Surat dan memo
- 1. Supriatna, S.Sos, MM STIA CIMAHI 2013 1Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi
- 2. Menulis surat bisnis yang efektif adalah merupakan suatu keterampilan yang harus dikuasai oleh pembisnis. Surat dan Memo adalah hal yang ditulis hampir setiap hari untuk melancarkan operasi perusahaan. 2Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi
- 3. Surat dan memo Alasan Penulisan Surat dan Memo Ada beberapa alasan orang menulis surat. Pertama ialah karena ingin berkomunikasi dengan pihak lain di tempat yang jaraknya relatif jauh. Kedua alasan biaya karena untuk dapat bertatap muka dan berbicara langsung diperlukan biaya perjalanan. Karena pelaku bisnis mengandalkan surat dalam berkomunikasi dengan audien 3Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi
- 4. Surat dan Memo Surat yang dikirimkan harus mampu membangun kesan yang positif untuk pihak yang membacanya. Format Surat Bisnis Dalam Korespondensi bisnis dikenal 3 gaya atau bentuk penulisan surat yang paling sering digunakan: Full Block Style, Modified block dan Traditional Style Full Block Style Pada bentuk ini setiap awal pengetikan dimulai pada tepi sebelah kiri. Surat yang disusun dengan gaya ini berspasi tunggal. Modified Block Style Bentuk pengetikan surat ini serupa dengan full block style setiap awal baris dimulai dari tepi sebelah kiri kecuali penulisan date (tanggal), complementary close (salam) 4Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi
- 5. Traditional Style ; bentuk surat ini setiap awal paragrap diketik menjorok ke dalam. Selebihnya sama dengan pengetikan surat dalam bentuk block Bagian Surat Bagian surat diklasifikasikan dalam 2 kategori yaitu: bagian surat yang baku dan surat yang bersifat tambahan. Bagian Surat yang Baku. Setiap surat bisnis harus memiliki bagian yang baku: 1.Kepala Surat, 2.Tanggal 3.Alamat tujuan Salam pembuka, 5.Badan surat, 6.Salam penutup, 7.Tanda tangan 5Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi
- 6. 1. Kepala Surat. Hampir semua surat perusahaan mencantumkan kepala surat yang menyebutkan nama perusahaan, dan alamat lengkap termasuk nomor telepon. 2. Tanggal. Semua surat dan laporan harus diberi tanggal, karena tanggal akan menunjukkankapan surat atau laporan tersebut dibuat. Hal ini penting untuk pencatatan dan penyimpanan surat dalam file 3. Alamat tujuan. Alamat tujuan menyebutkan nama dan alamat lengkap pihak penerima surat. Ini diketik dua baris atau lebih di bawah tanggal, tergantung panjang surat. 6Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi
- 7. 4. Salam pembuka. Salam pembuka untuk surat bisnis sedapat mungkin diawali dengan nama orang yang dituju. 5. Badan surat. Badan surat berisi pesan- pesan yang disampaikan oleh pengirim kepada pihak yangdituju. Informasi yang ada di dalam surat hendaklah dapat dibaca denganmudah,sopan dan ditulis dengan tata bahasa yang benar. 7Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi
- 8. 6. Salam penutup. Salam penutup diketik dua spasi dibawah baris terakhir badan surat. Letak salam penutup mengikuti bentuk surat. Penulisan salam penutup dilakukan sebagaimanadengan salam pembuka akan tergantung seberapa bail anda mengenal pembaca. 7. Tanda tangan. Surat Bisnis diakhiri dengan tanda tangan. Tempat membubuhkan tanda tangan di bawah complementarydiberi jarak empat baris kosong 8Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi
- 9. Amplop Amplop seyogyanya terbuat dari kertas yang sekualitas kertas yang digunakan berkorespondensi . Apabila menggunakan kop cetakan, maka warna lambang perusahaan dan tulisan yang menyertainya harus sama dengan yang tertera pada kertas surat . Penulisan alamat pada sampul surat sama dengan inside address dengan urutan : 9Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi
- 10. Amplop 1. Nama dan sebutan/ jabatan penerima 2. Nama bagian/ Departemen/ seksi 3. Nama Perusahaan 4. Nama Gedung 5. Nama Jalan dan Nomor 6. Kota dan Kode Pos 7. Nama Negara 10Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi
- 11. Memo/ Memorandum Memo/ memorandum; berupa formulir yang digunakan untuk menyampaikan pesan internal baik pesan resmi ataupun pesan pribadi dalam sebuah perusahaan. Biasanya pesan yang disampaikan dengan menggunakan memo bersifat informal sehingga dapat digunakan tulisan tangan. 11Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi
- 12. Memo/ Memorandum Bahasa memo berbeda dengan bahasa surat, yakni ringkas, to the point. Formulir memo berupa cetakan dengan dua macam ukuran. Ukuran Standar 8 ½ x 11 inchi dan ukuran eklusif 5 x 8 ½ inchi , biasanya memo menggunakan struktur standar yang terdiri dari : to (kepada siapa), Subject (hal yang bicarakan) dan date (tanggal). 12Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi
- 13. Penggunaan Memo/ Memorandum Memo digunakan sebagai alat komunikasi tertulis oleh pihak ; 1. karyawan yang telah saling kenal dengan baik, pada umumnya bernada informasi. 2. Pimpinan dan bawahan, pada umumnya bergaya formal. 13Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi
- 14. Keuntungan penulisan Memo Dapat digunakan sebagai catatan tertulis. Memo digunakan sebagai dokumen karena dibuat secara tertulis Dapat digunakan untuk menyampaikan pesan yang rumit dengan singkat. Memo digunakan sebagai pengingat bagi seseorang mengenai instruksi yang telah diterimanya. Dapat menghubungi berbagai pihak dengan serempak . 14Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi
- 15. Kelemahan penulisan Memo Memo tidak mencakup informasi secara lengkap. Karena penulisan memo biasanya bersifat informal dan singkat, maka informasi yang terkandung dalam memo tidak lengkap dan terperinci sehingga sering menimbulkan kesalah pahaman Menimbulkan kejengkelan pada penerima. Karena memo merupakan alat komunikasi yang informal , singkat dan ekonomis maka seringkali seseorang menerima banyak memo dalam satu hari Mudah hilang dan Bersifat umum 15Supriatna, S.Sos. MM for STIA Cimahi