Aloha Production
- 1. Nama : Ajeng Triyana N Kelas : S1 Akuntansi 2011 BB NIM : 118694277 Aloha Products “Sudah cukup. Bagaimana saya harus mengurus pabrik dengan menguntungkan jika saya tidak bias mengendalikan input dan tidak dapat mengendalikan volume, harga, atau campuran output? Saya merasa terhimpit oleh keluhan bagian pembelian dan pemasaran. Saya belajar di sekolah bisnis bukan untuk diukur atas kinerja orang lain”. Lisa Anderson Manajer Pabrik Aloha Products, Dayton, Ohio Oktober 1994 Aloha Products, berdiri pada tahun 1910 dan berpusat di Columbus, Ohio, menjual kopi dengan merek sendiri di Negara-negara bagian sebelah Barat Tengah (Mid-western) dan Atlantik Tengah. Pada tahun 1994, pendapatan penjualan perusahana ini adalah sebesar $150 juta. Saham perusahaan di pegang oleh keluarga pendiri. Presiden dan sekretasi bendahara merupakan bagian dari keluarga dan merupakan anggota manajemen yang memiliki resiko yang sama. Industri Kopi Kopi mentah yang menjadi bahan bakunya disebut oleh pembeli dan penjual sebagai “kopi hijau”. Ini tertuju pada biji hijau dari pohon kopi. Ada 2 jenis biji kopi : arabika dan robusta. Arabika, yang merupakan favorit konsumen Amerika, banyak tumbuh di Amerika Selatan. Sedangkan robusta banyak tumbuh di Pantai Gading. Robusta memiliki aroma yang lebih kuat dan sangat digemari oleh para produsen pembuat kopi instan. Karena itu, permintaan akan kopi instan semakin meningkat, juga untuk biji kopi robusta. Pemasok Kopi biasanya tumbuh di daerah tropis. Brazil, produsen terbesar, memasok 20- 30% kopi hijau dunia. Eksportir terbesar lainnya adalah Kolombia, Indonesia, Pantai Gading, dan Meksiko. Kopi di panen di seluruh dunia hamper tiap bulan dalam
- 2. setahunnya. Sebagai contoh, Brazil panen dari bualn April hingga September, Kolombia dari Oktober sampai Maret, Pantai Gading dari November sampai April. Pembeli Amerika Serikat merupakan importer tunggal terbesar di dunia. AS membeli sebagian besar kopinya dari Brazil dan Kolombia. Peringkat kedua adalah Eropa, yang membeli kurang lebih setengah dari seluruh kopi yang diekspor. Terdapat dua kategori pembeli : pemanggang (roaster) dan makelar (broker). Pemanggang terdiri dari perusahaan-perusahaan pemroses makanan (food processing) seperti Philip Morris (yang mengakuisi General Foods, termasuk merek dagangnya Maxwell House), P&G, Nestle, dan juga perusahaan-perusahaan kopi regional dan local. Para pemain pasar yang besar membeli persediaan kopi langsung dari penanamnya. Kekuatan finansial mereka yang biasanya memungkinkan untuk menegosiasikan jangka waktu dengan penanam dan menumpuk persediaan kopi sebagai antisipasi terhadap kenaikan harga di masa depan. Produsen kopi yang lebih kecil biasanya membeli kopi dari broker – baik broker “murni” ataupun perusahaan dagang. Broker murni sesungguhnya tidak membeli; pada dasarnya mereka mempertemukan penjual dan pembeli di pasar. Perusahaan dagang membeli kopi dari Negara asalnya dan menjualnya kepada para perusahaan food processor. Biasanya, mereka membiayai transaksi melalui pinjaman yang terjamin (secured loans) dari bank komersial. Bank ini biasanya memberikan kredit untuk perusahaan yang memiliki reputasi kredit untuk meminjam 80 – 90% harga pasar (berdasarkan harga spot) dari kopi yang dibeli. Bank akan menahan kepemilikian kopi sampai perusahaan dagang itu menjualnya kepada pengguna akhir. Begitu pinjaman dibayarkan, perusahaan dagang akan memperoleh sisa hasil penjualannya sebagai keuntungan. Untuk para pembeli besar dan kecil, bisnis kopi adalah bisnis relasi. Mengembangkan hubungan yang kuat dengan para petani penanam adalah penting untuk menjaga pasokan kopi yang stabil. Walaupun kopi adalah produk komoditi dan permintaan dan penawarannya tergantung harga, seseorang tidak bisa dengan mudah datang ke Kolombia dan langsung membeli jutaan kantong kopi. Para petani penanam ingin berhubungan dengan pembeli yang mereka percaya dan begitupun sebaliknya.
