Tài liệu Xây dựng chương trình quản lý bán hàng FREE RẤT HAY

1
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU ......................................................................................................................... 4
1. Lý do chọn đề tài ...........................................................................................................4
2. Mục đích của đề tài .......................................................................................................4
3. Phương pháp nghiên cứu ..............................................................................................5
4. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài....................................................................5
5. Cấu trúc của đề tài .........................................................................................................5
DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT ................................................................................... 7
Kí Hiệu...................................................................................................................................... 7
Ý nghĩa...................................................................................................................................... 7
1 ................................................................................................................................................. 7
TTPH......................................................................................................................................... 7
Thông tin phản hồi................................................................................................................... 7
2 ................................................................................................................................................. 7
TT .............................................................................................................................................. 7
Thông tin................................................................................................................................... 7
3 ................................................................................................................................................. 7
NCC........................................................................................................................................... 7
Nhà cung cấp............................................................................................................................ 7
4 ................................................................................................................................................. 7
Y/C ............................................................................................................................................ 7
Yêu cầu ..................................................................................................................................... 7
Chương 1. ................................................................................................................................ 8
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ BÁN HÀNG..................................................................... 8
1.1. Lý thuyết chung về quản lý bán hàng .................................................................8
1.1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác quản lý bán hàng .....................................8
1.1.2. Các phương thức bán hàng ...............................................................................12

2
1.2. Quy trình xây dựng và quản lý hệ thống bán hàng cho doanh nghiệp.........15
1.2.1. Tầm quan trọng của quản lý bán hàng trong doanh nghiệp ...................15
1.2.2.Những việc cần làm khi xây dựng phần mềm quản lý bán hàng ................16
1.3. Ứng dụng bảng tính Microsoft Excel....................................................................22
1.3.1. Quản lý bán hàng bằng Microsof Excel ........................................................23
1.3.2. Một số dạng dữ liệu trong Excel.....................................................................26
1.3.3. Một số hàm trong Excel...................................................................................27
Chương 2. ..............................................................................................................................29
KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ .....................29
BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BLUESOFTS.............................................29
2.1. Khảo sát hệ thống quản lý bán hàng tại côngty ...................................................29
2.1.1. Giới thiệu về Công ty cổ phần Bluesofts.......................................................29
2.1.2. Thực trạng quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần Bluesofts ......................34
2.1.3. Vai trò và tầm quan trọng trong công tác bán hàng của công ty ................35
2.1.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến sự hoạt động của công ty.................................35
2.2. Phân tích và thiết kế hệ thống.............................................................................39
2.2.1. Sơ đồ phân cấp chức năng................................................................................39
2.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.........................................................42
2.2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1) .......................................................43
2.2.4. Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống quản lý bán hàng ...............................44
2.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu ...............................................................................................47
Chương 3. ..............................................................................................................................50
XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ BÁN HÀNG.........................................50
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BLUESOFTS .....................................................................50
3.1. Mô tả bàitoán............................................................................................................50
3.1.1. Khái quát các nghiệp vụ chính yếu trong côngty .........................................50
3.1.2. Giới thiệu chương trình quản lý bán hàng mới của côngty.........................50
3.1.3. Cách quản lý bán hàng bằngExcel..................................................................51
3.2. Xây dựng chươngtrình ............................................................................................54

3
3.2.1. Giao diện chính của chươngtrình ...................................................................54
3.2.2. Danh mục kháchhàng.........................................................................................1
3.2.3. Danh mục nhà cungcấp......................................................................................2
3.2.4. Danh mục khohàng.............................................................................................2
3.2.5. Danh mục hànghoá.............................................................................................1
3.2.6. Phiếu nhậpkho – xuất kho .................................................................................2
3.2.7. Bảng kê nhập – xuất hàng hóa ..........................................................................4
3.2.8. Báo cáo thông tin nhập – xuất – tồn vật tư hàng hóa.....................................5
3.2.9. Báo cáo tổng hợp kế quả bán hàng...................................................................6
KẾT LUẬN ............................................................................................................................. 7
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................................... 1

4
LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, cả thế giới nói chung Việt Nam nói riêng đang chuyển mình đi lên và
phát triển tiếp nhận những thành tựu và khoa học mới. Từ khi nước ta ra nhập
WTO,nền kinh tế bước sang một trang mới, nền kinh tế mở cửa giao lưu hàng hoá
thông thương với tất cả các nước. Bên cạnh đó chúng ta học hỏi được cách quản lý
hàng hoá các luật trong quản lý hàng hoá. Với chính sách của nhà nước và sự đầu tư
của nước ngoài, nền kinh tế của nước ta đã phát triển một cách nhanh chóng. Vì vậy,
trong hoạt động kinh doanh thương nghiệp tiêu thụ hàng hóa nhỏ và lẻ là vấn đề rất
quan trọng.
Trong thời kỳ mà kinh tế phát triển như hiện nay thì việc mua bán và trao đổi
được diễn ra trên nhiều hình thức, và hình thức cơ bản nhất là mở các cửa hàng để thực
hiện việc trao đổi và mua bán đó.
Để thực hiện quá trình mua bán giữa người mua và cửa hàng, giữa cửa hàng và
nhà cung cấp thì chúng ta phải có công tác quản lý tốt, để đáp ứng được công tác đó thì
rất cần những ứng dụng về tin học, mà đặc biệt nhất là các phần mềm quản lý và phần
mềm quản lý bán hàng
Trong đợt khóa luận tốt nghiệp này, xuất phát từ những lý do trên, em đã lựa chọn đề
tài: “Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần Bluesofts, Hà
Nội.”.
2. Mục đích của đề tài
- Khảo sát mô hình quản lý bán hàng hàng tại Công ty cổ phần Bluesofts, Hà Nội.
- Nghiên cứu lý thuyết : Về cơ sở dữ liệu, về Microsoft Excel
- Xây dựng một chương trình quản lý bán hàng
- Tìm hiểu, phân tích và xây dựng báo cáo về bài toán quản lý bán hàng tại
doanh nghiệp trong quá trình thực tập.

5
3. Phương pháp nghiên cứu
-Khảo sát và thu thập dữ liệu, các thông tin từ các tài liệu và cơ sở dữ liệu có
liên quan.
-Tiếp cận một số phần mềm quản lý bán hàng có sẵn
-Đến các công ty mà người ta có cách quản lý bằng phương pháp mà em đang
cần tìm hiểu học hỏi thêm.
-Dùng phương pháp phân tích thiết kế hệ thống để tiến hành thực hiện đề tài.
4. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Chương trình giúp cho người quản lý hoặc người sử dụng trong việc xem, cập
nhật thông tin hàng hóa một cách đầy đủ, nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và tiện lợi.
Chương trình giảm bớt chi phí về thời gian cũng như tiền bạc trong việc quản lý
bán hàng tại doanh nghiệp.
Chương trình phải sát với thực tế, giao diện thân thiện dễ sử dụng
Sau khi hoàn thành thì phần mềm sẽ giúp cho doanh nghiệp những công việcsau:
Nhân viên bán hàng có thể tìm kiếm hàng hóa, đơn giá.
Nhân viên thì lập các hóa đơn bán hàng và các phiếu thanh toán cho kháchhàng.
Nhân viên cập nhật đơn giá cho hàng hóa, và có thể thêm, sửa, xóa thông tin của
các loại hàng hóa.
5. Cấu trúc của đề tài
Đề tài gồm 3 phần:
Chương 1: Tổng quan về quản lý bán hàng
Chương 2: Khảo sát và phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng
Chương 3: Chương trình quản lý bán hàng hàng tại Công ty cổ phần Bluesofts,
Hà Nội.

7
DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT
STT Kí Hiệu Ý nghĩa
1 TTPH Thông tin phản hồi
2 TT Thông tin
3 NCC Nhà cung cấp
4 Y/C Yêu cầu

8
Chương 1.
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ BÁN HÀNG
1.1. Lý thuyết chung về quản lý bán hàng
1.1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác quản lý bán hàng
 Khái niệm về bán hàng
Bán hàng là khâu cuối cùng của quá trình hoạt động kinh doanh trong các doanh
nghiệp. Đây là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa người mua và doanh
nghiệp thu tiền về hoặc được quyền thu tiền.
Xét góc độ về kinh tế: Bán hàng là quá trình hàng hóa của doanh nghiệp được
chuyển từ hình thái vật chất (hàng) sang hình thái tiền tệ (tiền).
Quá trình bán hàng ở các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói
riêng có những đặc điểm chính sau đây:
Có sự trao đổi thỏa thuận giữa người mua và người bán, người bán đồng ý bán,
người mua đồng ý mua, họ trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền.
Có sự thay đổi quyền sở hữu về hàng hóa: Người bán mất quyền sở hữu, người mua
có quyền sở hữu về hàng hóa đã mua bán. Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa, các doanh
nghiệp cung cấp cho khách hàng một khối lượng hàng hóa và nhận lại của khách hàng
một khoản gọi là doanh thu bán hàng. Số doanh thu này là cơ sở để doanh nghiệp xác
định kết quả kinh doanh của mình.
Bán hàng là quá trình trong đó người bán tìm hiểu, khám phá, khơi gợi những nhu
cầu của người mua, sau đó tiếp cận, phát triển quan hệ, chuyển giao giá trị, hỗ trợ và
chăm sóc sau bán hàng.
Là quá trìnhchuyển giao giá trị từ người bán sang người mua, thông qua việc cung
cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ, nhằm nhận lại giá trị tương xứng, có thể là tiền, quan
hệ, lời nói tốt, lời giới thiệu với người khác,...

9
Quản lý bán hàng: là hoạt động quản trị của những người hoặc những nhóm người
thực sự thuộc lực lượng bán hàng hoặc gồm những người liên quan đến hoạt động liên
quan như: Giao hàng, dịch vụ khách hàng, đội trưng bày, nhóm sales audit, trade
marketing, bảo hành, bảo trì hoặc những người hỗ trợ trực tiếp cho lực lượng bán hàng
nhắm triển khai việc cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp trên cơ sở
chiến lược kinh doanh, nguồn lực của doanh nghiệp và môi trường kinh doanh có liên
quan.
Để bán hàng hiệu quả trong thời buổi cạnh tranh như hiện nay, khách hàng có vô số
sự lựa chọn nhà cung cấp vừa ý, đối với người bán hàng nhiều kinh nghiệm trong nghề
thì không cần nắm rõ quy trình bán hàng vì họ đã hiểu quá rõ trong thời gian mới bắt
đầu công việc, mới vào nghề bán hàng, giống như biết đường đi đến đích nhưng hỏi
rằng họ đi qua những con đường nào, tên con đường đó ở đâu họ sẽ không biết. Dù
cách này hay cách khác trong hoạt động bán hàng đều dẫn đến hợp đồng được ký kết
giữa người mua và người bán, người mua và người bán giúp đỡ lẫn nhau, người bán
giúp người mua tìm được sản phẩm, dịch vụ phù hợp, người mua giúp người bán đạt
được mục tiêu, giải quyết được lượng hàng sản xuất ra,…
 Vai trò của quản lý bán hàng
Hoạt động sản xuất kinh doanh phải lấy phục vụ sản xuất làm mục đích. Yêu cầu
này đòi hỏi mọi hoạt động trong quá trình bán hàng phải hướng tới mục tiêu chiến lược
của doanh nghiệp, đồng thời nó cũng phải phục vụ tốt nhất cho hoạt động kinh doanh
và kích thích được khả năng sản xuất, nâng cao chất lượng sản xuất của doanh nghiệp.
Hoạt động bán hàng phải đảm bảo nâng cao được uy tín và không ngừng nâng cao
uy tín của sản phẩm cũng như của Công ty.
Hoạt động bán hàng phải được tổ chức một cách khoa học hợp lý có kế hoạch. Phân
công vụ thể và thường xuyên được theo dõi, chỉ đạo, kiểm tra đánh giá. Hơn thế nữa
phải biết tổ chức một cách khoa học và nghệ thuật trong quá trình tổ chức hoạt động
bán hàng.

