Proposal Project Pengembangan Sistem Informasi
0 likes511 views
Sistem informasi perpustakaan SMK Negeri 1 Simpangkatis ini dirancang untuk mengelola data perpustakaan secara digital, mencakup modul pendaftaran, peminjaman, pengembalian buku, dan pelaporan. Sistem ini diharapkan dapat mempermudah petugas perpustakaan dan memberikan manfaat bagi pengunjung.
Proposal Project Pengembangan Sistem Informasi
- 1. PROPOSAL SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SMK NEGERI 1 SIMPANGKATIS BERBASIS DESKTOP Nama : Desty Yani, S.Kom No. UKG : 201503015391 No. Peserta PPG : 20290352310049 Program Studi PPG : Teknik Komputer dan Informatika Asal Sekolah : SMK Negeri 1 Simpangkatis PROGRAM PENDIDIKAN GURU DALAM JABATAN UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA 2020
- 2. BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Perpustakaan SMK Negeri 1 Simpangkatismerupakan perpustakaan yang sudah berdiri yaitu sejak berdirinya sekolah. Perpustakaan SMK Negeri 1 Simpangkatis memiliki buku-buku koleksi yang sebagian besar adalah buku-buku pelajaran. Buku-buku ini akan dicatat dan diinventarisasi oleh petugas perpustakaan berdasarkan tanggal terima masing-masing buku menggunakan buku besar. Dengan adanya pencatatan manual ini petugas perpustakaan sering mengalami kesulitan. Adapun kesulitan yang dihadapi yaitu terutama pada masalah penyimpanan dan pencarian data karena tidak dipungkiri jumlah data buku akan terus bertambah, sehingga penyimpanan akan bertambah dan pencarian data akan memakan waktu yang lama. Anggota perpustakaan SMK Negeri 1 Simpangkatis adalah semua siswa dan siswi serta guru yang masih aktif di SMK Negeri 1 Simpangkatis. Keanggotaan ini akan berlaku ketika siswa atau siswi diterima di SMK Negeri 1 Simpangkatis tanpa adanya pendaftaran atau registrasi di perpustakaan dan akan berakhir ketika siswa atau siswi tersebut lulus dari SMK Negeri 1 Simpangkatis. Adapun data anggota perpustakaan itu sendiri diperoleh dari pegawai bagian tata usaha di SMK Negeri 1 Simpangkatis yaitu dalam bentuk absensi. Seperti perpustakaan pada umumnya, setiap anggota perpustakaan di SMK Negeri 1 Simpangkatis memiliki hak untuk melakukan peminjaman buku. Peminjaman buku ini akan dicatat secara manual juga dalam buku besar oleh pustakawan. Hal ini terkadang menimbulkan kesulitan tersendiri bagi pustakawan yaitu ketika pengembalian buku dimana petugas perpustakaan harus melakukan pencarian terhadap data peminjaman. Dengan adanya beberapa kendala yang dihadapi oleh petugas perpustakaan yang telah disebutkan sebelumnya, maka petugas perpustakaan membutuhkan suatu sistem yang bisa mengurangi kendala-kendala tersebut. Adapun sistem yang dibutuhkan yaitu berupa sistem informasi Perpustakaan dimana sistem ini merupakan sistem yang memiliki fungsionalitas yang dapat mempermudah dan memperingan petugas perpustakaan dalam pengelolaan administrasi perpustakaan. Selain berguna di sisi petugas perpustakaan, sistem ini juga akan memberikan manfaat bagi pengunjung perpustakaan yaitu
- 3. memberikan informasi mengenai buku yang ada di perpustakaan dan menyediakan beberapa fungsionalitas pendukung yang lain yang akan berguna untuk perbaikan dan peningkatan dari kualitas perpustakaan itu sendiri B. Maksud dan Tujuan Maksud dari pengembangan proyek sistem informasi perpustakaan di SMK Negeri 1 Simpangkati adalah sebagai berikut: 1. Merubah perpustakaan manual menjadi digital dengan menggunakan sistem informasi 2. Membuat sistem informasi perpustakaan yang terintegrasi dengan data siswa Berdasarkan maksud diatas maka tujuan yang ingin dicapai dari pengembangan system informasi perpustakaan ini antara lain: 1. Menyediakan fungsionalitas untuk membuat laporan yang akan mempermudah petugas perpustakaan untuk pembuatan laporan dalam waktu yang relatif singkat. 2. Menyediakan fungsionalitas untuk pengelolaan data anggota, data buku dan data peminjaman dan pengembalian. 3. Mempermudah petugas perpustakaan untuk pencarian data baik data anggota, data buku dan data peminjaman buku. 4. Menyediakan fungsionalitas untuk pemilihan siswa yang aktif melakukan peminjaman. 5. Memfasilitasi pengunjung perpustakaan untuk memberikan komentar terhadap perpustakaan. C. Ruang Lingkup Pekerjaan Uraikan secara rinci ruang lingkup pekerjaan yang nantinya akan ditangani, misalnya: 1. Pengembangan Dalam membuat aplikasi perpustakaan SMK Negeri 1 Simpangkatis, metode pengembangan menggunakan pendekatan penelitian dan pengembangan atau Research and Develompment. Model yang digunakan adalah model waterfall.
