![Event organizer adalah jasa penyelenggara kegiatan, merupakan usaha yang dilakukan untuk
mempermudah perwujudan ide atau rencana menggelar sebuah event. Event ini meliputi
kegiatan-kegiatan seperti penyelenggaraan pameran, pameran konvensi, pagelaran musik,
pesta, seminar, peluncuran produk, konferensi pers dan kegiatan lainnya, bisa disesuaikan
dengan permintaan dari pengguna jasa event organizer atau inisiatif event organizer sendiri.
Bentuk pemanfaatan event organizer juga beragam, misalnya untuk memastikan
terselenggaranya acara talk show, penarikan undian, fashion show, ajang lomba dan sejenisnya
atau kegiatan-kegiatan yang mendukung terselenggaranya suatu kegiatan, baik sebelum,
sesudah atau pada saat terselenggaranya kegiatan. Misalnya seperti pemesanan gedung,
penyediaan ruangan, persiapan interior, penyediaan sound system, penyediaan penari latar dan
sebagainya.
Perkembangan dunia usaha di Indonesia pasca badai krisis ekonomi yang melanda negara ini
sekitar tahun 1998, lambat laun mulai menunjukkan ke arah yang menggembirakan. Hal ini
dibuktikan dengan banyaknya bermunculan segala bentuk perusahaan, baik itu skala kecil
maupun besar, mulai dari perusahaan makanan, tansportasi hingga perusahaan jasa, termasuk
juga event organizer.
Event organizer atau lebih dikenal dengan sebutan EO adalah sebuah lembaga penyelenggara
kegiatan hiburan atau pameran, yang dalam pekerjaannya dibantu oleh stage manager
(manajer panggung), koreografer, stage crew (kru panggung), teknisi dan unsur pendukung
lainnya.
Banyaknya permintaan dari perusahaan untuk menangani kegiatan perhelatan mereka saat ini,
mendorong munculnya beragam lembaga yang bergerak di bidang event organizer.
Kemudahan yang ditawarkan oleh bermacam EO pun kini berubah menjadi semacam
kebutuhan. Kapan saja sebuah lembaga, perusahaan atau person menginginkan
terselenggaranya sebuah acara, maka EO menjadi solusi yang paling mudah. Dengan kata lain,
EO memang bisa mempermudah segala kegiatan. Kinerja EO yang profesional tentunya sangat
membantu pengguna jasa untuk mewujudkan ide-ide penyelenggaraan event secara kreatif.
Lalu muncul ungkapan, buat apa susah-susah memikirkan semua [xxx] bengek rumitnya acara,
serahkan saja pada event organizer!
Sukses Acara Kreativitas dan Budget
Mewujudkan kesuksesan sebuah acara merupakan sebuah kerja keras dan dibutuhkan konsep
yang benar-benar matang. Tanpa adanya konsep yang jelas dan terarah, tentu saja acara tidak
bisa berlangsung dengan sukses.](https://image.slidesharecdn.com/seputareventorganizer-141015021431-conversion-gate01/85/Seputar-event-organizer-19-320.jpg)
Seputar event organizer
- 1. SEPUTAR EVENT ORGANIZER Posted by Gadingmoore on 23:36 in Archives Bersamaan dengan maraknya Event Organizer (EO) di berbagai daerah, secara alamiah terjadi segmentasi EO. Ada EO yang mengkhususkan diri pada acara anak-anak, ada pula yang menjadi spesialis dalam acara pernikahan atau kegiatan korporasi. Tapi sebenarnya apa sih Event Organizer atau yang sering disebut EO itu? Event Organizer (EO) adalah sebuah jasa yang bertujuan untuk mempermudah orang menyelenggarakan sebuah acara agar ter-organize dengan baik dan lancar. Tapi nyatanya banyak yang hanya ikut-ikutan karena usaha tersebut pada saat ini memberikan keuntungan yang besar. Q : Bagaimana melihat kemampuan sebuah Event Organizer ? A : Salah satu yang bisa dilihat adalah kemampuan Event Organizer mengantisipasi hal-hal yang sulit yang kadang tak terduga. Misalnya urusan transportasi, hotel peserta bahkan kekurangan makan yang mungkin sebelumnya tidak terpikirkan. Q : Apakah segmentasi dibutuhkan dalam sebuah Event Organizer ? A : Sebenarnya segmentasi itu tidak ada gunanya kalau Event Organizer tidak dikelola dengan benar. Butuh kesungguhan dan proses waktu terlebih dahulu. Apabila akhirnya memiliki sebuah “nama” di pasaran, segmentasi pun dapat dilakukan. Berarti tidak ada masalah kalau kita kemudian ingin memasuki event - event lain ketika kita sudah punya nama karena yang dilihat nanti adalah dampak dari upayanya. Di dalam konteks bisnis yang cukup kompleks seperti sekarang ini, orang dianjurkan untuk ter-spesialisasi mungkin, se-mahir mungkin dan se-setia mungkin di bidang itu. Karena bisnis itu membutuhkan orang yang melayani dengan sungguh-sungguh di satu bidang yang sangat dikuasainya. Q : Lalu bagaimana sebuah Event Organizer memiliki nama ? A : Memasarkan nama (branding) merupakan suatu hasil dari proses alamiah. Dalam bisnis Event Organizer yang terpenting adalah bukti akan kemampuan melayani orang lain daripada nama yang dibangun melalui biaya iklan. Dengan demikian berarti harus melalui proses bertahap. Konsistensi & persistent adalah kata yang tepat dalam memasarkan sebuah Event Organizer. Q : Bagaimana meningkatkan brand sebuah Event Organizer dengan lebih cepat? A : Ada dua cara. Pertama, menunggu order untuk menyelenggarakan event yang dilaksanakan oleh kontraktornya. Kedua, menciptakan event sendiri. Agar sebuah brand Event Organizer cepat terangkat (meskipun tidak dijamin 100%) , menciptakan sebuah event sendiri akan jauh
- 2. lebih cepat meningkatkan brand sebuah Event Organizer dibandingkan hanya menunggu bola (kecuali sebuah Event Organizer memang telah memiliki network yang luas). Seperti halnya Ravioli Event Organizer. Pada awalnya kami mengadakan event dengan scope lebih kecil, seperti seminar, private party , dan sebagainya. Q : Apa syarat-syarat sebuah Event Organizer boleh dikatakan sebagai bisnis yang profesional ? A : Event Organizer yang mendatangkan hasil bagi orang yang membutuhkan pengelolaan acara. Bisa mendatangkan keuntungan atau setidaknya menciptakan citra yang baik. Pada prinsipnya Event Organizer berfungsi mempermudah konsumen mewujudkan acara sesuai ide atau kebutuhannya. Q : Apa yang perlu dicermati dalam memilih sebuah Event Organizer? A : Dalam memilih sebuah Event Organizer ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Pertama, pastikan dulu kemampuan Event Organizer tersebut , seperti apakah Event Organizer tersebut mengenal sekali cara-cara membuat orang ? terkenal, memiliki akses-akses ke tempat-tempat promosi atau kapasitas-kapasitas promosi perusahaan yang baik. Apakah punya akses ke radio, TV atau koran dengan baik. Kemudian apakah mereka punya akses yang baik ke hotel-hotel atau tempat-tempat penyelenggaraan acara lainnya. Apakah mereka punya orang-orang yang berwenang dalam bidang perijinan. Kedua, lihatlah cara pendekatannya, taste / seleranya, apakah mereka bisa mewakili citra bisnis yang baik, apakah mereka berada pada level propinsi atau nasional. Banyak hal yang perlu diperhatikan karena pemilihan suatu Event Organizer mempengaruhi citra perusahaan yang memakai jasanya. Untuk membangun citra , selain profesionalisme dan integritas ,adalah kredibilitas , kualitas yang terbuktikan karena pemakaian berulang-ulang . EO adalah event organizer , artinya adalah mengorganisir kegiatan yang bersifat evently (sewaktu-waktu) tidak kontinyu dan obyek yang di kerjakan selalu berubah. Pertama yg anda lakukan adalah menentukan JENIS event yang akan anda bisniskan , Apakah itu sebagai : EO pameran EO pagelaran kesenian (music , teater , ext) EO seminar EO pendidikan EO launching (promo) produk baru
- 3. EO wedding EO aniversary EO wisuda EO Olah Raga Dan lain-lain Setelah kita mengarah kepada "jenis" EO nya, barulah pelajari secara mendalam secara detail "jenis" tersebut Perbanyak jaringan / relasi yang berkaitan dengan kegiatan EO untuk mempermudah menentukan budget dan anggaran, seperti : Pengelola Gedung / Tempat / Mall Perijinan : Kepolisian (Polsek/ Polres) , RT s/d Kecamatan Pemberi Sponsor / Sumber Dana Manjemen Artis Penyewaan Sound System, Panggung, Lighting Caterring (makanan & minuman) Dekorasi (seniman) Media Elektronik & Cetak (termasuk wartawan) Advertising Ahli Hukum (utk membuat Kontrak / MOU) Sebaiknya EO dikelola sedikit personil (max 5 orang) yang lainnya lebih baik outsourching dan di rekrut pada saat menjelang hari H Pastikan pekerjaan yang diterima ada Dananya, pastikan anda mendapatkan termin pembayaran pasti dan tertuang dalam perjanjian hitam diatas putih (kontrak) Jangan mencari keuntungan yang berlebih (mark up) dengan maximum fee cukup sebesar 10 %, keterbukaan dalam membuat anggaran akan memudahkan klien mempercayai kinerja EO, dan lebih baik klien diajak berdiskusi dan berunding hal bugget , dan jangan lupa selalu menyertakan Pajak .
