Phan 4
- 1. TOPICA THCN-ver 0.1 TIN HỌC CƠ BẢN Chương 1 4 CHƯƠNG TRÌNH BẢNG TÍNH Chương này bao gồm • Bài 1: Làm quen với excel • Bài 2: Làm việc với ô, hàng, cột trang tính • Bài 3: Định dạng trang tính • Bài 4: Làm việc với biểu đồ • Bài 5: Thực hiện các tính toán • Bài 5: In trang tính Copyright © 2006 Trung tâm nghiên cứu và tư vấn về quản lý Phòng 312, nhà A17, số 17 Tạ Quang Bửu, Hà Nội.
- 2. Bài 1 THCN-ver 0.1 TOPICA LÀM QUEN VỚI EXCEL 2 Microsoft Excel là một chương trình bảng tính cho phép bạn tổ chức, định dạng và tính toán dữ liệu số. Excel hiển thị dữ liệu theo dạng thức hàng-và-cột, với đường đứt quãng ngăn giữa các hàng và cột, tương tự như các sổ cái kế toán hay giấy đồ thị. Kết quả là Excel rất phù hợp để làm việc với dữ liệu số đối với kế toán, nghiên cứu khoa học, ghi dữ liệu thống kê, và nhiều tình huống khác mà việc tổ chức dữ liệu dưới dạng thức như bảng có thể có ích. Giáo viên thường ghi thông tin điểm của học viên trong Excel, và người quản lí thường cất danh sách dữ liệu - như bản ghi kho hay bản ghi nhân viên - trong Excel. Bài học này giúp bạn làm quen với Excel thông qua một số thao tác cơ bản như khởi động Excel, tạo sổ tính mới và lưu sổ tính vào đĩa cứng. • Nắm được các khái niệm cơ bản về Excel: Cửa sổ làm việc, sổ tính và trang tính. • Khởi động Excel, tạo một sổ tính mới rồi lưu sổ tính vào đĩa cứng. • Khởi động Excel • Thám hiểm cửa sổ Ex-cel • Giới thiệu về sổ tính và trang tính • Mở một hoặc nhiều sổ tính • Tạo sổ tính mới • Lưu sổ tính và thoát khỏi Excel Mục tiêu Kết thúc bài học này bạn có thể
- 3. TOPICA THCN-ver 0.1 3 1.2 THÁM HIỂM CỬA SỔ EXCEL Để khởi động Excel, bạn có thể thực hiện theo một trong hai cách sau Cách 1: Từ nút START của Windows Nhấp chuột vào nút Start, chọn Programs, chọn Microsoft Office, chọn Microsoft Office Excel 2003. Cách 2: Sử dụng biểu tượng lối tắt Excel trên màn hình nền của Windows. Nhấp đúp chuột vào biểu tượng lối tắt Microsoft Office Excel 2003 trên màn hình nền. Sau khi khởi động, của sổ chương trình Excel xuất hiện như dưới đây: Giao diện của chương trình bảng tính Excel có các thành phần chính như minh họa dưới đây: Nội dung 1.1 KHỞI ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH EXCEL
- 4. THCN-ver 0.1 TOPICA 1.3 KHÁI NIỆM VỀ SỔ TÍNH VÀ TRANG TÍNH 4 Giải thích các thành phần trong cửa sổ Excel • Thanh tiêu đề: Cho biết tên chương trình ứng dụng, tên của tệp tin đang được mở. • Thanh công cụ: Cung cấp các nút lệnh cho phép thao tác nhanh với bảng tính thông qua thao tác nhấp chuột vào các nút lệnh này. • Thanh công thức: Hiển thị địa chỉ ô dữ liệu, nội dung ô dữ liệu, cho phép nhập và chỉnh sửa nội dung dữ liệu cũng như công thức chứa trong ô hiện tại. • Thanh cuộn ngang/dọc: Cho phép hiển thị các nội dung bị che khuất. • Vùng trang tính: Là nơi chứa dữ liệu của trang tính. • Thanh trạng thái: Hiển thị thông tin về bảng tính, về trạng thái soạn thảo, kết quả cộng đơn giản… • Thẻ trang tính: Cho bạn biết đang làm việc với trang tính nào và cho phép bạn di chuyển giữa các trang tính. Sau khi khởi động chương trình Excel, chúng ta có một sổ tính (workbook). Trong sổ tính có nhiều trang tính (worksheet). Một sổ tính có thể chứa tối đa 255 trang tính. Mỗi trang tính gồm 256 cột được đánh chỉ số theo vần chữ cái A,B,C..Z, AA , AB, AC…và 65536 hàng được đánh số từ 1, 2, 3, …, 65536. Dưới đây là hình minh họa cách đánh chỉ số hàng, cột trong Excel:
- 5. TOPICA THCN-ver 0.1 5 1.4 MỞ MỘT HOẶC NHIỀU SỔ TÍNH Theo mặc định mỗi lần tạo sổ tính mới, Excel tạo ra 3 trang tính và đặt tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3, sau này bạn có thể chèn thêm các trang mới và chúng được đặt tên tăng dần là sheet4, sheet5,… Hình minh họa các trang tính Sheet1, Sheet2, Sheet3 • Ô – Cell Ô của trang tính là giao của một cột và một hàng. Ô trên trang tính có địa chỉ viết theo trật tự xác định gồm chữ cái tên cột đứng trước và số thứ tự hàng đứng sau. Ví dụ địa chỉ ô đầu tiên là A1 và địa chỉ của ô cuối cùng trên bảng tính là IV65536. Địa chỉ ô A1 Mở một sổ tính 1) Nhấp chuột vào biểu tượng OPEN hoặc mở thực FILE, chọn lệnh OPEN. Hộp thoại Open xuất hiện. 2) Chọn thư mục chứa sổ tính cần mở thông qua ô Look in. 3) Chọn sổ tính cần mở rồi nhấp Open, hoặc: Nhấp đúp chuột vào tên bảng tính cần mở.
- 6. THCN-ver 0.1 TOPICA 1.5 TẠO SỔ TÍNH MỚI 6 Mở nhiều sổ tính cùng lúc 4) Nhấp chuột vào biểu tượng OPEN hoặc mở thực FILE, chọn lệnh OPEN. Hộp thoại Open xuất hiện. 5) Chọn thư mục chứa các sổ tính cần mở thông qua ô Look in. 6) Nhấp chuột vào sổ tính đầu tiên, ấn và giữ phím Ctrl. 7) Nhấp chuột vào các sổ tính cần mở. 8) Nhấp nút Open. Chú ý: Để mở nhiều bảng tính liên tiếp nhau, thay vì ấn phím Ctrl sau khi chọn bảng tính đầu tiên, bạn ấn, giữ phím Shift rồi nhấp chuột vào bảng tính cuối cùng trong dãy các bảng tính cần mở rồi nhấp nút Open. Tạo sổ tính mới theo mẫu khuôn mặc định Bạn nhấp chuột vào biểu tượng NEW trên thanh công cụ chuẩn hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + N. Tạo sổ tính mới theo khuôn mẫu lựa chọn Khuôn mẫu sổ tính: Thông thường, khi làm việc với các sổ tính, bạn muốn sử dụng cùng một cách trình bày dữ liệu hay cấu trúc của bảng tính. Mỗi khi tạo một sổ tính mới, bạn có thể vẽ lại từ đầu hoặc sử dụng từ một khuôn mẫu sổ tính đã có sẵn. Các khuôn mẫu sổ tính được lưu với phần mở rộng là .xlt và khi chúng được sử dụng để tạo ra sổ tính mới, một bản sao của bảng gốc được tạo ra. Cấu trúc và định dạng của bảng gốc vẫn được giữ nguyên. Để tạo khuôn mẫu sổ tính, trước tiên bạn cần tạo mới một sổ tính chứa tất cả các thành phần định dạng, sau đó lưu lại dưới dạng tệp tin .xlt. Bạn thực hiện các bước sau để mở một số tính mới theo khuôn mẫu sẵn có: 1) Mở thực đơn FILE, chọn lệnh NEW.
- 7. TOPICA THCN-ver 0.1 7 1.6 LƯU SỔ TÍNH VÀ THOÁT KHỎI EXCEL Ô New Templates xuất hiện bên phía phải cửa sổ Excel. 2) Trong phần Templates, chọn On my computer. Hộp thoại Templates xuất hiện. 3) Nhấp chuột vào khuôn mẫu rồi nhấp nút OK. Lưu sổ tính Bạn thực hiện các bước sau đây để lưu sổ tính: 1) Nhấp chuột vào biểu tượng SAVE trên thanh công cụ chuẩn hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + S Hộp thoại Save as xuất hiện. 2) Nhấp vào ô Save in để chọn thư mục sẽ lưu sổ tính (mặc định là thư mục
- 8. THCN-ver 0.1 TOPICA 8 My Document). 3) Nhập tên sổ tính vào ô File name. 4) Nhấp nút Save hoặc ấn phím Enter để ghi sổ tính. Đóng sổ tính Để đóng sổ tính sau khi làm việc, bạn mở thực đơn FILE, chọn lệnh CLOSE hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + W. Chú ý: Nếu bạn chưa lưu sổ tính và chọn chức năng này, chương trình Excel sẽ hiển thị thông báo nhắc bạn lưu sổ tính. • Chọn Yes: Sẽ xuất hiện hộp thoại Save as để bạn đặt tên cho sổ tính (hoặc tự động lưu thêm nội dung vào sổ tính đã được đặt tên) sau đó Excel sẽ đóng sổ tính lại. • Chọn No: Excel sẽ không lưu các sửa đổi mà bạn vừa thực hiện, sau đó đóng sổ tính đang làm việc. • Chọn Cancel: Hủy bỏ hộp thoại này, tiếp tục quay về làm việc với sổ tính.
- 9. TOPICA THCN-ver 0.1 TỔNG KẾT BÀI 9 Trong bài học này bạn đã học các nội dung: • Khởi động Excel • Thám hiểm cửa sổ Excel • Khái niệm về sổ tính và trang tính • Mở một hoặc nhiều sổ tính đã có • Tạo sổ tính mới • Lưu sổ tính và thoát khỏi Excel CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP 1. Ô (cell) trong Excel là gì? 2. Một sổ tính hỗ trợ tối đa bao nhiêu trang tính? 3. Số trang tính mặc định trong một sổ tính là bao nhiêu? 4. Địa chỉ của ô giao điểm giữa hàng thứ hai và cột thứ hai là gì? 5. Mở chương trình Excel rồi tạo ba sổ tính mới và đặt tên cho các sổ tính này là BAITAP1.xls, BAITAP2.xls, BAITAP3.xls. Đóng chương trình Excel.
