan ke kiri. Karakter yang diketikkan ke
dalam maks selalu terisi dari kiri ke kanan
Menyebabkan karakter yang mengikuti ditampilkan sebagai karakter literal
Setting Keterangan
No Nilai default.Tidak terindeks.
Yes (Duplicates OK) Index mengizikan duplikasi data.
Yes (No Duplicates) Index tidak mengizikan duplikasi data.
Pada properti Index menggunakan setting di bawah ini :
XI. Setelah selesai membuat struktur tabel di atas, simpan struktur tabel tersebut.
Menentukan dan Mengubah Primary Key
Untuk menentukan dan mengubah primary key pada suatu field, ikuti langkah berikut :
I. Pilih dan klik tabel yang ingin Anda ubah primary key-nya
II. Kemudian klik Design.
III. Pilih dan Klik field yang ingin dijadikan primary key.
IV. Klik tombol perintah Primary Key pada group Tools.

Mengatur Field pada Tabel
Merancang Tabel dengan Entering Data
Untuk membuat sebuah tabel baru, pengguna juga bisa menggunakan fasilitas Entering Data
dengan langkah-langkah berikut ini :
I.
II.
III.
Buka file database yang diinginkan, kemudian pada tab Create klik Table.
Secara otomatis akan timbul tampilan seperti ini:
Gmb 3.6 Tampilan tabel baru
Untuk mengganti nama field tersebut di atas, klik kanan kolom yang akan diganti.
Kemudian pilih Rename Column. Untuk selanjutnya lakukan untuk menambah kolom dengan
cara menekan tombol tab sehingga tampilannya seperti di bawah ini :
Gmb 3.7 Tampilan tabel baru setelah di rename

Mengganti Nama Field
Setelah merancang tabel terkadang ada suatu perubahan yang mengharuskan modifikasi pada
tabel yang dibuat. Misalnya mengganti field, menambahkan atau menyisipkan field, ataupun
menghapus field tersebut.
Cara memperbaiki nama field adalah sebagai berikut:
I. Buka file tabel yang ingin diperbaiki, misalnya tabel mahasiswa.
II. Pilih nama field yang akan diganti kemudin ketikkan nama field yang baru.
III. Sebagai contoh ganti field Kode dengan Kode Penyewa.
Mengganti Jenis Data (Data Type)
Cara memperbaiki jenis data adalah sebagai berikut:
I. Misalnya ganti data type Text dengan Number untuk field KODE POS.
II. Aktifkan atau tempatkan kursor pada field KODE POS, lalu klik di bagian Data Type.
III. Pilih tipe data Number
IV. Simpan kembali struktur tabel tersebut.
Gmb 3.8 Tampilan tipe data pada Kode Pos
Memindahkan Letak Field
Cara memindahkan letak field adalah sebagai berikut:
I. Misal pindahkan letak field KOTA dan letakkan setelah field KODE POS.
II. Aktifkan kursor pada field KOTA lalu klik.

III. Tekan dan geser (drag dan drop) field KOTA lalu arahkan ke
mousenya.
IV. Pindahkan kembali field KOTA ke tempatnya semula.
V. Simpan kembali struktur tabel tersebut.
Gmb 3.9 Tampilan Field kota yang dipindah
Menyisipkan/Menambah Field
Cara menambah atau menyisipkan field adalah sebagai berikut:
field KODE POS lalu lepas
I. Misal Anda ingin menyisipkan field Email, dengan data fieldnya Text dan diletakkan sebelum
field Telepon.
II. Aktifkan/tempatkan kursor pada field Telepon lalu klik.
III. Klik Insert Rows di tab Design atau klik kanan lalu pilih Insert Rows.
Gmb 3.10 Tampilan Insert Rows

Menghapus Field
Cara menghapus field adalah sebagai berikut:
I. Misal hapus field Email.
II. Aktifkan/tempatkan kursor pada filed Email lalu klik.
III. Klik Delete Rows di tab Design atau klik kanan lalu pilih Delete Rows.
Gmb 3.11 Tampilan Delete Rows
Menghapus Tabel dari Database
Untuk menghapus tabel dari Database, ikuti langkah-langkah berikut :
I. Jika Anda sedang mengaktifkan/bekerja dengan tabel yang akan kita hapus, maka Anda harus
keluar dahulu dari tabel tersebut. Caranya dengan mengklik kanan pada Objek Tab (judul tabel)
kemudian Close .
Gmb 3.12 Tampilan close table

II. Kemudian lihat pada Objek Database pilih tabel yang akan dihapus.
III. Klik Delete.
Gmb 3.13 Tampilan delete tabel

Bab 4
Mengubah atau Mengatur Tampilan Baris,
Kolom dan Data pada Tabel
Pokok Bahasan
Mengatur Tampilan Baris, Kolom dan Data pada Tabel
Memindahkan Penunjuk Record pada Tabel
Mengatur Record Data pada Tabel
Mencetak Tabel
Menempatkan Data Berjenis Hyperlink
Menempatkan Data Berjenis Lookup Wizard
Mengubah Tampilan Baris, Kolom dan Data pada Tabel
Anda dapat mengatur tampilan baris dan kolom tabel agar Anda dapat membaca tabel dengan lebih
jelas.
Mengubah Lebar Kolom
I. Aktifkan kolom yang akan diubah lebar kolomnya
II. Masuk ke tab Home.
III. Klik tombol More yang ada di group Records lalu pilih Column Width atau klik kanan pilih
Column Width sehingga muncul:
Gmb 4.1 Tampilan Column Width
Bab 4 | Mengubah atau Mengatur Tampilan Baris, Kolom dan Data pada Tabel 29

Gmb 4.2 Tampilan kotak dialog Column Width
IV. Pada kotak isian Column Width, isikan angkanya.
V. Klik OK.
Keterangan:
 Standar Width : mengubah lebar kolom ke lebar kolom semula (standar)
 Best Fit : mengubah lebar kolom sesuai dengan banyaknya karakter pada kolom data.
Mengubah Tinggi Baris
I.
II.
III.
Aktifkan baris yang akan diubah tinggi barisnya.
Masuk ke tab Home.
Klik tombol More yang ada di group Records lalu pilih Row Height atau klik kanan pilih Row
Height sehingga muncul :
Gmb 4.3 Tampilan Row Height

Gmb 4.4 Tampilan kotak dialog Row Height
IV.
V.
Pada kotak isian Row Height, isikan angkanya.
Klik OK.
Menyisipkan Kolom/Field Baru
Untuk menyisipkan kolom/field baru pada tabel yang sedang aktif, ikuti langkah berikut :
I.
II.
III.
Pilih dan klik tabel yang Anda inginkan pilih ke ribbon Home →Datasheet View .
Tempatkan titik sisip atau penunjuk sel pada posisi kolom/field yang Anda inginkan.
Kemudian klik kanan pilih Insert Column.
Gmb 4.5 Tampilan Insert Column

Menghapus Kolom/Field Tertentu
Untuk menghapus kolom/field tertentu yang tidak dibutuhkan lagi, ikuti langkah berikut :
I.
II.
III.
Tempatkan titik sisip atau penunjuk sel pada posisi kolom/field yang Anda inginkan.
Kemudian klik kanan pilih Delete Column.
Gmb 4.6 Tampilan Delete Column
Mengubah Nama Field/Column
Untuk mengganti nama field/column, langkahnya hampir sama dengan kedua langkah materi diatas,
hanya tinggal pilih Rename Column dan tentukan nama field/column yang baru.

Gmb 4.7 Tampilan Rename Column
Menyembunyikan Field/Column
Untuk menyembunyikan field/column, langkahnya hampir sama juga dengan ketiga langkah materi
diatas, hanya tinggal pilih Hide Columns untuk menyembunyikan kolom dan Unhide Columns untuk
mengembalikan (menampilkan kembali).
Gmb 4.8 Tampilan menu Hide dan Unhide Columns
Mengubah Font Data pada Tabel
Setting ini untuk memperindah lagi tampilan data pada tabel, Anda dapat mengubah pengaturan font
data pada tabel tersebut dengan menggunakan langkah berikut ini :

I.
II.
III.
Sorot/select semua field jika Anda menghendaki untuk mengganti seluruh tampilan Font pada
Tabel atau Anda juga dapat menyorot sebagian field yang akan diganti Font-nya.
Tentukan pengaturan Font pada group Font.
Gmb 4.9 Tampilan ribbon menu Font
Mengubah Tampilan Datasheet Tabel
Pada pengaturan ini hampir mirip langkah-langkahnya dengan materi mengubah font diatas.
Gmb 4.10 Tampilan datasheet format pada ribbon Font

Atau bisa juga dengan mengklik tanda pada ujung kanan bawah ribbon font. Maka akan keluar kotak
dialog seperti ini :
Gmb 4.11 Tampilan kotak dialog Datasheet Formatting pada ribbon Font
Anda dapat mengganti pengaturannya sesuai dengan selera.
Memindahkan Penunjuk Record pada Tabel
Selain dengan cara menggunakan tombol-tombol atau dengan menggunakan mouse untuk berpindah
dari satu record ke record yang lain, Anda juga dapat memindahkan penunjuk record dengan
menggunakan salah satu perintah dibawah ini.
Gmb 4.12 Tampilan penunjuk record

Tombol Fungsi
First Record Pergi ke record pertama
Previous Record Mundur satu record (ke record sebelumnya)
Current Record Tempat dimana record sekarang (record yang sedang aktif)
Next Record Maju satu record (ke record berikutnya)
Last Record Pergi ke record terakhir yang berisi data
New (blank) Record Pergi ke record baru yang masih kosong
Filter Menandakan akan adanya record yang tersaring
Search Untuk mencari kata yang terkandung dalam record
Catatan::
Tombol-tombol dan menu untuk memindahkan penunjuk record juga berlaku ketika Anda bekerja
dengan form.
Mengatur Record Data pada Tabel
Sebelum Anda melakukan pengaturan record data yang ditempatkan pada tabel, terlebih dahulu Anda
harus mengenal cara memilih record.
Memilih Record
Untuk memilih record tertentu, lakukan dengan cara mengarahkan penunjuk mouse pada area
pemilihan record (record selector) yang ada di sebelah kiri record yang Anda inginkan (penunjuk mouse
akan berubah menjadi panah hitam), kemudian klik satu kali pada area pemilihan record (record
selector) tersebut.
Apabila Anda bermaksud memilih beberapa record, arahkan penunjuk mouse pada area pemilihan
record (record selector) yang ada di sebelah kiri record awal yang Anda inginkan (penunjuk mouse akan
berubah menjadi panah hitam), kemudian geser (drag) ke bawah atau ke atas di sepanjang area
pemilihan record (record selector) sebanyak record yang Anda inginkan.

Gmb 4.13 Tampilan pemilihan record (record selector)
Menyisipkan/Menambah Record Baru
Penyisipan data/record berarti penambahan jumlah data yang telah ada. Data baru akan selalu tampil
setelah data terakhir. Untuk menyisipkan data/record langkahnya sebagai berikut:
I. Pilih dan klik baris data/record yang akan anda sisipkan.
III. Klik tombol New yang ada pada group Records atau klik kanan lalu pilih New Record.
Gmb 4.14 Tampilan New Record
Menghapus Record
Untuk menghapus data yang tidak diperlukan lagi, langkahnya sebagai berikut:
I. Pilih dan klik baris data/record yang akan anda hapus.
III. Klik tombol Delete yang ada pada group Records atau klik kanan lalu pilih
IV. Pilih Delete Record.

Gmb 4.15 Tampilan Delete pada ribbon Record
Mencetak Tabel
Setelah selesai melakukan pengisian dan penyuntingan data pada tabel, terkadang Anda perlu mencetak
tabel tersebut dalam bentuk Print-Out, untuk itu ikuti langkah berikut :
I.
II.
III.
IV.
Pilih dan klik tabel yang Anda inginkan pilih ke ribbon Home →Datasheet View.
Klik Office Button dan pilih Print. Jika Anda ingin melihat hasilnya sebelum di print Anda bisa
memilih Print Preview.
Jika sudah, lanjutkan dengan klik Print.
Atau jika Anda ingin langsung mencetaknya bisa dengan menekan tombol Ctrl+P, tentukan
konfigurasi printer dan OK.
Gmb 4.16 Tampilan Print preview

Toolbar Keterangan
Digunakan untuk membuat hubungan (link) dengan file yang ada atau dengan
halaman Web.
Menempatkan Data Berjenis Hyperlink
Bila perlu Anda dapat menempatkan hyperlink pada tabel atau form. Dengan menggunakan hyperlink
Anda dapat melompat ke sebuah objek dalam database Access, ke berbagai objek baik document file
yang ada di hard drive Anda maupun ke halaman internet atau me-link ke alamat email tertentu .
Untuk menentukan lokasi objek yang akan diakses oleh hyperlink, Anda mengaturnya dengan langkah-
langkah berikut :
I. Letakkan pointer pada filed yang bertipe data hyperlink.
II. Kilk kanan pada field tersebut.
III. Pilih dan klik Hyperlink → Edit Hyperlink maka akan muncul kotak dialog seperti dibawah.
Gmb 4.17 Tampilan kotak dialog Edit Hyperlink
IV. Tentukan nama text-nya, selanjutnya pilih file/folder yang akan dibuka jika hyperlink tersebut di
klik.
V. Klik OK.
Untuk memudahkan Anda membuat hubungan (link), pada kotak Link to pilih dan kilk salah satu tombol
toolbar berikut ini :

Toolbar Keterangan
Menentukan lokasi file dari folder yang sedang aktif, atau tergantung dari lokasi folder
pada dropdown Look in.
Menentukan lokasi file berdasarkan pada url file. Contoh :
my%20Picture/Project%20Tutorial%20Access%202007/entering%20dataM.png
Menentukan lokasi file berdasarkan file yang teakhir dibuka.
Digunakan untuk membuat hubungan (link) dengan alamat E-mail tertentu.
 Pada toolbar Existing File or Web Page juga terdapat beberapa komponen, seperti :
I. Text to display, ketikkan teks yang ingin Anda tampilkan untuk mewakili hyperlink yang
ditempatkan.
II. Pada bagian Look in, Anda dapat menentukan dari lokasi mana file/folder yang akan di akses.
Gmb 4.18 Tombol icon pada Look in
III. Selain dari cara diatas, Anda juga dapat menentukan dengan toolbar dibawahnya.
Pada toolbar E-mail Address juga terdapat beberapa komponen, seperti :
 Untuk menghapus Hyperlink yang sudah ditentukan lokasi file-nya Anda tinggal klik tombol Remove
link.
I.
II.
III.
Text to display, ketikkan teks yang ingin Anda tampilkan untuk mewakili hyperlink yang
ditempatkan.
Pada kotak isian E-mail address, ketikkan alamat email yang Anda inginkan.
Klik OK.

Gmb 4.19 Tampilan Email Address pada Edit Hyperlink
 Untuk menghilangkan hyperlink pada tabe, ikuti langkah berikut :
I.
II.
Select/sorot hyperlink yang akan dihilangkan.
Klik kanan dan pilih Hyperlink → Remove Hyperlink.
Gmb 4.20 Tampilan Remove Hyperlink

Menempatkan Data Berjenis Lookup Wizard
Terkadang Anda ingin memasukkan atau menambahkan data field tertentu yang datanya sebenarnya
dapat diambil dari tabel lain. Untuk memudahkan Anda memasukkan data seperti itu, Anda dapat
memanfaatkan fasilitas Look Up pada saat pendefinisian DataType untuk field tertentu.
Menggunakan Fasilitas Look Up Wizard
Dengan menggunakan Fasilitas Lookup Wizard, Anda dapat membuat field lookup yang akan
menampilkan daftar sejumlah nilai, baik dalam kotak daftar (list box) maupun dalam kotak combo
(combo box) yang dapat dilihat dari tabel lain. Anda juga dapat menggunakan Lookup Wizard dalam
sebuah tabel untuk membuat field lookup ini ke sebuah form dengan menyeretnya dari daftar field
secara otomatis menciptakan kotak daftar atau kotak combo dengan properti yang sama. Kotak
daftar atau kotak combo field lookup ini juga secara otomatis ditambahkan ke query yang menyertakan
field ini.
Misalkan kita akan menambahkan field Kode VCD/DVD pada tabel Penyewa yang berisi keterangan
mengenai Kode VCD/DVD yang disewa oleh si Penyewa . Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
I.
II.
III.
Buka Tabel Penyewa dalam tampilan Desain.
Sisipkan field Kode VCD/DVD di bawah field Kode.
Pada Data Type, pilih Lookup Wizard, sehingga tampak gambar berikut :
Gmb 4.21 Tampilan Lookup Wizard I

IV.
V.
VI.
Pada kotak dialog Lookup Wizard yang pertama, pilih “I will type the value that I want”, artinya
Anda ingin mengisi sendiri nilai-nilai yang akan Anda masukkan. Sedangkan pilihan “I want the
lookup column to lookup the values in a table or query” artinya kita ingin mendapatkan data
dari tabel yang telah ada.
Klik Next, sehingga muncul kotak dialog berikutnya yang akan menayangkan sebagai berikut :
Gmb 4.22 Tampilan Lookup Wizard II
Pilih Tabel TDVD/VCD . Isi View nya dengan Tabel karena yang akan ditampilkan berupa data
dari tabel. Klik Next , sehingga muncul kotak dialog berikutnya.
Gmb 4.23 Tampilan Lookup Wizard III

VII.
VIII.
Pilih Field yang akan di tampilkan pada tabel. Pada kasus diatas kita hanya membutuhkan Kode
dari DVD/VCD, jadi plih filed kode ke dalam Selected Fields. Klik Next, sehingga muncul kotak
dialog berikutnya.
Gmb 4.24 Tampilan Lookup Wizard IV
Tentukan jenis pengurutan data yang dipakai dapat menggunakan pilihan Ascending maupun
Descending. Klik Next, untuk tampilan berikutnya.
Gmb 4.25 Tampilan Lookup Wizard V

IX.
X.
XI.
Tampilan yang akan dimunculkan dan Next, untuk berikutnya.
Gmb 4.26 Tampilan Lookup Wizard VI
Tentukan Nama Column-nya dan Finish.
Jangan lupa menyimpan tabel tersebut.
Gmb 4.27 Tampilan kotak dialog save
Selanjutnya, jika Anda membuka Tabel Penyewa, akan tampak field setelah Kode bernama Kode
VCD/DVD. Bila Anda mengklik di field itu, akan ditampilkan panah bawah di sebelah kanan. Bila
Anda mengklik panah bawah, maka akan terlihat sepuluh buah pilihan yang telah Anda ketikkan.
Kini Anda dapat menghemat waktu dan terhindar dari salah ketik saat mengisi field Kode VCD/DVD.
Hasilnya seperti tampilan dibawah.

Gmb 4.28 Tampilan hasil dari Lookup Wizard
Menggunakan Pengaturan pada Field Properties
Selain cara di atas, Anda juga dapat membuat Lookup Field dengan menggunakan Field Properties
pada tab Lookup dengan langkah-langkah sebagai berikut :
I.
II.
III.
IV.
V.
Aktifkan field Kode VCD/DVD.
Pada Field Properties, pilih tab Lookup
Klik pada kotak isian Display Control, lalu klik tombol panah bawah pilih Combo Box atau
List Box .
Klik pada kotak isian Row Source Type, lalu klik tombol panah bawah pilih Table/Query.
Klik pada kotak isian Row Source, lalu ketik : SELECT [TDVD/VCD].[Kode] FROM [TDVD/VCD];

Gmb 4.29 Tampilan pengaturan Lookup dari Field Properties

Bab 5
Mengurutkan, Menyaring, Mencari dan
Mengganti Data
Pokok Bahasan
Mengurutkan Data (Data Sort)
Menyaring Data
Mencari dan Mengganti Data
Mengurutkan Data (Data Sort)
Anda dapat mengurut data dengan cara yang relatif cepat dan singkat, baik diurutkan berdasarkan
Ascending (menaik) maupun Descending (menurun). Misal urutkan data berdasarkan NAMA secara
Ascending, langkahnya sebagai berikut:
I. Pilih dan klik kolom Nama Penyewa sehingga isi kolom Nama Penyewa akan terseleksi.
II. Masuk tab Home.
III. Klik tombol Ascending pada group Sort & Filter.
Gmb 5.1 Tampilan Sort Ascending
Sebaliknya, untuk mengurutkan data secara descending langkahnya hampir sama dengan ascending,
hanya tombolnya yang berbeda.
Bab 5 | Mengurutkan, Menyaring, Mencari dan Mengganti Data 48

Gmb 5.2 Tampilan Sort Descending
Selain cara diatas yang menggunakan ribbon menu, juga bisa dilakukan dengan cara berikut :
I.
II.
III.
Plih dan klik tabel yang Anda inginkan pilih ke tab Home →Datasheet View .
Tempatkan titik sisip atau penunjuk sel pada posisi kolom/field yang Anda inginkan sampai
seluruh data pada field tersorot.
Kemudian klik kanan pilih A→Z untuk Ascending Z→A untuk Descending.
Gmb 5.3 Tampilan menu Sort melalui klik kanan
Menyaring Data
Penyaringan (filtering) akan membatasi secara sementara jumlah record data yang akan ditampilkan
sesuai dengan kriteria yang Anda tentukan.
Menyaring Data dengan Fasilitas Filter by Selection
Untuk menyaring data menggunakan Filter by Selection, ikuti langkah berikut :

I.
II.
III.
IV.
V.
Buka tabel yang akan difilter (disaring) dalam tampilan Datasheet View.
Tentukan Field yang akan disaring, letakkan pointer pada filed tersebut sehingga seluruh data
dalam fieldnya tersorot.
Pada kasus ini, kita ingin menyeleksi penyewa yang berasal dari kota Bandung. Maka letakkan
pointer pada Field Kota.
Klik Selection pada group Sort & Filter.
Karena pada kasus ini ingin menyeleksi penyewa yang berasal dari kota Bandung. Pilih Equals
“Bandung”. Jika kita ingin menyaring penyewa yang berasal dari kota selain Bandung kita pilih
Does Not Equal “Bandung”.
Gmb 5.4 Tampilan menu Filter Selection
Menyaring Data dengan Fasilitas Filter by Form
Kelebihan menyaring data dengan fasilitas Filter by Form diantaranya yaitu :
 Anda dapat menyaring data pada satu waktu dengan menggunakan lebih dari satu kriteria.
 Anda dapat menyaring data dengan menggunakan kriteria “atau”.
 Pada kriteria Anda dapat menyertakan operator logika seperti lebih, besar lebih kecil, dan lain-
lain.