- 4. Selamat berbisnis.... Bagaimanakah memilih Event Organizer ? Semua proses pemilihan pasti didasarkan pada suatu kriteria. Sebagai contoh, kriteria yang kita pakai dalam memilih baju adalah warna dan modelnya. Selain itu ada kriteria harga dan ukuran. Lalu kriteria apa yang akan kita pakai dalam memilih jasa event organizer ? Jawaban atas pertanyaan ini bisa bermacam-macam menurut tiap-tiap orang. Ada yang menggunakan kriteria harga, ada juga yang menggunakan kriteria prestige, dan ada juga yang menggunakan kriteria sistem kerja. Tetapi pada kenyataanya, kebanyakan orang memilih event organizer karena rekomendasi dari teman, saudara, klien, vendor atau siapapun yang bisa dipercaya. Bagaimana dengan anda ? Kriteria apa yang akan anda pakai ? Saran kami, sebaiknya pemilihan event organizer berdasarkan kriteria produk yang dijual EO dan kebutuhan anda sebagai klien. Semua orang tahu kalau tugas - tugas EO adalah menkonsepkan suatu acara, mengatur, dan melaksanakannya. Apakah ini yang dimaksud dengan produk event organizer ? Betul, dan hal ini dalam pengertian sebuah EO adalah sistem kerja. Kriteria pertama yang harus anda gunakan apabila menggunakan jasa EO. Bagaimana sistem kerjanya dalam merencanakan event anda. Kriteria kedua, menggunakan jasa EO berarti anda menyewa orang untuk bekerja kepada anda. Pertanyaan yang seharusnya anda tanyakan kepada EO adalah apa latar belakangnya dan event apa saja yang telah dikerjakan event organizer itu. Terakhir, apa kebutuhan anda ? Model event seperti apa yang anda inginkan ? Siapakah market target atau audience anda? Berapa budget yang anda sediakan? Apa yang diinginkan oleh perusahaan atau intitusi anda di event nantinya dan target seperti apa yang anda inginkan? Sebagai kesimpulan kami, memang tidak mudah untuk memilih sebuah event organizer yang tepat untuk kebutuhan anda. Tetapi beberapa kriteria di atas telah terbukti membantu banyak calon klien kami untuk memilih event organizer yang tepat!
- 5. Bagaimana Mempromosikan EO Anda 1. Membuat Data / Company Profile Bentuk ini merupakan standar dengan mencantumkan secara lengkap wajar dari perusahaan yang bersangkutan mulai dari nama, filosofi, visi&misi, moto, pelayanan, administrasi, struktur, portfolio, dan data apa yang dianggap perlu untuk diketahui oleh klien. 2. Menjalin Relationship Dengan Siapapun Setelah adanya Company Profile apa yang harus kita lakukan? Tentu saja mendistribusikannya ke berbagai pihak yang kita rasa potensial untuk menerimanya.Misalnya ke Perusahaan-perusahaan, Institusi Pemerintah, Agensi/EO lain, vendor-vendor. Bisa juga diberikan kepada orang yang punya pengaruh kuat. 3. Promosi Out Door Promosi bentuk ini dengan menggunakan sarana seperti flyer, spanduk, billboard dan semacamnya. Dibuat se-efisien mungkin dengan menerakan nama-alamat serta misi serta motto secara jelas. 4. Event & Entertainment Menyelenggarkan event/kegiatan yang dapat mengundang banyak massa. Keberhasilan sebuah event akan merupakan kredit point dimata para calon klien kita. 5. Menggunakan Jaringan Internet Website bertujuan untuk mempermudah konsumen / pengguna jasa EO mendapatkan informasi mengenai EO dan kegiatan promosi pun menjadi lebih mudah dan cepat sehingga kita tidak lagi ketinggalan informasi. Dengan adanya website diharapkan para pengguna jasa EO mudah memahami dan interaktif dalam memperkenalkan dan mempromosikan sebuah Event Organizer serta dibuat untuk menutupi kelemahan dari penggunaan media cetak seperti brosur, majalah sehingga dapat mengurangi biaya promosi. Bentuk ini merupakan trend paling akhir yang digunakan untuk berpromosi. Melalui sarana internet dapat dengan mudah mengakses pihak mana yang dikehendaki. Begitu pula sebaliknya.
- 6. Tips Jika Ingin Terjun Di Bidang EO 1. Mengelola Dengan Baik Dan Profesional Mengumpulkan beberapa orang yang nantinya akan mengerjakan tugas dengan bagian-bagian tersendiri. Jika bisa pilihlah dari orang terdekat kita bisa sodara sendiri, teman yang kita sudah tahu kapasitasnya atau buka lowongan pekerjaan untuk bagian tertentu. Kemudian menerapkan “teamwork and leadership”. Bekerja di dunia EO adalah melulu tentang “teamwork”, tidak ada sebuah event yang bisa dikerjakan sendiri, pasti kita akan butuh sebuah teamwork. Kelola dengan baik tim anda. Bagaimana kita akan mengelola/mengorganisir sebuah event jika mengelola perusahaan/tim sendiri saja tidak bisa. 2. Miliki Spesifikasi Tertentu. Ada banyak segmen dalam event ini. Misalnya Exhibition Organizer, Wedding Organizer, Marketing Communication Activity Organizer, MICE Organizer, Party Organizer dll. Jika sudah ditetapkan, pelajari seluk beluknya. Jangan kemaruk. Fokuslah pada satu segmen. Jika ingin terjun ke segmen lainnya bentuklah tim khusus untuk menanganinya tanpa melibatkan tim yang sudah ada. Karena jika sebuah organisasi sudah mulai tidak fokus dari sanalah awal dari ketidaksempurnaan eksekusi sebuah event. 3. Negotiation And Lobbying Anda harus punya kemampuan negosiasi dan melobi. Jika tidak bagaimana anda bisa meyakinkan klien atau sponsor untuk menangani event mereka. Pendekatannya pun bisa secara intitusional maupun personal. 4. Presentation Skill Anda harus punya kemampuan memaparkan sebuah project atau proposal. Setiap individu mempunyai skill dan style yang berbeda-beda. Gunakan kemampuan anda dalam presentasi itu untuk meyakinkan klien atau sponsor untuk menangani event mereka. 5. Ide Inovatif Jangan takut untuk mewujudkan ide gila yang inovatif tapi bisa diterima masyarakat. Sebisa mungkin, hindari penawaran ide yang monoton. Usahakan munculkan ide tema acara yang menarik dan berbeda
- 7. 6. Mempersiapkan Segala Sesuatunya Tidak ada kesuksesan tanpa persiapan. Keberhasilan sebuah event sangant bergantung pada persiapan menghadapi event tersebut. Bahkan kesuksesan sebuah event dapat diprediksi dari faktor kesiapan ini. Persiapan bisa dimulai dari membentuk teamwork plus tugas masing-masing personal. Tentunya setelah konsep & project udah matang juga. Kemudian mempersiapkan budget yang telah ditetapkan. Mempersiapkan hal-hal teknis dan non teknis tentunya tidak kalah penting. Mengurus perijinan dengan pihak keamanan, pihak venue, vendor, dipenda jika menyangkut materi promosi out door dll. Yang tetap penting adalah meeting, meeting dan meeting, koordinasi, koordinasi dan koordinasi. Baik dengan teamwork maupun dengan pihak klien dan pihak lain yang berhubungan dengan event tersebut. Jangankan tanpa persiapan, dengan persiapan yang matang saja kadang masih ada kendala saat event berjalan. 7. Miliki Jaringan Relasi Sponsor. Terkadang pihak pemakai jasa EO juga telah memiliki sponsor-sponsor tertentu. Tapi tidak menutup kemungkinan, acara bisa makin sukses dengan kehadiran sponsor tambahan. Jika ini dimiliki, akan menjadi nilai plus bagi EO itu sendiri. 8. Memiliki Database Dalam mengelola EO, memiliki database itu bisa berarti penting maknanya, misalkan database obyek, sponsor atau klien. Gunakan sumber yang ada semaksimal mungkin untuk mengumpulkan database ini. Atau bentuk tim khusus yang menangani database ini jika perlu. Teknologi sekarang pun sudah memungkinkan untuk mengumpulkan database ini, internet misalnya. 9. Manejemen Emosi. Kerja EO apalagi jika makin dekat dengan hari H penyelenggaraan acara, biasanya amat rentan bersinggungan emosi antara personel EO itu sendiri. Cermati dan miliki kemampuan untuk memanajemen emosi di saat-saat seperti ini. Karena terkadang permasalahan muncul saat event sedang berjalan. Selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan internal terlebih dahulu jika menyangkut teamwork. Tapi jika menyangkut acara secara keseluruhan ajaklah pihak klien untuk memecahkan masalah secara bersama dan selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan aman untuk semuanya (untuk EO anda, klien maupun audience). Jangan sampai rugi ya...
