التميز في السكرتارية و إدارة المكاتب.pptx

‫في‬ ‫التميز‬
‫إدارة‬ ‫و‬ ‫السكرتارية‬
‫المكاتب‬

‫والتحديات‬ ‫الرؤى‬ .... ‫المكتب‬ ‫ومدير‬ ‫السكرتير‬
‫السكرتارية‬ ‫مفهوم‬
‫األسرار‬ ‫أمانة‬ ‫ومعناها‬ ‫اإلنجليزية‬ ‫للكلمة‬ ‫تعريف‬ )‫(سكرتارية‬ ‫مصطلح‬
‫ي‬‫ه‬ )‫كرتير‬‫(س‬ ‫ة‬‫لكلم‬ ‫حى‬‫الفص‬ ‫ة‬‫العربي‬ ‫ة‬‫فالكلم‬ ‫م‬‫ث‬ ‫ن‬‫وم‬ ،‫ا‬‫حفظه‬ ‫و‬‫أ‬
‫رار‬ ‫أس‬ ‫م‬ ‫كات‬ ‫ه‬ ‫علي‬ ‫ق‬ ‫يطل‬ ‫كرية‬ ‫العس‬ ‫الحياة‬ ‫ي‬ ‫وف‬ )‫رار‬ ‫أس‬ ‫ن‬ ‫(أمي‬
‫ي‬ ‫ه‬ ‫المنظمات‬ ‫ل‬ ‫داخ‬ ‫ي‬ ‫التنظيم‬ ‫يم‬ ‫التقس‬ ‫لهذا‬ ‫الدارج‬ ‫تخدام‬ ‫واالس‬
.)‫العامة‬ ‫(األمانة‬ ‫أو‬ )‫(السكرتارية‬
‫السكرتارية‬ ‫أنواع‬
:‫وهي‬ ‫للسكرتارية‬ ‫أنواع‬ ‫ثالثة‬ ‫يوجد‬
1
.‫الخاصة‬ ‫السكرتارية‬ -
2
.)‫(المتخصصة‬ ‫الفنية‬ ‫السكرتارية‬ -
3
.‫العامة‬ ‫السكرتارية‬ -

‫الناجح‬ ‫السكرتير‬ ‫صفات‬

‫السلوكية‬ ‫الصفات‬
•
.‫الملبس‬ ‫في‬ ‫واألناقة‬،‫الالئق‬ ‫الخارجي‬ ‫المظهر‬
•
.‫القوية‬ ‫الشخصية‬
•
.‫اآلخرين‬ ‫مع‬ ‫السليم‬ ‫التواصل‬ ‫على‬ ‫القدرة‬
•
.‫السليم‬ ‫التصرف‬ ‫على‬ ‫ة‬8
‫ر‬‫القد‬ ،‫الحديث‬ ‫في‬ ‫الطالقة‬
•
‫المعلومات‬ ‫حفظ‬ ‫على‬ ‫والقدرة‬ ،‫الذاكرة‬ ‫وقوة‬ ،‫البديهة‬ ‫عة‬8
‫ر‬‫س‬
.‫المناسب‬ ‫وبالوقت‬ ‫صحيحة‬ ‫بصورة‬ ‫واسترجاعها‬
•
.‫التعامل‬ ‫في‬ ‫والذوق‬

•
‫بما‬ ،‫بالمواعيد‬ ‫ام‬8‫ز‬‫وااللت‬ ،‫ته‬8
‫ر‬‫إدا‬ ‫على‬ ‫والقدرة‬ ،‫الوقت‬ ‫احترام‬
‫للمنظمة‬ ‫واالنتماء‬ ‫الوالء‬ .‫الرسمية‬ ‫العمل‬ ‫مواعيد‬ ‫ذلك‬ ‫في‬
.‫وللمسؤولين‬
•
.‫العالية‬ ‫والمرونة‬ ،‫واالتزان‬ ‫الهدوء‬

‫األخالقية‬ ‫الصفات‬

‫الصدق‬
.

.‫األمانة‬

.‫النزاهة‬

.‫االلتزام‬

.‫الموضوعية‬

.‫المسؤولية‬

‫المهنية‬ ‫الصفات‬

،‫األقل‬ ‫على‬ ‫دبلوم‬ ‫يكون‬ ّ
‫أن‬ ‫على‬ ،‫المجال‬ ‫نفس‬ ‫في‬ ‫ي‬‫علم‬ ‫مؤهل‬ ‫وجود‬
‫البكالوريوس‬ ‫درجة‬ ‫أو‬
.

‫ى‬ ‫عل‬ ‫تطرأ‬ ‫ي‬ ‫الت‬ ‫التطورات‬ ‫ة‬‫كاف‬ ‫ة‬ ‫ومواكب‬ ،‫تمر‬ ‫المس‬ ‫م‬ ‫التعل‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫القدرة‬
‫ا‬‫إليه‬ ّ
‫ل‬‫يص‬ ‫ي‬‫الت‬ ‫التطورات‬ ‫ة‬‫كاف‬ ‫ة‬‫متابع‬ ‫ك‬‫وكذل‬ ،ً‫ا‬‫تحديد‬ ‫اإلداري‬ ‫ل‬‫الحق‬
‫المعدات‬ ‫تخدام‬ ‫اس‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫ة‬ ‫وخاص‬ ،‫ي‬ ‫التقن‬ ‫المجال‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫البشري‬ ‫ل‬ ‫العق‬
.‫المكتبية‬

‫استخدام‬ ‫في‬ ‫وخاصة‬ ،‫األساسية‬ ‫والتقنية‬ ‫التكنولوجية‬ ‫بالمهارات‬ ‫اإلحاطة‬
‫ل‬ ‫للعم‬ ً‫ا‬‫اس‬ ‫أس‬ ‫ا‬ ‫كونه‬ ،‫ة‬ ‫الحديث‬ ‫ال‬ ‫اإلتص‬ ‫وشبكات‬ ،‫ة‬ ‫والطابع‬ ،‫وب‬ ‫الحاس‬
.‫السكرتارية‬ ‫مجال‬ ‫في‬

.‫المكاتب‬ ‫تنظيم‬ ‫مجال‬ ‫في‬ ‫عالية‬ ‫إدارية‬ ‫مهارات‬ ‫امتالك‬


.‫األرشيفي‬ ‫العمل‬ ‫في‬ ‫جيدة‬ ‫مهارات‬ ‫امتالك‬

.‫التقارير‬ ‫إعداد‬ ‫مهارة‬ ‫امتالك‬

‫ة‬ ‫والخارجي‬ ‫ة‬ ‫الداخلي‬ ‫الت‬ ‫المراس‬ ‫وإعداد‬ ‫ياغة‬ ‫ص‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫القدرة‬
.‫سليمة‬ ‫بصورة‬

،‫د‬ ‫واح‬ ‫ق‬ ‫فري‬ ‫ن‬ ‫ضم‬ ‫ل‬ ‫العم‬ .‫بريد‬ ‫ال‬ ‫ع‬ ‫م‬ ‫ل‬ ‫التعام‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫القدرة‬
.‫الفردي‬ ‫العمل‬ ‫على‬ ‫القدرة‬ ‫وكذلك‬

.‫اآلخر‬ ‫والرأي‬ ‫الرأي‬ ‫وتقبل‬ ،‫والتفاوض‬ ‫اإلقناع‬ ‫على‬ ‫القدرة‬

‫التدقيق‬ ‫مجال‬ ‫وفي‬ ،‫واإلداري‬ ‫المالي‬ ‫التحليل‬ ‫ميدان‬ ‫في‬ ‫معرفة‬
.ً‫ا‬‫تحديد‬

:‫التوالي‬ ‫على‬ ‫بالسكرتارية‬ ‫العاملين‬ ‫على‬ ‫ويطلق‬
1
.‫خاص‬ ‫سكرتير‬ -
2
.‫فني‬ ‫سكرتير‬ -
3
.‫عام‬ ‫سكرتير‬ -
- ‫ر‬ ‫الوزي‬ ‫كرتارية‬ ‫س‬ ( ‫ة‬ ‫المنشأ‬ ‫س‬ ‫رئي‬ ‫تخدم‬ ‫ة‬ ‫الخاص‬ ‫كرتارية‬ ‫الس‬
‫كرتارية‬ ‫س‬ - ‫لحة‬ ‫المص‬ ‫س‬ ‫رئي‬ ‫كرتارية‬ ‫س‬ - ‫ة‬ ‫الهيئ‬ ‫س‬ ‫رئي‬ ‫كرتارية‬ ‫س‬
. ‫اإلدارة‬ ‫مجلس‬ ‫رئيس‬
‫كرتير‬ ‫س‬ - ‫م‬ ‫عليه‬ ‫ق‬ ‫يطل‬ ‫كرتارية‬ ‫الس‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫العاملون‬ ‫و‬
.‫وهكذا‬ .... ‫الشركة‬ ‫إدارة‬ ‫مجلس‬ ‫رئيس‬ ‫خاص‬ ‫سكرتير‬ - ‫الوزير‬ ‫خاص‬
‫كرتير‬ ‫والس‬ ‫صة‬ ‫المتخص‬ ‫بالموضوعات‬ ‫فتقوم‬ ‫ة‬ ‫الفني‬ ‫كرتارية‬ ‫الس‬ ‫ا‬ ‫أم‬
‫سكرتير‬ ( ‫مثل‬ ‫العمل‬ ‫مجاالت‬ ‫إحدى‬ ‫في‬ ‫ص‬‫متخص‬ ‫شخص‬ ‫هو‬ ‫الفني‬
. ) ‫وغيرها‬ .... ‫اجتماعات‬ ‫سكرتير‬ - ‫صفحي‬ ‫سكرتير‬ - ‫تحقيقات‬
‫الخدمات‬ ‫بجميع‬ ‫تختص‬ ‫فهي‬ ‫العامة‬ ‫األمانة‬ ‫أو‬ ‫العامة‬ ‫السكرتارية‬ ‫أما‬
.‫بالمنشأة‬ ‫العاملين‬ ‫وبشئون‬ ‫اإلدارية‬

‫السكرتارية‬ ‫أهمية‬
‫ي‬ ‫ه‬ ‫ة‬ ‫فني‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫ة‬ ‫عام‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫ة‬ ‫خاص‬ ‫كان‬ ‫واء‬ ‫س‬ ‫س‬ ‫الرئي‬ ‫ا‬ ‫عمله‬ ‫كرتارية‬ ‫الس‬
. ‫والعاملين‬ ‫العمل‬ ‫أسرار‬ ‫على‬ ‫الحفاظ‬
‫ع‬ ‫يطل‬ ‫ة‬ ‫الشرك‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫ة‬ ‫الهيئ‬ ‫س‬ ‫رئي‬ ‫ة‬ ‫خدم‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫الذي‬ ‫الخاص‬ ‫كرتير‬ ‫فالس‬
‫أو‬ ‫العاملين‬ ‫بمشاكل‬ ‫تتعلق‬ ‫كانت‬ ‫سواء‬ ‫واألسرار‬ ‫المهام‬ ‫وأدق‬ ‫أخطر‬
. ‫العمل‬ ‫بأسرار‬
‫األحوال‬ ‫بطبيعة‬ ‫يطلع‬ ‫فإنه‬ ‫االجتماعات‬ ‫كسكرتير‬ ‫الفني‬ ‫السكرتير‬ ‫أما‬
‫االجتماعات‬ ‫ك‬ ‫بتل‬ ‫ة‬ ‫المناقش‬ ‫ا‬ ‫تتناوله‬ ‫ي‬ ‫الت‬ ‫الموضوعات‬ ‫م‬ ‫أه‬ ‫ى‬ ‫عل‬
‫ويق‬ ‫والتس‬ ‫والخدمات‬ ‫اإلنتاج‬ ‫ة‬ ‫وأنشط‬ ‫ه‬ ‫وخطط‬ ‫ل‬ ‫العم‬ ‫ياسات‬ ‫كس‬
. ‫وغيرها‬ ‫والعالوات‬ ‫والترقيات‬ ‫والتوزيع‬ ‫والتخزين‬
‫س‬ ‫رأ‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫ه‬ ‫وضع‬ ‫ة‬ ‫بطبيع‬ ‫و‬ ‫فه‬ ‫العام‬ ‫ن‬ ‫األمي‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫العام‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫ا‬ ‫أم‬
‫ى‬ ‫عل‬ ‫اإلطالع‬ ‫ه‬ ‫ل‬ ‫يتاح‬ ‫ة‬ ‫بالمنشأ‬ ‫ة‬ ‫العام‬ ‫ة‬ ‫األمان‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫ة‬ ‫العام‬ ‫كرتارية‬ ‫الس‬
‫ن‬ ‫م‬ ‫م‬ ‫ضده‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫م‬ ‫عنه‬ ‫در‬ ‫يص‬ ‫ا‬ ‫وم‬ ‫رارهم‬ ‫وأس‬ ‫ن‬ ‫العاملي‬ ‫ملفات‬ ‫ة‬ ‫كاف‬
.‫الوظيفية‬ ‫حياتهم‬ ‫في‬ ‫تؤثر‬ ‫تصرفات‬
ً‫عاما‬ ‫و‬ ‫أ‬ ً‫فنيا‬ ‫و‬ ‫أ‬ ً‫ا‬ ‫خاص‬ ً‫كرتيرا‬ ‫س‬ ‫كان‬ ‫واء‬ ‫س‬ ‫ة‬ ‫عام‬ ‫فة‬ ‫بص‬ ‫كرتير‬ ‫فالس‬
. ‫مكتب‬ ‫مدير‬ ‫أو‬ ‫عام‬ ‫سكرتير‬ ‫إلى‬ ‫يصل‬ ‫حتى‬ ‫المناصب‬ ‫في‬ ‫يتدرج‬

‫المكتبي‬ ‫والعمل‬ ‫السكرتارية‬
‫المجاالت‬ ‫من‬ ‫العديد‬ ‫يشمل‬ ‫مكتبي‬ ‫عمل‬ ‫السكرتارية‬
: ‫مثل‬ ‫المكتبية‬ ‫اإلدارية‬
1
.‫والصادر‬ ‫الوارد‬ ‫قيد‬ -
2
. ‫والمستندات‬ ‫البيانات‬ ‫استيفاء‬ -
3
. ‫العاملين‬ ‫وملفات‬ ‫بسجالت‬ ‫القيد‬ -
4
. ‫اإللكترونية‬ ‫والطباعة‬ ‫النسخ‬ ‫أعمال‬ -
5
.‫الحديثة‬ ‫اإللكترونية‬ ‫األجهزة‬ ‫على‬ ‫البيانات‬ ‫إدخال‬ -
6
. ‫العمل‬ ‫يتطلبا‬ ‫التي‬ ‫المستندات‬ ‫لكافة‬ ‫التصوير‬ ‫أعمال‬ -
7
‫ن‬ ‫يمك‬ ‫ث‬ ‫بحي‬ ‫جيلها‬ ‫وتس‬ ‫نيفها‬ ‫تص‬ ‫د‬ ‫بع‬ ‫لألوراق‬ ‫ظ‬ ‫الحف‬ ‫أعمال‬ -
.‫المناسب‬ ‫الوقت‬ ‫في‬ ‫لها‬ ‫اإلدارة‬ ‫طلب‬ ‫عند‬ ‫استرجاعها‬

‫مجاالت‬ ‫في‬ ‫اإلدارة‬ ‫لمعاونة‬ ‫مكتبي‬ ‫عمل‬ ‫هي‬ ‫السكرتارية‬
: ‫مثل‬ ‫جدا‬ ‫هامة‬
1
‫والرد‬ ‫ة‬ ‫التليفوني‬ ‫المكالمات‬ ‫ي‬ ‫وتلق‬ ‫الزوار‬ ‫تقبال‬ ‫واس‬ ‫ة‬ ‫الشفوي‬ ‫االت‬ ‫االتص‬ -
. ‫عليهم‬ ‫لعرضها‬ ‫تسجيلها‬ ‫أو‬ ‫للمختصين‬ ‫توجيهها‬ ‫أو‬ ‫عليها‬
2
‫خطابات‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫ا‬ ‫أنواعه‬ ‫ة‬ ‫بكاف‬ ‫الت‬ ‫المراس‬ ‫كإعداد‬ ‫ة‬ ‫التحريري‬ ‫االت‬ ‫واالتص‬ -
‫ى‬ ‫عل‬ ‫ا‬ ‫عرضه‬ ‫ل‬ ‫قب‬ ‫المتها‬ ‫س‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫د‬ ‫والتأك‬ ‫ا‬ ‫ومراجعته‬ ‫ومذكرات‬ ‫ر‬ ‫وتقاري‬
.‫المسئولين‬
3
‫ه‬‫ومتابعت‬ ‫ه‬‫وتوزيع‬ ‫ه‬‫وتوجيه‬ ‫جيله‬ ‫وتس‬ ‫ه‬‫وفتح‬ ‫وفرزه‬ ‫الوارد‬ ‫د‬‫البري‬ ‫ي‬‫وتلق‬ -
. ‫المختصة‬ ‫اإلدارة‬ ‫على‬ ‫وعرضه‬ ‫وتصنيفه‬
4
‫ق‬ ‫للوثائ‬ ‫ول‬ ‫الوص‬ ‫هل‬ ‫يس‬ ‫ث‬ ‫بحي‬ ‫ف‬ ‫واألرشي‬ ‫ظ‬ ‫الحف‬ ‫أعمال‬ ‫ذ‬ ‫وتنفي‬ -
‫اتخاذ‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫اإلدارة‬ ‫ة‬ ‫لخدم‬ ‫ب‬ ‫المناس‬ ‫ت‬ ‫التوقي‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫ة‬ ‫المطلوب‬ ‫تندات‬ ‫والمس‬
. ‫القرارات‬

‫المكتبية‬ ‫األعمال‬ ‫مفهوم‬
‫وحفظ‬ ‫وتحليل‬ ‫بجمع‬ ‫الخاصة‬ ‫العمليات‬ ‫المكتبية‬ ‫األعمال‬ ‫تشمل‬
‫إلدارة‬ ‫الالزمة‬ ‫المعلومات‬ ‫بهذه‬ ‫اإلدارة‬ ‫وتزويد‬ ،‫المعلومات‬ ‫وتشغيل‬
‫إلدارة‬ ‫أو‬ ‫الوسطى‬ ‫أو‬ ‫العليا‬ ‫المختلفة‬ ‫اإلدارية‬ ‫المستويات‬ ‫في‬ ‫العمل‬
‫لتحقيق‬ ‫وفعالية‬ ‫بكفاءة‬ ‫اإلدارية‬ ‫القرارات‬ ‫تتخذ‬ ‫حتى‬ ‫المباشرة‬
.‫منها‬ ‫المطلوبة‬ ‫األهداف‬
!!!! ‫ناجح‬ ‫ســـــكرتير‬ ‫ناجـــــح‬ ‫مــديــر‬ ‫كل‬ ‫وراء‬
. ‫المدير‬ ‫لعمل‬ ‫حقيقي‬ ‫امتداد‬ ‫هو‬ ‫السكرتير‬ ‫عمل‬ ‫ألن‬
. ‫الرئيس‬ ‫أو‬ ‫للمدير‬ ‫األيمن‬ ‫الساعد‬ ‫هو‬ ‫السكرتير‬ ‫ألن‬
‫ة‬ ‫الدقيق‬ ‫المعلومات‬ ‫در‬ ‫مص‬ ‫و‬ ‫ه‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫ن‬ ‫أل‬
‫ر‬ ‫األوام‬ ‫ذ‬ ‫لتنفي‬ ‫د‬ ‫الجي‬ ‫ع‬ ‫والمتاب‬ ‫والملفات‬ ‫للمعامالت‬ ‫ن‬ ‫األمي‬ ‫ظ‬ ‫والحاف‬
. ‫والتعليمات‬