Sebagai contoh kasus, kita ingin menyaring data pada Tabel DVD/VCD, yang ada pada field Tarif Sewa,
ikuti langkah-langkah berikut ini :
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
Buka tabel yang akan difilter (disaring) dalam tampilan Datasheet View.
Tentukan Field yang akan disaring, letakkan pointer pada filed tersebut sehingga seluruh data
dalam fieldnya tersorot.
Klik Advance pada group Sort & Filter . Klik Filter by Form.
Kemudian akan muncul tampilan seperti dibawah ini :
Gmb 5.5 Tampilan menu Filter by Form
Tentukan kriteria yang akan dicari, Anda juga bisa menggunakan Or. Or ini digunakan jika data
yang disaring dengan menggunakan kriteria pada Look for tidak ada yang memenuhi.
Setelah menentukan kriteria-kriterianya, klik Apply Filter/Sort.
Gmb 5.6 Hasil dari filter/sort menggunakan fasilitas Filter by Form
Mencari dan Mengganti Data
Fasilitas Find berguna untuk mencari sebuah record yang berisi data tertentu. Sedangkan fasilitas
Replace berguna untuk mengganti data yang ditemukan dengan data yang baru yang telah Anda

tentukan. Jika Anda sudah pernah mencoba Fasilitas ini di program Microsoft Office yang lain, mungkin
tentu sudah familiar dengan fasilitas ini.
Mencari Data dengan Fasilitas Find
Untuk mencari data dengan menggunakan fasilitas Find, ikuti langkah berikut ini.
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
Buka tabel yang Anda inginkan dalam tampilan Datasheet View.
Klik Find pada Ribbon Find atau Anda juga bisa dengan menekan tombol Ctrl+F.
Maka akan muncul kotak dialog seperti dibawah.
Gmb 5.7 Tampilan kotak dialog Find
Anda dapat mengisikan kriteria data tertentu pada kotak isian Find What.
Pada dropdown Look In pilih dan klik area pencarian yang Anda inginkan. Anda dapat mengatur
agar pencarian dilakukan hanya pada field yang sedang ditunjuk atau pada seluruh field yang
ada pada tabel.
Pada dropdown Match pilih dan klik salah satu pilihan berikut :
 Whole Field, melacak data yang teksnya betul-betul sama. Misalnya yang dicari “Action”,
maka yang ditemukan hanya data “Action”, tidak akan ada “Action Baru”, “Action Barat”
atau yang lainnya.
 Start to Field, melacak data yang diawali dengan teks yang Anda cari. Misalnya yang dicari
“Action”, maka yang ditemukan “Action” atau “Action Baru”.
 Any Part of Field, melacak data yang mengandung teks yang Anda cari. Misalnya jika Anda
mencari “Action” maka yang ditemukan adalah semua data yang mengandung kata
“Action”.

VII.
VIII.
IX.
Pada dropdown Search, pilih dan klik salah satu pilihan berikut ini :
 All, melacak data pada semua record.
 Down, melacak data ke record-record berikutnya (melacak maju) mulai dari posisi record
yang sekarang.
 Up, melacak data ke record-record sebelumnya (melacak mundur) ) mulai dari posisi record
yang sekarang.
Bila perlu beri tanda atau klik salah satu kotak cek berikut ini :
 Match Case, bila pencarian data ingin memperhatikan kesamaan jenis hurufnya (huruf
besar atau kecil). Misalnya yang dicari “Action”, maka yang ditemukan hanya data “Action”,
tidak akan menemukan “ACTION” atau “action”.
 Search Fields As Formatted, bila pencarian data ingin memperhatikan kesamaan formatnya.
Pilih dan klik tombol perintah Find Next, untuk mulai melakukan pencarian data yang pertama.
Dengan langkah ini bila Access 2007 menemukan data yang Anda tentukan maka secara
otomatis data yang ditemukan akan tersorot (terblok) hitam.
Mengganti Data dengan Fasilitas Replace
Untuk menggunakan fasilitas ini, langkah awalnya mirip saat Anda mengunakan fasitas Find :
I. Anda tinggal mengklik tab Replace pada sebelah kanan tab Find, juga bisa mengklik Replace
pada Ribbon Find atau menggunakan tombol Ctrl+H.
Gmb 5.8 Tampilan kotak dialog Replace
II. Kotak isiannya mirip dengan kotak-kotak isian pada tab Find, namun ada beberapa tambahan
seperti Replace With. Pada kotak ini ketikkan data pengganti yang Anda inginkan.

III. Terdapat juga dua tombol baru, seperti :
 Replace, untuk mengganti data yang ditemukan dengan data yang telah ditentukan.
 Replace All, apabila Anda bermaksud mengganti semua data yang ditemukan dengan data
baru yang telah Anda tentukan.
Selain dua fasilitas diatas masih ada dua fasilitas lagi pada group Find yakni Go to (berpindah antar
record atau field) dan Select (untuk menyeleksi record atau field). Tetapi fungsi kedua fasilitas ini hampir
mirip dengan materi-materi yang telah diajarkan pada bab sebelumnya.
Catatan::
Langkah-langkah untuk mencari dan mengganti data tersebut diatas, juga berlaku ketika Anda bekerja
dengan Form (Formulir).

Bab 6
Membuat dan Mengatur Hubungan Antar
Tabel
Pokok Bahasan
Jenis-jenis Relasi Antar Tabel
Membuat Hubungan Antar Tabel
Menambahkan Tabel Baru pada Jendela Kerja Relationships
Mengatur Hubungan Antar Tabel
Menghapus Hubungan Antar Tabel
Mencetak Hubungan Antar Tabel
Setelah Anda membuat berbagai tabel dalam database, Anda memerlukan cara untuk memberi tahu
Access 2007 begaimana dat tersebut menjadi kesatuan. Langkah pertama dalam proses ini adalah
mendefinisikan relasi antar tabel . Setelah Anda melakukan langkah ini Anda dapat membuat query,
form dan report untuk menampilkan informasi dari tabel.
Relasi antar tabel bekerja dengan mencocokkan data dalam field kunci, biasanya berupa field yang
memilik nama yang sama pada kedua tabel yang memiliki relasi. Pada umumnya, field-field yang
bersesuaian ini adalah primary key pada tabel yang satu, yang memberikan identitas unik bagi tiap
record dalam tabel tersebut dan foreign key pada tabel yang lainnya.
Jenis-jenis Relasi Antar Tabel
 One to many relationship (relasi satu ke banyak)
Relasi satu ke banyak adalah jenis relasi yang paling umum. Dalam relasi satu ke banyak, sebuah record
dalam tabel A dapat memiliki banyak record yang bersesuaian dalam tabel B. Tetapi sebeuha record
dalam tabel B hanya memiliki sebuah record dalam tabel B hanya memiliki sebuah record yang
bersesuaian dalam tabel A.
Bab 6 | Membuat dan Mengatur Hubungan Antar Tabel 55

 Many to many relationship (relasi banyak ke banyak)
Dalam relasi banyak ke banyak, sebuah record dalam tabel A, dapat memiliki banyak record yang
bersesuaian dalam tabel B, dan sebuah record dalam tabel B dapat memiliki banyak record yang
bersesuaian dalam tabel A. Jenis relasi ini hanya dimungkinkan jika kita mendefinisikan tabel baru
sebagai perantara. Relasi banyak ke banyak sebenarnya merupakan dua buah relasi satu ke banyak
terhadap tabel perantara.
 One to many relationship (relasi satu ke satu)
Dalam relasi satu ke satu, setiap record dalam tabel A hanya dapat memiliki satu record yang
bersesuaian dalam tabel B dan sebaliknya. Jenis relasi ini tidak umum karena sebenarnya tabel A dan
tabel B dapat digabungkan menjadi sebuah tabel. Anda dapat menggunakan relasi satu ke satu untuk
membagi tabel yang memiliki field yang banyak untuk mengisolasi sebagian tabel dengan keamanan
data.
Membuat Hubungan Antar Tabel
Sebagai contoh pada database Rental VCD/DVD Anda telah membuat 3 buah tabel, yaitu tabel Data
Penyewa, Data VCD/DVD, Data Sewa VCD/DVD.
Gmb 6.1 Tampilan tabel data penyewa

Gmb 6.2 Tampilan tabel data DVD/VCD
Gmb 6.3 Tampilan tabel data sewa VCD/DVD
Untuk membuat hubungan antar tabel dari database Rental VCD/DVD tersebut, ikuti langkah berikut :
I.
II.
III.
Buka file database Rental VCD/DVD.
Klik tab Database Tools →Klik Relationship pada group Show/Hide .
Karena pada waktu menentukan Data Type kita memakai Lookup Wizard maka secara otomatis
relationship yang keluar akan seperti gambar dibawah.

Gmb 6.4 Tampilan Relationship yang dimunculkan
IV.
V.
Atau jika Anda sebelumnya tidak memakai Lookup Wizard, akan muncul kotak dialog untuk
memasukkan tabel-tabel mana yang akan direlasikan. Plih tabel yang mana saja untuk
direlasikan dengan mengklik tombol Add.
Untuk membuat hubungan antar tabel, Anda tinggal menggeser (drag) nama field yang ingin
Anda gunakan sebagai kunci penghubung ke posisi nama field pada tabel lain. Sebagai
contoh drag nama field Kode pada tabel VCD/DVD ke posisi nama field Kode VCD/DVD pada
tabel Sewa VCD/DVD. Dengan langkah ini kotak dialog Edit Relationship akan ditampilkan.
(Gmb 6.5).
Gmb 6.5 Tampilan kotak dialog Edit Relationship

VI.
VII.
Pilih dan klik Create.
Untuk menutup jendela kerja Relationships, pilih dan klik Close pada tab Design
Relationships.
Gmb 6.6 Close Relationships
Menambahkan Tabel Baru pada Jendela Kerja Relationships
Untuk menambahkan Tabel baru pada jendela Relationships, Ikuti langkah berikut :
I.
II.
Tampilkan kotak dialog Show Table dengan melakukan klik tombol perintah Relationship.
Setelah muncul kotak dialog Show Table, plih dan klik nama tabel yang akan dimasukkan.
Kemudian klik tombol Add atau klik dua kali.
Gmb 6.7 Tampilan kotak dialog Show Tabel

Mengatur Hubungan Antar Tabel
Hubungan antar tabel biasanya diwakili oleh field penghubung. Apabila diperlukan Anda dapat
mengatur hubungan antar tabel tersebut, dengan menggunakan langkah sebagai berikut :
I.
II.
III.
IV.
Pada jendela kerja Relationship yang sedang ditampilkan. Pilih dan klik dua kali garis
penghubung antara tabel yang anda inginkan. Sebagai contoh Anda klik dua kali penghubung
dengan field Kode VCD/DVD. Dengan langkah ini akan memunculkan kotak dialog Edit
Relationship atau anda juga bisa menggunakan group Tools → Edit Relationships.
Pada kotak dialog tersebut, Anda dapat mengubah penghubung yang sekarang sedang
digunakan dengan penghubung lainnya.
Bila perlu beri tanda atau klik kotak cek Enforce Referential Integrity, jika Anda menghendaki
supaya Anda berlakukan aturan Referential Integrity terhadap relasi yang Anda modifikasi.
Selain itu juga ada dua pilihan lain :
 Cascade Update Related Fields, perubahan pada primary key pada tabel primer secara
otomatis mengubah pada record-record yang bersesuaian dalam tabel yang memiliki relasi
dengan tabel primer.
 Cascade Delete Related Record, penghapusan record pada tabel primer, mengakibatkan
penghapusan record yang bersesuaian pada tabel yang direlasikan dengan tabel primer.
Klik tombol Join Type, jika hendak mengubah pengaturan join type.
Gmb 6.8 Tampilan Join Properties
Pada kotak dialog diatas, beritanda pada salah satu pilihan berikut :
 Only Include rows where the joined fields from both tables are equal. Pilihan default,
artinya hanya menampilkan record-record yang bersesuaian dari kedua tabel yang memiliki
relasi.
 Include ALL records from ‘TDVD/VCD’ and only those records from ‘TSewaVCD/DVD’
where the joined fields are equal. Artinya menampilkan semua record dalam tabel yang
direlasikan dan hanya record-record yang bersesuaian pada tabel primer.

 Include AL L records from ‘TSewaVCD/DVD’ and only those records ‘TDVD/VCD’ where the
joined field are equal. Artinya menampilkan semua record dalam tabel primer dan hanya
record-record yang bersesuaian pada tabel yang direlasikan.
Catatan::
Dengan anggapan ‘TDVD/VCD’ adalah tabel yang direlasikan dan ‘TSewaVCD/DVD’ adalah tabel
primer.
V. Klik OK.
Sebagai tambahan, Referential Integrity adalah aturan yang digunakan Access 2007 untuk meyakinkan
bahwa relasi antar record-record dalam tabel yang direlasikan adalah valid, dan bahwa Anda tidak akan
dapat sedara sengaja menghapus atau mengubah data yang direlasikan. Anda dapat menentukan
referential integrity jika semua kondisi di bawah terpenuhi :
 Field yang bersesuaian dari tabel primer adalah primary key atau memiliki index yang unik.
 Field-field yang direlasikan memilik tipe data yang sama kecuali :
 Field dengan tipe data AutoNumber dapat direlasikan dengan field yang bertipe Number yang
memiliki properti Field Size Long Integer.
 Field dengan tipe AutoNumber yang memiliki properti Field Size Replication ID dapat direlasikan
dengan field yang bertipe data Number yang memiliki Properti Field Size Replication ID.
 Kedua tabel yang direlasikan merupakan database dari Microsoft Access.
Jika Referential integrity diberlakukan, Anda harus memperhatikan aturan-aturan berikut :
 Anda tidak dapat mengisikan nilai dalam foreign key pada tabel yang nilainya tidak ada dalam
primary key dalam tabel primer. Tetapi Anda dapat dapat mengisikan nilai NULL dalam foreign
key, yang menyatakan bahwa record tersebut tidak direlasikan.
 Anda tidak dapat menghapus data dalam tabel primer jika ada record-record yang bersesuaian
dalam tabel yang direlasikan.
 Anda tidak dapat mengubah nilai dalam primary key pada tabel primer, jika record tersebut
memiliki record yang direlasikan.
Setelah Anda membuat hubungan antar tabel, apabila tabel yang terkait tersebut Anda buka kembali
akan terlihat hubungan antar data dari tabel yang Anda buka dengan tabel yang lain. (Gmb 75)

Catatan::
Untuk melihat rincian hubungan antar data, klik tanda [+] pada sebelah kiri setiap record data. Untuk
mengembalikannya klik tanda [-]
Gmb 6.9 Hubungan antar data setelah dibuat hubungan antar tabel
Menghapus Hubungan Antar Tabel
Apabila hubungan antar tabel sudah tidak dibutuhkan lagi, Anda dapat menghapusnya dengan
menggunakan langkah berikut ini.
I.
II.
III.
Buka jendela Relationship.
Klik tab Design→Klik kanan garis hubung yang menghubungkan antar tabel.
Klik Delete.
Gmb 6.10 Tampilan Delete relationship

Mencetak Hubungan Antar Tabel
Untuk mencetak tampilan hubungan antar tabel tersebut Anda dapat mengikuti langkah berikut :
I.
II.
III.
IV.
V.
Buka jendela Relationship.
Klik tab Design→Tools →Relationship Report.
Maka akan memunculkan seperti berikut
Gmb 6.11 Tampilan Relationship Report
Anda pun bisa mengubah tampilannya dengan melakukan klik kanan Design View atau juga .
Pilih Print Preview jika ingin melihat tampilanya sebelum dicetak. Jika sudah Klik Print.

Bab 7
Membuat dan Menggunakan Query
Pokok Bahasan
Mengenal Query
Membuka dan Menjalankan Query
Memodifikasi Rancangan Query
Mencetak Hasil Query
Mengenal Query
Query adalah sarana untuk mengatur data yang disimpan dalam tabel, sehingga hanya data-data
tertentu saja yang akan dimunculkan dalam tabel. Secara fisik query adalah tabel juga. Jadi query adalah
tabel yang dibuat dari beberapa tabel lainnya dengan tujuan untuk mengelompokkan data baru
berupa tabel dengan sumber tabel-tabel yang sudah ada. Query digunakan untuk melihat, mengubah,
dan juga menganalisa data dalam berbagai cara. Query juga dapat digunakan sebagai sumber untuk
record-record pada form dan report.
Query dapat menyortir data atau menampilkan data-data yang memenuhi kriteria tertentu atau
juga dapat berupa ekspresi. Pada database ada beberapa macam query yang terdapat pada Access
2007, diantaranya :
 Select Query, merupakan jenis query yang paling umum. Select query mengambil data dari satu
tabel atau lebih menggunakan suatu kriteria tertentu., kemudian menampilkannya. Anda juga
dapat menggunakan select query untuk mengelompokkan sejumlah record dan menghitung
jumlah total, jumlah data, serta rata-rata.
 Parameter Query, merupakan query yang jika dijalankan menampilkan kotak dialog yang
menanyakan informasi yang akan digunakan sebagai kriteria untuk mengambil data atau suatu
nilai yang ingin Anda sisipkan ke dalam suatu field. Anda dapat merancang query untuk
menanyakan lebih dari satu informasi sebagai kriteria, misalnya Anda dapat merancang untuk
Bab 7 | Membuat dan Menggunakan Query 64

menanyakan dua buah tanggal, kemudian Access 2007 mengambil semua record yang ada
diantara kedua tanggal tersebut.
Parameter query juga berguna sebagai basis bagi form dan report. Contohnya, Anda dapat
membuat laporan pendapatan bulanan berdasarkan parameter query. Ketika Anda mencetak
laporan (report) tersebut, Access 2007 menampilkan kotak dialog menanyakan bulan yang Anda
inginkan dan Access 2000 mencetak laporan pendapatan bulan tersebut.
 Crosstab Query, menampilakan nilai-nilai yang telah diolah (jumlah total, jumlah nilai, dan rata-
rata) dari suatu field dalam tabel dan mengelompokkannya ke dalam satu kelompok fakta yang
didaftarkan [ada bagian kiri dari datasheet.
Anda juga dapat menampilkan data crosstab tanpa membuat query yang terpisah dalam
database dengan menggunakan Pivot Table Wizard. Dengan Pivot Table Anda juga dapat
mengubah judul baris dan kolom untuk menganalisa data dalam berbagai cara.
 Action Query, merupakan query yang membuat perubahan terhadap satu atau beberapa record
sekaligus. Ada 4 macam action query yaitu :
 Delete Query, digunakan untuk menhapus sekumpulan record dalam satu tabel atau lebih.
Sebagai contoh, Anda dapat menggunakan delete query untuk menghapus stok(barang)
yang sudah tidak lagi digunakan. Dengan delete query, Anda selalu menghapus keseluruhan
record, bukan hanya beberapa field dalam suatu record.
 Update Query, digunakan untuk membuat perubahan secara umum/global terhadap
sekumpulan record dalam satu tabel ataupun lebih. Sebagai contoh, Anda dapat menaikkan
harga produk sebesar 15% atau Anda dapat menurunkan harga sewa sebesar 10%.
 Append Query, digunakan untuk menambah sekelompok record dari satu atau lebih tabel
ke dalam satu atau lebih tabel.
 Make Table Query, digunakan untuk membuat tabel baru dari seluruh atau sebagian data
dalam satu atau lebih tabel. Make table query juga berguna untuk membuat tabel untuk
ditransfer pada database Access 2007 yang lain, membuat record yang menampilkan data
mulai posisi tertentu, membuat backup atau salinan dari suatu tabel membuat tabel history
yang berisi record-record yang sudah lama.
 SQL Query, merupakan query yang dibuat menggunakan pernyataan/syntax SQL. SQL query
terdiri dari :

 Union, jenis query ini mengabungkan field (kolom) dari satu atau lebih tabel atau query ke
dalam satu field atau kolom ke dalam query hasilnya. Contohnya, jika Anda memiliki lima
pemasok yang mengirimkan daftar persediaan barang setiap bulan, Anda dapat
menggabungkan daftar tersebut ke dalam sebuah query menggunakan union query,
kemudian Anda dapat membuat make table query berdasarkan union query tersebut untuk
membuat sebuah tabel yang baru.
 Pass Through, jenis query ini mengirimkan perintah secara langsung ke database ODBC,
seperti Microsoft SQL Server, menggunakan perintah yang dapat diterima oleh server.
Contohnya, Anda dapat menggunakan pass through query untuk mengambil record atau
mengubah data.
 Data Definition, jenis query ini membuat objek database, seperti tabel Microsoft Access
atau Microsoft SQL Server.
Query baru dapat dibuat dengan menggunakan dua cara, yaitu dengan fasilitas Create Query Design dan
Create Query Wizard.
Membuat Query dengan Fasilitas Query Wizard
Untuk membuatnya ikuti langkah-langkah berikut :
I.
II.
III.
IV.
Bukalah database DRental yang telah dibuat sebelumnya
Klik Ribbon menu pada tab Create.
Klik Query Wizard yang ada di bagian Other.
Gmb 7.1 Tampilan menu ribbon Query Wizard
Pada isian New Query, pilih Simple Query Wizard lalu klik OK.

