商务英语函电-Project 1-Layout of Business Letter

Project 1 Layout of Business Letter

随着全球经济一体化进程的不断发展，商务活动日益频繁，商务英语信函也就成为国际贸易中对外交往的一种有效的沟通媒介。形象地说，商务英语信函是以邮寄或其他电信手段进行的书面商务谈判。 1-1 Foreword

商务英语信函是国际贸易中不可缺少的工具，有其独特的写作原则和语言风格。我们在写信过程中应遵循以下原则。 1-2 Writing Principles of Business English Letters

1.Clearness 清楚清楚就是要准确明白地表达自己的意思并确保对方也能准确领会你的写信意图。 2.Conciseness 简洁简洁就是用尽可能简单的或少的词语来表达意思。 3.Courtesy 礼貌礼貌是要求商务信函要站在对方的立场上考虑问题并做到彬彬有礼。

一封标准的商务英语信函归纳起来主要是由两大部分构成：一是必需部分，二是可供选择部分。 1-3 Layout of Business English Letters

即一封商务英语信函必不可少的组成部分，该部分由七项主题构成。 1. The Letterhead 信头顾名思义，信头就是位于一封信开头的那部分，即位于信纸顶端的那部分。一个信头由两部分构成：写信人的单位名称和写信人的地址（包括邮编）。除此之外，还可以加上电话号码、传真号码、电子信箱地址以便于收信人选择答复的方式。有的信头还印上公司的业务范围、服务宗旨、创办日期、注册商标、总经理姓名等内容，甚至还有印上展示公司特色的图片如办公大楼、产品等等。（一）必需部分

2. The Date 日期日期与信头之间的距离为 2-3 行。日期的写法比较流行的是日、月、年。 3. The Inside Address 封内地址封内地址就是把信封上的收信人姓名、地址原封不动地抄写在信纸的左上部。 4. The Salutation 称呼写信人对收信人的称呼。它的位置在封内地址下面的两行，并与封内地址平头。写称呼要注意：

(1) 公司对公司，单位对单位可以用“ Dear Sirs ” 或“ Gentlemen ” ，中文分别译为“致启者” /“ 敬启者”或“执事先生”； (2) 如果信是专门写给某一个人的，若对方是男性，可以用“ Dear Sir ” ；若对方是女性，可以用“ Dear Madam ” ，这对已婚未婚都适合。如果和对方有私交或很熟悉，则可以写出姓名如：“ Dear Mr. Bush ” ，“ Dear Miss Smith ” 。 (3) 称呼后要用逗号，但 Gentlemen 后用冒号。

5. The Body of the Letter 信的正文信的正文是信的主体。写信人的意思都在这部分表达，其它的部分都是为这部分服务的。 6. The Complimentary Close 客套结束礼词客套结束礼词也是一种客套话，相当于中文信函结尾的“谨上”或“谨呈”。它一般位于信的正文之下略偏右下方。写结束礼词应注意三点 :

(1) 要注意结束礼词和称呼的匹配，原则上“ Yours faithfully ” 与“ Dear Sirs ” 相匹配，“ Truly yours ” 与“ Gentlemen ” 相匹配； (2) 要注意结束礼词这两个单词的位置可以互换，但只有第一个单词的首字母大写，并且后面一定要用逗号； (3) 当下级给上级、子公司给总公司、厂矿企业给银行写信时所使用的客套结束礼词是“ Yours respectfully ， ”。 7. The Signature 签名签名一般在客套结束礼词的下端，间距约 2-3 行。首先应用大写字母写出公司的名称，然后是公司法人代表的手写签名。

8. The References 参考编号这一项是写信人为了便于归档分类而编的号。这一项就可视为信头的一部分。有不少公司的信头上已印上“ Our ref. No .” （发文号）和“ Your ref. No .” （收文号或来文号）的字样。 9. The Attention Line 经办人姓名 / 代号这里姓名只是一个笼统的说法。因为有时这里只写一个职务名称，如“ Export Manager ” 或只写一个部门的名称，如“ Export Department ” ，并不一定就写上某一个人的姓名。 ( 二 ) 可供选择部分

10. The Subject Line 事由 / 标题顾名思义就是一个标题的作用。目的是为了使信件得到及时处理。如果采用这一项，可以把它看作信的正文的一部分，与正文平行，位于称呼的下端，两行行距。 11 ． The Identification Line 主办人代号这一项一般位于信纸的左下角，其内容是说明这封信的主稿人的姓和名的第一个字母再加上打字员或速记员的姓和名的第一个字母，姓和名是用冒号或一条斜线分隔的，主稿人或口述人在前，打字员或速记员在后。比如：“ Bill Clinton/ Edward Nancy” 或“ B.C. /E.N .” 。这一项的作用便于发信人日后自己查对。

