Unit10 : pengawalan
Download as DOC, PDF3 likes29,734 views
Dokumen ini membahas pengawalan dalam pengurusan, yang merupakan fungsi penting untuk memastikan aktiviti yang dijalankan sesuai dengan perancangan dan mencapai matlamat organisasi. Terdapat keperluan pengawalan seperti perubahan persekitaran, mengatasi kesilapan, dan memastikan delegated tasks dilaksanakan dengan baik. Proses pengawalan melibatkan menetapkan standard, mengukur prestasi, membandingkan dengan piawaian, dan memperbaiki kesilapan yang berlaku.
Unit10 : pengawalan
- 1. PENGAWALAN Asas Pengurusan PENGAWALAN Objektif Pembelajaran : Mengaitkan fungsi kawalan dengan fungsi-fungsi pengurusan yang lain. Hasil Pembelajaran : Di akhir unit ini ,pelajar dapat: • Mendefinisikan kawalan. • Mengenalpasti keperluan terhadap pengawalan. • Mengaitkan fungsi kawalan dan perancangan. • Mengenalpasti langkah-langkah dan teknik-teknik pengawalan.
- 2. PENGAWALAN Asas Pengurusan PENGAWALAN 10.0 Pengenalan Daripada unit-unit sebelum ini kita telah mempelajari beberapa fungsi di dalam pengurusan dan fungsi terakhir adalah pengawalan. Fungsi inilah yang kita akan pelajari sekarang. Pengawalan adalah amat penting bagi sesebuah organisasi dalam menjayakan strategi perancangan mereka ke arah mencapai matlamat yang telah ditetapkan. 10.1 Definisi Terdapat beberapa definisi yang telah dikenal pasti, di antaranya: a) Pengawalan ini boleh didefinisikan sebagai satu proses di mana pengurus memastikan aktiviti yang sebenar ( yang dijalankan) sama sepertimana yang telah dirancangkan dan mengambil tindakan pembetulan bagi memperbaiki kesilapan untuk mencapai objektif yang telah ditetapkan. b) Mengikut Robert J Mockler ( 1972 ) kawalan pengurusan adalah suatu usaha yang sistematik untuk menetapkan piawai-piawai prestasi agar selari dengan rancangan matlamat, untuk mereka bentuk sistem Maklum balas.
- 3. PENGAWALAN Asas Pengurusan 10.2 Keperluan Pengawalan Terdapat empat sebab kenapa pengawalan perlu dilakukan di dalam sesebuah organisasi. a) Perubahan dalaman dan luaran organisasi. Organisasi sentiasa berubah di sebabkan oleh perubahan-perubahan yang berlaku dipersekitaran luaran. Kos pembuatan dan buruh sentiasa berubah, pasaran kerap berubah, citarasa pengguna berubah, barang baru sentiasa muncul yang menyebabkan pengurus mesti peka terhadap perubahan- perubahan tersebut. Pengurus dan kakitangan sentiasa bertukar, peraturan baru dikeluarkan dan pelbagai perubahan lagi yang berlaku dalam organisasi memerlukan pengurus sentiasa mengawasi perubahan-perubahan tersebut. b) Kekusutan Semakin besar dan berkembang organisasi tersebut akan menyebabkan kakitangan semakin ramai dan kerja-kerja akan bertambah. Ini akan meyukarkan tugas pengurus dan memerlukan kawalan dilakukan supaya semua aktiviti berjalan dengan lancar dan tiada pertindihan tugas berlaku. Faktor pemencaran juga memerlukan kawalan dilakukan supaya tidak berlakunya penyalahgunaan kuasa. c) Kesilapan Semua manusia tidak lepas daripada melakukan kesilapan. Disebabkan oleh kelemahan yang ada pada setiap manusia maka pengurus tidak boleh mengandaikan semua pekerja tidak akan melakukan kesilapan. Dengan adanya kawalan pengurus dapat memperbaiki kesilapan yang mungkin dilakukan oleh pekerja dan kesilapan tersebut mestilah diperbaiki sebelum ianya menjadi bertambah besar dan tidak mungkin dapat diperbaiki lagi.