Gmb 7.2 Tampilan Query Wizard I
V. Pada form Simple Query Wizard lakukan pemilihan sebagai berikut:
i.
ii.
Pada kotak daftar pilihan Tables/Query, pilih dan klik nama tabel/query yang
diinginkan, misal:
 Tabel VCD/DVD nama field yang diinginkan Kode, Judul Film dan Tarif Sewa.
 Tabel Penyewa nama field yang diinginkan yaitu Kode, Nama dan Telepon.
Pada kotak daftar pilihan Selected Fields, pilih field-fieldnya dengan menekan tombol >.
Jika ingin semua field tekan tombol >> sehingga field yang terseleksi akan tampak pada
gambar di bawah ini.
Gmb 7.3 Tampilan Query Wizard II
VI. Klik tombol Next untuk menuju tahap berikutnya. Pada form Simple Query Wizard pilih
Detail (Shows every field of every record). Kalau memilih Summary kita bisa menambahkan
kesimpulan dari query yang akan dibuat. Sebagai contoh kita bisa menambahkan SUM untuk
query yang dibuat. Selanjutnya klik Next.

Gmb 7.4 Tampilan Query Wizard III
VII. Masukkan nama query yang diinginkan pada isian yang telah disediakan. Kemudian anda
bisa memilih Open the query to view information (melihat hasil query dalam bentuk tabel)
atau Modify the query design (melihat hasil query dalam bentuk design view). Klik Finish.
Gmb 7.5 Tampilan Query Wizard IV
Gmb 7.6 Tampilan QDaftar

Membuat Query dengan Fasilitas Query Design
Selain cara di atas, query juga dapat dibuat dengan cara manual. Langkah pembuatan query manual
adalah sebagai berikut:
I.
II.
III.
IV.
V.
Bukalah database yang diinginkan.
Klik tab Create.
Klik Query Design di group Other.
Pada form Show Table pilih tabel yang ingin dijadikan query dengan cara mengklik Add.
Jika sudah klik Close.
Gmb 7.7 Tampilan Show Table
Pada jendela kerja tersebut, pilih field-field yang diinginkan sesuai urutan pada kolom-
kolom yang disediakan. Untuk itu ada tiga cara yang dapat digunakan, antara lain:
 Pada kolom pertama, klik tombol daftar pilihan pada baris Table. Pilih tabel yang
diinginkan. Lalu pada tombol daftar pilihan pada baris Field, pilih dan klik nama field yang
diinginkan. Ulangi langkah tersebut untuk mengisi kolom-kolom berikutnya.
 Pada kotak daftar pilihan field yang ada di bagian atas jendela kerja, pilih dan klik nama field
yang diinginkan lalu geser (drag) ke posisi kolom yang diinginkan. Ulangi langkah tersebut
untuk mengisi kolom berikutnya.
 Pada kotak daftar pilihan field yang ada di bagian atas jendela kerja, klik dua kali nama
field yang ingin ditampilkan. Dengan langkah ini secara otomatis field-field tersebut
akan mengisi kolom berikutnya yang masih kosong.

Gmb 7.8 Tampilan jendela kerja query
VI.
VII.
Untuk melihat hasil query yang dibuat, klik Run yang ada di group Results, sehingga hasilnya
adalah sebagai berikut.
Gmb 7.9 Hasil Query Design
Kemudian simpan query tersebut dengan yang Anda inginkan. Klik OK.
Gmb 7.10 Tampilan Save As

Membuka dan Menjalankan Query
Untuk membuka dan menjalankan query langkahnya sebagai berikut:
I.
II.
III.
Bukalah database yang diinginkan.
Pada bagian navigasi/objek database, pilih query yang akan dibuka, sebagai contoh
QueryDaftar.
Gmb 7.11 Tampilan Navigasi
Apabila telah melakukan perintah di atas, maka jika ingin menuju ke tampilan jendela kerja
rancangan query maka klik View di group Views pada tab Home begitu pun sebaliknya.
Memodifikasi Rancangan Query
Modifikasi query dilakukan untuk mengubah hasil rancangan query yang telah dibuat, misal untuk
menghapus, menyisipkan field, membuat suatu kriteria berdasarkan ketentuan yang dikehendaki, dan
lain sebagainya.
Menghapus Query
Untuk menghapus field dalam rancangan query dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai
berikut:
I.
II.
III.
IV.
Bukalah database yang Anda inginkan, lalu buka query yang fieldnya ingin dihapus dalam
bentuk Design View (Rancangan Query).
Pilih dan klik field yang akan dihapus.
Klik tab Design.
Pilih dan klik Delete Columns yang ada pada group Query Setup.

V. Simpan kembali struktur query-nya.
Gmb 7.12 Tampilan Query Setup
Menyisipkan Kolom dalam Query
Untuk menyisipkan atau menambah kolom yang kosong dalam query langkahnya sebagai berikut:
I.
II.
III.
IV.
V.
Bukalah database yang diinginkan, lalu buka query yang diinginkan dalam bentuk Design
View.
Pilih dan klik kolom tempat akan menyisipkan kolom yang kosong.
Klik tab Design.
Pilih dan klik Insert Columns yang ada pada group Query Setup.
Simpan kembali struktur query-nya.
Menyembunyikan Field Tertentu
Untuk menyembunyikan field tertentu agar tidak tampil pada saat query Anda jalankan, ikuti langkah
berikut ini :
I.
II.
View.
Klik atau hilangkan tanda pemilihan pada kotak cek Show yang ada pada salah satu field yang
ingin anda sembunyikan.
Gmb 7.13 Tampilan Show pada jendela perancangan query
Mengurutkan Data Berdasarkan Field Tertentu
Untuk mengurutkan data berdasarkan kriteria tertentu pada query, ikuti langkah berikut :
I. Bukalah database yang diinginkan, lalu buka query yang diinginkan dalam bentuk Design
View.

II.
III.
Tentukan field yang mana nantinya data didalamnya akan diurutkan.
Klik baris Sort yang ada pda field tersebut. Pilih model pengurutannya seperti Ascending untuk
terurut secara menaik atau Descending terurut secara menurun.
Gmb 7.14 Tampilan pilihan Sort pada jendela perancangan query
Memindahkan Posisi Field
Untuk memindahkan posisi field yang sudah ditempatkan pada query, ikutilah langkah berikut :
I.
II.
III.
View.
Arahkan penunjuk mouse pada baris di bagian atas nama field yang akan Anda pindahkan hingga
penunjuk mouse berubah bentuk menjadi anak panah hitam menunjuk ke bawah, kemudian klik
satu kali untuk memilih kolom field tersebut.
Dengan penunjuk mouse tetap pada baris di bagian atas nama field yang akan Anda pindahkan,
geser (drag) kolom field yang sudah dipilih tersebut ke posisi baru yang Anda inginkan.
Gmb 7.15 Memindahkan posisi field pada Query
Menampilkan Query dengan Tampilan SQL View
Bila Anda perlu untuk menampilkan rancangan query dalam bentuk tampilan SQL View, Ikuti langkah
berikut :
I.
II.
View.
Klik pada tab View dan pilih SQL View, maka akan keluar tampilan seperti dibawah ini.

Gmb 7.16 Jendela kerja dengan tampilan SQL View
Mencetak Hasil Query
Untuk mencetak hasil query yang telah Anda buat, ikuti langkah berikut :
I.
II.
III.
Bukalah database yang diinginkan, lalu buka query yang diinginkan dalam bentuk
Datasheet View.
Klik Office button pilih Print atau bisa dengan menekan tombol Ctrl+P.
Pilih Print untuk lansung mencetak tabel query tau Print Preview untuk menampilkan hasil
pencetakkan di layar.

Bab 8
Bekerja Lebih Lanjut dengan Query
Pokok Bahasan
Membuat Kolom Field Baru yang Berisi Perhitungan (Calculated Field)
Mengatur Format Tampilan Data Hasil
Menampilkan Sebagian Data Hasil Query
Menghitung Data untuk Kelompok Data Tertentu
Menentukan Kriteria untuk Menampilkan Data
Membuat Kolom Field Baru yang Berisi Perhitungan
(Calculated Field)
Terkadang Anda perlu membuat kolom field baru yang fieldnya bukan diambil dari tabel yang ada secara
langsung, tetapi diperoleh dari perhitungan field-field yang ada pada tabel (calculated field). Untuk itu
ikutilah langkah berikut ini :
I. Bukalah database yang diinginkan, lalu buka QueryDaftar dalam bentuk Design View.
II. Misalnya pada query tersebut anda ingin menambahkan field Biaya Sewa yang diperoleh dari
Lama Pinjaman dikalikan dengan Tarif Sewa. Untuk klik kanan pada kolom field baru yang masih
kosong, pilih Build maka akan muncul kotak dialog seperti dibawah.
Gmb 8.1 Expression Builder
Bab 8 | Bekerja Lebih Lanjut dengan Query 75

Gmb 8.2 Tampilan kotak dialog Expression Builder
III. Ketikkan “Biaya Sewa :” (ini nantinya akan menjadi nama field). Selanjutnya pilih pada kotak
dibawahnya Tables, pilih TDVD/VCD klik dua kali Tarif Sewa pada kotak sebelah kanannya. Klik
Tombol * kemudian klik lagi Tables, pilih TSewaVCD/DVD, klik dua kali Lama Pinjam. Berikut
adalah rumus yang keluar Biaya Sewa : [TDVD/VCD]![Tarif Sewa]*[TSewaVCD/DVD]![Lama
Pinjam].
Gmb 8.3 Jendela kerja select query yang dilengkapi Calculated Field
IV. Untuk melihat hasilnya Klik Run pada group Result.

Mengatur Format Tampilan Data Hasil
Anda dapat mengatur format tampilan hasil query, dengan langkah-langkah berikut :
I.
II.
View.
Klik kanan pada salah satu kolom field yang ingin Anda ubah format tampilannya. Pilih
Properties, maka akan keluar taksbar Property Sheet disebelah kanan jendela kerja query, disitu
terdapat dua tab yakni General dan Lookup.
Catatan::
Pengaturan ini mirip dengan pengaturan tampilan data pada tabel (Bab III).
III. Di property sheet tersebut Anda dapat mengatur properties dari field yang akan ditampilkan.
Menampilkan Sebagian Data Hasil Query
Apabila Anda hanya perlu menampilkan sebagian data hasil query, ikuti langkah berikut :
I. Bukalah database yang diinginkan, lalu buka query yang diinginkan dalam bentuk
Design View.
II. Pada group Query Setup, lakukan pemilihan atau pengisian jumlah data yang ingin Anda
tampilkan.
Gmb 8.4 Penggunaan menu Return pada query
III. Untuk melihat hasilnya, Klik Run.
Menghitung Data untuk Kelompok Data Tertentu
Untuk menghitung data untuk kelompok data tertentu, ikuti langkah berikut ini :

I.
II.
Buka file database Anda, kemudian pada pilih tab Create, di group Other pilih Query Design.
Pada kotak dialog Show Table, pilih dan klik tabel atau query yang akan digunakan. Untuk
menutup kotak dialog klik tombol Close.
Catatan::
Untuk memilih beberapa tabel secara sekaligus, lakukan pemilihan sambil menekan tombol Ctrl,
setelah itu klik tombol Add.
III.
IV.
Pilih dan tempatkan filed yang akan dikelompokan datanya, kemudian tempatkan pula field-field
yang akan dihitung datanya. Misalnya Anda tempatkan field Kategori Film, Tarif Sewa dan Lama
Pinjam.
Pada field Kategori Film, klik Totals pada group Design Show/Hide. Maka semua field pada baris
Totals nya akan berubah dari yang tadinya kosong menjadi Group By. Ganti Group By pada field
baris Totals Tarif Sewa dan Lama Pinjam. (Gmb. 8.5).
Gmb 8.5 Penggunaan menu Totals
Catatan::
Selain fungsi jumlah (Sum), juga terdapat fungsi-fungsi yang lain seperti Avg, Min, Max, Count dan
lain sebagainya.
V. Pada contoh ini kita akan menghitung jumlah Tarif Sewa dan Lama Pinjam untuk setiap Kategori
Film. Untuk melihat hasilnya, Klik Run.
Gmb 8.6 Hasil tampilan penggunaan menu Totals

Menentukan Kriteria untuk Menampilkan Data
Pada suatu kasus mungkin Anda perlu untuk menampilkan data hasil query dengan berdasarkan kriteria
tertentu. Kriteria yang Anda inginkan, dapat Anda tempatkan pada baris Criteria pada field yang ingin
dikriteriakan.
Menampilkan Data dengan Menggunakan Kriteria Tertentu
Dengan menggunakan contoh Data dari Tabel Sewa VCD/DVD, semisal ada sebuah kasus untuk
menampilkan Data dengan kode VCD/DVD “AC435”, untuk itu ikuti langkah berikut :
I.
II.
III.
Buka QueryDaftar yang telah dibuat sebelumnya.
Pada baris Criteria dari field Kode pada Tabel TDVD/VCD, ketikkan kriteria yang Anda inginkan.
Dalam kasus ini kita menggunakan kriteria “AC435”.
Gmb 8.7 Menampilkan data dengan kriteria
Untuk melihat hasilnya klik Run.
Gmb 8.8 Tampilan data dengan menggunakan kriteria tertentu

Operator Keterangan
> Lebih besar dari
>= Lebih besar dari atau sama dengan
< Lebih kecil dari
<= Lebih kecil dari atau sama dengan
= Sama dengan
<> Tidak sama dengan
Ekspresi Keterangan
>3000 Bilangan lebih besar dari 3000
Between #2/2/09# And #11/1/09# Tanggal dari 2 Februari 2009 s.d 1 November 2009
<2000 Bilangan lebih kecil dari 2000
>=”Roni” Semua teks dari Roni s.d huruf terakhir dari alfabet
Menampilkan Data dengan Menggunakan Kriteria yang diawali Operator
Pada kriteria yang Anda berikan, Anda dapat menggunakan operator-operator sebagai berikut :
Tabel di bawah ini menampilkan beberapa contoh dari penggunaan operator dalam ekspresi.
Dalam sebuah contoh kasus, kita ingin menampilkan Tarif Sewa yang harganya lebih dari Rp. 7000.00.
Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut :
I.
II.
III.
View atau buka QueryDaftar yang telah dibuat sebelumnya.
Pada baris Criteria dari field Tarif Sewa, ketikkan criteria >7000.
Gmb 8.9 Menampilkan data dengan operator

Karakter Penggunaan Contoh
* Sesuai dengan segala macam karakter. Dapat
digunakan sebagai karakter pertama atau karakter
terakhir dari string.
ta* mencari tahun, tahu,
tampil dsb.
? Sesuai dengan satu karakter alfabet. B?r mencari bar, bir, bor dsb.
[] Sesuai dengan satu karakter dalam tanda kurung siku. B[ai]r mencari bar dan bir
tetapi bukan bor dsb.
! Sesuai dengan semua karakter yang tidak ada dalam
tanda kurung siku.
B[!ai]r mencari bor, ber, bur
tetapi bukan bar dan bir.
- Sesuai dengan salah satu dari range karakter. Anda
harus menentukan range dari kecil ke besar.
B[a-c]r mencari bar, bbr dan
bcr.
# Sesuai dengan satu karakter numerik. 1#3 mencari 103, 113, 123 dst.
Gmb 8.10 Tampilan data dengan menggunakan kriteria operator >7000
Menampilkan Data dengan Menggunakan Kriteria yang dilengkapi Wildcard
Jika data yang ingin ditampilkna mempunyai pola tertentu, Anda dapat menampilkan data tersebut
dengan kriterianya dilengkapi dengan wildcard, yang seperti tabel dibawah ini :
Dalam sebuah contoh kasus, kita ingin menampilkan data Penyewa yang menyewa VCD/DVD untuk
kategori film komedi, yang pada Data VCD/DVD untuk film yang berjenis komedi memiliki awalan 2
huruf “CO” pada kodenya. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut :
I.
II.
Pada baris Criteria dari field Kode pada tabel TDVD/VCD, ketikkan criteria “CO*” atau bisa juga
dengan menambahkan Like “CO*”. Kedua perintah tersebut memiliki hasil yang sama.

Gmb 8.11 Tampilan data dengan menggunakan kriteria Like “CO*”
III. Untuk melihat hasilnya klik Run.
Gmb 8.12 Hasil tampilan data dengan menggunakan kriteria Like “CO*”
Menampilkan Data dengan Menggunakan Lebih dari Satu Kriteria
Dalam sebuah contoh kasus, kita ingin menampilkan data Penyewa yang dimana harga Tarif Sewanya
lebih dari 7000 dan film yang disewa termasuk dalam kategori film Horor komedi yang dimana memiliki
awalan 2 huruf “HO” pada kodenya. Untuk itu ikuti langkah-langkah berikut :
I.
II.
III.
Pada baris Criteria dari field Tarif Sewa ketikkan kriteria >7000.
Pada baris Criteria dari field Kode pada tabel TDVD/VCD, ketikkan kriteria “CO*” atau bisa juga
dengan menambahkan Like “CO*”. Kedua perintah tersebut memiliki hasil yang sama.

Gmb 8.13 Tampilan data dengan menggunakan dua kriteria
IV. Untuk melihat hasilnya klik Run.
Gmb 8.14 Hasil tampilan data dengan menggunakan dua kriteria

Bab 9
Menggunakan Query Action
Pokok Bahasan
Membuat Tabel Baru dengan Fasilitas Make Table Query
Memperbarui Isi Tabel dengan Fasilitas Update Query
Menambahkan Data denfgan Fasilitas Append Query
Menghapus Data dengan Fasilitas Delete Query
Menggunakan Fasilitas Crosstab Query
Untuk menggunakan perintah atau fasilitas query action ini harap terlebih dulu menonaktifkan fitur
Security Warning (mengaktifkan macro1). Langkahnya sebagai berikut :
I.
II.
Klik Options pada bagian Security Warning. Selanjutnya akan muncul kotak dialog seperti
gambar dibawah.
Gmb 9.1 Tampilan alert Security Warning
klik pilihan Enable this content dan klik OK.
Gmb 9.2 Tampilan kotak dialog Security Warning
1
Secara default Access 2007 mendisable fungsi macro demi keamanan, hal ini dikarenakan banyak virus atau kode
jahat yang disisipkan pada macro.
Bab 9 | Menggunakan Query Action 84

Membuat Tabel Baru dengan Fasilitas Make Table Query
Dengan fasilitas Make Tabel Query, Hasil query yang telah Anda buat dapat disimpan ke dalam bentuk
tabel baru yang terpisah. Tabel baru yang terbentuk nantinya dapat Anda manfaatkan sebagai back up
tabel, diekspor ke format database lain, digunakan sebagai tabel histori yang berisi data-data lama atau
untuk keperluan lain.
Sebagai contoh Anda bermaksud untuk membuat tabel baru Data Jumlah Penyewaan VCD/DVD yang
diperoleh dari query. Untuk itu ikuti langkah berikut ini :
I.
II.
III.
Gmb 9.3 Tampilan jendela kerja query jumlah penyewaan
Pilih dan klik tombol perintah Make Table pada group Query Type. Maka akan muncul kotak
dialog seperti dibawah.

Gmb 9.4 Kotak dialog Make Tabel
IV.
V.
VI.
Pada kotak isian Table Name, ketikkan nama tabel baru. Kemudian klik radion button (tombol
pilihan) berikut ini :
 Current Database, bila tabel baru ingin tersimpan pada database yang sedang aktif.
 Another Database, bila tabel baru ingin tersimpan pada database lain (jangan lupa ketikkan
nama database tersebut).
Kemudian klik OK.
Untuk membentuk tabel baru tempat hasil query, pilih dan klik Run untuk melihat hasilnya.
Setelah itu akan muncul muncul pesan konfirmasi, apabila Anda setuju pilih OK.
Gmb 9.5 Hasil dari query Make Tabel

Catatan::
Untuk mengembalikkan ke dalam bentuk query semula, pilih menu Select pada ribbon menu Query
Type. Klik Run.
Memperbarui Isi Tabel dengan Fasilitas Update Query
Fasilitas ini digunakan untuk memperbarui isi tabel secara otomatis tanpa harus edit atau disunting
record per record.
Sebagai contoh Anda ingin menaikkan semua Tarif Sewa sebesar 5% dari Tarif Sewa semula. Untuk itu
ikuti langkah berikut ini :
I.
II.
III.
IV.
Pilih dan klik tombol perintah Update pada group Query Type.
Pada baris Update to, ketikkan rumus yang digunakan untuk memperbarui isi field yang yang
bersangkutan. Untuk kasus diatas ketikkan rumus : [TDVD/VCD]![Tarif
Sewa]+([TDVD/VCD]![Tarif Sewa]*0.05). Anda juga bisa menggunakan Expression Build dengan
mengklik kanan baris Update to dan pilih Build.
Gmb 9.6 Tampilan Update Query
V. Klik Run untuk melihat hasilnya.

VI. Setelah itu akan muncul muncul pesan konfirmasi, apabila Anda setuju pilih OK.
Gmb 9.7 Tampilan tabel hasil dari Update Query
Menambahkan Data dengan Fasilitas Append Query
Dengan fasilitas Append Query, Anda dapat menambahkan data dari suatu tabel ke tabel lain yang
strukturnya sama. Misalnya, pada suatu kasus Anda bermaksud menambahkan Data Penyewa dari bulan
sebelumnya. Untuk itu ikuti langkah berikut :
I.
II.
III.
menutup kotak dialog klik tombol Close. Pada kasus ini kita hanya menggunakan Data dari
TPenyewa.
Pilih dan klik tombol perintah Append pada group Query Type.
Gmb 9.8 Tampilan Append Query

V.
IV.
V.
Pada kotak isian Table Name, ketikkan nama tabel baru yang akan menerima data. Sebagai
contoh ketikkan TPenyewa. Kemudian klik radion button (tombol pilihan) berikut ini :
 Current Database, bila tabel yang akan menerima data tersimpan pada database yang
sedang aktif.
 Another Database, bila tabel yang akan menerima data tersimpan pada database lain
(jangan lupa ketikkan nama database tersebut).
Kemudian klik OK.
Gmb 9.9 Tampilan kotak dialog Append Query
Klik Run untuk melihat hasilnya.
Gmb 9.10 Tampilan hasil Append Query
Menghapus Data dengan Fasilitas Delete Query
Fasilitas Delete Query digunakan untuk menghapus data tertentu yang Anda kriteriakan secara otomatis
tanpa harus dihapus record per record.