- 10. Bài 2 THCN-ver 0.1 TOPICA LÀM VIỆC VỚI Ô, HÀNG, CỘT, 10 TRANG TÍNH Khi làm việc với Excel, bạn nhập dữ liệu (dạng số, dạng văn bản, dạng ngày tháng) vào ô. Nếu kích thước ô không hiển thị hết nội dung của dữ liệu, bạn phải tăng độ rộng/chiều cao ô. Nếu bạn cần tạo một bảng biểu mới, bạn thường thêm một trang tính mới; Bạn cũng có thể thêm một cột để chèn thông tin vào bảng hoặc xóa một dòng thông tin không cần thiết. Như vậy, trong quá trình làm việc với Excel bạn luôn phải thực hiện các thao tác đối với trang tính, hàng, cột và ô. Bài học này sẽ hướng dẫn bạn các thao tác cơ bản đó để bạn có thể tạo một bảng biểu phù hợp với nội dung cần thể hiện. • Thành thạo các thao tác đối với bảng tính, hàng, cột và ô. • Nhập các loại dữ liệu vào ô • Tìm kiếm và thay thế dữ liệu • Sắp xếp dữ liệu theo tiêu chí bạn đề ra. • Trang hiện hành và ô hiện hành • Các loại con trỏ • Nhập dữ liệu vào ô • Các thao tác chọn • Thêm, xoá hàng, cột • Thay đổi kích thước hàng, cột • Chèn, xoá ô, hàng, cột • Giấu và bỏ giấu hàng cột • Cố định và bỏ cố định hàng/cột tiêu đề Mục tiêu Kết thúc bài học này bạn có thể
- 11. TOPICA THCN-ver 0.1 11 Trang hiện hành Trên sổ tính đang làm việc, tại một thời điểm bạn chỉ có thể thao tác với các ô trên một trang tính, trang này được gọi là trang hiện hành. Sheet1 là trang tính hiện hành. Để chuyển tới trang tính khác, bạn chỉ việc thực hiện một thao tác rất đơn giản là nhấp chuột vào tên của trang tính đó. Ô hiện hành Trên trang hiện hành, tại một thời điểm bạn chỉ có thể làm việc với một ô, ô đó được gọi là ô hiện hành. Ô A1 là ô hiện hành. Trên trang hiện hành bạn sẽ thấy các loại con trỏ sau: • Con trỏ ô: xác định ô nào là ô hiện hành trên trang. Một đường bao đậm sẽ xuất hiện xung quanh ô hiện hành. • Con trỏ soạn thảo: Có hình dạng thanh đứng màu đen, nhấp nháy, xác định vị trí nhập dữ liệu cho ô. Nội dung 2.1 Ô HIỆN HÀNH, TRANG HIỆN HÀNH 2.2 CÁC LOẠI CON TRỎ
- 12. THCN-ver 0.1 TOPICA 12 Các phím thường dùng • Con trỏ chuột: thay đổi hình dạng tùy thuộc từng vị trí của nó trên bảng tính. • Phím Tab: di chuyển con trỏ ô sang phải một cột. • Phím Enter: di chuyển con trỏ ô xuống dòng dưới và kết thúc việc nhập/sửa dữ liệu. • Các phím mũi tên ←↑→↓: di chuyển con trỏ ô sang trái, lên trên, sang phải và xuống dưới một cột/hàng. • Ctrl + Home: di chuyển con trỏ ô về ngay ô A1. Nhập dữ liệu • Di chuyển con trỏ ô đến ô cần nhập dữ liệu. • Nhập vào dữ liệu từ bàn phím, sử dụng các phím Backspace và Delete để xóa kí tự. Sử dụng phím Home/End để di chuyển nhanh đến hàng cần nhập. • Nhấn phím ESC nếu muốn kết thúc nhập nhưng không lấy dữ liệu đã nhập. Nhấn Enter để đưa dữ liệu vừa nhập cho ô và kết thúc nhập. Chỉnh sửa dữ liệu Để chỉnh sửa dữ liệu trong ô sau khi nhập, bạn thực hiện như sau: • Di chuyển con trỏ ô đến ô cần sửa dữ liệu rồi ấn phím F2 hoặc • Nhấp đúp chuột trái vào ô cần sửa. • Chỉnh sửa dữ liệu • Nhấn Enter để kết thúc chỉnh sửa . Chú ý: Để xóa dữ liệu trong ô, bạn chọn ô cần xóa dữ liệu rồi ấn phím Delete trên bàn phím. Nhập dữ liệu kiểu số Dữ liệu kiểu số được tạo bởi các kí tự chữ số: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 và một số kí tự khác: + - ( ), / $ % . E e. Ví dụ: 789, -789, 7.89, 7.89E+08 2.3 NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô
- 13. TOPICA THCN-ver 0.1 Nếu muốn nhập số âm, bạn đánh dấu "-" trước số đó hoặc nhập số vào giữa cặp ngoặc đơn (). Để nhập số có phần thập phân, bạn sử dụng dấu "." để ngăn cách phần nguyên với phần thập phân. 13 Nhập dữ liệu kiểu ngày tháng Dữ liệu ngày tháng trong Excel được xem là kiểu số. Kiểu viết ngày tháng được hệ điều hành quy định trong mục Regional Settings trong cửa sổ Control Panel. Thông thường là nhập theo khuân mẫu dạng: tháng - ngày - năm. Ví dụ: Nếu bạn nhập vào ô nội dung 22-06-06 rồi nhấp Enter thì kết quả xuất hiện trong ô là 22- 06-06, đây không phải là trị kiểu số (do bạn gõ không đúng kiểu viết ngày tháng). Nếu bạn nhập vào ô nội dung 06-22-06 rồi nhấp Enter thì kết quả xuất hiện trong ô là 6/22/06, đây là giá trị kiểu số (do bạn gõ đúng kiểu viết ngày tháng). Excel tự động điều chỉnh số chữ số để hiển thị hết dữ liệu trong một ô. Nhưng nếu một ô đã cố định độ rộng làm cho dữ liệu số không thể hiển thị được hết thì bạn sẽ nhìn thấy dạng thông báo "#######". Chú ý: • Giá trị của dữ liệu số sau khi nhập là không thay đổi khi chúng ta thay đổi lại khuôn dạng hiển thị dữ liệu trên màn hình. • Khi nhập dữ liệu kiểu số, mặc định dữ liệu sẽ được căn lề phải ô dữ liệu. Nhập dữ liệu kiểu văn bản Dữ liệu kiểu văn bản được tạo bởi các kí tự chữ, số hoặc khoảng trống. Ví dụ: • 10A109: là dữ liệu kiểu văn bản vì có kí tự A. • 207 128: là dữ liệu kiểu văn bản vì có kí tự trắng (dấu cách). Khi số kí tự nhập vào lớn hơn độ rộng của của ô và ô bên phải còn trống thì Excel tiếp tục hiển thị phần kí tự còn lại của ô đó sang bên phải. Khi số kí tự nhập vượt quá độ dài của ô và ô bên phải đã có dữ liệu thì Excel che dấu các kí tự vượt quá ô. Điều này không làm ảnh hưởng đến giá trị đã nhập của ô.
- 14. THCN-ver 0.1 TOPICA 2.4 CÁC THAO Chọn ô TÁC CHỌN 14 Để nhập dãy số theo kiểu văn bản, ví dụ nhập vào dãy số chứng minh nhân dân của một người, chúng ta nhập kí tự đầu tiên là kí tự ép kiểu, gồm: kí tự nháy đơn ( ' ), kí tự nháy kép ("). Sau khi nhập, dữ liệu của ô không chứa kí tự ép kiểu. • Chọn một ô: Để chọn một ô, bạn nhấp chuột vào ô cần chọn hoặc di chuyển con trỏ ô đến ô đó. • Chọn vùng ô liên tục hình chữ nhật Bạn thực hiện theo các bước sau: 1) Nhấp chuột vào ô trên cùng bên trái của vùng cần chọn. 2) Ấn và giữ phím Shift rồi kích chuột vào ô dưới cùng bên phải. 3) Nhả phím Shift để kết thúc việc chọn. Chú ý: 1) Bạn có thể nhanh chóng thay đổi vùng chọn bằng cách nhấp chuột thay đổi ô dưới cùng bên phải mà bạn không cần phải làm lại từ đầu. 2) Nếu bạn quen dùng chuột bạn thực hiện thao tác này như sau: nhấp chuột vào ô đầu tiên trong vùng cần chọn, giữ phím chuột rồi kéo di theo đường tréo của vùng cần chọn, kết thúc bạn nhả phím chuột. 3) Địa chỉ của vùng chọn sẽ được hiển thị theo khuân dạng: Địa chỉ ô đầu:Địa chỉ ô cuối. Ví dụ vùng ô ở hình dưới đây là: B1:D4. Chọn vùng ô theo hình chữ nhật. • Chọn vùng ô rời rạc Bạn thực hiện theo các bước sau: 1) Chọn ô hoặc vùng ô liên tiếp theo hình chữ nhật. 2) Ấn và giữ phím Ctrl trong khi chọn một ô hoặc vùng ô liên tục tiếp theo. 3) Nhả phím Ctrl khi kết thúc.
- 15. TOPICA THCN-ver 0.1 15 Chọn vùng ô rời rạc. Chọn cột • Chọn một cột: bạn nhấp chuột vào tên của cột cần chọn trên đường viền ngang. • Chọn dãy cột liên tục: 1) Nhấp vào tên cột đầu tiên trong dãy cột cần chọn. 2) Ấn và giữ phím Shift rồi nhấp vào tên cột cuối cùng của dãy. 3) Thả phím Shift khi kết thúc. • Chọn dãy cột rời rạc 1) Chọn cột hoặc dãy cột liền nhau. 2) Ấn và giữ phím Ctrl trong khi bạn nhấp chọn cột hoặc dãy cột tiếp theo. 3) Thả phím Ctrl khi kết thúc. Dãy cột chọn rời rạc A, C:D, F. Chọn hàng • Chọn một hàng: Nhấp chuột vào số thứ tự dòng có trên đường viền dọc. • Chọn dãy dòng liền kề nhau 1) Nhấp chuột vào số thứ tự dòng đầu tiên (trên cùng hoặc dưới cùng của dãy) trên đường viền dọc. 2) Giữ và ấn phím Shift và nhấp vào số thứ tự dòng sau cùng của dãy. 3) Thả phím Shift khi kết thúc. • Chọn dãy hàng rời rạc 1) Chọn một hàng hoặc dãy hàng liên tục.