- 3. Hubungan yang kuat memberi dua manfaat : informasi tentang pasar kopi dan tentang jalur distribusi kopi. Hal ini penting jika pemanggang memerlukan jenis kopi tertentu (contoh, Colombian mild) untuk menjaga standar campuran kopi giling yang membuat konsumen tetap meminumnya “hingga tetes terakhir”. Faktor yang Mempengaruhi Harga Cuaca, khususnya dingin dan kering, adalah factor yang paling mempengaruhi produksi dan harga kopi Western Hemisphere. Bagian komoditas dalam Koran-koran biasanya memuat berita tentang dampak cuaca terhadap hasil panen. Kopi Western Hemisphere biasaya dirusak oleh serangga. Tingkat persediaan kopi pada Negara-negara produsen utama dan Negara konsumen merupakan pertimbangan pasar yang penting. Ancaman atau peristiwa buruh mogok akan menyebabkan tumpukan kopi di pelabuhan. Aturan pemasaran pada berbagai Negara eksportir juga mempengaruhi harga. Pada sisi konsumen, harga eceran yang tinggi atau kekhawatiran tentang kesehatan dapat mengurangi konsumsi, di mana selanjutnya akan menambah tekanan pada harga. Pasar Kontrak Berjangka (Futures) Tampilan 1 Pembentukan Cita Rasa yang Muncul Tren Konsumsi Cairan di AS (Galon per Kapita) 1965 1975 1985 1990 Minuman ringan 17,8 26,3 40,8 47,5 Kopi 37,8 33,0 25,8 25,2 Bir 15,9 21,6 23,8 23,4 Susu 24,0 21,8 19,8 19,0 The 3,8 7,3 7,3 7,2 Minuman botol - 1,2 5,2 8,8 Jus 6,3 6,8 7,4 6,9 Minuman bubuk - 4,8 6,2 5,3 Anggur 1,0 1,7 2,4 2,0 Penyulingan 1,5 2,0 1,8 1,4 Subtotal 108,1 126,5 140,5 146,7 Konsumsi air lainnya 74,4 56,0 42,0 35,8 Total 182,5 182,5 182,5 182,5
- 4. Data-data berdasarkan rata-rata bergerak selama 3 tahun sebagai counterbalance persediaan, dan untuk menunjukkankonsumsi yang lebih realistis. Data tahun 1985 dan 1990 termasuk pendingin anggur. Sumber : Beverage Industry – Annual Manual 1992 Pasar kontrak berjangka (futures contract) untuk kopi berada di New York, London, dan Paris. Di New York, futures kopi diperdagangkan pada Bursa Kopi, Gula, dan Cokelat. Harga dan pasokan kopi hijau merupakan suatu ketidakpastian. Jadi, kegunaan normal dari pasar futures kopi adalah untuk membentuk perlindungan terhadap posisi persediaan seseorang terhadap fluktuasi harga. Batas nilai (hedge) biasanya didefinisikan sebagai penetapan posisi pada pasar futures yang sama, tetapi dalam arah yang berlawanan dengan komitmen pada pasar tunai (yang juga dikenal sebagai komoditas fisik atau actual). Hanya 2% dari semua futures contract yang ada yang benar-benar terealisasi. Mayoritas kontrak ditutup dengan membeli kontrak dengan arah berlawanan atua dengan menjual kontraknya itu sendiri. Sebagai contoh, sebuah perusahaan yang memiliki persediaan kopi mengambil posisi jual (short position) di pasaran. Posisi ini menghilangkan penurunan nilai persediaan perusahaan bila harga kopi turun. Posisi jual ini mengharuskan pemegangnya menjual kopi pada harga tertentu di masa depan. Jika, di masa depan nanti, harga kopi jatuh, nilai posisi jual tersebut akan meningkat, karena