Pada suatu kasus, Anda bermaksud menghilangkan Data Sewa VCD/DVD yang meminjam pada tanggal
pada bulan juni. Untuk itu ikuti langkah berikut ini :
I.
II.
III.
IV.
V.
Pilih dan klik tombol perintah Delete pada group Query Type.
Pada jendela kerja tersebut, tempatkan semua field yang datanya ingin Anda hapus.
Pada baris Criteria, ketikkan rumus Month([TSewaVCD/DVD]![Tanggal Pinjam])="6". (Gmb.
9.11)
Gmb 9.11 Tampilan jendela kerja Delete
VI. Untuk melihat hasilnya klik Run.
Gmb 9.12 Hasil dari query Delete
VII. Setelah itu akan muncul muncul pesan konfirmasi, apabila Anda setuju pilih OK.
Menggunakan Fasilitas Crosstab Query
Untuk menggunakan fasilitas Crosstab Query, ikuti langkah berikut :
I. Buka file database Anda, kemudian pada pilih tab Create, di group Other pilih Query Design.

II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
Pilih dan klik tombol perintah Crosstab pada bagian Query Type.
Gmb 9.13 Tampilan jendela kerja Crosstab
Pada baris Total lengkapi dengan pemilihan berikut :
 Pada field Nama Penyewa dari Tabel TPenyewa, pilih dan klik Group By.
 Pada field Judul Film dari tabel TDVD/VCD, pilih dan klik Group By.
 Pada field Tarif Sewa dari Tabel TDVD/VCD, pilih dan klik Value.
Pada baris Crosstab, pilih dan klik field mana yang akan dijadikan Row Heading, Column
Heading dan Value. Sebagai contoh ikuti pemilihan berikut :
 Field Nama Penyewa dari Tabel TPenyewa sebagai Row Heading.
 Field Judul Film dari Tabel TDVD/VCD sebagai Column Heading.
 Field Tarif Sewa dari Tabel TDVD/VCD sebagai Value.

Gmb 9.14 Hasil tampilan dari query Crosstab

Bab 10
Membuat, Menggunakan dan
Memodifikasi Form
Pokok Bahasan
Membuat Form
Menutup dan Menyimpan Form
Memodifikasi Rancangan Form
Membuat Form
Form merupakan salah satu objek database yang digunakan untuk mempermudah Anda
memasukkan data pada tabel, menampilkan data, mecari data, memperbaiki data dan mencetaknya.
Dengan form, kita bisa membuat atau merancang form yang hanya memperlihatkan sebagian field
dari sebuah tabel, atau bahkan menyertakan foto anda maupun data karyawan suatu perusahaan
yang datanya kita simpan. Tidak itu saja, dengan form kita bisa menampilkan record-record yang
memenuhi kriteria tertentu. Anda dapat membuat sebuah form dengan fasilitas Create form in Design
View atau Create Form Wizard.
Membuat Form dengan Fasilitas Create Form by Using Wizard
Access 2007 menyediakan fasilitas Form Wizard dimana dalam pembuatan formnya tidak perlu
merancang lagi layout form maupun gaya (style) form. Kita cukup memilih bentuk yang sudah
disediakan oleh Access 2007. Untuk membuat form dengan fasilitas Create Form by Using Wizard, ikuti
langkah berikut :
I. Buka file database yang Anda inginkan, kemudian klik tab Create. Pilih More Forms pada group
Forms, pilih dan klik Form Wizard.
Bab 11 | Membuat Field Entri Data Khusus dan Command Button pada Form 93

Gmb 10.1 Tampilan dari menu Form Wizard
II.
III.
IV.
V.
Pada tombol daftar pilihan Tables/Queries, pilih dan klik tabel atau query yang Anda inginkan
(Anda dapat memilih lebih dari satu tabel).
Pada kotak daftar Avaible Fields, pilih dan klik field mana yang ingin disertakan pada form, klik
tanda > untuk memasukkan satu field atau >> jika ingin memasukkan seluruh field. Dengan
langkah ini nama field yang Anda pilih akan dipindahkan ke kotak daftar pilihan Selected Fields.
Klik tombol Next , untuk melanjutkan ke langkah berikutnya.
Gmb 10.2 Tampilan jendela Form Wizard I
Pada kotak dialog selanjutnya, pilih dan klik salah satu tombol (radio button) pilihan layout form
yang Anda inginkan. Jika sudah, klik tombol Next.

Gmb 10.3 Tampilan jendela Form Wizard II
VI.
VII.
Pada kotak dialog selanjutnya klik style form yang Anda inginkan. Jika sudah, klik tombol Next.
Gmb 10.4 Tampilan jendela Form Wizard III
Pada kotak isian What title do you want for your form ?, ketikkan judul form yang Anda
rancang.Kemudian bila Anda ingin langsung memasukkan datanya, beri tanda atau klik tombol
pilihan Open the form to view or enter information. Jika sudah, klik tombol Finish.

Gmb 10.5 Tampilan jendela Form Wizard IV
Gmb 10.6 Hasil perancangan form dengan fasilitas Form Wizard
Membuat Form dengan Fasilitas Create Form by Using Wizard dengan Melibatkan Lebih dari
Satu Tabel
Untuk membuat form dengan fasilitas Create Form by Using Wizard dengan melibatkan lebih dari satu
tabel, ikuti langkah berikut ini :
I.
II.
Buka file database yang Anda inginkan, kemudian klik tab Create. Pilih More Forms pada group
Forms, pilih dan klik Form Wizard.
Pada tombol daftar pilihan Tables/Queries, pilih dan klik tabel atau query pertama yang Anda
inginkan (Anda dapat memilih lebih dari satu tabel).

Gmb 10.7 Tampilan jendela Form Wizard I
III.
IV.
V.
Pada kotak daftar pilihan Avaible Fields, pilih dan klik field mana yang ingin disertakan pada
form, klik tanda > untuk memasukkan satu field atau >> jika ingin memasukkan seluruh field.
Dengan langkah ini nama field yang Anda pilih akan dipindahkan ke kotak daftar pilihan Selected
Fields.
Kembali lagi pada tombol daftar pilihan Tables/Queries, pilih dan klik tabel atau query kedua
yang Anda inginkan. Misalnya untuk tabel kedua Anda memilih tabel Data Penyewa. Kemudian
pilih field yang ingin disertakan. Bila perlu tambahkan lagi tabel berikutnya dengan langkah yang
sama. Klik tombol Next , untuk melanjutkan ke langkah berikutnya.
Setelah memilih tabel dan field yang ingin disertakan, klik tombol perintah Next, untuk
melanjutkan ke langkah berikutnya. Kotak dialog Form Wizard yang kedua akan dimunculkan.
Gmb 10.8 Tampilan jendela Form Wizard II (Subform)

VI.
VII.
Pada kotak dialog tersebut, pilih dan klik bagaimana cara penampilan data pada form. Anda
dapat mengelompokkan dengan berdasarkan tabel yang dilibatkan dalam form. Selain itu beri
tanda atau klik salah satu dari pilihan berikut ini :
 Form with submit(s), bila data dari beberapa tabel ingin ditampilkan dalam bentuk subform
di bawahnya.
 Linked forms, bila data antar tabel ingin dihubungkan dengan form lain yang terkait melalui
tombol perintah.
Gmb 10.9 Tampilan jendela Form Wizard II (Linked Form)
Kemudian klik tombol Next. Kotak dialog Form Wizard yang ketiga akan ditampilkan.
Pada kotak dialog tersebut, pilih dan klik salah satu dari tombol pilihan layout untuk subform
yang Anda inginkan. Kemudian klik tombol perintah Next. Kotak dialog Form Wizard keempat
akan ditampilkan.
Gmb 10.10 Tampilan jendela Form Wizard III

VIII.
IX.
X.
Pada kotak dialog tersebut, plih dan klik gaya tampilan (style) form yang diinginkan. Kemudian
klik tombol perintah Next untuk melanjutkan ke langkah berikutnya. Kotak dialog Form Wizard
terakhir akan dimunculkan.
Gmb 10.11 Tampilan jendela Form Wizard IV
Pada kotak isian What title do you want for your form ?, ketikkan judul form dan subform yang
Anda rancang. Kemudian jika Anda ingin langsung menampilkan form yang telah Anda rancang
dan masukkan datanya, beri tanda pada Open the form to view or enter information.
Gmb 10.12 Tampilan jendela Form Wizard V
Untuk mengakhiri perancangan form, klik tombol perintah Finish.

Gmb 10.13 Hasil perancangan Form dengan fasilitas Form Wizard
Membuat Form dengan Fasilitas Create Form in Design View
Untuk membuat sebuah form dengan fasilitas Create Form dengan Design View, ikuti langkah berikut :
I.
II.
Buka file database yang Anda inginkan, kemudian klik tab Create. Klik Form Design pada group
Forms.
Selanjutnya muncul tampilan design form, pada perancangan ini klik Add Existing Fields pada
group Tools untuk menambahkan field-field ke dalam perancangan form.
Gmb 10.14 Perancangan Design Form dengan menambahkan field-field

III.
IV.
V.
Klik dua kali pada nama field yang yang berada di sidebar Field List. Lakukan langkah yang sama
untuk memilih nama-nama field yang lain. Kemudian atur letak maupun lebar atau tinggi
kotaknya.
Gmb 10.15 Perancangan form dengan fasilitas Form Design
Anda bisa mengubah tampilan form dengan menggunakan tab Design dan Arrange.
Gmb 10.16 Ribbon Design pada Form Design Tools
Gmb 10.17 Ribbon Arrange pada Form Design Tools
Selanjutnya Anda bisa memilih tampilan perancangan dengan mengklik Views, pilih salah satu
pilihan berikut :
 Form View, melihat tampilan form.
 Datasheet View, melihat data form yang berupa tabel (datasheet).

 Pivot Table, menampilkan form dalam bentuk tabel khusus yang merangkum informasi dari
kolom tertentu dari sebuah sumber data sehingga informasi tersebut akan lebih mudah
dilihat.
 PivotChart View, menampilkan form dalam bentuk diagram/grafik Pivot.
 Layout View, menampilkan form dalam bentuk layout/mirip dengan Form View. Disini kita
bisa mengatur secara detail format layout form.
 Design View, menampilkan form dalam bentuk perancangan form. Disini kita bisa mengatur
secara detail format komponen-komponen form.
Gmb 10.18 Tampilan pilihan menu Views Form
Membuat Form dengan Fasilitas Create Form, Split Form, Multiple Items dan Blank Form
Cara membuat form
sebagai berikut:
menggunakan fasilitas Form sangatlah mudah. Adapun langkahnya adalah
I.
II.
III.
Buka tabel TDVD/VCD.
Klik tab Create.
Lalu pilih Form pada group Forms.
Gmb 10.19 Pilihan menu Form

VI. Maka hasilnya sebagai berikut :
Gmb 10.20 Tampilan hasil Form dengan Create Form
Adapun cara yang kedua anda bisa menggunakan fasilitas Split Form. Langkahnya sebagai berikut:
I.
II.
III.
IV.
Aktifkan tabel TDVD/VCD.
Klik tab Create.
Lalu pilih Split Form pada group Forms.
Gmb 10.21 Pilihan menu Split Form
Maka hasilnya sebagai berikut :

Gmb 10.22 Tampilan hasil menu Split Form
Pilihan ketiga, anda bisa menggunakan fasilitas Multiple Items. Adapun langkahnya sebagai berikut:
I.
II.
III.
IV.
Klik tab Create.
Lalu pilih Multiple Items pada group Forms.
Gmb 10.23 Pilihan menu Multiple Items

Gmb 10.24 Tampilan hasil menu Multiple Items
Pilihan terakhir, anda bisa menggunakan fasilitas Blank Form. Adapun langkahnya sebagai berikut:
I.
II.
III.
IV.
Klik tab Create.
Lalu pilih Blank Form pada group Forms.
Gmb 10.25 Tampilan menu Blank Form

Gmb 10.26 Tampilan hasil menu Blank Form
V. Dalam blank form itu Anda bisa memasukkan Field dengan mengklik dua kali nama field pada
sidebar Field List. Kemudian Anda dapat mengatur letak kolom, tinggi dan panjang baris kolom.
Catatan::
Selain berbagai cara diatas ada bentuk-bentuk lain untuk membuat tampilan data form pada tab
Create, seperti Pivot Chart, Pivot Table, Datasheet dan Modal Dialog.
Menutup dan Menyimpan Form
Untuk menutup form yang telah dirancang langkahnya adalah sebagai berikut:
I.
II.
Pada jendela kerja form yang sedang aktif klik kanan pada nama formnya lalu pilih Close.
Gmb 10.27 Tampilan Close Form
Apabila formnya belum disimpan maka simpan dulu formnya dengan cara klik office button lalu
pilih Save (Ctrl+S), atau bisa juga dengan klik kanan pilih Save.

Memodifikasi Rancangan Form
Terkadang Anda merasa belum puas dalam hasil akhir form yang ditampilkan. Anda dapat memodifikasi
kembali rancangan form yang telah dibuat sesuai dengan kebutuhan.
Mengatur Posisi dan Ukuran Obyek Field pada Sebuah Rancangan Form
Untuk mengatur posisi dan ukuran field pada sebuah rancangan form, ikuti langkah berikut :
I.
II.
III.
Buka file database yang Anda inginkan, kemudian pada jendela kerja database pilih dan klik
Form yang diinginkan.
Kemudian klik Views→Design View.
Pilih dan klik objek field yang akan Anda ubah posisinya, Arahkan penunjuk mouse pada bingkai
objek field hingga ditampilkan sampai berubah bentuk menjadi tanda arah..
(geser) objek field tersebut ke posisi baru yang Anda inginkan.
Gmb 10.28 Tampilan objek field saat diatur posisinya
Kemudian drag
IV. Anda pun dapat dengan mudah mengatur posisi, bentuk susunan, perataan objek field dan
labelnya dengan menggunakan tab Arrange.
Menghapus Obyek Field dengan Labelnya pada Sebuah Rancangan Form
Untuk menghapus obyek field dengan labelnya pada sebuah rancangan form, ikuti langkah berikut ini :
I.
II.
III.
Pilih objek field yang ingin Anda hapus (Gmb. 10.29). Klik kanan dan pilih Delete.

Gmb 10.29 Tampilan Delete objek field serta labelnya
Mengatur Format Tampilan Label dan Objek Field pada Form
Untuk mengatur format tampilan Label dan Objek Field pada form, ikuti langkah berikut :
I.
II.
III.
Tentukan pengaturan Font dan Gridlines pada tab Design. Pada bagian Font, Anda dapat
mengatur jenis, ukuran, style, perataan, warna sampai dengan color fill/warna background.
Pada bagian Gridlines, Anda dapat mengatur garis-garis antar field dan label seperti warna, style
dan width.
Gmb 10.30 Ribbon menu Design untuk mengatur format tampilan

Menggunakan Fasilitas AutoFormat pada Rancangan Form
Selain menggunakan dua cara diatas Anda juga dapat menggunakan pengaturan yang sudah disediakan
oleh Access 2007 yaitu AutoFormat. Menu ini sangat membantu kita untuk mengubah tampilan form
yang telah kita buat secara mudah dan menawan. Untuk menggunakan fasilitas AutoFormat pada
rancangan form, ikuti langkah berikut :
I.
II.
III.
Pada tab Arrange, pilih dan klik AutoFormat, maka akan muncul beberapa pilihan style
AutoFormat. Pada menu ini terdapat berbagai pilihan format tampilan, jika masih kurang puas
Anda pun bisa membuatnya dengan menggunakan fasilitas AutoFormat Wizard.
Gmb 10.31 Tampilan pilihan AutoFormat
Menempatkan Label pada Header dan Footer
Untuk menempatkan label pada Header dan Footer, ikuti langkah berikut ini :
I.
II.
III.
Klik kanan pada label Form Header/Form Footer seperti gambar dibawah. Pilih dan klik Page
Header/Footer.

Gmb 10.32 Tampilan pilihan Page Header/Footer
IV.
V.
VI.
Kemudian akan muncul Page Header dibawah label Form Header dan Page Footer diatas Page
Footer.
Atur tampilan form sesuai keinginan, Anda juga dapat mengganti Logo pada form header
caranya dengan mengklik menu logo pada tab Design Controls. Selanjutnya pilih image logo
yang Anda inginkan dari kotak dialog browse tersebut. Jika sudah klik Open.
Gmb 10.33 Tampilan perancangan Page Header/Footer
Bila Anda ingin melihat hasil form yang telah diatur, klik Form View pada group Views.

Gmb 10.34 Hasil tampilan perancangan Form
Mengubah Urutan Tab (Tab Order)
Pada saat mengisi data form biasanya untuk berpindah dari satu field ke field berikutnya, Anda bisa
menggunakan tombol Tab. Perpindahan dari satu field ke field berikutnya disebut urutan tab (tab
order). Kadang-kadang urutan tab (tab order) hasil perancangan form tidak sesuai dengan keinginan
Anda. Untuk mengubah urutan tab (tab order) agar dapat mengoptimalkan pengisian data pada form,
ikuti langkah berikut :
I.
II.
III.
IV.
Pada tab Arrange, pilih dan klik Tab Order di bagian Control Layout.
Pda kotak Section, beri tanda atau klik area yang Anda inginkan. Sebagai contoh beri tanda atau
klik tombol pilihan Detail.

Gmb 10.35 Tampilan kotak dialog tab Order
V.
VI.
VII.
Untuk mengatur urutan tab (tab order) secara otomatis sesuai dengan posisi field yang sudah di
tempatkan pada form, pilih dan klik tombol perintah Auto Order.
Apabila Anda ingin mengubah secara manual urutan tab (tab order), pilih dan klik field yang
ingin Anda ubah urutannya, kemudian geser (drag) ke posisi baru yang Anda inginkan.
Klik OK.

Bab 11
Membuat Field Entri Data Khusus dan
Command Button pada Form
Pokok Bahasan
Membuat Sebuah Field Entri Data Berbentuk List Box
Membuat Sebuah Field Entri Data Berbentuk Combo Box
Membuat Sebuah Field Entri Data Berbentuk Option Group
Membuat Tombol Perintah (Command Button)
Untuk mengefisienkan pemasukan data dan untuk memperkecil kemungkinan kesalahan pengetikan
data serta agar form yang Anda rancang terlihat lebih profesional, Anda dapat membuat field entri data
khusus untuk field tertentu pada form.
Membuat Sebuah Field Entri Data Berbentuk List Box
Field entri data berbentuk list box akan menampilkan sebuah kotak daftar pilihan untuk memilih isi
suatu field. Untuk membuat sebuah field entri data berbentuk list box, ikuti langkah tertentu :
I.
II.
III.
Buka file database yang Anda diinginkan, kemudian pada jendela kerja database pilih dan klik
Form yang inginkan.
Pilih dan klik field yang akan diubah entri datanya, klik kanan dan pilih Change To→List Box.

Gmb 11.1 Tampilan pengaturan Change To List Box
IV. Maka field yang kita pilih tadi akan berubah field entrinya menjadi List Box.
Gmb 11.2 Hasil tampilan pengaturan Change To List Box
Selain cara diatas kita juga dapat menggunakan fasilitas List Box Wizard, untuk itu ikuti langkah berikut :
I.
II.
Form yang inginkan.
III. Pastikan tombol Use Control Wizard dalam keadaan aktif.

IV. Kemudian klik tombol List Box pada group Controls.
V.
VI.
VII.
Geser (drag) area yang akan disisipi oleh field List Box (Gmb. 11.3). maka akan muncul kotak
dialog List Box Wizard yang pertama.
Gmb 11.3 Tampilan area yang akan disisipi oleh field List Box
Pada kotak dialog tersebut, apabila Anda menginginkan mengetik sendiri isi kotak daftar
pilihannya, beri tanda atau klik tombol pilihan I will type in the values that I want. Jika Anda
ingin value (nilai) pilihannya dari table atau query yang telah ada, klik tombol pilihan I want the
list box to look up the values in a table or query. Kemudian klik tombol Next. Maka akan
muncul kotak dialog List Box Wizard yang kedua.
Gmb 11.4 Tampilan kotak dialog List Box Wizard I
Pada kotak dialog selanjutnya, pada pilihan Which table or query should provide the values for
your list box ? Tentukan tabel atau query mana yang ingin diambil nilainya sebagai pilihan
dalam list box. Kemudian klik tombol Next. Maka akan muncul kotak dialog List Box Wizard yang
ketiga.

Gmb 11.5 Tampilan kotak dialog List Box Wizard II
VIII.
IX.
Pada kotak Avaible Fields pilih field yang akan digunakan sebagai pilihan dalam list box.
Kemudian klik tombol Next. Maka akan muncul kotak dialog List Box Wizard yang ke empat.
Gmb 11.6 Tampilan kotak dialog List Box Wizard III
Tentukan pilihan pengurutan pada nilai yang akan digunakan pada list box. Kemudian klik
tombol Next. Maka akan muncul kotak dialog List Box Wizard yang ke lima.

Gmb 11.7 Tampilan kotak dialog List Box Wizard IV
X.
XI.
Pada kotak dialog selanjutnya, hasil pengambilan data dari field dan tabel yang Anda pilih akan
ditampilkan. Kemudian klik tombol Next. Maka akan muncul kotak dialog List Box Wizard yang
ke enam.
Gmb 11.8 Tampilan kotak dialog List Box Wizard V
Beri tanda atau klik tombol pilihan Store that value in this field, serta pilih dan klik nama field
yang akan menerima data tersebut. Maka akan muncul kotak dialog List Box Wizard yang
terakhir.