- 8. 10. Quality Oriented. Utamakan kualitas dan bukan profit. Jika klien sudah membuktikan kualitas dari kerja sebuah EO, maka di kesempatan lain, EO ini pun akan digunakan lagi jasanya. Selain itu, pihak lain yang telah mendengar kelebihan EO ini pun akan bisa berkemungkinan menjadi klien baru. 11. Coba Juga Terjun Ke Kegiatan Sosial Sesekali (sering juga ga masalah sih) adakan kegiatan yang bersifat sosial. Selain untuk mengasah kepekaan sosial kita tentunya juga untuk beramal bukan. EO: Ide Kreatif Dan Inovasi WASPADA Online "Acaranya bagus, bintang tamunya oke, panggungnya keren," Pujian seperti itu kerap kali muncul setelah kita menyaksikan sebuah pertunjukan. Banyak yang nggak tahu, suksesnya sebuah pertunjukan atau acara nggak lepas dari kerja keras beberapa orang kreatif yang tergabung pada sebuah tim. Mereka lebih dikenal dengan sebutan EO "Event Organizer". Gampang-gampang susah, kata yang pantas kalo kita berbicara tentang aktifitas EO. Bisa mengemas acara yang menarik, sehingga semua tamu atau orang yang datang untuk menyaksikan acara tersebut dapat terpuaskan, bukan hal yang gampang. Kita membutuhkan ide-ide kreatif sehingga acara yang dibuat tidak membosankan. Tapi, EO juga tidak bisa dikendalikan satu orang saja, dibutuhkan banyak orang yang satu tujuan dan mau saling bekerjasama. Kalo ketemu sama tim yang solid, semuanya jadi terasa lebih gampang. Dalam satu tim, bukan orang yang otaknya jago saja yang diandalkan, tapi lebih kepada kebersamaannya. Dalam EO kita butuh sama orang yang mau bekerja keras, tidak kenal waktu, pintar berkomunikasi, cekatan dan peka. Bekerja keras, karena dalam membuat sebuah acara sifatnya hanya sesaat dengan kata lain, untuk membuat sebuah acara satu hari penuh, kita butuh waktu persiapan tiga bulan, sebulan, dua minggu atau seminggu. Dalam waktu itu, kita dituntut untuk bekerja keras melakukan persiapan sehingga ketika hari "H" semua berjalan lancar. Pintar berkomunikasi, mulai dari persiapan acara hingga saat acara berlangsung orang EO memang paling nggak bisa diam. Melakukan lobby adalah kunci utama, karena dalam membuat acara kita butuh dana, dan untuk mendapatkan dana tersebut, kita mesti cari sponsor. Banyak yang mengakui mereka yang biasa bergerak di bidang EO kendala pertama muncul pada sponsor. Apalagi kalo ini kali pertama kita bikin EO. Kunci utama disini adalah
- 9. komunikasi yang bagus dan kepercayaan. Kalo kita bisa berkomunikasi maka akan tercipta sebuah kerja sama dan akhirnya tumbuh rasa saling percaya. Bagaimana caranya kita mampu membuat sponsor yakin kalo dia bakal untung banget mau bekerjasama dengan kita. Lewat proposal yang oke kita gaet sponsor dan berusaha untuk dapat memuaskan mereka. Membuat acara yang bagus, menarik dan berkualitas, dalam waku yang relatif pendek, pasti dong kita nggak bisa main-main dan lambat. Semua harus cekatan ngurusin banyak hal, muali dari pembuatan proposal, mencari sponsor, menghubungi pengisi acara, promosi, membuat rundown (skenario) acara, konsumsi, peralatan dan masih banyak lagi yang lainnya. Sejarah Event Organizer Di Indonesia pola kerja EO sudah lama ada dimulai dari pesta-pesta adat dimana panitia pesta tersebut mulai membagi tugas masing-masing untuk mendukung suksesnya suatu acara. Sedangkan istilah EO di Indonesia mulai populer sekitar tahun 1990an dan semakin populer lagi pada tahun 1998 pacsa era krisis dimana begitu banyak tenaga kerja yang keluar dari perusahaan tempatnya bekerja dengan berbagai alasan dan mulailah mencari alternatif sumber penghasilan yang lain seperti EO. EO sendiri adalah penyelenggara sebuah acara atau kegiatan yang terdiri dari serangkaian mekanisme yang sistematis dan memerlukan ketekunan, kesungguhan serta kekompakan kerja tim dimana acara tersebut dipadati dengan deadline, target, sceduling, pressure dan teamwork solidity. Sedangkan peran EO adalah melaksanakan penyelenggaraan sebuah event berdasarkan pedoman kerja dan konsep event tersebut dan mengelolanya secara profesional. Yang Mesti Ada Di EO Menurut Director CV Procom, Sofian Kamal Nasution, yang diperlukan untuk mendirikan sebuah EO adalah, motivasi, database, network, permodalan dana segar yang cukup, SDM yang dinamis dan pekerja keras, teamwork spirit, creativity, imagination dan konsep, keahlian individu yang tepat guna, nggak gaptek, personal yang baik, inisaitif yang tinggi, jeli, cermat dan peka terhadap perkembangan. "Orang-orang di EO mesti menerapkan Do Innovated Or Die, jadi di EO tersebut adalah kumpulan orang-orang kreatif yang penuh inovatif," ujar Bang Sofian. Siapapun bisa membuat EO. Anak-anak sekolah misalnya, kalo berminat juga dapat membuat EO, bisa saja dimulai dari mengemas acara Sweet Seventeen sobat terdekat, Pentas Seni, Acara Perpisahan dan Pelombaan antar kelas atau antar sekolah. Apalagi yang sebentar lagi akan tamat sekolah biasanya mengadakan Prom Nite, dan biasanya yang mengadakan atau yang menjadi panitia pun adalah kita-kita juga. Nggak masalah kalo kita baru pertama kali menangani event, Yang terpenting adalah ide kreatif yang muncul di otak yang kemudian kita kembangkan
- 10. menjadi sebuah konsep. Setelah konsep ada, baru deh kita memikirkan bagaimana bisa mengumpulkan dana agar acara tersebut dapat dijalankan. Dan kalo kita berbicara mengenai dana, pasti dong nyari sponsor. Di bagian ini yang paling penting adalah kepercayaan. Kalo pihak terkait udah percaya sama kita semuanya akan jauh lebih ringan, misalnya untuk penyewaan sound kita bisa tangguhkan pembayarannya setelah acara berlangsung, atau setelah dananya ada. Ditambahkan bos Procom salah satu EO terkenal di Medan, nggak perlu banyak orang yang terlibat dalam sebuah EO. "Semua tergantung dari besar kecilnya EO tersebut dan besar kecilnya event yang ditangani," kata Bang Sofian. Sekarang ini, anak-anak muda juga telah banyak menunjukkan kreatifitas mereka dalam membuat sebuah acara. Di Jakarta dan Bandung tampaknya anak-anak sekolahan berlomba-lomba membuat pentas seni, bazar bahkan mereka sanggup menampilkan konser grup band yang tengah digandrungi anak muda. Kalo memang kamu tertarik untuk menampilkan kreativitas, sekarang saatnya kamu belajar untuk memenej diri sendri dan orang lain. Yang berjiwa pemimpin mungkin bisa ditunjuk sebagai ketua panitia. Yang jago ngomong dan ngerayu bisa di jadiin humas atau marketing yang fungsinya mencari sponsor dan mempromosikan acara. Yang jago ngedesign bisa dijadiian tim kreatif buat proposal dan media promosi. Terus tinggal cari yang gaul dan lincah buat dikasih tanggung jawab saat acara berlangsung. Terpenting di sini adalah kerjasama yang solid. Peran IT di Dunia EO Peran IT dalam dunia EO amat sangat penting, karena IT selalu dipakai untuk menunjang bisnis ini, baik untuk manajemen maupun dalam proses membuat event. Sebagai contoh peran IT dalam membuat event sebagai berikut : Membuat Proposal. Proposal sebaiknya di buat semenarik mungkin, karena proposal yang menarik bisa menjadi salah satu kunci ketertarikan pihak sponsor atau klien untuk mensponsori acara kita. Untuk membuat proposal yang menarik usahakan tidak membuat proposal yang monoton atau kuno. Gunakanlah program-program penunjang seperi Power Point, Flas, Maind Map atau yang lainnya sehingga proposal yang kita buat menjadi lebih menarik. Presentasi. Pada saat presentasi adalah momen yang sangat penting untuk membuat calon klein percaya dan yakin untuk bekerjasama dengan EO kita, karena pada momen inilah akan terlihat apakah EO tersebut profesioanal atau hanya EO kacangan yang sekedar mengandalkan kemampuan presentasi, meskipun kemampuan presentasi yang baik juga merupakan hal yang sangat menentukan. Pada saat tersebut sebaiknya kita dapat memaksimalkan teknologi yang dimiliki untuk mendukung presentasi kita, misalnya dengan menampilkan database yang dimiliki, design yang menarik atau bahkan bisa membuat simulasi acara dengan menggunakan program pendukung seperti 3D Studio Max atau yang lainnya.
