Panduan ss inv
0 likes303 views
SSInv adalah aplikasi dagang berbasis Microsoft Excel yang membantu mencatat transaksi penjualan, pembelian, retur, dan barang rusak/hilang serta secara otomatis menghasilkan berbagai laporan seperti penjualan, pembelian, laba rugi, dan stok barang. Aplikasi ini dirancang untuk memudahkan pengelolaan toko dan usaha dagang skala kecil.
Panduan ss inv
- 1. Website : www.sua-soft.com SUA SOFT INVENTORY (SSInv) Deskripsi Singkat SSInv Sua Soft Inventory (SSInv) adalah sebuah Aplikasi Dagang yang membantu mencatat perputaran produk usaha dagang dengan lebih mudah dan menghasilkan laporan-laporan secara otomatis. Perputaran produk yang dimaksud meliputi transaksi : - Penjualan, - Retur penjualan, - Pembelian, - Retur pembelian, dan - Barang yang hilang atau rusak. Berdasarkan transaksi-transaksi diatas maka bisa diperoleh laporan-laporan seperti : - Laporan Penjualan (per item, harian, bulanan, dan per transaksi) - Laporan Pembelian (per item, harian, bulanan, dan per transaksi) - Laporan Laba/Rugi (per item, harian, bulanan, dan per transaksi) - Laporan Stok Barang - Laporan transaksi yang sudah diinput dan yang dibatalkan - Laporan Mutasi setiap produk - Kwitansi atau Faktur Yang perlu diketahui tentang SSInv - Dibuat dengan Microsoft Excel dan didukung dengan bahasa pemerograman Visual Basic Application (VBA/Macro) agar otomatis. - Bisa digunakan pada Ms. Excel versi 2007 keatas - Karena menggunakan Ms. Excel, maka tidak perlu install-installan jika Ms. Excel sudah terinstall dikomputer. Hanya saja ketika menjalankan, perlu diaktifkan VBA-nya - Belum support LAN (Local Area Network) - Regional and Language Setting menggunakan English (United State) - Perhitungan harga pokok menggunakan metode rata-rata (average) Menu-Menu SSInv 1. APLIKASI - Login/Logout - Ubah Password - Simpan File - Pengaturan - Daftar User - Keluar 2. INPUT - Satuan - Data Barang
- 2. Website : www.sua-soft.com 3. TRANSAKSI - Penjualan - Pembelian - Retur - Barang Rusak/Hilang - Transaksi Batal 4. LAPORAN - Penjualan - Pembelian - Laba/Rugi - Stok Barang - Daftar Transaksi - Kwitansi - Mutasi Produk
- 3. Website : www.sua-soft.com PANDUAN MENGGUNAKAN SUA-SOFT INVENTORY 1. Download dan ekstrak Aplikasi SSInv File yang didownload dalam bentuk .rar (SSInventory.rar). File tersebut bisa diletakkan di Laptop/PC atau flashdisk. Untuk bisa menjalankan aplikasi, maka perlu dilakukan registrasi. Silahkan untuk memilih dimana aplikasi akan diregistrasi, apakah di Laptop/PC atau flashdisk. Lihat tabel dibawah ini untuk melihat perbedaannya. KETERANGAN REGISTRASI LAPTOP/PC FLASHDISK Penggunaan Aplikasi Hanya bisa di Laptop/PC yang sudah teregistrasi Bisa digunakan di Laptop/PC yang berbeda asal menggunakan flashdisk yang sudah teregistrasi Resiko Kehilangan Lebih kecil Lebih besar Jika anda sudah memutuskan dimana lokasi aplikasi akan diregistrasi, maka anda bisa meletakkan file aplikasi dalam .rar di folder yang anda inginkan. Misalkan anda memilih untuk diregistrasi di laptop/pc, maka aplikasi dalam .rar bisa diletakan di drive D: Lalu ekstrak file SSInventory.rar tersebut dengan cara “klik kanan”, lalu pilih “Extract files…”