12 ． The Enclosure 附件如果一封信除了载有信的正文之外，还包括一些别的东西，如照片、单据、报价单等就应当使用附件这一项来加以说明。 13. The Carbon Copy Notation 抄送有时候，信的内容涉及到不只一个公司，写信人希望这些当事者都应该知道此信的内容，就可采用抄送的办法：即写好信后复印所需份数，分别寄给有关公司，写信人写信时用“ c.c.” 注明这封信还抄送给了哪些公司和个人，使收信人心中有数。“ Carbon Copy Notation ” 一般缩写为“ c.c .” 或“ cc to ” 。

14 ． Postscript 再启可以用来补充三种信息：（ 1 ）强调信的正文中提到的内容；（ 2 ）讲一点与信的正文没有关系的私事；（ 3 ）临时想起的一件小事。如果遗漏了的是件大事，建议最好不要使用“再启”的形式来补充，而应重写一封信。因为用它来补充信息，显得比较随便，表明办事人员的不周密。

CHINA NATION IMPORT & EXPORT CORPORATION SHANGHAI BRANCH 112 Huai hai Road, Shanghai 200010 Tel.:0086-21-81234567 Fax:0086-21-812345689 June 6,2006 Our Ref.:June-008 Your Ref.: AN-020 Anderson Company 12 Hollywood Boulevard Los Angeles, California 97452 U.S.A. 信头 Letter Head 2. 日期 Date 8. 参考编号 References 3. 封内地址 Inside Address Sample

Attention: Mr. John Smith Dear Sirs, Subject: Iron Nails We are interested to buy large quantities of Iron Nails of all sizes anD should be obliged if you would give us a quotation per M/T CFR Lagos, Nigeria. We look forward to hearing from you as soon as possible Yours faithfully, Tom Manson Purchasing Department Manager B.C. / E.N. Enclosure :A copy of price list C.C. ： Mr. Tony P.S. ： Please call me 9. 经办人姓名 Attention 4. 称呼 Salutation 10. 事由 / 标题 Subject 5. 信的正文 Body 6. 结束礼词 Complimentary Close 7. 签名 Signature 11. 主办人代号 The Identification line 12. 附件 Enclosure 13. 抄送 CC 14. 再启 Postscript

格式是指信的结构是如何排列在信纸上的。习惯的格式大体可分三种： 1 ．齐头式 (Full-blocked format) 1-4 Format of Business English Letters

注意：在齐头式商务英语信函中，信的所有项目一律都从左边开始，并且整封信均无首行缩格。这种格式简单，易于打印，是商务英语信函中使用最频繁的一种格式。除信头外全部左对齐 Letter Head Date Inside Address ____________ ____________ Salutation Letter Body _______________________________________________________ ______________________________________________ _______________________________________________________ Complimentary Close Signature

2 ．半齐头式 ( 也称混合式 ) （ Semi-block format ）注意：在半齐头式商务英语信函中，日期、结束礼词和签名是从纸章中线偏右处开始打印的，信的其他项目仍从左边开始。这是一种比较常用的格式。日期靠右落款靠右 Letter Head Date Inside Address ____________ ____________ Salutation Letter Body _______________________________________________________ ______________________________________________ Complimentary Close Signature

3 ．缩行式（ Indented format ）所谓缩行式仅指信的正文而言，其它部分与半齐头式相同。在这种格式中，正文的每一段落开始时往里缩进 4-5 个空格。正文的每一段落开始时往里缩进 4-5 个空格。 Letter Head Date Inside Address ____________ ____________ Salutation 　　　　　 Letter Body _____________________________________ _______________________________________________________ ______________________________________________ Complimentary Close Signature

信封的书写要保持正确、清晰、美观。具体注意事项如下：（ 1 ）收信人的姓名地址应写在信封的下半部偏右的位置上。文字可用齐头式或缩行式打出。一般以齐头式更为整齐、紧凑。（ 2 ）发信人的名称地址通常印刷在信封的左上角，也有的企业印在左下角。如没有事先印妥的信封时，那么就在上述的位置写上发信人的名称地址。（ 3 ）信封的右上角为粘贴邮票的位置。（ 4 ）信封的左下角可留作附注，如“航空”（ By Air ），“挂号” （ Registered ），“机密”（ confidential ）等。 1-5 Addressing an Envelope

1. 齐头式发信人地址收信人地址挂号 Sample China National Chemicals Imp. & Exp. Corp. Xijiao, Beijing P.R.China Messrs. Smith & Co. 215 Des Voeux Road Hong Kong Registered Stamp

2. 缩行式 Sample China National Chemicals Imp. & Exp. Corp. Xijiao, Beijing P.R.China Messrs. Smith & Co. 215 Des Voeux Road Hong Kong By Air Stamp

20 世纪 90 年代末，随着信息技术的普及和发展，电子商务得到迅速发展。电传、传真和电子邮件等通信方式被广泛运用于商务交往中。传真传真由两部分组成：传真头和传真正文。传真头包括收件人姓名、职务、公司名、发件人姓名、职务、发送日期、传真号码、主题和页码等。传真正文的结尾要有发件人的签名。在撰写传真正文时，可以遵照正式商务信函的格局，但称呼和结束礼词可以省略。 1-6 The Tendency of Business Correspondence