Gmb 11.9 Tampilan kotak dialog List Box Wizard VI
XII.
XIII.
Pada kotak isian What label would you like for your list box ?, ketikkan nama label yang ingin
dicantumkan pada List Box yang terbentuk. Kemudian klik tombol perintah Finish.
Gmb 11.10 Tampilan kotak dialog List Box Wizard VII
Untuk melihat field entri data berbentuk List Box hasil perancangan Anda, ubahlah tampilan dari
perancangan form (Design View) ke bentuk tampilan Form View.
Gmb 11.11 Tampilan hasil perancangan List Box Wizard

Membuat Sebuah Field Entri Data Berbentuk Combo Box
Field entri data berbentuk combo box akan menampilkan sebuah tombol daftar pilihan untuk memilih
suatu field, tetapi Anda juga dapat mengetikkan data lainnya selain data yang tercantum pada tombol
daftar pilihan tersebut. Untuk membuat sebuah field entri data berbentuk combo box, ikuti langkah
berikut ini :
I.
II.
III.
IV.
Pilih dan klik field yang akan diubah entri datanya, klik kanan dan pilih Change To→Combo Box.
Gmb 11.12 Tampilan pengaturan Change To Combo Box
Maka field yang kita pilih tadi akan berubah field Entrinya menjadi Combo Box.

Gmb 11.13 Hasil tampilan pengaturan Change To Combo Box
Selain cara diatas kita juga dapat menggunakan fasilitas Combo Box Wizard, untuk itu ikuti langkah
berikut :
I.
II.
Form yang inginkan.
III.
IV.
Pastikan tombol Use Control Wizard
Kemudian klik tombol Combo Box
dalam keadaan aktif.
pada group Controls.
V.
VI.
Geser (drag) area yang akan disisipi oleh field Combo Box (Gmb. 11.14). maka akan muncul
kotak dialog Combo Box Wizard yang pertama.
Gmb 11.14 Tampilan area yang akan disisipi oleh field Combo Box
Pada kotak dialog tersebut, apabila Anda menginginkan mengetik sendiri isi kotak daftar
pilihannya, beri tanda atau klik tombol pilihan I will type in the values that I want. Jika Anda
ingin value (nilai) pilihannya dari table atau query yang telah ada, klik tombol pilihan I want the
list box to look up the values in a table or query. Kemudian klik tombol Next. Maka akan
muncul kotak dialog Combo Box Wizard yang kedua.

Gmb 11.15 Tampilan kotak dialog Combo Box Wizard I
VII.
VIII.
Pada kotak dialog selanjutnya, pada pilihan Which table or query should provide the values for
your list box ? Tentukan tabel atau query mana yang ingin diambil nilainya sebagai pilihan
dalam Combo box. Kemudian klik tombol Next. Maka akan muncul kotak dialog Combo Box
Wizard yang ketiga.
Gmb 11.16 Tampilan kotak dialog Combo Box Wizard II
Pada kotak Avaible Fields pilih field yang akan digunakan sebagai pilihan dalam combo box.
Kemudian klik tombol Next. Maka akan muncul kotak dialog Combo Box Wizard yang ke empat.

Gmb 11.17 Tampilan kotak dialog Combo Box Wizard III
IX.
X.
Tentukan pilihan pengurutan pada nilai yang akan digunakan pada combo box. Kemudian klik
tombol Next. Maka akan muncul kotak dialog Combo Box Wizard yang ke lima.
Gmb 11.18 Tampilan kotak dialog Combo Box Wizard IV
Pada kotak dialog selanjutnya, hasil pengambilan data dari field dan tabel yang Anda pilih akan
ditampilkan. Kemudian klik tombol Next. Maka akan muncul kotak dialog Combo Box Wizard
yang ke enam.

Gmb 11.19 Tampilan kotak dialog Combo Box Wizard V
XI.
XII.
Beri tanda atau klik tombol pilihan Store that value in this field, serta pilih dan klik nama field
yang akan menerima data tersebut. Maka akan muncul kotak dialog Combo Box Wizard yang
terakhir.
Gmb 11.20 Tampilan kotak dialog Combo Box Wizard VI
Pada kotak isian What label would you like for your list box ?, ketikkan nama label yang ingin
dicantumkan pada Combo Box yang terbentuk. Kemudian klik tombol perintah Finish.

Gmb 11.21 Tampilan kotak dialog Combo Box Wizard VII
XIII. Untuk melihat field entri data berbentuk Combo Box hasil perancangan Anda, ubahlah tampilan
dari perancangan form (Design View) ke bentuk tampilan Form View.
Gmb 11.22 Hasil tampilan perancangan Combo Box Wizard
Membuat Sebuah Field Entri Data Berbentuk Option Group
Field entri data berbentuk option group akan menampilkan sebuah kotak yang berisi data-data yang
dapat Anda pilh (Anda hanya boleh memilih salah satu pilihan) dengan cara pemilihan menggunakan
tombol kontrol berbentuk tombol pilihan, kotak cek, atau tombol toogle.

Untuk membuat sebuah field entri data berbentuk option group, ikuti langkah berikut ini :
I.
II.
III.
IV.
Kemudian klik tombol Option Group
V.
VI.
Geser (drag) area yang akan disisipi oleh field Option Group (Gmb. 11.23). maka akan muncul
kotak dialog Option Group Wizard yang pertama.
Gmb 11.23 Tampilan area yang akan disisipi oleh field Option Group
Pada kotak What label do you want for each option ?, ketikkan label atau keterangan yang ingin
ditampilkan untuk masing-masing pilihan data. Kemudian klik tombol perintah Next. Kotak
dialog Option Group Wizard yang kedua akan ditampilkan.

Gmb 11.24 Tampilan kotak dialog Option Group Wizard I
VII.
VIII.
Apabila Anda menginginkan pada saat mengisi record baru secara default menampilkan pilihan
data tertentu. Beri tanda atau klik tombol pilhan Yes, the default choice is, serta pilih dan klik
pilian data default yang Anda inginkan. Kemudian klik tombol perintah Next. Kotak dialog
Option Group Wizard yang ketiga akan ditampilkan.
Gmb 11.25 Tampilan kotak dialog Option Group Wizard II
Pada kotak Values, ketikkan data atau isi field yang akan dimasukkan sesuai dengan label yang
dipilih. Kemudian klik tombol perintah Next. Kotak dialog Option Group Wizard yang ke empat
akan ditampilkan.

Gmb 11.26 Tampilan kotak dialog Option Group Wizard III
IX.
X.
Beri tanda atau klik tombol pilihan Store that value in this field. Serta pilih dan klik nama field
yang akan menerima data tersebut. Kemudian klik tombol perintah Next. Kotak dialog Option
Group Wizard yang kelima akan ditampilkan.
Gmb 11.27 Tampilan kotak dialog Option Group Wizard IV
Pada kotak dialog tersebut, beri tanda atau klik bentuk tombol yang kontrol yang ingin Anda
gunakan pada option group. Serta tentukan pula gaya tampilan option group yang Anda
inginkan. Kemudian klik tombol perintah Next. Kotak dialog Option Group Wizard yang terakhir
akan ditampilkan.

Gmb 11.28 Tampilan kotak dialog Option Group Wizard V
XI.
XII.
Pada kotak isian What caption do you want for the option group ?, ketikkan nama label kotak
option group yang Anda inginkan. Kemudian klik tombol perintah Finish.
Gmb 11.29 Tampilan kotak dialog Option Group Wizard VI
Untuk melihat field entri data berbentuk Option Group hasil perancangan Anda, ubahlah
tampilan dari perancangan form (Design View) ke bentuk tampilan Form View.

Gmb 11.30 Hasil tampilan perancangan Option Group Wizard
Membuat Tombol Perintah (Command Button)
Untuk memudahkan Anda bekerja dengan form, bila perlu Anda dapat membuat dan menempatkan
tombol perintah berupa Command Button pada rancangan form. Untuk itu ikuti langkah berikut ini :
I.
II.
IV.
V.
VI.
Kemudian klik tombol Button pada group Controls.
Geser (drag) area yang akan disisipi oleh field Button (Gmb. 11.31). maka akan muncul kotak
dialog Command Botton Wizard yang pertama.
Gmb 11.31 Tampilan area yang akan disisipi oleh field Command Button
Pada kotak dialog yang pertama, lakukan pemilihan kategori dan aksi yang ingin dijalankan
apabila tombol perintah dipilih. Misalnya Anda pilih Record Operations pada kotak Categories
dan Save Record pada kotak Actions. Kemudian klik tombol perintah Next. Kotak dialog
Command Button Wizard yang kedua akan ditampilkan.

Gmb 11.32 Tampilan kotak dialog Command Button Wizard I
VII.
VIII.
IX.
Pada kotak dialog tersebut, pilih dan klik bentuk tampilan tombol perintah yang Anda inginkan.
Anda dapat memilih bentuk tampilan teks atau gambar. Kemudian klik tombol perintah perintah
Next. Kotak dialog Command Button Wizard yang ketiga akan ditampilkan.
Gmb 11.33 Tampilan kotak dialog Command Button Wizard II
Ketikkan nama yang ingin Anda berikan pada tombol perintah tersebut, kemudian klik tombol
perintah Finish.
Gmb 11.34 Tampilan kotak dialog Command Button Wizard III
Untuk melihat field entri data berbentuk Command Button hasil perancangan Anda, ubahlah

Gmb 11.35 Hasil tampilan perancangan Command Button Wizard

Bab 12
Merancang dan Membuat Report
Pokok Bahasan
Membuat Report
Menutup dan Menyimpan Report
Memodifikasi Rancangan Report
Menyaring Data pada Report
Mengelompokkan dan Mengurutkan Data pada Report
Menghitung Kelompok Data pada Report
Mencetak Report
Membuat Report
Dengan menggunakan Acess 2007 Anda dapat dengan mudah membuat report (laporan) yang efisien
dan efektif dengan tampilan yang profesional.
Banyak cara yang dapat Anda gunakan untuk membuat sebuah report. Diantaranya Anda dapat
membuat report dengan menggunakan fasilitas Create report by using wizard atau ditata secara manual
dengan fasilitas Create report in Design View.
Membuat Report dengan Menggunakan Fasilitas Create Report by Using Wizard
Untuk membuat report dengan menggunakan fasilitas create report by using wizard, ikuti langkah
berikut :
I.
II.
Tabel/Query yang diinginkan untuk dibuatkan laporannya.
Klik tab Create, pilih dan klik Report Wizard pada group Reports. Maka akan muncul kotak
dialog Report Wizard yang pertama.
Bab 12 | Merancang dan Membuat Report 132

Gmb 12.1 Tampilan ribbon menu Report Wizard
III.
IV.
V.
Pada tombol daftar pilihan Tables/Queries, pilih dan klik tabel atau query yang Anda inginkan
(Anda dapat memilih lebih dari satu tabel atau query).
Pada kotak Avaible Fields, pilih dan klik nama field yang ingin disertakan pada report, kemudian
klik tombol > atau dengan tombol >> untuk memasukkan seluruh field . Dengan langkah ini
nama field yang Anda pilih akan dipindahkan ke kotak daftar pilihan Selected Fields. Lakukan
langkah yang sama untuk nama-nama field yang lain. Klik tombol perintah Next. Kotak dialog
yang kedua akan muncul.
Gmb 12.2 Tampilan kotak dialog Report Wizard I
Apabila report yang akan terbentuk ingin dikelompokkan dengan berdasarkan field tertentu,
pada kotak daftar pilihan Do you want to add any grouping levels ?, pilih dan klik nama field
yang akan dijadikan dasar pengelompokkannya, kemudian klik tombol >. Dengan langkah ini
nama yang akan dipindahkan ke kotak preview report yang ada disebelah kanan. Untuk
membatalkan pilih nama field dan klik tombol <. Klik tombol perintah Next. Kotak dialog yang
ketiga akan muncul.

Gmb 12.3 Tampilan kotak dialog Report Wizard II
VI.
VII.
Apabila report yang terbentuk ingin ditampilkan dengan urutan tertentu, pada tombol daftar
pilihan yang disediakan, pilih dan klik nama field yang akan dijadikan kunci pengurutan
(ascending/descending) yang Anda inginkan. Kemudian klik tombol perintah Next. Kotak dialog
Report Wizard yang keempat akan ditampilkan.
Gmb 12.4 Tampilan kotak dialog Report Wizard III
Pada kotak dialog tersebut, lakukan pemilihan berikut :
 Pada kotak Layout, beri tanda atau klik tombol pilihan bentuk dan layout report yang Anda
inginkan.
 Pada kotak Orientation, beri tanda atau klik tombol pilihan orientasi report, apakah report
ingin tercetak secara Landscape (tertidur) atau secara secara Potrait (tegak).
Kemudian klik tombol perintah Next. Kotak dialog Report Wizard yang kelima akan ditampilkan.

Gmb 12.5 Tampilan kotak dialog Report Wizard IV
Pada kotak daftar pilihan gaya (style) tampilan report, pilih dan klik salah satu gaya tampilan
report yang Anda inginkan. Kemudian klik tombol perintah Next. Kotak dialog Report Wizard
yang terakhir akan ditampilkan.
Gmb 12.6 Tampilan kotak dialog Report Wizard V
VIII. Pada kotak isian What title do you want for your Report ?, ketikkan judul report yang Anda
rancang. Kemudian bila Anda ingin langsung menampilkan report yang Anda rancang, beri tanda
atau klik tombol pilihan Preview the report. Untuk mengakhiri perancangan report, klik tombol
perintah Finish.

Gmb 12.7 Tampilan kotak dialog Report Wizard VI
Gmb 12.8 Hasil tampilan perancangan Report Wizard
Membuat Report yang Melibatkan Beberapa Tabel/Query dengan Menggunakan Fasilitas
Create Report by Using Wizard
Untuk membuat report yang melibatkan beberapa tabel/query dengan menggunakan fasilitas Create
Report by Using Wizard, ikuti langkah berikut ini :
I.
II.
Klik tab Create, pilih dan klik Report Wizard pada group Reports. Maka akan muncul kotak
dialog Report Wizard yang pertama.

IX.
III.
IV.
V.
Pada tombol daftar pilihan Tables/Queries, pilih dan klik tabel atau query pertama yang Anda
inginkan.
Pada kotak Avaible Fields, pilih dan klik nama field yang ingin disertakan pada report, kemudian
klik tombol > atau dengan tombol >> untuk memasukkan seluruh field . Dengan langkah ini
nama field yang Anda pilih akan dipindahkan ke kotak daftar pilihan Selected Fields. Lakukan
langkah yang sama untuk nama-nama field yang lain.
Kembali lagi pada tombol daftar pilihan Tables/Queries, pilih dan klik tabel atau query kedua
yang Anda inginkan. Kemudian pilih field yang ingin disertakan. Bila perlu tambahkan lagi tabel
berikutnya dengan langkah yang sama. Klik tombol Next , untuk melanjutkan ke langkah
berikutnya.
Gmb 12.9 Tampilan kotak dialog Report Wizard I
Apabila report yang akan terbentuk ingin dikelompokkan dengan berdasarkan field tertentu,
pada kotak daftar pilihan Do you want to add any grouping levels ?, pilih dan klik nama field
yang akan dijadikan dasar pengelompokkannya, kemudian klik tombol >. Dengan langkah ini
nama field yang Anda pilih akan dipindahkan ke kotak preview report yang ada disebelah kanan.

Gmb 12.10 Tampilan kotak dialog Report Wizard II
VI. Apabila report yang terbentuk ingin ditampilkan dengan urutan tertentu, pada tombol
daftarpilihan disediakan, pilih dan klik nama field yang akan dijadikan kunci pengurutan serta
klik tombol metode pengurutan (Ascending/Descending) yang Anda inginkan.
Gmb 12.11 Tampilan kotak dialog Report Wizard III
Apabila ingin menampilkan subtotal untuk setiap kelompok data, klik tombol perintah Summary
Option. Kotak dialog Summary option akan dimunculkan.

Gmb 12.12 Tampilan kotak dialog Summary Option
Beri tanda atau klik kotak cek fungsi perhitungan yang ingin Anda gunakan pada masing-masing
field. Kemudian pada kotak Show, beri tanda atau klik tombol pilihan cara penampilan hasil
perhitungan pada report. Untuk menutup kotak dialog tersebut, klik OK. Klik tombol Next ,
untuk melanjutkan ke langkah berikutnya.
VII. Pada kotak dialog Report Wizard yang keempat, lakukan pemilihan berikut :
 Pada kotak Layout, beri tanda atau klik tombol pilihan bentuk layout report yang Anda
inginkan.
 Pada kotak Orientation, beri tanda atau klik tombol pilihan orientasi report, apakah report
ingin tercetak Landscape (tertidur) atau Potrait (tegak).
Gmb 12.13 Tampilan kotak dialog Report Wizard IV

VIII.
IX.
Pada kotak daftar pilihan gaya tampilan report (style), pilih dan klik salah satu gaya tampilan
report yang Anda inginkan. Klik tombol Next , untuk melanjutkan ke langkah berikutnya.
Gmb 12.14 Tampilan kotak dialog Report Wizard V
Pada kotak isian What title do you want for your Report ? ketikkan judul report yang Anda
rancang. Kemudian untuk mengakhiri perancangan report, klik tombol perintah Finish.
Gmb 12.15 Tampilan kotak dialog Report Wizard VI

Gmb 12.16 Hasil tampilan perancangan Report Wizard
Membuat Report dengan Menggunakan Fasilitas Create Report in Design View
Untuk membuat report dengan menggunakan fasilitas Create Report in Design View, ikuti langkah
berikut :
I.
II.
III.
Klik tab Create, pilih dan klik Report Design pada group Reports.
Gmb 12.17 Tampilan ribbon menu Report Design
Maka akan muncul halaman perancangan report (Design Report). Lakukan perancangan report
dengan memanfaatkan Property Sheet pada sidebar sebelah kanan dan menggunakan ribbon
menu Report Design Tools.

Gmb 12.18 Tampilan perancangan report dengan fasilitas Report Design
Membuat Report dengan Menggunakan Fasilitas Create Report
Selain beberapa cara diatas, Anda juga dapat menggunakan fasilitas Create Report. Untuk itu ikuti
langkah berikut :
I.
II.
III.
Tabel/Query yang diinginkan untuk dibuatkan report(laporan)nya.
Klik tab Create, pilih dan klik Report pada group Reports.
Gmb 12.19 Tampilan ribbon menu Report
Maka secara otomatis akan muncul tampilan report dari tabel/query tersebut. Kita dapat
mengubah tampilan dan formatnya dengan menggunakan Report Design Tools dengan
mengklik Design View pada group Views .

Gmb 12.20 Hasil tampilan dengan fasilitas Report
Menutup dan Menyimpan Report
Untuk menutup dan menyimpan report yang telah Anda buat, ikuti langkah berikut :
I.
II.
Klik kanan pada tab judul report dan pilih Close. Maka akan muncul kotak dialog yang
mengkonfirmasikan penyimpanan akan ditampilkan. Klik tombol perintah Yes.
Selain cara diatas bisa dengan mengklik kanan pilih Save, beri nama Report yang telah Anda
buat. Klik kanan lagi pada Report yang sama pilih Close.
Gmb 12.21 Tampilan pilihan Close/save Report
Memodifikasi Rancangan Report
Anda dapat memodifikasi rancangan report agar yang telah dibuat agar sesuai dengan kebutuhan.

Menambahkan Field pada Sebuah Rancangan Report
Untuk menambahkan field pada sebuah rancangan report, ikuti langkah berikut :
I.
II.
III.
IV.
Report yang diinginkan.
Untuk menambahkan field ke dalam perancangan report klik Add Existing Fields di group
Controls.
Maka akan muncul sidebar Field List. Pilih dan klik dua kali pada nama field yang akan
ditambahkan ke dalam report.
Gmb 12.22 Tampilan perancangan Add Existing Field
Mengatur Posisi dan Ukuran Field pada Sebuah Rancangan Report
Untuk mengatur posisi dan ukuran obyek field pada sebuah rancangan report, ikuti langkah berikut :
I.
II.
III.
Klik field yang akan diubah posisinya, letakkan pointer diatas field tersebut sampai pointernya
berubah menjadi Geser (drag) field tersebut pindahkan ke lokasi yang baru.

IV.
V.
Untuk mengubah ukuran field, klik field yang akan diubah ukuranya, letakkan pointer diatas field
tersebut sampai pointernya berubah menjadi ↔ Geser (drag) pada atas atau samping field
tersebut sesuai dengan keinginan.
Untuk menghapus suatu field, klik kanan pada field yang ingin dihapus. Pilih dan klik Delete.
Gmb 12.23 Tampilan delete Field pada perancangan Report
Menempatkan Label pada Sebuah Rancangan Report
Untuk menempatkan label pada sebuah rancangan report, ikuti langkah berikut :
I.
II.
IV. Kemudian klik tombol Label pada group Controls.
V. Geser (drag) area yang akan disisipi oleh Label. Misalnya saya ingin memasukkan kedalam
perancangan Report Header.

Gmb 12.24 Tampilan perancangan label pada Report Header
Mengatur Format Tampilan Label dan Obyek Field pada Report
Untuk mengatur format tampilan label dan obyek field pada report, ikuti langkah berikut :
I.
II.
III.
Untuk mengubah tampilan report, Anda dapat memaksimalkan penggunaan Report Design
Tools. Tentukan pengaturan Font dan Gridlines pada tab Design. Pada bagian Font, Anda dapat
mengatur jenis, ukuran, style, perataan, warna sampai dengan color fill/warna background.
Pada bagian Gridlines, Anda dapat mengatur garis-garis antar field dan label seperti warna, style
dan width.
Gmb 12.25 Ribbon menu Design untuk mengatur format tampilan
Selain menggunakan cara diatas, Anda juga dapat menggunakan pengaturan yang sudah disediakan
oleh Access 2007 yaitu AutoFormat. Menu ini sangat membantu kita untuk mengubah tampilan report
yang telah kita buat secara mudah dan menawan. Untuk menggunakan fasilitas AutoFormat pada
rancangan report, ikuti langkah berikut :
I. Buka file database yang Anda inginkan, kemudian pada jendela kerja database pilih dan klik

II.
III.
Pada bagian tab Arrange, pilih dan klik AutoFormat, maka akan muncul beberapa pilihan style
AutoFormat. Pada menu ini terdapat berbagai pilihan format tampilan, jika masih kurang puas
Anda pun bisa membuatnya dengan menggunakan fasilitas AutoFormat Wizard.
Gmb 12.26 Tampilan pilihan AutoFormat pada report
Menyaring Data pada Report
Untuk menyaring data pada report, ikuti langkah berikut :
I.
II.
III.
IV.
Kemudian klik Views→Layout View.
Pilih dan klik label atau field yang akan Anda atur format tampilannya.
Pilih dan klik Filter pada tab Home. Maka akan muncul tampilan seperti dibawah.