pemegangnya telah menjual pada harga yang lebih tinggi. Hal ini akan mengeliminiasi penurunan nilai persediaan kopi aktual. Sangat tidak mungkin untuk memperoleh perlindungan nilai yang sempurna karena adanya ketidaksempurnaan antara pasar fisik dan pasar futures, tetapi pasar benar-benar melindungi nilai persediaan seseorang. Tren Mengkonsumsi Kopi Konsumsi kopi per kapita telah menurun secara teratur sejak tahun 1965. Tampilan 1 menunjukkan konsumsi cairan AS dalam beberapa kategori minuman. Saat konsumsi kopi secara keseluruhan menurun, kopi jenis specialty premium dan gourmet malah laku keras. Penjualan kopi gourmet sendiri naik dari $500 juta tahun 1987 menjadi $780 juta tahun 1992. Selama periode ini, total penjualan kopi bergerak hanya dari $6,3 milliar ke $6,8 milliar. Kopi jenis specialty telah menarik perhatian konsumen kopi baru yang lebih muda dan berselera tinggi daripada peminum kopi 30 tahun yang
- 5. lalu. Kopi gourmet dan premium membukukan sebesar 19% total konsumsi tahun 1992, dan persentase ini diperkirakan meningkat lagi di masa depan. Tampilan 2 Data Segmen Penjualan dan Pengeluaran Terpilih Tahun 1992 (dalam juta $) Nestle Procter & Gamble Philip Morris Penjualan $ 9.658 $ 3.709 $29.048 Biaya penjualan 4.369 2.373 19.685 Pemasaran dan administrasi 3.564 1.157 6.594 Karena perusahaan-perusahaan tersebut terjun dalam berbagai industry, hanya data segmen untuk segmen makanan atau minuman (yang termasuk bisnis kopi perusahaan) yang tersedia. Pengeluaran pemasaran dan administrasi termasuk biaya riset dan pengembangan Informasi keuangan untuk Nestle dikonversikan dari Franc Swiss ke dalam dolar AS dengan menggunakan kurs tahun 1992 – SF 1,40/$ Sumber : Laporan Tahunan 1992 Banyak perusahaan kecil yang memutuskan untuk menciptakan dan mengambil keuntungan dari pilihan konsumen yang berubah ini. Salah satunya adalah Starbucks Coffee Company yang berkedudukan di Seatle. Starbucks membeli dan memanggang biji kopi bermutu tinggi dan menjualnya, bersamaan dengan kopi fresh-brewed, berbagai jenis kue dan konfeksi, serta peralatan dan aksesori yang berkaitan dengan kopi, terutama melalui toko-toko retail milik perusahaan tersebut. Untuk memenuhi permintaan standar kopi yang tinggi, Starbucks membeli biji kopi hijau untuk campuran kopinya dari wilayah-wilayah produsen kopi di seluruh dunia dan memanggangnya sampai pada standar yang tepat. Selain itu, ia juga mengontrol pengemasan dan distribusi kopi seluruh toko ritelnya. Pada Oktober 1994, Starbucks menghasilkan $ 284 juga dari penjualannya di 400 outlet ritel. Green Mountain Coffee Roasters (GMCR), berpusat di Shelbourne, Vermont, menghasilkan $ 11 juta dari penjualan 1991. Perusahaan ini memiliki 7 outlet ritel dan melayani lebih dari 1.000 restoran dan toko makanan gourmet. GMCR menetapkan harga tinggi dan berteknologi tinggi, menggunakan pemanggang terkomputerisasi dan sebuah basis data untuk membantu konsumen dalam mengatur persediaan kopi mereka.