- 11. Time Table. Dalam membuat time table bisa menggunakan bermacam software, seperti Microsoft Project, Mind Map, Microsoft Excel atau yang lainnya. Yang terpenting isi dari time table tersebut harus detil, mulai dari item pekerjaan, penanggung jawab, dateline, prioritas dan perkembangan dari project. Karena hal tersebut bisa dijadikan bahan untuk di diskusikan atau di evaluasi pada saat meeting. Data Base. Data Base yang lengkap dan baik akan sangat membantu EO dalam mengerjakan sebuah project. Karena dalam mengerjakan project kita biasanya membutuhkan data-data yang lengkap, misalnya data sponsor, artis, perlengkapan, venue dan lain sebagainya. Alangkah baiknya setiap kita membuat event data-data tersebut kita simpan dalam sebuah data base karena kelak data tersebut dapat digunakan oleh seorang Project Manager untuk mengerjakan projectnya. Report. Banyak EO membuat laporan hanya untuk external atau klien, sedangkan laporan internal yang dibuat hanya laporan keuangannya saja. Padahal report ini sangat membantu pada saat kita akan membuat event yang sama di waktu mendatang. Laporan keuangan wajib dibuat tapi dalam isi laporan tersebut sebainya ditambahkan dengan hasil evaluasi, data-data pendukung project dan saran-saran apabila akan membuat event tersebut di waktu yang akan datang. Hal ini yang dapat membuat EO kita akan selalu menjadi lebih baik. Internet. Pada era globalisasi saat ini Internet sudah menjadi suatu kebutuhan yang sangat mendasar, karena dengan internet kita bisa mencari apa yang kita butuhkan. Untuk sebuah EO sebaiknya tidak lepas dari internet, di dunia maya ini kita bisa melihat peluang-peluang yang bisa diambil, kita bisa mencari bahan-bahan untuk membuat konsep bahkan kita bisa melihat arah dari pasar dan para pesaing bisnis. Selama kita bisa memanfaatkan informasi yang ada di internet maka EO kita tidak akan ketinggalan dengan EO yang lain, dan konsep-konsep yang kita tawarkan ke klien tidak akan menjadi konsep yang monoton atau kuno. Masih banyak lagi manfaat Teknologi yang bisa membantu perkembangan bisnis EO kita, misalnya untuk design, akunting, administrasi dan yang lainnya bahkan untuk mengembangkan ide-ide kreatif dari sebuah EO. Oleh karena itu jangan sampai EO kita menjadi EO yang gaptek. Mencermati EO Untuk mengatur pelaksanaan sebuah acara sehingga bisa berlangsung sebagaimana mestinya, pada umumnya penggagas acara akan menggunakan jasa event organizer (EO) untuk mengatur segalanya, termasuk penyewaan alat musik dan penyewaan sound system. Mulai dari acara perlombaan hingga pesta pernikahan. Dan jumlah event organizer yang beredar di Indonesia pun sangatlah banyak. Tapi bagaimana caranya memilih EO yang baik? Berikut ini beberapa
- 12. poin yang perlu diperhatikan dalam memilih berdasarkan pengalaman gw berhubungan dengan EO ‘geblek‘: 1. Memiliki Konsep Holistik Acara Sebelum sebuah acara dilaksanakan, setiap pihak terutama EO harus memiliki konsep yang benar dan menyeluruh terhadap acara yang akan dilaksanakan, termau=suk tentang penyewaan alat musik dan penyewaan sound system. Setelah pihak penggagas acara menjabarkan gambaran umum mengenai acara yang akan digelar, sebaiknya calon EO yang akan ditunjuk telah menghasilkan sebuah konsep mendetil dan dapat menggambarkan lebih rinci mengenai persiapan hingga action plan yang akan dilakukannya. Dari sini kita bisa melihat apakah EO tersebut menguasai bidangnya atau tidak. 2. Memiliki SDM yang Memadai EO yang baik setelah memiliki konsep yang lengkap mengenai acara, mereka harus dapat menjamin bahwa mereka memiliki SDM yang memadai baik dari sisi kuantitas maupun kualitas. Memang SDM yang dimaksud ini tidak harus 100% adalah tim dari EO yang bersangkutan, sangat dimungkinkan untuk outsource. Hanya saja kepastian jumlah dan kualitas yang diperlukan haruslah dijamin oleh sang EO. Jangan sampai acara berlangsung dengan kekurangan SDM yang pada akhirnya sang penggagas acara harus turun tangan sendiri dan mengerahkan tenaga tambahan internalnya. Pemilik konsep dan uang harus dipisahkan dari tim pelaksana. Kalau pemilik uang juga yang melakukan eksekusi, untuk apa menyewa jasa EO? 3. Portofolio Klise memang jika kita membicarakan poin yang satu ini. Tapi bagaimana pun juga portofolio sebuah EO akan menunjukkan kemampuan sebenarnya dari EO yang bersangkutan. Termasuk di dalamnya referensi dari para klien EO tersebut yang mera puas dengan hasil kerjanya. Jangan sekali-kali memilih EO yang tidak jelas asal muasalnya, atau bahkan EO yang pernah berbuat kesalahan yang sangat fatal. Untuk Anda yang sedang atau akan bergerak di usaha bidang jasa yang satu ini, hendaknya baik-baik menjaga kredibilitas nama baik Anda dan profesionalisme kerja sebelum kegagalan Anda dapat menghancurkan Anda dan karyawan Anda sendiri. Dan untuk Anda yang akan menyewa jas EO, ingatlah hukum ini : “Ada Uang Ada Rupa!“ Menghadapi krisis finansial global, salah satunya adalah kreatif dalam mencari alternatif solusi atas kondisi tersebut. Sahabat Enterprise yang setiap tahun menggelar berbagai acara mau tidak mau juga dituntut kreatif dalam mengelola dan menanganinya karena adanya efisiensi dalam perusahaan.