10
Đối với bản thân doanh nghiệp, bán hàng là vấn đề sống còn quyết định tới sự tồn
tại và phát triển của doanh nghiệp. Thông qua bán hàng thì giá trị và giá trị sử dụng của
sản phẩm mới được thể hiện. Sản phẩm tiêu thụ được mới tạo ra doanh thu để bù đắp
toàn bộ chi phí (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí
quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng và chi phí sản xuất chung) từ đó doanh nghiệp
tiếp tục chu kỳ sản xuất mới. Việc tăng nhanh quá trình bán hàng( tăng cả số lượng và
rút ngắn thời gian) đồng thời với việc tăng nhanh vòng quay vốn giúp tiết kiệm vốn
cho doanh nghiệp, đảm bảo thu hồi vốn nhanh chóng thực hiện tái sản xuất giản đơn và
tái sản xuất mở rộng tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, nâng cao đời sống vật chất cho
người lao động và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế với nhà nước. Do vậy việc tổ chức
tốt công tác bán hàng và mở rộng thị trường tiêu thụ sẽ tăng doanh thu khẳng định vị trí
của doanh nghiệp trên thị trường.
Đối với người tiêu dùng: thông qua quá trình bán hàng sẽ đáp ứng nhu cầu tiêu dùng
của người sử dụng đồng thời qua đó giá trị sử dụng của hàng hóa mới được thực hiện.
Thông qua kết quả bán hàng các doanh nghiệp có thể kiểm tra, giám sát tình hình
thực hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi nhuận, kiểm tra tình hình quản lý tiền thu về
bán hàng và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán đồng thời đối với Nhà nước dựa
trên số liệu do kế toán cung cấp có thể nắm bắt được tình hình kinh doanh và tình hình
tài chính của doanh nghiệp, từ đó thực hiện chức năng quản lý kiểm soát vĩ mô nền
kinh tế, và kiểm tra việc thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước.
Bán hàng là điều kiện vô cùng quan trọng để doanh nghiệp đứng vững trên thị
trường. Thông qua kết quả bán hàng doanh nghiệp có thể kiểm tra được tính thích ứng
của sản phẩm trên thị trường về sức cạnh tranh, chất lượng sản phẩm mẫu mã, giá cả
và thị hiếu từ đó có được những kế hoạch sản xuất kinh doanh hiệu quả. Do đó công
tác bán hàng cần nắm bắt, theo dõi chặt chẽ, thường xuyên quá trình bán hàng từ khâu
mua hàng, dự trữ, bán hàng, thanh toán, thu nộp kịp thời đảm bảo xác định kết quả
kinh doanh tránh hiện tượng lãi giả, lỗ thật.

11
Hiệu quả của hoạt động bán hàng ngày càng được nâng cao với chi phí thấp nhất và
lợi nhuận ngày càng tăng. Đây là mục tiêu mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải theo
đuổi, bởi vì lợi nhuận là mục tiêu trước mắt quan trọng, mà hoạt động của hoạt động
bán hàng thì ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Để có thể đạt được mục tiêu này, công
tác bán hàng phải chú ý phân phối đúng lượng hàng, luồng hàng. Đảm bảo sự vận động
của hàng hoá hược hợp lý, giảm bớt chi phí lưu thông, đồng thời phát triển các dịch vụ
để phục vụ tốt các yêu cầu của khách hàng nhằm thu hút khách hàng và làm tăng lợi
nhuận.
 Nhiệm vụ của quản lý bán hàng
Đế đáp ứng kịp thời những yêu cầu trên quản lý bán hàng phải thực hiện tốt những
nhiệm vụ sau:
- Ghi chép đầy đủ, kịp thời sự biến động (nhập – xuất) của từng loại hàng hóa trên
cả hai mặt hiện vật và giá trị.
- Theo dõi, phản ánh giám sát chặt chẽ quá trình bán hàng, ghi chép kịp thời, đầy
đủ các khoản chi phí, thu nhập về bán hàng xác định kết qủa kinh doanh thông qua
doanh thu bán hàng một cách chính xác.
- Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, trung thực, đầy đủ về tình hình bán hàng
của từng loại hàng hóa phục vụ hoạt động quản lý doanh nghiệp.
Yêu cầu đối với nhân viên bán hàng là phải giám sát chặt chẽ hàng hoá tiêu thụ trên
tất cả các phương diện: số lượng, chất lượng… Tránh hiện tượng mất mát hư hỏng
hoặc tham ô lãng phí, kiểm tra tính hợp lý của các khoản chi phí đồng thời phân bổ
chính xác cho đúng hàng bán để xác định kết quả kinh doanh. Phải quản lý chăt chẽ
tình hình thanh toán của khách hàng yêu cầu thanh toán đúng hình thức và thời gian
tránh mất mát ứ đọng vốn.
Để thực hiện tốt các nhiệm vụ trên, quản lý bán hàng và xác định kết quả bán hàng
cần chú ý những yêu cầu cơ bản sau:

12
Xác định đúng thời điểm hàng hoá được coi là bán để kịp thời lập báo cáo bán hàng
và phản ánh doanh thu. Báo cáo thường xuyên kịp thời tình hình bán hàng và thanh
toán với khách hàng chi tiết theo từng loại, từng hợp đồng kinh tế nhằm giám sát chặt
chẽ hàng bán về số lượng, chất lượng, thời gian…Đôn đốc việc thu tiền khách hàng
nộp về quỹ.
Tổ chức hạch toán chứng từ ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ hợp lí. Các
chứng từ ban đầu phải đầy đủ, hợp pháp, luân chuyển khoa học, hợp lí không quá phức
tạp mà vẫn đảm bảo yêu cầu quản lí, nâng cao hiệu quả công tác bán hàng.
Xác định đúng và tập hợp đầy đủ chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp, kết
chuyển chi phí để xác định kết quả kinh doanh chính xác.
 Yêu cầu của quản lý bán hàng
Bán hàng và xác định kết kinh doanh có ý nghĩa sống còn đối với doanh nghiệp.
Kế toán trong các doanh nghiệp với tư cách là một công cụ quản lý kinh tế, thu nhận
xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản đó trong
doanh nghiệp nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của doanh
nghiệp, có vai trò quan trọng trong việc phục vụ quản lý bán hàng và xác định kết quả
kinh doanh của doanh nghiệp đó.
Quản lý bán hàng là quản lý kế hoạch và thực hiện kế toán tiêu thụ đối với từng thời
kỳ, từng khách hàng, từng hợp đồng kinh tế. Yêu cầu đối với kế toán bán hàng là phải
giám sát chặt chẽ hàng hóa tiêu thụ trên tất cả các phương diện: số lượng, chất lượng…
tránh hiện tượng mất mát hư hỏng hoặc tham ô lãng phí, kiểm tra tính hợp lý của các
khoản chi phí đồng thời phân bổ chính xác cho đúng hàng hóa để xác định kết quả kinh
doanh. Phải quản lý chặt chẽ tình hình thanh toán của khách hàng yêu cầu thanh toán
đúng hình thức và thời gian tránh mất mát ứ đọng.
1.1.2. Các phương thức bán hàng
Hoạt động mua bán hàng hóa của các doanh nghiệp thương mại có thể thực hiện qua
hai phương thức: bán buôn và bán lẻ. Trong đó, bán buôn là bán hàng cho các đơn vị

13
sản xuất kinh doanh để tiếp tục quá trình lưu chuyển hàng hóa còn bán lẻ là bán hàng
cho người têu dung chấm dứt quá trình lưu chuyển hàng hóa.
Hàng hóa bán buôn và bán lẻ có thể thực hiện theo nhiều phương thức khác nhau.
 Đối với bán buôn
Có hai phương thức bán hàng là bán hàng qua kho và bán hàng vận chuyển thẳng.
 phương thức bán hàng qua kho
Theo phương thức này, hàng hóa mua về được nhập kho rồi từ kho xuất bán ra.
Phương thức bán hàng qua kho có 2 hình thức giao giận
 Hình thức nhận hàng: Theo hình thức này bên mua sẽ nhận hàng tại kho bên bán
hoặc đến một dịa điểm do hai bên thỏa thuận theo hợp đồng, nhưng thường là do bên
bán quy định.
 Hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, bên bán sẽ chuyển hàng hóa đến kho
của bên mua hoặc đến một địa điểm do bên mua quy định để giao hàng.
 Phương thức bán hàng vận chuyển
Theo phương thức này, hàng hóa sẽ được chuyển thẳng từ đơn vị cung cấp đến đơn
vị mua hàng không qua kho của đơn vị trung gian. Phương thức bán hàng vận chuyển
thẳng có hai hình thức thanh toán.
 Vận chuyển có tham gia thanh toán: Theo hình thức này, hàng hóa được vận
chuyển thẳng về mặt thanh toán, đơn vị trung vị trung gian vẫn làm nhiệm vụ thanh
toán tiền hàng với đơn vị cung cấp và thu tiền của đơn vị mua.
 Vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: Theo hình thức này hàng hóa được
vận chuyển thẳng, về thanh toán, đơn vị trung gian không làm nhiện vụ thanh toán tiền
với đơn vị cung cấp, thu tiền của đơn vị mua. Tùy hợp đồng, đơn vị trung gian được
hưởng một số phí nhất định ở bên mua hoặc bên cung cấp.
 Đối với bán lẻ
Có 3 phương thức bán hàng là: Bán hàng thu tiền tập trung bán hàng thu tiền không
tập trung và bán hàng tự động.

14
 Phương thức bán hàng thu tiền tập trung
Theo phương thức này, nhân viên bán hàng chỉ phụ trách việc giao hàng còn việc
thu tiền có người chuyên trách làm công việc này, trình tự được tiến hành như sau:
khách hàng xem xong hàng hóa và đồng ý mua, người bán viết “hóa hơn bán lẻ” giao
cho khách hàng đến chỗ thu tiền thì đóng dấu “Đã thu tiền”,khách hàng mang hóa đơn
đó đến nhận hành. Cuối ngày, người thu tiền tổng hợp số tiền đã thu để xác định doanh
số bán hàng. Định kì kiểm kê hàng hóa tại quầy, tính toán lượng hàng hóa đã bán ra để
xác định tình hình bán hàng thừa thiếu tại quầy.
 Phương thức bán hàng không thu tiền tập trung
Theo phương thúc này, nhân viên bán hàng vừa làm nhiệm vụ giao hàng, vừa làm
nhiệm vụ thu tiền. Do đó, trong một cửa hàng bán lẻ việc thu tiền hàn phân tán ở nhiều
địa điểm. Hàng ngày hoặc định kì tiến hành kiểm kê hàng hóa còn lại để tính lượng bán
ra, lập báo cáo bán hàng,đối chiếu doanh số bán theo báo cáo bán hàngvới số tiền thực
nộp để xác định thừa thiếu tiền bán hàng.
 Phương thức bán hàng tự động
Theo phương thức này, người mua tự chọn hàng hóa sau đó đến bộ phận thu ngân
kiểm hàng, tính tiền, lập hóa đơn bán hàng và thu tiền. Cuối ngày nộp tiền bán hàng
cho thủ quỹ. Định kỳ kiểm kê, xác định thừa, thiếu tiền bán hàng.
 Các phương thức thanh toán
Việc quản lý quá trình thanh toán đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động bán
hàng, chỉ khi quản lý tốt các nghiệp vụ thanh toán doanh nghiệp mới không bị chiếm
dụng vốn, tạo điều kiện tăng vòng quay của vốn, giữ uy tín với khách hàng.
Hiện nay, các DNTM đang áp dụng 1 số phương thức thanh toán sau:
 Thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc séc: Đối với những khách hàng có nhu
cầu thanh toán ngay, những khách hàng mua hàng với số lượng ít, không

15
thường xuyên, khách hàng mới. Phương thức này giúp cho công ty thu hồi
vốn nhanh, tránh được tình trạng chiếm dụng vốn.
 Người mua ứng tiền trước: Áp dụng cho khách hàng có nhu cầu đặt mua theo
yêu cầu mua một lúc với số lượng lớn mà công ty không thể áp dụng được.
 Thanh toán chậm: Phương thức này được áp dụng cho những khách hàng có
quan hệ mua bán thường xuyên, đã có uy tín với công ty. Trong trường hợp này,
công ty bị chiếm dụng vốn nhưng bù lại khách hàng phải chịu phần lãi suất do
việc trả chậm.
1.2.Quy trình xây dựng và quản lý hệ thống bán hàng cho doanh nghiệp
1.2.1. Tầm quan trọng của quản lý bán hàng trong doanh nghiệp
Trong thời buổi phát triển thiết bị di động cũng như phần mềm đóng vai trò vô cùng
quan trọng. Bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý bán hàng để quản lý chuỗi siêu
thị, tiệm café, shop quần áo hay quản lý bán hàng của 1 doanh nghiệp… Với hệ thống
thống kê và tính toán lãi lỗ chính xác và quản lý các chương trình giảm giá khuyến mãi
hiệu quả hơn giúp bạn quản lý chặt chẽ doanh thu và lợi nhuận. phần mềm quản lý bán
hàng giúp bạn có cái nhìn tổng thể hơn về tình hình kinh doanh hiện tại tối ưu hóa mô
hình kinh doanh của bạn. Với hệ thống báo cáo chi tiết linh động và phân tích mạnh mẽ
giúp bạn đưa ra những chiến lược kinh doanh điều phối hàng hóa hợp lý.
Tính tiền nhanh, chính xác và chuyên nghiệp, giúp bạn phục vụ được nhiều khách
hàng hơn đồng thời làm tăng sự hài lòng của khách hàng.
Thay thế quầy tính tiền bằng hệ thống phần mềm quản lý bán hàng có nhiều chức
năng xử lý tự động, bạn có thể gia tăng sự cạnh tranh của mình trên thị trường. Nhân
viên tính tiền sử dụng phần mềm có thể xem giá mặt hàng nhanh hơn, kiểm tra tồn kho
chính xác, tự động chọn mức giá phù hợp cho từng khách hàng và áp dụng các chính
sách khuyến mãi một cách tự động nếu có.
Mọi giao dịch của cửa hàng với khách hàng luôn chính xác và rõ ràng với thông tin
rõ ràng trên hóa đơn về mặt hàng, nhân viên phục vụ, địa chỉ và logo của cửa hàng.