- 4. Model Waterfall adalah suatu proses perangkat lunak yang berurutan, dipandang sebagai terus mengalir kebawah (seperti air terjun) melewati fase-fase perencanaan, pemodelan, implementasi dan pengujian. a. System engineering adalah proses menetapkan segala hal yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek. b. Analysis adalah proses menganalisis hal-hal yang diperlukan untuk pembuatan atau pengembangan perangkat lunak. c. Design adalah tahap penerjemahan dari keperluan atau data yang telah dianalisis ke dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh programmer. Tiga atribut yang penting dalam proses perancangan yaitu : struktur data, arsitektur perangkat lunak dan prosedur rinci / algoritma. d. Coding adalah proses menerjemahkan data yang telah dirancang / algoritma ke dalam bahasa pemrograman yang telah ditentukan. e. Testing adalah uji coba terhadap program yang telah dibuat. f. Maintenance adalah perubahan atau penambahan program sesuai dengan permintaan user. 2. Pengumpulan data Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan dalam proyek akhir ini dengan mengadakan penelitian dan pengamatan langsung terhadap obyek penelitian yaitu dengan cara : a. Wawancara Yaitu mengadakan wawancara secara langsung dengan petugas pengelola yang ditunjuk untuk memperoleh data yang dibutuhkan. Yaitu data yang berhubungan dengan masalah peminjaman dan pengembalian buku sehari-hari serta laporan bulanan perpustakaan.
- 5. b. Observasi Yaitu metode pengumpulan data dengan mengadakan pengamatan dan peninjauan secara langsung terhadap obyek penelitian. Untuk mengetahui prosedur peminjaman dan pengembalian buku serta merekap laporan bulanan perpustakaan. c. Dokumentasi Pengumpulan data dengan membaca arsip-arsip atau file-file yang ada pada perpustakaan. Misalnya untuk mengetahui dokumen apa saja yang berasal dari perpustakaan. d. Studi pustaka Pengumpulan data yang berasal dari buku-buku literature serta bacaan lain yang mendukung penelitian ini 3. Pemeliharaan Fase perawatan terhadap sistem yang telah dikembangkan dan diimplementasikan. Cakupan fase ini berupa proses perawatan terhadap sistem yang berkaitan dengan perawatan berkala dari sistem maupun proses terhadap perbaikan sistem manakala sistem menghadapi kendala dalam operasionalnya akibat masalah teknis yang tidak terindikasi dalam proses pengembangan sistem yang telah dikembangkan sebelumnya dalam menghadapi atau mengantisipasi perkembangan maupun perubahan sistem yang bersangkutan. 4. Pelatihan Pelatihan diberikan kepada pengelola system informasi yang akan bertugas, pelatihan dilaksanakan setelah system informasi selesai di uji coba.