传真（ Fax ） Sample 发信人日期收信人传真号码主题 11/10/01 12:35:08 +39 70 300 689 ANTONELLA ZANETTI PAGE 1 OTTO ITALIA Via Toscana 1-20068 S.BOVID DI PESDHIERA AORROMED (MI)- Tel:02-75 393 1 Fax: 02-70 300 889 ______________________ FROM: Antonella ZANETTI DATE: 11 10 01 TO: Korinna KRAEMER FAX: 02 7 0 300 889 RE: Order for Faci (314739) & Cristi(315227) Skirts PAGE: 1 of 1 ______________________________________________________________ Dear Korinna ， ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… .. ………………………………………………………………………………………………………………… Antonella

(1) 电子邮件电子邮件 (Electronic Mail ，简称 E-mail) 是通过电脑和国际网络把信息传送给别人的通讯方法，广泛应用于商务通讯。电子邮件的格式简单明了，通行各国、各种语言，其构成包括以下部分： ①收件人；②主题；③抄送；④暗送；⑤附件；⑥正文；⑦回复。

外发的邮件收件人被抄送人被暗抄人事由主体部分添加附件处

1-8 Practicing Ex1. Arrange the following in proper form as they should be set out in a letter. 1) Sender’s name: China National Light Industrial Products Import &Export Corporation Shanghai Branch 2) Sender’s address: 128 Hunan Road, Shanghai, China 3) Sender’s Telephone: 021-54742856 4) Sender’s Fax: 021-54742855

5) Date: June 12, 2006 6) Receiver’s name: AAC Company, Ltd. 7) Receiver’s address: 113 Roberts Street, Lagos, Nigeria 8) Salutation: Dear Sirs 9) Subject: Fertilizer 10) Message: We are interested to buy large quantities of fertilizer and should be obliged if you would give us a quotation per M/T CFR Lagos Nigeria. 11) Complimentary closing: Yours faithfully 12) Signature: your name 13) For the attention: Mr. Johnson

Ex1 ( 齐头式 ) China National Light Industrial Products Import &Export Corporation, Shanghai Branch 128 Hunan Road, Shanghai, China Tel: 021-54742856 Fax: 021-5474285 June 12, 2006 AAC Company, Ltd. 113 Roberts Street Lagos, Nigeria Attention: Mr. Johnson Dear Sirs, Subject: Fertilizer We are interested to buy large quantities of fertilizer and should be obliged if you would give us a quotation per M/T CFR Lagos, Nigeria. Yours faithfully, XXX

Ex2. Address an envelope for the above letter . China National Light Industrial Products Import &Export Corporation, Shanghai Branch 128 Hunan Road Shanghai, China Mr. Johnson AAC Company, Ltd. 113 Roberts Street, Lagos, Nigeria Registered Stamp

(1) The massage: Being one of the largest importers of Chinese Arts & Crafts in this city, we shall be pleased to establish business relations with you. At present, we are interested in your products, details as per our Inquiry Note No.618 attached, and shall be glad to receive your keenest quotation as soon as possible. (2) Sender’s name: Denis Smith (3) Date: May 15, 2007 (4) Receiver’s name: Miss Wu xi (5) Subject: Establishing Business Relationships (6) Pages: 1 of 1 (7) Receiver’s fax and phone: 027-85784563 027-85784560 (8) Receiver’s address: 128 Hunan Road, Wuhan, China (9) The name of receiver’s company: Wuhan Arts & Crafts Import &Export Corporation Ex3. Arrange the following in proper form as they should be set out in a fax.

FROM: Denis Smith DATE: May 15, 2007 TO: Miss Wu xi FAX: 027-85784563 RE: Establishing Business Relationships PAGE: 1 of 1 Dear Sirs, Being one of the largest importers of Chinese Arts & Crafts in this city , we shall be pleased to establish business relations with you. At present, we are interested in your products, details as per our Inquiry Note No.618 attached, and shall be glad to receive your keenest quotation as soon as possible . Best Regards Denis smith

Ex4. Arrange the following in proper form as they should be set out in an e-mail. (1)Date: May 18, 2007 (2)Receiver's name and E-mail address: Brown<Brown1996@sina.com> (3)Sender's name and Email address: Richarddong <Richarddong@126.com> (4)Subject line: Shipping Documents (5)The massage: We are sending you under separate cover a full set of non-negotiable copies of shipping documents under Order No.543. We hope that you will find everything in good order.

From: Richarddong <Richarddong@126.com> To: Brown<Brown1996@sina.com> Sent: Saturday, May 18, 2007, 2:01:01 PM Subject: Shipping Documents Dear Sirs, We are sending you under separate cover a full set of non-negotiable copies of shipping documents under Order No.543. We hope that you will find everything in good order. Best regards Richard Dong

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