- 16. THCN-ver 0.1 TOPICA 2.5 THÊM, XÓA Ô, HÀNG, CỘT 16 2) Ấn và giữ phím Ctrl trong khi nhấp chọn hàng hoặc dãy hàng tiếp theo. 3) Kết thúc thả phím Ctrl. Chọn dãy hàng rời rạc 2,4:6, 9. Chọn toàn bộ bảng tính Bạn có thể thực hiện theo một trong hai cách sau: • Nhấp chuột vào nút giao nhau của đường viền ngang và đường viền dọc. • Bấm tổ hợp phím Ctrl + A. Thêm hàng Bạn thực hiện các bước sau để thêm hàng: 1) Chọn số hàng bạn cần thêm. 2) Mở thực đơn Insert, chọn Rows (hoặc nhấp chuột phải vào các hàng bạn vừa chọn rồi chọn lệnh Insert từ hộp lệnh thả xuống). Xóa hàng
- 17. TOPICA THCN-ver 0.1 17 Bạn thực hiện các bước sau để xóa hàng: 1) Chọn các hàng cần xóa. 2) Mở thực đơn Edit, chọn Delete (hoặc nhấp chuột phải vào các hàng bạn vừa chọn rồi chọn lệnh Delete từ hộp lệnh thả xuống). Thêm cột Bạn thực hiện các bước sau để thêm cột: 1) Chọn số cột bạn cần thêm. 2) Mở thực đơn Insert, chọn Columns (hoặc nhấp chuột phải vào các cột bạn vừa chọn rồi chọn lệnh Insert từ hộp lệnh thả xuống). Xóa cột Bạn thực hiện các bước sau để xóa cột: 1) Chọn các cột cần xóa. 2) Mở thực đơn Edit, chọn Delete (hoặc nhấp chuột phải vào các cột bạn vừa chọn rồi chọn lệnh Delete từ hộp lệnh thả xuống). Thêm ô/vùng ô Bạn thực hiện các bước sau để thêm ô hoặc một vùng ô: 1) Chọn ô hoặc vùng ô cần thêm. 2) Mở thực đơn Insert và chọn Cells (hoặc nhấp chuột phải vào ô hoặc vùng ô vừa chọn và chọn lệnh Insert trong hộp lệnh thả xuống). Hộp thoại Insert xuất hiện. 3) Chọn mục phù hợp rồi nhấp OK. Giải thích các mục trong hộp thoại Insert:
- 18. THCN-ver 0.1 TOPICA 2.6 THAY ĐỔI KÍCH THƯỚC 18 • Shift cells right: Chèn ô hoặc vùng ô trống và đẩy các ô bên phải vị trí chèn sang bên phải. • Shift cells down: Chèn ô hoặc vùng ô trống và đẩy các ô nằm dưới vị trí chèn xuống dưới. • Entire row: Chèn dòng trống và đẩy các dòng từ vị trí chèn xuống dưới. • Entire column: Chèn cột trống và đẩy các cột từ vị trí chèn sang phải. Xóa ô/vùng ô Bạn thực hiện các bước sau để xóa ô hoặc một vùng ô: 1) Chọn ô hoặc vùng ô cần xóa. 2) Mở thực đơn Insert và chọn Delete (hoặc nhấp chuột phải vào ô hoặc vùng ô vừa chọn và chọn lệnh Delete trong hộp lệnh thả xuống). Hộp thoại Delete xuất hiện. 3) Chọn mục phù hợp rồi nhấp OK. Giải thích các mục trong hộp thoại Delete: • Shift cells left: Xóa ô hoặc vùng ô và đẩy các ô bên phải vị trí xóa sang bên trái. • Shift cells up: Xóa ô hoặc vùng ô và đẩy các ô nằm dưới vị trí xóa lên trên. • Entire row: Xóa cả dòng và đẩy các dòng từ vị trí xóa lên trên. • Entire column: Xóa cả cột và đẩy các cột từ vị trí xóa sang trái. Chiều rộng cột được đặc trưng bởi cạnh trái và cạnh phải. Chiều cao hàng được đặc trưng bởi mép trên và mép dưới.
- 19. TOPICA THCN-ver 0.1 19 Co giãn kích thước cột Bạn thực hiện các bước sau để có giãn kích thước cột: 1) Di chuyển con trỏ vào cạnh phải tiêu đề cột sao cho con trỏ chuột biến thành mũi tên hai chiều. 2) Nhấn và giữ phím chuột rồi kéo di sang phải hoặc trái để tăng hoặc giảm kích thước của cột. Tăng hoặc giảm độ rộng nhiều cột cùng lúc 1) Chọn dãy các cột cần phải co, giãn kích thước. 2) Di con trỏ chuột vào cạnh phải của một cột trong vùng chọn sao cho con trỏ chuột biến thành mũi tên hai chiều. 3) Nhấn và di chuột sang phải hoặc trái để tăng hoặc giảm độ rộng các cột. Đặt độ rộng bằng nhau cho nhiều cột Bạn làm theo các bước sau để đặt độ rộng bằng nhau cho nhiều cột: 1) Chọn các cột cần đặt độ rộng bằng nhau. 2) Mở thực đơn Format, chọn Column, chọn Width Hộp thoại Column Width xuất hiện. 3) Nhập kích thước cột vào ô Column width và nhấp nút OK để kết thúc. Thay đổi chiều cao hàng Bạn thực hiện các bước sau để thay đổi chiều cao một hàng/nhiều hàng 1) Chọn hàng hoặc các hàng muốn thay đổi. 2) Di chuyển con trỏ chuột đến mép dưới của một hàng. 3) Nhấn và kéo di chuột lên trên hoặc xuống dưới để thay đổi chiều cao hàng. Đặt chiều cao bằng nhau cho nhiều hàng Bạn làm theo các bước sau để đặt chiều cao bằng nhau cho nhiều hàng: 1) Chọn các hàng cần đặt chiều cao bằng nhau. 2) Mở thực đơn Format, chọn Row, chọn Height Hộp thoại Row Height xuất hiện.
- 20. THCN-ver 0.1 TOPICA 2.7 GIẤU VÀ BỎ GIẤU HÀNG/ CỘT 20 3) Nhập chiều cao cho hàng trong ô Row height, nhấp OK để kết thúc. Giấu hàng 1) Chọn hàng (hoặc dãy hàng) cần giấu. 2) Mở thực đơn Format, chọn Row rồi chọn Hide (hoặc nhấp chuột phải vào vùng hàng vừa chọn rồi chọn lệnh Hide từ hộp lệnh thả xuống). Hiện hàng bị giấu 1) Chọn vùng các hàng trong đó có chứa các hàng bị ẩn (ở ví dụ trên bạn phải chọn khoảng hàng từ 1:5 vì các hàng 2:4 đã bị ẩn). 2) Mở thực đơn Format, chọn Row rồi chọn Unhide (hoặc nhấp phải chuột vào vùng hàng vừa chọn rồi chọn lệnh Unhide từ hộp lệnh thả xuống). Giấu cột 1) Chọn cột (hoặc dãy cột) cần giấu. 2) Mở thực đơn Format, chọn Column rồi chọn Hide (hoặc nhấp phải chuột vào vùng cột vừa chọn rồi chọn lệnh Hide từ hộp lệnh thả xuống).
- 21. TOPICA THCN-ver 0.1 21 2.8 CỐ ĐỊNH VÀ BỎ CỐ ĐỊNH HÀNG/CỘT TIÊU ĐỀ Hiện cột bị giấu 1) Chọn vùng các cột trong đó chứa cột (dãy cột) bị giấu. 2) Mở thực đơn Format, chọn Column rồi chọn Unhide (hoặc nhấp phải chuột vào vùng cột vừa chọn, chọn lệnh Unhide từ hộp lệnh thả xuống). Cố định hàng/cột tiêu đề Khi nhập trang tính có nhiều cột, nhiều hàng, bạn sẽ có nhu cầu cố định một số hàng và cột trên trang tính trong khi các hàng và cột tiếp theo vẫn được cuộn. Bạn thực hiện việc này như sau: 1) Nhấp chọn ô nằm sau các cột/hàng cần cố định. 2) Mở thực đơn Window, chọn Freeze panens. 3) Hủy bỏ cố định hàng/cột tiêu đề Mở thực đơn Window, chọn Unfreeze panens.
- 22. THCN-ver 0.1 TOPICA 2.9 CÁC THAO TÁC ĐỐI VỚI TRANG TÍNH 22 Di chuyển giữa các trang tính Một sổ tính có nhiều trang tính. Để chuyển tới một trang tính, bạn nhấp chuột vào tên trang tính (hoặc ấn các tổ hợp phím Ctrl + PageUp / Ctrl + PageDown). Thêm trang tính Mặc định mỗi sổ tính bảng tính khi mới tạo sẽ có 3 trang tính được đặt tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3. Để thêm trang bảng tính bạn thực hiện các bước sau: 1) Nhấp chuột phải vào tên của một trang tính bất kỳ chọn Insert từ hộp lệnh thả xuống. Hộp thoại Insert xuất hiện. 1) Chọn mẫu trang tính cần thêm mới trong thẻ General. 2) Nhấp nút OK. Xóa trang tính 1) Nhấp chọn trang tính cần xóa. 2) Mở thực đơn Edit, chọn Delete Sheet (hoặc nhấp chuột phải vào tên trang bảng tính cần xóa, chọn Delete). Chú ý: khi thực hiện thao tác này bạn sẽ không thể khôi phục lại được dữ liệu trong trang tính vừa xóa, do vậy bạn cần hết sức lưu ý. Nhân bản trang tính Với thao tác này bạn sẽ tạo ra các trang tính giống hệt nhau, điều này là rất quan trọng khi bạn làm việc trên các sổ tính có cấu trúc tương tự nhau, ví dụ: bảng lương, bảng bán háng hóa,… Bạn thực hiện chức năng này như sau: 1) Nhấp chọn trang tính cần tạo bản sao. 2) Mở thực đơn Edit, chọn Move or Copy (hoặc nhấp phải chuột vào tên
- 23. TOPICA THCN-ver 0.1 23 2.10 TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ trang tính cần tạo bản sao, chọn Move or copy từ hộp lệnh thả xuống). Hộp thoại Move or copy xuất hiện. 3) Trong hộp To book: nhấp chọn tên sổ tính sẽ chứa bản sao của trang bảng tính vừa chọn. 4) Trong mục Before sheet: nhấp chọn vị trí đặt bản sao (bản sao này sẽ được đặt trước trang bảng tính nào). 5) Nhấp vào ô Creat a copy để tạo bản sao (nếu không chọn mục này, Excel sẽ thực hiện chức năng di chuyển trang tính). 6) Nhấp nút OK. Đổi tên trang tính 1) Nhấp đúp vào tên trang tính cần đổi tên. 2) Nhập vào tên mới. 3) Ấn Enter từ bàn phím hoặc nhấp chuột ra vùng trang tính. 1) Tìm kiếm dữ liệu 2) Mở thực đơn Edit, chọn Find (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + F từ bàn phím) Hộp thoại Find and Replace xuất hiện.