- 6. BAB II SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SMK 1 SIMKAT A. Latar Belakang Perpustakaan SMK Negeri 1 Simpangkatis memiliki lebih dari 400 buku dan dikunjungi oleh lebih dari 10 siswa/hari. dengan banyaknya jumlah pengunjung dan jumlah buku tentunya dibutuhkan sebuah sistem yang mampu mengelola data dan mencetak daftar peminjaman dengan cepat sehingga dapat meningkatkan kinerja dari perpustakaaan itu sendiri. Saat ini proses peminjaman pada perpustakaan masih bersifat konvensional, yaitu masih dengan cara manual atau catat buku peminjam maupun pengunjung. Oleh karena itu diperlukan sebuah aplikasi sistem informasi perpustakaan sehingga dapat membantu siswa dan pustakawan dalam melaksanakan aktifitas terkait pendaftaran, peminjaman buku, serta pelaporan lebih efisien. B. Perspektif Produk Perangkat lunak ini adalah sarana untuk peminjaman buku dalam perpustakaan dengan tujuan untuk membuat proses peminjaman buku pengelolaan dan pelaporan kegiatan di lingkungan perpustakaan menjadi lebih efektif. Perangkat lunak ini berkaitan dengan beberapa entitas, yaitu petugas perpustakaan dan anggota perpustakaan yang merupakan siswa dan guru. C. Deskripsi Subsistem Berikut adalah desain sub Sistem Informasi Perpustakaan SMK 1 Simkat : Sistem Informasi Perpustakaan Pendaftaran Peminjaman Pengembalian Reporting Backup & Recovery Login
- 7. 1. Modul login Fitur login berfungsi untuk autentikasi agar sistem ini aman dan tidak bisa diakses oleh sembarangan orang. 2. Modul pendaftaran Pada tampilan menu Registrasi Anggota, pustawakan dapat mendaftarkan siswa yang ingin menjadi anggota perpustakaan. 3. Modul peminjaman Pada tampilan menu Peminjaman Buku, pustakawan dapat melakukan proses peminjaman buku hanya dengan mengetikkan NIS dan ID Buku dan data yang berhubungan akan otomatis terinput jika NIS dan ID Buku tersebut telah terdaftar sebelumnya. Sedangkan tanggal peminjaman akan otomatis mengikuti tanggal pada sistem saat hari itu. 4. Modul pengembalian Pada tampilan menu Pengembalian Buku, pustakawan dapat melakukan proses pengembalian buku hanya dengan mengetikkan NIS dan data yang berkaitan. 5. Modul reporting (pelaporan) Untuk menu Cetak Laporan, pustakawan dapat mencetak laporan yang akan dicetak dalam bentuk PDF berdasarkan jenis laporan yang ingin dicetak, seperti detail peminjam, data buku dan anggota, atau detail pengembalian. 6. Modul backup dan recovery Pada menu ini pustakawan dapat menyimpan backup database. D. Manfaat Bagi SMK Negeri 1 Simpangkatis Manfaat dikembangkannya aplikasi perpustakaan berbasis desktop pendukung SMK Negeri 1 Simpangkatis adalah sebagai berikut : 1. Mempermudah petugas perpustakaan untuk pembuatan laporan dalam waktu yang relatif singkat. 2. Manajemen pengelolaan data anggota, data buku dan data peminjaman dan pengembalian dapat dilakukan secara digital. 3. Mempermudah petugas perpustakaan untuk pencarian data baik data anggota, data buku dan data peminjaman buku. 4. Mengetahui siswa yang aktif melakukan peminjaman. 5. Memfasilitasi pengunjung perpustakaan untuk memberikan komentar terhadap perpustakaan.