‫المكتبية‬ ‫األعمال‬ ‫إدارة‬ ‫في‬ ‫الفنية‬ ‫الوظائف‬
‫الهام'ة‬ ‫الفني'ة‬ ‫الوظائ'ف‬ ‫م'ن‬ ‫مجموع'ة‬ ‫يؤدي‬ ‫فإن'ه‬ ً‫ك'بيرا‬ ‫أ'و‬ ً‫ص'غيرا‬ ‫المكت'ب‬ ‫حج'م‬ ‫كان‬ ‫س'واء‬
: ‫وهي‬ ‫ككل‬ ‫المشروع‬ ‫تخدم‬ ‫التي‬
1
:‫المعلومات‬ ‫جمع‬ -
‫'ى‬
‫ل‬‫إ‬ ‫'أ‬
‫ج‬‫تل‬ ‫'د‬
‫ق‬ ‫'ي‬
‫ه‬‫و‬ ،‫'ة‬
‫ي‬‫المكتب‬ ‫اإلدارة‬ ‫'ا‬
‫ه‬‫ب‬ ‫تقوم‬ ‫'ي‬
‫ت‬‫ال‬ ‫الخطوات‬ ‫أول‬ ‫'ن‬
‫م‬ ‫المعلومات‬ ‫'ع‬
‫م‬‫ج‬ ‫'بر‬
‫ت‬‫يع‬
‫'تبعد‬
‫س‬‫ت‬ ‫'ن‬
‫أ‬ ‫اإلدارة‬ ‫'ى‬
‫ل‬‫ع‬ ‫'ن‬
‫أ‬‫الش‬ ‫هذا‬ ‫'ي‬
‫ف‬‫و‬ ‫'ة‬
‫ي‬‫خارج‬ ‫'ادر‬
‫ص‬‫م‬ ‫'و‬
‫أ‬ ‫المشروع‬ ‫'ي‬
‫ف‬ ‫'ة‬
‫ي‬‫داخل‬ ‫'ادر‬
‫ص‬‫م‬
.‫المكتبية‬ ‫األعمال‬ ‫حجم‬ ‫لتخفيض‬ ‫األهمية‬ ‫قليلة‬ ‫والمعلومات‬ ‫البيانات‬
2
:‫المعلومات‬ ‫تسجيل‬ -
‫المعلومات‬ ‫'جيل‬‫س‬‫ت‬ ‫'ن‬‫م‬ ‫'ن‬‫ك‬‫تم‬ ‫'ي‬‫ت‬‫ال‬ ‫'ة‬‫ث‬‫الحدي‬ ‫والتجهيزات‬ ‫واألدوات‬ ‫'جالت‬‫س‬‫ال‬ ‫'ر‬‫ف‬‫توا‬ ‫'ن‬‫م‬ ‫الب'د‬
.‫منها‬ ‫االستفادة‬ ‫المنشأة‬ ‫تستطيع‬ ‫التي‬ ‫الصورة‬ ‫في‬ ‫تصبح‬ ‫حتى‬
3
:‫المعلومات‬ ‫تحليل‬ -
‫أفراد‬ ‫'بيرة‬‫ك‬‫ال‬ ‫بالمنظمات‬ ‫'د‬‫ج‬‫فن‬ ،‫'ة‬‫ف‬‫مختل‬ ‫'ة‬
‫ق‬‫دقي‬ ‫'صات‬‫ص‬‫لتخ‬ً ‫مجاال‬ ‫'بيانات‬‫ل‬‫ا‬ ‫'ل‬
‫ي‬‫تحل‬ ‫'بح‬
‫ص‬‫أ‬ ‫'د‬‫ق‬‫ل‬
‫االتص''االت‬ ‫وتحلي''ل‬ ‫النماذج‬ ‫ومراقب''ة‬ ‫وتص''ميم‬ ‫ال''بيانات‬ ‫تحلي''ل‬ ‫عل''ى‬ ‫يعملون‬ ‫مختلفي''ن‬
.‫والتقارير‬
4
:‫واسترجاعها‬ ‫المعلومات‬ ‫حفظ‬ -
‫'بيانات‬
‫ل‬‫ا‬ ‫'ى‬
‫ل‬‫ع‬ ‫المحافظة‬ ‫'ن‬
‫م‬ ‫'ن‬
‫ك‬‫تم‬ ‫'ي‬
‫ت‬‫ال‬ ‫'ة‬
‫م‬‫المالئ‬ ‫'ظ‬
‫ف‬‫الح‬ ‫'ائل‬
‫س‬‫و‬ ‫'ر‬
‫ف‬‫توا‬ ‫'ة‬
‫ف‬‫الوظي‬ ‫هذه‬ ‫'ب‬
‫ل‬‫تتط‬
‫'ا‬
'‫إليه‬ ‫'ة‬
'‫الحاج‬ ‫'د‬
'‫عن‬ ‫'ترجاعها‬
'‫اس‬ ‫'هولة‬
'‫س‬ ‫'ى‬
'‫عل‬ ‫القدرة‬ ‫'ع‬
'‫م‬ ‫'ا‬
'‫تخزينه‬ ‫فترة‬ ‫أثناء‬ ‫والمعلومات‬
.‫المناسبة‬ ‫اإلدارية‬ ‫القرارات‬ ‫اتخاذ‬ ‫في‬ ‫الستخدامها‬

•
‫المرتبط'''ة‬ ‫المهام‬ ‫أداء‬ ‫ف'''ي‬ ‫لإلدارة‬ ‫'اون‬
‫ع‬‫م‬ ‫مكت'''بي‬ ‫عم'''ل‬ ‫ه'''ي‬ ‫الس'''كرتارية‬
‫وإدارة‬ ‫والفهرس'''ة‬ ‫والحف'''ظ‬ ‫والبري'''د‬ ‫والتقاري'''ر‬ ‫والمراس'''الت‬ ‫باالتص'''االت‬
. ‫'لومات‬
‫ع‬‫الم‬
‫فالسكرتير‬
‫'ال‬
‫ص‬‫االت‬ ‫'ة‬
‫ي‬‫عمل‬ ‫'م‬
‫ي‬‫بتنظ‬ ‫'م‬
‫ت‬‫يه‬
‫المرتبط'ة‬ ‫األطراف‬ ‫بي'ن‬
‫باختيار‬ ‫المدي'''ر‬ ‫بعم'''ل‬
‫'ة‬
‫ح‬‫المتا‬ ‫'ائل‬
‫س‬‫الو‬ ‫'ل‬
‫ض‬‫أف‬
. ‫لذلك‬
‫عادي‬ ‫بريد‬
‫الهاتف‬
‫إلكتروني‬ ‫بريد‬
‫الفاكس‬
‫المقابالت‬
‫االجتماعات‬

!! ‫الفعال‬ ‫المكتب‬ ‫ومدير‬ ‫الناجح‬ ‫السكرتير‬ ‫مقومات‬
‫فطرية‬ ‫مقومات‬
•
. ‫بالهدوء‬ ‫االحتفاظ‬
•
. ‫والتجديد‬ ‫االبتكار‬
•
.‫اآلخرين‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬
•
.‫والتوتر‬ ‫الغضب‬ ‫من‬ ‫الحد‬
•
. ‫المواقف‬ ‫مع‬ ‫التكيف‬
‫مكتسبة‬ ‫مقومات‬
•
. ‫السر‬ ‫كتمان‬
•
. ‫التصرف‬ ‫وحسن‬ ‫التميز‬
•
. ‫العمل‬ ‫في‬ ‫التفاني‬
•
. ‫العام‬ ‫المظهر‬

‫المكتب‬ ‫ومدير‬ ‫السكرتير‬ ‫مسئوليات‬ ‫أهم‬
. ‫المكتبي‬ ‫*التنظيم‬
. ‫واالنتظام‬ ‫المواظبة‬ *
. ‫الزائرين‬ ‫استقبال‬ *
. ‫واالختزال‬ ‫التسجيل‬ *
. ‫البريد‬ ‫معالجة‬ *

1
‫المكتبي‬ ‫التنظيم‬ -
•
. ‫الرئيس‬ ‫مكتب‬ ‫واجهة‬ ‫باعتباره‬ ‫العمل‬ ‫مكان‬ ‫وترتيب‬ ‫وتنسيق‬ ‫تصميم‬ ‫هو‬
•
. ‫المكتبية‬ ‫'مال‬
‫ع‬‫األ‬ ‫أداء‬ ‫وكفاءة‬ ‫فاعلية‬ ‫عليه‬ ‫يتوقف‬
•
‫والمكات'ب‬ ‫األثاث‬ ‫وترتي'ب‬ ‫والمراجعي'ن‬ ‫الزائري'ن‬ ‫الس'تقبال‬ ‫المكان‬ ‫تهيئ'ة‬ ‫يشم'ل‬
. ‫المستخدمة‬ ‫واألدوات‬
•
‫العام‬ ‫والذوق‬ ‫والنظافة‬ ‫الهدوء‬ ‫'لى‬
‫ع‬ ‫المحافظة‬

2
‫واالنتظام‬ ‫المواظبة‬ -
•
.‫المدير‬ ‫أو‬ ‫الرئيس‬ ‫حضور‬ ‫قبل‬ ً‫مبكرا‬ ‫الحضور‬
•
. ‫الرئيس‬ ‫مغادرة‬ ‫بعد‬ ً‫متأخرا‬ ‫االنصراف‬
•
. ‫الرئيس‬ ‫مع‬ ‫باالتفاق‬ ‫أجازاتك‬ ‫ترتيب‬
•
. ‫اآلخرين‬ ‫مع‬ ‫وتصرفاتك‬ ‫تحركاتك‬ ‫بكافة‬ ‫الرئيس‬ ‫علم‬
•
. ‫مكتبك‬ ‫داخل‬ ‫العمل‬ ‫لسير‬ ‫وواضح‬ ‫منظم‬ ‫إجرائي‬ ‫دليل‬ ‫توفير‬
•
‫تأخرك‬ ‫أ'و‬ ‫غياب'ك‬ ‫حال'ة‬ ‫ف'ي‬ ‫مكان'ك‬ ‫يح'ل‬ ‫الذي‬ ‫البدي'ل‬ ‫تهيئ'ة‬ ‫عل'ى‬ ً‫دائما‬ ‫احرص‬
.‫قاهرة‬ ‫ألسباب‬

3
‫الزائرين‬ ‫استقبال‬ -
‫اللباق'ة‬ ‫عل'ى‬ ‫القدرة‬ ‫لدي'ه‬ ‫تكون‬ ‫أ'ن‬ ‫الس'كرتير‬ ‫عل'ى‬ ‫يج'ب‬ ‫العم'ل‬ ‫هذا‬ ‫لحس'اسية‬ ً‫نظرا‬
. ‫'صاب‬
‫ع‬‫األ‬ ‫وهدوء‬ ‫البشاشة‬ ‫إلى‬ ‫باإلضافة‬ ‫الشخصية‬ ‫أنماط‬ ‫مختلف‬ ‫ومعاملة‬
•
. ‫الرئيس‬ ‫وقت‬ ‫على‬ ‫بشدة‬ ‫يؤثر‬ ‫ألنه‬ ‫وبمهارة‬ ‫بكفاءة‬ ‫الزيارات‬ ‫وقت‬ ‫إدارة‬ ‫يجب‬
•
. ‫الرئيس‬ ‫على‬ ‫وعرضها‬ ‫كافي‬ ‫بوقت‬ ‫موعدها‬ ‫قبل‬ ‫الزيارات‬ ‫سجل‬ ‫إعداد‬ ‫ضرورة‬
•
. ‫الزائر‬ ‫ورغبات‬ ‫بيانات‬ ‫تسجيل‬ ‫يجب‬ ‫الزيارة‬ ‫موعد‬ ‫حجز‬ ‫عند‬
•
. ‫للرئيس‬ ‫ومعلوم‬ ‫سابق‬ ‫بموعد‬ ‫تكون‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫زيارة‬ ‫كل‬
•
. ‫موافقته‬ ‫بعد‬ ‫إال‬ ‫الرئيس‬ ‫مكتب‬ ‫بدخول‬ ‫للزائرين‬ ‫السماح‬ ‫عدم‬
•
. ‫المناسبة‬ ‫التحية‬ ‫وتقديم‬ ‫الئقة‬ ‫بطريقة‬ ‫الزائرين‬ ‫كل‬ ‫استقبال‬

4
‫واالختزال‬ ‫التسجيل‬ -
•
. ‫تستقبلها‬ ‫التي‬ ‫للرسالة‬ ‫السريعة‬ ‫الكتابة‬ ‫على‬ ‫القدرة‬ ‫هو‬ ‫االختزال‬
•
– ‫األقالم‬ – ‫األوراق‬ ( ‫يدك‬ ‫متناول‬ ‫ف'ي‬ ‫لالختزال‬ ‫األس'اسية‬ ‫األدوات‬ ‫وجود‬ ‫م'ن‬ ‫تأك'د‬
.) ‫التسجيل‬ ‫جهاز‬
•
. ‫بدقة‬ ‫تكتبه‬ ‫حتى‬ ‫عليك‬ ‫ملى‬ُ‫ي‬ ‫لما‬ ‫والفهم‬ ‫اليقظة‬
•
. ‫للتعديل‬ ‫صفحة‬ ‫كل‬ ‫نهاية‬ ‫في‬ ‫ومسافة‬ ‫لإلضافة‬ ‫األسطر‬ ‫بين‬ ‫مسافة‬ ‫اترك‬
•
‫'ظ‬
'‫وأحف‬ ‫'ة‬
'‫'امل‬
‫ع‬‫الم‬ ‫إلنهاء‬ ‫'ة‬
'‫الالزم‬ ‫األوراق‬ ‫'ل‬
'‫ك‬ ‫'ك‬
'‫ومع‬ ‫إال‬ ‫'س‬
'‫الرئي‬ ‫'ب‬
'‫مكت‬ ‫'ادر‬
‫غ‬‫ت‬ ‫ال‬
. ‫وتاريخ‬ ‫برقم‬ ‫المختزلة‬ ‫الرسالة‬

5
‫البريد‬ ‫معالجة‬ -
•
.) ‫القيد‬ – ‫'ة‬
‫ع‬‫المراج‬ ( ‫وموثقة‬ ‫منظمة‬ ‫بطريقة‬ ‫البريد‬ ‫استالم‬
•
. ) ‫طرود‬ – ‫برقيات‬ – ‫شخصي‬ ‫بريد‬ – ‫عاجل‬ ‫بريد‬ – ‫سري‬ ‫بريد‬ ( ‫والفرز‬ ‫التصنيف‬
•
. ‫فتحها‬ ‫في‬ ‫الحديثة‬ ‫األدوات‬ ‫واستخدام‬ ‫الرسائل‬ ‫محتويات‬ ‫على‬ ‫المحافظة‬
•
. ‫والمطلوب‬ ‫والمرفقات‬ ‫التاريخ‬ ‫من‬ ‫'د‬
‫ك‬‫التأ‬
•
. ‫الخطأ‬ ‫بطريق‬ ‫الوارد‬ ‫للبريد‬ ‫السريعة‬ ‫المعالجة‬
•
. ‫الرئيس‬ ‫على‬ ‫البريد‬ ‫لعرض‬ ‫الحديثة‬ ‫واألدوات‬ ‫الوسائل‬ ‫استخدام‬

‫المكتبية‬ ‫األعمال‬ ‫إدارة‬ ‫أهمية‬
:‫اآلتية‬ ‫لألسباب‬ ‫المكتبية‬ ‫األعمال‬ ‫إدارة‬ ‫أهمية‬ ‫ترجع‬
1
:‫المشروعات‬ ‫حجم‬ ‫كبر‬ -
‫ي‬ ‫ف‬ ‫ة‬ ‫اإلداري‬ ‫تويات‬ ‫المس‬ ‫تعدد‬ ‫ى‬ ‫إل‬ ‫أدى‬ ‫ا‬ ‫مم‬ ‫ة‬ ‫الحكومي‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫ناعية‬ ‫الص‬ ‫ة‬ ‫وخاص‬
‫م‬ ‫والتنظي‬ ‫ط‬ ‫التخطي‬ ‫بعمليات‬ ‫القيام‬ ‫عوبات‬ ‫ص‬ ‫ظهرت‬ ‫ي‬ ‫وبالتال‬ ،‫المشروع‬
‫ا‬ ‫كلم‬ ‫المشروع‬ ‫م‬ ‫حج‬ ‫بر‬ ‫ك‬ ‫ا‬ ‫كلم‬ ‫ه‬ ‫أن‬ ‫ات‬ ‫الدراس‬ ‫ت‬ ‫أثبت‬ ‫د‬ ‫وق‬ ،‫ة‬ ‫والرقاب‬ ‫ه‬ ‫والتوجي‬
‫إحكام‬ ‫ى‬ ‫إل‬ ‫ة‬ ‫الحاج‬ ‫د‬ ‫وتزي‬ ،‫بر‬ ‫أك‬ ‫بة‬ ‫بنس‬ ‫ة‬ ‫المكتبي‬ ‫األعمال‬ ‫ى‬ ‫إل‬ ‫ه‬ ‫حاجت‬ ‫زادت‬
.‫المختلفة‬ ‫اإلدارات‬ ‫بين‬ ‫التنسيق‬ ‫مشكالت‬ ‫وتتعدد‬ ‫الرقابة‬
2
‫الوظيفي‬ ‫التخصص‬ ‫إلى‬ ‫الحاجة‬ ‫ازدياد‬ -
‫ن‬ ‫أ‬ ‫د‬ ‫وج‬ ،‫ة‬ ‫معين‬ ‫برات‬ ‫وخ‬ ‫قدرات‬ ‫ب‬ ‫تتطل‬ ‫ة‬ ‫الكتابي‬ ‫األعمال‬ ‫م‬ ‫معظ‬ ‫ت‬ ‫كان‬ ‫ا‬ ‫لم‬
،‫النفقات‬ ‫ي‬‫ف‬ ‫ل‬‫قلي‬ ‫ر‬‫غي‬ ‫اد‬‫اقتص‬ ‫ى‬‫إل‬ ‫يؤدي‬ ‫ة‬‫المختلف‬ ‫ا‬‫مجاالته‬ ‫ي‬‫ف‬ ‫ص‬‫التخص‬
‫ة‬ ‫وخاص‬ ‫بيع‬ ‫وال‬ ‫كاإلنتاج‬ ‫األخرى‬ ‫اسية‬ ‫األس‬ ‫ف‬ ‫الوظائ‬ ‫ن‬ ‫ع‬ ‫ل‬ ‫تفص‬ ‫ا‬ ‫فإنه‬ ‫ك‬ ‫ولذل‬
‫كفاءة‬ ‫من‬ ‫يرفع‬ ‫الوظيفي‬ ‫ص‬‫التخص‬ ‫هذا‬ ‫أن‬ ‫ك‬‫والش‬ ،‫الكبيرة‬ ‫المشرعات‬ ‫في‬
.‫المكتبية‬ ‫األعمال‬ ‫في‬ ‫األداء‬