- 13. Dalam pelatihan ini, para instruktur membekali peserta dengan materi antara lain, fungsi kerja EO, pembuatan konsep, perencanaan dan perancangan, persiapan dan produksi, hingga eksekusi dan finalisasi acara. Menurut Achmadi Kamruddin, ada beberapa indikator dalam mengukur kesuksesan sebuah event atau acara. “Bisa dari jumlah tiket, penonton, atau undangan yang hadir. Minimal 70 persen dari total estimasi. Bisa dari antusiasme, interaksi serta apresiasi dari penonton atau undangan yang hadir terhadap acara yang digelar. Bisa juga acara yang digelar itu tidak mengalami gangguan yang berarti. Tidak kalah pentingnya, para undangan yang hadir membawa pengalaman baru dengan suguhan acara yang baru disaksikan dan dialaminya,” terang Fajar Junianto. Dalam melaksanakan suatu acara, tujuan utama sebuah Event Organizer tentunya memuaskan kliennya, untuk itu dibutuhkan sikap profesional sehingga klien merasa puas karena kesuksesan acara mereka. Agar acara yang loe buat bisa sukses seperti buatan Event Organizer, berikut ini beberapa tips yang patut loe simak: - Sukses tidaknya sebuah acara ditentukan oleh adanya persiapan yang matang. Acara yang memang sudah dipersiapkan sejak dini, tentu berbeda dengan acara yang persiapannya secara mendadak. Agar acara yang dibuat dapat berjalan sesuai rencana, maka waktu persiapan juga sangat menentukan, lama tidaknya waktu persiapan juga ditentukan oleh besar kecilnya sebuah acara. - Dengan konsep yang baik tentunya turut merperlancar dan mensuksesan suatu acara. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan dalam pembuatan konsep suatu acara. Untuk masalah konsep dibagi menjadi tiga bagian : 1. Konsep baku, di mana konsep ini sebelumnya telah dibuat oleh perusahaan yang bersangkutan, sehingga tinggal melaksanakan saja. 2. Konsep baru, semua konsep acara dirancang sendiri kemudian dipresentasikan kepada klien (perusahaan). 3. Kombinasi. Ini berarti kita dengan pihak perusahaan mengadakan sharing bagaimana acara itu akan dibuat. Terakhir dan terpenting untuk mengadakan suatu acara adalah budget, karena besar kecilnya budget perusahaan sangat menentukan bagaimana acara itu akan berlangsung. Kalau budget perusahaan tersebut besar, tentunya acara bisa dibuat sebaik dan sebagus mungkin. (aa/SM)
- 14. Bisnis di dunia industri hiburan, terutama bisnis event organizing merupakan bisnis yang sangat menarik, karena kesempatan investasi yang begitu luas, dan didukung pula antusiasme konsumen yang cukup tinggi. Berbeda dari bisnis pada umumnya dimana aset utama diwujudkan lewat benda seperti mesin ataupun tanah, aset utama dari bisnis ini adalah kepercayaan konsumen, tingkat kreatifitas, serta tingkat kerja keras dari event organizer itu sendiri. Jenis event organizer yang akan dibahas dalam business plan ini adalah event organizer yang mengkhususkan operasinya di klub, dengan cara membuat, dan mengatur acara di klub. Pada mulanya, sebuah event organizer harus mampu menjual ide, serta konsep dari sebuah acara kepada klub. Pada tahap berikutnya, klub akan menerima ataupun menolak konsep acara tersebut, dan jika diterima, maka perjanjian mengenai acara tersebut, antara event organizer dan klub akan dibuat. Dalam bisnis ini, klub memiliki kewajiban untuk menyediakan tempat serta fasilitas standar yang biasanya sudah tersedia, sedangkan event organizer berkewajiban menyediakan talent, menanggung biayanya, dan tentunya menjalankan acara. Perkembangan bisnis ini sangat erat kaitannya dengan pertumbuhan kebudayaan musik elektronik, dimana kebudayaan tersebut mendorong munculnya klub klub baru, dan tentunya para konsumen konsumen baru. Dengan berkembangnya kebudayaan tersebut, event organizer akan sangat diuntungkan, karena pasar yang semakin lama semakin meluas, serta banyak hal atau ide baru yang bisa dikembangkan berkaitan dengan kebudayaan musik elektronik. Item utama yang dijual dari bisnis ini adalah kemampuan event organizer dalam membuat suasana menggunakan fasilitas yang tersedia, serta menggunakan talen yang ada. Event organizer dituntut untuk membuat para konsumen merasa nyaman dengan suasana yang mereka buat, sehingga konsumen merasa tertarik untuk membeli produk produk yang dijual olek klub. Dalam prakteknya, keuntungan sebuah event organizer diambil berdasarkan persentase keuntungan klub, yaitu sebesar 15%, atau sesuai dengan perjanjian yang telah dibuat oleh kedua belah pihak, tentu saja semakin baik acara yang dibuat oleh sebuah event organizer, maka semakin besar pula keuntungan yang akan diraih. Selain tingkat keuntungan, keberhasilan dari sebuah event organizer dinilai dari beberapa faktor, seperti kemampuan event organizer dalam menjaga acara, dan tentunya konsistensi dari kualitas acara tersebut, serta keunikan, karena konsumen sangat tertarik dengan acara yang memiliki identitas tersendiri, dan tentunya sudah tugas dari event organizer untuk membuat sebuah acara hiburan ini menjadi bermakna. Promosi merupakan senjata yang sangat ampuh dalam menjalankan bisnis ini, karena sebaik apapun kemampuan event organizer dalam menjaga kualitas acara, dan sehebat apapun talent
- 15. yang dipakai dalam acara tersebut, para konsumen tetap tidak akan datang tanpa promosi yang maksimal. Bandung memiliki pangsa pasar yang sangat luas, dimana animo masyarakat untuk menikmati hiburan sangat tinggi, dimana hal tersebut bisa kita lihat lewat jumlah rata rata konsumen yang datang dalam setiap acara, dan para penikmat hiburan malam ini terdiri dari berbagai kalangan dimulai para mahasiswa, hingga para konsumen yang sudah cukup berumur. Tantangan terbesar dari bisnis ini adalah penjagaan nama dari perusahaan, dimana seperti yang kita ketahui, kepercayaan dari klub dan konsumen merupakan hal yang krusial yang harus dijaga oleh perusahaan karena merupakan aset yang sangat mahal, dan sulit untuk dibangun, karena butuh waktu yang tidak sedikit bagi sebuah perusahaan event organizer agar namanya dapat dipercaya. Bagaimana cara memulai bisnis EO? Tidak ada yang dapat saya sarankan selain segeralah mengambil tindakan. Tindakan apapun yang anda lakukan dalam usaha anda merealisasikan bisnis EO anda adalah penting. Sekecil apapun tindakan itu, walaupun hanya berupa menghubungi teman terdekat anda untuk meminta sarannya, adalah penting. Karena tidak ada yang benar-benar dapat anda pelajari dari ebook ini, selain dengan cara melakukan. Seorang teman pernah mengajukan sebuah ide membuat event pelatihan internet marketing. Ia menggambarkan dengan detail langkah-langkah yang bisa ia lakukan. Ia telah memikirkan siapa target marketnya, bagaimana cara memasarkannya, hingga kelanjutan pelatihan itu kedepannya. Hanya satu yang ia minta dari saya untuk membantunya, yaitu mencarikan seorang trainer, dan membuat materi pelatihannya, karena ia tidak punya waktu yang cukup luang untuk melakukannya. Yah…akhirnya ide itu tidak pernah bisa direalisasikan. Anda tahu mengapa? Karena inti dari bisnis adalah produk yang unggul, dan pemasaran yang menarik. Bila anda tidak dapat meluangkan waktu anda untuk benar-benar memikirkan hal ini, maka sesungguhnya anda tidak memiliki bisnis. Karena bila anda menyerahkan hal yang sangat penting ini kepada orang lain, maka hanya ada dua kemungkinan yang akan terjadi pada bisnis anda, yang pertama: event anda gagal, yang kedua: ide anda akan dicuri orang lain. Seorang teman pernah berkata bahwa otak kita sesungguhnya telah memiliki semua jawaban atas segala permasalahan. Ketika kita ingin memulai bisnis EO, sesungguhnya otak kita telah
- 16. menyuguhkan berbagai alternatif jalan untuk merealisasikannya. Masalah sesungguhnya adalah, maukah kita mengambil tindakan atas berbagai alternatif itu? Kita selalu menunda-nunda untuk take action karena merasa belum memiliki pengetahuan yang cukup mengenai bisnis ini. Namun sebenarnya disitulah urgensinya kita untuk segera mengambil tindakan… tindakan apapun yang dapat memberi kita solusi pada akhirnya. Jadi mulai sekarang apabila anda menemui hambatan dalam memulai bisnis event organizer ini, jangan lagi bertanya ‘apa yang harus saya ketahui dari bisnis ini?’ namun ubahlah menjadi ‘apa yang harus saya lakukan untuk mengatasinya?’. Dengan pola pikir ini, otomatis anda akan belajar lebih banyak dan lebih cepat untuk segera sukses dalam bisnis EO. Event Organizer sudah berkembang pesat di Indonesia khususnya Jakarta dan kota-kota besar lainnya, dari yang bergerak di bidang pertunjukan musik, pameran produk (mobil, komputer, handycraft), sampai wedding pun tersedia. Event Organizer sangat membantu pihak-pihak yang berminat mengadakan event seperti launching product, company gathering, anniversary, exhibitions, seminar, promosi, talkshow dan sebagainya, dari tahap persiapan sampai dengan event berjalan lancar dengan baik, artikel ini bertujuan memberikan sharing sejauh mana perkembangan Event Organizer di Indonesia khususunya Jakarta dan kota besar lainnya, kemampuan dasar apa supaya sukses menjadi EO dan memuaskan para kliennya dan apa saja yang kita akan dapatkan dengan menggeluti profesi EO. Selengkapnya paparan singkatnya sebagai berikut. Fungsi EO dalam mekanisme sebuah penyelenggaraan event-event yang mengkoordinasi, melayani, men-support kepentingan para pihak. Misalnya Trainer, Trainee, Vendor Training, transportasi dll, media massa, serta pihak-pihak terkait lainnya. Perannya sangat penting melalui peran Event Organizer, anda tidak perlu pusing untuk sebuah event karena anda harus fokus dalam melaksanakan tugas pokok anda misalnya: training, seminar, workshop, raker/rakernas dll. Pertanyaannya, mengapa belum banyak yang bergelut di profesi Event Organizer ini? Setelah ditelusuri ternyata biasanya suatu lembaga atau perusahaan bahkan seorang trainer independent kondang, sudah memiliki EO sendiri. Fungsi EO memang bisa dipercayakan pada 2 atau 4 orang saja dengan pembidangan tugas masing-masing, tidak jarang banyak pula hanya memiliki satu orang untuk menangani semua aspek pekerjaan (multi tasking). Jadi sangat jarang lembaga atau trainer kondang tersebut mensubkan lagi tugas ini ke EO, tetapi apakah era ke depan semua bisa ditangani sendiri?.