- 24. THCN-ver 0.1 TOPICA 24 2) Nhập dữ liệu cần tìm kiếm trong ô Find what. 3) Nhấp nút Find Next để tìm kiếm. 4) Nếu tìm thấy dữ liệu, con trỏ ô sẽ tự động chuyển về ô có chứa dữ liệu đó. 5) Nếu chọn Find all, Excel sẽ tự động tìm kiếm trên toàn bộ trang tính và hiển thị danh sách địa chỉ các ô có chứa dữ liệu tìm được trong ô bên dưới hộp thoại. 6) Nhấp nút Close để kết thúc tìm kiếm. Thay thế dữ liệu 1) Mở thực đơn Edit, chọn Replace (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + H). Hộp thoại Find and Replace xuất hiện. 2) Nhập dữ liệu cần tìm kiếm để thay thế trong ô Find what. 3) Nhập dữ liệu thay thế trong ô Replace with. 4) Nhấp nút Find next để tìm kiếm. 5) Nhấp Replace để thay thế lần lượt. 6) Nếu chọn Find all, Excel sẽ tự động tìm kiếm trên toàn bộ trang tính và hiển thị danh sách địa chỉ các ô có chứa dữ liệu tìm được trong ô bên dưới hộp thoại. 7) Nếu chọn Replace all, Excel sẽ tự động thay thế tất cả dữ liệu tìm được bằng dữ liệu có trong ô Replace with. 8) Nhấp nút Close để kết thúc. Khái niệm vùng dữ liệu: Là vùng địa chỉ có ít nhất hai hàng, trong đó hàng đầu chứa tiêu đề của vùng dữ liệu, hàng tiếp theo chứa nội dung của vùng dữ liệu gọi là bản ghi (Record). Các vùng dữ liệu được cách nhau bởi một cột trống và một hàng trống.
- 25. TOPICA THCN-ver 0.1 25 Để sắp xếp dữ liệu bạn thực hiện như sau: 1) Di chuyển con trỏ ô vào vùng dữ liệu cần sắp xếp. 2) Mở thực đơn Data, chọn Sort. Hộp thoại Sort xuất hiện. 3) Nếu chọn Header row, Excel sẽ tự động chọn toàn bộ vùng dữ liệu cần sắp xếp và không chọn phần tiêu đề vùng dữ liệu. 4) Nếu chọn No header row, Excel sẽ tự động chọn toàn bộ vùng dữ liệu cần sắp xếp và bao gồm cả phần tiêu đề của vùng dữ liệu. 5) Trong ô Sort by, nhấp chọn cột tham gia làm điều kiện sắp xếp chính. 6) Trong các ô Then by, chọn cột tham gia làm điều kiện sắp xếp tiếp theo. 7) Nếu chọn Ascending, Excel sắp xếp dữ liệu theo chiều tăng dần. 8) Nếu chọn Descending, Excel sắp xếp dữ liệu theo chiều giảm dần. 9) Kết thúc nhấp OK. 2.11 SẮP XẾP DỮ LIỆU
- 26. THCN-ver 0.1 TOPICA 26 Tóm lược Câu hỏi ôn tập Trong bài học này bạn đã học các nội dung: • Trang hiện hành và ô hiện hành • Các loại con trỏ • Nhập dữ liệu vào ô • Các thao tác chọn • Thêm, xoá hàng, cột • Thay đổi kích thước hàng, cột • Chèn, xoá ô, hàng, cột • Giấu và bỏ giấu hàng cột • Cố định và bỏ cố định hàng, cột • Di chuyển giữa các trang tính • Thêm, xoá, nhân bản, đổi tên trang tính 1. Hình dáng con trỏ ô, con trỏ nhập như thế nào? 2. Tại một thời điểm bạn có thể nhập dữ liệu vào mấy ô? 3. Trình bày hai cách nhập số âm. 4. Trình bày cách tìm kiếm và thay thế dữ liệu trong Excel. 5. Trình bày cách sắp xếp dữ liệu trong Excel. 6. Trình bày cách thêm 5 hàng. 5. Mở Excel và tạo một bảng có nội dung như dưới đây: Lưu ý: Bạn có thể không cần tạo đường viền (do nội dung này chưa học). 8. Dùng chức năng tìm kiếm và thay thế để thay thế “Điểm toán” bằng “Điểm lý”. 9. Sắp xếp theo thứ tự giảm dần của cột “Điểm Trung bình”. 10. Lưu trang tính trong tệp tin: Bai2.xls.
- 27. TOPICA THCN-ver 0.1 27 ĐỊNH DẠNG TRANG TÍNH Trong bài này, bạn sẽ học cách định dạng văn bản, đinh dạng số và định dạng ngày tháng. Bạn cũng sẽ học cách thêm các đường viền quanh các ô được chọn và học cách kết hợp nhiều ô thành một ô đơn nhất. • Định dạng các dữ liệu trong trang tính và trình bày trang tính đẹp mắt. Bài 3 • Định dạng số • Định dạng ngày tháng • Định dạng văn bản • Căn lề • Tạo đường viền • Hợp nhất ô Mục tiêu Kết thúc bài học này bạn có thể
- 28. THCN-ver 0.1 TOPICA 28 Bạn thực hiện các bước sau để định dạng dữ liệu số: 1) Chọn ô dữ liệu muốn định dạng. 2) Nhấp thực đơn Format, chọn Cells. Hộp thoại Format cells xuất hiện. 3) Chọn thẻ Number. 4) Chọn mục Number trong nhóm định dạng Catgory. 5) Trong ô Decimal places: nhập vào số chữ số được hiển thị sau dấu thập phân. 6) Nếu nhấp chọn vào Use 1000 sperator (,), Excel sẽ sử dụng dấu phẩy (,) để ngăn cách nhóm hàng nghìn (3 chữ số) của số có nhiều chữ số. Ví dụ: 1,000,000. 7) Nhấp nút OK Chú ý: Dù bạn đã định dạng như ở trên nhưng giá trị nhập trong ô không hề thay đổi. 1) Chọn các ô cần định dạng. 2) Nhấp thực đơn Format, chọn Cells. Hộp thoại Format cell xuất hiện. 3) Chọn mục Date trong nhóm định dạng Category. 4) Nhấp mục Locale (location) để chọn định dạng ngày cho từng khu vực. 5) Trong ô Type chọn kiểu định dạng ngày tháng cần sử dụng. 6) Nhấp nút OK. Nội dung 3.1 ĐỊNH DẠNG SỐ 3.2 ĐỊNH DẠNG NGÀY THÁNG Bạn thực hiện các bước sau để định dạng ngày tháng:
- 29. TOPICA THCN-ver 0.1 Chú ý: Để định dạng ngày tháng theo ý bạn, trong nhóm định dạng Category chọn Custom, nhập chuỗi kí tự dd/mm/yyyy (kiểu định dạng ngày tháng của Việt nam) vào ô type, nhấp nút OK. 29 Bạn thực hiện các bước sau để định dạng văn bản trong ô: 1) Chọn các ô cần định dạng. 2) Nhấp thực đơn Format, chọn Cells. Hộp thoại Format cell xuất hiện. 3) Chọn thẻ Font. - Trong ô Font: bạn lựa chọn phông chữ cần sử dụng. - Trong ô Font Style: bạn chọn kiểu hiển thị cho văn bản, gồm các lựa chọn: chữ thường (Regular), chữ nghiêng (Italic), chữ đậm (Bold), chữ đậm và nghiêng (Bold Italic). 3.3 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN TRONG Ô
- 30. THCN-ver 0.1 TOPICA 30 - Trong ô size: bạn nhấp chọn cỡ chữ (hoặc nhập trực tiếp giá trị độ lớn của chữ vào ô size). - Trong ô Underline: bạn chọn kiểu chữ gạch chân, mặc định là none (không sử dụng chức năng này), có hai lựa chọn thường dùng là: gạch chân đơn (Single ) và gạch chân đôi (Double). - Trong ô Color: bạn chọn màu cho văn bản, mặc định là màu đen (Automatic). - Ngoài các chức năng trên, Excel còn cung cấp một số hiệu ứng trong mục Effect với các lựa chọn sau: chữ bị gạch ngang (Strikethrough), chữ chỉ số trên (Superscript), chữ chỉ số dưới (Subscript). - Để kết thúc định dạng nhấp nút OK. Chú ý: Bạn nên quan sát màn hình Preview để biết kết quả định dạng. Theo mặc định, khi nhập dữ liêu vào ô, nếu dữ liệu là văn bản, nó sẽ tự động được căn lề trái, dữ liệu là số sẽ được căn phải. Cách nhanh nhất để căn lề cho văn bản là sử dụng các nút căn lề trên thanh công cụ Formatting: Nếu chọn phương pháp căn lề thông qua các nút lệnh trên thanh công cụ, bạn chỉ có thể căn lề theo chiều ngang của ô, để căn lề theo chiều dọc của ô bạn thực hiện như sau: 1) Chọn các ô cần căn lề. 2) Mở thực đơn Format, chọn Cells. Hộp thoại Format cell xuất hiện. 3) Chọn thẻ Alignment. 3.4 CANH LỀ DỮ LIỆU TRONG Ô
- 31. TOPICA THCN-ver 0.1 4) Nhấp vào ô Vertical để chọn kiểu căn lề theo chiều dọc, với các lựa chọn: 31 căn lề trên (Top), căn lề dưới (Bottom), căn giữa ô (Center). 5) Nhấp nút OK. Khi quan sát một trang tính, bạn sẽ thấy có các đường kẻ ngang và dọc tạo thành các ô địa chỉ. Thực chất đây là các đường viền ảo, để tạo đường viền cho bảng tính, bạn thực hiện như sau: 1) Chọn vùng ô cần tạo đường viền. 2) Mở thực đơn Format, chọn Cells. Hộp thoại Format cell xuất hiện. 3) Chọn thẻ Border. 4) Trong ô Style nhấp chọn kiểu đường viền. 5) Trong ô Color nhấp chọn màu viền, mặc định là màu đen (Automatic). 6) Nhấp nút Outline để tạo đường viền ngoài. 7) Nhấp nút Inside để tạo đường viền trong. 8) Nhấp nút None để hủy bỏ viền. 9) Kết thúc nhấp nút OK. Chú ý: Để thêm/bớt hoặc định dạng một đường viền nào đó, bạn chỉ cần chọn lại các thông số đường viền rồi nhấp chuột vào đường viền đó tại khung Border. Để gộp nhiều ô thành một ô, bạn thực hiện như sau: 1) Chọn các ô cần gộp thành một (các ô phải liền nhau). 3.5 TẠO ĐƯỜNG VIỀN BẢNG 3.6 HỢP NHẤT Ô
- 32. THCN-ver 0.1 TOPICA 32 2) Mở thực đơn Format, chọn Cells. Hộp thoại Format cell xuất hiện. 3) Chọn thẻ Alignment. 4) Nhấp vào lựa chọn Merge cells. 5) Nhấp nút OK. Chú ý: Để đơn giản thao tác gộp này, sau khi chọn các ô cần gộp bạn nhấp vào nút Merge and center trên thanh công cụ định dạng.