3
:‫الحكومية‬ ‫والرقابة‬ ‫التوجيه‬ ‫زيادة‬ -
‫ى‬ ‫عل‬ ‫ة‬ ‫للرقاب‬ ‫ح‬ ‫واللوائ‬ ‫ن‬ ‫القواني‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫د‬ ‫العدي‬ ‫الحكومات‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫ر‬ ‫الكثي‬ ‫ت‬ ‫فرض‬
‫وظهرت‬ ‫م‬ ‫له‬ ‫ة‬ ‫وحماي‬ ‫الجمهور‬ ‫الح‬ ‫لمص‬ ً‫ضمانا‬ ‫ة‬ ‫التجاري‬ ‫ت‬ ‫المنشآ‬ ‫أعمال‬
‫الجمهور‬ ‫لتزويد‬ ‫الحكومة‬ ‫مكاتب‬ ‫في‬ ‫المكتبية‬ ‫باألعمال‬ ‫القائمين‬ ‫إلى‬ ‫الحاجة‬
‫ا‬ ‫كم‬ ،‫ة‬ ‫الحكومي‬ ‫ح‬ ‫واللوائ‬ ‫ن‬ ‫القواني‬ ‫ذ‬ ‫تنفي‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫واإلشراف‬ ‫ة‬ ‫المختلف‬ ‫بالخدمات‬
‫ي‬‫الت‬ ‫جالت‬‫الس‬ ‫إلنشاء‬ ‫ن‬‫الكتابيي‬ ‫ن‬‫العاملي‬ ‫ى‬‫إل‬ ‫ة‬‫التجاري‬ ‫ت‬‫المنشآ‬ ‫ة‬‫حاج‬ ‫زادت‬
.‫وتطبيقها‬ ‫تفسيرها‬ ‫على‬ ‫واإلشراف‬ ‫واللوائح‬ ‫القوانين‬ ‫هذه‬ ‫تتطلبها‬
4
:‫المكتبية‬ ‫األعمال‬ ‫على‬ ‫تعتمد‬ ‫التي‬ ‫المنشآت‬ ‫عدد‬ ‫زيادة‬ -
:‫ل‬ ‫مث‬ ‫ة‬ ‫المكتبي‬ ‫اإلعمال‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ً‫كليا‬ ‫د‬ ‫تعتم‬ ‫تكاد‬ ‫ي‬ ‫الت‬ ‫ت‬ ‫المنشآ‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫ر‬ ‫كثي‬ ‫هناك‬
‫عدد‬ ‫زاد‬ ‫ولقد‬ ، ‫اإلعالنات‬ ‫ووكاالت‬ ‫التمويل‬ ‫ومكاتب‬ ‫التأمين‬ ‫وشركات‬ ‫البنوك‬
‫ى‬ ‫عل‬ ‫الجمهور‬ ‫إلقبال‬ ً‫نظرا‬ ‫ي‬ ‫الحال‬ ‫القرن‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫بيرة‬ ‫ك‬ ‫زيادة‬ ‫ت‬ ‫المنشآ‬ ‫هذه‬
.‫الكتابيين‬ ‫العاملين‬ ‫إلى‬ ‫الحاجة‬ ‫زيادة‬ ‫إلى‬ ‫أدى‬ ‫مما‬ ‫تقدمها‬ ‫التي‬ ‫الخدمات‬

5
:‫العلمية‬ ‫اإلدارة‬ ‫مفاهيم‬ ‫بتطبيق‬ ‫االهتمام‬ -
‫وتعددت‬ ‫جالت‬ ‫الس‬ ‫ى‬‫إل‬ ‫ة‬‫الحاج‬ ‫زادت‬ ‫ن‬‫أ‬ ‫ة‬‫العلمي‬ ‫اإلدارة‬ ‫م‬‫مفاهي‬ ‫النتشار‬ ‫كان‬
، ‫ا‬ ‫به‬ ‫اإلدارة‬ ‫ع‬ ‫تنتف‬ ‫ى‬ ‫حت‬ ‫جيلها‬ ‫وتس‬ ‫ا‬ ‫جمعه‬ ‫يجري‬ ‫ي‬ ‫الت‬ ‫بيانات‬ ‫وال‬ ‫اءات‬ ‫اإلحص‬
‫ذ‬ ‫إ‬ ‫المشروعات‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫ة‬ ‫المكتبي‬ ‫األعمال‬ ‫نطاق‬ ‫اع‬ ‫اتس‬ ‫ى‬ ‫إل‬ ‫بدوره‬ ‫أدى‬ ‫ا‬ ‫مم‬
.‫البيانات‬ ‫بهذه‬ ‫العليا‬ ‫اإلدارة‬ ‫تزويد‬ ‫عن‬ ‫المسئول‬ ‫هو‬ ‫المكتب‬ ‫أن‬ ‫المعروف‬
6
:‫ملكيتها‬ ‫عن‬ ‫المشروعات‬ ‫إدارة‬ ‫فصل‬ -
‫ى‬ ‫حت‬ ‫ا‬ ‫فيه‬ ‫اهمين‬ ‫المس‬ ‫عدد‬ ‫وزيادة‬ ‫اهمة‬ ‫المس‬ ‫الشركات‬ ‫م‬ ‫حج‬ ‫بر‬ ‫ك‬ ‫ن‬ ‫ع‬ ‫ج‬ ‫نت‬
‫ي‬ ‫ف‬ ‫ا‬ ‫العلي‬ ‫اإلدارة‬ ‫ف‬ ‫وظائ‬ ‫ال‬ ‫انفص‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫ك‬ ‫ذل‬ ‫اعد‬ ‫وس‬ ‫اآلالف‬ ‫ى‬ ‫إل‬ ‫ل‬ ‫وص‬
‫ة‬ ‫أهمي‬ ‫زادت‬ ‫ا‬ ‫هن‬ ‫ن‬ ‫وم‬ ، ‫المال‬ ‫س‬ ‫رأ‬ ‫حاب‬ ‫أص‬ ‫ة‬ ‫فئ‬ ‫ن‬ ‫ع‬ ‫اهمة‬ ‫المس‬ ‫الشركات‬
،‫ة‬ ‫المختلف‬ ‫الفئات‬ ‫هذه‬ ‫ورغبات‬ ‫متطلبات‬ ‫ق‬ ‫لتحقي‬ ‫ة‬ ‫المكتبي‬ ‫األعمال‬ ‫إدارة‬
‫ى‬ ‫عل‬ ‫ة‬ ‫الرقاب‬ ‫ق‬ ‫تحقي‬ ‫ع‬ ‫م‬ ‫ة‬ ‫المختلف‬ ‫ياسات‬ ‫الس‬ ‫م‬ ‫رس‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫اإلدارة‬ ‫اعدة‬ ‫ولمس‬
‫ة‬ ‫المكتبي‬ ‫األعمال‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫االعتماد‬ ‫خالل‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫ك‬ ‫وذل‬ ،‫ت‬ ‫الوق‬ ‫س‬ ‫نف‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫ا‬ ‫أعماله‬
.‫بالمشروع‬

‫الذاتية‬ ‫قوتك‬ ‫طريق‬ .... ‫الفعال‬ ‫االتصال‬
‫الفعال‬ ‫االتصال‬ ‫مفهوم‬
1
‫ل‬ ‫بالعم‬ ‫ة‬ ‫المرتبط‬ ‫األطراف‬ ‫ع‬ ‫جمي‬ ‫ن‬ ‫بي‬ ‫للمعلومات‬ ‫ل‬ ‫ونق‬ ‫تبادل‬ ‫ة‬ ‫عملي‬ ‫و‬ ‫ه‬ -
‫لها‬ ‫مخطط‬ ‫هو‬ ‫لما‬ ً‫وفقا‬ ‫المطلوبة‬ ‫األهداف‬ ‫تحقيق‬ ‫من‬ ‫يمكن‬ ‫الذي‬ ‫بالشكل‬
. ‫قبل‬ ‫من‬
2
‫ومضمون‬ ‫ى‬ ‫معن‬ ‫ا‬ ‫له‬ ‫الة‬ ‫رس‬ ‫خالل‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫للمعلومات‬ ‫التبادل‬ ‫ة‬ ‫عملي‬ ‫م‬ ‫وتت‬ -
‫ويتم‬. ‫وواضح‬ ‫محدد‬ ‫وهدف‬
‫ة‬ ‫واألنظم‬ ‫ح‬ ‫اللوائ‬ ‫تحدده‬ ‫ا‬ ‫لم‬ ‫ا‬ ‫وفق‬ ‫المحددة‬ ‫ال‬ ‫االتص‬ ‫قناة‬ ‫بر‬ ‫ع‬ ‫الة‬ ‫الرس‬ ‫ل‬ ‫نق‬
. ‫بها‬ ‫المعمول‬
‫المعلومات‬ ‫ل‬‫لنق‬ ‫ة‬‫المادي‬ ‫ائل‬ ‫الوس‬ ‫مجرد‬ ‫ي‬‫يعن‬ ‫ال‬ ‫ال‬‫لالتص‬ ‫ث‬‫الحدي‬ ‫والمفهوم‬
،‫للتفاهم‬ ً‫خلقا‬ ‫يعني‬ ‫وإنما‬
3
‫أو‬ ‫الصوت‬ ‫بنغمة‬ ‫أو‬ ‫بالوجه‬ ‫بالتعبير‬ ‫أو‬ ‫بالعمل‬ ‫أو‬ ‫بالكلمة‬ ‫ذلك‬ ‫يكون‬ ‫وقد‬ -
‫و‬ ‫ه‬ ‫ا‬ ‫م‬ ‫م‬ ‫فه‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫بأخرى‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫ة‬ ‫بطريق‬ ‫هم‬ ‫يس‬ ‫ا‬ ‫منه‬ ‫ل‬ ‫فك‬ ،‫ي‬ ‫البدن‬ ‫باإليحاء‬
.‫مطلوب‬

‫االتصاالت‬ ‫أنــــواع‬
1
‫أسفل‬ ‫إلى‬ ‫أعلى‬ ‫من‬ ‫االتصال‬ -
‫اإلدارة‬ ‫وأعضاء‬ ‫ة‬ ‫المنظم‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫ا‬ ‫العلي‬ ‫اإلدارة‬ ‫ن‬ ‫بي‬ ‫م‬ ‫يت‬ ‫الذي‬ ‫ال‬ ‫االتص‬ ‫ك‬ ‫ذل‬ ‫و‬ ‫وه‬
‫ى‬ ‫حت‬ ‫ن‬ ‫المشرفي‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫المباشرة‬ ‫اإلدارة‬ ‫رجال‬ ‫ن‬ ‫وبي‬ ‫بينهم‬ ‫ب‬ ‫م‬ ‫ث‬ ،‫طى‬ ‫الوس‬
ً‫متفقا‬ ‫االتصال‬ ‫هذا‬ ‫يتم‬ ‫وبذلك‬ ،‫التنفيذ‬ ‫مستوى‬ ‫في‬ ‫العاملين‬ ‫إلى‬ ‫يصل‬
‫للتعليمات‬ ‫ل‬‫شك‬ ‫فل‬‫أس‬ ‫ى‬‫إل‬ ‫ى‬‫أعل‬ ‫ن‬‫م‬ ‫ال‬‫االتص‬ ‫ويأخذ‬.‫لطة‬‫الس‬ ‫ط‬‫خ‬ ‫ع‬‫م‬
.‫بالمنظمة‬ ‫األعمال‬ ‫وتوجيه‬ ‫تنظيم‬ ‫بهدف‬ ‫والتوجيهات‬ ‫واألوامر‬
2
‫أعلى‬ ‫إلى‬ ‫أسفل‬ ‫من‬ ‫االتصال‬ -
‫إلى‬ ‫أعلى‬ ‫من‬ ‫تم‬ ‫الذي‬ ‫لالتصال‬ ‫فعل‬ ‫كرد‬ ‫وذلك‬ ‫العليا‬ ‫باإلدارة‬ ‫االتصال‬ ‫ويعني‬
‫ة‬ ‫الرقاب‬ ‫ألغراض‬ ‫ا‬ ‫العلي‬ ‫لإلدارة‬ ‫ا‬ ‫رفعه‬ ‫م‬ ‫يت‬ ‫وبيانات‬ ‫كمعلومات‬ ‫فل‬ ‫أس‬
‫العاملين‬ ‫فعل‬ ‫ورد‬ ‫ومشكالتها‬ ‫األعمال‬ ‫نتائج‬ ‫وتقييم‬ ‫النشاط‬ ‫أوجه‬ ‫على‬
.‫اإلدارية‬ ‫والقرارات‬ ‫والسياسات‬ ‫والخطط‬ ‫واآلراء‬ ‫التعليمات‬ ‫على‬
3
:)‫(العرضي‬ ‫األفقي‬ ‫االتصال‬ -
‫المستوى‬ ‫نفس‬ ‫في‬ ‫واألقسام‬ ‫اإلدارات‬ ‫أعضاء‬ ‫بين‬ ‫مجراه‬ ‫االتصال‬ ‫هذا‬ ‫ويأخذ‬
.‫أمور‬ ‫من‬ ‫يجري‬ ‫بما‬ ‫علم‬ ‫على‬ ‫إبقائهم‬ ‫بهدف‬ ‫المنظمة‬ ‫داخل‬

‫؟‬ ‫وسيلة‬ ‫أم‬ ‫غاية‬ ‫االتصال‬ ‫هل‬
‫المطلوبة‬ ‫األهداف‬ ‫لتحقيق‬ ‫فعالة‬ ‫وسيلة‬ ‫هو‬ ‫بل‬ ‫غاية‬ ‫مجرد‬ ‫االتصال‬ ‫يعتبر‬ ‫ال‬
‫أجزاء‬ ‫بين‬ ‫المعلومات‬ ‫ونقل‬ ‫لتبادل‬ ‫ودقيقة‬ ‫منظمة‬ ‫عملية‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫بفاعلية‬
. ‫االتجاهات‬ ‫كل‬ ‫وفي‬ ‫المختلفة‬ ‫اإلدارية‬ ‫بمستوياته‬ ‫اإلداري‬ ‫التنظيم‬
‫والكفاءات‬ ‫والمعدات‬ ‫األجهزة‬ ‫ر‬ ‫توفي‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫ة‬ ‫العملي‬ ‫هذه‬ ‫نجاح‬ ‫ف‬ ‫يتوق‬ ‫ال‬
‫التعاون‬ ‫ور‬ ‫جس‬ ‫د‬ ‫م‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫النجاح‬ ‫هذا‬ ‫يحتاج‬ ‫ل‬ ‫ب‬ ‫ب‬ ‫فحس‬ ‫ة‬ ‫الالزم‬ ‫ة‬ ‫البشري‬
‫المنظمة‬ ‫فقدت‬ ‫فإذا‬ ، ‫االتصال‬ ‫عملية‬ ‫أطراف‬ ‫كافة‬ ‫بين‬ ‫المتبادل‬ ‫واالحترام‬
‫ض‬ ‫البع‬ ‫م‬ ‫بعضه‬ ‫م‬ ‫فه‬ ‫األفراد‬ ‫اء‬ ‫أس‬ ‫المتبادل‬ ‫واالحترام‬ ‫التعاون‬ ‫ر‬ ‫عنص‬
.‫النجاح‬ ‫تحقيق‬ ‫في‬ ‫االتصال‬ ‫عملية‬ ‫وتفشل‬

‫اإلداري‬ ‫لالتصال‬ ‫العشر‬ ‫األهداف‬
1
‫المعلومات‬ ‫عرض‬ -
EXPOSITION INFORMATION
.
2
. ‫القرارات‬ ‫متخذي‬ ‫أمام‬ ‫الدقيقة‬ ‫والبيانات‬ ‫المعلومات‬ ‫كافة‬ ‫وضع‬ -
3
.‫المنشأة‬ ‫في‬ ‫الفئات‬ ‫مختلف‬ ‫بين‬ ‫المشترك‬ ‫الفهم‬ ‫من‬ ‫قدر‬ ‫تحقيق‬ -
4
. ‫وإدارتها‬ ‫وأقسامها‬ ‫المنشأة‬ ‫في‬ ‫العاملين‬ ‫جهود‬ ‫بين‬ ‫التنسيق‬ -
5
‫إلى‬ ‫نظرهم‬ ‫ووجهات‬ ‫وآرائهم‬ ‫قراراتهم‬ ‫توصيل‬ ‫من‬ ‫المنشأة‬ ‫قيادة‬ ‫تمكين‬ -
.‫العاملة‬ ‫القاعدة‬
6
‫الجيدة‬ ‫االت‬ ‫فاالتص‬ ،‫ن‬ ‫العاملي‬ ‫األفراد‬ ‫ومهارات‬ ‫برات‬ ‫وخ‬ ‫قدرات‬ ‫ة‬ ‫تنمي‬ -
.‫للعاملين‬ ‫المناسب‬ ‫واإلرشاد‬ ‫التوجيه‬ ‫توصيل‬ ‫من‬ ‫تمكن‬
7
‫ف‬ ‫ومختل‬ ‫ن‬ ‫العاملي‬ ‫جموع‬ ‫ن‬ ‫بي‬ ‫ة‬ ‫الثق‬ ‫ق‬ ‫وخل‬ ‫ة‬ ‫اإليجابي‬ ‫االتجاهات‬ ‫ن‬ ‫تكوي‬ -
.‫المنشأة‬ ‫مع‬ ‫المتعاملة‬ ‫الخارجية‬ ‫األطراف‬
8
‫وقدراتهم‬ ‫مهاراتهم‬ ‫لتوظيف‬ ‫للمنظمة‬ ‫المنتمين‬ ‫العمل‬ ‫قوة‬ ‫أفراد‬ ‫تشجيع‬ -
. ‫أهدافها‬ ‫لخدمة‬
9
. ‫المنظمة‬ ‫وإدارة‬ ‫العاملين‬ ‫بين‬ ‫االنتماء‬ ‫وتقوية‬ ‫االرتباط‬ ‫تدعيم‬ -
10
‫والمساءلة‬ ‫المحاسبة‬ ‫إمكانية‬ -
QUESTIONING
. ‫أعمال‬ ‫من‬ ‫تم‬ ‫عما‬

‫العشر‬ ‫اإلدارية‬ ‫االتصاالت‬ ‫وسائل‬
1
‫الخطــابــــــــــــات‬ -
‫ي‬ ‫ف‬ ‫ت‬ ‫المنشآ‬ ‫تخدمها‬ ‫تس‬ ‫ي‬ ‫الت‬ ‫ى‬ ‫األول‬ ‫يلة‬ ‫الوس‬ ‫ي‬ ‫ه‬ ‫الخطابات‬ ‫بر‬ ‫تعت‬
.ً‫مكانيا‬ ‫متباعدين‬ ‫يكونون‬ ‫عندما‬ ‫المختلفة‬ ‫بالقطاعات‬ ‫االتصال‬
: ‫فمنها‬ ‫أنواعها‬ ‫تختلف‬ ‫المنظمة‬ ‫تستخدمها‬ ‫التي‬ ‫والخطابات‬
.‫العادية‬ ‫الخطابات‬
.‫المسجلة‬ ‫الخطابات‬
.‫الوصول‬ ‫بعلم‬ ‫المسجلة‬ ‫الخطابات‬
‫ة‬ ‫البريدي‬ ‫البطاقات‬
.‫وغيرها‬
‫والخطاب‬ ‫ة‬ ‫المنظم‬ ‫ة‬ ‫مرآ‬ ‫و‬ ‫ه‬ ‫ة‬ ‫المنظم‬ ‫ن‬ ‫ع‬ ‫در‬ ‫يص‬ ‫الذي‬ ‫والخطاب‬
‫ا‬ ‫م‬ ‫وعادة‬ ‫د‬ ‫الجي‬ ‫والمضمون‬ ‫ل‬ ‫الشك‬ ‫ه‬ ‫في‬ ‫ي‬ ‫روع‬ ‫إذا‬ ‫ا‬ ‫عنه‬ ‫ادر‬ ‫الص‬
. ‫الخطابات‬ ‫لهذه‬ ‫المتلقية‬ ‫األطراف‬ ‫عند‬ ً‫حسنا‬ ً‫أثرا‬ ‫يترك‬