- 6. Meskipun industry kopi jenis specialty memiliki prospek yang cerah untuk permintaan konsumen pada awal tahun anggaran 1990-an, beberapa tren dalam produk konsumen memperlihatkan peluang untuk segmen di luar jenis specialty. Pada kebangkitan resesi ekonomi, konsumen sangat berhati-hati dalam mengeluarkan biaya. Karena itu, permintaan untuk merek yang lebih rendah harganya meningkat. Masih belum jelas bagaimana mereka akan menghadapi pasar kopi eceran untuk beberapa tahun mendatang. Pesaing Nestle merupakan perusahaan kopi terbesar di dunia. Di Amerika, produsen kopi terbesar adalah Philip Morris (Maxwell House) dan P&G (Folgers). Perusahaan tersebut memiliki sumber daya yang memadai : infrastruktur, jaringan distribusi, merek dagang terkenal, sumber produksi, dan ahli pemasaran. Mereka bersaing melalui periklanan, yang kuat dan penentuan harga agresif. Karena peka terhadap perubahan konsumsi kopi, ketiga produsen tersebut telah meluncurkan banyak produk kopi baru. (Data keuangan terpilih mengenai pesaing-pesaing utama tertera pada Tampilan 2). Sebagai tambahan pada perusahaan raksasa kopi ini, ada beberapa pemain lain seperti Starbucks. Aloha Products Wakil presiden penjualan Aloha Products dan dua asistennya mengatur kebijakan penjualan secara terpusat. Presiden dan wakil presiden penjualan bertanggung jawab atas periklanan dan promosi. Wakil presiden produksi mengatur pemanggangan, penggilingan, dan pengemasan kopi Aloha. Perusahaan itu memiliki tiga pabrik pemanggangan di wilayah Barat Tengah (MidWest), dan tiap pabrik mempunyai keuntungan dan kerugiannya masing-masing. Besarnya bonus seorang manajer pabrik adalah persentase dari laba kotor yang dihasilkan pabriknya. Kantor pusat mempersiapkan laporan laba kotor untuk tiap pabrik tiap bulan, seperti pada Tampilan 3. Tiap awal bulan, kantor pusat memberikan jadwal produksi untuk bulan berjalan kepada manajer pabrik dan proyeksi jadwal untuk bulan ke depannya.
- 7. Tiap pabrik memiliki bagian pembukuan yang mencatat semua biaya produksi dan mempersiapkan gaji karyawan. Kantor pusat mengatur tagihan, kredit, dan pungutan serta membuat seluruh laporan keuangan perusahaan. Manajer pabrik tidak memiliki control atas pembelian biji kopi hijau (mentah). Sebuah unit pembelian khusus dalam perusahaanlah yang mengatur pembelian ini. Unit ini terletak di New York, pusta bisnis biji kopi hijau, karena dapat mengadakan kontak dengan broker kopi secara konstan. Grup pembelian ini sangat bervariasi. Mereka menyimpan sendiri catatan pembukuannya dan mengatur semua transaksi keuangan yang berhubungan dengan pembelian, penjualan ke pihak luar, dan transfer-transfer ke ketiga pabrik pemanggang milik perusahaan. Manajer unit melapor langsung ke sekretaris bendahara perusahaan. Fungsi utama unit penjualan adalah mendapatkan varietas dan jumlah kopi hijau yang diperlukan pabrik utnuk dicampur, di panggang, di bungkus, dan diantarkan ke konsumen. Grup pembelian ini berhubungan dengan lebih dari 50 jenis dan tingkatan biji kopi yang tumbuh di Negara tropis di seluruh dunia. Tampilan 3 Laporan Laba Rugi untuk Pabrik No. 1 Penjualan bersih (pengiriman pada harga tagihan…………………. 100% Kurangi : Biaya penjualan :* Biaya Kontrak kopi hijau 50% Pemanggangan dan penggilingan Buruh………………………………… 5% Bahan bakar…………………………. 3 Beban produksi………………………. 5 13% Pengemasan Kontainer…………………………….. 11% Karton kemasan………………………. 1 Buruh………………………………… 2 Biaya Manufaktur……………………. 4 18% Total biaya manufaktur………………. 81% Margin kotor…………………………. 19%