- 17. Memang biasanya pihak hotel sudah siap dengan segala perlengkapan yang dibutuhkan atau pelayanan SDM, tapi benarkah sesederhana itu? Ternyata tidak. Karena bagaimanapun untuk memiliki nilai lebih bagi customer, seorang yang berprofesi sebagai EO ada prasyarat basic kemampuan yang harus dikuasai, dengan makin luasnya ruang lingkup dan kompleksitas pekerjaan yang ditangani maka kemampuan yang dibutuhkan juga semakin berkembang, misalnya networking, lobbying, negosiasi, presentasi, leadership dll. Untuk sementara ini saya ingin mengupas dulu beberapa kemampuan dasar dengan tujuan dapat menjadi referensi pembelajaran bagi rekan-rekan yang mulai berminat untuk menekuni profesi Event Organizer. Berikut beberapa kemampuan dasar sebagai Event Organizer: 1. Kemampuan 2. Tuntutan Tugas 3. Situasi yang dihadapi 4. Analis 5. Mampu mengidentifikasi persoalan memilah dan milah fakta/informasi, mengkaji, merumuskan dan mencari alternatif-alternatif solusi 6. Desain, Segmentasi peserta, memilih pengajar, rekomendasi 7. Sistematis 8. Mampu menyusun alur, jadwal, serangkaian aktivitas yang dilakukan secara bersamaan untuk terselanggaranya sebuah event training 9. Mendesain training, merencanakan jadwal pertemuan, menghitung mundur semua aktivitas untuk terselenggaranya training, menyampaikan gagasan dalam On-stage 10. Customer Oriented 11. Sensitif terhadap situasi-situasi yang menuntut gerak cepat karena ada kebutuhan customer untuk segera dilayani dengan tetap bersikap ramah 12. Di kelas: AC kurang dingin, minuman habis, situasi belajar membosankan, meja berantakan, spidol habis, speaker berdesis, mic mati, kertas flipcard habis dll 13. Dinamis
- 18. 14. Memiliki image penampilan, cara bertindak dan cara bicara yang bersemangat, cekatan, ekspresif, memiliki selera humor. 15. Menjadi MC, ice breaker, energizer, pemimpin game,leadership situasional dll 16. Up-date Knowledge/informasi, Tuntutan untuk tahu dan memahami background Traineer dan perusahaannya, menghendaki TEO selalu harus meng-up date pengetahuan dan informasi yang menunjang kesuksesan tugas, melalui berbagai referensi (buku, brosur, internet, diskusi). 17. Desain, Report, Rekomendasi 18. Administratif Ini sangat penting. Karena hampir semua aspek pekerjaan seorang EO training, selalu terkait dengan kemampuan yang satu ini. Surat-menyurat, pendataan peserta, record training, perbanyakan materi, sertifikat, ijin kegiatan, peminjaman ruang dll 19. Komunikatif, Memiliki keterampilan public speaking, interpersonal communication yang supel, menyediakan waktu untuk ‘gaul’, mampu menuangkan ide pikiran dengan bahasa yang mudah dipahami audience Menjadi MC di kelas, memimpin dan melakukan meeting TNA, mengendus persoalan Traineer Event Organizer: Mempermudah Segala Kegiatan Untuk menyiapkan sebuah acara (event), dibutuhkan serangkaian tahapan. Mulai dari perencanaan, persiapan, pendanaan, sampai prosedur teknis kegiatan itu sendiri dari awal sampai akhir. Bagi awam, ini adalah pekerjaan yang memusingkan dan menuntut kerjasama sebuah tim. Sebelum menggelar sebuah acara, untuk tingkat kelurahan saja misalnya, pastinya akan dibentuk semacam panitia. Panitia ini adalah sebuah tim yang terdiri dari sekelompok orang dengan pembagian tugas masing-masing agar seluruh rangkaian acara atau kegiatan itu bisa terselenggara. Sukses tidaknya acara itu, tergantung penuh pada kesiapan, koordinasi dan kinerja panitia. Jika tidak, pastilah acara akan berantakan. Nah, kebutuhan sebuah pengorganisasian yang matang dalam mempersiapkan dan menggelar sebuah acara ini menjadi peluang dalam bisnis jasa. Bukanlah hal baru jika di banyak kota, khususnya kota besar, sudah muncul dan berkembang beberapa jasa "panitia" yang bisa mengorganisir berbagai macam acara dan kegiatan. Perusahaan yang menawarkan jasa seperti ini dikenal sebagai “event organizer”.
- 19. Event organizer adalah jasa penyelenggara kegiatan, merupakan usaha yang dilakukan untuk mempermudah perwujudan ide atau rencana menggelar sebuah event. Event ini meliputi kegiatan-kegiatan seperti penyelenggaraan pameran, pameran konvensi, pagelaran musik, pesta, seminar, peluncuran produk, konferensi pers dan kegiatan lainnya, bisa disesuaikan dengan permintaan dari pengguna jasa event organizer atau inisiatif event organizer sendiri. Bentuk pemanfaatan event organizer juga beragam, misalnya untuk memastikan terselenggaranya acara talk show, penarikan undian, fashion show, ajang lomba dan sejenisnya atau kegiatan-kegiatan yang mendukung terselenggaranya suatu kegiatan, baik sebelum, sesudah atau pada saat terselenggaranya kegiatan. Misalnya seperti pemesanan gedung, penyediaan ruangan, persiapan interior, penyediaan sound system, penyediaan penari latar dan sebagainya. Perkembangan dunia usaha di Indonesia pasca badai krisis ekonomi yang melanda negara ini sekitar tahun 1998, lambat laun mulai menunjukkan ke arah yang menggembirakan. Hal ini dibuktikan dengan banyaknya bermunculan segala bentuk perusahaan, baik itu skala kecil maupun besar, mulai dari perusahaan makanan, tansportasi hingga perusahaan jasa, termasuk juga event organizer. Event organizer atau lebih dikenal dengan sebutan EO adalah sebuah lembaga penyelenggara kegiatan hiburan atau pameran, yang dalam pekerjaannya dibantu oleh stage manager (manajer panggung), koreografer, stage crew (kru panggung), teknisi dan unsur pendukung lainnya. Banyaknya permintaan dari perusahaan untuk menangani kegiatan perhelatan mereka saat ini, mendorong munculnya beragam lembaga yang bergerak di bidang event organizer. Kemudahan yang ditawarkan oleh bermacam EO pun kini berubah menjadi semacam kebutuhan. Kapan saja sebuah lembaga, perusahaan atau person menginginkan terselenggaranya sebuah acara, maka EO menjadi solusi yang paling mudah. Dengan kata lain, EO memang bisa mempermudah segala kegiatan. Kinerja EO yang profesional tentunya sangat membantu pengguna jasa untuk mewujudkan ide-ide penyelenggaraan event secara kreatif. Lalu muncul ungkapan, buat apa susah-susah memikirkan semua [xxx] bengek rumitnya acara, serahkan saja pada event organizer! Sukses Acara Kreativitas dan Budget Mewujudkan kesuksesan sebuah acara merupakan sebuah kerja keras dan dibutuhkan konsep yang benar-benar matang. Tanpa adanya konsep yang jelas dan terarah, tentu saja acara tidak bisa berlangsung dengan sukses.