- 33. TOPICA THCN-ver 0.1 33 Tóm lược Câu hỏi ôn tập 2. Theo mặc định, dữ liệu số được căn theo lề nào? dữ liệu văn bản được căn theo lề nào? 3. Trình bày cách áp dụng đường viền cho một ô hoặc một vùng ô. 4. Trình bày cách hợp nhiều ô thành một ô. 5. Trình bày cách căn lề theo chiều thẳng đứng. 6. Tạo một sổ tính mới, nhập bảng dữ liệu dưới đây rồi lưu sổ tính vào ổ cứng (dưới tên Bai3.xls). Trong bài học này bạn đã học các nội dung: • Định dạng số • Định dạng ngày tháng • Định dạng văn bản • Căn lề • Tạo đường viền • Hợp nhất ô
- 34. THCN-ver 0.1 TOPICA 34 LÀM VIỆC VỚI BIỂU ĐỒ Tự động vẽ biểu đồ là một chức năng rất được ưa thích của bảng tính Excel. Các biểu đồ, đồ thị là những hình ảnh minh họa rất trực quan, đầy tính thuyết phục. Người xem rút ngay ra được những kết luận cần thiết từ các biểu đồ, đồ thị mà không cần giải thích dài dòng. Bạn có thể dễ dàng tạo ra nhiều kiểu biểu đồ, đồ thị khác nhau dựa vào những số liệu trên bảng tính hiện hành. Excel còn cho phép thay đổi cách trình bày, điều chỉnh đường trục, đường biểu diễn, thêm ghi chú… • Tạo một biểu đồ chuyên nghiệp. Bài 4 o Tạo biểu đồ dùng chart wizard o Di chuyển, đổi cỡ và xoá biểu đồ o Sửa đổi tiêu đề biểu đồ và thêm nhãn trục o Di chuyển và định dạng các thành phần của biểu đồ o Thay đổi kiểu biểu đồ và dữ liệu nguồn o Định dạng trục o Thêm đường lưới và Mục tiêu Kết thúc bài học này bạn có thể
- 35. TOPICA THCN-ver 0.1 Chart Wizard hướng dẫn bạn các bước của quá trình tạo một biểu đồ. Khi bạn hoàn thành từng bước, trình cài đặt sẽ nhắc để bạn chọn tiếp. Để tạo biểu đồ với Chart Wizard, bạn thực hiện như sau: 35 1) Chọn vùng dữ liệu cần biểu diễn trên biểu đồ. 2) Mở thực đơn Insert, chọn Chart (hoặc nhấp vào nút Chart Wizart trên thanh công cụ định dạng). Hộp thoại Chart wizard xuất hiện. 3) Nhấp chọn thẻ Standard Types. Trong mục Chart type: nhấp chọn kiểu biểu đồ cần sử dụng. • Column: Biểu đồ hình cột đứng. • Bar: Biểu đồ cột ngang • Line: Biểu đồ gấp khúc với các điểm đánh dấu tại mỗi giá trị dữ liệu. Nội dung 4.1 TẠO BIỂU ĐỒ DÙNG CHART WIZARD
- 36. THCN-ver 0.1 TOPICA 36 • Pie: Biểu đồ hình quạt tròn. Biểu diễn số liệu dạng phần trăm. • XY: Biểu đồ phân tán XY. So sánh dữ liệu từng đôi một. • Rada: Biểu đồ mạng nhện có các điểm đánh dấu tại mỗi giá trị dữ liệu. • Surface: Biểu đồ 3 chiều (3D). Chú ý: Khi bạn nhấp chọn một kiểu biểu đồ tại mục Chart Type, tại ô bên phải mục Chart Sub-Type sẽ hiển thị các biểu đồ con của nó, bạn nhấp chọn một biểu đồ trong danh sách đó (ví dụ ở đây chọn biểu đồ Pie). Sau khi nhấp chọn kiểu biểu đồ bạn nhấp nút Press and hold to view sample để xem trước cách hiển thị của dữ liệu bạn chọn trên biểu đồ như thế nào. 4) Nhấp nút Next để sang bước thứ hai. Hộp thoại Chart Source Data xuất hiện. Trong hộp thoại này, ở mục Data range, bạn nhấp vào biểu tượng mũi tên màu đỏ để chọn vùng dữ liệu (vì bạn đã chọn vùng dữ liệu rồi do vậy ở hộp thoại này bạn không phải chọn lại nữa, nếu thay đổi vùng dữ liệu bạn mới phải chọn lại), kết quả sau khi chọn dữ liệu, Execl sẽ mô phỏng dữ liệu bạn chọn trên biểu đồ. 5) Nhấp nút Next để sang bước thứ ba. Hộp thoại Chart Options xuất hiện.
- 37. TOPICA THCN-ver 0.1 • Nhấp thẻ Titles cho phép bạn nhập vào tiêu đề cho biểu đồ, nhãn cho các trục (biểu đồ hình Pie không có nhãn chục). • Nhấp thẻ legend cho phép bạn thêm lời ghi chú. • Nhấp thẻ Data lables cho phép bạn chọn nhãn dữ liệu nào được hiển thị trên biểu đồ. 6) Nhấp nút Next để sang bước thứ tư. 37 Hộp thoại Chart Location xuất hiện. • Nếu bạn chọn As new sheet: biểu đồ được tạo và nằm trên một trang bảng tính mới. • Nếu bạn chọn As object in: biểu đồ sẽ được tạo và nằm ở trang bảng tính mà bạn chọn trong ô bên cạnh. 7) Nhấp nút Finish để kết thúc. Biểu đồ được hiển thị như dưới đây.
- 38. THCN-ver 0.1 TOPICA 4.2 DI CHUYỂN, ĐỔI CỠ VÀ XÓA BIỂU ĐỒ 38 Biểu đồ là một đối tượng riêng biệt trong trang tính. Sau khi tạo ra chúng, bạn có thể di chuyển, co giãn kích thước và sao chép như một đối tượng hình ảnh. • Di chuyển biểu đồ 1) Chọn biểu đồ bằng cách nhấp chuột vào nó. 2) Mở thực đơn EDIT, chọn lệnh CUT. 3) Di chuyển ô hiện hành tới vị trí mới (ô này có thể nằm trên một trang tính khác). 4) Mở thực đơn EDIT, chọn lệnh PASTE. Chú ý: Bạn có thể dùng kỹ thuật kéo thả để di chuyển biểu đồ. • Sao chép biểu đồ 1) Chọn biểu đồ bằng cách nhấp chuột vào nó. 2) Mở thực đơn EDIT, chọn lệnh COPY. 3) Di chuyển ô hiện hành tới vị trí mới (ô này có thể nằm trên một trang tính khác). 5) Mở thực đơn EDIT, chọn lệnh PASTE. Chú ý: Bạn có thể dùng kỹ thuật kéo thả để sao chép biểu đồ (nhấn và giữ phím Ctrl). • Co giãn biểu đồ Bạn thực hiện các bước sau để co giãn biểu đồ: 1) Nhấp chọn biểu đồ cần co giãn. Xung quanh biểu đồ xuất hiện các ô vuông màu đen. 2) Đưa chuột đến một trong các ô vuông đó, khi chuột biến thành mũi tên hai chiều thì nhấp và giữ chuột rồi kéo chuột để thay đổi kích thước của biểu đồ. • Xóa biểu đồ Bạn thực hiện các bước sau để xóa biểu đồ: 1) Nhấp chọn biểu đồ muốn xóa.