- 8. * Biaya penjualan diekspresikan dengan persentase pendapatan penjualan bersih. Jumlah uang diabaikan. Dengan menggunakan anggaran penjualan, grup pembelian memasuki pasar kontrak di muka untuk biji kopi hijau. Kontrak di muka tersebut mensyaratkan pengiriman kopi hijau pada 3 sampai 12 bulan ke depan pada harga tertentu. Grup ini juga mempunyai hak opsi untuk pembelian pada pasar spot – yaitu, pembelian untuk pengiriman secepatnya. Dengan demikian, pembelian pada pasar spot tetap pada tingkat minimum. Pengetahuan agen pembelian akan kondisi pasar merupakan hal sangat penting; sang agen harus menilai tren pasar dan membuat perjanjian secara tepat. Hasil dari proses ini adalah bahwa unit pembelian kopi hijau melakukan pembelian di muka atas kopi untuk pengiriman pada tanggal tertentu. Pada tanggal pengirimannya, penjualan perusahaan tidak selalu berada pada titik yang diharapkan pada saat kontrak kopi hijau tersebut ditandatangani. Selisih antara pengiriman actual dan permintaan saat ini diatur melalui penjualan atau pembelian di pasar spot. Perusahaan akan menjual kea tau membeli dari broker kopi dan kadang-kadang dari pemanggang lain. Sebagai contoh, perjanjian untuk Kona No. 2 (jenis kopi Hawaii) mungkin berisi pengiriman 22.000 kantong untuk bulan Mei (tiap kantong berisi 132 pon kopi hijau). Pengiriman ini akan dilakukan melalui 50 kontrak yang ditawarkan pada harga tertentu ternyata permintaan akan produk perusahaan menurun pada bulan Mei, sehingga kebutuhan bahan mentah pabrik juga menurun hingga 17.000 kantong,. Pada kasus ini, unit penjualan harus memutuskan untuk membayar untuk menyimpan kelebihan 5.000 kantong pada fasilitas di luar perusahaan atau menjual kembali kopi tersebut ke pasar bebas. Contoh ini merupakan hal biasa untuk operasi normal perusahaan. Umumnya, besarnya volume pembelian dari perusahaan memungkinkannya untuk membeli pada persyaratan yang sesuai untuk merealisasikan laba normal broker dan dagang sewaktu di jual dalam jumlah kecil ke pengusaha kecil. Karena itu, kebijakan yang biasa dibuat adalah membuat komitmen pembelian berdasarkan potensi permintaan maksimum pabrik dan menjual kelebihannya pada pasar spot. Perusahaan menghitung pembeliankopinya dengan mempertahankan catatan yang terpisah untuk biaya per kontrak. Catatan pembukuan ini dikenai biaya untuk pembelian kopi dan biaya pengiriman, pengeluaran impor, dan pos-pos sejenis lainnya. Untuk tiap
- 9. kontrak, grup pembelian menghitung biaya bersih per kantong. Di mana, 50 pengiriman untuk Kona No. 2 seperti pada contoh di atas akan menjadi eprsediaan dengan 50 harga yang berbeda. Kebijakan yang ada adalah memperlakukan kontrak secara individu. Sewaktu kopi hijau di kirim ke pabrik, sebuah biaya dikenakan untuk mewakili biaya yang ada di kontrak ang meliuti biaya pengiriman itu. Tidak ada elemen laba atau rugi pada transfer semacam ini. Sewaktu perusahaan menjual kopi hijau ke pasar bebas, biaya penjualannya atas dasr kontrak tertentu denga laba atau rigi dari transaksi tersebut. Biaya operasional untuk unit pembelian dikenakan langsung ke kantor pusat. Biaya tersebut di catat sebagai elemen dalam akun overhead umum korporat. Untuk beberapa tahun lalu, manajer pabrik tidak terpuaskan dengan metode perhitungan pendapatan kotor (sebagai bukti dari kutipan pada awal kasus ini). Keluhan mereka akhirnya memotivasi presiden untuk meminta bahwa pengawas mempelajari seluruh metode pelaporan hasil grup operasi, penjualan dan pemasaran, serta unit penjualan pabrik. Pertanyaan: 1. Evaluasi sistem pengendalian saat ini untuk departemen produksi, pemasaran, dan pembelian Aloha Products. Evaluasi Sistem Pengendalian : - Departemen Produksi Aloha Products memiliki sistem penetapan pusat tanggungjawab yang tidak tepat pada manajemen perusahaannya. Hal ini dapat dilihat pada ketiga unit pabrik yang ditetapkan sebagai pusat laba namun tidak dapat bekerja selayaknya pusat laba itu sendiri karena terdapat banyak batasan yang diberikan oleh manajemen pusat. Masalah yang terjadi pada sistem pengendalian pabrik adalah : a. Manajer pabrik tidak dapat menentukan jumlah input yang digunakan sebagai bahan pokok produksi. Hal ini akan bertentangan dengan tujuan dari pusat laba karena manajer
