Training needs analysis guide practical.pdf
- 2. Content Training Needs Analysis Role in Training Process Training Evaluation Effectiveness Training Matrix Based on Competency
- 3. Suatu kegiatan yang direncanakan dan diatur untuk memperbaiki cara kerja seseorang agar lebih efektif dan efisien. Dalam hal ini, efektif dan efisien diartikan sebagai bekerja yang memenuhi kebutuhan organisasi Training merupakan sarana untuk mendapatkan pengetahuan dan ketrampilan Sumber : Institute Leadership & Management, Planning Training and Development (2003)
- 5. GAP
- 6. Suatu rangkaian aktivitas yang dilaksanakan untuk mengidentifikasi masalah atau isu yang relevan dalam suatu organisasi. Rangkaian aktivitas ini akan menentukan apakah training merupakan tindakan yang tepat untuk menyelesaikan masalah yang ada.
- 7. Kapan melakukan needs analysis ? Perubahan kebijakan organisasi Kurangnya kemampuan dasar dari Individu Perkembangan teknologi baru Persaingan dari kompetitor Produk baru Standar kinerja lebih tinggi atau SOP baru Perubahan struktur atau budaya organisasi
- 8. Rekomendasi mengenai : Apa yang perlu diketahui trainee Siapa saja yang akan menerima training Metode yang digunakan dalam training Internal training atau eksternal training Memberikan solusi selain training
- 9. Assignment Individual Organization Surveilance (Identifikasi awal) Investigation (penyelidikan) Analysis (Analisa) Training Design Reporting (Pelaporan) Training Interventions Non Training Interventions
- 10. Tujuan Mengidentifikasi adanya performance gap Proses Mengumpulkan data performance organisasi saat ini dan membandingkannya dengan tingkat kerja yang diharapkan. Output Performance gap teridentifikasi
- 11. Scope Contoh Makro : Melibatkan seluruh karyawan Seluruh karyawan perlu mendapat orientasi cara melakukan prosedur pembelian barang & jasa Cross functional : Melibatkan 2 departemen atau lebih Kurangnya koordinasi antara buyer procurement dengan user pengguna barang Departemental : Melibatkan internal departemen sendiri Hilangnya dokumen invoice di dalam proses pembayaran Individual : Melibatkan hanya 1 orang atau beberapa orang Seorang Manajer toko dikeluhkan oleh staffnya
- 12. Tujuan Menggali lebih lanjut tentang performance gaps yang sudah diidentifikasi sebelumnya Proses o Tentukan lingkup investigasi o Tegaskan fokuskan investigasi Anda o Dapatkan data secara detail o Dapatkan dukungan dari management Output Data tentang performance gap siap untuk dianalisis
- 13. Questionnaire : • Essay • Rating • 360 multi rater feedback Interviews : • Face to face • Phone • Focus Group Discussion • Informal discussion External records : • Mystery shopper • Customer feedback • Other third party evaluation Internal records : • Personal appraisal results • Sales • Inventory stock • Personal files • Lead time delivery • KPI
- 14. Permasalahan Hasil Investigasi Keterangan Temuan audit kecocokan SOP vs Aktual SOP tidak disosialisasikan 9 orang Perubahan SOP tidak diikuti dengan sistem yang menunjang 3 orang SOP sering berubah- berubah 2 orang Kekurangan tenaga didalam melaksanakan SOP 3 orang
- 15. Tujuan Memberikan rekomendasi yang berkaitan dengan training dan non- training untuk mengatasi gap performance Proses o Analisa data yang telah didapatkan o Memilah data yang tidak valid o Mengelompokkan dan meringkas data o Menarik kesimpulan logis Output Rekomendasi solusi training dan non-training
- 16. Kurangnya kompetensi • Tidak mengetahui bagaimana cara mengerjakan pekerjaan mereka Kurangnya motivasi • Karyawan tidak ingin mengerjakan pekerjaan mereka Kurangnya sumberdaya • Tidak memiliki cukup sumberdaya untuk menyelesaikan pekerjaan
- 17. Pekerjaan monoton Berfikir negatif Kurang dihargai Konflik antar rekan Otoriter Support atasan kurang Office politics Motivasi Gaya memimpin Delegasi yang tidak tepat Analisa masalah Kemampuan menjual Kemampuan bernegosiasi Kemampuan public speaking Planning & organizing Kompetensi SDM kurang Pekerjaan overload SOP tidak ada Tools kurang Anggaran tidak ada Birokrasi terlalu kaku Sumberdaya
- 19. Hasil Investigasi Penyebab Alternatif solusi SOP tidak disosialisasikan Kompetensi Sosialisasi/ Training Perubahan SOP tidak diikuti dengan sistem yang menunjang Sumberdaya Meeting koordinasi SOP sering berubah- berubah Motivasi Focus Group Discussions Kekurangan tenaga didalam melaksanakan SOP Sumber daya Lakukan workload analysis
- 20. Tujuan Merencanakan program pelatihan yang sesuai dengan rekomendasi dari langkah analysis Proses o Mengidentifikasi solusi training dari proses analysis dan memjabarkan ke dalam bentuk yang lebih detail Output Silabus dan training matriks
- 21. Latar belakang (definisi masalah) Outcome yang ingin dicapai Tujuan & agenda training Metode training Target peserta dan jumlahnya Durasi training
- 22. Internal Trainer atau external ? In-house atau public ? Uji dengan pertanyaan berikut : Apakah kita memiliki ahli dibidang ini dengan kemampuan memberikan training yang cukup baik ? Berapa sering dan berapa banyak peserta yang harus ditraining ? Dengan training ini, apakah memberikan ketrampilan umum atau spesifik teknikal ? Apakah level dari peserta tersebut staff atau manajer ? Apakah dari isi training tersebut ada isi dan pesan dari top management ?