16
Phần mềm quản lý bán hàng có thể quản lý từ xa
Hiện nay sự phát triển của mạng xã hội với ứng dụng điện toán đám mây, phần mềm
quản lý bán hàng không chỉ có một bản offline cài đặt trên máy tính mà còn có bản
online, thậm chí là cài đặt trên các thiết bị cầm tay như điện thoại hay máy tính bảng.
Với công việc bận rộn, hay quản lý các chuỗi cửa hàng, với khả năng quản lý từ xa,
thông qua các thao tác đơn giản bạn đã có thể thấy sự thay đổi của số lượng hàng hóa,
các thống kê hàng ngày khi nhân viên của bạn đưa số liệu lên, doanh thu hàng ngày mà
không cần có mặt tại cửa hàng.
1.2.2.Những việc cần làm khi xây dựng phần mềm quản lý bán hàng
1.2.2.1. Những yêu cầu của công tác bán hàng
Bán hàng xét về mặt kỹ thuật kinh doanh đó là sự chuyển hoá hình thái của vốn
kinh doanh từ hàng thành tiền, xét về mặt nghệ thuật thì bán hàng là quá trình trong đó
người bán tìm hiểu, khám phá và đáp ứng những nhu cầu mong muốn của khách hàng
trên cơ sở quyền lợi lâu dài của hai bên. Để đạt được mục tiêu của sản xuất kinh doanh
nói chung những yêu cầu của công tác bán hàng đợc thể hiện cụ thể như sau:
 Khối lượng mặt hàng, chất lượng hàng hoá, dịch vụ phải đáp ứng được mọi
nhu cầu mong muốn của khách hàng.
 Tổ chức tốt các hoạt động dịch vụ trong và sau khi bán.
 Áp dụng phương pháp bán hàng và quy trình bán hàng hoàn thiện, đảm bảo
năng xuất lao động của người bán hàng, chất lượng dịch vụ khách hàng không ngừng
được nâng cao.
 Phải không ngừng hoàn thiện thiết kế cửa hàng, quầy hàng và các loại hình
cơ sở kinh doanh, đổi mới các loại thiết bị, công cụ bảo quản trưng bày.
 Phải đảm bảo rằng khách hàng luôn được phục vụ bằng những phương tiện
thuận lợi nhất, hiện đại nhất.

17
 Tổ chức công tác bán hàng đảm bảo cho thời gian lao động của người bán
hàng được sử dụng có hiệu quả.
 Làm tốt công tác quảng cáo, kết hợp quảng cáo với bán hàng làm cho quảng
cáo phát huy tác dụng thúc đẩy bán hàng. Quảng cáo là công cụ cạnh tranh, là công cụ
Marketing thương mại.
1.2.2.2. Nội dung quá trình bán hàng
Thông thường một chương trình bán hàng của doanh nghiệp bao gồm những nội
dung sau:
 Mục tiêu và nhiệm vụ bán hàng.
Việc tiêu thụ nhằm thoả mãn một hay một số mục tiêu như sau : Thâm nhập thị
trường mới, tăng sản lượng tăng doanh thu, tối đa hoá lợi nhuận bán hết hàng tồn đọng.
Các mục tiêu đó được lựa chọn và cụ thể hoá thành những nhiệm vụ chủ yếu sau:
 Sản lượng bán ra của từng mặt hàng và tất cả các mặt hàng.
 Doanh số bán cho từng mặt hàng và cho tất cả các mặt hàng, cho từng khách
hàng và cho từng thời kỳ khác nhau, cho sản phẩm sản xuất trong thời kỳ và sản phẩm
tồn cuối kỳ.
 Chi phí bán hàng: Là tất cả các loại chi phí luư thông bao gồm cả chi phí cho
hoạt động Marketing.
 Tổng mức lãi thu được cho từng mặt hàng và toàn bộ mặt hàng.
 Tiến độ bán hàng
Tiến độ bán hàng cần được hoạch định một cách chi tiết, cụ thể và phải được
tuân thủ một cách nghiêm ngặt, bởi lẽ tiến độ bán hàng của một doanh nghiệp không
chỉ ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình bán hàng của doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng lớn
tới tiến độ sản xuất và tiến độ cung ứng.

18
Điều kiện liên quan đến tiến độ bán hàng có nhiều điều kiện như là: Địa điểm
giao hàng, phương thức thanh toán, giá cả, mức triết khấu…
Lượng dự trữ cho hoạt động bán hàng: Việc xác định lượng dự trữ này phụ
thuộc vào nhu cầu khách hàng, đặc tính của từng loại mặt hàng, lượng hàng tồn kho và
chương trình sản xuất của doanh nghiệp.
Dự kiến biến động trong chương trình bán hàng: Những biến động trong chương
trình bán hàng có thể về phía doanh nghiệp cũng có thể về phía khách hàng và dự kiến
những biến động có thể xảy ra trên thị trường, từ đó dự kiến các chương trình dự phòng
và nguyên tắc ứng xử nếu xảy ra các biến cố đó.
Căn cứ xác định chương trình tiêu thụ sản phẩm của công ty
Để xác định đúng đắn một chương trình bán hàng, doanh nghiệp cần chú ý đến
những căn cứ sau:
- Nhu cầu thị trường về sản phẩm của doanh nghiệp đã được xác định, bao gồm
sản phẩm, số lượng, chất lượng, cơ cấu giá và thời gian đáp ứng kể cả hiện tại
và xu thế tác động của nó trong tương lai.Đây là căn cứ quan trọng và có ý
nghĩa nhất trong quyết định chương trình bán hàng của doanh nghiệp.
- Phương án kinh doanh mà doanh nghiệp đã lựa chọn đặc biệt là các chương
trình sản xuất để triển khai thực hiện phương án kinh doanh.
- Chiến lược và chính sách kinh doanh của doanh nghiệp với tư cách là quan điểm
chỉ đạo, nguyên tắc chi phí chương trình bán hàng của doanh nghiệp.
- Các đơn đặt hàng, hợp đồng tiêu thụ đã được ký kết, đây là các văn bản có tính
chất pháp quy, cần tuân thủ một cách nghiêm ngặt để đảm bảo thực hiện mục
tiêu, nhiệm vụ của doanh nghiệp với khách hàng.
- Các căn cứ khác cũng được trình tới khi hoạch định chương trình bán hàng của
doanh nghiệp là: Dự kiến về tăng chi phí cho hoạt động Marketing, sự thay đổi
về mạng lới tổ chức bán hàng, khả năng thu hút thêm khách hàng mới, khả năng

19
mở rộng địa bàn tiêu thụ sản phẩm của công ty,những chính sách điều tiết vĩ mô
của nhà nước với các loại sản phẩm mà doanh nghiệp dự kiến bán.
 Tổ chức mạng lưới bán hàng của công ty
Trong cơ chế quản lý mới đối với mỗi doanh nghiệp thì việc sản xuất tốt là
chưa đủ để khẳng định sự tồn tại và phát triển của mình. Để làm được điều đó đòi hỏi
các doanh nghiệp phải biết tổ chức tốt công tác bán hàng, một trong những nội dung
tổ chức bán hàng của doanh nghiệp là tổ chức mạng lưới bán hàng. Mạng lưới bán
hàng của doanh nghiệp là tập hợp các kênh bán hàng nối giữa doanh nghiệp với
người tiêu dùng. Nói cách khác nó là tập hợp các kênh đa sản phẩm hàng hoá từ nơi
sản xuất đến người tiêu dùng. Mạng lưới bán hàng của doanh nghiệp được cấu thành
bởi các yếu tố sau:
- Người sản xuất: Được coi là người bán hàng thứ nhất, họ bán chính cái họ sản
xuất ra. Điểm xuất phát của quá trình vận động hàng hoá là từ nơi sản xuất.
- Người tiêu dùng: Là những người sử dụng sản phẩm mua được vào việc thoả
mãn nhu cầu của họ(có thể là nhu cầu cá nhân, nhu cầu tập thể, tổ chức, nhu cầu
sản xuất…).
- Người bán buôn: Thực hiện hợp đồng thương mại thuần tuý, đặc trưng cơ bản
trong yếu tố này là mua bán với số lượng lớn một loại sản phẩm nào đó. Người
bán buôn thường có thế lực kinh tế lớn, có những trường hợp không thể khống
chế cả một thị trường rộng lớn và có khả năng chi phối cả về sản xuất lẫn người
bán lẻ.
- Người bán lẻ : Cũng có thể hợp đồng thương mại thuần tuý nhưng có thế lực
yếu hơn người bán buôn, khó có khả năng chi phối người sản xuất hoặc người
bán buôn. Họ là người trực tiếp tiếp xúc với người tiêu dùng nên họ có thể nắm
bắt sát thực các thông tin thị trường sản phẩm của doanh nghiệp.
- Đại lý: Đây là loại hình kinh doanh làm chức năng trung gian trong quá trình
vận động của hàng hoá, đối với công tác bán hàng của doanh nghiệp thì cần phải

20
quan tâm đến đại lý tiêu dùng sản phẩm của doanh nghiệp chứ không phải các
đại lý cho người bán buôn, bán lẻ. Về danh nghĩa đó là một bộ phận hoàn toàn
độc lập có thể coi là một bộ phận bên trong của công ty làm chức năng tiêu thụ
sản phẩm của công ty, do đó các đại lý sẽ giúp cho các công ty đẩy mạnh quá
trình tiêu thụ sản phẩm.
Giữa các doanh nghiệp (công ty) và người đại lý cùng nhau ký kết hợp đồng đại
lý của mỗi bên trong quá trình tiêu thụ sản phẩm để đảm bảo nâng cao hiệu quả của
quá trình bán hàng, doanh nghiệp phải lựa chọn đúng đắn cho mình các đại lý.
Những tiêu chuẩn cơ bản để lựa chọn đại lý:
- Người làm đại lý phải có tư cách pháp lý.
- Phải có khả năng tài chính ở mức độ nhất định.
- Phải có địa điểm thuận lợi cho việc bán hàng, cơ sở vật chất để đảm bảo cho
việc bảo quản hàng hoá và phục vụ khách hàng.
- Phải có khả năng hợp đồng thương mại.
Các yếu tố cấu thành mạng lưới bán hàng có mối quan hệ tương tác với nhau.
Để đẩy mạnh quá trình bán hàng, doanh nghiệp thờng kết hợp sử dụng nhiều kênh bán
hàng khác nhau.
Các bước thực hiện Nội dung
Chuẩn bị
Nhân viên bán hàng cần chuẩn bị mọi thứ cho
hoạt động bán hàng thành công, thấu hiểu về sản phẩm,
dịch vụ, kế hoạch bán hàng (danh sách khách hàng cần
ghé thăm) đồng thời chuẩn bị giấy giới thiệu, card visit,
trang phục, đến cả tâm lý bán hàng.
Tìm kiếm và sàng lọc Xây dựng một danh sách khách hàng tiềm năng
của mình, sàng lọc những khách hàng yếu kém.

21
Nhân viên bán hàng có thể gọi điện thoại, gửi thư
cho các khách hàng triển vọng trước khi quyết định viếng
thăm.
Tiếp cận, và thiết lập
cuộc hẹn
Nhân viên bán hàng cần tìm hiểu đầy đủ thông tin
về khách hàng triển vọng, đề ra mục tiêu của cuộc viếng
thăm.
Nhân viên bán hàng cần biết cách chào hỏi người
mua để có được bước mở đầu cho mối quan hệ sau này,
bao gồm biểu hiện bề ngoài, những lời mở đầu và cách
nhận xét trong câu chuyện
Giới thiệu và trình bày Nhân viên bán hàng giới thiệu sản phẩm với người
mua theo công thức AIDA (chú ý, quan tâm, mong
muốn, hành động mua), đồng thời phải nhấn mạnh kỹ
lưỡng những lợi ích của khách hàng và nêu lên những
tính năng của sản phẩm đảm bảo được những lợi ích đó.
Khắc phục những ý
kiến phản đối hay xử
lý từ chối, thuyết phục
khách hàng.
Khách hàng luôn đưa ra những ý kiến phản đối
trong quá trình giới thiệu hay khi đề nghị đặt mua hàng.
Nhân viên bán hàng luôn phải giữ thái độ vui vẻ, đề nghị
người mua làm rõ những ý kiến không tán thành, phủ
nhận hợp lý giá trị những ý kiến phản đối,…
Thống nhất thương vụ,
ký kết hợp đồng
Nhân viên bán hàng đưa ra những tác nhân đặc
biệt để kích thích người mua kết thúc thương vụ. Đặc biệt
là luôn sử dụng những câu hỏi mở => làm khách hàng
khó từ chối hơn.