- 20. Oleh karena itulah EO harus mampu mengarahkan klien (pengguna jasa) agar acara yang direncanakan jelas arahnya. Pemaparan konsep harus diajukan sejelas mungkin. Bahkan bila perlu, konsep tadi dilengkapi dengan gambar-gambar bergerak seperti animasi, bukan hanya sekadar tulisan. Ini sangat membantu klien memperoleh gambaran yang jelas dan lengkap. "Jelas itu sangat penting, karena itulah sebuah EO harus memiliki ide-ide kreatif. Kita tidak ingin membuat suatu acara hanya sebatas acara biasa. Tetapi alangkah baiknya jika acara tersebut dapat membuat kenangan tersendiri. Dari konsep inilah semua rancangan acara akan kita buat," terang Williem Hasli, Direktur Apple Advertising & Event Organizer ketika ditemui Global pekan lalu. Konsep yang kreatif inilah yang menjadi andalan setiap EO dalam mencari klien. Biasanya pengguna jasa EO yang paling potensial adalah instansi ataupun perusahaan. Dengan mengandalkan konsep yang telah ditawarkan, setiap EO mencoba memberikan visi dan misi acara yang akan dibuat. Dengan kata lain, EO harus mampu membuat sebuah acara yang sesuai dengan tema yang sudah ditentukan kliennya. "Konsep dalam sebuah acara adalah sesuatu yang vital. Tidak mungkin dalam suatu acara kita menggunakan konsep yang sama. Makanya, ide kreatif menjadi syarat utama dalam membuat suatu acara. Apalagi kita menangani acara bukan hanya fokus pada satu acara saja, tetapi juga banyak acara, kan tidak mungkin event management konsepnya sama dengan seminar," ungkap Johny S Tyo, Direktur Pemasaran Expose The Integrated Marketing Communication. Tergantung Budget Membuat sebuah acara, tentu juga memerhatikan aspek kemampuan finansial sebuah perusahaan. Jika perusahaan memang ingin membuat acara yang besar, tentu juga harus didukung dana yang besar pula. Oleh karena itu, jangan memaksakan keinginan saja, artinya ingin membuat acara yang besar, tetapi kemampuan budget perusahaan tidak mencukupi. "Semua tergantung dengan berapa budget dari perusahaan. Kalau memang budgetnya besar, kita juga akan membuat acara tersebut sesuai dengan yang diinginkan perusahaan," terang dr Julijamnasi, Direktur Mastermind. Ungkapan yang sama juga diutarakan Williem Hasli, Direktur Apple Advertising & Event Organizer. Menurut Williem, budget perusahaan sangat mempengaruhi seberapa besar acara tersebut bisa dibuat. "Kita selalu mengingatkan klien agar dalam membuat acara, kira-kira berapa budget yang sudah dipersiapkan sebelumnya," ujarnya.
- 21. Sementara itu di tempat terpisah, Johny S Tyo, Direktur Expose The Integrated Marketing Communication mengiyakan pendapat Williem dan Juli. Bahkan menurutnya, kalau memang budgetnya tidak memungkinkan, jangan terlalu dipaksakan. "Event harus disesuaikan dengan budget perusahaan," tegasnya. Faktor yang membuat besarnya budget yang harus dikeluarkan oleh perusahaan dalam melakukan kegiatan di antaranya disebabkan oleh tempat di mana acara tersebut diadakan. "Biasanya kalau masalah tempat, kita memberikan pilihan indoor atau outdoor. Yang paling mahal tentu saja outdoor. Seperti yang pernah kita lakukan, ada klien yang pernikahannya minta tempatnya di lapangan golf. Maka kita harus menyewa lapangan golf tersebut," ungkap Rudi Kurnawan, Master of Ceremony Apple Advertising & Event Organizer. Selain itu, peralatan yang digunakan dalam acara tersebut juga perlu mendapat perhatian khusus. Bahkan jika perlu, peralatan dan perlengkapan harus didatangkan dari luar kota atau luar negeri. "Selain tempat, yang membuat mahal adalah peralatan. Misalnya dalam pembuatan iklan televisi. Kadang kita harus mendatangkan peralatan dari Jakarta, karena di Medan masih kurang," jelas Johny S Tyo. Kedua faktor tersebut hanyalah beberapa dari banyak faktor yang menyebabkan perbedaan harga yang ditawarkan oleh EO kepada klien. Oleh karena itu, harga rata-rata yang ditawarkan beberapa EO di Medan bisa mencapai angka puluhan juta hingga ratusan juta. Sinergi EO dan PR Pesatnya perkembangan perekonomian saat ini meniupkan angin segar pada perkembangan bisnis. Hal ini juga mengimbas pada keberadaan bisnis jasa, termasuk event organizer (EO). Bahkan EO seolah menjadi partner baru dalam sebuah perusahaan. Setidaknya EO bisa membantu peran public relation (PR) dalam sebuah perusahaan. Melalui penggunaan jasa EO ini, PR perusahaan tidak perlu repot lagi dalam menangani urusan seperti melakukan promosi produk misalnya. Hubungan sinergi antara event organizer dengan public relations (PR) adalah suatu kegiatan untuk menanamkan pengertian guna memperoleh good will, kerjasama dan kepercayaan. Pada gilirannya akan mendapat dukungan dari pihak lain. PR sebagai komunikator mempunyai fungsi ganda, yakni ke luar dengan memberikan informasi kepada khalayak dan ke dalam menyerap reaksi dari khalayak. Oleh sebab itu, PR dalam setiap lembaga/instansi/perusahaan merupakan suatu keharusan fungsional dalam memperkenalkan kegiatan aktivitas kepada masyarakat (khalayak). PR dituntut untuk dapat menjaga hubungan baik antara internal publik maupun eksternal publik.
- 22. Mengadakan pelatihan terhadap karyawan, seminar, publisitas serta advertising (periklanan) adalah sebagian dari sekian banyak tugas yang harus dilakukan oleh PR. Untuk itu, PR harus benar-benar dapat menguasai kondisi internal maupun eksternal perusahaan. Di sinilah peran dari EO dapat dimanfaatkan. Dengan adanya EO inilah, peran PR sebagai pengonsep kegiatan dapat terbantu. "Sepertinya tidak ada kesan tumpang tindih antara EO dengan PR. Bahkan dengan adanya EO, maka PR perusahaan lebih terbantu, karena mereka dapat lebih konsen terhadap tugas-tugas internal ataupun eksternal lain," ungkap Johny S Tyo, Direktur Pemasaran Expose The Integrated Marketing Communication. Tidak adanya tumpang tindih antara tugas PR dan EO juga diakui oleh dr Julijamnasi, Direktur Mastermind Event Organizer. Menurut Juli, dengan adanya EO justru dapat membantu tugas dari PR. "Biasanya PR itu mempromosikan. Tapi kalau EO, memadukan promosi dengan entertainment. Jadi dengan begini tidak akan menambah beban maupun tugas dari PR, karena semua kegiatan promosi sudah ditangani EO," paparnya. Keberadaan EO memang telah membina sebuah hubungan yang menguntungkan dengan PR. Jika dulu PR dalam perusahaan masih sering merangkap menjadi EO, namun dengan adanya EO profesional, tentu membuat PR lebih bisa menangani kondisi internal maupun eksternal dengan lebih intens. SKETSA COMMUNITY Sketsa Kommunity adalah Bisnis Modal kecil : EVENT ORGANIZER Bagi Anda yang senang berorganisasi dan berhubungan dengan banyak orang, bisa jadi kesenangan itu akan menjadi jalan untuk meraih pendapatan bisnis yang lumayan. Berbekal pengalaman berorganisasi, Anda bisa mulai merintis bisnis event organizer (EO) yang kini semakin banyak bermunculan. Peluang bisnis di bidang ini memang makin menjanjikan seiring meningkatnya kebutuhan masyarakat akan jasa event organizer profesional. Bisnis ini bisa kita mulai dengan menangani event yang skalanya kecil terlebih dahulu. Misalnya acara peringatan tujuh belasan di perumahan, peringatan hari besar nasional atau hari besar agama. Nah, kalau sudah terbiasa dengan pola kerja seorang EO, barulah bisa kita tingkatkan
- 23. menjadi pengelola even yang lebih besar dan profesional seperti seminar, workshop, atau training. Kebutuhan utama dari bisnis ini terletak pada ide dan ketrampilan eksekusi di lapangan. Untuk itu diperlukan kemampuan untuk mendesain sebuah acara agar sesuai dengan kebutuhan klien. Untuk itu diperlukan kemampuan untuk mengamati dan melakukan implementasi secara detail pada saat even berlangsung. Meski peluang masih sangat terbuka, agar jasa kita terus menerus dipakai oleh klien, ada beberapa hal yang perlu kita bangun. Hal utama yang harus terus kita asah adalah kreativitas, karena hal itulah yang menjadikan kita berbeda dengan jasa EO lainnya. Sebagai EO kita harus kreatif dalam mengemas sebuah konsep menjadi sebuah acara yang menarik sehingga tujuan yang diinginkan oleh klien bisa tercapai. Untuk itu kita harus berani mengajukan ide yang kreatif dan berbeda. Jika ide tersebut bisa diterima oleh klien dan terbukti sukses, mereka akan puas dan bisa jadi akan terus memakai jasa kita untuk menangani even even selanjutnya. Ketika bisnis sudah mulai berjalan, ada baiknya kita memiliki beberapa set property atau peralatan yang dibutuhkan untuk terselenggaranya sebuah event. Biayanya memang bisa jadi cukup mahal, tergantung spesifikasi yang dibutuhkan. Sebagai solusi, kita bisa mengajak EO lain untuk bekerja sama dalam