- 23. Tujuan Menghasilkan penjelasan pelaksanaan training yang sesuai dengan kebutuhan dan kondisi aktual Proses Menmbuat laporan dan meringkas seluruh aktivitas Training Needs Analysis Output Laporan Training Needs Analysis
- 24. Executive Summary Tujuan dari Needs Analysis Metode Pengumpulan data Ringkasan dari hasil penemuan Training yang disarankan Rekomendasi langkah selanjutnya
- 26. Trainee Peserta menyadari kebutuhan training Trainee Trainer Trainer membuat materi yang sesuai dengan kebutuhan peserta Trainee Trainer Manager memberikan dukungan dan observasi terhadap training yang diberikan Manager
- 27. Sebelum Training Trainee Trainer Trainer Manager Mengumpulkan dasar performance Memberikan arahan kepada peserta tentang pentingnya training yang akan diikuti. Mereview isi dari module yang akan disampaikan Mendorong peserta untuk mengikuti seluruh training Menyelaraskan antara perencanaan pelatihan dengan tujuan organisasi Membuat module sesuai dengan kebutuhan Membuat follow up action dari setelah program Berpartisipasi aktif Memberikan masukan terhadap perencanaan pelatihan
- 28. Selama Training Trainee Trainer Trainer Obervasi peserta dan memberikan umpan balik yang membangun Tampil percaya diri dan mengusai materi yang disampaikan Menjawab pertanyaan dari peserta training Memberikan contoh aktual dan mudah dipahami Berpartisipasi aktif Memberikan ide dan berdiskusi saat pelatihan berlangsung Datang tepat waktu Membuat komitmen perubahan perilaku
- 29. Setelah Training Trainee Trainer Trainer Manager Memberikan kesempatan trainee untuk menerapkan ilmu yang didapatkan Mencarikan metode pengembangan lainnya Menetapkan harapan tinggi untuk perbaikan Mendorong trainee untuk melakukan sharing ilmu kepada rekan lainnya Menyediakan laporan training beserta observasi perilaku peserta pada saat training Memberikan lembar evaluasi untuk perbaikan training ke depannya Melakukan follow up atas pertanyaan dan kesulitan peserta Memeriksa dan mempelajari kembali materi training Mengaplikasikan materi yang telah diberikan Membangun jadwal mentoring dengan atasan
- 30. Training yang Berhasil Individu • Meningkatkan kepuasan kerja karyawan • Meningkatkan kebanggaan profesi • Meningkatkan kesempatan untuk promosi • Meningkatkan pengetahuan bagi karyawan lain Manager • Pekerjaan lebih cepat selesai dengan aman, efektif dan efisien • Meningkatkan motivasi dan lingkungan kerja yang kondusif • Fleksibiltas tinggi, tiap karyawan dan mem-backup pekerjaan rekan lainnya Organisasi • Bekerja lebih cepat dan target organisasi lebih cepat tercapai • Menekan hal yang tidak perlu dalam proses (waste) • Meningkatkan inovasi menciptakan produk baru • Meningkatkan kualitas pelayanan • Menekan angka kecelakaan kerja
- 31. Kegagalan Training Peserta tidak mengerti pentingnya training dan tidak ingin mengetahui isi training tersebut. Tidak ada keinginan untuk belajar Tidak ada rencana tindak lanjut dari atasan atas perubahan perilaku yang diharapkan dari training tersebut Tidak ada rencana tindakan dan eksekusi penerapan hasil training dari sisi peserta ke dalam aktifitas bekerja sehari-hari
- 33. Level 1 - Reaction Level 2 - Learning Level 3 – Behavior Application Level 4 – Business Impact