22
Chăm sóc khách hàng Để đảm bảo chắc chắn khách hàng sẽ hài lòng và
tiếp tục quan hệ làm ăn, ngay sau khi kết thúc thương vụ
nhân viên bán hàng cần hoàn tất mọi chi tiết cần thiết về
thời gian giao hàng, điều kiện mua hàng, có kế hoạch giữ
khách để đảm bảo chắc chắn không bỏ quên hay để mất
khách hàng. Sử dụng dịch vụ bằng cách thăm hỏi qua
điện thoại, lấy ý kiến về sản phẩm dịch vụ, tặng quà ngày
lễ
1.3. Ứng dụng bảng tính Microsoft Excel
Excel là một chương trình bảng tính điện tử chạy trong môi trường Windows,
được dùng rất phổ biến trong công tác văn phòng, trong quản lý nói chung và quảnlý
kinh tế nói riêng. Có nhiều phiên bản khác nhau của Excel tương ứng với các phiên bản
của bộ phần mềm văn phòng Office. Các phiên bản Excel càng cao thì càng được bổ
sung thêm các đặc tính mới mà các phiên bản trước không có. Tuy nhiên dù sử dụng
phiên bản nào của Excel thì đều có thể thực hiện được những chức năng cơ bản sau
đây:
- Tổ chức dữ liệu ở dạng bảng tính: cho phép tạo, hiệu chỉnh, định dạng, in
và lưu giữ bảng tính cùng khả năng tạo, in biểu đồ từ các dữ liệu có trong
bảng tính.
- Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu: có thể sắp xếp bảng tính dữ liệu theo
nhiều tiêu thức khác nhau, theo một trình tự ưu tiên định trước. Khả
năng tạo nhóm và tiếnhành tính toán, tổng hợp theo nhóm cũng rất đa
dạng.
- Đặt lọc, kết xuất dữ liệu:có thể tiến hành tìm kiếm và đặt lọc dữ liệu theo
nhiều tiêu chuẩn khác nhau, nhằm kết xuất từ bảng tính những thông tin
có ích cho quá trình quản trị.

23
- Biểu diễn dữ liệu ở dạng biểu đồ: Excel cung cấp khả năng tạo biểu đồ và
hìnhảnh với nhiều kiểu biểu đồ khác nhau từ hai chiều đến ba chiều,
nhằm làm tăng tính trực quan đối với dữ liệu. Có nhiều loại biểu đồ cao
cấp được dùng trong kinh doanh và khoa học.
- Phân tích dữ liệu và tiến hành dự báo: có nhiều công cụ phân tích cho
phép người dùng, trên cơ sở các dữ liệu lưu trong bảng tính, tiến hành
các phân tích thống kê nhằm lượng hoá các xu thế, các quan hệ giữa các
yếu tố kinh tế và trên cơ sở đó cho phép tiến hành các dự báo.
- Tính toán các hàm: Excel cung cấp sẵn rất nhiều hàm mẫu, gọi là hàm
bảng tính,thuộc nhiều phạm trù khác nhau: thống kê, ngày tháng và thời
gian, toán học, cơ sở dữ liệu và tài chính.
- Quản trị cơ sở dữ liệu : Excel cho phép xây dựng, cập nhật và truy xuất
thông tin từ cơ sở dữ liệu như một hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
1.3.1. Quản lý bán hàng bằng Microsof Excel
Quản lý bán hàng bằng Excel là phần không thể thiếu trong các doanh nghiệp,
công ty, cửa tiệm .
Quản lý bán hàng bằng Excel là việc sử dụng excel vào trong việc quản lý các
nghiệp vụ bán hàng như thiết lập báo giá, đơn hàng bán, hợp đồng bán, thống kê doanh
số.
Lợi ích của việc quản lý bán hàng bằng Excel
Quản lý bán hàng bằng Excel là bước tối giản hóa các thao tác máy móc trong
quản lý hàng hóa. Từ khi ra đời excel luôn chứng tỏ mình là một trong các công cụ
tiên tiến ddể giúp các chủ doanh nghiêp, cửa hàng không mất nhiều thời gian, công sức
trong việc ghi chép sổ sách thủ công như trước đây.
Quản lý bán hàng bằng excel là cách thực hiện các thao tác quản lý đối với hàng
tồn – xuất và nhập kho, mỗi thao tác đều đem lại hiệu quả và lợi ích khác nhau. Chủ

24
doanh nghiêp sẽ biết chính xác lượng hàng mà mình nên hạn chế nhập, đồng thời biết
được số lượng hàng hóa mà công ty đang thiếu nếu làm tốt công tác quản lý tồn kho
trên excel. Tương tự như vậy, excel giúp các công ty, doanh nghiệp quản lý và thống
kê được tổng số hàng được giao đi và tổng số hàng nhập về một cách nhanh chóng.
Các chủ doanh nghiệp, công ty có thể kiểm tra bất kì lúc nào để biết được tốc độ buôn
bán của công ty.
Quản lý bán hàng bằng Excel giúp điều chỉnh hàng hóa và chống thất thoát
trong kinh doanh khi đảm bảo tính chính xác rất cao lên đến trên 90%.
Bên cạnh đó việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng excel có những ưu
và nhược điểm riêng, chúng ta cùng tìm hiểu theo những đánh giá sau đây :
Ưu điểm của phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel:
- Đơn giản, dễ sử dụng
- Chi phí thấp
- Tính đại trà cao, có thể tải và dùng miễn phí
- Có thể chủ động thêm bớt trường dữ liệu, tự tạo báo cáo theo yêu cầu
- Thích hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, quản lý bán hàng đơn giản
Nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng bằng excel:
- Dữ liệu không được đảm bảo an toàn và bảo mật: Khi quản lý việc bán
hàng bằng phần mềm Excel, tất cả các thông tin về hoạt động kinh doanh
của doanh nghiệp chỉ được lưu trong 1 tập tin duy nhất. Khi tập tin này bị
lỗi, bị mất do vô ý hay nhiễm virus sẽ làm ảnh hưởng đến các dữ liệu
quan trọng
- Quy trình xuất hàng bán, điều chuyển hàng nội bộ phức tạp và cồng
kềnh hơn. Khi file Excel có dung lượng quá lớn sẽ làm chậm tốc độ của
máy tính, ảnh hưởng đến tiến độ công việc

25
- Thường chỉ có các tính năng cơ bản như quản lý hàng hóa, khách hàng,
nhập xuất kho, thu chi, hàng tồn kho… và người quản dùng cũng phải
mất nhiều thời gian để lập thống kê, báo cáo chi tiết
- Thường chỉ tiện cho việc ghi chép còn việc báo cáo thì người dùng phải
tốn nhiều công sức, thời gian. Do đó, nhà quản lý cũng gặp khá nhiều
khó khăn trong việc kiểm tra hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp
- Chỉ cho phép một người làm việc trên 1 tập tin, gây lãng phí nhân sự và
thời gian làm việc
- Ngoài ra, các hàm, các công thức trên excel khá phức tạp, người dùng
phải thực sự hiểu biết về excel mới có thể sử dụng tốt, hiệu quả
- Không những vậy, excel không thể giúp lập hóa đơn và hạn chế liên kết
với các thiết bị bán hàng…
- Dữ liệu bán hàng được lưu trữ rời rạc trên các file Excel không đảm bảo
tính an toàn và logic để phục vụ cho việc tập hợp báo cáo tổng hợp và
tham chiếu ràng buộc dữ liệu
- Việc liên kết số liệu các nghiệp vụ để tập hợp báo cáo tức thời chưa thực
hiện được, muốn làm thì mất rất nhiều thời gian (Báo cáo bán hàng, báo
cáo thống kê doanh số theo nhiều chỉ tiêu như theo nhóm hàng, mặt
hàng, theo nhân viên kinh doanh, báo cáo công nợ đến hạn, ..)
- Với những doanh nghiệp lớn, khi nghiệp vụ bán hàng phức tạp, số lượng
mặt hàng nhiều, số lượng khách hàng cũng rất nhiều thì sử dụng phần
mềm excel thì rất khó đáp ứng, thông tin dữ liệu khó theo dõi, thiếu
logics và rời rạc. Và việc liên kết số liệu các nghiệp vụ để tập hợp báo
cáo tức thời chưa thực hiện được, muốn làm thì mất rất nhiều thời gian và
công sức, hơn nữa lại không đảm bảo độ chính xác tuyệt đối.

26
1.3.2. Một số dạng dữ liệu trong Excel
General - Dữ liệu tổng quát: Kiểu này do Excel tự động nhận dạng
Number - Dữ liệu số: Dữ liệu kiểu số tự động căn thẳng bên phải ô. Theo ngầm
định, kiểu số sử dụng dấu chấm (.) để ngăn cách phần thập phân và phần nguyên.
Currency - Dữ liệu kiểu tiền tệ: Dữ liệu kiểu tiền tệ tự động căn thẳng bênphải ô
Accounting - Dữ liệu kiểu kế toán: Dữ liệu kiểu kế toán tự động căn thẳng bên
phải ô. Dữ liệu kiểu kế toán cũng biểu diễn các đơn vị tiền tệ tương tự như dữ
liệu kiểu currency, tuy nhiên không có cách biểu diễn số âm.
Date - Kiểu ngày tháng: Dữ liệu kiểu ngày tháng tự động căn thẳng bên phải ô.
Kiểu ngày tháng có thể thực hiện với các phép tính số học. Theo ngầm định, kiểu ngày
tháng nhập vào Excel theo dạng MM/DD/YY.
Time - Kiểu thời gian: Kiểu thời gian tự động căn thẳng bê phải ô. Biểu diễn
thời gian trong Excel có dạng HH:MM:SS. (HH: Chỉ giờ. MM: Chỉ phút SS: Chỉ
giây)
- Percentage - Kiều phần trăm: Kiểu phần trăm tự động căn thẳng bên phải ô.
Kiểu phần trăm đổi một số sang dạng phần trăm bằng cách nhân với 100 và
thêm dấu% vào sau số đó.
Fraction - Kiểu phân số: Kiểu phân số tự động căn thẳng bên phải ô. Kiểu phân
số biểu diễn các số ở dạng phân số. Kiểu hiển thị được chọn trong mục Type.
Text - Kiểu ký tự: Kiểu ký tự là sự pha trộn của các chữ cái các chữ số và các ký
tự đặc biệt. Dữ liệu kiểu ký tự tự động căn trái. Sử dụng dữ liệu kiểu ký tự trong hàm
hoặc trong các phép toán phải được bao giữa cặp dấu nháy kép (“”). Lưu ý: Cặp dấu
nháy kép khác 2 cặp dấu nháy đơn (‘’).
Scientific - Kiểu rút gọn: Áp dụng cho kiểu số. Khi biểu diễn các số quá lớn
hoặc quá nhỏ, Excel đưa về dạng rút gọn để tiết kiệm không gian.

27
Special - Kiểu đặc biệt: Kiểu này dùng để biểu diễn các dạng đặc biệt như mã số
bưu điện, số điện thoại kiểu Mỹ…
Custom - Kiểu do người dùng định nghĩa: Với kiểu này người dùng có thể định
nghĩa cách hiển thị các dạng dữ liệu theo ý muốn.
1.3.3. Một số hàm trong Excel
Hàm dùng để tính toán và trả về một giá trị, trong ô chứa hàm sẽ trả về một giá
trị, một chuỗi ký tự hoặc một thông báo lỗi, … Excel có một tập hợp các hàm rất
phong phú và được phân loại theo từng nhóm phục vụ cho việc tính toán trên nhiều
kiểu dữ liệu và nhiều mục đích khác nhau.
Cú pháp chung: = TÊN HÀM ([Danh sách đối số])
 Hàm Vlookup
Hàm Vlookup: Được biết tới là hàm tìm kiếm giá trị và trả về phương thức
hàng dọc có thể nói VLOOKUP trong Excel là hàm khá thông dụng và tiện lợi với
những người hay sử dụng Excel để thống kê, dò tìm dữ liệu theo cột chính xác.
Cú pháp hàm:
VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])
Trong Đó:
lookup_value: Giá trị dùng để dò tìm
table_array: Bảng giá trị dò, để ở dạng địa chỉ Tuyệt đối (có dấu $ phía trước
bằng cách nhấn F4)
col_index_num: Thứ tự của cột cần lấy dữ liệu trên bảng giá trị dò.
range_lookup: Phạm vi tìm kiếm, TRUE tương đương với 1 (dò tìm tương đối),
FALSE tương đương với 0 (dò tìm tuyệt đối).
 Hàm sumif

28
Hàm SUMIF là hàm tính tổng có điều kiện, được dùng khi chúng ta cần tính
tổng một vùng nào đó trong bảng tính theo điều kiện cho trước. Bài viết dưới đây sẽ
giúp các bạn nắm rõ cú pháp và cách sử dụng hàm SUMIF trong Excel.
Cú Pháp: SUMIF(range, criteria,sum_range)
Trong đó:
Range: Là vùng được chọn có chứa các ô điều kiện.
Criteria: Là điều kiện để thực hiện hàm này.
Sum_range: Vùng cần tính tổng.