‫الخطابات‬ ‫في‬ ‫توفرها‬ ‫الواجب‬ ‫الشروط‬
1
: ‫االختصار‬ -
‫الخطاب‬ ‫في‬ ‫يستخدم‬ ‫أن‬ ‫بمعنى‬ ‫اإلمكان‬ ‫بقدر‬ ً‫مختصرا‬ ‫الخطاب‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫يعني‬ ‫وهذا‬
‫تطويل‬ ‫دون‬ ‫يريد‬ ‫ما‬ ‫توصيل‬ ‫من‬ ‫كاتبه‬ ‫تمكن‬ ‫التي‬ ‫الكلمات‬ ‫من‬ ‫المناسب‬ ‫القدر‬
.‫بالمعنى‬ ‫مخل‬ ‫تقصير‬ ‫أو‬ ‫ممل‬
2
: ‫الوضوح‬ -
‫لقارئه‬ ‫يترك‬ ‫ال‬ ‫حتى‬ ‫غموض‬ ‫وال‬ ‫فيه‬ ‫لبس‬ ‫ال‬ ً‫واضحا‬ ‫الخطاب‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫الضروري‬ ‫من‬
.‫الخطاب‬ ‫كاتب‬ ‫يقصده‬ ‫عما‬ ‫للتساؤل‬ ‫الفرصة‬
3
: ‫السهولة‬ -
‫تعبر‬ ‫والتي‬ ‫المعقدة‬ ‫غير‬ ‫القصيرة‬ ‫والجمل‬ ‫السهلة‬ ‫البسيطة‬ ‫الكلمات‬ ‫اختيار‬ ‫الالزم‬ ‫من‬
.‫المقصود‬ ‫المعنى‬ ‫عن‬ ً‫تماما‬
4
: ‫واللباقة‬ ‫الذوق‬ -
...‫الخطابات‬ ‫في‬ ‫مراعاته‬ ‫يجب‬ ‫المبدأ‬ ‫وهذا‬
5
: ‫الجيد‬ ‫اإلخراج‬ -
.‫لحجمه‬ ‫مناسب‬ ‫مظروف‬ ‫في‬ ‫يوضع‬ ‫وأن‬ ‫الكتابة‬ ‫و‬ ‫اإلخراج‬ ‫جيد‬ ‫الخطاب‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫يجب‬
6
:‫المناسب‬ ‫الخطاب‬ ‫نوع‬ ‫اختيار‬ -
‫ترسل‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫الهامة‬ ‫فالخطابات‬ ‫موقف‬ ‫لكل‬ ‫المناسب‬ ‫الخطاب‬ ‫نوع‬ ‫اختيار‬ ‫الالزم‬ ‫من‬
.‫الوصول‬ ‫بعلم‬ ‫المسجل‬ ‫بالبريد‬
..‫عادي‬ ‫بخطاب‬ ‫ترسل‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬ ‫المحدودة‬ ‫األهمية‬ ‫ذات‬ ‫والخطابات‬

2
‫اإلذاعــــــــــــــــــة‬ -
‫ال‬‫االتص‬ ‫يكون‬ ‫ا‬‫عندم‬ ‫ة‬‫خاص‬ ‫اإلداري‬ ‫ال‬‫االتص‬ ‫ة‬‫عملي‬ ‫ي‬‫ف‬ ‫ة‬‫اإلذاع‬ ‫تخدم‬‫تس‬ ‫د‬‫ق‬
‫يل‬ ‫توص‬ ‫ن‬ ‫فيمك‬ ، ‫ة‬ ‫المنظم‬ ‫ج‬ ‫ومنت‬ ‫ل‬ ‫بعم‬ ‫ة‬ ‫المرتبط‬ ‫ة‬ ‫الخارجي‬ ‫باألطراف‬
‫ة‬ ‫الخاص‬ ‫واألخبار‬ ‫بالمعلومات‬ ‫ة‬ ‫اإلذاع‬ ‫ي‬ ‫مندوب‬ ‫د‬ ‫تزوي‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫ة‬ ‫إعالني‬ ‫الة‬ ‫رس‬
‫ن‬ ‫أعي‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫ورتها‬ ‫وص‬ ‫ا‬ ‫موقفه‬ ‫م‬ ‫وتدع‬ ‫ا‬ ‫تفيده‬ ‫د‬ ‫ق‬ ‫ي‬ ‫والت‬ ‫ة‬ ‫بالمنظم‬
.‫الجمهور‬
‫ي‬ ‫ف‬ ‫محدود‬ ‫ي‬ ‫الخارج‬ ‫بالجمهور‬ ‫ال‬ ‫لالتص‬ ‫ة‬ ‫لإلذاع‬ ‫المنظمات‬ ‫تخدما‬ ‫اس‬ ‫ومجال‬
‫ى‬ ‫عل‬ ‫بير‬ ‫ك‬ ‫ر‬ ‫تأثي‬ ‫ا‬ ‫له‬ ‫ال‬ ‫اتص‬ ‫يلة‬ ‫كوس‬ ‫ة‬ ‫اإلذاع‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫ول‬ ‫ة‬ ‫العربي‬ ‫ا‬ ‫بالدن‬
‫وبالتالي‬ ، ‫التعليمية‬ ‫المستويات‬ ‫جميع‬ ‫تناسب‬ ‫رسالة‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫الجمهور‬
‫األفراد‬ ‫إلى‬ ‫تصل‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬ ‫اإلذاعة‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫تنقل‬ ‫التي‬ ‫الرسالة‬ ‫فإن‬
.‫والكتابة‬ ‫القراءة‬ ‫يتقنون‬ ‫ال‬ ‫الذين‬ ‫أو‬ ‫األميين‬
3
‫التليفزيونية‬ ‫الدوائـــر‬ -
‫اإلداري‬ ‫ال‬ ‫االتص‬ ‫ة‬ ‫بعملي‬ ‫القيام‬ ‫التلفزيون‬ ‫ر‬ ‫الدوائ‬ ‫ق‬ ‫طري‬ ‫ن‬ ‫ع‬ ً‫أيضا‬ ‫ن‬ ‫ويمك‬
‫لالتصال‬ ‫التليفزيوني‬ ‫البث‬ ‫قنوات‬ ‫استخدام‬ ‫يمكن‬ ‫كما‬ ، ‫المنظمة‬ ‫داخل‬
‫ي‬ ‫الت‬ ‫بالخدمات‬ ‫ن‬ ‫المنتفعي‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫ا‬ ‫لمنتجاته‬ ‫تهلكين‬ ‫والمس‬ ‫ة‬ ‫المنشأ‬ ‫بعمالء‬
‫ب‬‫جان‬ ‫ن‬‫م‬ ‫للتليفزيون‬ ‫المحدود‬ ‫تخدام‬‫االس‬ ‫ن‬‫أ‬ ‫ك‬‫والش‬ ،‫ة‬‫المنشأ‬ ‫ا‬‫تقدمه‬
،‫الخارجي‬ ‫المنشأة‬ ‫بجمهور‬ ‫اتصال‬ ‫كوسيلة‬ ‫العربية‬ ‫بالدنا‬ ‫في‬ ‫المنظمات‬
‫ى‬‫عل‬ ‫يعاب‬ ‫ن‬‫ولك‬ ،‫ال‬‫لالتص‬ ‫ة‬‫فعال‬ ‫يلة‬‫وس‬ ‫تخدام‬‫اس‬ ‫ن‬‫م‬ ‫المنظمات‬ ‫يحرم‬
.‫المرتفعة‬ ‫التكلفة‬ ‫المجال‬ ‫هذا‬ ‫في‬ ‫التليفزيون‬ ‫استخدام‬

4
‫المنشأة‬ ‫مجلـــة‬ -
‫هذه‬ ‫تستخدم‬ ‫أن‬ ‫ويمكن‬ ،‫دورية‬ ‫بصفة‬ ‫تصدرها‬ ‫مجلة‬ ‫الكبرى‬ ‫المنشآت‬ ‫لبعض‬
‫الكبار‬ ‫المنظمة‬ ‫عمالء‬ ‫إلى‬ ‫ونشاطها‬ ‫المنشأة‬ ‫أخبار‬ ‫توصيل‬ ‫في‬ ‫المجلة‬
. ‫البيع‬ ‫ووكالء‬ ‫لمورديها‬ ‫وكذلك‬
5
‫المقابــــــــالت‬ -
‫وخارج‬ ‫ل‬ ‫داخ‬ ‫األطراف‬ ‫ف‬ ‫مختل‬ ‫ن‬ ‫بي‬ ‫ة‬ ‫اإلداري‬ ‫االت‬ ‫االتص‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫بير‬ ‫ك‬ ‫قدر‬ ‫م‬ ‫يت‬
‫تبادل‬ ‫م‬‫يت‬ ‫ا‬‫م‬ ‫عادة‬ ‫المقابالت‬ ‫هذه‬ ‫ي‬‫وف‬ ‫المقابالت‬ ‫ق‬‫طري‬ ‫ن‬‫ع‬ ‫ة‬‫المنظم‬
.‫واألخبار‬ ‫والمعلومات‬ ‫واألفكار‬ ‫اآلراء‬
: ‫ا‬ ‫تحقيقه‬ ‫المراد‬ ‫األهداف‬ ‫باختالف‬ ‫ف‬ ‫تختل‬ ‫المقابالت‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫كثيرة‬ ‫أنواع‬ ‫وهناك‬
‫يل‬ ‫توص‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫ة‬ ‫معين‬ ‫ة‬ ‫مشكل‬ ‫ل‬ ‫وح‬ ‫ة‬ ‫مناقش‬ ‫ة‬ ‫المقابل‬ ‫هدف‬ ‫يكون‬ ‫د‬ ‫فق‬
. ‫للمبيعات‬ ‫الترويج‬ ‫أو‬ ‫معلومات‬ ‫على‬ ‫الحصول‬ ‫أو‬ ‫معلومات‬
‫إدارة‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫المنظمات‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫ن‬ ‫العاملي‬ ‫األفراد‬ ‫ة‬ ‫فاعلي‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫د‬‫نزي‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫م‬ ‫المه‬ ‫ن‬ ‫وم‬
‫نوع‬ ‫ل‬ ‫ك‬ ‫بإدارة‬ ‫لة‬ ‫المتص‬ ‫ة‬ ‫الفني‬ ‫ب‬ ‫بالجوان‬ ‫م‬ ‫نزوده‬ ‫ن‬ ‫وأ‬ ،‫المقابالت‬ ‫هذه‬
‫د‬ ‫تعق‬ ‫ي‬ ‫الت‬ ‫ة‬ ‫التدريبي‬ ‫برامج‬ ‫ال‬ ‫ض‬ ‫بع‬ ‫خالل‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫ك‬ ‫وذل‬ ‫المقابالت‬ ‫هذه‬ ‫ن‬ ‫م‬
.‫الغرض‬ ‫لهذا‬

6
‫االجــــــتــمـاعــــــات‬ -
‫االجتماعات‬ ‫بر‬‫وتعت‬
MEETINGS
‫ة‬‫المنظم‬ ‫ا‬‫إليه‬ ‫تلجأ‬ ‫ي‬‫الت‬ ‫ائل‬‫الوس‬ ‫ن‬‫م‬ ‫وسيلة‬
‫يحدث‬ ‫ا‬ ‫مثلم‬ ، ‫ة‬ ‫والخارجي‬ ‫ة‬ ‫الداخلي‬ ‫األطراف‬ ‫ف‬ ‫بمختل‬ ‫اإلداري‬ ‫ال‬ ‫لالتص‬
‫و‬ ‫أ‬ ‫ة‬ ‫المنظم‬ ‫عمالء‬ ‫لكبار‬ ‫ة‬ ‫المنظم‬ ‫ل‬ ‫داخ‬ ‫اجتماعات‬ ‫د‬ ‫تعق‬ ‫ا‬ ‫عندم‬
‫و‬‫أ‬ ‫ة‬‫بالمنظم‬ ‫ا‬‫العلي‬ ‫لإلدارة‬ ‫اجتماعات‬ ‫د‬‫عق‬ ‫و‬‫أ‬ ‫بيع‬‫ال‬ ‫لوكالء‬ ‫و‬‫أ‬ ‫ن‬‫الموردي‬
. ‫رئيسهم‬ ‫مع‬ ‫قسم‬ ‫في‬ ‫للعاملين‬ ‫اجتماعات‬ ‫عقد‬
‫ر‬ ‫توفي‬ ‫ع‬ ‫م‬ ‫ي‬ ‫ديمقراط‬ ‫لوب‬ ‫بأس‬ ‫تدار‬ ‫وان‬ ً‫مقدما‬ ‫لالجتماعات‬ ‫د‬ ‫يع‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫ب‬ ‫ويج‬
‫ى‬ ‫إل‬ ‫ل‬ ‫تتوص‬ ‫و‬ ‫ي‬ ‫علم‬ ‫اس‬ ‫أس‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫المناقشات‬ ‫تقوم‬ ‫ي‬ ‫لك‬ ‫المعلومات‬
.‫فيها‬ ‫تناقش‬ ‫التي‬ ‫والمسائل‬ ‫للموضوعات‬ ‫بالنسبة‬ ‫سليمة‬ ‫قرارات‬
7
‫الحــــفــــــــــــــــــالت‬-
،‫بات‬‫المناس‬ ‫ف‬‫مختل‬ ‫ي‬‫ف‬ ‫حفالت‬ ‫ة‬‫إقام‬ ‫ى‬‫عل‬ ‫بيرة‬‫الك‬ ‫المنظمات‬ ‫ض‬‫بع‬ ‫اعتادت‬
‫البيع‬ ‫ووكالء‬ ‫والموردين‬ ‫العمالء‬ ‫كبار‬ ‫بدعوة‬ ‫تقوم‬ ‫ت‬‫المنشآ‬ ‫ن‬‫م‬ ‫والكثير‬
‫العالقة‬ ‫ي‬‫وينم‬ ‫يدعم‬ ‫ا‬‫مم‬ ،‫االحتفاالت‬ ‫هذه‬ ‫لحضور‬ ‫األعالم‬ ‫رجال‬ ‫ض‬‫وبع‬
.‫نحوها‬ ‫اتجاهاتهم‬ ‫من‬ ‫يزيد‬ ‫ومما‬ ،‫وقيادتها‬ ‫المنشأة‬ ‫وبين‬ ‫بينهم‬
‫ر‬ ‫األث‬ ‫تترك‬ ‫ى‬ ‫حت‬ ‫االحتفاالت‬ ‫لهذه‬ ‫ذ‬ ‫والتنفي‬ ‫واإلعداد‬ ‫ط‬ ‫التخطي‬ ‫م‬ ‫المه‬ ‫ن‬ ‫وم‬
. ‫فيها‬ ‫شارك‬ ‫من‬ ‫على‬ ‫المناسب‬

8
‫الزيــــــــــــارات‬ -
‫حسن‬ ‫شريطة‬ ‫الخارجية‬ ‫األطراف‬ ‫زيارات‬ ‫المنظمة‬ ‫إدارة‬ ‫تشجع‬ ‫أن‬ ‫المهم‬ ‫من‬
‫ال‬ ‫ى‬ ‫حت‬ ‫القيود‬ ‫ض‬ ‫بع‬ ‫ع‬ ‫وض‬ ‫ع‬ ‫م‬ ، ‫ا‬ ‫عليه‬ ‫يفدون‬ ‫ن‬ ‫الذي‬ ‫الجمهور‬ ‫تقبال‬ ‫اس‬
‫ي‬ ‫ف‬ ‫ل‬ ‫العم‬ ‫ج‬ ‫برام‬ ‫ذ‬ ‫وتنفي‬ ‫اإلنتاج‬ ‫ل‬ ‫تعطي‬ ‫ى‬ ‫إل‬ ‫الزيارات‬ ‫هذه‬ ‫تؤدي‬
.‫المنظمة‬
9
‫االستقصــــــاءات‬ -
‫آراء‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫للتعرف‬ ‫تقصاءات‬ ‫االس‬ ‫تخدام‬ ‫اس‬ ‫ى‬ ‫إل‬ ‫برى‬ ‫الك‬ ‫ت‬ ‫المنشآ‬ ‫ض‬ ‫بع‬ ‫أ‬ ‫تلج‬
‫للتعرف‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫ه‬ ‫تقدم‬ ‫الذي‬ ‫ج‬ ‫المنت‬ ‫ن‬ ‫ع‬ ‫م‬ ‫نظره‬ ‫ووجهات‬ ‫الجمهور‬ ‫أفراد‬
. ‫بالمنظمة‬ ‫العمل‬ ‫و‬ ‫رؤسائهم‬ ‫نحو‬ ‫العاملين‬ ‫اتجاهات‬ ‫على‬
10
‫التذكارية‬ ‫الهدايا‬ -
‫ا‬ ‫الهداي‬ ‫ض‬ ‫بع‬ ‫ال‬ ‫إرس‬ ‫ة‬ ‫الخارجي‬ ‫ر‬ ‫بالجماهي‬ ‫ة‬ ‫المنظم‬ ‫ال‬ ‫اتص‬ ‫ائل‬ ‫وس‬ ‫م‬ ‫أه‬ ‫ن‬ ‫م‬
‫ن‬ ‫وإ‬ ‫األشياء‬ ‫وهذه‬ ،‫بات‬ ‫المناس‬ ‫ف‬ ‫مختل‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫م‬ ‫له‬ ‫ة‬ ‫والتذكاري‬ ‫ة‬ ‫الرمزي‬
‫د‬ ‫عن‬ ً‫طيبا‬ ً‫يا‬ ‫نفس‬ ً‫أثرا‬ ‫تترك‬ ‫ا‬ ‫أنه‬ ‫إال‬ ‫بيرة‬ ‫ك‬ ‫ت‬ ‫ليس‬ ‫ة‬ ‫المادي‬ ‫ا‬ ‫قيمته‬ ‫ت‬ ‫كان‬
. ‫األطراف‬ ‫بمختلف‬ ‫المنظمة‬ ‫اتصال‬ ‫ويسهل‬ ‫لها‬ ‫المتلقي‬

‫االتصــــــــال‬ ‫عــــــوائـــــــــــق‬
‫الفعـــــــــــــــال‬
1
) ‫اإلنصات‬ ( ‫اإلصغاء‬ ‫عائق‬ -
‫والخطأ‬ ‫الخطر‬ ‫من‬ ‫أنه‬ ‫غير‬ ،‫مترادفان‬ ‫واإلصغاء‬ ‫االستماع‬ ‫أن‬ ‫البعض‬ ‫يرى‬ ‫قد‬
‫غي‬ ‫ونص‬ ‫ا‬ ‫بآذانن‬ ‫مع‬ ‫نس‬ ‫ن‬ ‫فنح‬ ،‫بير‬ ‫ك‬ ‫ا‬ ‫بينهم‬ ‫فالفارق‬ ،‫ك‬ ‫بذل‬ ‫ليم‬ ‫التس‬
‫ع‬ ‫تنطب‬ ‫ال‬ ‫ن‬ ‫ولك‬ ‫ا‬ ‫لن‬ ‫تقال‬ ‫ة‬ ‫كلم‬ ‫ل‬ ‫ك‬ ‫مع‬ ‫نس‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫ن‬ ‫الممك‬ ‫ن‬ ‫وم‬ ،‫ا‬ ‫بعقولن‬
.‫عقولنا‬ ‫في‬ ‫جميعها‬
‫بمعدل‬ ‫يتحدث‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫ه‬ ‫ل‬ ‫ن‬ ‫يمك‬ ‫ص‬ ‫الشخ‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫ا‬ ‫علمن‬ ‫وإذا‬
125
،‫ة‬ ‫الدقيق‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫ة‬ ‫كلم‬
‫ن‬ ‫بي‬ ‫يتراوح‬ ‫ا‬ ‫م‬ ‫ى‬ ‫إل‬ ‫تمع‬ ‫يس‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫تطيع‬ ‫يس‬ ‫ا‬ ‫بينم‬
400
،
600
‫ي‬ ‫ف‬ ‫ة‬ ‫كلم‬
‫بق‬ ‫لنس‬ ‫ت‬ ‫الوق‬ ‫ا‬ ‫تعطين‬ ‫تماع‬ ‫االس‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫الزائدة‬ ‫القدرة‬ ‫وهذه‬ ،‫ة‬ ‫الدقيق‬
،‫أخرى‬ ‫بموضوعات‬ ‫ا‬ ‫عقولن‬ ‫ل‬ ‫ونشغ‬ ‫ليتحدث‬ ‫ة‬ ‫كلي‬ ‫ه‬ ‫نترك‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫المحدث‬
‫من‬ ‫نتأكد‬ ‫لم‬ ‫إذا‬ ً‫تماما‬ ‫تضيع‬ ‫الحقيقي‬ ‫التفاهم‬ ‫خلق‬ ‫فرصة‬ ‫فإن‬ ‫ولذلك‬
.ً‫فعال‬ ‫لنا‬ ‫يصغي‬ ‫الفرد‬ ‫أن‬
‫ل‬ ‫المرس‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫ل‬ ‫ك‬ ‫قيام‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫ة‬ ‫العملي‬ ‫هذه‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫م‬ ‫التحك‬ ‫ئولية‬ ‫مس‬ ‫ع‬ ‫وتق‬