- 4. Website : www.sua-soft.com Maka muncul form dibawah ini, lalu klik tombol “OK” Maka akan muncul folder SSInventory, lalu double klik untuk membuka folder tersebut. Terdapat 2 file, yaitu : 1. SSInv.xlsm (Aplikasi Dagangnya) 2. Folder Images (tempat menyimpan foto gambar produk/barang)
- 5. Website : www.sua-soft.com 2. Buka Aplikasi SSInv.xlsm Double klik file Aplikasi “SSInv.xlsm”, untuk membuka. Untuk mengaktifkan VBA-nya a. Jika menggunakan Excel 2007 Maka akan tampil gambar berikut Klik “Options…”, maka akan muncul gambar dibawah ini Pilih “Enable this content” lalu klik tombol “OK” b. Jika menggunakan Excel 2010 Maka jika muncul seperti gambar dibawah ini, pilih “Enable Macros” Atau jika muncul gambar dibawah ini, klik “Enable Content”
- 6. Website : www.sua-soft.com Nanti akan muncul form dibawah ini 3. Registrasi Aplikasi Jika muncul kotak dialog dibawah ini, maka aplikasi SSInv belum di registrasi. Untuk meregistrasi, Silahkan sms/bbm/wa/email kan ke kami Serial Number nya, nanti kami akan berikan Kode Registrasi yang cocok. Dalam contoh ini, kirimkan ke kami Serial Number 2083075636 Jika sudah, kita lanjut….. PENTING !!! Dan untuk selanjutnya, aplikasi yang digunakan yang berada dialamat D:SSInventorySSInv.xlsm
- 7. Website : www.sua-soft.com Menu-Menu SSInv Setelah melewati proses diatas, maka akan tampil gambar dibawah ini. Silahkan Login untuk menggunakan Aplikasi. Pilih menu Aplikasi>Login (untuk memilih silahkan “Double Klik”) Catatan : Double Klik untuk memilih menu Maka akan muncul Silahkan ketik User : admin (bisa dirubah) Password : admin (bisa dirubah) Lalu tekan tombol “Login” Maka akan menu-menu SSInv akan aktif Menu terdiri dari : - Aplikasi - Input - Transaksi - Laporan - Tentang
- 8. Website : www.sua-soft.com 1. Menu “Aplikasi” Catatan : Double Klik untuk memilih menu 1.1.Lagout Menu “Logout” berfungsi untuk keluar dari aplikasi tapi tidak menutup file 1.2.Ubah Password Menu “Ubah Password” berfungsi untuk mengubah password user 1.3.Simpan File Menu “Simpan File” berfungsi untuk menyimpan file. Setiap inputan/editan bisa disetting di menu “Pengaturan” otomatisasi penyimpanannya. Jika “penyimpan otomatis” tidak dicentang, maka menu “Simpan File” bisa digunakan jika mau menyimpan file. 1.4.Pengaturan Menu “Pengaturan” berfungsi untuk mengatur : - Simpan Otomatis, - Nama, Alamat, Kota, dan No Telepon Usaha (sebagai data faktur/kwitansi) - Persentase Pajak Silahkan ganti sesuai keinginan. 1.5.Daftar User Menu “Daftar User” berfungsi untuk menambah, ubah dan menghapus user yang bisa mengakses SSInv.