29
Chương 2.
KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ
BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BLUESOFTS
2.1. Khảo sát hệ thống quản lý bán hàng tại côngty
2.1.1. Giới thiệu về Công ty cổ phần Bluesofts.
Tên công ty: Công ty cổ phần Bluesofts, Hà Nội
Địa chỉ: Hàm Nghi, Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội
SĐT: 024 3791 7200
Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển của khoa học kĩ thuật, việc
ứng dụng những thành tựu công nghệ mới vào thực tiễn sản xuất diễn ra mạnh mẽ và
có những bước đột phá. Đối với công nghệ sản xuất kỹ thuật cơ khí là lĩnh vực đòi hỏi
mức độ chính xác và an toàn cao, giải pháp tự động hoá có thể coi là tất yếu trong việc
giải quyết những yêu cầu công nghệ cũng như đảm bảo sự an toàn và vận hành liên tục
của nhà máy. Trước thực tiễn đó, Công ty cổ phần Bluesofts đã chú trọng đầu tư công
nghệ, nhằm nâng cao năng lực sản xuất.
Được thành lập từ những năm 2008, quá trình sản xuất được kiểm soát bằng hệ
thống điều khiển được tự động hóa hoàn toàn từ phòng điều khiển trung tâm. Đây là
một nhà máy có công nghệ sản xuất tiên tiến nhất hiện nay, các hệ thống kiểm tra, đo
lường, điều chỉnh và điều khiển tự động hiện đại phù hợp với đặc điểm, chất lượng
vùng nguyên liệu, nhiên liệu thực tế của Nhà máy, có thiết bị phân tích X-Ray nhập từ
Anh Quốc và nhiều thiết bị nhập từ Nhật Bản và các nước Châu âu.
Nêu các sản phẩm chính của công ty???
Doanh nghiệp này sản xuất sản phẩm để bán hay nhập sản phẩm hoàn thành
(hàng hóa) về bán??? Cần phải thống nhất với nội dung phân tích và thiết kế bên dưới.

30
Sản phẩm cáp điện của công ty hiệnnay đã được người tiêu dùng tin tưởng sử
dụng từ đó đã khẳng định được thương hiệu của mình, do duy trì tốt và ổn định chất
lượng sản phẩmcủa Công ty để sử dụng vào các công trình cao tầng và các công trình
có quy mô lớn.
Ông Nguyễn Duy Tuân - Giám đốc Công ty cho biết: Bên cạnh những yếu tố
quyết định như công nghệ hiện đại, đội ngũ CBCNV lành nghề, Công ty đã tập trung
thực hiện hàng loạt biện pháp như: Thực hiện tốt công tác quản lý, bảo dưỡng và sửa
chữa thiết bị, giữ chất lượng sản phẩm ổn định. Bên cạnh đó, Công ty giảm tối đa các
định mức tiêu hao vật tư, nguyên liệu, điện; Giám sát chặt chẽ việc thực hiện các quy
trình công nghệ, quy trình vận hành, các quy chế quản lý, duy trì và quản lý có hiệu
quả hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Nhờ vậy mà năm
2014, Công ty cổ phần Bluesofts sản xuất và tiêu thụ đã hoàn thành vượt kế hoạch cấp
trên giao.
Bên cạnh việc chú trọng tới hiệu quả sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, công tác an
toàn và chăm lo đến mức cao nhất đời sống người lao động cũng được Công ty quan
tâm đặc biệt để giữ chân người lao động. Ngoài các giải pháp như chăm lo đời sống
hàng ngày, Công ty còn chủ động quan tâm, cùng bàn bạc, ổn định cuộc sống lâu dài
cho người lao động nhất là đối với gia đình, con cái họ. Mới đây, Công ty đã có sáng
kiến mua bảo hiểm nhân thọ cho cán bộ công nhân viên tiêu biểu.
Đây là một giải pháp rất ý nghĩa, được nhiều người lao động phấn khởi và
hưởng ứng tích cực. Người lao động vui vì được lãnh đạo cùng vào cuộc lo cho cuộc
sống lâu dài của mình. Qua đó mà các phong trào của công ty phát động được cán bộ
công nhân viên ủng hộ nhiệt tình: thi đua lao động giỏi, nâng cao chất lượng sản phẩm,
phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật được liên tục phát động. Nhằm tăng cường công
tác đầu tư cũng như nâng cao chất lượng sản phẩm, Giám đốc Danh còn cho biết, trong
thời gian tới Công ty sẽ tập trung nghiên cứu áp dụng các công nghệ mới giảm tiêu hao
năng lượng, đảm bảo môi trường. Thiết nghĩ, việc đầu tư đổi mới công nghệ nâng cao
năng lực sản xuất không phải là chuyện ngày một, ngày hai, nhưng với những gì mà

31
Công ty cổ phần Bluesofts đã đạt được, cho thấy một sự nỗ lực, đồng thuận cũng như
luôn hướng tới một nền công nghệ và chất lượng sản phẩm để khẳng định thương
hiệu.

32
Phòng kinh
doanh
Phòng kế toán Phòng nhân sự Phòng KCS Phòng
marketting
Giám đốc
Phân xưởng gia công Phân xưởng thành phẩm
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Đứng đầu công ty là giám đốc, giám đốc là người chịu trách nhiệm pháp lý về
công ty trước pháp luật. Giám đốc là người đứng đầu công ty và có quyền lực lơn nhất
công ty. Mọi việc trong công ty đều phải theo sự chỉ đạo của giám đốc và được sự
đồng ý của giám đốc thì những việc đó mới được thực hiện.
Dưới giám đốc là các phòng ban nghiệp vụ. Trong công ty có các phòng như
phòng kế toán, nhân sự, kỹ thuật, kinh doanh, marketting.
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ quan hệ với khách hàng, chăm sóc khách hàng.
Lập kế hoạch sản xuất và xuất hàng đi bán. Nhắc nhở khách hàng trong việc quá hạn
thanh toán mà chưa thanh toán tiền hàng với công ty.
Phòng kế toán làm nhiệm vụ quản lý các khoản thu chi trong công ty. Thực hiện
công tác kế toán các khoản thu chi. Tính và trả lương cho người lao động. Kiểm kê
máy móc thiết bị và trích khấu hao cho tài sản cố định theo phương pháp số dư giảm
dần.

33
Phòng nhân sự có nhiệm vụ tuyển dụng và bố trí nhân sự trong công ty. Phân
bổ nhân sự theo đúng trình độ chuyên môn và năng lực theo sự chỉ đạo của giám đốc.
Phòng KCS (kiểm tra chất lượng sản phẩm) là nhiệm vụ nghiên cứu và kiểm tra
chất lượng sản phẩm.
Phòng marketting: có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, giá cả và thu cầu của
khách hàng để từ đó đưa ra chiến lược 4 P giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh
một cách tốt nhất.
Dưới quyền các trưởng phòng là nhân viên: những người thực hiện trực tiếp các
công việc theo sự chỉ đạo của trưởng phòng.
Ưu điểm của kiểu cơ cấu: là thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo,
giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn, đồng thời giảm bớt gánh
nặngvề quản trị cho người lãnh đạo cấp cao. Lắng nghe đầy đủ ý kiến của các ngành
chức năng. Có lợi cho đào tạo cán bộ quản lý toàndiện.
 Nhược điểm của cơ cấu:
- Bộ máy quản lý lớn, cồng kềnh
- Người lãnh đạo doanh nghiệp phải phối hợp hoạt động của những người lãnh
đạo chức năng, nhưng do khối lượng công tác quản trị lớn, người lãnh đạo
doanh nghiệp khó có thể phối hợp được tất cả các mệnh lệnh của họ, dẫn đến
tình trạng người thừa hành trong một lúc có thể phải nhận nhiều mệnh lệnh,
thậm chí các mệnh lệnh lại trái ngược nhau.
- Trong cơ cấu này mệnh lệnh được truyền từ trên xuống vì vậy yêu cầu cấp
dưới tuân thủ mệnh lệnh cấp trên nghiêm ngặt, nếu tính hệ thống thấp thì mô
hình sẽ không hiệu quả. Thời gian mệnh lệnh đi xuống và phản hồi của cấp
dưới đến cấp trên sẽ lâu, vì vậy trong những trường hợp phải ra quyết định
gấp thì tính kịp thời của mệnh lệnh là thấp, phản ứng chậm với thay đổi của
môi trường.

34
- Quyền lực tập trung vào quản lý cao nhất, quyền hạn ở cấp cơ sở ít, khó khăn
cho cấp dưới khi muốn ra quyết định.
- Mô hình này coi trọng tính tuân thủ mệnh lệnh vì vậy tính sáng tạo của nhân
viên sẽ bị hạn chế.
- Mỗi phòng ban chú trọng phát triển kế hoạch của mình nên dễ dẫn đến việc
thiếu sự phối hợp, rời rạc giữa các phòng ban, dẫn đến việc quản lý cấp cao
sẽ khó quản lý, phối hợp.
 Khắc phục:
- Nên có bộ phận thu nhận và giải quyết những phản hồi của nhân viên ở cửa
hàng để kịp thời điều chỉnh các chính sách liên quan đến bán hàng, marketing
hay khách hàng.....
- Phân chia công việc, trách nhiệm quyền lực rõ ràng cho từng cấp bộ phận cá
nhân.
- Tăng cường việc kiểm tra việc thực hiện quyết định của lãnh đạo cấp trên.
2.1.2. Thực trạng quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần Bluesofts
Công ty sử dụng hai hình thức bán hàng chính là bán buôn và bán lẻ. Nhưng
hiện tại bán buôn được áp dụng chủ yếu, doanh thu bán buôn chiểm khoảng 70% tổng
doanh thu bán hàng, còn lại là doanh thu bán lẻ. Trong bán lẻ vẫn sử dụng phương
thức truyền thống cổ điển, đề cao vai trò của người bán.
Qua khảo sát thực tế công ty đã thực hiện tốt ba yếu tố: mặt hàng bán lẻ, giá
bán và phương thức thanh toán. Còn trong phân phối bán buôn công ty đã thực hiện
tốt: mặt hàng bán buôn, giá bán buôn và chiết giá, kênh phân phối bán buôn, chi phí
vận chuyển giao hàng.
Về xúc tiến thương mại, ngân sách công ty dành cho tuyên truyền quảng cáo,
tiếp thị là không đáng kể. Đây cũng là một trong những lý do làm cho công ty chưa tạo
được hình ảnh ấn tượng trong tâm trí người tiêu dùng.