2
‫األلفــــــــــــــــاظ‬ ‫عائق‬-
‫ل‬ ‫تنتق‬ ‫االتنا‬ ‫اتص‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ً‫ألفاظا‬ ‫نختار‬ ‫د‬ ‫فق‬ ‫الناس‬ ‫الختالف‬ ً‫تبعا‬ ‫األلفاظ‬ ‫ف‬ ‫تختل‬
‫ل‬ ‫عق‬ ‫ى‬ ‫إل‬ ‫ل‬ ‫تنق‬ ‫د‬ ‫ق‬ ‫ا‬ ‫أنه‬ ‫ر‬ ‫غي‬ ،‫ا‬ ‫ومفاهيمن‬ ‫ا‬ ‫عقولن‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫ة‬ ‫معين‬ ‫ورة‬ ‫بص‬
. ً‫تماما‬ ‫مختلفة‬ ‫بصورة‬ ‫المستمع‬
‫ألفاظ‬ ‫نفس‬ ‫استخدام‬ ‫نحاول‬ ‫أن‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫األلفاظ‬ ‫عائق‬ ‫على‬ ‫التغلب‬ ‫ويمكن‬
‫حينما‬ ‫اللفظ‬ ‫فهم‬ ‫بعدم‬ ‫نقر‬ ‫وأن‬،‫أمكن‬ ‫ما‬ ‫معه‬ ‫اتصاالتنا‬ ‫في‬ ‫المستمع‬
.‫األخر‬ ‫الطرف‬ ‫مع‬ ‫اتصالنا‬ ‫في‬ ‫إليها‬ ‫استمعنا‬ ‫معينة‬ ‫عبارات‬ ‫نفهم‬ ‫ال‬
3
‫الذاتية‬ ‫المصلحة‬ ‫عائق‬ -
‫نصغي‬ ‫فنحن‬ ‫االتصال‬ ‫عملية‬ ‫في‬ ‫الهامة‬ ‫العوائق‬ ‫من‬ ‫الشخصية‬ ‫المصلحة‬ ‫تعد‬
‫لحة‬‫للمص‬ ً‫وفقا‬ ‫ماعه‬‫س‬ ‫د‬‫نري‬ ‫ال‬ ‫ا‬‫عم‬ ‫ا‬‫عقولن‬ ‫ق‬‫ونغل‬ ‫ماعه‬‫س‬ ‫د‬‫نري‬ ‫ا‬‫م‬ ‫ى‬‫إل‬
‫ر‬ ‫والتقدي‬ ‫م‬ ‫الفه‬ ‫وء‬ ‫س‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫و‬ ‫ج‬ ‫ق‬ ‫خل‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫ة‬ ‫النهاي‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫هم‬ ‫يس‬ ‫ا‬ ‫بم‬ ‫ة‬ ‫الذاتي‬
.ً‫أيضا‬ ‫المختلفة‬ ‫واألقسام‬ ‫اإلدارات‬ ‫وبين‬ ‫األفراد‬ ‫بين‬
‫الشخصي‬ ‫الصالح‬ ‫على‬ ‫العام‬ ‫الصالح‬ ‫تفضيل‬ ‫يجب‬ ‫لذلك‬

4
‫لغــــــــــويــة‬ ‫عوائق‬ -
‫ف‬ ‫تختل‬ ‫د‬ ‫ق‬ ‫تخدمها‬ ‫نس‬ ‫ي‬ ‫الت‬ ‫الكلمات‬ ‫ي‬ ‫معان‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫ة‬ ‫نتيج‬ ‫المشكالت‬ ‫هذه‬ ‫تحدث‬
‫والبعض‬ ،‫كلماته‬ ‫على‬ ‫حريص‬ ،‫عباراته‬ ‫في‬ ‫دقيق‬ ‫فالبعض‬ ‫األشخاص‬ ‫بين‬
،‫بير‬ ‫التع‬ ‫ه‬ ‫يخون‬ ‫ن‬ ‫وم‬ ‫ر‬ ‫يختص‬ ‫ن‬ ‫وم‬ ‫ل‬ ‫يطي‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫وهناك‬ ‫ك‬ ‫كذل‬ ‫س‬ ‫لي‬ ‫ر‬ ‫اآلخ‬
‫ط‬‫يحي‬ ‫ال‬ ‫د‬‫ق‬ ‫طلحات‬‫مص‬ ‫ل‬‫المرس‬ ‫تخدم‬‫اس‬ ‫إذا‬ ‫ر‬‫أكث‬ ‫ة‬‫المشكل‬ ‫د‬‫تتعق‬ ‫د‬‫وق‬
.ً‫علما‬ ‫المستقبل‬ ‫بها‬
5
‫واجتماعية‬ ‫ثقافية‬ ‫عوائق‬ -
‫ر‬ ‫تأثي‬ ‫ب‬ ‫جان‬ ‫ى‬ ‫إل‬ ‫األطراف‬ ‫ن‬ ‫بي‬ ‫ة‬ ‫الثقاف‬ ‫اختالف‬ ‫ة‬ ‫نتيج‬ ‫المشكالت‬ ‫هذه‬ ‫ر‬ ‫تظه‬
.‫االتصاالت‬ ‫على‬ ‫االجتماعية‬ ‫العادات‬
6
‫وإنسانية‬ ‫نفسية‬ ‫عوائق‬ -
‫القدرة‬ ‫عدم‬:‫ا‬ ‫أهمه‬ ‫ن‬ ‫وم‬ ‫واالختيار‬ ‫ف‬ ‫والعواط‬ ‫اإلدراك‬ ‫ل‬ ‫عوام‬ ‫ا‬ ‫فيه‬ ‫ل‬ ‫وتتدخ‬
،‫اإلصغاء‬ ‫على‬
.‫االستنتاج‬ ‫على‬ ‫والقدرة‬ ، ‫المسبقة‬ ‫واالنطباعات‬ ، ‫النفسية‬ ‫والحالة‬

‫الفعـــــــال‬ ‫االتصــــــــال‬ ‫مهـــــــارات‬
1
‫التحـــــــدث‬ ‫مهارة‬ -
‫ن‬ ‫يتضم‬ ‫ن‬ ‫الذي‬ ‫لألفراد‬ ‫بة‬ ‫بالنس‬ ‫ة‬ ‫األهمي‬ ‫ى‬ ‫منته‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫المهارة‬ ‫هذه‬ ‫بر‬ ‫وتعت‬
‫ضرورة‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫ه‬ ‫يتضمن‬ ‫ا‬ ‫بم‬ ‫العمالء‬ ‫ع‬ ‫م‬ ‫التحدث‬ ‫ن‬ ‫م‬ ً‫بيرا‬ ‫ك‬ ً‫قدرا‬ ‫م‬ ‫عمله‬
‫ب‬ ‫المناس‬ ‫وت‬ ‫الص‬ ‫تخدام‬ ‫واس‬ ‫ه‬ ‫ومضمون‬ ‫ث‬ ‫الحدي‬ ‫بمحتوى‬ ‫االهتمام‬
‫واختيار‬ ‫م‬ ‫إليه‬ ‫نتحدث‬ ‫ن‬ ‫الذي‬ ‫األفراد‬ ‫ن‬ ‫بي‬ ‫ة‬ ‫الفردي‬ ‫الفروق‬ ‫ومراعاة‬
.‫اآلخرين‬ ‫على‬ ‫يتركه‬ ‫الذي‬ ‫األثر‬ ‫ومعرفة‬ ‫للحديث‬ ‫المناسب‬ ‫الوقت‬
2
‫الكتــــــابة‬ ‫مهارة‬ -
‫ن‬ ‫يتضم‬ ‫ن‬ ‫الذي‬ ‫لألفراد‬ ‫بة‬ ‫بالنس‬ ‫ة‬ ‫األهمي‬ ‫ى‬ ‫منته‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫المهارة‬ ‫هذه‬ ‫بر‬ ‫وتعت‬
‫ة‬ ‫الكتاب‬ ‫بمهارة‬ ‫د‬ ‫ويقص‬ ،‫يوم‬ ‫ل‬ ‫ك‬ ‫ة‬ ‫الكتاب‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫بير‬ ‫ك‬ ‫بقدر‬ ‫القيام‬ ‫م‬ ‫عمله‬
‫ب‬ ‫وتجن‬ ‫ة‬ ‫الدقيق‬ ‫ة‬ ‫الموضوعي‬ ‫ة‬ ‫اإلداري‬ ‫ة‬ ‫الكتاب‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫ن‬ ‫العاملي‬ ‫ب‬ ‫تدري‬
‫ب‬ ‫تتطل‬ ‫الجيدة‬ ‫ة‬ ‫والكتاب‬ ، ‫واإلمالء‬ ‫والهجاء‬ ‫و‬ ‫النح‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫ة‬ ‫الفاحش‬ ‫األخطاء‬
‫ب‬ ‫جان‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫تمر‬ ‫مس‬ ‫وإطالع‬ ‫ة‬ ‫وقراء‬ ً‫وعلميا‬ ً‫ومنظما‬ ً‫مرتبا‬ ً‫تفكيرا‬
. ‫أسلوبهم‬ ‫وترقية‬ ‫معلوماتهم‬ ‫وتنمية‬ ‫اللغوية‬ ‫حصيلتهم‬ ‫لزيادة‬ ‫العاملين‬

‫الفعـــــــال‬ ‫االتصــــــــال‬ ‫مهـــــــارات‬
3
‫القــــــــراءة‬ ‫مهارة‬ -
‫م‬‫عليه‬ ‫ن‬‫الذي‬ ‫بيين‬‫المكت‬ ‫ن‬‫العاملي‬ ‫ن‬‫م‬ ‫ر‬‫للكثي‬ ‫بة‬‫بالنس‬ ً‫أيضا‬ ‫ة‬‫هام‬ ‫المهارة‬ ‫هذه‬
‫والنماذج‬ ‫ر‬ ‫والتقاري‬ ‫والمذكرات‬ ‫الخطابات‬ ‫عشرات‬ ‫ة‬ ‫قراء‬ ‫يوم‬ ‫ل‬ ‫ك‬
. ‫وغيرها‬ ‫والنشرات‬
‫الذين‬ ‫المكتبيين‬ ‫للعاملين‬ ‫اختيارها‬ ‫عند‬ ‫المنشآت‬ ‫تتأكد‬ ‫أن‬ ‫الهامة‬ ‫األمور‬ ‫ومن‬
‫ويفهمون‬ ‫يقرؤون‬ ‫م‬ ‫أنه‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫ة‬ ‫القراء‬ ‫ن‬ ‫م‬ ً‫بيرا‬ ‫ك‬ ً‫قدرا‬ ‫م‬ ‫عمله‬ ‫ن‬ ‫يتضم‬
.‫يقرؤون‬ ‫ما‬ ‫بسرعة‬
4
‫اإلنصــــــات‬ ‫مهارة‬ -
‫ي‬ ‫إيجاب‬ ‫د‬ ‫جه‬ ‫و‬ ‫فه‬ ‫لبية‬ ‫س‬ ‫ة‬ ‫عملي‬ ‫س‬ ‫لي‬ ‫الفرد‬ ‫د‬ ‫يعتق‬ ‫ا‬ ‫م‬ ‫س‬ ‫عك‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫ات‬ ‫اإلنص‬
‫ات‬ ‫اإلنص‬ ‫ة‬ ‫عملي‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫ا‬ ‫كم‬ ،‫ه‬ ‫إلي‬ ‫تمع‬ ‫يس‬ ‫ا‬ ‫م‬ ‫تيعاب‬ ‫الس‬ ‫الفرد‬ ‫ه‬ ‫ب‬ ‫يقوم‬
‫والكلمات‬ ‫والبيانات‬ ‫المعلومات‬ ‫كمية‬ ‫بين‬ ‫من‬ ‫الفرد‬ ‫يختار‬ ‫حيث‬ ‫انتقائية‬
‫دون‬ ‫ا‬ ‫عليه‬ ‫ز‬ ‫فيرك‬ ‫ه‬ ‫بحاجات‬ ‫ل‬ ‫يتص‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫ه‬ ‫يهم‬ ‫ا‬ ‫م‬ ‫معة‬ ‫س‬ ‫ى‬ ‫إل‬ ‫ل‬ ‫تص‬ ‫ي‬ ‫الت‬
.‫غيرها‬

‫االجتماعات‬ ‫في‬ ‫الســـكرتير‬ ‫دور‬
‫االجتمـــــــــــاع‬ ‫قبــــــل‬ :ً‫أوال‬
1
‫لالجتماع‬ ‫خاص‬ ‫ملف‬ ‫تخصيص‬ -
‫ه‬ ‫في‬ ‫ع‬ ‫يض‬ ‫باالجتماع‬ ‫خاص‬ ‫ف‬ ‫مل‬ ‫وإعداد‬ ‫يص‬ ‫تخص‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫واجبات‬ ‫م‬ ‫أه‬ ‫ن‬ ‫م‬
‫هذا‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫ع‬ ‫ويوض‬ ‫االجتماع‬ ‫د‬ ‫عق‬ ‫د‬ ‫موع‬ ‫ل‬ ‫قب‬ ‫باالجتماع‬ ‫ص‬ ‫يخت‬ ‫ا‬ ‫م‬ ‫ل‬ ‫ك‬
‫ف‬ ‫المل‬ ‫هذا‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫ع‬ ‫يض‬ ‫ا‬ ‫كم‬ ،‫ه‬ ‫ونوع‬ ‫االجتماع‬ ‫خ‬ ‫تاري‬ ‫ف‬ ‫المل‬
‫ا‬ ‫لعرضه‬ ‫ك‬ ‫وذل‬ ‫ة‬ ‫المختص‬ ‫والجهات‬ ‫االجتماع‬ ‫س‬ ‫رئي‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫ة‬ ‫المحال‬ ‫األوراق‬
‫تندات‬ ‫المس‬ ‫ع‬ ‫بجمي‬ ‫ف‬ ‫المل‬ ‫هذا‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫االحتفاظ‬ ‫ب‬ ‫يج‬ ‫ا‬ ‫كم‬ ،‫االجتماع‬ ‫ي‬ ‫ف‬
‫من‬ ‫عدد‬ ‫طبع‬ ‫أو‬ ‫بكتابة‬ ‫السكرتير‬ ‫ويقوم‬ ‫باالجتماع‬ ‫تتعلق‬ ‫التي‬ ‫والوثائق‬
‫أعضاء‬ ‫على‬ ‫لتوزيعها‬ ‫وذلك‬ ‫والتقارير‬ ‫والوثائق‬ ‫المستندات‬ ‫لبعض‬ ‫النسخ‬
‫ة‬ ‫الالئح‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫خة‬ ‫نس‬ ‫ف‬ ‫المل‬ ‫هذا‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫ع‬ ‫يوض‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫ب‬ ‫يج‬ ‫ا‬ ‫كم‬ .‫االجتماع‬
‫ي‬ ‫ف‬ ‫ا‬ ‫بحثه‬ ‫ي‬ ‫ينبغ‬ ‫أخرى‬ ‫تندات‬ ‫مس‬ ‫ي‬ ‫أ‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫ة‬ ‫للمنشأ‬ ‫ي‬ ‫النظام‬ ‫والقانون‬
.‫االجتماع‬
2
:‫األعمال‬ ‫جداول‬ ‫إعداد‬ -
،‫األعمال‬ ‫جداول‬ ‫إعداد‬ ‫في‬ ‫االجتماع‬ ‫رئيس‬ ‫مع‬ ‫باالشتراك‬ ‫السكرتير‬ ‫يقوم‬
‫يحتوي‬ ‫كما‬ ‫وتاريخه‬ ‫ونوعه‬ ‫االجتماع‬ ‫عن‬ ً‫بيانا‬ ‫األعمال‬ ‫جدول‬ ‫ويتضمن‬

3
‫وإرسالها‬ ‫لالجتماع‬ ‫الدعوة‬ ‫إعداد‬ -
‫ى‬‫عل‬ ‫الرأي‬ ‫تقر‬‫يس‬ ‫ن‬‫أ‬ ‫د‬‫بع‬ ‫ك‬‫وذل‬ ‫لالجتماع‬ ‫الدعوة‬ ‫بإعداد‬ ‫كرتير‬‫الس‬ ‫يقوم‬ ‫ا‬‫كم‬
‫م‬ ‫ويت‬ ‫االجتماع‬ ‫س‬ ‫رئي‬ ‫ع‬ ‫م‬ ‫باالشتراك‬ ‫ك‬ ‫وذل‬ ‫ه‬ ‫ومكان‬ ‫االجتماع‬ ‫د‬ ‫موع‬
‫الدعوة‬ ‫ال‬ ‫إرس‬ ‫م‬ ‫يت‬ ‫وف‬ ‫س‬ ‫ن‬ ‫الذي‬ ‫األشخاص‬ ‫ماء‬ ‫أس‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ً‫أيضا‬ ‫االتفاق‬
.‫إرسالها‬ ‫قبل‬ ‫الدعوة‬ ‫مراجعة‬ ‫السكرتير‬ ‫على‬ ‫يجب‬ ً‫وأيضا‬ ‫إليهم‬
‫ورة‬ ‫بص‬ ‫الدعوة‬ ‫وإرفاق‬ ‫الدعوة‬ ‫ر‬ ‫بنش‬ ‫ر‬ ‫األم‬ ‫لزم‬ ‫إذا‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫ب‬ ‫يج‬ ‫ا‬ ‫كم‬
‫و‬ ‫أ‬ ‫مذكرات‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫تندات‬ ‫مس‬ ‫ة‬ ‫وأي‬ ‫ه‬ ‫ل‬ ‫و‬ ‫المدع‬ ‫االجتماع‬ ‫أعمال‬ ‫جدول‬ ‫ن‬ ‫م‬
.‫االجتماع‬ ‫قبل‬ ‫األعضاء‬ ‫عليها‬ ‫ليطلع‬ ‫لجان‬ ‫تقارير‬
4
‫االجتماعات‬ ‫قاعة‬ ‫إعداد‬ -
‫ا‬ ‫م‬ ‫وعادة‬ ‫االجتماع‬ ‫مكان‬ ‫إعداد‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫ا‬ ‫به‬ ‫ع‬ ‫يضطل‬ ‫ي‬ ‫الت‬ ‫المهام‬ ‫ن‬ ‫م‬
‫إدارة‬ ‫س‬‫مجال‬ ‫الجتماعات‬ ‫بة‬‫بالنس‬ ‫االجتماعات‬ ‫ة‬‫قاع‬ ‫إعداد‬ ‫ة‬‫مشكل‬ ‫تكون‬
‫كاجتماعات‬ ‫بيرة‬ ‫الك‬ ‫باالجتماعات‬ ‫ة‬ ‫الخاص‬ ‫القاعات‬ ‫إعداد‬ ‫ن‬ ‫م‬ ً‫را‬ ‫يس‬ ‫ر‬ ‫أكث‬
.‫العمومية‬ ‫الجمعيات‬
‫العدد‬ ‫ووجود‬ ‫االجتماع‬ ‫حجرة‬ ‫ة‬ ‫نظاف‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫د‬ ‫يتأك‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫ب‬ ‫يج‬ ‫ا‬ ‫وهن‬
‫م‬ ‫ث‬ ،‫كرتارية‬ ‫والس‬ ‫م‬ ‫حضوره‬ ‫المفروض‬ ‫لألعضاء‬ ‫د‬ ‫المقاع‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫ي‬ ‫الكاف‬
‫ى‬ ‫عل‬ ‫ا‬ ‫توزيعه‬ ‫مطلوب‬ ‫تندات‬ ‫ومس‬ ‫أوراق‬ ‫ي‬ ‫أ‬ ‫ع‬ ‫بوض‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫يقوم‬

‫االجتمـــــــــــاع‬ ‫أثنــــاء‬ :ً‫ثانيا‬
1
‫األعضاء‬ ‫حصر‬ -
‫كاجتماعات‬ ‫الحضور‬ ‫ا‬ ‫أعضائه‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫ب‬ ‫يج‬ ‫ي‬ ‫الت‬ ‫االجتماعات‬ ‫ة‬ ‫حال‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫ك‬ ‫وذل‬
ً‫وفقا‬ ‫الحضور‬ ‫عدد‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫د‬ ‫التأك‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫ب‬ ‫يج‬ ‫ة‬ ‫العمومي‬ ‫الجمعيات‬
‫س‬ ‫مجال‬ ‫اجتماع‬ ‫ل‬ ‫مث‬ ‫العدد‬ ‫غيرة‬ ‫ص‬ ‫لالجتماعات‬ ‫بة‬ ‫بالنس‬ ‫ا‬ ‫أم‬ ، ‫للدعوات‬
‫ت‬‫يثب‬ ‫وان‬ ‫بين‬‫والغائ‬ ‫ن‬‫الحاضري‬ ‫ر‬‫بحص‬ ‫يقوم‬ ‫ن‬‫أ‬ ‫كرتير‬‫الس‬ ‫ى‬‫فعل‬ ‫اإلدارة‬
‫ي‬ ‫القانون‬ ‫العدد‬ ‫ر‬ ‫تواف‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫د‬ ‫التأك‬ ً‫أيضا‬ ‫ه‬ ‫وعلي‬.‫االجتماع‬ ‫ر‬ ‫محض‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫ك‬ ‫ذل‬
.‫اإلدارة‬ ‫مجالس‬ ‫اجتماعات‬ ‫أو‬ ‫العمومية‬ ‫الجمعية‬ ‫اجتماعات‬ ‫في‬ ً‫ء‬‫سوا‬
2
‫المناقشات‬ ‫تسجيل‬ -
‫ة‬ ‫النتيج‬ ‫جيل‬ ‫وتس‬ ‫االجتماع‬ ‫أثناء‬ ‫المناقشات‬ ‫جيل‬ ‫تس‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫واجبات‬ ‫ن‬ ‫م‬
‫القرارات‬ ‫مشروعات‬ ‫على‬ ‫بالموافقة‬ ‫سواء‬ ‫المجتمعون‬ ‫إليها‬ ‫يصل‬ ‫التي‬
‫يقوم‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫ه‬ ‫علي‬ ‫ب‬ ‫يج‬ ‫ا‬ ‫وهن‬ ، ‫خ‬ ‫ال‬...‫اإلجرائية‬ ‫المشروعات‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫ا‬ ‫تعديله‬ ‫و‬ ‫أ‬
‫ابق‬ ‫س‬ ‫نموذج‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫تخدم‬ ‫يس‬ ‫د‬ ‫وق‬ ‫ة‬‫فائق‬ ‫ة‬‫وعناي‬ ‫ة‬ ‫بدق‬ ‫ة‬ ‫المهم‬ ‫بهذه‬
‫النموذج‬ ‫ويكون‬ ‫االجتماع‬ ‫أثناء‬ ‫ة‬ ‫مالحظ‬ ‫ي‬ ‫أ‬ ‫ن‬ ‫تدوي‬ ‫ه‬ ‫علي‬ ‫هل‬ ‫ليس‬ ‫اإلعداد‬
‫ا‬ ‫م‬ ‫ل‬‫وك‬ ‫ن‬‫الحاضري‬ ‫ماء‬ ‫وأس‬ ‫االجتماع‬ ‫ونوع‬ ‫والمكان‬ ‫خ‬ ‫التاري‬ ‫ه‬ ‫علي‬ ‫ب‬ ‫مكت‬

‫االجتمـــــــــــاع‬ ‫بعــــــد‬ : ً‫ثالثا‬
1
‫الت'ي‬ ‫المناقشات‬ ‫تزال‬ ‫ال‬ ‫حي'ث‬ ‫االجتماع‬ ‫انتهاء‬ ‫فور‬ ‫االجتماع‬ ‫محض'ر‬ ‫بكتاب'ة‬ ‫يبدأ‬ -
‫عل''ى‬ ‫اتخذت‬ ‫الت''ي‬ ‫القرارات‬ ‫عرض‬ ‫مراعاة‬ ‫م''ع‬ ‫الذه''ن‬ ‫ف''ي‬ ‫حضارة‬ ‫دارت‬
‫واألقس'ام‬ ‫لإلدارة‬ ‫منه'ا‬ ‫ص'ورة‬ ‫وإرس'ال‬ ‫'ه'ا‬
‫ع‬‫طب‬ ‫أ'و‬ ‫ونس'خها‬ ‫لتوقيعه'ا‬ ‫الرئي'س‬
.‫فيها‬ ‫جاء‬ ‫بما‬ ‫للعمل‬ ‫المعنية‬ ‫والجهات‬
2
.‫المخصصة‬ ‫'ن‬
‫ك‬‫واألما‬ ‫اللوحات‬ ‫في‬ ‫للعاملين‬ ‫'النها‬
‫ع‬‫وإ‬ ‫القرارات‬ ‫'رض‬
‫ع‬ -
3
.‫واللوائح‬ ‫للقوانين‬ ً‫تطبيقا‬ ‫بالصحف‬ ‫نشرها‬ ‫يتحتم‬ ‫التي‬ ‫القرارات‬ ‫نشر‬ -
4
‫'جيلها‬
‫س‬‫وت‬ ‫'بيانات‬
‫ل‬‫ا‬ ‫'ظ‬
‫ف‬‫لح‬ ‫'ائل‬
‫س‬‫الو‬ ‫أحدث‬ ‫'تخدم‬
‫س‬‫ا‬ ‫'ع‬
‫م‬ ‫'ة‬
‫ي‬‫عنا‬ ‫'ل‬
‫ك‬‫ب‬ ‫'ظ‬
‫ف‬‫الح‬ ‫أعمال‬ -
. )‫كمبيوتر‬ / ‫(ميكروفيلم‬ ‫أمكن‬ ‫كلما‬

‫والزوار‬ ‫والزمالء‬ ‫الرؤساء‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬
‫الرؤساء‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ : ‫أوال‬
‫ى‬ ‫إل‬ ‫ك‬ ‫ش‬ ‫دون‬ ‫يؤدي‬ ،‫ه‬ ‫ذات‬ ‫ع‬ ‫م‬ ‫ي‬ ‫واإليجاب‬ ‫م‬ ‫القوي‬ ‫لوك‬ ‫للس‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫إتباع‬ ‫ن‬ ‫إ‬
‫ع‬ ‫م‬ ‫لوكه‬ ‫س‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫ي‬ ‫يراع‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫ه‬ ‫وعلي‬ ‫مديره‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫ه‬ ‫رئيس‬ ‫ع‬ ‫م‬ ‫ليم‬ ‫س‬ ‫لوك‬ ‫س‬
:‫يلي‬ ‫ما‬ ‫الرئيس‬
–
.‫والتقدير‬ ‫الحب‬ ‫إلى‬ ‫يستند‬ ً‫احتراما‬ ‫الرئيس‬ ‫احترام‬
–
‫يجده‬ ‫ث‬ ‫حي‬ ً‫دائما‬ ‫ه‬ ‫نفس‬ ‫ع‬ ‫يض‬ ‫ن‬ ‫وأ‬ ،‫ل‬ ‫العم‬ ‫د‬ ‫بمواعي‬ ‫وااللتزام‬ ‫االنتظام‬
.‫رئيسه‬
–
‫و‬ ‫أ‬ ‫ب‬ ‫المناس‬ ‫ت‬ ‫الوق‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫س‬ ‫الرئي‬ ‫ه‬ ‫إلي‬ ‫ا‬ ‫يوكله‬ ‫ي‬ ‫الت‬ ‫المهام‬ ‫ذ‬ ‫تنفي‬
.‫المطلوب‬
–
.‫العمل‬ ‫في‬ ‫واألمانة‬ ‫واإلخالص‬ ‫الصدق‬
–
.‫واحترام‬ ‫بأدب‬ ‫الرئيس‬ ‫إلى‬ ‫التحدث‬
–
.‫مقاطعة‬ ‫دون‬ ‫الرئيس‬ ‫إلى‬ ‫االستماع‬ ‫حسن‬
–
.‫وتوجيهات‬ ‫وتعليمات‬ ‫أوامر‬ ‫من‬ ‫عليه‬ ‫يلقى‬ ‫ما‬ ‫بكل‬ ‫الكامل‬ ‫اإللمام‬
–
.‫الرئيس‬ ‫إلى‬ ‫تحويلها‬ ‫دون‬ ‫حلها‬ ‫له‬ ‫يمكن‬ ‫التي‬ ‫العمل‬ ‫مشاكل‬ ‫حل‬
–
‫و‬ ‫أ‬ ‫ألداء‬ ‫س‬ ‫الرئي‬ ‫ه‬ ‫ل‬ ‫ا‬ ‫يفوضه‬ ‫د‬ ‫ق‬ ‫ي‬ ‫الت‬ ‫لطة‬ ‫الس‬ ‫تخدام‬ ‫اس‬ ‫اءة‬ ‫إس‬ ‫عدم‬

‫الزمالء‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ : ‫ثانيا‬
‫المنظمات‬ ‫ع‬ ‫جمي‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫ة‬ ‫اإلداري‬ ‫والقيادات‬ ‫ا‬ ‫العلي‬ ‫اإلدارة‬ ‫تحرص‬
‫ع‬ ‫م‬ ‫المفتوح‬ ‫الباب‬ ‫ياسة‬ ‫س‬ ‫ع‬ ‫تتب‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫واإلدارات‬ ‫والهيئات‬
‫السكرتير‬ ‫على‬ ‫فيجب‬ ‫موظفيها‬
(
1
‫رية‬‫س‬ ‫ت‬‫كان‬ ‫إذا‬ ‫ة‬‫المقابل‬ ‫ن‬‫م‬ ‫الغرض‬ ‫ن‬‫ع‬ ‫تفهام‬‫االس‬ ‫ى‬‫يتحاش‬ ‫ن‬‫أ‬ )
. ‫شخصية‬ ‫أو‬
(
2
‫ل‬ ‫بتفض‬ ‫ة‬ ‫الهيئ‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫تخدمين‬ ‫والمس‬ ‫ن‬ ‫الموظفي‬ ‫ع‬ ‫م‬ ‫ل‬ ‫يتعام‬ ‫ن‬ ‫أ‬ )
.‫واحترام‬
(
3
. ‫ومتطلباتهم‬ ‫حوائجهم‬ ‫قضاء‬ ‫في‬ ‫الزمالء‬ ‫معاونة‬ )
(
4
. ‫الرؤساء‬ ‫مع‬ ‫وعمله‬ ‫منصبه‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫لزمالئه‬ ‫اإلساءة‬ ‫عدم‬ )
(
5
‫وتعميمات‬ ‫قرارات‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫م‬ ‫يهمه‬ ‫ا‬ ‫م‬ ‫ل‬ ‫بك‬ ‫ه‬ ‫زمالئ‬ ‫وإعالن‬ ‫إعالم‬ )
. ‫وتعليمات‬

‫الزائرين‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ : ً‫ثالثا‬
،‫ه‬ ‫مقابلت‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫بين‬ ‫والراغ‬ ‫ه‬ ‫رئيس‬ ‫ن‬ ‫بي‬ ‫ل‬ ‫الوص‬ ‫همزة‬ ‫ب‬ ‫ري‬ ‫بال‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫بر‬ ‫يعت‬
‫فاته‬ ‫وص‬ ‫تعداداته‬ ‫اس‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫ن‬ ‫الشأ‬ ‫هذا‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫نجاح‬ ‫ف‬ ‫ويتوق‬
‫ن‬ ‫مم‬ ‫يكون‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫ب‬ ‫يج‬ ‫لذا‬،‫بة‬ ‫المكتس‬ ‫براته‬ ‫وخ‬ ‫ية‬ ‫الشخص‬
‫ن‬ ‫وأ‬،ً‫متواضعا‬ ً‫لبقا‬ ‫يكون‬ ‫ن‬ ‫وأ‬ ،‫يات‬ ‫الشخص‬ ‫ف‬ ‫مختل‬ ‫ع‬ ‫م‬ ‫ل‬ ‫التعام‬ ‫يجيدون‬
.‫وكياسة‬ ‫بحكمة‬ ‫األمور‬ ‫معالجة‬ ‫يمكنه‬ ‫األعصاب‬ ‫هادئ‬ ً‫بشوشا‬ ‫يكون‬
: ‫وبسرعة‬ ‫وبمهارة‬ ‫بدقة‬ ‫يلي‬ ‫بما‬ ‫القيام‬ ‫السكرتير‬ ‫على‬ ‫ويجب‬
-
.‫منها‬ ‫بأحسن‬ ‫مكتبه‬ ‫عليه‬ ‫يدخل‬ ‫الذي‬ ‫للزائر‬ ‫التحية‬ ‫يرد‬ ‫أن‬
-
.‫الحال‬ ‫في‬ ‫خدمته‬ ‫في‬ ‫نفسه‬ ‫يضع‬ ‫أن‬
-
‫للجلوس‬ ‫يدعيه‬ ‫أن‬ ‫فعليه‬ ‫معه‬ ‫التحدث‬ ‫عن‬ ‫يشغله‬ ‫عمل‬ ‫يده‬ ‫في‬ ‫كان‬ ‫إن‬
.‫دقيقتين‬ ‫أو‬ ‫دقيقة‬ ‫بعد‬ ‫أمره‬ ‫طوع‬ ‫سيكون‬ ‫بأنه‬ ‫وإخباره‬
-
‫ن‬‫أ‬ ‫ب‬ ‫يج‬ ‫م‬‫منه‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫ر‬‫وتقري‬ ‫الزوار‬ ‫ب‬ ‫لترتي‬ ‫ر‬ ‫زائ‬ ‫ل‬ ‫ك‬ ‫ن‬ ‫ع‬ ‫بيانات‬ ‫جيل‬ ‫تس‬
.‫المرتبة‬ ‫في‬ ‫يليه‬ ‫منهم‬ ‫ومن‬ ‫الرئيس‬ ‫يقابل‬
-
.‫الزيارة‬ ‫وسبب‬ ، ‫وعمله‬ ، ‫اسمه‬ ‫تشمل‬ ‫زائر‬ ‫كل‬ ‫عن‬ ‫بيانات‬ ‫كتابة‬ ‫ويجب‬

‫الوقــــــت‬ ‫وإدارة‬ ‫الـــــــذات‬ ‫إدارة‬
1
‫لذاته‬ ‫السكرتير‬ ‫إدارة‬ -
‫أن‬ ‫يستطيع‬ ‫فإنه‬ ،‫ذاته‬ ‫أو‬ ‫نفسه‬ ‫مع‬ ً‫وفعاال‬ ً‫إيجابيا‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫الفرد‬ ‫استطاع‬ ‫إذا‬
‫هم‬ ‫نفوس‬ ‫ي‬‫ف‬ ‫ة‬‫الثق‬ ‫ث‬ ‫وبع‬ ‫ه‬ ‫ل‬ ‫م‬ ‫وتقديره‬ ‫ن‬‫اآلخري‬ ‫واحترام‬ ‫ب‬ ‫ح‬ ‫ب‬ ‫يكس‬
‫ما‬ ‫يراعي‬ ‫أن‬ ‫عليه‬ ،‫ذاته‬ ‫مع‬ ً‫وإيجابيا‬ ً‫فعاال‬ ‫السكرتير‬ ‫يكون‬ ‫ولكي‬ ‫تجاهه‬
:‫يلي‬
1
‫ه‬ ‫علي‬ ً‫رقيبا‬ ‫ه‬ ‫الل‬ ‫ل‬ ‫يجع‬ ‫ن‬ ‫وأ‬ ،‫ضميره‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫ة‬ ‫نابع‬ ‫ة‬ ‫ذاتي‬ ‫ة‬ ‫رقاب‬ ‫ه‬ ‫لدي‬ ‫تكون‬ ‫ن‬ ‫أ‬ -
.‫لواجباته‬ ‫أدائه‬ ‫في‬
2
.‫العمل‬ ‫خصوصيات‬ ‫على‬ ‫ويحافظ‬ ‫السر‬ ‫يكتم‬ ‫أن‬ -
3
.‫فيه‬ ‫الشك‬ ‫أو‬ ‫الريبة‬ ‫يثير‬ ‫ما‬ ‫كل‬ ‫عن‬ ‫يبتعد‬ ‫أن‬ -
4
‫يؤدي‬ ‫وأن‬ ‫وسلطاته‬ ‫ومسئولياته‬ ‫وظيفته‬ ‫باختصاصات‬ ً‫كامال‬ ً‫إلماما‬ ‫يلم‬ ‫أن‬ -
.‫وجه‬ ‫أحسن‬ ‫على‬ ‫واجبه‬
5
‫ه‬ ‫قدرات‬ ‫ر‬ ‫تطوي‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ً‫جاهدا‬ ‫ل‬ ‫يعم‬ ‫وان‬ ‫ه‬ ‫ذات‬ ‫ي‬ ‫يمن‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫ى‬ ‫إل‬ ً‫دائما‬ ‫عى‬ ‫يس‬ ‫ن‬ ‫أ‬ -
.‫إمكانياته‬
6
‫الصواب‬ ‫تطبيق‬ ‫على‬ ‫يعمل‬ ‫وأن‬ ،‫رحب‬ ‫بصدر‬ ‫والمقترحات‬ ‫النقد‬ ‫يتقبل‬ ‫أن‬ -
.‫منها‬