- 39. TOPICA THCN-ver 0.1 39 2) Ấn phím Delete (hoặc chọn lệnh Delete trong thực đơn Edit). Bạn thực hiện các bước sau để sửa đổi tiêu đề biểu đồ và thêm nhãn trục: 1) Nhấp chọn biểu đồ, khi đó trên thanh thực đơn xuất hiện thực đơn Chart, 2) Nhấp thực đơn Chart, chon Chart Options. Hộp thoại Chart Options xuất hiện, bạn chọn thẻ Titles. 3) Trong ô Chart title: bạn có thể sửa hoặc tạo mới tiêu đề cho biểu đồ. 4) Nhập tiêu đề cho các trục, gồm: trục nằm ngang (category (X) axis), trục thẳng đứng (category (Y) axis). 5) Nhấp nút OK. • Di chuyển các thành phần của biểu đồ Biểu đồ được tạo ra từ các thành phần rời rạc, do vậy muốn di chuyển thành phần nào bạn chỉ việc nhấp chuột vào thành phần đó, giữ và kéo đến vị trí mới, kết thúc thả phím chuột. • Định dạng các thành phần của biểu đồ Bạn thực hiện các bước sau để định dạng một thành phần của biểu đồ: 1) Nhấp đúp chuột vào thành phần cần định dạng. Chẳng hạn bạn nhấp đúp chuột vào tiêu đề của biểu đồ thì hộp thoại Format Chart Title sẽ xuất hiện như dưới đây: 4.3 SỬA ĐỔI TIÊU ĐỀ BIỂU ĐỒ VÀ THÊM NHÃN TRỤC 4.4 DI CHUYỂN VÀ ĐỊNH DẠNG CÁC THÀNH PHẦN CỦA BIỂU ĐỒ
- 40. THCN-ver 0.1 TOPICA 4.5 THAY ĐỔI KIỂU BIỂU ĐỒ VÀ DỮ LIỆU NGUỒN 40 2) Thực hiện các thao tác định dạng đối với thành phần vừa chọn. • Thay đổi kiểu biểu đồ Bạn thực hiện các bước sau để thay đổi kiểu biểu đồ: 1) Nhấp chuột phải vào biểu đồ rồi chọn lệnh Chart type từ hộp lệnh thả xuống. Hộp thoại Chart Type xuất hiện. 2) Thực hiện lại các bước chọn kiểu biểu đồ trong mục Chart type và biểu đồ biểu diễn dữ liệu trong mục Chart sub-type. 3) Nhấp OK để kết thúc. • Thay đổi dữ liệu nguồn Bạn thực hiện các bước sau để thay đổi dữ liệu nguồn: 1) Nhấp chuột phải vào biểu đồ rồi chọn lệnh Source data từ hộp lệnh thả xuống. Hộp thoại Source data xuất hiện.
- 41. TOPICA THCN-ver 0.1 41 4.6 ĐỊNH DẠNG TRỤC 2) Nhấp vào mũi tên màu đỏ tại ô Data range để chọn lại nguồn dữ liệu cần biểu diễn. 3) Nhấp nút OK để kết thúc. Thông thường, dữ liệu lưu trữ trong các trang tính Excel cần phải được cập nhật định kỳ. Nếu bạn thay đổi dữ liệu nguồn, biểu đồ tương ứng sẽ tự động cập nhật. Khi giá trị dữ liệu thay đổi, bạn có thể cần thay đổi các khía cạnh khác nhau của các trục trong biểu đồ. Để cật nhật thay đổi này trên trục giá trị (trục Y), bạn thực hiện như sau: 1) Nhấp chuột phải vào giá trị của trục, chọn lệnh Format axis. Hộp thoại Format axis xuất hiện, bạn nhấp thẻ scale. 2) Trong hộp Minimum: nhập giá trị nhỏ nhất của trục.
- 42. THCN-ver 0.1 TOPICA 4.7 THÊM ĐƯỜNG LƯỚI VÀ MŨI TÊN 42 3) Trong hộp Maximum: nhập giá trị lớn nhất của trục. 4) Nhấp nút OK. Hệ thống đường lưới theo chiều ngang và dọc có thể giúp xác định giá trị của từng kí hiệu dữ liệu trong biểu đồ. Các mũi tên có thể được dùng để nhấn mạnh một kí hiệu dữ liệu nhất định hoặc thu hút sự chú ý đến những thông tin nhất định trên biểu đồ. • Thêm đường lưới Bạn thực hiện các bước sau để thêm đường lưới cho biểu đồ: 1) Nhấp chọn biểu đồ. 2) Mở thực đơn Chart, chọn lệnh Chart Options. Hộp thoại Chart options xuất hiện. 3) Nhấp thẻ Gridlines. 4) Trong các mục Category (X) axis và Category (Y) axis: chọn bổ sung thêm các đường lưới với tỷ lệ mau (mino gridlines), thưa (major gridlines). 5) Nhấp nút OK để kết thúc. • Thêm mũi tên Bạn thực hiện các bước sau để thêm mũi tên vào biểu đồ: 1) Nhấp nút Drawing trên thanh công cụ chuẩn. Thanh công cụ Vẽ (Drawing) xuất hiện. 2) Nhấp vào biểu tượng mũi tên trên thanh công cụ vẽ. 3) Nhấp vào một khu vực trống trên biểu đồ, giữ và kéo chuột đến vị trí mới để tạo mũi tên.
- 43. TOPICA THCN-ver 0.1 4) Nhấp chọn mũi tên và kéo nó đến vị trí mong muốn. 5) Bạn cũng có thể bổ sung thêm hộp văn bản bằng cách nhấp biểu tượng Textbox trên thanh công cụ vẽ rồi vẽ lên bảng tính, di chuyển hộp văn bản đến gần 43 mũi tên, nhập nội dung chú giải chức năng của mũi tên.
- 44. THCN-ver 0.1 TOPICA 44 Tóm lược Trong bài học này bạn đã học các nội dung: • Tạo biểu đồ dùng chart wizard • Di chuyển, đổi cỡ và xoá biểu đồ • Sửa đổi tiêu đề biểu đồ và thêm nhãn trục • Di chuyển và định dạng các thành phần của biểu đồ • Thay đổi kiểu biểu đồ và dữ liệu nguồn • Định dạng trục • Thêm đường lưới dóng và mũi tên • Xem trước và in biểu đồ Câu hỏi ôn tập 2. Hãy kể tên 5 biểu đồ bạn có thể tạo bằng Chart Wizard. 3. Hãy trình bày cách di chuyển biểu đồ trong trang tính. 4. Hãy trình bày cách di chuyển và thay đổi các thành phần trong biểu đồ. 5. Trình bày cách đổi kiểu biểu đồ đã tạo. 6. Trình bày cách thay đổi tiêu đề biểu đồ. 7. Tạo bảng số liệu dưới đây: 2. Vẽ biểu đồ hình tròn để so sánh giữa các dịch vụ (số liệu lấy từ cột tổng). 3. Thêm hệ thống lưới dòng vào biểu đồ. 4. Lưu trang tính trong tệp tin: Bai4.xls.
- 45. TOPICA THCN-ver 0.1 45 THỰC HIỆN CÁC TÍNH TOÁN Với Microsoft Excel, bạn dễ dàng thực hiện các tính toán thông thường. Bên cạnh việc cộng, trừ, nhân và chia, bạn có thể tính tổng và tính trung bình của tập các giá trị. Với các tính toán cơ sở, bạn có thể hình dung ra giá trị lợi nhuận từ thu nhập và chi tiêu, hay bạn có thể tính lương nhân viên theo giờ làm việc và mức lương. Trong bài học này, bạn học cách thực hiện các tính toán Excel cơ sở với công thức và hàm. Bạn học cách tạo ra và sửa công thức, dùng phép toán học, và dùng các hàm có sẵn của Excel. • Thực hiện tính toán dữ liệu trên bảng tính Excel. Bài 5 • Xây dựng công thức • Sao chép công thức • Biên tập công thức • Tính năng chèn hàm • Hàm SUM và Auto- Sum • Hàm Date • Các hàm thống kê cơ sở Mục tiêu Kết thúc bài học này bạn có thể
- 46. THCN-ver 0.1 TOPICA 46 Công thức được tạo ra để tính toán và trả lại giá trị cho ô bảng tính. Để nhập công thức, bạn phải nhập dấu "=" trước khi nhập nội dung công thức. Kí tự này giúp Excel nhận biết và thực hiện công thức. Ví dụ muốn tính tổng giá trị của hai ô A1 và B1 và kết quả để ở ô C1, bạn phải nhập công thức như sau: “= A1+B1” vào ô C1. Kết quả sau khi tính toán sẽ hiển thị tại ô, còn nội dung công thức (gồm cả dấu "=") có thể nhìn thấy trên thanh công thức (formular bar). Để sửa công thức, bạn thao tác như sửa văn bản thông thường. Kết thúc bạn ấn Enter để công thức được tính toán lại và trả về giá trị cho ô. • Phép toán trong công thức số học Các phép toán và kí tự được sử dụng trong công thức được liệt kê trong bảng dưới. Kí tự Diễn giải + (cộng) Phép cộng - (trừ) Phép trừ * (sao) Phép nhân / (gạch chéo) Phép chia ( ) (cặp ngoặc đơn) Toán tử trong dấu ngoặc đơn luôn được tính toán trước ^ (dấu mũ) Phép mũ. Ví dụ 2^2 (tương đương 2*2) • Phép so sánh trong công thức logic Công thức logic có kết quả trả về chỉ là TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai). Danh sách các phép so sánh được sử dụng trong công thức logic được liệt kê trong bảng dưới. Nội dung 5.1 XÂY DỰNG CÔNG THỨC
- 47. TOPICA THCN-ver 0.1 1 - Đảo dấu 2 % Lấy phần trăm 3 ^ Phép lũy thừa 4 * và / Phép nhân và chia 5 + và - Phép cộng và trừ 6 & Phép nối chuỗi, ví dụ: ="Viet" & "nam" sẽ 47 Kí tự Diễn giải = Bằng (A1 = B1) > Lớn hơn (A1>B1) < Nhỏ hơn (A1<B1) >= Lớn hơn hoặc bằng (A1>=B1) <= Nhỏ hơn hoặc bằng (A1<=B1) <> Không bằng ( A1 <> B1) • Thứ tự tính toán Khi tính toán, Excel sẽ ưu tiên các phép toán logic trước rồi mới đến các phép toán số học. Thứ tự thực hiện các phép toán số học trong Excel có mức ưu tiên như dưới đây: Thứ tự Phép toán Chức năng cho kết quả là Vietnam. 7 Các phép toán so sánh Chú ý: Để làm thay đổi trật tự tính toán, bạn chỉ được dùng dấu ngoặc đơn để nhóm các biểu thức ưu tiên cần tính trước. Ví dụ: = 5 + 3, kết quả cho 8. = (10 + 2)*2, kết quả cho 24. • Cách nhập công thức Bạn thực hiện các bước sau để nhập công thức: 1) Đưa con trỏ ô đến vị trí cần nhập công thức. 2) Nhập vào kí tự "=".