Gmb 12.27 Tampilan kotak dialog Filter
V. Pilih Kriteria yang ingin Anda tampilkan pada Text Filters. Misalnya Anda ingin melihat data
laporan yang berasal dari kota “Bandung” maka tandai atau klik kriteria tersebut. Jika ingin
menampilkan semua kriteria yang ada pilih (Select All). Jika dalam data tersebut Anda
menginginkan tidak menampilkan field data yang kosong maka hilangkan tanda pada kriteria
Blank.
Gmb 12.28 Hasil tampilan dengan penyaringan kriteria “Bandung”

Mengelompokkan dan Mengurutkan Data pada Report
Untuk mengelompokkan dan mengurutkan data pada report, ikuti langkah berikut :
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
Kemudian klik Views→Layout View.
Klik Group & Sort pada group Grouping & Totals.
Maka akan muncul footbar dibawah lembar kerja. (Gmb. 12.29).
Gmb 12.29 Tampilan Add a group
Pilih dan klik Add a group, pilih field yang akan dikelompokan. Misalnya Anda akan
mengelompokkan data berdasarkan kotanya.
Gmb 12.30 Tampilan expression pada Grouping
Klik Add a sort, jika Anda ingin mengurutkan data yang ada pada group tersebut.
Untuk lebih banyak pengaturan pada Group dan Sort, klik More. Tentukan pengaturan yang
Anda inginkan.

Gmb 12.31 Hasil tampilan menggunakan fasiltas Group & Sort
Menghitung Kelompok Data pada Report
Untuk menghitung kelompok data yang sudah dikelompokkan pada report, ikuti langkah berikut :
I.
II.
III.
IV.
Kemudian klik tombol Text Box
V. Geser (drag) area yang akan disisipi oleh field Text Box (Gmb. 12.32).

Gmb 12.32 Tampilan Text Box untuk menghitung jumlah kota
VI. Ketikkan pada labelnya “Jumlah Kota” dan pada kotak isian Text Box ketikkan Rumus =Count
([Kota]). Rumus ini untuk menghitung sub total data yang berdasarkan kriteria Kota.
Catatan::
Selain Anda dapat menggunakan Count, Anda juga dapat menggunakan fungsi lain seperti fungsi
untuk menghitung jumlah (Sum), rata-rata (Avg), nilai tertinggi (Max), nilai terendah (Min) dan lain-
lain.
VII. Untuk melihat modifikasi report, pilih dan klik menu Report View.
Gmb 12.33 Hasil tampilan menghitung kelompok data berdasarkan jumlah kota

Mencetak Report
Untuk mencetak report yang telah Anda buat, ikuti langkah berikut :
I.
II.
III.
IV.
V.
Kemudian klik Views→Report View atau Print Preview.
Maka akan muncul ribbon menu Print Preview, lakukan pengaturan report yang akan dicetak.
Kemudian klik tombol perintah Print (Ctrl+P).
Gmb 12.34 Tampilan ribbon menu Print Preview
Selanjutnya akan muncul kotak dialog Print, lakukan pengaturan berikut ini :
 Pada kotak Print Range, tentukan halaman report yang ingin dicetak.
 Pada kotak Copies, tentukan banyaknya duplikat pencetakan yang diinginkan.
 Tombol perintah Setup, digunakan untuk mengatur batas margin pencetakan pada kertas.
Gmb 12.34 Tampilan kotak dialog Print
Klik OK, untuk melakukan pencetakan.

Bab 13
Menempatkan Obyek Gambar, Tanggal dan
Nomor Halaman pada Form atau Report
Pokok Bahasan
Menempatkan Obyek Berbentuk Gambar atau Clip Art pada Form atau Report
Menempatkan Tanggal dan Waktu pada Rancangan Form atau Report
Menempatkan Nomor Halaman pada Rancangan Form atau Report
Menempatkan Obyek Berbentuk Gambar atau Clip Art pada
Form atau Report
Jika Anda memerlukan untuk menempatkan berbagai objek berbentuk gambar atau clip art pada
rancangan form atau report, agar form atau report hasil rancangan terlihat lebih menarik dan
profesional.
Untuk menempatkan obyek gambar atau clip art dengan menggunakan perintah insert picture, ikuti
langkah berikut :
I.
II.
Pilih dan klik nama form atau report yang akan Anda modifikasi rancangannya.
IV. Kemudian klik tombol Image pada group Controls.
V. Drag area yang akan disisipi oleh obyek Image pada jendela perancangan. Maka akan muncul
kotak dialog Insert Picture dan tentukan image yang akan disisipkan.
Bab 13 | Menempatkan Obyek Gambar, Tanggal dan Nomor Halaman pada Form atau Report 153

Gmb 13.1 Tampilan kotak dialog Insert Picture
VI. Klik Insert, untuk menyisipkan picture tersebut.
Gmb 13.2 Hasil tampilan Insert Picture

Menempatkan Tanggal dan Waktu pada Rancangan Form atau
Report
Untuk menempatkan tanggal dan waktu pada rancangan form atau report, ikuti langkah berikut :
Catatan::
Pada penggunaan Create Form atau Create Report akan secara otomatis menempatkan tanggal dan
waktu pada jendela perancangan. Jadi tidak perlu lagi untuk menempatkannya secara manual.
I.
II.
III.
IV.
Kemudian klik tombol Date & Time
dialog Date and Time.
pada group Controls. Maka akan muncul kotak
V.
VI.
VII.
Jika Anda ingin menampilkan tanggal, beri tanda atau klik kotak cek Include Date. Kemudian
beri tanda atau klik tombol pilihan format tampilan tanggal yang Anda inginkan.
Jika Anda ingin menampilkan waktu, beri tanda atau klik kotak cek Include Time. Kemudian
beri tanda atau klik tombol pilihan format tampilan waktu yang Anda inginkan.
Gmb 13.3 Tampilan kotak dialog Date and Time
Klik OK. Dengan langkah ini tanggal atau waktu akan ditempatkan pada rancangan form atau
report Anda.

Gmb 13.4 Hasil tampilan Date and Time
Menempatkan Nomor Halaman pada Rancangan Form atau
Report
Untuk menempatkan nomor halaman pada rancangan form atau report, ikuti langkah berikut :
Catatan::
Pada penggunaan Create Form atau Create Report akan secara otomatis menempatkan nomor
halaman pada jendela perancangan. Jadi tidak perlu lagi untuk menempatkannya secara manual.
I.
II.
III.
IV.
Kemudian klik tombol Page Number
Page Numbers.
pada group Controls. Maka akan muncul kotak dialog
V.
VI.
VII.
Pada kotak Format, beri tanda atau klik tombol pilihan format tampilan nomor halaman yang
Anda inginkan.
Pada kotak Position, beri tanda atau klik tombol pilihan posisi penempatan nomor halaman
yang Anda inginkan.
Pada tombol daftar pilihan Alignment, pilih dan klik perataan posisi penempatan nomor
halaman.

Gmb 13.5 Tampilan kotak dialog Page Numbers
VIII. Klik OK. Maka dengan langkah ini nomor halaman akan ditempatkan pada rancangan report
atau form Anda.
Gmb 13.6 Hasil tampilan Page Numbers

Bab 14
Membuat Report Berisi Grafik dan Label Surat
Pokok Bahasan
Membuat Grafik
Membuat Label Surat
Membuat Grafik (Chart)
Anda dapat membuat dan menyajikan suatu report (laporan) yang berisi tampilan grafik (chart) yang
menarik dan profesional, dengan tujuan agar report tersebut dapat dengan mudah dibaca dimengerti
dan dianalisa.
Membuat Report Berisi Grafik
Untuk membuat sebuah report yang berisi tampilan grafik, ikuti langkah berikut :
I. Pilih dan klik menu ribbon Create, klik Report Design pada bagian Reports.
II.
III.
Kemudian klik tombol Insert Chart
IV. Drag area yang akan disisipi oleh Chart pada jendela perancangan. Maka akan muncul kotak
dialog Chart Wizard yang pertama.
Gmb 14.1 Tampilan kotak dialog Chart Wizard I
Bab 14 | Membuat Report Berisi Grafik dan Label Surat 158

V.
VI.
Pada kotak pilihan Which table or query would you like to use to create your chart ? Pilih
tabel/query mana yang akan ingin Anda grafikkan. Misalnya Anda memilih tabel Sewa VCD/DVD.
Kemudian klik tombol Next, maka akan muncul kotak dialog Chart Wizard yang kedua.
Gmb 14.2 Tampilan kotak dialog Chart Wizard II
Pada kotak daftar pilihan Avaible Fields, pilih dan klik nama field data yang ingin Anda grafikkan,
kemudian klik tombol >. Dengan langkah ini nama field yang Anda pilih akan dipindahkan ke
kotak daftar pilihan Fields for Chart. Lakukan langkah yang sama untuk memilih nama field data
yang lain.
Catatan::
Jangan terlalu banyak menyertakan nama field data, karena hal ini akan menyebabkan grafik yang
terbentuk akan menjadi sulit untuk dibaca dan dimengerti.
Kemudian klik tombol Next, maka akan muncul kotak dialog Chart Wizard yang ketiga.
Gmb 14.3 Tampilan kotak dialog Chart Wizard III

VII.
VIII.
IX.
Pada kotak dialog tersebut, pilih dan klik jenis grafik yang Anda inginkan. Kemudian klik tombol
Next, maka akan muncul kotak dialog Chart Wizard yang keempat.
Gmb 14.4 Tampilan kotak dialog Chart Wizard IV
Pada kotak dialog tersebut, bila perlu lakukan perubahan penempatan data pada grafik dengan
cara menggeser (drag) nama fieldnya. Untuk melihat bentuk grafik yang terbentuk , klik tombol
perintah Preview Chart. Klik Close untuk menutup kotak dialog. Kemudian klik tombol Next,
maka akan muncul kotak dialog Chart Wizard yang terakhir.
Gmb 14.5 Tampilan kotak dialog Chart Wizard V
Pada kotak dialog Chart Wizard yang terakhir, lakukan pengisian berikut ini :
 Pada kotak isian What title would you like for your chart ?, ketikkan nama judul grafik yang
Anda inginkan. Misalnya Anda ketikkan Grafik Lama Sewa.
 Beri tanda atau klik tombol pilihan apakah legend grafik akan ditampilkan atau tidak.
 Beri tanda atau klik tombol pilihan apakah report yang berisi grafik tersebut akan langsung
ditampilkan atau akan dimodifikasi terlebih dahulu.

X. Klik tombol perintah Finish, untuk mengakhiri penggunaan Chart Wizard.
Gmb 14.6 Hasil tampilan Chart Wizard
Menutup dan Menyimpan Grafik
Untuk menutup dan menyimpan grafik yang telah Anda buat, ikuti langkah berikut :
I.
II.
Klik kanan pada tab judul grafik (chart) dan pilih Close. Maka akan muncul kotak dialog yang
Selain cara diatas bisa dengan mengklik kanan pilih Save, beri nama grafik yang telah Anda buat.
Klik kanan lagi pada tab judul grafik (chart) yang sama pilih Close.
Gmb 14.7 Tampilan pilihan Close/Save
Memodifikasi Tampilan Grafik
Untuk memodifikasi tampilan grafik yang telah dibuat, ikuti langkah berikut :

I.
II.
III.
Buka file database yang diinginkan, kemudian pada jendela kerja database pilih report yang
berisi grafik yang akan dimodifikasi.
Untuk memodifikasi grafik, klik dua kali pada obyek grafik yang ada pada area Detail. Dengan
langkah ini jendela Microsoft Graph akan ditampilkan.
Gmb 14.8 Tampilan jendela Microsoft Graph
Catatan::
Pada jendela tersebut terlihat grafik ditampilkan dengan menggunakan data contoh (sample) dari
Microsoft Graph. Data tersebut tidak perlu diperhatikan atau diubah, karena bila Anda kembali ke
Views → Report atau Print Preview, grafik akan tetap menggunakan data yang berasal dari tabel atau
query Anda.
IV. Untuk memilih jenis tampilan grafik, pilih dan klik menu Chart, Chart Type. Kotak dialog Chart
Type akan ditampilkan.

Gmb 14.9 Tampilan jendela Microsoft Graph
V. Pada kotak dialog tersebut, lakukan pemilihan sebagai berikut :
 Pada kotak daftar pilihan Chart Type, pilih dan klik jenis grafik yang Anda inginkan.
 Pada kotak pilihan Chart sub-type, pilih dan klik bentuk tampilan grafiknya.
 Untuk melihat hasil pemilihan jenis grafik, klik dan tahan jangan dilepas pada tombol
perintah Press and Hold to View Sample.
Catatan::
Anda juga dapat memilih jenis tampilan grafik, dengan cara memilih dan mengklik tombol daftar
pilihan jenis grafik yang ada pada toolbar Chart Type.
Setelah selesai melakukan pemilihan, klik OK.
VI. Untuk mengatur kelengkapan grafik, pilih dan klik menu Chart, Chart Options. Kotak dialog
Chart Option akan ditampilkan.

Gmb 14.10 Tampilan kotak dialog Chart Options
VII. Pada kotak dialog tersebut, lakukan pemilihan dan pengisian sebagai berikut :
Tab Titles, digunakan untuk menambahkan judul grafik dan judul sumbu grafik. Kotak isian yang
dapat dilengkapi diantaranya :
 Chart title, diisi dengan judul grafik.
 Category [X] axis, diisi dengan judul sumbu [X].
 Series [Y] axis, diisi dengan judul sumbu [Y].
 Value [Z] axis, diisi dengan judul sumbu [Z].
Tab Gridlines, digunakan untuk melengkapi grafik dengan tampilan garis skala pembantu
mendatar (Value Axis Gridlines) dan garis skala pembantu tegak (Category Axis Gridlines).
 Value Axis Gridlines, digunakan untuk menampilkan atau menghilangkan tampilan garis
skala pembantu mendatar.
 Category Axis Gridlines, digunakan untuk menampilkan atau menghilangkan tampilan garis
skala pembantu tegak.
Tab Legend, digunakan untuk menampilkan dan mengatur penempatan legend grafik. Untuk
menampilkan legend grafik, beri tanda atau klik kotak cek Show legend. Jika perlu beri tanda
atau klik tombol pilihan penempatan legend-nya.
Tab Data Labels, digunakan untuk menampilkan label data pada bagian grafik. Dengan
menempatkan label pada titik data, informasi yang diberikan oleh grafik menjadi lebih rinci.
Pilihan yang dapat Anda lakukan pada tab Data Labels, diantaranya :
 None, bila Anda ingin menghilangkan tampilan label pada titik data grafik.
 Show value, bila Anda ingin menempatkan nilai data pada titik data grafik.

 Show label, bila Anda ingin menempatkan teks penjelasan pada titik data grafik.
Setelah melakukan pemilihan dan pengaturan klik OK.
VIII.
IX.
X.
Untuk mengatur format tampilan judul, legend dan label data pada grafik, lakukan dengan cara
memilih dan mengklik kanan objek yang akan diformat, kemudin pilih Format Chart Area. Kotak
dialog Chart Area akan ditampilkan.
Gmb 14.11 Tampilan kotak dialog Chart Area
Pada kotak dialog tersebut lakukan pemilihan bentuk bingkai warna dan motif latar belakang,
font dan pengaturan format tampilan lainnya.
Untuk mengakhiri penggunaan Microsoft Graph, klik diluar obyek grafik. Dengan langkah ini
jendela Microsoft Graph akan tertutup dan Anda akan kembali ke jendela Design View.
Untuk melihat hasil modifikasi grafik, pilih dan klik Views → Report atau Print Preview.

Gmb 14.12 Tampilan grafik hasil modifikasi
Membuat Label Surat
Terkadang Anda perlu untuk membuat label surat yang datanya diambil dari tabel yang ada. Pada Access
2007 memberikan kemudahan dalam membuat dan menyajikan suatu report (laporan) yang berisi label
surat.
Membuat Report yang Berisi Label Surat
Untuk membuat report yang berisi label surat yang datanya diambil dari tabel tertentu, ikuti langkah
berikut :
I. Buka file database yang Anda inginkan. Klik tab Create pilih Labels pada group Reports, maka
akan muncul kotak dialog Label Wizard yang pertama.
Gmb 14.13 Tampilan kotak dialog Label Wizard I

II. Pada kotak dialog tersebut, lakukan pemilihan berikut :
 Pada daftar kotak pilihan ukuran label, pilih dan klik ukuran yang diinginkan.
 Pada kotak Unit of Measure, beri tanda atau klik tombol pilihan unit ukuran yang akan
digunakan.
 Pada kotak Label Type, beri tanda atau klik tombol pilihan jenis kertas label yang digunakan.
Kemudian klik tombol Next, maka akan muncul kotak dialog Label Wizard yang kedua.
Gmb 14.14 Tampilan kotak dialog Label Wizard II
III. Pada kotak dialog tersebut, lakukan pemilihan berikut :
 Pada tombol daftar pilihan Font name, pilih dan klik jenis huruf yang akan digunakan.
 Pada tombol daftar pilihan Font size, pilih dan klik ukuran huruf yang akan digunakan.
 Pada tombol daftar pilihan Font weigth, pilih dan klik ketebalan hurufnya.
 Pada tombol daftar pilihan Text color , pilih dan klik warna huruf yang Anda inginkan.
 Bila perlu beri tanda atau klik kotak cek Italic (huruf miring) dan kotak cek Underline (garis
bawah).
Kemudian klik tombol Next, maka akan muncul kotak dialog Label Wizard yang ketiga.

Gmb 14.15 Tampilan kotak dialog Label Wizard III
IV.
V.
VI.
Pada kotak daftar pilihan Avaible Fields, pilih dan klik field data yang ingin Anda cantumkan
pada label, kemudian klik tombol >. Dengan langkah ini field yang Anda pilih akan dipindahkan
ke kotak isian Prototyope label. Lakukan langkah yang sama untuk memilih field data yang lain.
Bila perlu ketikkan teks untuk untuk melengkapi label tersebut. Misalnya teks Kepada Yth,
Sdr/Sdri, Bapak/Ibu dan lain-lain. Kemudian klik tombol Next, maka akan muncul kotak dialog
Label Wizard yang keempat.
Pada kotak daftar pilihan Avaible Fields, pilih dan klik field data yang akan dijadikan dasar
pengurutan, kemudian klik tombol >. Dengan langkah ini field yang Anda pilih akan dipindahkan
ke kotak isian Sort by. Kemudian klik tombol Next, maka akan muncul kotak dialog Label Wizard
yang terakhir.
Gmb 14.16 Tampilan kotak dialog Label Wizard IV
Pada kotak isian What name would you like for your report ?, ketikkan nama label yang Anda
inginkan. Kemudian beri tanda atau klik pilihan See the labels as they will look printed, agar
label langsung ditampilkan dengan tampilan Print Preview.

Gmb 14.17 Tampilan kotak dialog Label Wizard VI
VII. Klik tombol Finish, untuk mengakhiri penggunaan Label Wizard.
Gmb 14.18 Hasil tampilan Label Wizard
Menutup dan Menyimpan Label Surat
Untuk menutup dan menyimpan label surat yang telah Anda buat, ikuti langkah berikut :
I.
II.
Klik kanan pada tab judul label surat dan pilih Close. Maka akan muncul kotak dialog yang
Selain cara diatas bisa dengan mengklik kanan pilih Save, beri nama Report yang telah Anda
buat. Klik kanan lagi pada tab judul label surat yang sama pilih Close.

Gmb 14.19 Tampilan pilihan Close/Save
Memodifikasi Tampilan Label Surat
Agar sesuai dengan kebutuhan, Ana dapat memodifikasi rancangan label surat yang telah dibuat. Untuk
itu ikuti langkah berikut :
I.
II.
III.
IV.
Buka file database yang Anda inginkan. Klik label surat yang Anda inginkan.
Pada jendela perancangan tersebut, lakukan perubahan sesuai dengan kebutuhan Anda. Jika
perlu Anda dapat menambahkan teks baru, field baru atau mengatur format tampilannya
dengan memanfaatkan Report Design Tools.
Gmb 14.20 Tampilan perancangan label surat
Untuk melihat hasil modifikasinya, pilih dan klik Report View atau Print Preview.

Gmb 14.21 Print Preview label surat hasil modifikasi

Bab 15
Menggunakan Menu Navigasi Berupa
Switchboard dan Form
Pokok Bahasan
Membuat dan Menggunakan Switchboard
Membuat Menu Navigasi Berupa Form
Untuk memudahkan navigasi semua obyek pada file database yang telah Anda rancang, Anda dapat
membuat menu navigasi yang berupa switchboard atau berupa form yang berisis menu hasil rancangan
sendiri. Sebagai contoh, Anda bermaksud membuat menu navigasi untuk memudahkan Anda membuka
atau mengedit obyek database dengan struktur menu seperti terlihat di halaman berikut ini.
Membuat dan Menggunakan Switchboard
Access 2007 menyertakan Switchboard Manager sebagai fasilitas bantu yang akan memudahkan Anda
dalam merancang menu navigasi.
Bab 15 | Menggunakan Menu Navigasi Berupa Switchboard dan Form 172

Membuat Switchboard
Untuk membuat menu navigasi berupa switchboard dengan berdasarkan struktur menu di atas, ikuti
langkah berikut ini :
I.
II.
III.
Buka atau aktifkan file database yang ingin dilengkapi menu navigasi.
Klik tab Database Tools, klik Switchboard Manager pada bagian Database Tools. Apabila Anda
belum pernah mendefinisikan Switchboard sebelumnya, kotak dialog konfirmasi yang meminta
Anda menyetujui pembuatan switchboard baru akan ditampilkan. Pada kotak dialog tersebut
klik tombol perintah Yes. Maka akan ditampilkan kotak dialog Switchboard Manager yang
pertama.
Gmb 15.1 Tampilan kotak dialog Switchboard Manager
Pada kotak dialog tersebut, lakukan pendefinisian semua halaman switchboard yang akan
digunakan. Apabila mengacu ke contoh struktur menu diatas, Anda perlu membuat 4 (empat)
halaman switchboard. Untuk membuat dan menyunting halaman switchboard ikuti langkah
berikut :
 Nama halaman “Main Switchboard (Default)” Anda ganti dengan nama “Menu Utama”,
dengan mengklik tombol perintah Edit. Kotak dialog Edit Switchboard Page akan
ditampilkan.