penyediaan peralatan setiap kali ada order yang masuk. Agar tampil lebih profesional, sebaiknya kita mempunyai sekretariat atau kantor yang kita pakai sebagai pusat aktivitas. Tempat ini bisa kita pakai buat meeting, presentasi atau tempat janji bertemu dengan para klien. Sekretariat tersebut perlu dilengkapi dengan seperangkat komputer yang terkoneksi dengan internet, telepon dan mesin faximile untuk kemudahan komunikasi. Selain staf administrasi, kebutuhan karyawan biasanya adalah beberapa pekerja panggung/lapangan yang bisa dibayar per acara. Staf administrasi perlu dibekali dengan kemampuan untuk membuat surat dengan redaksional yang baik. Hal ini karena seorang EO pasti akan berhubungan dengan berbagai pihak, diantaranya adalah pihak media massa, baik cetak maupun elektronik. Selain staf administrasi, bisnis ini praktis tidak banyak memerlukan karyawan tetap. Semua tenaga kerja yang dibutuhkan pada saat event berlangsung bisa diperoleh dengan cara outsourcing. Tantangan seorang EO diantaranya adalah bagaimana mampu merumuskan konsep acara dan membreak downnya kedalam kegiatan teknis yang sesuai untuk mencapai tujuan yang diharapkan oleh klien. Salah satu tahapan paling penting justru ketika kita hendak menentukan tema besar yang akan diangkat untuk sebuah event. Tema besar itulah yang nantinya akan dipecah menjadi agenda-agenda kecil yang saling terkait dan mendukung. Apabila tema besar
- 24. yang diangkat cukup menarik, hal ini akan menjadi magnet tersendiri dan besar kemungkinan akan memikat para sponsor untuk ikut berpartisipasi. Makin sukses sebuah event yang kita buat, kita akan makin dipercaya oleh klien untuk menangani berbagai event lainnya. Jika sudah punya beberapa portofolio event, kita bisa ikut pitching untuk beberapa proyek yang biasanya diselenggarakan oleh lembaga pemerintah atau berbagai perusahaan swasta. Salah satu keuntungan bisnis ini adalah adanya pembayaran di muka. Biasanya klien akan memberikan down payment minimal sekian persen, tergantung dari kesepatakan yang kita buat. Besarnya nominal tentu saja tergantung dari proyek yang kita tangani. Bisa jadi hanya puluhan juta rupiah, tapi bisa juga sampai miliaran rupiah. Perlu Punya Database Dalam mengelola bisnis EO, database mempunyai peranan yang amat penting. Baik itu database sponsor, media, lembaga pemerintah, mitra strategis, dan database klien itu sendiri. Database ini akan sangat membantu terutama saat kita mendapatkan proyek yang harus disiapkan dalam hitungan hari. Hal ini bisa saja terjadi dalam dunia EO. Karena kesibukan klien, mereka sering kali memberikan order secara mendadak, dan mau tidak mau kita harus bisa memberikan jasa yang terbaik dalam tenggat waktu yang cukup ketat. Dalam praktiknya, bisnis ini memang membutuhkan kelincahan tingkat tinggi dan jaringan yang luas. Ada baiknya kita juga mempunyai database gedung pertemuan atau hotel agar sewaktu waktu kita membutuhkan tempat, mereka bisa menyediakan segera setelah kita melakukan kontak. Menjalin hubungan baik dengan para pengelola gedung pertemuan atau hotel tersebut juga sangat penting untuk memudahkan bisnis EO kita . Biasanya kita juga akan mendapatkan diskon khusus jika melakukan booking sebuah ruangan di hotel untuk suatu periode tertentu. Seorang EO juga perlu bekerja sama dengan para pihak yang menyewakan segala perlengkapan yang biasanya dibutuhkan dalam sebuah event seperti sound system, LCD proyektor dan sebagainya. Hubungan dengan perusahaan percetakan atau advertising juga harus dibangun untuk mendapatkan supply bahan promosi dengan harga yang bersaing. Sebaiknya kita tidak hanya mengandalkan dari satu buah percetakan saja. Akan lebih aman jika kita mempunyai beberapa supplier percetakan sehingga kita bisa membandingkan harga dan membagi order jika kita dikejar oleh tenggat waktu yang ketat. Kemampuan Menjual Kemampuan menjual sebuah acara juga penting bagi seorang EO. Disamping untuk menggaet sponsor potensial, juga untuk bisa meraih target audience yang dibidik. Para calon sponsor potensial ini biasanya tidak akan ragu ragu untuk mendanai jika mereka melihat ada value lebih dari event yang kita selenggarakan. Bukan tidak mungkin, seorang sponsor akan membooking
- 25. berbagai event yang akan kita selenggarakan sebagai wahana mereka berpromosi. Entah itu sebagai sponsor tetap atau bahkan menjadi sponsor tunggal dengan mendanai seluruh biaya event yang kita butuhkan. Sekali lagi, hal itu amat tergantung dari kemampuan kita menjual konsep dan meyakinkan mereka bahwa event yang kita selenggarakan sangat worth it bagi perusahaan mereka. Berpikir Detail Tantangan lain seorang EO adalah bagaimana mampu melihat hal hal yang sangat detil dalam sebuah acara. Mulai dari teknis acara sampai perlengkapan yang sering kali jenisnya macam-macam. Seorang EO perlu membuat run down acara yang berisi teknis acara dan semua hal yang diperlukan selama acara tersebut. Dalam run down tersebut, akan bisa diketahui skenario acara dari detik ke detik berikut segala perlengkapan yang dibutuhkan. Seorang EO perlu memastikan ketersediaan seluruh perlengkapan yang dibutuhkan sebelum event dimulai. Tidak hanya itu saja, seluruh perlengkapan tersebut harus ditest terlebih dahulu sehingga bisa berfungsi secara optimal. Dalam hal tata letak panggung atau back drop, seorang EO perlu memperhatikan tinggi ruangan. Hal ini berkaitan dengan ukuran dan desain backdrop agar tampak lebih eye catching. Jika diperlukan, sebuah mini garden bisa dibuat, dan dipercantik dengan teknologi variasi sinar lampu yang bisa memperindah penampilan panggung. Jika tidak ingin repot, sebetulnya semua jasa pembuatan panggung atau backdrop ini bisa di serahkan kepada pihak lain yang profesional, tentu saja dengan imbalan atau fee yang telah disepakati. Pada saat hari H, sebagai EO kita juga harus memastikan juga bahwa arus lalu lintas berjalan normal. Jika ada kondisi khusus seperti program car free day untuk hari tertentu, kita harus mengantisipasinya sejak awal. Sebagai contoh, jika kita mengadakan acara pada hari minggu di sebuah gedung di sepanjang jalan Sudirman Thamrin, maka kita perlu memastikan apakah pada hari tersebut ada program car free day atau tidak. Jika memang bertepatan dengan program car free day, berarti kendaraan tidak boleh lewat untuk waktu atau jam tertentu. Hal ini harus diantisipasi dengan memberikan informasi sebelumnya mengenai jalur alternatif yang bisa ditempuh oleh para undangan agar mereka mereka tidak kesulitan sampai ke tempat event berlangsung. Pengalaman mengenai car free day ini pernah penulis rasakan, ketika penulis dipercaya untuk mengelola sebuah event komunitas entrepreneur di sebuah gedung di Jl Thamrin Jakarta Pusat. event tersebut dilaksanakan pada hari minggu dan bertepatan dengan program car free day. Penulis segera melakukan antisipasi dengan mengirimkan informasi selengkap mungkin, termasuk mengenai jalur alternatif yang bisa ditempuh para undangan. Untuk itu seorang EO
- 26. juga perlu mengenal dengan baik, lokasi serta rute menuju tempat sebuah event akan diselenggarakan. Bagi Anda yang ingin menekuni bisnis Eo, ada baiknya menyimak beberapa tips berikut ini : 1. Buat tim khusus yang terdiri beberapa orang. Bisa dengan kawan sendiri. Yang penting punya komitmen yang tinggi. Tim inilah yang nantinya akan berbagi tugas dalam menangani sebuah acara. 2. Tentukan segmen yang akan dipilih. Bisa kalangan masyarakat umum, ataupun kelas tertentu, seperti kalangan korporasi atau menengah ke atas. 3. Hindari ide yang biasa-biasa aja. Jangan takut mewujudkan ide yang kelihatan gila tapi cukup inovatif. Usahakan sebuah tema yang menarik dan berbeda untuk setiap acara yang ditangani. 4. Bangun relasi yang baik dengan para sponsor dan media. Jaringan ini penting untuk membantu kesuksesan acara yang kita selenggarakan. 5. Utamakan kualitas, bukan profit. Uang akan ikut dengan sendirinya manakala kita mampu memberikan value bagi klien. Jika klien merasa puas, mereka akan memakai jasa kita lagi di masa mendatang. Mereka pasti juga akan bercerita dan itu akan menjadi promosi gratis buat kita. 6. Untuk membangun brand awareness, jangan sungkan-sungkan untuk menangani acara sosial. Hal ini akan berdampak baik bagi publisitas bisnis dan diri kita. Sekali lagi, yang penting dalam bisnis ini adalah kreativitas. Seorang EO pada dasarnya berjualan kreativitas. Hal-hal yang berbau kreativitas inilah yang bisa bernilai tinggi. Untuk itulah seorang klien yang merasa puas mau membayar mahal. Bagaimana Gampang kan ?