35
2.1.3. Vai trò và tầm quan trọng trong công tác bán hàng của công ty
Bán hàng giúp cho công ty kết thúc một vòng luân chuyển đồng vốn trong hoạt
động sản xuất kinh doanh: T – H – H’ – T’
Trong công thức trên, hoạt động bán hàng giúp cho công ty chuyển hoá vốn
dưới dạng các sản phẩm hàng hoá do công ty sản xuất ra(H’ ) thành tiền mật và các
dạng tiền khác của tiền(H).
Bán hàng giúp cho công ty tạo ra doanh thu đối với sản phẩm của mình. Đồng
thời công ty cũng tạo ra được lợi nhuận từ khoản doanh thu đó, công ty càng thu được
nhiều lợi nhuận thì nguồn vốn của doanh nghiệp không ngừng tăng lên, khả năng mở
rộng của công ty cả về chiều rộng lẫn chiều sâu ngày càng tăng, công ty không những
đứng vững mà còn phát triển mạnh trên thị trường.
Bán hàng tiêu thụ sản phẩm khẳng định được vị thế và uy tín của công ty đối
với đông đảo người tiêu dùng thông qua những sản phẩm được đưa vào thị trường,
nhằm đáp ứng một nhu cầu nào đó của người tiêu dùng.
Bán hàng giúp cho công ty tiêu thụ được hàng hoá trong quá trình sản xuất,
trong sản xuất công ty luôn luôn gặp mâu thuẫn giữa chất lượng mẫu mã sản phẩm với
giá thành sản phẩm . Khi sản phẩm được tiêu thụ có nghĩa là thị trường đã chấp nhận
mối tương quan chất lượng mẫu mã và giá cả, khi đó mâu thuẫn sẽ được giải quyết.
2.1.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến sự hoạt động của công ty
Như ta đã biết để có theẻ đưa một sản phẩm vào thị trường, các công ty, doanh
nghiệp không chỉ mua hàng hoá rồi bán ngay chính hàng hoá đó để kiếm lợi như các
doanh nghiệp thương mại thuần tuý, mà các công ty mua những hàng hoá, chế tạo
chúng sản xuất ra một sản phẩm khác. Như vậy hoạt động tiêu thụ của doanh nghiệp
không chỉ chịu ảnh hưởng của quá trình sản xuất của chính công ty.
 Yếu tố thị trường

36
Có thể nói rằng đây là yếu tố ảnh hưởng lớn đến quá trình bán sản phẩm của
các doanh nghiệp. Việc tìm hiểu chính xác nhu cầu thị trường sẽ xác định nhu cầu thị
trường cần khối lượng là bao nhiêu, chất lượng như thế nào. Đâu là thị trường và
khách hàng của công ty. Từ nhu cầu về hàng hoá đã xác định ở hoạt động này các công
ty, doanh nghiệp lên kế hoạch sản xuất, do các sản phẩm sản xuất xuất phát từ nhu cầu
thực tế của thị trường nên việc tiêu thụ sản phẩm cũng tương đối dễ dàng, để tìm hiểu
được chính xác nhu cầu của thị trường công ty cần tìm hiểu những vấn đề sau:
+ Thu nhập của người mua hàng
+ Số tiền mà người mua hàng sẵn sàng trả cho sản phẩm
+ Văn hoá người tiêu dùng
 Yếu tố đầu vào
Vốn: Vốn là điều lệ và vốn tự có của công ty, doanh nghiệp, liệu số vốn của
công ty có trong tay có đủ để sử dụng khi cần không, để không phải nói rằng “ Cái khó
bó cái khôn”. Thường thì vốn chính là cái “cần câu” để người câu kiếm sống nhất là
đối với hoàn cảnh hiện nay của nước ta – Nền kinh tế thị trường cạnh tranh hoàn hảo,
có vô số kẻ mua người bán, có thể nói rằng “ Mật ít, ruồi nhiều”, nên số vốn cũng cần
thiết cho công ty, doanh nghiệp.
Lao động và chất lượng lao động: Lao động trong một doanh nghiệp bao gồm cả
lao động quản lý và lao động giản đơn. Điều này thể hiện rõ trong cơ cấu của bộ máy
lao động của công ty, việc tổ chức sắp xếp cơ cấu quản lý là yếu tố trụ cột cho sự
truyền tải công việc trong doang nghiệp.
Bộ phận quản lý lao động mà linh hoạt, sáng tạo và đầy đủ tài năng sẽ chỉ huy
hướng dẫn, lãnh đạo đội ngũ lao động giản đơn một cách nhanh chóng, kịp thời, tiết
kiệm và hiệu quả. Như vậy rất có ưu thế trong cạnh tranh.
 Yếu tố đầu ra

37
Trong cơ chế thị trường, để tồn tại và phát triển các công ty, doanh nghiệp cần
phải có khả năng thích ứng với những diễn biến phức tạp của thị trường và luôn phải
đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường.
Nền kinh tế thị trường đồng nghĩa với rất nhiều các công ty, doanh nghiệp cùng
tồn tại, ở đó các công ty đều muốn phát triển và mở rộng thị trường, để làm được điều
này đòi hỏi các công ty, doanh nghiệp phải làm tốt công tác thị trường.
Nghiên cứu thị trường là quá trình phân tích thị trường về mặt lượng và mặt
chất cụ thể là đi sâu nghiên cứu các vấn đề sau:
+ Xem thị trường cần gì?
+ Với số lượng bao nhiêu?
+ Thời gian cần là lúc nào?
+ Giá có thể chấp nhận là bao nhiêu?
+ Người có thể cung ứng và khả năng của họ?
Đó là những thông tin quan trọng để đưa ra quyết định quan trọng trong kinh
doanh thương mại.
+ Xác định cơ cấu hàng hoá mà công ty sẽ kinh doanh.
+ Tổ chức mua các yếu tố nhằm đảm bảo yêu cầu tiêu thụ.
+ Tổ chức công tác bán hàng
Về việc nghiên cứu thị trường chính là việc nghiên cứu các cơ hội kinh doanh
để đưa ra quyết định kinh doanh hợp lý, tuỳ thuộc vào kết quả nghiên cứu thị trường
quyết định kinh doanh có thể là:
+ Giữ vững ở mức độ duy trì sản lượng sản xuất và bán hàng.
+ Giữ vững ở mức độ tăng cường lượng sản xuất và bán hàng.
+ Xâm nhập vào lĩnh vực sản phẩm thị trường mới.
+ Rời bỏ thị trường hiện tại.

38
Những quyết định quan trọng này chỉ có thể đảm bảo tính chính xác khi công
tác nghiên cứu thị trường một cách chu đáo. Nghiên cứu thị trường tiêu thụ được coi là
tiền đề của công tác kế hoạch hoá hoạt động sản xuất kinh doanh. Nó xác định đúng
đắn mục tiêu phát triển của công ty.
 Một số nguyên nhân làm cho hàng hoá không bán được
 Nguyên nhân khách quan:
+ Môi trường thể chế chính trị: Đây là nhân tố ảnh hưởng đến hầu hết các
doanh nghiệp, môi trường thể chế chính trị là nên tảng trong hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp nói chung và hoạt động bán hàng nói riêng. Nếu thể chế chính
trị không ổn định thì việc sản xuất lưu thông hàng hoá sẽ gặp rất nhiều khó khăn và
nhiều rủi ro.
+ Sự khủng hoảng kinh tế: Các cuộc khủng hoảng kinh tế cũng là mốt nguyên
nhân cản trở đến việc bán hàng.
+ Nền văn hoá: Mỗi nước, mỗi dân tộc đều có những phong tục tập quán riêng
khác nhau vì vậy yếu tố này ảnh hưởng rất lớn đến công tác bán hàng của các doanh
nghiệp.
+ Các chính sách quản lý của nhà nước: Ảnh hưởng trực tiếp tới các hoạt động
ban hàng của doanh nghiệp không chỉ với những giao dịch trong nước mà còn trong
thương mại quốc tế.
+ Sở thích và thị hiếu người tiêu dùng: Doanh nghiếp rất khó đánh giá nhận xét
được đúng sở thích và thị hiếu của người tiêu dùng bởi lẽ nó luồn thay đổi nên nhu cầu
vè hàng hoá của họ cũng thay đổi.
+ Cạnh tranh không lành mạnh: Sự xuất hiện của những hàng giả, hàng nhái,
hàng kém chất lượng làm mất đi uy tín của sản phẩm cũng như của doanh nghiệp.
Nguyên nhân chủ quan:

39
+ Trình độ năng lực của người quản lý: Ảnh hưởng rất lớn bởi lẽ người quản lý
là người ra quyết định và những người quyết định đó không chính xác sẽ ảnh hưởng
đến toàn bộ doanh nghiệp.
+ Chất lượng của sản phẩm, hàng hoá: Nền kinh tế thị trường luôn đòi hỏi hàng
hoá có chất lượng đảm bảo bởi lẽ hàng hoá kém chát lượng sẽ không thể cạnh tranh
được trên thị trường.
+ Giá cả hàng hoá: Là nhân tố ảnh hưởng tới quyết định mua của người tiêu
dùng thông thường những hàng hoá có giá cao sẽ có ít người mua.
+ Uy tín của doanh nghiệp: Uy tín của doanh nghiệp không cao sẽ làm cho uy
tín của sản phẩm hàng hoá cũng không cao.
+ Đối thủ cạnh tranh: Sự xuấ hiện của đối thử cạnh tranh làm cho người tiêu
dùng có nhiều sự lựa chọn để mua hàng vì vậy doanh nghiệp có thể mất vị thế.
Nếu em phân tích được những khó khăn đặc trưng riêng của doanh nghiệp thì
đưa vào, còn chung chung như đã trình bày thì bỏ.
2.2. Phân tích và thiết kế hệ thống
2.2.1. Sơ đồ phân cấp chức năng

40
QUẢN LÝ BÁN HÀNG
DANH MỤC XỬ LÝ NGHIỆP VỤ BÁO CÁO
NHÂN VIÊN
HÀNG HÓA
NHÀ CUNG CẤP
KHÁCH HÀNG
KHO
PHIẾU NHẬP KHO
PHIẾU XUẤT KHO
BẢNG KÊ NHẬP -
XUẤT KHO
BẢNG KÊ XUẤT
KHO
BẢNG KÊ NHẬP
KHO
THẺ KHO
B/C TỔNG HỢP
XUẤT NHẬP TỒN
B/C TỔNG HỢP
DOANH SỐ
BÁN HÀNG THEO
NHÂN VIÊN
B/C TỔNG HỢP
DOANH SỐ
BÁN HÀNG
THEO KHÁCH
HÁNG
B/C TỔNG HỢP
KẾT QUẢ BÁN
HÀNG
B/C CHI TIẾT KẾT
QUẢ BÁN HÀNG
Hình 2.2: Sơ đồ phân cấp chức năng
 Mô tả sơ đồ phân cấp chức năng
Phòng kinh doanh của công ty có chức năng quản lý tất cả các các hoạt động
bán hàng tại công ty. Phòng có chức năng quản lý tất cả các giao dịch với khách hàng.
Mỗi khách hàng có thể đặt đơn đặt hàng bằng nhiều hình thức khác nhau: gọi điện, gửi
email, đơn đặt hàng… Và mỗi khách hàng có thể đặt một hoặc nhiều đơn đặt hàng.

41
Nếu một đơn đặt hàng sau khi kiểm tra hợp lệ và được chấp nhận thì một nhân viên
trong bộ phận quản lý bán hàng sẽ lập hoá đơn bán hàng với các nội dung được yêu
cầu như trên đơn đặt hàng. Mỗi một đơn hàng có thể ghi nhiều thiết bị, và mỗi thiết bị
có thể có trong nhiều phiếu xuất kho( hóa đơn).
Ngoài chịu trách nhiệm về việc xuất bán thiết bị bộ phận quản lý bán hàng còn
chịu trách nhiệm quản lý về việc nhập hàng từ nhà cung cấp khi có yêu cầu của bộ
phận kho. Quản lý thông tin về các lần nhập xuất kho thiết bị hàng hoá để nắm bắt
được thông tin hàng hoá khi có yêu cầu của khách hàng. Ngoài ra còn quản lý số lượng
tồn kho của mỗi loại thiết bị ở từng thời điểm.
 Mô tả nghiệp vụ quản lý bán hàng của công ty
 Quản lý đặt hàng
Bộ phận kinh doanh sẽ nhận báo cáo từ thủ kho để xem tình trạng vật tư trong
kho.
Trong quá trình bán hàng, nhân viên bán hàng sẽ thống kê lại các nguyên vật
liệu đã sử dụng hết sau đó lập phiếu đề nghị mua và ghi rõ nguyên vật liệu cần cung
caoá. Phiếu được chuyển đến cho bộ phận kinh doanh để xem xét và đặt hàng.
Nhân viên đặt hàng sẽ lập đơn hàng và đặt hàng với nhà cung cấp nguyên vật
liệu qua các phiếu nhập.
Bộ phận kế toán sẽ dựa trên những phiếu nhập đó để thanh toán cho nhà cung
cấp.
 Quản lý bán hàng
Khách hàng tham khảo các sản phẩm của công ty, chọn được sản phẩm theo yêu
cầu , hỏi nhân viên bán hàng về thông tin sản phẩm đó và giá cả.
Sau khi chấp nhận giá cả, nếu khách hàng đồng ý mua thì nhân viên bán hàng sẽ
tiến hành thiết lập hóa đơn bán hàng và thanh toán.