- 48. THCN-ver 0.1 TOPICA 48 3) Nhập nội dung công thức. 4) Nhấn Enter để kết thúc và thực hiện tính toán công thức. • Nhận diện các thông báo lỗi - ######: Lỗi này xảy ra khi chiều rộng cột không đủ để hiển thị kết quả tính toán. Sửa lỗi bằng cách tăng chiều rộng cột đó hoặc thu nhỏ kích thước phông chữ. Lỗi độ rộng của ô không đủ hiển thị dữ liệu. - Lỗi #VALUE! Lỗi này xảy ra do sử dụng dữ liệu hoặc toán tử tham gia vào công thức không đúng yêu cầu của công thức, ví dụ: - Công thức toán học nhưng lại tính toán trên các ô chứa dữ liệu kiểu văn bản. Sửa lỗi bằng cách nhập lại địa chỉ hoặc định dạng lại ô chứa dữ liệu. - Công thức sử dụng dữ liệu là địa chỉ ô chứa công thức khác. Sửa lỗi bằng cách thay đổi công thức. - #DIV/0! Lỗi này xảy ra khi chia một số cho số 0 hoặc mẫu số của phép tính là một ô không có dữ liệu. Sửa lỗi này bằng cách nhập công thức khác. - # NAME? Lỗi này xảy ra khi Excel không xác định được các kí tự trong công thức, ví dụ sử dụng một tên vùng ô chưa được định nghĩa. - #N/A Lỗi xảy ra khi không có dữ liệu để tính toán. - #NUM!
- 49. TOPICA THCN-ver 0.1 Lỗi xảy ra do sử dụng dữ liệu không đúng kiểu số. Cần định dạng lại dữ liệu tham gia vào công thức. Các ô là thành phần cơ sở của một bảng tính Excel. Ô có thể chứa các kết quả tính toán theo một công thức nào đó với sự tham gia của nhiều ô khác, chẳng hạn chứa tổng số của các ô trong cùng một cột. Địa chỉ ô được phép có mặt trong công thức và tự động được điều chỉnh theo thao tác sao chép công thức. Do vậy có khái niệm địa chỉ tham chiếu tuyệt đối, địa chỉ tham chiếu tương đối, địa chỉ tham chiếu hỗn hợp. 49 • Địa chỉ tham chiếu tương đối Địa chỉ tham chiếu tương đối, gọi tắt là địa chỉ tương đối, chỉ đến một ô hay các ô trong sự so sánh với một vị trí nào đó. Nếu địa chỉ này có trong công thức thì nó sẽ thay đổi theo vị trí ô nếu bạn thực hiện sao chép công thức từ một ô này đến một ô khác. Cách biểu diễn: Tên_cộtTên_hàng Ví dụ: Bạn nhập công thức trong ô A1 là “= B1 + C1”. Khi bạn sao chép công thức này tới ô A2 và A3 thì nó tự động thay đổi địa chỉ để trở thành công thức là: “=B2+ C2” và “=B3+C3”. • Địa chỉ tham chiếu tuyệt đối Địa chỉ tham chiếu tuyệt đối, gọi tắt là địa chỉ tuyệt đối, là địa chỉ không thay đổi khi bạn thực hiện sao chép công thức đến một ô dữ liệu khác. Cách biểu diễn: $Tên_cột$Tên_hàng Ví dụ: Bạn nhập công thức trong ô A1 là: “=$B$1+$C$1” và sao chép công thức này tới ô A2 và A3 thì địa chỉ vẫn không thay đổi: “ =$B$1+$C$1”. • Địa chỉ tham chiếu hỗn hợp Địa chỉ tham chiếu hồn hợp là địa chỉ có một thành phần là tương đối, một thành phần là tuyệt đối. Ví dụ: $A1, B$5. Bạn thực hiện các bước sau để sao chép công thức từ ô này sang ô khác: 1) Nhấp con trỏ ô vào địa chỉ ô có chứa công thức cần sao chép. 2) Đặt con trỏ vào góc dưới, bên phải của ô. Khi này biểu tượng chuột sẽ biến 5.2 ĐỊA CHỈ Ô DỮ LIỆU 5.3 SAO CHÉP CÔNG THỨC
- 50. THCN-ver 0.1 TOPICA 50 thành hình chữ thập mầu đen, nét đơn. 3) Nhấp và kéo chuột vào các ô cần sao chép. 4) Nhả phím chuột. Việc sửa công thức bạn đã tạo ra là dễ dàng và tương tự với việc sửa nội dung của bất kì ô nào khác. Bạn thực hiện một trong hai cách sau: 1) Nhấp đúp vào ô (hoặc chọn ô rồi ấn F2). Nhập các thay đổi của bạn, kết thúc bằng cách nhấn Enter. 2) Nhấp chọn ô; nhấp vào thanh công thức; gõ thay đổi của bạn; nhấn Enter để kết thúc. Để xoá công thức, bạn chọn ô rồi nhấn phím Delete. • Giới thiệu về hàm Hàm có thể tham gia như một phép toán trong công thức. Hàm sẽ trả về một giá trị (kiểu số, kiểu ngày tháng, kiểu kí tự,…) hay một thông báo lỗi. Dạng thức của hàm như sau: <Tên hàm> (Đối số 1, Đối số 2, …, Đối số n) Ví dụ: SUM(A2:A7). • Nhập hàm vào ô Việc nhập hàm vào ô cũng giống như nhập công thức, bạn có thể thực hiện một trong các cách sau: 1) Gõ trực tiếp hàm vào ô đó. 2) Nhấp chọn ô rồi nhập hàm vào thanh công thức. 3) Sử dụng chức năng chèn hàm. • Chức năng chèn hàm Bạn thực hiện các bước sau để chèn hàm vào ô: 1) Nhấp chọn ô sẽ chứa kết quả. 2) Nhấp nút Insert Function trên thanh công cụ chuẩn hoặc nhấp thực đơn Insert, chọn Function. Hộp thoại Insert Function xuất hiện. 5.4 BIÊN TẬP CÔNG THỨC 5.5 CÁC THAO TÁC VỚI HÀM
- 51. TOPICA THCN-ver 0.1 51 3) Trong danh sách Select a function, chọn hàm cần sử dung. 4) Nhấp OK. Hộp thoại Function Arguments xuất hiện cho phép bạn nhập các đối số cho hàm. 5) Nhấp vào mũi tên màu đỏ tại hộp thoại Function Argements, sau đó làm theo hướng dẫn để chọn vùng dữ liệu và điều kiện cho hàm. 6) Nhấp nút OK để thực hiện hàm. Ví dụ: Thực hiện thao tác tính tổng cột thành tiền trong bảng tính dưới đây sử dụng chức năng chèn hàm.
- 52. THCN-ver 0.1 TOPICA 52 1) Nhấp chuột vào ô F12. 2) Nhấp biểu tượng Insert Function . Hộp thoại Insert Function xuất hiện. 3) Trong hộp thoại Insert Function chọn hàm Sum. 4) Nhấp nút OK. Hộp thoại Function Arguments xuất hiện. 5) Nhấp vào biểu tượng mũi tên tại ô Number 1 rồi kéo chọn vùng dữ liệu hoặc các ô cần tính tổng. Kết thúc nhấp vào biểu tượng để quay trở lại hộp thoại Function Arguments.
- 53. TOPICA THCN-ver 0.1 53 5.6 HÀM SUM VÀ AUTOSUM 6) Làm tương tự cho ô Number 2 để tính tổng dữ liệu trên vùng tiếp theo (trong ví dụ này bạn không cần thực hiện bước này). 7) Kết thúc nhấp nút OK. Kết quả được điền trong ô F12. • Hàm SUM Chức năng: Tính tổng các giá trị của danh sách đối số. Dạng thức: = SUM(Đối số 1, Đối số 2, …, Đối số n) Trong đó: Đối số có thể mà một giá trị, địa chỉ ô, vùng ô,… Chú ý: Để tính tổng của dãy số liên tiếp, bạn chỉ việc nhấp vào ô đầu tiên trong dãy, nhấn và giữ phím Shift rồi nhấp vào ô cuối cùng trong dãy, kết quả: địa chỉ của dãy vừa chọn tự động điền vào trong danh sách đối số của hàm SUM. Ví dụ: Tính tổng tiền lương công ty phải trả cho nhân viên. Bạn thực hiện như sau: 1) Chuyển con trỏ ô tới địa chỉ I26. 2) Nhập vào hàm SUM như sau: “= SUM(I18:I23)”. 3) Nhấn Enter.
