Template10x10 gips
- 1. Premio FORUM PA 2017: 10x10 = cento progetti per cambiare la PA Documentazione Collabora/Gips - un workflow management systems del ciclo acquisti di una Pubblica Amministrazione INDICE; 1. Descrizione della tecnologia adottata e del prodotto; 2. Descrizione del team e delle proprie risorse e competenze; 3. Descrizione dei bisogni che si intende soddisfare; 4. Descrizione dei destinatari della misura; 5. Indicazione dei valori economici in gioco (costi, risparmi ipotizzati, investimenti necessari);
- 2. 1. Descrizione del prodotto e della tecnologia adottata Collabora/Gips - è un Workflow Management System (WMS), strutturato e dinamico in cui la gestione dei documenti elettronici si integra nei processi informativi, attraverso interfacce con contenuti leggibili, elaborabili e condivisibili in automatico fra tutti i collaboratori Il sistema è stato sviluppato su piattaforma Microsoft SharePoint®Server (che consente la gestione delle informazioni strutturate attraverso il web) e tramite l’utilizzo di strumenti nativi e di Microsoft®InfoPath (strumento per la creazione e la gestione dei moduli per la raccolta di dati per la semplificazione e la standardizzazione dei processi), il tutto interconnesso con i sistemi di Ateneo come il sistema unico di autenticazione, le basi dati di Ateneo, mentre la conservazione a norma avviene attraverso il riversamento dei documenti nel sistema documentale di Ateneo e-doc.unina.it. Come si può vedere dal print screen della home page: http://wpage.unina.it/segreteria.csi/collabora.jpg si tratta di una piattaforma per la gestione dell’intero ciclo acquisti di una P.A.. Nella barra dei collegamenti vi sono link alle varie procedure esterne ed interne funzionali alla gestione del ciclo acquisti: Mepa, Inps, Anac, U-gov, (il sistema di contabilità dell’Ateneo), e-doc (il sistema documentale di Ateneo), PecUnina (il servizio Pec di Ateneo), nonché i collegamenti a cartelle archivio che contengono: Atti e norme (raccolta di leggi e norme in materia di acquisti), Dati contabili (raccolta di documenti contabili, programmazione, budget, variazioni, assegnazioni etc.). Nel menu verticale, i diversi archivi: richieste, documentazione, archivio degli ordinatividi pagamento etc.. La peculiarità della piattaforma è innanzi tutto la sua usabilità, in quanto la piena compatibilità con l’ambiente Microsoft®Windows, consente di ridurre al minimo i tempi di addestramento degli operatori che già usano tali sistema operativo e la suite di Microsoft®Office, mantenendo così inalterato il loro approccio metodologico alla gestione dei documenti informatici. Per arrivare a ciò ci siamo orientati verso l’approccio per processi nell’ottica del metodologia PDCA, che ha visto la collaborazione di tutti nella predisposizione del documento informatico strutturato che innesca le varie fasi del ciclo acquisto. L’uso del documento informatico strutturato consente la standardizzazione delle procedure, razionalizza e velocizza i processi, introduce una tracciabilità e una rintracciabilità documentale, che garantisce una trasparenza e una qualità nella gestione dell’informazione. La prima versione della piattaforma in esercizio dal 1 gennaio 2016, è stata progettata in coerenza con il precedente Codice degli appalti, dal 18 aprile 2016, con l’entrata in vigore del Nuovo Codice e l’emanazione delle prime linee guide dell’ Anac, si è proceduto ad una revisione sostanziale della prima versione. Il ciclo acquisti si struttura in 4 parti: Prima parte La prima parte si innesca con la compilazione del documento informatico strutturato che si articola in 4 sezioni: 1. proposta/richiesta; 2. verifiche amministrative e contabili/attivazione del task documentale; 3. autorizzazione/ avvio del procedimento; 4. pubblicazione ed elaborazione del documento per la post-informazione;
- 3. Seconda parte Nella seconda parte, consolidata la sezione 2 del documento informatico strutturato, viene avviato un task (ne sono stati mappati 6) che genera in automatico una serie cartelle in cui confluiscono i vari documenti informatici strutturati e non strutturati che verranno acquisiti o elaborati nell’intero ciclo acquisti. Il primo print screen è stato acquisito dalla piattaforma Collabora, come si può notare ogni singola cartella mostra a fianco il numero dei documenti informatici in essa contenuto, un’informazione che consente un incremento dell’efficienza e un maggior controllo e monitoraggio dello stato di avanzamento o della completezza del ciclo acquisti. In questo caso specifico si tratta di un ciclo completo in quanto tutte le cartelle sono state alimentate dai documenti informatici necessari, in fase di avvio del task, infatti, l’unica cartella che contiene documenti è la cartella B). Il secondo print screen evidenzia come le stesse cartelle generate nella piattaforma Collabora, possono essere gestite come file systems da una qualsiasi postazione Pc client, attraverso una directory di rete a cui si accede attraverso il sistema unico di autenticazione dell’Ateneo, (le stesse per entrare nella piattaforma Collabora), agevolando notevolmente le operazioni di caricamento dei documenti informatici, attraverso la funzione “Salva in….”. Si ottiene così il governo dell’intero flusso del ciclo acquisti, controllando le sue fasi, includendo la possibilità di visualizzare lo stato di avanzamento, i ritardi, e gli accessi, attraverso la tracciabilità delle azioni, grazie anche all’azione di monitoraggio che inoltra mail di notifica ai soggetti interessati, qualora il caricamento di un documento sia propedeutico ad innescare i task successivi. Terza parte La terza parte si innesca con il completamento delle sezioni 3 e 4 del modulo strutturato, da cui, con due semplici click si elaborano sia l’atto che autorizza/avvia la procedura, sia l’atto conclusivo che riepiloga l’iter per la scelta dell’Operatore economico nonché gli elementi salienti riferiti all’atto di stipula, in relazione agli obblighi relativi alla pubblicità e alla post-informazione della procedura, in coerenza con i riferimenti normativi in materia. Mentre tutta la documentazione riferita alla procedura per la scelta del contraente, attraverso il ricorso esclusivo al Mepa, viene gestita sul portale www.acquistinretepa.it, ed ogni eventuale documentazione richiesta agli Operatori economici viene acquisita esclusivamente in modalità digitale.
