Time Management Energistyrelsen
Download as PPTX, PDF0 likes406 views
Time Management Energistyrelsen
- 1. E-mail Time managementEnergistyrelsen, d. 25. januar 2010
- 2. FormålEfterdagen I dag skulle du gerne have forståetbaggrunden for Time Management ogkunne:Identificere de primæreforhindringerfor, at du kanstyre din egentidBrugeværktøjerogteknikkertil Time ManagementAnvendeværktøjerogteknikkernetil at øge din produktivitetogmindske din stress
- 3. introduktion
- 4. Time Management &organisationenSet fraorganisationens side erfordeleneved Time Management:Forbedretproduktivitetved at optimeredetpersonligetidsforbrugHurtigereekspeditionstiderForbedret over-all profitabilitet (I Jerestilfældeeffektivitet)Reduktionaf stress deropstårsomresultataf de krisersomudløsesveddårligplanlægning – eller – for lidttidtil at løse en opgave
- 6. Hvader Time Management? Time managementhar 5 primæreegenskaber:Planlægning&MålsætningSelvledelse“Håndtering” afandreDin egentidOpnåresultaterDe 4 førstepunkterskullevelgennemført give det 5 punktRESULTATER
- 7. Tidsom en vareTiderdetmestdyrebare vi har (ellerer den bare vigtigt??)Tiderultimativt den vigtigsteressource vi harDerforbør vi forholdeoskritisktilhvordan vi brugervorestidVi kanikkefå den tidtilbage vi harbrugtTidkanikkeliggespå lager (vi kanmåskesovelidtpåforskud)
- 8. “VigtigeVaner”Vigtigevanernårdetdrejer sig omtidsstyringer:Find udafhvadtidenbliverbrugttil (lavevt. en log I løbetaf en uge)HavfokuspåslutresultatetArbejdefterhvadderervigtigstPlanlægvigtigeaktiviteterDelegerrutineopgaver (hvis du erleder)Tag ansvaroverfor din egenubeslutsomhedogforsinkelserHusk vanerne!!
- 10. Time Management PrinciplesTime ManagementPrincipperPrioritiseringsMatriceKvadrant2TidsBaseretManagement
- 11. Time ManagementCoveyidentificerede 4 trin I Time Management1 NoterogChecklisterAnerkende at dettagertidogenergi2 KalenderPlanlæg med fokuspå “fremtiden”3 PrioritiseringSammenligne den relative værdiaf at gennemføre de forskelligeaktiviteter4 SelvledelseIndse at TID KAN IKKE HÅNDTERES – DET ER DIG SELV DU SKAL LEDE!Realization that time cannot be managed - it is ourselves that we have to manage!The Seven Habits of Highly Effective People: Covey,1989
- 13. Kvadrant1At være I kvadrant 1 giver:StressUdbrændthedKriserBrandslukningFokuspådetumiddelbare
- 14. Kvadrant3At være I kvadrant 3 giver:KortsigtetfokuskrisehåndteringLavfokuspåmålOffergørelse/ følelseafmangelpåkontrolOverfladiskerelationer
- 15. Kvadranter3 & 4Skiftenmellemkvadrant3 & 4giver:UansvarlighedAfhængighedafandre
- 16. Kvadrant2At være I kvadrant 2 giver:VisionPerspektivBalanceDisciplinKontrolThe Seven Habits of Highly Effective People: Covey,1989
- 17. Karakteristikaf en kvadrant 2 personDerer 6 kriterier for at en person kanvære I kvadrant 2:Kunne se sammenhængmellemmål, rolle, ønsker, prioriteterBalance mellemarbejde/fritidFokuspåopgaverneEmpatiFleksibilitet, ditplanlægningsværktøjskalvære din tjenerogikke din herreFlytbar, ditplanlægningsværktøjskalkunnefølge dig
- 18. Kvadrant 2 ogevnentil at sige NEJFor at kunneopholde dig I kvadrant 2 erdetnødvendigt at du kansigenej:På en professionelmådeNåropgaverligger I kvadrant 3 eller 4Ikkevigtig, hasterikkeIkkkevigtig, men hasterVilaldrig give konkurrencefordel ( I Jerestilfælde, vildetværenoget med at ledeJertætterepåJeresmål)
- 19. Øvelse
- 20. Hvorer duLav en liste over minimum 5 opgaver/ting du lavede I sidsteugeForhold dig til I hvilketkvadrant de lå/ligger I
- 21. TIPS
- 22. OverarbejdeHvis du harmegetoverarbejdekan du prøvefølgendeForsøg at forståhvorfor du hartravltLad være med at blivepressetoggå I panikLad være med at bebrejde dig selvGå en tur, ogrenshovedetForsøg at estimereopgaverogtidPrioritiseropgaverogoverholddemHusk på at du kun harbegrændettid (Paretosregel)
- 23. HastervsVigtigSkelnmellemHasteopgaverEr en opgavevigtigfordi den haster? VigtigeopgaverKan blivehasteopgaverhvis man ikkeudførerdemHarsædvanligvis en langvarigeffekt (someks. At arbejde med tidsstyring)For at vurdereHastervsVigtighed, kan du vurdereopgaver I forholdtil:Hvadereffektenaf at udføreopgavenEffektenafikke at udføredem
- 24. PrioritiseringsMatriceVigtighedPrioritet 1Prioritet 2Prioritet 3Prioritet 4Haster
- 25. PrioritiseringPlanlæg dine prioritiseringerI STEDET FOR ATPrioritisere dine opgaver
- 26. TravlvsProduktivProblem Nr 1: UdsættelseUdskydelseaf de ting du burdegøre nu!LøsningLav en liste over alle de ting du udsætterlige nuFjern 2 fra listen ved at lave dem nu Lav en plan for hvornår de andreskaludføresBeløn dig selvnår du hargennemførtopgavenStraf dig selvhvisopgaverneikkeblivergennemførtsomplanlagt
- 27. TravlvsProduktivProblem Nr 2: ForblændelseafperfektionismeAnerkendforskellenmellem excellence ogperfektionExcellenceOpnåeligTilfredsstillendeRealistiskPerfektionismeUopnåeligtFrustrerendeUrealistiskLøsningBrugParetosregel, ogfokuserpådetder giver værdi
- 28. Den daglige planGuidelinesLægtidtil at planlæggeind I startenogslutningenafdagenPrioritiseropgaver/handlingerefter SKAL-BURDE-KAN, ogfokuserpå SKALLad derværepladstildetuventedeLad være med at liggemøderlige op ad hinandenSamltelefonopkaldIndbyg “arbejdstid/kvalitetstid” dvs. tidudenafbrydelser
- 29. HåndterafbrydelserTeknikkertil at minimereantalletafafbrydelser:Forsøg at skabe en usynlig “mur” omditarbejdsrum for at minimereantalletaf “gæster” Lad være med at have stole ståendeforanditskrivebord med mindredeternødvendigtFortæl folk at du hartravlt, og “arranger” andettidspunkthvor I kansludre
- 30. Lad osskyndeosvidere - Outlook