‫لذاته‬ ‫السكرتير‬ ‫إدارة‬ ‫تابع‬
8
‫يقوم‬ ‫فيما‬ ‫السليم‬ ‫العلمي‬ ‫التفكير‬ ‫على‬ ‫يعتمد‬ ‫وأن‬ ،‫لعمله‬ ً‫مقدما‬ ‫يخطط‬ -
.‫أعمال‬ ‫من‬ ‫به‬
9
.‫ويصونها‬ ‫مكتبية‬ ‫وأدوات‬ ‫ومعدات‬ ‫آالت‬ ‫من‬ ‫يستخدم‬ ‫ما‬ ‫على‬ ‫يحافظ‬ ‫أن‬ -
10
:‫مثل‬ ‫العمل‬ ‫في‬ ‫المستحب‬ ‫غير‬ ‫السلوك‬ ‫عن‬ ‫يبتعد‬ ‫أن‬ -
-
.‫مرتفع‬ ‫بصوت‬ ‫التحدث‬
-
.‫والتكبر‬ ‫والغطرسة‬ ‫التعالي‬
-
.‫يقوله‬ ‫بما‬ ‫االكتراث‬ ‫عدم‬ ‫إظهار‬ ‫أو‬ ‫حديثه‬ ‫أثناء‬ ‫الغير‬ ‫مقاطعة‬
-
‫عمالء‬ ‫أو‬ ‫مواطنين‬ ‫أو‬ ‫زمالء‬ ‫كانوا‬ ‫(سواء‬ ‫اآلخرين‬ ‫بمصالح‬ ‫االهتمام‬ ‫عدم‬
.)‫مصالح‬ ‫وأصحب‬
-
.‫واختصاصاتهم‬ ‫الغير‬ ‫أعمال‬ ‫في‬ ‫التدخل‬
-
.‫العمل‬ ‫تأدية‬ ‫في‬ ‫والمماطلة‬ ‫التسويف‬
-
‫دائرة‬ ‫وزيادة‬ ‫ن‬ ‫باآلخري‬ ‫التعرف‬ ‫ة‬ ‫محاول‬ ‫وعدم‬ ‫ه‬ ‫نفس‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫االنطواء‬
.‫عالقاته‬

2
‫لوقتـــه‬ ‫السكرتير‬ ‫إدارة‬ -
‫الوقت‬ ‫إدارة‬ ‫موضوع‬ ‫تخص‬ ‫حقائق‬

( ‫ن‬ ‫م‬ ‫ر‬ ‫أكث‬ ‫فرد‬ ‫ي‬ ‫أ‬ ‫ك‬ ‫يمتل‬ ‫ال‬
24
( ‫اليوم‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫اعة‬ ‫س‬ )
168
‫اعة‬ ‫س‬ )
( ‫األسبوع‬ ‫في‬
8760
.‫السنة‬ ‫في‬ ‫ساعة‬ )

.‫تستخدمه‬ ‫حتى‬ ‫ينتظرك‬ ‫ال‬ ‫بأنه‬ ‫الوقت‬ ‫يتميز‬

‫(ليس‬ ‫بالشد‬ ‫تطويله‬ ‫يمكن‬ ‫ال‬ ‫بالجمود‬ ‫يتميز‬ ،‫محدد‬ ‫شيء‬ ‫الوقت‬
.)‫مطاط‬ ‫أستك‬

‫ف‬‫نختل‬ ‫ا‬‫ولكنن‬ ‫ا‬‫من‬ ‫ي‬‫أل‬ ‫ر‬‫المتوف‬ ‫ت‬‫الوق‬ ‫ث‬‫حي‬ ‫ن‬‫م‬ ‫اوون‬‫متس‬ ‫ا‬‫كلن‬
.‫استخدامه‬ ‫كيفية‬ ‫في‬

‫ن‬ ‫يمك‬ ‫ال‬ ،‫تقبل‬ ‫المس‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫تخدامه‬ ‫الس‬ ‫ت‬ ‫الوق‬ ‫ن‬ ‫تخزي‬ ‫ن‬ ‫يمك‬ ‫ال‬
.‫ادخاره‬

.‫تعويضه‬ ‫يمكن‬ ‫ال‬ ‫يضيع‬ ‫الذي‬ ‫اليوم‬ ،‫الوقت‬ ‫تعويض‬ ‫يمكن‬ ‫ال‬

‫ة‬ ‫تكلف‬ ‫ا‬ ‫له‬ ‫ة‬ ‫دقيق‬ ‫ل‬ ‫ك‬ ‫ت‬ ‫للوق‬ )‫ة‬ ‫مجاني‬ ‫(عينات‬ ‫هناك‬ ‫ت‬ ‫ليس‬
.‫حقيقية‬

‫يهدر‬ ‫ا‬ ‫وإنم‬ ‫ط‬ ‫فق‬ ‫ه‬ ‫وقت‬ ‫ع‬ ‫يضي‬ ‫ال‬ ‫ه‬ ‫وقت‬ ‫تخدام‬ ‫اس‬ ‫يء‬ ‫يس‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫ن‬ ‫إ‬
.ً‫أيضا‬ ‫اآلخرين‬ ‫وقت‬

‫لوقتـــه‬ ‫السكرتير‬ ‫إدارة‬ ‫تابع‬
‫؟‬ ‫الوقــــــــــــــــــت‬ ‫هـــو‬ ‫ما‬
‫و‬ ‫أ‬ ‫ه‬ ‫اقتراض‬ ‫ن‬ ‫يمك‬ ‫ال‬ ‫والذي‬ ،‫بالندرة‬ ‫ز‬ ‫يتمي‬ ‫الذي‬ ‫ي‬ ‫الغال‬ ‫المورد‬ ‫ك‬ ‫ذل‬ ‫و‬ ‫ه‬
‫تنفذ‬ ‫اس‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫ضاع‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫تخدم‬ ‫اس‬ ‫إذا‬ ‫ا‬ ‫أم‬ ،‫تئجاره‬ ‫اس‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫ه‬ ‫تخزين‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫تبداله‬ ‫اس‬
.ً‫أبدا‬ ‫يعود‬ ‫ال‬ ‫فإنه‬
! ‫الوقــــــــــت‬ ‫أنــــــــــــــــواع‬
)1 (
‫بالطريقة‬ ‫فيه‬ ‫يتصرف‬ ‫أن‬ ‫للمدير‬ ‫يمكن‬ ‫الذي‬ ‫وهو‬ :‫فيه‬ ‫المتحكم‬ ‫الوقت‬
.‫يريدها‬ ‫التي‬
)2 (
‫يطر‬ ‫يس‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫ص‬ ‫الشخ‬ ‫تطيع‬ ‫يس‬ ‫ال‬ ‫الذي‬ ‫و‬ ‫وه‬ :‫ه‬ ‫في‬ ‫م‬ ‫المتحك‬ ‫ر‬ ‫غي‬ ‫ت‬ ‫الوق‬
.‫عليه‬
‫؟‬ ‫وقتــــــه‬ ‫السكرتير‬ ‫يستغــــل‬ ‫كيـــف‬
)3 (
.‫به‬ ‫يفعل‬ ‫ماذا‬ ‫يدري‬ ‫وال‬ ‫عنده‬ ‫الوقت‬ ‫يمر‬ ‫الذي‬ ‫وهو‬ :‫للوقت‬ ‫المضيع‬
)4 (
.‫لديه‬ ‫المتاح‬ ‫الوقت‬ ‫في‬ ‫يشغله‬ ‫ما‬ ‫يجد‬ ‫الذي‬ ‫وهو‬ :‫للوقت‬ ‫المستخدم‬
)5 (
. ‫بفعالية‬ ‫مفيد‬ ‫شيء‬ ‫في‬ ‫وقته‬ ‫ينفق‬ ‫الذي‬ ‫وهو‬ :‫الوقت‬ ‫من‬ ‫المستفيد‬
)6 (
.‫لديه‬ ‫المتاح‬ ‫الوقت‬ ‫في‬ ‫محددة‬ ‫أهداف‬ ‫نتائج‬ ‫يحقق‬ ‫الذي‬ ‫وهو‬ :‫المنجز‬

‫؟‬ ‫الوقــــــــــــــــــت‬ ‫مضيعــــــات‬ ‫هـــي‬ ‫ما‬
‫عليه‬ ‫يطلق‬ ‫ما‬ ‫فإن‬ ‫لذلك‬ ،‫الوقت‬ ‫تضيع‬ ‫كثيرة‬ ‫بأنشطة‬ ‫التنظيمية‬ ‫الحياة‬ ‫تزخر‬
‫ا‬ ‫فيه‬ ‫ق‬ ‫ينف‬ ‫ي‬ ‫الت‬ ‫األعمال‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫ة‬ ‫األنشط‬ ‫ك‬ ‫تل‬ ‫ي‬ ‫ه‬ )‫ت‬ ‫الوق‬ ‫وص‬ ‫(لص‬
‫ك‬ ‫ذل‬ ‫ل‬ ‫مقاب‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫ل‬ ‫يحص‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫دون‬ -‫ر‬ ‫يقص‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫–يطول‬ ً‫معينا‬ ً‫وقتا‬ ‫ص‬ ‫الشخ‬
‫ق‬‫أنف‬ ‫الذي‬ ‫ت‬‫الوق‬ ‫ل‬‫ك‬ ‫تحق‬‫يس‬ ‫ال‬ ‫د‬‫عائ‬ ‫ى‬‫عل‬ ‫ل‬‫يحص‬ ‫و‬‫أ‬ ،‫ر‬‫يذك‬ ‫د‬‫عائ‬ ‫ى‬‫عل‬
:‫ذلك‬ ‫ومثال‬،‫عليه‬ ‫الحصول‬ ‫في‬
1
‫واللجان‬ ‫االجتماعات‬ -
2
‫بالذات‬ ‫اإلعجاب‬ -
3
‫المفاجئة‬ ‫األصدقاء‬ ‫زيارة‬ -
4
‫الهاتفية‬ ‫المكالمات‬ -
5
‫الطويلة‬ ‫المراسالت‬ -
6
‫المجامالت‬ -
7
‫ي‬ ‫الورق‬ ‫م‬ ‫التراك‬ -
8
‫ر‬ ‫غي‬ ‫ة‬ ‫بطريق‬ ‫المعامالت‬ ‫ظ‬ ‫حف‬ -
‫نظامية‬
9
‫للمكتب‬ ‫السليم‬ ‫غير‬ ‫التنظيم‬ -
10
‫المعلقة‬ ‫األعمال‬ -
11
‫اإلنجاز‬ ‫في‬ ‫التباطؤ‬-
12
‫المعلقة‬ ‫األعمال‬ -

‫وقته‬ ‫من‬ ‫السكرتير‬ ‫الستفادة‬ ‫العلمي‬ ‫األسلوب‬
1
‫ن‬ ‫م‬ ‫األهداف‬ ‫هذه‬ ‫ب‬ ‫وترتي‬ ،‫ا‬ ‫تحققه‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫د‬ ‫تري‬ ‫ي‬ ‫الت‬ ‫األهداف‬ ‫د‬ ‫تحدي‬ -
.‫إنجازها‬ ‫ومواعيد‬ ‫أهميتها‬ ‫حيث‬
2
‫هذه‬ ‫ق‬ ‫لتحقي‬ ‫ا‬ ‫أداؤه‬ ‫ب‬ ‫يج‬ ‫ي‬ ‫الت‬ ‫ة‬ ‫واألنشط‬ ‫األعمال‬ ‫د‬ ‫تحدي‬ -
..‫األهداف‬
3
‫الوقت‬ ‫نفس‬ ‫وفي‬ ‫بكفاءة‬ ‫األنشطة‬ ‫هذه‬ ‫ألداء‬ ‫الالزم‬ ‫الوقت‬ ‫تقدير‬ -
.‫ونفسية‬ ‫جسمية‬ ‫براحة‬
4
‫إتباع‬ ‫ن‬ ‫ويمك‬ ‫ة‬ ‫الحاج‬ ‫ن‬ ‫ع‬ ‫الزائدة‬ ‫ة‬ ‫واألنشط‬ ‫األعمال‬ ‫ر‬ ‫حص‬ -
:‫اآلتية‬ ‫الخطوات‬
.ً‫طويال‬ ً‫وقتا‬ ‫تستنفد‬ ‫التي‬ ‫باألعمال‬ ‫قائمة‬ ‫وضع‬ -
.‫الوقت‬ ‫هذا‬ ‫كل‬ ً‫فعال‬ ‫تستحق‬ ‫األعمال‬ ‫هذه‬ ‫كانت‬ ‫إذا‬ ‫ما‬ ‫تحديد‬ -
.‫لآلخرين‬ ‫األعمال‬ ‫هذه‬ ‫تفويض‬ ‫يمكن‬ ‫كان‬ ‫إذا‬ ‫ما‬ ‫تقرير‬ -
‫ووقتها‬ ‫األعمال‬ ‫أداء‬ ‫أثناء‬ ‫تتم‬ ‫التي‬ ‫المقاطعات‬ ‫حصر‬ -
. ‫المتوقع‬
‫من‬ ‫للحد‬ ‫إتباعها‬ ‫يجب‬ ‫التي‬ ‫اإلجراءات‬ ‫تحديد‬ -
.‫المقاطعات‬

‫وقته‬ ‫من‬ ‫السكرتير‬ ‫الستفادة‬ ‫العلمي‬ ‫األسلوب‬
5
‫واألنشطة‬ ‫األعمال‬ ‫إللغاء‬ ‫اتخاذها‬ ‫يجب‬ ‫التي‬ ‫واإلجراءات‬ ‫الخطوات‬ ‫تحديد‬ -
.‫الحاجة‬ ‫عن‬ ‫الزائدة‬
6
‫ودرجة‬ ‫أولوياتها‬ ‫حسب‬ ‫مرتبة‬ ‫الضرورية‬ ‫باألنشطة‬ ‫زمني‬ ‫جدول‬ ‫وضع‬ -
‫االسترشاد‬ ‫هنا‬ ‫ويمكن‬ ،‫تستغرقه‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫الذي‬ ‫والوقت‬ ‫أهميتها‬
:‫التالي‬ ‫بالجدول‬
75%
‫األعمال‬ ‫ألهم‬ ‫الوقت‬ ‫من‬
20%
‫األهمية‬ ‫المتوسطة‬ ‫لألعمال‬
5%
‫األهمية‬ ‫قليلة‬ ‫لألعمال‬
7
‫وحاول‬ ‫استغالله‬ ‫حسن‬ ‫من‬ ‫والتأكد‬ ‫الوقت‬ ‫توزيع‬ ‫ومتابعة‬ ‫الجدول‬ ‫مراجعة‬ -
‫عادة‬ ‫المهام‬ ‫وإنجاز‬ ‫ت‬‫الوق‬ ‫ن‬‫م‬ ‫تفادة‬‫االس‬ ‫ل‬‫تجع‬ ‫ن‬‫أ‬ ‫الخطوات‬ ‫هذه‬ ‫ي‬‫ف‬
‫ت‬‫بالوق‬ ‫ي‬‫الوع‬ ‫ر‬‫تنش‬ ‫ن‬‫وأ‬ ،‫ت‬‫الوق‬ ‫ة‬‫بأهمي‬ ‫ي‬‫وع‬ ‫ك‬‫لدي‬ ‫يكون‬ ‫وان‬ ،‫ك‬‫لدي‬
.‫الوقت‬ ‫استغالل‬ ‫حسن‬ ‫على‬ ‫اآلخرين‬ ‫تشجع‬ ‫وأن‬ ً‫أيضا‬

‫؟‬ ‫العمل‬ ‫وقـــــــــت‬ ‫ضيــــــاع‬ ‫تكلفة‬ ‫تقدير‬ ‫يمكن‬ ‫كيف‬
‫به‬ ‫مصنع‬ ‫أن‬ ‫لو‬ : ‫مثال‬
50
‫شهري‬ ‫راتب‬ ‫يأخذ‬ ‫عامل‬ ‫وكل‬ ، ‫عامل‬
4000
‫ريال‬
‫ويعمل‬
8
‫الشهر‬ ‫في‬ ‫العمل‬ ‫أيام‬ ‫وعدد‬ ‫اليوم‬ ‫في‬ ‫ساعات‬
20
. ‫يوم‬
‫هو‬ ‫الساعة‬ ‫أجر‬ ‫متوسط‬ ‫أن‬ ‫يعني‬ ‫وهذا‬
25
‫المتوقعة‬ ‫الخسارة‬ ‫هي‬ ‫ما‬ ، ‫ريال‬
‫من‬ ‫سبب‬ ‫ألي‬ ً‫يوميا‬ ‫عمل‬ ‫ساعة‬ ‫فقد‬ ‫عامل‬ ‫كل‬ ‫أن‬ ‫لو‬ ‫للمصنع‬
‫؟‬ ‫األسباب‬
‫هي‬ ‫المباشرة‬ ‫التكلفة‬ ‫بمعيار‬ ‫المتوقعة‬ ‫الخسارة‬
300000
. ً‫سنويا‬ ‫ريال‬
. ‫بكثير‬ ‫ذلك‬ ‫من‬ ‫أكثر‬ ‫هي‬ ‫المباشرة‬ ‫غير‬ ‫التكلفة‬ ‫بمعيار‬ ‫المتوقعة‬ ‫الخسارة‬
‫تأثير‬ ‫وله‬ ‫منظمة‬ ‫أي‬ ‫فشل‬ ‫أو‬ ‫نجاح‬ ‫في‬ ً‫جدا‬ ‫مهم‬ ‫الوقت‬ ‫عنصر‬ ‫فإن‬ ‫لذلك‬
‫أو‬ ‫السكرتير‬ ‫عمل‬ ‫مجال‬ ‫في‬ ‫خاصة‬ ‫اإلنجاز‬ ‫في‬ ‫العامل‬ ‫كفاءة‬ ‫على‬ ‫كبير‬
. ‫المكتب‬ ‫مدير‬

‫العمل‬ ‫ضغوط‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬
‫؟‬ ‫بنجاح‬ ‫'مل‬
‫ع‬‫ال‬ ‫ضغوط‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫المكتب‬ ‫ومدير‬ ‫للسكرتير‬ ‫يمكن‬ ‫كيف‬
‫بالعمل‬ ‫الجيدة‬ ‫المعرفة‬ : ً ‫أوال‬
‫في‬ ‫وظيفته‬ ‫ومتطلبات‬ ‫ومسئولياته‬ ‫عمله‬ ‫دقائق‬ ‫لكل‬ ‫والكامل‬ ‫التام‬ ‫الفهم‬ ‫بها‬ ‫ونعني‬
‫ة‬ ‫اإلداري‬ ‫والمهارات‬ ‫ة‬ ‫الخاص‬ ‫ية‬ ‫الشخص‬ ‫فات‬ ‫الص‬ ‫ك‬ ‫تل‬ ‫واء‬ ‫س‬ ‫يديره‬ ‫الذي‬ ‫ب‬ ‫المكت‬
،‫الوظيفة‬ ‫هذه‬ ‫شاغلي‬ ‫في‬ ‫تتوافر‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫التي‬ ‫والفنية‬
-
.‫المواعيد‬ ‫وتحديد‬ ‫الرئيس‬ ‫وقت‬ ‫على‬ ‫المحافظة‬ ‫كيفية‬
-
.)‫مقابلة‬ ،‫محادثة‬ ،‫(تليفونات‬ ‫الشفهية‬ ‫االتصاالت‬
-
.)‫اجتماعات‬ ‫محاضر‬ ،‫تقارير‬ ،‫ونماذج‬ ‫(مذكرات‬ ‫التحريرية‬ ‫االتصاالت‬
-
.)‫فرز‬ ،‫صادر‬ ،‫(وارد‬ ‫البريد‬
-
.)‫تصوير‬ ‫آالت‬ ،‫شخصي‬ ‫حاسب‬ ،‫تلكس‬ ،‫(ميكروفليم‬ ‫الحديثة‬ ‫الوسائل‬ ‫استخدام‬
-
.‫وتخزينها‬ ‫والمعلومات‬ ‫واإلحصائيات‬ ‫البيانات‬ ‫جمع‬ ‫أساليب‬
-
.‫البريد‬ ‫وعرض‬ ‫الصحف‬ ‫وتلخيص‬ ‫قراءة‬
-
.‫االستقبال‬ ‫وحفالت‬ ‫العمل‬ ‫الجتماعات‬ ‫والتجهيز‬ ‫اإلعداد‬
-
.‫العمل‬ ‫مكان‬ ‫وترتيب‬ ‫تنسيق‬
‫ت‬ ‫تح‬ ‫ن‬ ‫العاملي‬ ‫كرتارية‬ ‫والس‬ ‫ة‬ ‫الكتب‬ ‫اصات‬ ‫الختص‬ ‫ة‬ ‫التام‬ ‫ة‬ ‫الدراي‬ ‫ى‬ ‫إل‬ ‫ة‬ ‫باإلضاف‬ ‫هذا‬ ‫ل‬ ‫ك‬
. ‫رئاسته‬