- 9. Website : www.sua-soft.com User terdiri dari 2 status, yaitu : Administrator dan Operator Perbedaannya pada hak akses di menu APLIKASI. Untuk lebih jelas bisa dilihat tabel dibawah ini. Sub Menu APLIKASI STATUS Administrator Operator Login/Logout Ada Ada Ubah Password Ada Ada Simpan File Ada Ada Pengaturan Ada Tidak Ada Daftar User Ada Tidak Ada Keluar Ada Ada Catatan Setiap penambahan user baru, maka password yang terbentuk otomatis adalah “123456”. Silahkan ganti di menu Aplikasi>Ubah Password 1.6.Keluar Menu “Keluar” berfungsi untuk menyimpan dan keluar dari aplikasi. 2. Menu “Input” Catatan : Double Klik untuk memilih menu
- 10. Website : www.sua-soft.com 2.1.Satuan Menu ini berfungsi untuk input data “satuan”, seperti : pcs, kg, ltr, buah, dll 2.2.Data Barang Keterangan : 1 = Mencari barang yang diinginkan, bisa berdasarkan Kode atau Nama Barang 2 = Menambah data barang
- 11. Website : www.sua-soft.com Silahkan diisi : - Kode (berupa angka dan harus 4 digit) - Nama Barang - Pilih satuan (pilihan berdasarkan inputan data satuan kita di menu Input>Satuan) - Harga Jual - Foto, silahkan centang (√) jika pakai foto lalu upload foto dengan menekan tombol “Upload Foto”, lalu pilih lokasi fotonya (format foto “jpg”). Jika tidak menggunakan foto, silahkan hapus tanda (√). - Klik tombol “Tambah” untuk tambah data barang atau klik tombol “Tutup” untuk batal dan tutup form. 3 = Menutup form “Daftar Barang” 4 = Daftar Barang, untuk mengubah atau menghapus data barang silahkan “double klik” 5 = Mengurut data barang berdasarkan Kode atau Nama Barang 3. Menu “Transaksi” Catatan : Double Klik untuk memilih menu 3.1.Penjualan Menu ini berfungsi untuk menginput transaksi Penjualan usaha dagang. Keterangan : 1 = Cari Barang berdasarkan nama 2 = Urut Barang berdasarkan kode atau nama 3 = Masukkan tanggal transaksi (otomatis tanggal hari ini) 4 = Masukkan keterangan jika diperlukan
- 12. Website : www.sua-soft.com 5 = input kode barang, atau pilih barang pada daftar barang Maka otomatis akan muncul data stok, Nama Barang, satuan, dan @Harga Jual 6 = Masukkan jumlah barang yang dijual 7 = @Harga Jual bisa disesuaikan 8 = Tekan tombol “Tambah” untuk menambah di daftar Belanjaan 9 = Tekan tombol “Posting” untuk menyimpan transaksi Nanti akan muncul form dibawah ini
- 13. Website : www.sua-soft.com Silahkan diisi : 1 = Pajak 2 = Ongkos Kirim 3 = Discount 4 = Dibayar 5 = Data Pembeli 6 = Melanjutkan postingan transaksi 7 = Batal Jika ditekan tombol “Posting” Tekan “Yes” untuk melanjutkan, dan “No” untuk membatalkan Jika “Yes” Tekan “Yes” untuk cetak kwitansi, dan “No” untuk tidak cetak Jika tekan “Yes”, maka akan muncul layout seperti dibawah ini Keterangan : 1 = Print (Mencetak faktur/kwitansi) 2 = Page Setup (Mengatur tata letak faktur/kwitansi) 3 = Zoom (memperbesar/memperkecil tampilan kwitansi) 4 = Close (Menutup layout/membatalkan cetak kwitansi/faktur)
- 14. Website : www.sua-soft.com 3.2.Pembelian Menu ini berfungsi untuk menginput transaksi Pembelian usaha dagang. Penjelasan menu ini, hampir sama dengan menu 3.1. Penjualan 3.3.Retur Menu ini berfungsi untuk meretur barang yang sudah dibeli atau dijual.