42
Trường hợp khách hàng mua với số lượng lớn thì khách hàng sẽ được giảm giá
theo từng loại sản phẩm .
 Quản lý hàng hóa
Hàng hóa sau khi được chuyển vào kho sẽ được ghi nhận , lưu trữ đầy đủ các
thông tin: Loại hàng hóa, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, mô tả cụ thể,… và quy định
mã hàng hóa.
Việc định giá hàng hóa sẽ do giám đốc và bộ phận kế toán đảm nhiệm
 Quản lý nhân viên
Phòng nhân sự sẽ có trách nhiệm quản lý các thông tin cá nhân của nhân viên
trong công ty: Họ tên, địa chỉ, số CMND, điện thoại,… và các thông tin về chức vụ,
bằng cấp, …
 Quản lý xuất, nhập hàng
Việc nhập xuất hàng hóa phải được sự đồng ý của giám đốc công ty
Sản phẩm mua về sẽ được nhập vào kho
Thủ kho sẽ kiểm tra sản phẩm của nhà cung cấp và trong trường hợp giao vật tư
không đúng yêu cầu đặt hàng hay kém chất lượng thì thủ kho sẽ trả lại nhà cung cấp và
yêu cầu giao lại mặt hàng bị trả lại đó
Xuất hàng theo yêu cầu của hóa đơn bán hàng.
Xuất hàng để thanh lý vì bị hư hỏng nặng.
2.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
Là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất. ( mức 0)
- Cả hệ thống như một chức năng duy nhất
- Các tác nhân ngoài và các luồng dữ liệu vào ra từ các tác nhân ngoài đến
hệ thống được xác định
.

43
Hình 2.3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
2.2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1)
BLD mức đỉnh (nhiều chức năng) được phân rã từ BLD mức ngữ cảnh với các
chức năng phân rã tương ứng mức 2 của biểu đồ phân cấp chức năng.
Các nguyên tắc phân rã:
- Các luồng dữ liệu được bảo toàn
- Các tác nhân ngoài bảo toàn
- Có thể xuất hiện các kho dữ liệu
- Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại nếu cần thiết.

44
Hình 2.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Danh mục nhân viên như trong Sơ đồ phân cấp chức năng sao lại không có ở đây???
2.2.4. Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống quản lý bán hàng

45
* Sơ đồ luồng thông tin qui trình bánhàng
Hình 2.5: Sơ đồ luồng thông tin quản lý bán hàng

46
* Sơ đồ luồng thông tin qui trình muahàng
Hình 2.6: Sơ đồ luồng thông tin mua hàng

47
2.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu
Bảng 2.1: Bảng kho hàng
Trường Kiểu dữ liệu Thuộc tính khóa
Mã kho Text Khóa chính
Tên kho Text
Bảng 2.2: Bảng nhà cung cấp
Mã nhà cung cấp Text Khóa chính
Tên nhà cung cấp Text
Địa chỉ Text
Số điện thoại Number
Bảng 2.3: Bảng nhânviên
Mã nhân viên Text Khóa chính
Tên nhân viên Text
Địa chỉ Text
Số điện thoại Number
Chức vụ Text

48
Bảng 2.4: Bảng hànghóa
Mã hàng hóa Text Khóa chính
Tên hàng hóa Text
Đơn vị tính Text
Loại hàng hóa Text
Công dụng Text
Bảng 2.5: Bảng hóa đơn nhậpNVL
Số phiếu nhập Text Khóa chính
Ngày nhập Date
Mã kho Text
Mã nhà cung cấp Text
Mã nhân viên Text
Mã hàng hóa Text
Số lượng Number
Giá bán Currency
Giảm giá Currency
Thành tiền Currency

49
Bảng 2.6: Bảng hóa đơn xuấthàng
Số phiếu xuất Text Khóa chính
Ngày xuất Date
Mã kho Text
Mã nhân viên Text
Mã hàng hóa Text
Số lượng number

50
Chương 3.
XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ BÁN HÀNG
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BLUESOFTS
3.1. Mô tả bàitoán
Bán hàng là một nghiệp vụ và là chức năng cơ bản của chương trình bán hàng
công ty. Trong đề tài này, em đã ứng dụng phần mềm Microsoft Excel để xây dựng
chương trình quản lý bán hàng.
3.1.1. Khái quát các nghiệp vụ chính yếu trong côngty
 Nghiệp vụ nhập hàng:
Khi nhập hàng hóa từ nhà cung cấp, nhân viên nhập hàng sẽ tiến hành lập phiếu
nhập và cập nhật hàng hóa vào cơ sở dữ liệu.
 Nghiệp vụ xuất hàng
Khi có yêu cầu xuất hàng, nhân viên xuất hàng sẽ kiểm tra hàng trong kho, tiến
hành lập phiếu xuất hàng và cập nhật hàng vào cơ sở dữ liệu.
 Nghiệp vụ bán hàng
Khi khách đến mua hàng và yêu cầu thanh toán, nhân viên thu ngân sẽ tính tiền
cho khách, lập hóa đơn và cập nhật vào cơ sở dữ liệu.
 Nghiệp vụ kiểm kê hàng hóa
Cuối mỗi ngày hay bất kì thời điểm nào có nhu cầu kiểm kê lại số lượng hàng
hóa trong công ty, nhân viên kiểm kê sẽ tiến hành lập phiếu kiểm kê để biết số lượng
thực tế của một mặt hàng cụ thể trong công ty.
 Nghiệp vụ báo cáo thống kê
Cuối mỗi ngày hay mỗi kì hoạt động, nhân viên tin học sẽ chịu trách nhiệm lập
báo cáo dựa trên các thông tin về hóa đơn bán hàng, phiếu nhập, phiếu xuất,…
3.1.2. Giới thiệu chương trình quản lý bán hàng mới của côngty
Chương trình quản lý bán hàng công ty được xây dựng dựa trên mô hình hoạt
động của các hệ thống quản lý hiện đang được sử dụng, nhưng có khả năng giải quyết
các vấn đề mà hệ thống cũ chưa thể đáp ứng được, đồng thời cung cấp một số chức

51
năng tiện ích nhằm giúp cho quá trình thực hiện các quy trình nghiệp vụ trở nên dễ
dàng hơn.
Chương trình quản lý bán hàng mới của công ty có các đặc điểm sau:
- Có khả năng đáp ứng đầy đủ và hỗ trợ thực hiện tốt các nghiệp vụ chính
- Cung cấp giao diện người dùng thân thiện, dễ thao tác.
- Cung cấp chức năng báo cáo thống kê theo nhiều tiêu chí khác nhau
3.1.3. Cách quản lý bán hàng bằngExcel
Quản lý bán hàng bằng excel là bước tối giản hóa các thao tác máy móc trong
quản lý hàng hóa. Từ khi ra đời excel luôn chứng tỏ mình là một trong các công cụ
tiên tiến để giúp các chủ cửa hàng, doanh nghiệp nhỏ không mất nhiều thời gian, công
sức trong việc ghi chép sổ sách như trước đây.
Quản lý bán hàng bằng excel là cách thực hiện các thao tác quản lý đối với
hàng tồn – xuất và nhập kho, mỗi thao tác quản lý đều đem lại hiệu quả và lợi ích khác
nhau. Chủ shop sẽ biết chính xác lượng hàng mà mình nên hạn chế nhập, đồng thời
biết được số lượng hàng hóa mà cửa hàng đang thiếu nếu làm tốt công tác quản lý tồn
kho trên excel. Tương tự như vậy, excel sẽ giúp bạn quản lý và thống kê được tổng số
hàng được giao đi và tổng số hàng nhập về một cách nhanh chóng. Các chủ tiệm có thể
kiểm tra bất kì lúc nào để biết được tốc độ buôn bán của cửa hàng.
Quản lý bán hàng bằng excel giúp điều chỉnh hàng và chống thất thoát trong
kinh doanh khi đảm bảo tính chính xác rất cao lên đến trên 90%.
Để quản lý bán hàng bằng excel cần có:
 Kiến thức cơ bản về excel
Một số hàm cơ bản hay được sử dụng trong quản lý hàng nhập xuất tồn kho bạn
nên biết như hàm tổng (SUM), hàm điều kiện (If), hàm tìm kiếm ( lookup),… Hãy tự
trau dồi vốn kiến thức về excel bằng cách tham gia các khóa học cơ bản hoặc học trên
các trang công cụ hỗ như Youtube, giapphapexcel.com.vn, Support.office.com…
 Bộ ứng dụng Office Micrsoft và máy tính

52
Cả máy tính và bộ Office Microsoft chỉ cần chạy tốt và sử dụng phiên bản 2007
trở lên bạn đã có sẵn sàng mọi thứ trong tay để bắt đầu thực hành quản lý hàng hóa của
cửa hàng mình.
 Thực hành quản lý bán hàng bằng excel hiệu quả
Bắt tay và thực hành cách quản lý bán hàng bằng excel ngay nếu bạn đã chuẩn
bị xong.
- Quản lý danh mục hàng hóa (các sheet)
Trước hết cần có danh mục hàng hóa, xây dựng danh mục hàng hóa nhằm mục
đích đồng bộ các dữ liệu khi được tìm kiếm hoặc khi báo cáo, thống nhất quy tắc gọi
và gõ cho một mặt hàng tránh việc phải gõ đi gõ lại, hạn chế thấp nhất sự nhầm lẫn
trước một bảng dài các con số khó kiểm soát như “ma trận” trong excel.
Các tiêu đề cơ bản cần có trong danh mục như STT>Mã hàng>Tên hàng
hoá>Đơn vị > Số lượng tại thời điểm nhập>Giá trị của sản phẩm.
Để quản lý bán hàng bằng excel cũng như xác định số lượng hàng từ khi kiểm
đến khi bắt đầu lập liệu bạn có thể làm theo 2 cách. Các thứ nhất là làm phiếu nhập
hoặc mã phiếu để kiểm đếm. Còn cách khác là tạo danh mục bình thường để có được
con số đầu kỳ rành mạch khi lên báo cáo vào mục tồn kho lúc nhập liệu.
- Quản lý hàng hóa Xuất – Nhập- Tồn trong excel
Trong quản lý bán hàng bằng excel không thể thiếu mục này dùng để báo cáo
kiểm kê hàng hóa vào mỗi tuần hoặc mỗi tháng. Các thao tác thực hiện vô cùng đơn
giản:
Cột Mã hàng: Chuyển công thức từ bên cột Danh mục sang
Cột Tên hàng: Dùng hàm Vlookup
Phần Nhập kho: Dùng hàm điều kiện Sumif với mã hàng – sumif của mã trong
tồn kho
Phần Xuất kho: Dùng hàm Sumif
Phần Tồn kho: Dùng phép tính +/-
Thông thường nếu quản lý bán hàng chúng ta cần quan tâm:

53
- Hàng hóa mỗi ngày bán được bao nhiêu
- Mỗi lần bán là hàng gì, tiền ra sao
- Tiền mặt hay chuyển khoản
Để quản lý được trên excel, ít nhất bạn cần biết các hàm cơ bản như:
- Sum
- Phép tính nhân/chia/ cộng/ trừ
Cách tạo file excel quản lý bán hàng đơn giản
- Các nội dung cần theo dõi như sau:
- Ngày tháng bán
- Tên hàng bán
- Số lượng
- Đơn giá
- Thành Tiền
- Thông tin khách hàng
- Ghi chú: ghi lại những gì cần chú ý, như giảm giá cho khách quen, trả
tiền, bù khách…

54
3.2. Xây dựng chươngtrình
3.2.1. Giao diện chính của chươngtrình
Hình 3.1: Giao diện chính của chương trình
Giao diện này cho người dùng thấy được chương trình gồm những sheet nào. Từ
giao diện ta có thể thấy được chương trình gồm có 11 sheet : Khách hàng, nhà cung
cấp, kho hàng, nhập hàng, tồn kho, doanh số bán hàng, công nợ, nhật kí nhập hàng,
hàng hoá, bán hàng, nhật kí bán hàng.

3.2.2. Danh mục kháchhàng
Hình 3.2: Danh mục khách hàng
Ý nghĩa:Danh mục này có tác dụng dùng để quản lý danh sách khách hàng.
Khách hàng là người (có thể là cá nhân, tập thể, tổ chức…) thực hiện các giao
dịch mua bán hàng hóa hay dịch vụ với các cơ sở sản xuất, dịch vụ, các cửa hàng.
Theo quan điểm Marketing thì khách hàng là những cá nhân hay tổ chức có điều kiện
ra quyết định mua sắm mà doanh nghiệp đang hướng các nỗ lực Marketing vào. Khách
hàng bao gồm nhiều đối tượng và mỗi ngành nghề kinh doanh, sản phẩm sẽ có một đối
tượng khách hàng khác nhau.Tuy nhiên khách hàng thường được phân loại thành hai
nhóm chính:
Khách hàng tiêu dùng: Là những cá nhân mua sản phẩm, dịch vụ với mục đích
thỏa mãn nhu cầu cho bản thân hoặc gia đình và mua hàng không mang tính chất
thương mại.
Khách hàng công nghiệp: là những tổ chức mua hàng nhằm phục vụ cho hoạt
động sản xuất của doanh nghiệp cũng như để phục vụ cho các phòng ban trong tổ
chức. Mỗi nhóm khách hàng có nhu cầu và cách thức mua hàng khác nhau. Do đó
doanh nghiệp cần tìm hiểu nhu cầu, cách thức mua hàng cũng như các yếu tố ảnh
hưởng tới từng nhóm khách hàng để nắm bắt và thỏa mãn nhu cầu riêng của từng dối
tượng khách hàng.