- 4. Dal documento informatico strutturato si elabora infine il file in formato xlm, riepilogativo annuale delle procedure avviate, in conformità al tracciato previsto dalla norma, da pubblicare nella sezione Trasparenza dell’Ateneo. Esistono diversi documenti che vengono gestiti in cartaceo come per es. il verbale della Commissione di gara, la presentazione da parte degli Operatori economici delle polizza fidejussoria, il verbale di avvio/collaudo della fornitura e quant’altro, in questi casi si procede al loro inserimento in piattaforma, previa digitalizzazione, e gli originali vengono conservati nell’archivio cartaceo, che nel solo 2016 si è ridotto del 70%. Quarta parte La quarta parte riguarda la conservazione a norma che avviene attraverso il riversamento di tutti i documenti nell’archivio di Ateneo: e-doc.unina.it, giungendo così alla completa dematerializzazione di tutta la documentazione probatoria di spesa a supporto dell’emissione dell’ordinativo di pagamento. In calce la dicitura rinvenibile sul documento cartaceo dell’ordinativo di pagamento, per nostro rammarico, nonostante sia già stato elaborato e predisposto il flusso informatico per la sua dematerializzazione, l’ordinativo informatico nel nostro Ateneo non è ancora attivo, in quanto è stato emanato di recente un bando pubblico per la ricerca del nuovo Istituto cassiere con cui stipulare la nuova convezione per la gestione dei flussi finanziari e contabili dell’Ateneo: In calce il print screen della visualizzazione analitica del tracciato record del documento informatico strutturato, così come appare sulla piattaforma Collabora e di cui si riportano i campi salienti: il numero della procedura, l’oggetto, il richiedente, il CIG il tipo di procedura, l’aggiudicatario, l’importo di aggiudicazione, la data sottoscrizione contratto, la data di avvio dell’esecuzione e la data di fine esecuzione…..etc. etc.. Il documento informatico elaborato, e completo in ogni sua parte è visibile al seguente url: http://wpage.unina.it/segreteria.csi/Procedura96.pdf . 2. Descrizione del Team e delle proprie risorse e competenze Dott. Costanzo Durante Responsabile dei processi amm.vi e contabili Ing. Giovanni Battista Barone Direttore tecnico Area Sistemi Dott.ssa Stefania Grasso Segreteria di Presidenza Sig. Gianpiero Facchini Responsabile magazzino Dott. Dario Coppola Operatore di Segreteria Sig.ra Silvana Alano Operatore di Segreteria Sig.ra Paola Sansone Operatore di Segreteria
- 5. 3. Descrizione deibisogniche si intendono soddisfare Dematerializzazione dell’intero ciclo acquistidi una Pubblica Amministrazione, sia da un punto di vista pratico che operativo allineando il flusso documentale dell’intero ciclo acquisti ai riferimenti legislativi, ai regolamenti esterni ed interni, nonché alle ceck list per il controllo documentale predisposte dagli Enti Pubblici che erogano i finanziamenti europei, PON, POR FESR, POR FSE etc., che comportano l’esibizione della documentazione probatoria di spesa per il riconoscimento del finanziamento. 4. Descrizione deidestinatari I destinatari in senso stretto sono costituiti dai soggetti (nel caso del Centro) o dalle UO (nel caso di organizzazioni più complesse), direttamentecoinvolti/enella realizzazionedelle attività, come da matrice delle responsabilità in calce: I destinatari in senso più generale sono costituiti: da tutti gli Operatori economici che interagiscono con il ciclo acquisti del Centro o di una P.A. in relazione alla dematerializzazione: delle procedure di gara, degli atti negoziali, delle fatture e di ogni altra documentazione richiesta o prodotta; dagli Enti Pubblici che erogano i finanziamenti europei. 5. Indicazione deivalorieconomiciin gioco Grazie all’Accordo CRUI/Microsoft i costi per implementare il sistema sono stati irrisori, in Collabora sono attivi 12 WSM, Gips è in produzione da un anno e mezzo e i risultati sono molto incoraggianti, in un solo anno il volume dell’archivio cartaceo si è ridotto del 70%, ed è stata incrementata la speditezza, l’efficacia, il monitoraggio, il controllo e la trasparenza dell’intero ciclo acquisti del Centro.