Gmb 15.2 Tampilan kotak dialog Edit Switchboard Page
Pada kotak isian Switchboard Name, ketikkan “Menu Utama” mengganti “Main
Switchboard”. Kemudian klik tombol perintah Close.
 Buat halaman switchboard baru, dengan mengklik tombol perintah New. Kotak dialog
Create New akan ditampilkan.
Gmb 15.3 Tampilan kotak dialog Create New
Pada kotak isian Switchboard Page Name, ketikkan “Submenu1” kemudian klik OK. Dengan
menggunakan langkah yang sama buat halaman switchboard baru lainnya (Submenu2 dan
Submenu3).
Gmb 15.4 Tampilan hasil pembuatan halaman Switchboard

Teks Command Switchboard
Laporan Utama Go to Switchboard Submenu 2
Laporan Pelengkap Go to Switchboard Submenu 3
Keluar Exit Application
Formulir Data Go to Switchboard Submenu 1
IV. Langkah berikutnya mulai mendefinisikan isi dari setiap halaman switchboard. Pada kotak daftar
pilihan Switchboard Pages, pilih dan klik halaman switchboard yang akan didefinisikan isinya.
Anda mulai dengan memilih Menu Utama, kemudian klik tombol perintah Edit. Kotak dialog Edit
Switchboard Page Menu Utama akan ditampilkan. (Gmb 15.2)
Pada kotak dialog Edit Switchboard Page Menu Utama tersebut lakukan pendefinisian menu
pilihan yang ingin ditampilkan. Mulai dengan menu pertama, klik tombol New. Kotak dialog Edit
Switchboard Item akan ditampilkan.
Gmb 15.5 Tampilan kotak dialog Edit Switchboard Item
Pada kotak dialog tersebut lakukan pengisian dan pemilihan sesuai dengan tabel di bawah ini,
kemudian klik OK.
Lanjutkan dengan pendefinisian menu pilihan lainnya, dengan mengklik tombol New kemudian
lanjutkan dengan pengisian seperti pada tabel dibawah.

Formulir Data Film Open Form in Edit Mode Form Data Film
Formulir Data Transaksi Open Form in Edit Mode Form Data Transaksi
Kembali ke Menu Utama Go to Switchboard Menu Utama
Formulir Data Penyewa Open Form in Edit
Mode
Form Data Penyewa (disesuaikan
dengan nama form yang ingin dibuka)
Gmb 15.6 Tampilan kotak dialog Edit Switchboard Page Menu Utama
Untuk menutup kotak dialog Edit Switchboard Page Menu Utama, klik tombol perintah Close.
V. Langkah berikutnya lanjutkan dengan mendefinisikan isi dari halaman switchboard Submenu1.
Pada kotak daftar pilihan Switchboard Pages, pilih dan klik halam switchboard Submenu1,
kemudian klik tombol perintah Edit. Pada kotak dialog Edit Switchboard Page Submenu1
tersebut lakukan pendefinisian menu pilihan yang ingin ditampilkan. Mulai dengan menu
pertama, klik tombol perintah New. Kotak dialog Edit Switchboard Item akan ditampilkan.
Pada kotak dialog tersebut, lakukan pengisian dan pemilihan sesuia dengan tabel dibawah ini,
kemudian klik OK.
Lanjutkan dengan pendefinisian menu pilihan yang lainnya, dengan mengklik tombol New
kemudian lanjutkan dengan pengisian seperti tabel dibawah.

Laporan Data Film Open Report Report Data Film
Laporan Total Penyewaan Open Report Report Total Penyewaan
Laporan Data
Penyewa
Open Report Report Data Penyewa (disesuaikan dengan nama report
yang ingin dibuka)
Untuk menutup kotak dialog Edit Switchboard Page Submenu1, klik tombol perintah Close.
Gmb 15.8 Tampilan kotak dialog Edit Switchboard Page Submenu 1
VI. Langkah berikutnya lanjutkan dengan mendefinisikan isi dari halaman switchboard Submenu2.
Pada kotak daftar pilihan Switchboard Pages, pilih dan klik halaman switchboard Submenu2,
Pada kotak dialog tersebut, lakukan pengisian dan pemilihan sesuai dengan tabel dibawah ini,
kemudian klik OK.

Grafik Lama Sewa Open Report Grafik Lama Sewa
Grafik Pendapatan Sewa Open Report Grafik Pendapatan Sewa
Label Data
Penyewa
Open Report Label Nama Penyewa (disesuaikan dengan nama
report yang ingin dibuka)
VII. Langkah berikutnya lanjutkan dengan mendefinisikan isi dari halaman switchboard Submenu3.
Pada kotak daftar pilihan Switchboard Pages, pilih dan klik halaman switchboard Submenu3,
Pada kotak dialog tersebut, lakukan pengisian dan pemilihan sesuai dengan tabel dibawah ini,
kemudian klik OK.

VIII.
IX.
Setelah seluruh halaman switchboard dilengkapi, tutup jendela Switchboard Manager tersebut
dengan memilih dan mengklik tombol perintah Close.
Dengan langkah diatas, pada jendela obyek form dan tabel akan terbentuk file Switchboard.
Menjalankan Menu Navigasi Berupa Switchboard
Untuk menjalankan menu navigasi berupa switchboard yang telah Anda definisikan, ikuti langkah
berikut :
I.
II.
Buka file database yang Anda inginkan, kemudian pada jendela kerja database pilih dan klik form
Switchboard pada bagian Switchboard Items. Dengan langkah ini halaman switchboard pertama
yang menampilkan Menu Utama akan ditampilkan.
Gmb 15.13 Tampilan halaman Switchboard Pertama yang berisi Menu Utama
Untuk memilih halaman switchboard yang ada dibawah Menu Utama, klik tombol pilihan yang
ditampilkan pada Menu Utama. Bisa juga Anda melakukan pemilihan dengan menggunakan
tombol keyboard panah atas atau panah bawah untuk memilih menu, kemudian tekan tombol
Enter.

Gmb 15.14 Tampilan halaman Switchboard Submenu1
Memodifikasi Menu Navigasi Berupa Switchboard
Untuk memodifikasi menu navigasi berupa switchboard yang telah Anda definisikan, ikuti langkah
berikut :
I.
II.
III.
Buka file database yang Anda inginkan, kemudian pada jendela kerja database pilih dan klik form
Switchboard pada bagian Switchboard Items.
Gmb 15.15 Tampilan jendela perancangan (Form design) Switchboard
Pada jendela perancangan form (Form Design) tersebut lakukan pengaturan tampilan sesuai
dengan keinginan Anda. Misalnya Anda bermaksud menempatkan logo perusahaan di sebelah
kiri header menu switchboard.
Gmb 15.16 Hasil tampilan halaman Switchboard yang telah dimodifikasi

Mengatur agar Switchboard Otomatis Ditampilkan
Untuk mengatur agar menu navigasi berupa switchboard secara otomatis ditampilkan pada saat file
database dibuka, ikuti langkah berikut :
I.
II.
Buka atau aktifkan file database yang Anda inginkan, kemudian klik Office button.
Gmb 15.17 Tampilan backstage Office Access 2007
Klik Access Options, maka kotak dialog Access Options akan ditampilkan.

Gmb 15.18 Tampilan kotak dialog Access Options
III.
IV.
V.
Pada tab Current Database, pada kotak daftar pilihan Display Form pilih Switchboard.
Jika sudah klik tombol perintah OK.
Tutup file database dan program aplikasi Access 2007, kemudian buka atau aktifkan kembali file
database tersebut. Dengan langkah ini menu navigasi berupa switchboard akan otomatis
ditampilkan.
Membuat Menu Navigasi Berupa Form
Selain menggunakan Switchboard Manager, Anda juga dapat membuat menu navigasi sendiri dengan
mengunakan form.
Merancang dan Membuat Menu Navigasi Berupa Form
Untuk merancang dan membuat menu navigasi berupa form, ikuti langkah berikut :
I. Buka file database yang Anda inginkan, kemudian pada jendela kerja database, klik tab Create
dan pilih Form Design.

II. Perbesar area form yang akan digunakan untuk penempatan menu, dengan cara menggeser
(drag) garis batas kiri dan bawahnya. Bila perlu beri warna latar belakang, dengan memilih dan
mengklik tombol Fill/Back Color pada Form Design Tools di group Font.
III. Buat atau tempatkan bingkai dengan menggunakan tombol Rectangle Bila perlu beri warna
latar belakang yang berbeda pada setiap bingkai, dengan memilih dan mengklik tombol Fill/Back
Color.
Gmb 15.19 Tampilan jendela perancangan Form (Design Form)
IV. Lengkapi menu navigasi tersebut dengan teks dan judul dengan menggunakan tombol toolbox
Label. Sesuaikan penempatan letaknya seperti gambar dibawah.

Gmb 15.20 Tampilan Design Form yang telah dilengkapi Label
V. Lanjutkan dengan menempatkan tombol perintah pemilihan menu. Sebelumnya pastikan
tombol Use Control Wizard dalam keadaan terpilih. Klik tombol Button. Penunjuk mouse
akan berubah bentuk menjadi simbol tombol perintah dengan tanda +. Arahkan penunjuk
mouse tersebut pada posisi awal penempatan tombol perintah yang Anda inginkan, kemudian
geser (drag) seluas tombol perintah yang akan dibentuk atau cukup klik di posisi yang Anda
inginkan. Dengan langkah ini kotak dialog Command Button Wizard yang pertama akan
ditampilkan.
VI. Pada kotak dialog tersebut, lakukan pemilihan kategori dan aksi yang ingin dijalankan apabila
tombol perintah dipilih. Misalnya Anda pilih Report Operations pada kotak Categories dan Open
Report pada kotak Actions. Kemudian klik tombol perintah Next. Kotak dialog Command Button
Wizard yang kedua akan ditampilkan.

VII.
VIII.
IX.
Pada kotak dialog tersebut, pilih dan klik nama report yang ingin dibuka. Kemudian klik tombol
perintah Next. Kotak dialog Command Button Wizard yang ketiga akan ditampilkan.
Gmb 15.23 Tampilan kotak dialog Command Button Wizard IV
Pada kotak dialog tersebut, pilih dan klik bentuk tampilan tombol perintah yang diinginkan.
Anda dapat memilih bentuk tampilan teks atau gambar. Apabila Anda memilih teks, jangan lupa
untuk mengetikkan teks menu yang Anda inginkan. Misalnya Anda ketikkan teks Laporan Total
Penyewaan. Kemudian klik tombol perintah Next. Kotak dialog Command Button Wizard yang
kelima akan ditampilkan.
Gmb 15.24 Tampilan kotak dialog Command Button Wizard V
perintah Finish. Dengan langkah ini tombol perintah berupa menu akan ditempatkan. Lanjutkan
penempatan tombol perintah pemilihan menu lainnya, dengan menggunakan cara diatas.

Gmb 15.25 Tampilan jendela perancangan form yang telah dilengkapi tombol
X.
XI.
Simpan hasil modifikasi perancangan form tersebut dengan cara mengklik kanan pada judul tab
form lalu pilih Save atau tekan tombol Ctrl+S.
Untuk melihat hasil tampilan formnya, pilih dan klik Form View.
Gmb 15.26 Tampilan form berupa menu navigasi
Mengatur agar Menu Navigasi Berupa Form Otomatis Ditampilkan
Untuk mengatur agar menu navigasi berupa form secara otomatis ditampilkan pada saat file database
dibuka, ikuti langkah berikut :
I. Buka atau aktifkan file database yang Anda inginkan, kemudian klik Office button.

Gmb 15.27 Tampilan backstage Office Access 2007
II.
III.
IV.
Klik Access Options, maka kotak dialog Access Options akan ditampilkan.
Gmb 15.28 Tampilan kotak dialog Access Options
Pada tab Current Database, pada kotak daftar pilihan Display Form pilih Form Menu Utama.
Jika sudah klik tombol perintah OK.

V. Tutup file database dan program aplikasi Access 2007, kemudian buka atau aktifkan kembali file
database tersebut. Dengan langkah ini menu navigasi berupa form akan otomatis ditampilkan.

Bab 16
Mengekspor Data, Mengambil Data dari Luar
dan Menggunakan Password
Pokok Bahasan
Menyalin atau Membuat Duplikat Objek-objek Database ke Database Lain
Mengambil Data dari Luar (Import Data)
Menggunakan Password (Kata Sandi) pada Database
Menggunakan Fasilitas Mail Merge
Menyalin atau Membuat Duplikat Objek-objek Database ke
Database Lain
Untuk menyalin atau membuat duplikat objek-objek database (tabel, query, form atau report) ke
database lain, ikuti langkah berikut :
I.
II.
Buka file database yang Anda inginkan, kemudian pada jendela kerja database pilih dan klik tab
External Data. Pilih atau klik salah satu objek database yang akan dibuatkan duplikat pada
database lain.
Anda dapat menggunakan Access Database untuk menyalin atau menduplikat objek database
yang aktif ke database yang baru . Klik More pada group Export. Maka akan muncul kotak dialog
Export – Access Database yang pertama.
Bab 16 | Mengekspor Data, Mengambil Data dari Luar dan Menggunakan Password 189

Gmb 16.1 Tampilan kotak dialog Export – Access Database
III.
IV.
Pada kotak isian File name, browse file database yang akan menjadi tujuan penyimpanan.
Tentukan lokasinya dan nama file database yang diinginkan. Kemudian klik OK, untuk
melanjutkan ke langkah berikutnya.
Gmb 16.2 Tampilan kotak dialog Export
Pada kotak dialog tersebut isikan nama objek pada kotak isian Export Data Karyawan to :. Pada
Kotak pilihan Export Tables, pilih dan klik Definition and Data jika ingin mengirimkan data dan
juga penjesan ke database tujuan. Kemudian klik OK, maka akan muncul kotak dialog
berikutnya.

Gmb 16.3 Tampilan kotak dialog Export- Access Database yang terakhir
V.
VI.
Pada kotak dialog tersebut, jika Anda ingin menyimpan langkah-langkah dalam penyalinan data
(export data) tandai atau klik Save export steps. Jika tidak, klik tombol perintah Close. Dengan
langkah ini maka objek database yang telah kita pilih tadi akan terduplikat/tersalin ke file Access
yang telah Anda tentukan sebelumnya.
Jika ingin melihat hasilnya, buka database tujuan export tadi. Maka akan muncul kotak
konfirmasi, klik Yes untuk melanjutkan.
Gmb 16.4 Hasil tampilan Export Data
Sedangkan bila Anda ingin menyalin atau menduplikat data berjenis lembar kerja (spreadsheet) dari luar
dan menempatkannnya pada database yang lain, ikuti langkah berikut :
I.
II.
ribbon External Data. Pilih atau klik salah satu objek database yang akan dibuatkan duplikat
pada database lain.
Klik Excel pada bagian menu Export. Maka akan muncul kotak dialog Export – Excel Spreadsheet
yang pertama.

Gmb 16.5 Tampilan kotak dialog Export – Excel Spreadsheet I
III.
IV.
Pada kotak isian File name tentukan lokasi dan nama file hasil salinan. Klik tombol perintah
Browse, untuk menentukan lokasi penyimpanannya. Pada kotak pilihan File format tentukan
jenis data file Excel hasil salinan tersebut. Pada kotak pilihan Specify export options, pilih dan
klik pilihan berikut :
 Export data with formating and layout, Menyalin data dengan melakukan penyesuaian
format dan layout tampilan.
 Open the destination file after the export operation is complete, membuka file tujuan
setelah proses export berhasil atau selesai dilakukan.
 Export only the selected record, hanya menyalin record-record yang sebelumya telah
dipilih.
Tekan tombol perintah OK, jka sudah melakukan pengisian dan pemilihan. Maka akan keluar
kotak dialog Export – Excel Wizard yang terakhir.
Gmb 16.6 Tampilan kotak dialog Export – Excel Spreadsheet II

V. Pada kotak dialog tersebut, jika Anda ingin menyimpan langkah-langkah dalam penyalinan data
(export data) tandai atau klik Save export steps. Jika tidak, klik tombol perintah Close. Dengan
langkah ini maka objek database yang telah kita pilih tadi akan terduplikat/tersalin ke file Excel
yang telah Anda tentukan sebelumnya.
Gmb 16.7 Hasil tampilan Export – Excel Spreadsheet
Catatan::
Pada Access 2007 mempunyai banyak pilihan untuk mengekspor data dari database yang telah Anda
buat menjadi bentuk/format data yang lain. Seperti : Access Database, XML, ODBC, HTML, dBASE,
Paradox, Lotus 1-2-3 dan Merge it With Microsoft Office Word
Gmb 16.8 Tampilan ribbon menu Export

Mengambil Data dari Luar (Import Data)
Untuk mengambil data berjenis database Access 2007 dari luar (Import Data) dan menempatkannya
pada database yang sedang aktif, ikuti langkah berikut :
I.
II.
III.
Aktifkan Access 2007, kemudian buka file database yang ingin ditambah data dari luar.
Pilih dan klik tab External Data, apabila data yang akan diambil data-datanya berupa database
access. Pilih dan klik Access pada group Import. Maka akan muncul kotak dialog Get External
Data – Access Database yang pertama.
Gmb 16.9 Tampilan kotak dialog Get External Data – Access Database
Pada kotak isian File name, browse file yang akan diambil data-datanya. Tandai atau klik pilihan
Import tables, queries, forms, reports, macros, and modules into the current database.
Maksudnya adalah Anda dapat memasukkan tabel, query, form, report macro atau modul ke
dalam database yang sedang aktif. Kemudian klik OK. Dengan langkah ini akan muncul kotak
dialog Import Objects.

Gmb 16.10 Tampilan kotak dialog Import Object
Gmb 16.11 Kotak dialog Import Object dengan tampilan Option
IV. Pada kotak dialog tersebut pilih dan klik object yang akan diimport. Untuk pengaturan lebih
lanjut, klik tombol perintah Options. Pada kotak dialog Option tersebut, lakukan pemilihan
sesuai dengan keinginan Anda. Kemudian Klik OK. Maka akan ditampilkan kotak dialog Import
Object berikutnya.

Gmb 16.12 Tampilan kotak dialog Get External Data - Access Database
V. Pada kotak dialog tersebut, jika Anda ingin menyimpan langkah-langkah dalam pengambilan
data (import data) tandai atau klik Save import steps. Jika tidak, klik tombol perintah Close.
Dengan langkah ini maka objek database yang telah kita pilih tadi akan masuk ke database yang
sedang aktif.
Sedangkan bila Anda ingin mengambil data berjenis lembar kerja (spreadsheet) dari luar dan
menempatkannnya pada database yang sedang aktif, ikuti langkah berikut :
I.
II.
Aktifkan Access 2007, kemudian buka file database yang ingin ditambah data dari luar.
Pilih dan klik ribbon menu External Data, pilih dan klik Excel pada bagian menu Import. Maka
akan muncul kotak dialog Get External Data – Excel Spreadsheet yang pertama.
Gmb 16.13 Tampilan kotak dialog Get External Data – Excel Spreadsheet

III.
IV.
Pada kotak isian File name, browse file yang akan diambil data-datanya. Tandai atau klik pilihan
Import the source data into a new table in the current database. Maksudnya adalah Anda
dapat memasukkan data yang ada pada speadsheet ke dalam database yang sedang aktif atau
jika Anda ingin menambahkan record-record data yang ada pada spreadsheet ke dalam tabel
yang ada pada database pilih dan tandai Append a copy of the records to the table : dan pilih
tabel yang akan dituju pada kotak daftar pilihan. Kemudian klik OK. Dengan langkah ini akan
muncul kotak dialog Import Speadsheet Wizard yang pertama.
Gmb 16.14 Tampilan kotak dialog Import Spreadsheet Wizard I
Pada kotak dialog tersebut, beri tanda atau klik tombol pilihan Show Worksheets. Kemudian
pilih dan klik nama tab sheet yang datannya ingin Anda ambil. Untuk melanjutkan ke kotak
dialog berikutnya, klik tombol perintah Next. Kotak dialog Import Speadsheet Wizard yang
kedua akan ditampilkan.
Gmb 16.15 Tampilan kotak dialog Import Spreadsheet Wizard II

V.
VI.
VII.
Agar Access 2007 menganggap baris pertama data atau judul kolom yang ada pada lembar kerja
(spreadsheet) sebagai nama field, klik kotak cek First Row Contains Column Headings.
Kemudian klik tombol perintah Next.
Gmb 16.16 Tampilan kotak dialog Import Spreadsheet Wizard III
Pada kotak dialog tersebut, lakukan pemilihan dan pengaturan masing-masing field dengan cara
memilih dan mengklik kolom (field name) yang ingin Anda atur, kemudian lakukan pengaturan
pada kotak Field Option yang ada di atasnya. Setelah melakukan pemilihan dan pengaturan klik
tombol perintah Next, untuk melanjutkan ke kotak dialog berikutnya.
Gmb 16.17 Tampilan kotak dialog Import Spreadsheet Wizard IV
Pada kotak dialog tersebut, lakukan pemilihan dan pendefinisian primary key untuk tabel baru
yang akan dibentuk. Setelah melakukan pemilihan dan pengaturan klik tombol perintah Next,
untuk melanjutkan ke kotak dialog berikutnya.