- 54. THCN-ver 0.1 TOPICA 5.7 HÀM NGÀY THÁNG 54 ƒ Tự động tính tổng với AutoSum AutoSum là một chức năng rất tiện dụng của Excel, nó cho phép bạn tính tổng dãy các ô liên tiếp, để thực hiện tính năng này bạn làm như sau: 1) Chọn dãy ô cần tính tổng đồng thời chọn thêm một trống. 2) Nhấp biểu tượng AutoSum trên thanh công cụ chuẩn. Hoặc bạn có thể thực hiện như sau: 1) Nhấp chọn một ô còn trống phía sau dãy địa chỉ cần tính tổng. 2) Nhấp biểu tượng AutoSum trên thanh công cụ chuẩn. Các hàm ngày tháng Date và thời gian Time của Excel cho phép bạn dùng ngày tháng và thời gian trong các công thức. Để thực hiện các tính toán trên những giá trị này, Excel chuyển từng ngày tháng và thời gian thành số theo chuỗi. Hàm Date thực hiện chuyển đổi đó cho bất kì tổ hợp năm, tháng và ngày nào bạn đưa vào. Hàm Time chuyển đổi bất kì tổ hợp giờ, phút, giây nào bạn đưa vào. • Hàm Date() • Chức năng: Hàm trả về giá trị ngày tháng theo định dạng của hệ thống máy tính. Dạng thức: = Date(year, month, day) Trong đó: • Year: Là một số trong khoảng 1900 đến 9999. • Month: Là một số trong khoảng 1 đến 12. • Day: là một số trong khoảng 1 đến 31. Ví dụ: = Date(2006, 07, 22) → Kết quả: “07/22/2006” • Hàm Now()
- 55. TOPICA THCN-ver 0.1 Chức năng: Hàm trả về giá trị ngày tháng năm và thời gian hiện tại của hệ thống máy tính. Dạng thức: 55 = Now() Ví dụ: = Now() → Kết quả: “07/22/2006 16:30” • Hàm Today() Chức năng: Hàm trả về giá trị ngày tháng năm hiện tại của hệ thống máy tính. Dạng thức: = Today() Ví dụ: = Today() → Kết quả: “07/22/2006” • Hàm Time() Chức năng: Hàm chuyển giờ, phút, giây thành dãy các số, với định dạng thời gian. Dạng thức: = Time(hour, minute, second) Trong đó: • Hour: là một số từ 0 đến 23. • Minute: là một số từ 0 đến 59. • Second: là một số từ 0 đến 59. Ví dụ: = Time(7, 22, 31) → Kết quả: 7:22 AM. • Hàm Average() Chức năng: Tính giá trị trung bình của các đối số. Dạng thức: = Average(Đối_số1, đối_số2,...,đối_số n) Trong đó: Đối_số có thể là một số nhập từ bàn phím, địa chỉ ô có chứa dữ liệu số hoặc vùng địa chỉ ô. Ví dụ: tính điểm trung bình các môn trong bảng dưới đây 5.8 CÁC HÀM THỐNG KÊ CƠ SỞ
- 56. THCN-ver 0.1 TOPICA 56 1) Chọn ô I3 2) Gõ: “=AVERAGE(D3:H3)” 3) Kết quả hàm trả về ở ô I3 là 6.4 • Hàm Count() Chức năng: Đếm tổng các đối số chứa dữ liệu là số. Dạng thức: = Count(Đối_số1, đối_số2,...,đối_số n) Trong đó: Đối_số có thể là giá trị nhập trực tiếp từ bàn phím, hoặc địa chỉ ô dữ liệu. Ví dụ: Ở ví dụ trên, dựa vào cột điểm lý đếm xem có bao nhiêu học sinh dự thi. 1) Chọn ô D10 2) Gõ: “=COUNT(E3:E8)” 3) Kết quả trả về ở ô D10 là 5. • Hàm Max() Chức năng: Trả về giá trị số lớn nhất trong các đối số. Dạng thức: = Max(Đối_số1, đối_số2,...,đối_số n) Trong đó: Đối_số có thể là giá trị nhập trực tiếp từ bàn phím, hoặc địa chỉ ô dữ liệu. Ví dụ: Ở ví dụ trên, tìm xem giá trị Điểm TB cao nhất là bao nhiêu?
- 57. TOPICA THCN-ver 0.1 57 1) Chọn ô C10 2) Gõ: “=MAX(I3:I8)” 3) Kết quả trả về ở ô C10 là 7.6. • Hàm Min() Chức năng: Trả về giá trị số nhỏ nhất trong các đối số. Dạng thức: = Min(Đối_số1, đối_số2,...,đối_số n) Trong đó: Đối_số có thể là giá trị nhập trực tiếp từ bàn phím, hoặc địa chỉ ô dữ liệu. Ví dụ: Ở ví dụ trên, tìm xem giá trị Điểm TB thấp nhất là bao nhiêu? 1) Chọn ô C10 2) Gõ: “=MIN(I3:I8)” 3) Kết quả trả về ở ô C10 là 5.2.
- 58. THCN-ver 0.1 TOPICA 58 Trong bài học này bạn đã học các nội dung: • Xây dựng công thức • Sao chép công thức • Biên tập công thức • Tính năng chèn hàm • Hàm SUM và AutoSum • Hàm Date • Các hàm thống kê cơ sở IN TRANG TÍNH Tóm lược Câu hỏi ôn tập 2. Trình bày cách nhập công thức vào ô. 3. Trình bày cách sao chép công thức. 4. Cách nhanh nhất để tính tổng các giá trị trong một cột là gì? 5. Có mấy cách nhập hàm vào ô? Trình bày các cách làm đó. 6. Tạo bảng dữ liệu như dưới đây. 2. Tính kinh phí xây dựng từng bài giảng trong cột “Kinh phí”; kinhphi = songay*dongia 3. Tính tổng kinh phí thực hiện trong ô E13. 4. Lưu trang tính trong tệp tin: Bai5.xls.
- 59. TOPICA THCN-ver 0.1 59 IN TRANG TÍNH Bài học này hướng dẫn bạn cách thay đổi các tùy chọn in ấn như thêm đầu trang và chân trang, thay đổi lề và căn giữa trang tính, thay đổi hướng giấy và co giãn tỉ lệ bảng tính. Bạn cũng học cách xem trước trang tính và in trang tính ra giấy. • Căn chỉnh và in các trang tính ra giấy. Bài 6 • Thêm đầu trang và chân trang. • Thay đổi lề và căn giữa trang tính. • Thay đổi hướng giấy và co giãn tỉ lệ trang tính. • Xem trước trang tính • In trang tính. Mục tiêu Kết thúc bài học này bạn có thể
- 60. THCN-ver 0.1 TOPICA 60 Đầu trang là một dạng văn bản hiển thị trên đầu mỗi trang của một sổ tính được in ra. Chân trang là một dạng văn bản hiển thị ở phía cuối. Các đầu trang và chân trang thường chứa những thông tin như số trang, tiêu đề của bảng tính, và ngày in bảng tính. Bạn thực hiện các bước sau để thêm đầu trang và chân trang: 1) Mở thực đơn VIEW, chọn HEADER AND FOOTER. Hộp thoại Page Setup xuất hiện với thẻ Header/Footer được chọn. 2) Chọn mẫu đầu trang và chân trang sẵn có trong phần Header và Footer. 3) Nhấp nút Custom Header và Custom Footer để soạn đầu trang và chân trang theo ý bạn. 4) Nhập thông tin đầu trang/chân trang vào các ô: Left section, Center section và Right section. 5) Nhấp OK. 6) Nhấp OK. Nội dung 6.1 THÊM ĐẦU TRANG VÀ CHÂN TRANG
- 61. TOPICA THCN-ver 0.1 Theo mặc định, các lề của bảng tính là: 1 inch lề trên, 1 inch lề dưới, 0.75 inch lề trái và 0.75 inch lề phải. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi các lề mặc định này. Bạn thực hiện các bước sau để thay đổi lề: 61 1) Mở thực đơn FILE, chọn PAGE SETUP. Hộp thoại Page Setup xuất hiện. 2) Chọn thẻ Margins. 3) Nhập giá trị lề trên, lề dưới, lề trái và lề phải trong ô Top, Bottom, Left, Right tương ứng. 4) Nếu muốn căn nội dung trang tính vào giữ trang giấy, bạn chọn Horizontally và Vertically trong phần Center on Page. 5) Nhấp OK. Bạn có thể thay đổi hướng giấy của bảng tính để có thể in theo chiều dọc hoặc chiều ngang trên trang giấy. Bạn cũng có thể co giãn tỉ lệ trang tính khi in. Bạn thực hiện các bước sau để thay đổi hướng giấy và thay đổi tỉ lệ trang tính: 1) Mở thực đơn FILE, chọn PAGE SETUP. 6.2 THAY ĐỔI LỀ VÀ CĂN GIỮA TRANG TÍNH 6.3 THAY ĐỔI HƯỚNG GIẤY VÀ CO GIÃN TỈ LỆ
- 62. THCN-ver 0.1 TOPICA 6.4 XEM TRƯỚC TRANG TÍNH 62 2) Chọn Portrait nếu muốn đặt hướng giấy dọc và Landscape nếu muốn đặt hướng giấy ngang. 3) Để co giãn nội dung trang tính, bạn có thể chọn Adjust to rồi nhập tỉ lệ phần trăm hoặc chọn Fit to rồi chọn số trang rộng và số trang cao. Nếu bạn để nguyên 1, 1 thì nội dung trang tính được co giãn sao cho khớp vào trong một trang giấy. 4) Ngoài ra bạn có thể chọn cỡ giấy trong ô Paper size. 5) Nhấp OK. Bạn thực hiện các bước sau để xem trước trang tính trước khi in: 1) Mở thực đơn FILE rồi chọn PRINT PREVIEW hoặc nhấp nút PRINT PREVIEW trên thanh công cụ. Màn hình xem trước trang tính xuất hiện.
- 63. TOPICA THCN-ver 0.1 2) Nhấp nút Zoom để phóng to thu nhỏ trang tính. 3) Nhấp nút Next và Previous để di chuyển giữa các trang tính. 4) Nhấp nút Setup để mở hộp thoại Page Setup và thực hiện các thay đổi định 63 dạng trang nếu cần. 5) Nhấp nút Margins để thay đổi lề trang. 6) Nhấp Print để in tài liệu. 7) Nhấp OK để thoát khỏi chế độ xem trước. Bạn thực hiện các bước sau để in trang tính: 1) Mở thực đơn FILE, chọn PRINT. Hộp thoại Print xuất hiện. 6.5 IN TRANG TÍNH
- 64. THCN-ver 0.1 TOPICA 64 2) Thay đổi máy in trong ô Name ở phần Printer. 3) Trong phần Print Range, chọn All để in tất các trang trong trang tính; chọn Page(s) rồi nhập số thứ tự trang đầu và cuối vào ô From và To. 4) Trong phần Print what, chọn active sheet(s) nếu chỉ muốn in trang tính hiện hành; chọn Selection nếu muốn in các trang tính đang được chọn và chọn En-tire workbook nếu muốn in cả sổ tính. 5) Nhập số lượng bản in trong ô Number of copies. 6) Nhấp OK.
- 65. TOPICA THCN-ver 0.1 65 Tóm lược Câu hỏi ôn tập Trong bài học này bạn đã học các nội dung sau: • Thêm đầu trang và chân trang. • Thay đổi lề và căn giữa trang tính. • Thay đổi hướng giấy và co giãn tỉ lệ trang tính. • Xem trước trang tính • In trang tính. 2. Trình bày cách thay đổi hướng giấy. 3. 2. Muốn in toàn bộ nội dung trang tính trong một trang giấy bạn làm thế nào? 4. 3. Trình bày cách thêm đầu trang và chân trang. 5. 4. Mở tệp Bai5.xls đã lưu ở bài trước. Thêm đầu trang và chân trang vào trang tính. Thay đổi hướng giấy thành hướng giấy ngang. Đặt nội dung trang tính vào giữa trang giấy. In trang tính trong một trang giấy.