- 8. BAB III METODOLOGI KERJA A. Survei dan Analisis Sistem Survei dan analisis Sistem Informasi Perpustakaan SMK Negeri 1 Simpangkatis antara lain sebagai berikut: 1. Survei Kebutuhan Sistem a. Observasi Observasi dilakukan langsung di SMK Negeri 1 Simpangkatis yang beralamatkan di Jalan Raya Sungai Selan KM. 9 Desa Terak Kecamatan Simpangkatis Kabupaten Bangka Tengah. Hal yang di observasi adalah alur kerja pustawakan dan alur system pendataan, peminjaman dan pengembalian buku. Dari hasil observasi didapatkan bahwa perpustakaan tersebut dalam melakukan proses pendataan masih menggunakan pendataan secara manual, dimana petugas melakukan pencatatan peminjaman dan pengembalian buku di dialam sebuah buku besar laporan peminjaman, serta masih terdapat buku yang tidak terdata. b. Wawancara Wawancara dilakukan kepada kepala sekolah dan petugas perpustakaan SMK Negeri 1 Simpangkatis. Untuk mengetahui kebutuhan seperti apa yang akan dipakai di perpustakaan sekolah tersebut. c. Dokumentasi Dokumentasi berkas diambil dari perpustakaan SMK Negeri 1 Simpangkatis berupa buku tamu, kartu peminjaman, daftar buku serta laporan perpustakaan. d. Studi Pustaka Studi Pustaka dilakukan sebagai bahan referensi terkait metode pengembangan, studi kasus yang berkaitan dengan Sistem Informasi Perpustakaan SMK Negeri 1 Simpangkatis. 2. Analisis Kebutuhan Sistem Dalam pengembangan Sistem Informasi Perpustakaan SMK Negeri 1 Simpangkatis analisis kebutuhan system yang dilakukan antara lain adalah:
- 9. a. Analisis fungsionalitas produk Hal yang dapat dilakukan dalam penerapan system antara lain; 1) Login sebagai autentifikasi pengguna system, sebagai admin atau anggota. 2) Pendataan buku yang berfungsi untuk melakukan registrasi buku yang terdapat di dalam perpustakaan, baik itu buku baru ataupun buku yang sudah tersedia. 3) Peminjaman adalah menu yang berfungsi untuk admin dalam pengelolaan data peminjaman buku. 4) Pengembalian adalah menu yang berfungsi untuk admin dalam pengelolaan data pengembalian buku. 5) Laporan adalah menu yang berfungsi untuk mencetak laporan bulanan atau harian perpustakaan, laporan yang terdiri dari laporan peminjaman, laporan data buku, dan laporan anggota. 6) Backup dan recovery adalah menu yang berfungsi untuk melakukan pencadatangan data atau memperbaiki dan mengembalikan data yang terhapus dan bermasalah. b. Analisis kebutuhan perangkat keras 1) PC/Laptop dengan minimal processor Dual Core 2) RAM minimal 2GB 3) Mouse 4) Keyboard 5) Sistem Operasi minimal Windows 8 6) Adobe Acrobat Reader 7) XAMPP versi 3.2.4 8) Printer c. Analisis tingkat kebutuhan operator Operator minimal mampu mengoperasikan computer yang selanjutnya akan dilatih untuk mengoperasikan sistem yang sudah ada.
- 10. B. Perancangan Sistem Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan SMK Negeri 1 Simpangkatis dilakukan dalam beberapa tahapan yaitu : 1. Perancangan data a. DAD Konteks Pada diagram terdapat tiga entitas yang mempengaruhi system. Tata usaha menyerahkan data guru, data siswa dan data buku kepada pustakawan selaku admin system, selanjutnya data tersebut diolah menjadi kartu anggota yang akan diberikan kepada anggota. Pustakawan juga memiliki akses untuk melakukan proses peminjaman dan pengembalian buku, kemudian menjadikannya sebagai laporan yang akan diserahkan kepada bagian Tata Usaha. Sistem Informasi Perpustakaan SMK 1 Simkat PustakawanAnggota Kartu Anggota Tata Usaha Data Guru Data Siswa Laporan Bulanan Kartu Anggota Data Buku Data Peminjaman Data Pengembalian Laporan Data Guru Data Siswa Data Buku b. DAD Analysis System dimulai dari penyerahan data anggota dan data buku yang kemudian akan diinput oleh pustakawan ke dalam tabel anggota dan tabel buku. Ketika anggota ingin melakukan peminjaman dan pengembalian buku, maka pustakawan akan melakukan penginputan data ke dalam tabel pinjam dan tabel buku. Selanjutnya adalah pencetakan laporan yang akan diserahkan kepada Tata Usaha.