‫العمل‬ ‫ضغوط‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫المكتب‬ ‫ومدير‬ ‫للسكرتير‬ ‫يمكن‬ ‫كيف‬
‫؟‬ ‫بنجاح‬
‫للمنظمة‬ ‫اإلداري‬ ‫والتنظيم‬ ‫واألنظمة‬ ‫باللوائح‬ ‫الجيدة‬ ‫المعرفة‬ : ً‫ثانيا‬
‫ن‬ ‫ع‬ ‫ة‬ ‫والضروري‬ ‫اسية‬ ‫األس‬ ‫المعلومات‬ ‫ة‬ ‫بكاف‬ ‫ه‬ ‫إلمام‬ ‫ضرورة‬ ‫ا‬ ‫به‬ ‫ي‬ ‫ونعن‬
:‫بها‬ ‫يعمل‬ ‫التي‬ ‫الشركة‬
-
.‫النشأة‬
-
.‫النشاط‬ ‫نوعية‬
-
.‫والمبيعات‬ ‫المعامالت‬ ‫وحجم‬ ‫اإلنتاج‬ ‫تطور‬
-
.‫ونوعياتهم‬ ‫العمالء‬ ‫كبار‬
-
.‫المنافسة‬ ‫الشركات‬
-
.‫ونوعيتها‬ ‫العمالة‬ ‫وحجم‬ ‫للمنشأة‬ ‫التنظيمي‬ ‫الهيكل‬
‫ل‬ ‫العم‬ ‫م‬ ‫تنظ‬ ‫ي‬ ‫الت‬ ‫ن‬ ‫والقواني‬ ‫ح‬ ‫باللوائ‬ ‫ه‬ ‫معرفت‬ ‫ب‬ ‫جان‬ ‫ى‬ ‫إل‬ ‫ة‬ ‫باإلضاف‬ ‫هذا‬
.ً‫وخارجيا‬ ً‫داخليا‬ ‫بالمنشأة‬

‫األطراف‬ ‫كافة‬ ‫مع‬ ‫طيبة‬ ‫إنسانية‬ ‫عالقات‬ ‫تكوين‬ : ً‫ثالثا‬
‫ه‬ ‫عالقات‬ ‫محاور‬ ‫ع‬ ‫م‬ ‫ة‬ ‫طيب‬ ‫انية‬ ‫إنس‬ ‫عالقات‬ ‫بناء‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫ه‬ ‫مهارات‬ ‫ة‬ ‫تنمي‬ ‫ا‬ ‫به‬ ‫ي‬ ‫ونعن‬
:‫األربعة‬
-
.‫الرئيس‬
-
.‫الزمالء‬
-
.‫الزوار‬
-
.‫المرؤوسين‬
:‫المشاكل‬ ‫حدوث‬ ‫من‬ ‫تقلل‬ ‫التي‬ ‫األسس‬ ‫بعض‬ ‫بإتباع‬ ‫وذلك‬
-
.‫اإلنساني‬ ‫السلوك‬ ‫دوافع‬ ‫كدراسة‬
-
. ‫الغير‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫مشاكل‬ ‫لمعالجة‬ ‫العلمية‬ ‫الطريقة‬ ‫واستخدام‬

‫واألداء‬ ‫العمل‬ ‫طريقة‬ ‫تحسين‬ : ً‫رابعا‬
-
.‫والمقابلة‬ ‫المحادثة‬ ‫فن‬
-
.‫النماذج‬ ‫إعداد‬
-
.‫المذكرات‬ ‫تحرير‬
-
.‫التقارير‬ ‫كتابة‬
-
.‫االجتماعات‬ ‫محاضر‬
-
. ‫المكتبية‬ ‫واإلدارة‬ ‫السكرتارية‬ ‫مجال‬ ‫في‬ ‫جديد‬ ‫كل‬ ‫على‬ ‫اإلطالع‬
-
،‫ل‬ ‫التحلي‬ ،‫جيل‬ ‫(التس‬ ‫ل‬ ‫العم‬ ‫اليب‬ ‫أس‬ ‫يط‬ ‫لتبس‬ ‫ة‬ ‫العلمي‬ ‫ة‬ ‫الطريق‬ ‫ة‬ ‫دراس‬
.)‫التبسيط‬
-
‫واألجهزة‬ ‫واآلالت‬ ‫األدوات‬ ‫مجال‬ ‫ي‬ ‫ف‬ ‫د‬ ‫جدي‬ ‫ل‬ ‫ك‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫تفادة‬ ‫االس‬
.‫السكرتارية‬ ‫عمل‬ ‫في‬ ‫المستخدمة‬

‫الذاتية‬ ‫'ية‬
‫ص‬‫الشخ‬ ‫مهاراته‬ ‫تنمية‬ : ً‫خامسا‬
-
.‫بهدوئه‬ ‫احتفاظه‬
-
.‫وانفعاله‬ ‫غضبه‬ ‫قلة‬
-
.‫الناس‬ ‫مع‬ ‫وتعامله‬ ‫تفاهمه‬ ‫حسن‬
-
.‫والتجديد‬ ‫االبتكار‬ ‫على‬ ‫القدرة‬
-
.‫الحرجة‬ ‫المواقف‬ ‫من‬ ‫التخلص‬
-
.‫التكيف‬ ‫على‬ ‫القدرة‬
-
:‫السر‬ ‫كتمان‬
-
:‫العمل‬ ‫في‬ ‫التفاني‬
-
:‫التصرف‬ ‫وحسن‬ ‫التمييز‬

: ‫التقارير‬ ‫مفهوم‬
‫وتبادل‬ ‫نقل‬ ‫في‬ ‫تستخدم‬ ‫التي‬ ‫اإلدارية‬ ‫االتصاالت‬ ‫وسائل‬ ‫أهم‬ ‫من‬
‫والمقترحات‬ ‫التوصيات‬ ‫لتقديم‬ ‫األعمال‬ ‫منظمات‬ ‫داخل‬ ‫المعلومات‬
. ‫الفعالة‬ ‫اإلدارية‬ ‫القرارات‬ ‫اتخاذ‬ ‫من‬ ‫تمكن‬ ‫التي‬
: ‫التقرير‬ ‫فإن‬ ‫لذلك‬
1
-
. ‫اإلدارية‬ ‫االتصاالت‬ ‫وسائل‬ ‫أهم‬ ‫من‬
2
. ‫المعلومات‬ ‫نقل‬ ‫في‬ ‫يستخدم‬ -
3
. ‫الفعالة‬ ‫القرارات‬ ‫اتخاذ‬ ‫على‬ ‫يساعد‬ -
4
ً‫شفويا‬ ‫أو‬ ً‫كتابيا‬ ‫يقدم‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬ - .
‫تعــــريف‬
‫التقـــــارير‬
ً‫ناجحا‬ ً‫تقريرا‬ ‫تكتب‬ ‫كيف‬

: ‫في‬ ‫التقارير‬ ‫أهمية‬ ‫تتضح‬
1
‫اإلدارية‬ ‫األنشطة‬ ‫أداء‬ ‫في‬ ‫المساهمة‬ -
. ‫بفاعلية‬
2
. ‫والتسجيل‬ ‫التوثيق‬-
3
. ‫المعلومات‬ ‫تبادل‬ -
‫التقـــــارير‬ ‫أهمية‬

التميز في السكرتارية و إدارة المكاتب.pptx

‫التقارير‬ ‫أنواع‬ ‫أهم‬
‫غير‬ ‫تقارير‬ – ‫دورية‬ ‫تقارير‬ ( ‫الزمن‬ ‫ناحية‬ ‫من‬ : ً‫أوال‬
.) ‫دورية‬
‫دراسات‬ – ‫معلومات‬ – ‫متابعة‬ ( ‫الهدف‬ ‫ناحية‬ ‫من‬ : ً‫ثانيا‬
. ) ‫األداء‬ ‫تقييم‬ –
– ‫ومحاسبية‬ ‫مالية‬ ‫تقارير‬ ( ‫المحتوى‬ ‫ناحية‬ ‫من‬ : ً‫ثالثا‬
. ) ‫األفراد‬ ‫تقارير‬ – ‫األنشطة‬ ‫تقارير‬
‫تقارير‬ – ‫وصفية‬ ‫تقارير‬ ( ‫الشكل‬ ‫ناحية‬ ‫من‬ : ً‫رابعا‬
. ) ‫التصميم‬ ‫سابقة‬
‫تقارير‬ – ‫داخلية‬ ‫تقارير‬ ( ‫التوجيه‬ ‫ناحية‬ ‫من‬ : ً‫خامسا‬
. ) ‫خارجية‬

‫كتابة‬ ‫في‬ ‫األساسية‬ ‫المبادئ‬
‫التقارير‬
1
‫طريقة‬ ‫مبادئ‬ -
‫الكتابة‬
2
‫التنظيم‬ ‫مبادئ‬ -
3
‫اإلخراج‬ ‫مبادئ‬ -

‫طريقة‬ ‫مبادئ‬ :‫أوال‬
‫الكتابة‬
1
) ‫المثالية‬ ‫النتائج‬ ( ‫الجازمة‬ ‫األلفاظ‬ ‫استخدام‬ ‫تجنب‬ -
2
‫الحالي‬ ‫النظام‬ ‫فشل‬ ( ‫القاطعة‬ ‫األحكام‬ ‫تجنب‬ -
. ) ‫للشركة‬
3
-
ً‫أرقاما‬ ، ‫كارثة‬ ‫تمثل‬ (‫للمشاعر‬ ‫المثيرة‬ ‫الكلمات‬ ‫تجنب‬
‫جنونية‬
4
. ) ‫أنا‬ ( ‫األول‬ ‫الضمير‬ ‫استخدام‬ ‫تجنب‬ -
5
‫مستوى‬ ‫مراعاة‬ (. ‫قارئه‬ ‫يفهما‬ ‫بلغة‬ ‫التقرير‬ ‫كتابة‬ -
.) ‫واللغة‬ ‫التعليم‬
6
. ‫ومحدد‬ ‫واضح‬ ‫معنى‬ ‫ذات‬ ‫قصيرة‬ ‫جمل‬ ‫استخدام‬ -
7
. ‫المتخصصة‬ ‫الفنية‬ ‫الجوانب‬ ‫عن‬ ‫البعد‬ -
8
‫السطور‬ ‫بين‬ ‫المناسبة‬ ‫الفصل‬ ‫عالمات‬ ‫استخدام‬ -
. ‫والصفحات‬ ‫والفقرات‬

‫التنظيم‬ ‫مبادئ‬ : ً‫ثانيا‬
‫للتقرير‬
1
. ‫مستقلة‬ ‫صفحة‬ ‫في‬ ‫جزء‬ ‫كل‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ -
2
. ‫والفرعية‬ ‫الرئيسية‬ ‫العناوين‬ ‫تمييز‬ -
3
. ‫متداخل‬ ‫وغير‬ ‫مفهوم‬ ‫الترقيم‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ -
4
. ‫جديدة‬ ‫فقرة‬ ‫كل‬ ‫بداية‬ ‫تمييز‬ -
5
. ‫المحتويات‬ ‫صفحة‬ ‫دقة‬ ‫مراعاة‬ -
6
. ‫ومختصرة‬ ‫مفيدة‬ ‫مفيدة‬ ‫للتقرير‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ -

‫إخراج‬ ‫مبادئ‬ :ً‫ثالثا‬
‫التقرير‬
1
. ‫المطبعية‬ ‫األخطاء‬ ‫كافة‬ ‫استبعاد‬ -
2
. ‫للتقرير‬ ‫الخارجي‬ ‫المظهر‬ ‫مراعاة‬ -
3
‫بير‬ ‫ك‬ ‫كان‬ ‫إذا‬ ‫ة‬ ‫خاص‬ ‫ر‬ ‫التقري‬ ‫أجزاء‬ ‫ل‬ ‫فص‬ -
. ‫الحجم‬
4
‫واإليضاح‬ ‫الشرح‬ ‫ائل‬ ‫وس‬ ‫تخدام‬ ‫اس‬ ‫ضرورة‬ -

‫الجيــــد‬ ‫التقـــرير‬ ‫مقومات‬
1- ‫الزمني‬ ‫البعد‬
2- ‫بالموضوع‬ ‫والرتباط‬ ‫الشمول‬
3- ‫البيانات‬ ‫وصحة‬ ‫الدقة‬
4- ‫الحجم‬ ‫مناسبة‬
5- ‫االقناع‬ ‫على‬ ‫القدرة‬
6- ‫العرض‬ ‫أسلوب‬
7- ‫الموضـــــــــــوعية‬

‫التقارير‬ ‫إعداد‬ ‫مراحل‬
1
‫اإلعــــــــــداد‬ -
2
‫التنظيــــــم‬ -
3
‫الكتابــــــة‬ -
4
‫المراجـــــعة‬ -

‫الهاتف‬ ‫استخدام‬ ‫سلوكيات‬
‫المباشرة‬ ‫ر‬ ‫غي‬ ‫ة‬ ‫الشفوي‬ ‫االت‬ ‫االتص‬ ‫ت‬ ‫تح‬ ‫ع‬ ‫تق‬ ‫ة‬ ‫التليفوني‬ ‫المكالمات‬
‫المكالمات‬ ‫تتطلب‬ ‫ولذلك‬ ‫والكلمة‬ ‫الصوت‬ ‫على‬ ‫فتقتصر‬ ‫ثم‬ ‫ومن‬
‫لنجاح‬ ‫ة‬‫معين‬ ‫اليب‬‫وأس‬ ‫طرق‬ ‫تخدام‬‫اس‬ ‫تقبالها‬‫اس‬ ‫د‬‫عن‬ ‫ة‬‫التليفوني‬
:‫ومنها‬ ‫كفاءته‬ ‫وزيادة‬ ‫االتصال‬
-
‫و‬‫أ‬ ،‫تماع‬‫االس‬ ‫ن‬‫م‬ ‫تقبل‬‫المس‬ ‫يحرم‬ ‫انخفاض‬ ‫دون‬ ‫وت‬ ‫الص‬ ‫وضوح‬
.‫اإلزعاج‬ ‫يسبب‬ ‫ارتفاع‬
-
‫المة‬ ‫بس‬ ‫ال‬ ‫االتص‬ ‫أثناء‬ ‫تخدمة‬ ‫المس‬ ‫الكلمات‬ ‫م‬ ‫تتس‬ ‫ن‬ ‫أ‬ ‫ب‬ ‫يج‬
‫قدر‬ ‫وغيره‬ ‫لوب‬ ‫وأس‬ ‫ب‬ ‫وتراكي‬ ‫د‬ ‫قواع‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫اللغوي‬ ‫ى‬ ‫المبن‬
.‫المستطاع‬
-
‫ي‬‫ف‬ ‫االلتباس‬ ‫احتمال‬ ‫و‬‫أ‬ ‫االزدواج‬ ‫عدم‬ ‫ة‬‫ناحي‬ ‫ن‬‫م‬ ‫ى‬‫المعن‬ ‫المة‬‫س‬
‫تؤدي‬ ‫ى‬ ‫والمعن‬ ‫ى‬ ‫المبن‬ ‫المة‬ ‫س‬ ‫ن‬ ‫أل‬ ‫تقبل‬ ‫المس‬ ‫ة‬ ‫جه‬ ‫ن‬ ‫م‬ ‫ى‬ ‫المعن‬

‫الهاتف‬ ‫استخدام‬ ‫سلوكيات‬
‫السلوكيات‬ ‫إتباع‬ ‫التليفونية‬ ‫المكالمات‬ ‫استقبال‬ ‫عند‬ ً‫أيضا‬ ‫ويجب‬
: ‫التالية‬ ‫اإليجابية‬
-
.‫إهمال‬ ‫أو‬ ‫إبطاء‬ ‫دون‬ ‫الرنين‬ ‫فور‬ ‫التليفون‬ ‫سماعة‬ ‫رفع‬
-
‫و‬ ‫أ‬ ‫اإلدارة‬ ‫و‬ ‫أ‬ ‫ة‬ ‫المنشأ‬ ‫م‬ ‫اس‬ ‫ر‬ ‫بذك‬ ‫التليفون‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ‫ر‬ ‫اآلخ‬ ‫الطرف‬ ‫ة‬ ‫تحي‬
.‫القسم‬
-
‫من‬ ‫االستفسار‬ ‫يتم‬ ،‫المسئول‬ ‫بالمدير‬ ‫االتصال‬ ‫يطلب‬ ‫المرسل‬ ‫كان‬ ‫إذا‬
‫ال‬ ‫االتص‬ ‫ضرورة‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫يرى‬ ‫ا‬ ‫وعندم‬ ‫ال‬ ‫االتص‬ ‫بب‬ ‫س‬ ‫ن‬ ‫ع‬ ‫ب‬ ‫الطال‬
‫الشخص‬ ‫عن‬ ‫المسئول‬ ‫المدير‬ ‫إعالم‬ ‫ضرورة‬ ‫مع‬ ‫المكالمة‬ ‫بتحويل‬ ‫يقوم‬
.‫والمهمة‬
-
‫ن‬ ‫أ‬ ‫ة‬ ‫بلباق‬ ‫ائل‬ ‫الس‬ ‫إفهام‬ ‫د‬ ‫بع‬ ‫ص‬ ‫للمخت‬ ‫ه‬ ‫تحويل‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫يرى‬ ‫د‬ ‫وق‬
.‫المسئول‬ ‫المدير‬ ‫اختصاص‬ ‫في‬ ‫يدخل‬ ‫ال‬ ‫المكالمة‬ ‫موضوع‬
-
‫ة‬ ‫كاف‬ ‫إثبات‬ ‫كرتير‬ ‫الس‬ ‫ى‬ ‫عل‬ ،‫ئول‬ ‫المس‬ ‫ر‬ ‫المدي‬ ‫وجود‬ ‫عدم‬ ‫ة‬ ‫حال‬ ‫ي‬ ‫وف‬
‫الطريقة‬ ‫وفق‬ ‫تليفونية‬ ‫مكالمة‬ ‫تلقي‬ ‫نموذج‬ ‫على‬ ‫تلقاها‬ ‫التي‬ ‫البيانات‬
‫ال‬‫لالتص‬ ‫و‬‫أ‬ ‫إجراء‬ ‫التخاذ‬ ‫و‬‫أ‬ ‫م‬‫للعل‬ ‫كان‬ ‫واء‬‫س‬ ‫بالنموذج‬ ‫ا‬‫عليه‬ ‫وص‬‫المنص‬
.‫وغيرها‬
-
‫من‬ ‫تلقيها‬ ‫وأسلوب‬ ‫يتفق‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫التليفونية‬ ‫المكالمات‬ ‫إنهاء‬ ‫وأسلوب‬
،‫ل‬ ‫المم‬ ‫اإلطناب‬ ‫و‬ ‫أ‬ ،‫ل‬ ‫المخ‬ ‫ر‬ ‫غي‬ ‫واإليجاز‬ ‫ة‬ ‫والكلم‬ ‫وت‬ ‫الص‬ ‫وضوح‬ ‫ث‬ ‫حي‬

‫عمليـــــــــة‬ ‫تطـــبــــيــــــقات‬

التميز في السكرتارية و إدارة المكاتب.pptx

More Related Content

Similar to التميز في السكرتارية و إدارة المكاتب.pptx (20)

التميز في السكرتارية و إدارة المكاتب.pptx