Danh mục khách hàng bao gồm: STT, mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ,
số điện thoại, fax, email, người liên hệ, chức vụ, nhóm khách hàng, ghi chú,….
3.2.3. Danh mục nhà cungcấp
Hình 3.3: Danh mục nhà cung cấp
Giao diện cung cấp những nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ.. bao gồm thông tin
về tên, mã số thuế, và địa chỉ liên lạc của công ty. Mỗi nhà cung cấp sẽ được tạo một
mã số riêng để tiện cho việc theo dõi và đối chiếu.
3.2.4. Danh mục khohàng
Hình 3.4: Danh mục kho hàng

Danh mục kho hàng bao gồm:
- Số thứ tự
- Mã kho
- Tên kho
- Địa chỉ
- Người quản lý
3.2.5. Danh mục hànghoá
Hình 3.5: Danh mục hàng hoá
Danh mục hàng hoá bao gồm:
- Số thứ tự
- Mã hàng hoá
- Tên hàng hoá

- Đơn vị tính
- Kho hàng
3.2.6. Phiếu nhậpkho – xuất kho
Hình 3.6: Phiếu nhập kho

Hình 3.7: Phiếu xuất kho
Danh mục phiếu nhập kho bao gồm:
- Mã hàng hoá
- Tên hàng hoá
- Đơn vị tính
- Số lượng nhập
- Đơn giá từng sản phẩm
- Thành tiền
- Chiết khấu ( nếu có)
- Tổng tiền
Đối với tên hàng hoá, ta sử dụng hàm IF lồng Vlookup Công thức như sau:

=IF([@[Mã Hàng]]="","",VLOOKUP([@[Mã Hàng]],'Hàng
Hóa'!$B$10:$H$277,2,0))
Rồi kéo xuống để add hàm cho tên hàng hoá tiếp theo.
Đối với Đơn giá, ta sử dụng hàm IF lồng Vlookup Công thức như sau:
=IF([@[Mã Hàng]]="","",VLOOKUP([@[Mã Hàng]],'Hàng
Hóa'!$B$10:$H$277,4,0))
Thành tiền ta sử dụng hàm If Hàm có công thức như sau:
=IF([@[Mã Hàng]]="","",[@[SL Nhập]]*[@[Đơn giá]])
Đối với chiết khấu, sử dụng hàm If Với công thức như sau:
=IF([@[CK(%)]]="","",([@[CK(%)]])/100*[@[Thành Tiền]])
Để tính tổng tiền, ta có công thức như sau:
=IF([@[CK(%)]]="","",[@[Thành Tiền]]-[@[Chiết khẩu]])
3.2.7. Bảng kê nhập – xuất hàng hóa
Hình 3.8: Bảng kê nhập – xuất kho
Danh mục nhật kí nhập hàng bao gồm:
- Số phiếu nhập
- Ngày nhập
- Mã nhập

- Tên nhà cung cấp
- Mã hàng hoá
- Tên hàng hoá
- Đơn vị tính
- Số lượng
- Đơn giá
- Thành tiền
- Người nhập
- Ghi chú ( Nếu có)
3.2.8. Báo cáo thông tin nhập – xuất – tồn vật tư hàng hóa
Hình 3.9: Báo cáo thông tin nhập – xuất – tồn vật tư hàng hóa
Nhật kí bán hàng bao gồm các mục sau:
- Mã hàng
- Tên hàng hoá

- Đơn vị tính
- Số lượng
- Đơn giá
- Thành tiền
Chú ý: Dữ liệu được tự động lấy từ các trang tính khác và được phân loại theo
từng kho. Bản báo cáo cũng được chia ra làm các phần cụ thể Tồn đầu – Nhập – Xuất –
Tồn cuối để người sử dụng dễ dàng theo dõi
3.2.9. Báo cáo tổng hợp kế quả bán hàng
Hình 3.10.Báo cáo tổng hợp kế quả bán hàng
Báo cáo tổng hợp lại doanh số bán hàng của tất cả các mặt hàng trong khoảng
thời gian. Bao gồm: giá bán, giá vốn từ đó tính toán được lợi nhuận thuần từ hoạt động
bán hàng của công ty

KẾT LUẬN
 Ưu điểm
Quản lý bán hàng bằng excel là việc sử dụng excel vào trong việc quản lý các
nghiệp vụ bán hàng như thiết lập báo giá, đơn hàng bán, hợp đồng bán, thống kê doanh
số.
Việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng excel có những ưu và nhược
điểm riêng, chúng ta cùng tìm hiểu theo những đánh giá sau đây:
Ưu điểm của phần mềm quản lý bán hàng bằng excel:
Đơn giản, dễ sử dụng
Chi phí thấp
Tính đại trà cao, có thể tải và dùng miễn phí
Có thể chủ động thêm bớt trường dữ liệu, tự tạo báo cáo theo yêu cầu
Thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ, quản lý bán hàng đơn giản
Nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng bằng excel:
Dữ liệu không được đảm bảo an toàn và bảo mật: Khi quản lý việc bán hàng
bằng phần mềm Excel, tất cả các thông tin về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
chỉ được lưu trong 1 tập tin duy nhất. Khi tập tin này bị lỗi, bị mất do vô ý hay nhiễm
virus sẽ làm ảnh hưởng đến các dữ liệu quan trọng
Quy trình xuất hàng bán, điều chuyển hàng nội bộ phức tạp và cồng kềnh hơn.
Khi file Excel có dung lượng quá lớn sẽ làm chậm tốc độ của máy tính, ảnh hưởng đến
tiến độ công việc
Thường chỉ có các tính năng cơ bản như quản lý hàng hóa, khách hàng, nhập
xuất kho, thu chi, hàng tồn kho… và người quản dùng cũng phải mất nhiều thời gian
để lập thống kê, báo cáo chi tiết
Thường chỉ tiện cho việc ghi chép còn việc báo cáo thì người dùng phải tốn
nhiều công sức, thời gian. Do đó, nhà quản lý cũng gặp khá nhiều khó khăn trong việc
kiểm tra hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp gian làm việc

Ngoài ra, các hàm, các công thức trên excel khá phức tạp, người dùng phải thực
sự hiểu biết về excel mới có thể sử dụng tốt, hiệu quả
Không những vậy, excel không thể giúp lập hóa đơn và hạn chế liên kết với các
thiết bị bán hàng…
Dữ liệu bán hàng được lưu trữ rời rạc trên các file Excel không đảm bảo tính an
toàn và logic để phục vụ cho việc tập hợp báo cáo tổng hợp và tham chiếu ràng buộc
dữ liệu
Việc liên kết số liệu các nghiệp vụ để tập hợp báo cáo tức thời chưa thực hiện
được, muốn làm thì mất rất nhiều thời gian (Báo cáo bán hàng, báo cáo thống kê
doanh số theo nhiều chỉ tiêu như theo nhóm hàng, mặt hàng, theo nhân viên kinh
doanh, báo cáo công nợ đến hạn, ..)
Với những doanh nghiệp lớn, khi nghiệp vụ bán hàng phức tạp, số lượng mặt
hàng nhiều, số lượng khách hàng cũng rất nhiều thì sử dụng phần mềm excel thì rất
khó đáp ứng, thông tin dữ liệu khó theo dõi, thiếu logics và rời rạc. Và việc liên kết số
liệu các nghiệp vụ để tập hợp báo cáo tức thời chưa thực hiện được, muốn làm thì mất
rất nhiều thời gian và công sức, hơn nữa lại không đảm bảo độ chính xác tuyệt đối.
Hệ thống này giúp cho người quản lý một cách dễ dàng hơn, các số liệu đưa
vào rất lớn cần tính toán nhiều hệ thống sẽ xử lý truy xuất dữ liệu với thời gian nhanh
nhất đáp ứng nhu cầu thị trường với phương châm “ Nhanh – chính xác – kịp thời”. Hệ
thống này rất dễ cài đặt trên một số phần mềm quản lý hiện nay và không đòi hỏi máy
tính phải có cấu hình cao
 Hạn chế
Do thời gian tiến hành công việc không nhiều nên không thể tránh khỏi những
thiếu sót chủ quan, bài toán thực tế cũng tương đối lớn nên em chưa quản lý được hết
các chức năng mà em mới chỉ quản lý được một số chức năng quan trọng nhất.
Hướng phát triển: đề nảy sinh mà đề tài chưa đáp ứng được thức tế trên cơ sở
kết quả đã đạt được và các nhu cầu tối ưu về dự trữ của các doanh nghiệp với các định
hướng nghiên cứu như sau:
Xây dựng đầy đủ các chức năng cho chương trình.
Thiết lập một CSDL đầy đủ phục vụ cho chương trình

Có thể ứng dụng được cho vào thực tế.
Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng bằng ngôn ngữ C++
Khi tin học chưa ra đời thì việc bán hàng vànhững công việc khác được thực
hiện một cách rất khó khăn đòi hỏiphải nắm vững chuyên môn nghiệp vụ , tốn nhân
lực thời gian, chiphí cho việc thực hiện. Ngày nay tin học phát triển, nhu cầu tin
họchóa những công việc chuyên môn lặp đi lặp lại là yêu cầu cấp thiết.Tin học hóa sẽ
mang lại lợi ích to lớn về mọi mặt : nhân công, chi phí tài chính và thậm chí cả trình
độ chuyên môn của người thựchiện nó ( không đòi hỏi có chuyên môn nghiệp vụ cao)
bởi vì nó chỉ là những thao tác trên máy đơn giản. Tin học hóa bắt buộc phải cótrong
thời đại ngày nay đối với từng công ty, những cửa hàng lớnhay thậm chí chỉ là những
cửa hàng vừa và nhỏ . Tuy nhiên đầu tư để xây dựng hệ thống phục vụ công việc tính
trong khoảng thời gian ngắn là tốn kém nhưng xét về lâu dài thì lợi ích mang lại là rất
to lớn ảnh hưởng đến cả vận mệnh của một công ty.
Xét về phía ngườixây dựng hệ thống thì đây là vấn đề không thể giải quyết một
cáchtrọn vẹn bằng một chương trình cho mọi hình thức, nó phục vụ vàochuyên môn
nghiệp vụ, yêu cầu thực tế đặt ra, và vì vậy rất khó nếukhông muốn nói là không thể
thực hiện được một cách tổng quátvấn đề này. Tùy thuộc vào những yêu cầu đặt ra đối
với từng hoàncảnh ta có cách giải quyết khác nhau tạm thời trong khoảng thờigian
nhất định đáp ứng được yêu cầu đề ra của hệ thống.
Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó cùng với sự hướng dẫn củagiáo viên hướng dẫn
em đã chọn đề tài có tên là: “Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại Công ty cổ
phần Bluesofts, Hà Nội” làm khóa luận tốt nghiệp.
Với thời gian thực tập còn hạn chế và sự hiểu biết thực tế cònnhiều bỡ ngỡ cộng
với vốn kiến thức còn phải học hỏi nhiều lạichưa có kinh nghiệm về phân tích và thiết
kế cũng như lập trình,nên chương trình của em không tránh khỏi những thiếu sót.
Bởivậy em kính mong các thầy, cô giáo xem xét , chỉ bảo và đónggóp ý kiến cho báo
cáo thực tập của em được hoàn chỉnh để có thểáp dụng được trong thực tế.
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn cô giáo Phan Thị Thanh Huyền và các
thầy cô trong khoa đã tận tình giúp đỡ em trong suốt thờigian thực tập để em hoàn
thành báo cáo thực tập này.

TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]. Nguyễn Tấn Bình, Phân tích hoạt động doanh nghiệp, Nhà xuất bản Đại
học quốc gia TP Hồ Chí Minh..
[2]. Đỗ Trọng Danh, Nguyễn Vũ Ngọc Tùng, Giáo trình tự học Microsoft Excel
2010, Nhà xuất bản văn hóa thông tin.
[3].Phạm Văn Dược, Đặng Thị Kim Cương, Phân tích hoạt động kinh doanh,
Nhà xuất bản tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh.
[4].Trần Mạnh Hà, Giáo trình Excel 2010 các hàm và ví dụ minh họa, Nhà xuất
bản văn hóa thông tin.
[5]. Nguyễn Trọng Hoài (2009), Giáo trình Dự báo và phân tích dữ liệu trong
kinh tế và tài chính, Nhà xuất bản thống kê.

Tài liệu Xây dựng chương trình quản lý bán hàng FREE RẤT HAY

More Related Content

What's hot (20)

Similar to Tài liệu Xây dựng chương trình quản lý bán hàng FREE RẤT HAY (20)

More from Viết thuê trọn gói ZALO 0934573149 (20)

Recently uploaded (20)

Tài liệu Xây dựng chương trình quản lý bán hàng FREE RẤT HAY