- 15. Website : www.sua-soft.com Keterangan : 1 = Masukkan no Faktur 2 = Tombol “Tampilkan” untuk menampilkan daftar belanja no faktur terpilih Untuk memilih barang yang diretur, silahkan “Double klik” barang yang diretur pada daftar belanja no faktur terpilih. Maka akan muncul form dibawah ini Silahkan masukkan jumlah yang diretur lalu tekan tombol “Retur” untuk input ke daftar retur, atau tombol “Tutup” untuk membatalkan. 3 = Tombol “Tutup” untuk menutup form retur 4 = Daftar barang yang pernah diretur sebelumnya di no faktur terpilih 5 = Daftar barang yang diretur 6 = Tanggal transaksi retur 7 = Tombol “Posting” untuk menyimpan transaksi retur 3.4.Barang Rusak/Hilang Menu ini berfungsi untuk menginput transaksi barang yang rusak/hilang. Penjelasan menu ini, hampir sama dengan menu 3.1. Penjualan 3.5.Transaksi Batal Menu ini berfungsi untuk membatalkan transaksi yang sudah diinput berdasarkan no faktur. Keterangan 1 = Masukkan No faktur yang akan dibatalkan 2 = Tombol “Tampilkan” untuk menampilkan transaksi no faktur terpilih 3 = Transaksi no faktur terpilih
- 16. Website : www.sua-soft.com 4 = Tanggal dilakukan pembatalan transaksi 5 = Tombol “Posting” untuk membatalkan transaksi no faktur terpilih 6 = Tombol “Tutup” untuk membatalkan/menutup form 4. Menu “Laporan” 4.1.Penjualan Keterangan : 1 = Pilih Laporan, terdiri dari : - Lap. Penjualan per item - Lap. Penjualan harian dalam sebulan - Lap. Penjualan bulanan dalam setahun - Lap. Penjualan per transaksi 2 = Periode awal laporan 3 = Periode akhir laporan 4 = Jenis laporan, apakah dalam bentuk HTML atau Ms. Excel 5 = Tombol “Lihat” untuk menampilkan laporan 6 = Tombol “Tutup” untuk menutup/membatalkan
- 17. Website : www.sua-soft.com 4.1.1. Tampilan Lap. Penjualan per item 4.1.2. Tampilan Lap. Penjualan per item
- 18. Website : www.sua-soft.com 4.1.3. Tampilan Lap. Penjualan per item 4.1.4. Tampilan Lap. Penjualan per item
- 19. Website : www.sua-soft.com 4.2.Pembelian Penjelasan menu ini hampir sama dengan penjelasan pada menu 4.1. Penjualan 4.3.Laba Rugi Penjelasan menu ini hampir sama dengan penjelasan pada menu 4.1. Penjualan 4.4.Stok Barang Keterangan 1 = Masukkan tanggal laporan Stok Barang 2 = Pilih jenis format laporan, HTML atau Ms. Excel 3 = Tombol “Lihat” untuk melihat laporan 4 = Tombol “Tutup” untuk menutup atau batal Berikut tampilan laporan stok barang 4.5.Daftar Transaksi
- 20. Website : www.sua-soft.com Keterangan : 1 = Pilih Laporan, terdiri dari : - Transaksi OK - Transaksi Batal 2 = Periode awal laporan 3 = Periode akhir laporan 4 = Jenis laporan, apakah dalam bentuk HTML atau Ms. Excel 5 = Tombol “Lihat” untuk menampilkan laporan 6 = Tombol “Tutup” untuk menutup/membatalkan 4.5.1. Tampilan Laporan Daftar Transaksi OK 4.5.2. Tampilan Laporan Daftar Transaksi Batal 4.6.Kwitansi Keterangan : 1 = No Faktur 2 = Melihat kwitansi 3 = Mengekspor kwitansi dalam bentuk Ms. Excel 4 = Menutup form
- 21. Website : www.sua-soft.com 4.7.Mutasi Produk Keterangan : 1 = Laporan Mutasi Produk 2 = Periode awal laporan 3 = Periode akhir laporan 4 = Jenis laporan, apakah dalam bentuk HTML atau Ms. Excel 5 = Tombol “Lihat” untuk menampilkan laporan 6 = Tombol “Tutup” untuk menutup/membatalkan 5. Menu “Tentang” Menu yang menampilkan logo Sua-Soft S E L E S A I