- 34. Level IV Business Impact Level III Behavior Application Level II Learning Level I Reaction Alat : o Performance appraisal (KPI) • Focus group Discussion Mengukur implementasi hasil training di tempat kerja Mengukur pemahaman peserta pada saat selesai mengikuti training Mengukur tingkat kepuasan dan kebutuhan training dari peserta training Mengukur keberhasilan training dari sisi pertumbuhan bisnis melalui peningkatan kinerja/kompetensi Alat : o Observation o Interview o Action plan Alat : o Pre test vs Post test o Roleplay o Case study Alat : o Participant/kuisioner form
- 35. Level IV Business Impact Level III Behavior Application Level II Learning Level I Reaction Tentukan hal yang ingin dievaluasi Buat kuisioner agar dapat dikuantifikasi Sediakan tempat untuk komentar dan saran Dapatkan response dengan segera Tentukan standar yang dapat diterima Bandingkan reaksi dengan standar, ambil tindakan yang sesuai Lihat Contoh Lampiran (attachment)…
- 36. Level IV Business Impact Level III Behavior Application Level II Learning Level I Reaction Evaluasi pengetahuan, ketrampilan sikap sebelum dan sesudah training Gunakan tes tertulis untuk mengukur pengetahuan dan sikap Gunakan praktek kinerja untuk mengukur ketrampilan Dapatkan response segera Gunakan hasilnya untuk mengevaluasi dan mengambil hasil tindakannya
- 37. Level IV Business Impact Level III Behavior Application Level II Learning Level I Reaction Sediakan waktu untuk perubahan perilaku (3-6 bulan setelah kegiatan training) Evaluasi baik sebelum maupun sesudah program Lakukan survei, kuisioner, wawancara terhadap peserta, atasan langsung, dan bawahannya, rekan kerja dan observasi langsung terhadap peserta pelatihan
- 38. Interviewer bersama interviewee mengulas kembali perilaku yang diajarkans selama pelatihan. Interviewer menjalankan maksud wawancara, yaitu untuk menilai efektifitas pelatihan sehingga kualitasnya dapat ditingkatkan. Tujuan dari wawancara adalah - Untuk mengetahui perkembangan perilaku yang telah diajarkan pada pelatihan - Jika ada kendala, apa alasannya Interviewer menegaskan bahwa informasi akan dijaga kerahasiaannya
- 39. Level IV Business Impact Level III Behavior Application Level II Learning Level I Reaction Gunakan asumsi untuk dapat mengukur keberhasilan bisnis karena training. Contoh kenaikan sales xx % karena sales mahir bernegosiasi yang diajarkan training. Gunakan performance indicators monitoring untuk melihat hasil nyata program training
- 40. TRAINING MATRIX BASED ON COMPETENCY
- 41. Fungsi Menyusun posisi dan training yang sesuai Menyesuaikan kompetensi dan trainingnya Menyusun jadwal training Merumuskan biaya yang dibutuhkan
- 46. Nama : Luthfi Rochmatika Jabatan : HR Manager & Trainer Contact : 081319554465 Email : luthfi.rochmatika@gmail.com Universitas Jurusan Tahun Insitut Pertanian Bogor Agribisnis 2002 - 2006 Universitas Indonesia Ekonomi Syariah 2009 - 2011 Perjalanan karir Luthfi diawali dari dunia perbankan selama 5 tahun. Mulai tidak menemukan passionnya, Luthfi mendapatkan tawaran program development dari Mahadasha (Trakindo Grup) untuk menjadi level managerial. Sistem rekrutmen menggunakan assessment center dan pelatihan bekerja sama dengan PPM management dengan kurikulum yang komprehensif membuat Luthfi semakin paham dunia HR. Lulus dari program tersebut, Luthfi mendapat tantangan untuk mengajar soft skill d ibidang Customer Service di bawah perusahaan Mahadya (Carl’s Jr, WingStop, Caribou Coffe brand) . Hingga saat ini, program-program soft skill merupakan andalan Luthfi di dalam mengajar. Karirnya tidak berhenti disitu, Mahadya memberikan kesempatan Luthfi untuk mengambil program HR sertifikasi yang diadakan oleh GML. Kesehariannya, Luthfi menjadi HR Business Partner di Mahadya mendukung keberhasilan operasional Bisnis.