- 11. Tata Usaha 1.0 Data Anggota (Guru & Siswa) & Data Buku Tabel Anggota Pustakawan 3.0 Peminjaman & Pengembalian Buku Anggota T. Pinjam T. Kembali T. Buku 2.0 Input Data Buku 4.0 Mencetak Laporan c. Entity Relationship Diagram (ERD) Terdapat tiga tabel master pada system ini yaitu tabel Anggota, tabel Buku dan tabel Petugas. Tabel transaksi yang terdapat pada tabel Pinjam dan tabel Kembali. d. Kamus Data Nama Arus Data : Data Anggota Bentuk : Dokumen Arus Data : Anggota – Petugas Struktur Data : Kd_anggota, Nama, No_Telp, Alamat, Jenis_Kelamin
- 12. Nama Arus Data : Data Buku Bentuk : Dokumen Arus Data : Buku – Petugas Struktur Data : Kd_buku, judul_buku, Pengarang, Penerbit, Edisi, Stok Nama Arus Data : Data Peminjaman Bentuk : - Arus Data : Anggota – Petugas – Buku Struktur Data : Kd_Pinjam, Tanggal_Pinjam, Tanggal_Kembali, Kd_Anggota, Kd_Buku, Kd_Petugas Nama Arus Data : Data Pengembalian Bentuk : - Arus Data : Petugas – Pengembalian Struktur Data : Kd_Kembali, Tanggal_Kembali, Denda, Keterlambatan, Kd_Pinjam, Kd_Petugas 2. Perancangan proses a. Class Diagram
- 13. b. Use Case Diagram c. Activity Diagram 1) Activity Peminjaman Buku
- 14. 2) Activity Pengembalian Buku 3) Activity Data Buku
- 15. 4) Activity Data Anggota 3. Perancangan interace (antar muka) a. Form Login SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SMK NEGERI 1 SIMPANGKATIS LOGIN Password Username Login
- 16. b. Form Buku SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SMK NEGERI 1 SIMPANGKATIS FORM BUKU Judul Kode Buku Simpan Penerbit Pengarang Stok Edisi Edit Hapus Tambah c. Form Petugas SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SMK NEGERI 1 SIMPANGKATIS Form Petugas Nama Kode Petugas Simpan Password Username No Telp Edit Hapus Tambah Alamat
- 17. d. Form Anggota SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN SMK NEGERI 1 SIMPANGKATIS Form Anggota Nama Kode Anggota Simpan Alamat Nomor Telpon Jenis Kelamin Edit Hapus Tambah e. Form Peminjaman
- 18. C. Implementasi Sistem Berikut langkah-langkah penggunaan aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan SMK Negeri 1 Simpangkatis : 1. Langkah instalasi aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan. a. Klik installer Aplikasi b. Untuk melanjutkan instalasi pilih “Yes” atau “No” untuk membatalkan. c. Akan muncul tampilan untuk memulai instalasi, kemudian klik Next. d. Muncul tampilan License Agreement. Untuk melanjutkan proses instalasi pilih “I accept the agreement”, kemudian klik Next. e. Muncul tampilan Information. Klik Next untuk melanjutkan. f. Secara default akan disimpan pada folder C:Program Files, tetapi jika ingin menyimpan di folder lain, klik Browse dan pilih folder untuk menyimpannya. Setelah selesai, pilih Next. g. Klik Next untuk melanjutkan instalasi XAMPP h. Kemudian proses instalasi akan dijalankan secara otomatis dan tunggu sampai selesai. i. Jika selesai akan tampil pesan complete lalu klik Finish dan proses instalasi selesai. 2. Penggunaan program Pengunaan program adalah cara-cara dalam menjalankan dan menggunakan sistem informasi yang akan digunakan oleh user, a. Jalankan aplikasi XAMPP Control Panel
- 19. b. Klik tombol “Start” pada baris yang sejajar dengan MySQL, kalau berhasil maka akan muncul block warna hijau pada MySQL yang menandakan bahwa sudah siap untuk digunakan. c. Status running apache server dan mysql server ditandai dengan warna hijau pada option Apache dan MySQL
- 20. 3. Tampilan User Interface a. Form Petugas b. Form Peminjaman D. Pelatihan Berikut rincian pelatihan yang diberikan dalam penggunaan aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan SMK Negeri 1 Simpangkatis. 1) Memberikan pelatihan 5 hari kepada petugas/admin perpustakaan 2) Membuat dokumentasi/manual book penggunaan penggunaan aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan SMK Negeri 1 Simpangkatis
- 21. E. Pemeliharaan Pemeliharaan sistem dilakukan secara berkala dengan cara memastikan program berjalan lancer dan jika terjadi error segera dilakukan troubleshooting, memperhatikan penyimpanan data, dan penambahan fitur jika diperlukan. F. Rencana Anggaran Biaya 1. Tenaga Ahli 2. Perangkat Keras (Hardware) 3. Perangkat Lunak (Software) 4. Overhead 5. Maintenance
- 22. 6. Rekapitulasi G. Rencana Pekerjaan
- 24. BAB IV PENUTUP Demikianlah proposal ini saya buat, besar harapan saya bahwa proposal ini dapat diterima dengan baik dan berlanjut pada kerjasama pengembangan sistem informasi perpustakaan. Diharapkan dengan adanya aplikasi sistem informasi perpustakaan di SMK Negeri Simpangkatis ini dapat dimanfaatkan oleh pengguna dan dapat terus dikembangkan untuk mempermudah kegiatan perpustakaan. Adapun komitmen yang akan saya buat adalah memenuhi segala sesuatunya yang berkaitan dengan kerja sama kedua belah pihak dengan mengedepankan sikap profesionalitas.