- 10. pabrik tak akan mampu memaksimalkan tingkat laba bila tidak dapat menentukan jumlah input produksi. b. Jadwal dan tingkat produksi ditentukan oleh pusat. Hal ini juga menjadi batasan bagi pabrik sebagai pusat laba karena tidak memiliki hak untuk menentukan tingkat produksi yang efektif sesuai dengan kapasitas pabrik saat itu. c. Manajer pabrik tidak memiliki akses terhadap penjualan produk. d. Sebenarnya ide pengukuran kinerja dan pemberian bonus yang didasarkan pada gross margin cukup baik, karena dengan seperti itu setiap kepala pabrik termotivasi untuk lebih mengefisienkan dan mengefektifkan biaya-biaya yang dapat ia kontrol di dalam pabriknya seperti biaya pada proses pemanggangan, penggilingan dan pengemasan. Biaya bahan baku tidak dapat ia kontrol karena itu merupakan biaya yang diberikan oleh departemen pembelian. Akan tetapi, teknik pengukuran kinerja dan perhitungan bonus seperti ini akan efektif bila perusahaan memberikan kebebasan pada pabrik dalam menentukan tingkat input, output, dan penjualan produk. - Departemen Pemasaran Di dalam kasus tidak banyak informasi mengenai sistem pengendalian yang ada pada departemen ini. Akan tetapi, kita dapat melihat bahwa sering ada selisih antara pengiriman bahan baku dengan permintaan aktual. Ini dapat mengindikasikan bahwa penjualan relatif tidak stabil, bahkan seringkali turun. Hal ini menyebabkan perusahaan harus menjual atau membeli bahan baku dari broker atau perusahaan lain dengan menggunaka spot price yang fluktuatif. Sehingga dapat menimbulkan laba atau rugi yang sulit dikontrol. - Departemen Pembelian Pada umumnya sistem yang digunakan untuk pembelian bahan baku yang dilakukan oleh departemen ini sudah cukup baik, yaitu menggunakan future contracts yang bertujuan untuk menjaga kestabilan harga ataupun nilai bahan baku. Akan tetapi, perlu diingat bahwa sering terjadi selisih pengiriman aktual dengan permintaan, ini berarti
- 11. adanya ketidak-sepahaman antara departemen pemasaran dengan departemen pembelian. 2. Pertimbangan strategi kompetisi perusahaan, perubahan apa yang anda sarankan untuk sistem kontrol dari ketiga departemen tersebut? Saran yang akan saya berikan: - Departemen Produksi Bila Aloha tetap ingin mempertahankan sistem pengendaliannya seperti sekarang, akan lebih baik bila pusat tanggung jawab pada pabrik diganti sebagai pusat biaya sehingga manajer pabrik tidak perlu lagi memaksimalkan tingkat laba yang sebernarnya tidak dapat dimaksimalkan karena kebijakan pusat yang tidak tepat. Bila pabrik ditetapkan sebagai pusat biaya, maka pengukuran kinerja pabrik seharusnya dilakukan berdasarkan tingkat pengefektifan sumber daya sehingga jumlah output akan lebih maksimal. - Departemen Pemasaran Kebijakan tentang penjualan dan pemasaran sebaiknya tetap dilakukan oleh kantor pusat. Sumber daya pemasaran akan lebih baik jika dimanfaatkan/digunakan dibawah satu unit, karena ketiga pabrik yang ada memproduksi produk yang sama. Sehingga, apabila kantor pusat yang menangani fungsi pemasaran, maka perusahaan dapat mempromosikan merek dengan cara yang paling efisien dan terintegrasi. Akan tetapi, departemen pemasaran juga harus melakukan tindakan untuk mengatasi masalah tidak stabilnya permintaan. - Departemen Pembelian Akan lebih baik jika sebelum melakukan pembelian departemen pembelian meng komunikasikannya lebih dahulu ke departemen produksi dan pemasaran. Sehingga, pembelian yang dilakukan tepat sasaran, yaitu sesuai dengan kapasitas produksi pabrik
- 12. dan sesuai dengan permintaan pasar. Hal ini memberikan kesempatan bagi pabrik untuk mengendalikan input mereka sesuai dengan kebutuhan mereka. Selain itu, departemen pembelian sebaiknya membentuk dan mempertahankan relasi baru dengan petani dan pemasok. Sehingga, dapat menjaga kepastian tersedianya bahan baku dan juga dapat mencapai penghematan biaya dari pembelian grosir.