Gmb 16.18 Tampilan kotak dialog Import Spreadsheet Wizard V
VIII.
IX.
Pada kotak isian Import to Table, ketikkan nama tabel baru yang diinginkan. Kemudian klik
tombol perintah Finish. Maka akan ditampilkan kotak dialog berikutnya.
Gmb 16.19 Tampilan kotak dialog Get External Data – Excel Spreadsheet
Pada kotak dialog tersebut, jika Anda ingin menyimpan langkah-langkah dalam pengambilan
data (import data) tandai atau klik Save import steps. Jika tidak, klik tombol perintah Close.
Dengan langkah ini maka Excel Spreadsheet yang telah kita atur tadi akan masuk ke database
yang sedang aktif.

Gmb 16.20 Hasil Import Data dari data berjenis lembar kerja (Spreadsheet)
Catatan::
Pada group Import masih banyak lagi format data yang bisa dimasukkan atau ditambahkan kedalam
database, seperti XML, Text, ODBC Database, HTML, Outlook Folder, dBASE File, Paradox File dan
Lotus 1-2-3 File.
Gmb 16.21 Tampilan ribbon menu External Data pada Import
Menggunakan Password (Kata Sandi) pada Database
Jika Anda memerlukan untuk membatasi pemakaian database hanya untuk orang atau pengguna
tertentu saja, Anda dapat menggunakan kunci sandi atau password agar hanya orang atau pengguna
tertentu saja yang mengetahui kunci sandi atau passwordnya yang dapat membuka, menggunakan dan
mengelola database yang sedang terbuka tersebut.

Membuat Password
Untuk membuat dan menggunakan password pada file database tertentu, ikuti langkah berikut :
I.
II.
III.
IV.
Apabila Anda sedang membuka file database, tutup terlebih dahulu file database yang sedang
terbuka tersebut.
Buka Microsoft Office Access 2007, pilih dan klik Office button → Open, maka akan muncul
kotak dialog Open. Pada kotak dialog tersebut, tentukan file database yang akan diberi
password.
Pada tombol daftar pilihan Open, pilih dan klik Open Exclusive. Dengan langkah ini database
yang Anda pilih akan ditampilkan.
Gmb 16.22 Tampilan kotak dialog Open
Untuk mendefinisikan password pada database yang sedang aktif tersebut, pilih dan klik tab
Database Tools, pilih dan klik Encrypt with Password. Kotak dialog Set Database Password akan
ditampilkan.
Gmb 16.23 Tampilan kotak dialog Set Database Password

V.
VI.
Pada kotak dialog tersebut, lakukan pengisian berikut :
 Password, diisi dengan password yang diinginkan.
 Verify, ketikkan sekali lagi password tersebut.
Kemudian klik OK.
Membuka File Database yang Telah Diberi Password
Untuk membuka file database yang telah diberi password, ikuti langkah berikut :
I. Buka file database Access 2007 yang telah Anda beri password sebelumnya.
Catatan::
Anda juga bisa melakukan dengan membuka Microsoft Office Access 2007, pilih dan klik Office button
→ Open, maka akan muncul kotak dialog Open. Pada kotak dialog tersebut, tentukan file database
yang akan dibuka kemudian klik tombol perintah Open.
II.
III.
IV.
Maka secara otomatis akan menampilkan kotak dialog Password Required.
Gmb 16.24 Tampilan kotak dialog Password Required
Pada kotak isian Enter database password, ketikkan kunci sandi atau password yang sesuai.
Kemudian klik OK. Apabila password yang Anda berikan sesuai, database yang diinginkan akan
terbuka.
Menghilangkan atau Membatalkan Pemakaian Password
Untuk menghilangkan atau membatalkan pemakaian password yang sudah Anda berikan pada suatu file
database, ikuti langkah berikut :
I.
II.
Apabila Anda sedang membuka file database, tutup terlebih dahulu file database yang sedang
terbuka tersebut.
Buka Microsoft Office Access 2007, pilih dan klik Office button → Open, maka akan muncul
kotak dialog Open. Pada kotak dialog tersebut, tentukan file database yang akan diberi
password.

III.
IV.
V.
Pada tombol daftar pilihan Open, pilih dan klik Open Exclusive. Dengan langkah ini kotak dialog
Password Required akan ditampilkan.
Pada kotak isian Enter database password, ketikkan kunci sandi atau password yang sesuai.
Kemudian klik OK. Apabila password yang Anda berikan sesuai, database yang diinginkan akan
terbuka. Untuk menghilangkan atau membatalkan pemakaian password pilih dan klik tab
Database Tools, pilih dan klik Decrypt Database. Kotak dialog Unset Database Password akan
ditampilkan.
Gmb 16.25 Tampilan kotak dialog Unset Database Password
Pada kotak isian Password, ketikkan password yang Anda gunakan pada file database tersebut.
Kemudian klik OK.
Menggunakan Fasilitas Mail Merge
Pada objek data-data sebuah tabel database bisa Anda tempatkan untuk data mail merge di Word 2007.
Untuk itu, ikuti langkah berikut :
I.
II.
III.
Buka file database yang Anda inginkan, kemudian pada jendela kerja database, klik salah satu
tabel yang anda inginkan untuk sumber data dalam Mail Merge. Misalnya Anda menggunakan
tabel data Penyewa.
Kemudian klik tab External Data, pada group Export pilih dan klik More. Maka akan muncul
beberapa pilihan.
Pilih dan klik Merge it with Microsoft Office Word. Dengan langkah ini akan menampilkan kotak
dialog Microsoft Word Mail Merge Wizard.

Gmb 16.26 Tampilan kotak dialog Microsoft Word Mail Merge Wizard
IV.
V.
Pada daftar pilihan What do tou want the wizard to do ? Pilih atau tandai Link your data to an
existing Microsoft Word document, jika Anda menginginkan Mail Merge berada pada dokumen
Word yang telah dibuat. Jika Anda ingin menempatkan Mail Merge tersebut pada dokumen baru
pilih dan tandai Create a new document and then link the data to it. Kemudian klik OK.
Gmb 16.27 Tampilan kotak dialog Select Microsoft Word Document
Berikutnya akan muncul kotak dialog Select Microsoft Word Document. Tentukan lokasi dan
nama file dokumen yang ingin mengunakan fasilitas Mail Merge. Kemudian klik Open. Dengan
langkah ini akan membuka file dokumen yang telah Anda tentukan tersebut.

Gmb 16.28 Tampilan Microsoft Word Document dengan fasilitas Mail Merge
VI. Pada sidebar Mail merge, (Step 3 of 6) klik Next : Write your letter. Kemudian klik More items,
maka akan ditampilkan kotak dialog Insert Mail Merge. Pilih dan klik dua kali field-field yang
ingin dimasukkan dalam dokumen.
Gmb 16.29 Tampilan kotak dialog Insert Mail Merge
Untuk mengakhiri klik tombol perintah Close. Kemudian atur posisi field seperti gambar
dibawah.

Gmb 16.30 Tampilan dokumen Mail Merge setelah dimodifikasi posisinya
VII.
VIII.
Kemudian (Step 4 of 6) Next Preview Your letter.
Gmb 16.31 Tampilan Preview your letter
Untuk melihat hasil tampilan lainnya klik tombol >> atau << pada preview your letter. Kemudian
(Step 5 of 6) Complete the Merge. Untuk mencetaknya klik Print.

Bab 17
Menggunakan Macro
Pokok Bahasan
Mendefinisikan Macro Baru
Menjalankan Macro
Memodifikasi Macro
Mendefinisikan Macro Kombinasi Kunci
Menggunakan Kondisi (Syarat) pada Macro
Mendefinisikan Group Macro
Menempatkan Macro pada Tombol Perintah (Command Button)
Membuat Baris Menu (Menu Bar) dengan Macro
Macro berisi rangkaian perintah berupa aksi yang dapat dilaksanakan secara otomatis. Terutama untuk
perintah yang sifatnya sama dan sering digunakan.
Mendefinisikan Macro Baru
Untuk membuat atau mendefinisikan sebuah macro baru, ikuti langkah berikut :
I. Buka file database yang Anda inginkan, kemudian pada jendela kerja database klik tab Create
→Macro. Maka akan menampilkan jendela kerja Macro.
Bab 17 | Menggunakan Macro 207

Gmb 17.1 Tampilan jendela kerja Macro
II.
III.
IV.
Pada tombol daftar pilihan Action, pilih dan klik perintah berupa aksi yang Anda inginkan.
Misalnya Anda pilih perintah Beep untuk mengeluarkan bunyi “bip” dan dibaris berikutnya pilih
perintah OpenReport untuk membuka report (laporan).
Bisa juga pada kotak isian Comment, ketikkan komentar yang Anda inginkan untuk masing-
masing Action yang Anda pilih.
Setiap Action yang Anda pilih hampir sebagian besar mempunyai pengaturan Action Arguments
di bawahnya. Sebagai contoh tempatkan penunjuk pada baris Action yang berisi OpenReport,
kemudian pada bagian Action Arguments lakukan pemilihan dan pengisian berikut :


Pada kotak isian Report Name, ketikkan atau pilih nama report (laporan) yang ingin
dibuka.
Pada kotak View, pilih bentuk keluaran yang ingin ditampilkan.
Gmb 17.2 Tampilan jendela kerja Macro yang sudah terisi
V.
VI.
Untuk menyimpan macro yang Anda buat, klik kanan pada judul tab lalu pilih dan klik Save
(Ctrl+S) Pada kotak isian Macro Name, ketikkan nama macro yang Anda inginkan. Misalnya Anda
ketikkan Laporan Transaksi Penyewaan.
Untuk menutup klik kanan pada judul tab lalu pilih dan klik Close.

Menjalankan Macro
Untuk menjalankan macro yang sudah didefinisikan, ikuti langlah berikut :
I.
II.
III.
Buka file database yang diinginkan, kemudian pada jendela kerja database, klik Macros yang ada
di bawah Unrelated Objek, klik kanan →Run atau klik dua kali pada macro tersebut.
Apabila proses pelaksanaan macro ingin dilakukan secara tahap demi tahap, sebelum
menjalankan macro tersebut pilih dan klik menu Single Step → Run.
Atau jika masih dalam lembar kerja macro Anda bisa menjalankan macro dengan mengklik
tombol Run pada group Macro Design Tools.
Gmb 17.3 Hasil tampilan menjalankan Macro
Memodifikasi Macro
Untuk menyunting atau memodifikasi macro yang sudah didefinisikan, ikuti langkah berikut :
I. Buka file database yang diinginkan, kemudian pada jendela kerja database pilih dan klik kanan
pada macro yang diinginkan. Klik Design View.

Gmb 17.4 Tampilan ribbon Macro Tools
II.
III.
Pilih dan klik Action yang akan anda edit dengan cara mengklik baris pemilih (tombol
DropDown).
Setelah melakukan pemilihan Action, Anda dapat mengedit atau memodifikasi macro tersebut
dengan berbagai alternatif berikut :




Ganti dengan Action baru sesuai dengan keinginan Anda, jika perlu lakukan pula
perubahan pemilihan pada Action Arguments.
Untuk menghapus baris Action yang tidak dibutuhkan lagi, pilih dan klik Delete Rows pada
group Macro Design Rows.
Untuk menyisipkan baris Action baru, pilih dan klik menu Insert Rows pada group Macro
Design Rows.
Untuk memindahkan posisi Action tertentu geser (drag) baris pemilih (Selector Row) dari
Action tersebut ke tempat yang baru.
IV. Jangan lupa untuk menyimpan hasil perubahan pada macro tersebut.
Mendefinisikan Macro Kombinasi Kunci
Untuk mendefinisikan sebuah macro kombinasi kunci, ikuti langkah berikut :
I.
II.
III.
IV.
V.
Buka file database yang Anda inginkan, kemudian pada jendela kerja database klik tab Create
Klik tombol Macro Names pada group Show/Hide. Dengan langkah ini kolom Macro Name akan
ditampilkan.
Pada kotak isian Macro Name, ketikkan tombol kunci yang Anda gunakan. Misalnya Anda
ketikkan ^L.
Karena Anda ingin mencoba menjalankan macro lain pada tombol daftar pilihan Action, pilih
dan klik perintah RunMacro.
Bisa juga dengan mengetikkan komentar pada kotak isian Comment.

VI. Lakukan pemilihan dan pengisian pada bagian Action Arguments. Sebagai contoh pada kotak
isian Macro Name, pilih nama macro yang ingin Anda jalankan. Misalnya Anda pilih Macro
Laporan Transaksi Penyewaan.
Gmb 17.5 Tampilan jendela perancangan Macro yang sudah diisi
VII.
VIII.
Untuk menyimpan macro yang Anda buat, klik kanan pada judul tab lalu pilih dan klik Save (Ctrl+S)
Pada kotak isian Macro Name, ketikkan nama macro yang Anda inginkan. Misalnya Anda ketikkan
Macro AutoKeys.
Catatan::
Setelah Anda mendefinisikan macro kombinasi kunci, Anda dapat menjalankan macro Laporan
Transaksi Penyewaan yang sudah didefinisikan dengan menggunakan tombol Ctrl+L.
Menggunakan Kondisi (Syarat) pada Macro
Untuk mendefinisikan sebuah macro yang akan dijalankan dengan kondisi atau syarat tertentu, ikuti
langkah berikut :
I.
II.
III.
Klik tombol Conditions pada group Show/Hide. Dengan langkah ini kolom Condition akan
ditampilkan.
Pada kotak isian Condition, ketikkan ekspresi kondisi yang diinginkan sebagai syarat
pelaksanaan perintah.

IV.
V.
VI.
VII.
Pada kotak daftar pilihan Action, pilih dan klik perintah yang akan dijalankan apabila ekspresi
kondisi terpenuhi.
Bisa juga dengan mengetikkan komentar pada kotak isian Comment.
(Ctrl+S) Pada kotak isian Macro Name, ketikkan nama macro yang Anda inginkan.
Mendefinisikan Group Macro
Anda dapat mengelompokkan beberapa macro dalam satu group. Untuk mendefinisikan group macro
tersebut, ikuti langkah berikut :
I.
II.
III.
IV.
Klik tombol Macro Names pada group Show/Hide. Dengan langkah ini kolom Macro Name akan
ditampilkan.
Pada kotak isian Macro Name, ketikkan nama macro yang Anda inginkan. Misalnya Anda ingin
mendefinisikan group Macro MENU yang berisi tiga buah macro yaitu : Tabel, Formulir dan
Laporan.
Gmb 17.6 Tampilan jendela perancangan Group Macro yang sudah diisi
Pada tombol daftar pilihan Action, pilih dan klik perintah-perintah yang ingin dimasukkan pada
masing-masing macro tersebut.

V.
VI.
VII.
VIII.
Bila perlu pada kotak isian Comment, ketikkan komentar yang Anda inginkan.
Lakukan pemilihan dan pengisian sesuai kebutuhan pada bagian Action Argument.
(Ctrl+S) Pada kotak isian Macro Name, ketikkan nama group macro MENU. Kemudian klik OK.
Menempatkan Macro pada Tombol Perintah (Command
Button)
Anda dapat juga menempatkan macro yang telah Anda definisikan, pada tombol perintah berupa
Commad Button. Sebagai contoh Anda bermaksud untuk menempatkan macro pada tombol perintah
berupa Command Button yang ditempatkan pada form. Untuk itu ikuti langkah berikut :
I.
II.
IV. Kemudian klik tombol Button pada group Controls.
Gmb 17.7 Tampilan jendela perancangan Command Button

V.
VI.
VII.
Geser (drag) area yang akan disisipi oleh field Button. maka akan muncul kotak dialog Command
Botton Wizard yang pertama.
Pada kotak dialog yang pertama, lakukan pemilihan kategori dan aksi yang ingin dijalankan
apabila tombol perintah dipilih. Misalnya Anda pilih Miscellaneous pada kotak Categories dan
Run Macro pada kotak Actions. Kemudian klik tombol perintah Next. Kotak dialog Command
Button Wizard yang kedua akan ditampilkan.
Pada kotak pilihan What macro would you like the command button to run ? Pilih dan klik
macro yang akan di Run. Kemudian klik tombol perintah Next. Kotak dialog Command Button
Wizard yang ketiga akan ditampilkan.

Gmb 17.10 Tampilan kotak dialog Command Button Wizard III
VIII.
IX.
X.
Pada kotak dialog tersebut, pilih dan klik bentuk tampilan tombol perintah yang Anda inginkan.
Anda dapat memilih bentuk tampilan teks atau gambar. Misalnya Anda memilih Teks dan
mengganti namanya menjadi Laporan Transaksi Penyewaan. Kemudian klik tombol perintah
Next. Kotak dialog Command Button Wizard yang keempat akan ditampilkan.
Gmb 17.11 Tampilan kotak dialog Command Button Wizard IV
perintah Finish.
Untuk melihat field entri data berbentuk Command Button hasil perancangan Anda, ubahlah

Gmb 17.12 Tampilan form yang dilengkapi tombol perintah Macro
Membuat dan Mendefinisikan Baris Menu (Menu Bar) dengan
Macro
Dengan menggunakan macro, Anda dapat membuat dan mendefinisikan sendiri menu bar sesuai dengan
kebutuhan dan keinginan. Sebagai contoh Anda bermaksud membuat menu bar untuk memudahkan
Anda membuka dan mengedit obyek database dengan tampilan berikut :
Untuk membuat dan mendefinisikan menu bar tersebut, ikuti langkah berikut :
I. Buka file database yang Anda inginkan, kemudian pada jendela kerja database klik tab Create

Macro Name Action Arguments
Data AddMenu Menu Name : Data
Menu Macro Name : Menu 1
Transaksi AddMenu Menu Name : Transaksi
Laporan AddMenu Menu Name : Laporan
Pelengkap AddMenu Menu Name : Pelengkap
Versi MsgBox Messege : CV. MULTIMEDIA ENTERTY
Beep : Yes
Type : None
Title : Pengolahan Data Penyewaan Film
II. Klik tombol Macro Names pada group Show/Hide. Dengan langkah ini kolom Macro Name akan
ditampilkan. Lakukan pengisian sebagai berikut :
Gmb 17.13 Tampilan kotak dialog perancangan macro Menu Sewa Film

Data Penyewa AddMenu Menu Name : Data Penyewa
Menu Macro : Menu 10
Data Film AddMenu Menu Name : Data Film
Tutup Database Close Save : Prompt
Keluar Quit Option : Save All
Untuk menyimpan macro yang Anda buat, klik kanan pada judul tab lalu pilih dan klik Save (Ctrl+S) Pada
kotak isian Macro Name, ketikkan nama group macro MENU Sewa Film. Kemudian klik OK.
III. Langkah berikutnya membuat Submenu Menu 1, dengan cara klik tab Create →Macro. Maka
akan menampilkan jendela kerja Macro klik tombol Macro Names pada group Show/Hide.
Dengan langkah ini kolom Macro Name akan ditampilkan. Lakukan pengisian seperti berikut :
Gmb 17.14 Tampilan kotak dialog perancangan macro Menu 1
kotak isian Macro Name, ketikkan nama group macro MENU 1. Kemudian klik OK.

Edit Data Penyewa OpenForm Form Name : Form Data Penyewa (sesuaikan dengan
nama form yang ada)
View : Form
Data Mode : Edit
Data Penyewa Baru OpenForm Form Name : Form Data Penyewa
View : Form
Data Mode : Add
IV. Langkah berikutnya membuat Submenu Menu 10, dengan cara klik tab Create →Macro. Maka

Edit Data Film OpenForm Form Name : Form Data Film (sesuaikan dengan
nama form yang ada)
View : Form
Data Mode : Edit
Tambah Data Film OpenForm Form Name : Form Data Film
View : Form
Data Mode : Add
V. Langkah berikutnya membuat Submenu Menu 11, dengan cara klik tab Create →Macro. Maka

Edit Data Transaksi OpenForm Form Name : Form Data Transaksi (sesuaikan
dengan nama form yang ada)
View : Form
Data Mode : Edit
Tambah Data Transaksi OpenForm Form Name : Formulir Transaksi
View : Form
Data Mode : Add
VI. Langkah berikutnya membuat Submenu Menu 2, dengan cara klik tab Create →Macro. Maka

Laporan Data Penyewa OpenReport Menu Name : Report Data Penyewa (sesuaikan
View : Print Preview
Laporan Data Film OpenReport Form Name : Laporan Data Film
Laporan Transaksi Open Report Form Name : Laporan Total Penyewaan
VII. Langkah berikutnya membuat Submenu Menu 3, dengan cara klik tab Create →Macro. Maka

Label Data Penyewa OpenReport Menu Name : Label Nama Penyewa (sesuaikan
Grafik Lama Sewa OpenReport Form Name : Grafik Lama Sewa
Grafik Pendapatan
Sewa
OpenReport Form Name : Grafik Pendapatan Sewa
VIII. Langkah berikutnya membuat Submenu Menu 4, dengan cara klik tab Create →Macro. Maka
IX. Pilih dan klik macro yang didefinisikan sebagai menu utama, untuk contoh diatas MENU Sewa
Film pada sidebar objek database.

Referensi
http://office.microsoft.com/en-us/access/FX100487571033.aspx
http://office.microsoft.com/en-us/training/CR101582831033.aspx
http://videobelajar.com/category/microsoft-office-2007/access-2007/, e-Book Tutorial Microsoft
Access 2007
http://www.videoku.tv/action/videocategoryhome/100/, Video Tutorial Microsoft Access 2007
Permana. Budi, 1999, 36 Jam Belajar Komputer Microsoft Access 2000, Bandung: Elex Media
Komputindo.
Diktat Mata Kuliah Software Terapan II, Team Software Terapan II IF UNIKOM

Panduan Ms access 2007 lengkap

More Related Content

What's hot (20)

Viewers also liked (15)

Similar to Panduan Ms access 2007 lengkap (20)

More from ALI FIKRI (14)

Recently uploaded (20)

Panduan Ms access 2007 lengkap