- 4. PENGAWALAN Asas Pengurusan d) Delegasi Meskipun pengurus mengagihkan kuasa dan tanggungjawabnya kepada pekerja tetapi ia tidak boleh lepas tangan kerana mereka masih lagi bertanggunggan ke atas setiap tugas yang dilakukan oleh pekerja. Bagi memastikan setiap pekerja melaksanakan tugas yang telah diserahkan dengan sempurna maka pengurus perlu mengawasi tugas-tugas yang dilakukan supaya tidak lari daripada yang telah dirancangkan. Pengurus tidak akan dapat mengawasi pekerjanya tanpa adanya satu sistem pengawalan yang berkesan. Untuk melaksanakan sistem pengawalan yang berkesan pengurus perlu mengetahui tahap kawalan betul yang perlu dikenakan ke atas setiap pekerja. Tahap kawalan yang betul amat diperlukan kerana ia mempunyai kesan yang negatif apabila pengurus mengenakan kawalan yang terlalu ketat atau longgar. Kawalan Ketat Kawalan Longgar 1. Pekerja memberontak Pekerja membuat kerja sambil lewa 2. Pekerja tertekan Disiplin pekerja merosot 3. Produktiviti rendah Produkiviti rendah 4. Hubungan antara pekerja dengan Prestasi kerja merosot pengurus rendah. (tiada komunikasi berlaku) 5. Berlaku gangguan emosi Kerugian atau pembaziran sumber 6. Prestasi kerja merosot Masalah-masalah sosial 10. 3 Hubungan Pengawalan dan Perancangan
- 5. PENGAWALAN Asas Pengurusan Fokus utama setiap organisasi ialah mencapai objektif yang telah ditetapkan dalam perancangan. Untuk memastikan objektif ini dicapai maka pengurus perlu sentiasa mengawal aktiviti-aktiviti yang dilakukan supaya tidak menyimpang daripada perancangan dan jika adanya penyimpangan atau kesilapan maka ianya dapat diperbetulkan dengan segera dan ini dapat membantu pencapaian objektif. Kawalan tidak dilakukan jika tiada perancangan kerana jika tiada perancangan maka tiada objektif yang hendak dicapai. 10.4 Proses Pengawalan Untuk menjayakan sesuatu pengawalan kita perlu mengikuti proses yang ditetapkan. Terdapat 4 proses yang perlu dipelajari dan diikuti: Langkah 1: Menetapkan piawaian atau standard Piawaian merupakan tahap ukuran bagi sesuatu perkara yang ingin dikawal. Di sini kita mesti tahu apakah standard yang perlu ditetapkan. Sebagai contoh piawaian bagi markah lulus untuk setiap pelajar adalah 50%. Sekiranya pencapaian pelajar adalah di bawah 50% maka prestasi pelajar tersebut dianggapkan lemah.Terdapat beberapa cara untuk menetapkan piawaian :- a) Berdasarkan pengalaman yang lepas. b) Atas budi bicara pengurus c) Berdasarkan rekod-rekod dari organisasi yang lain d) Berdasarkan kepada kelengkapan e) Berdasarkan kepada belanjawan (budget) Terdapat beberapa faktor dalam menetapkan piawaian:
- 6. PENGAWALAN Asas Pengurusan a) Tidak terlalu tinggi dan tidak terlalu rendah. Kalau standard yang ditetapkan adalah terlalu terlalu tinggi berkemungkinan semua pekerja tidak dapat mencapainya. Manakala sekiranya piawaian yang ditetapkan terlalu rendah akan mencerminkan kualiti yang rendah atau tiada kualiti. b) Mestilah melambangkan kepada kualiti. Piawaian yang ditetapkan bukan sahaja dapat memperbanyakkan kuantiti tetapi juga dapat meningkatkan kualiti. c) Mestilah jelas atau diterima oleh setiap individu yang terlibat. Piawaian yang telah ditetapkan itu mestilah difahami oleh setiap pekerja dan mereka mengetahui apa yang sepatutnya mereka capai. d) Bergantung kepada objektif organisasi Sekiranya objektif organisasi berkehendakkan kualiti yang tinggi maka piawaian yan ditetapkan juga mestilah menekankan kepada peningkatan kualiti. Langkah 2: Mengukur prestasi sebenar. Pengurus perlulah membuat pengukuran ke atas prestasi pekerja secara berterusan bagi memastikan tiada kesilapan yang dilakukan sepanjang aktiviti dijalankan. Contohnya mengukur prestasi pelajar melalui kuiz, ujian, tugasan dan projek secara berterusan daripada awal sehingga akhir semester.
- 7. PENGAWALAN Asas Pengurusan Langkah 3: Buat perbandingan antara prestasi dengan piawaian yang telah ditetapkan. Setelah mengetahui prestasi sebenar yang telah dicapai ianya harus dibandingkan dengan piawaian yang telah ditetapkan . Ini bertujuan untuk mengetahui samada prestasi yang ditunjukkan mencapai piawaian yang ditetapkan atau tidak. Jika telah mencapai piawaian maka bolehlah dikatakan organisasi itu adalah di bawah kawalan. Sekiranya tidak mungkin terdapat kesilapan yang perlu diperbetulkan. Contohnya, markah kerja kursus pelajar yang mendapatkan markah 35 maka prestasinya dikatakan cemerlang dan melebihi piawaian, jika markah 25, prestasinya adalah memuaskan, dan mereka yang mendapat markah kurang dari 20, maka prestasinya di anggap lemah. Setelah membuat perbandingan, kita dapat tahu 3 keadaan :- a) Prestasi sama dengan piawaian. b) Prestasi melebihi apa yang ditetapkan dalam piawaian. c) Prestasi kurang daripada piawaian yang ditetapkan. Langkah 4: Memperbetulkan kesilapan. Sekiranya organisasi tidak mencapai tahap piawaian yang telah ditetapkan maka pengurus perlu mengenal pasti punca-punca yang menyebabkan berlakunya keadaan tersebut. Pengurus boleh mengatasi keadaan ini berdasarkan kepada beberapa cara. a) Menyemak dari segi piawaian. Mungkin piawaian terlalu tinggi menyebabkan pekerja tidak boleh capai. b) Memperbaiki kesilapan. Samada memperbaiki kesilapan mesin @ memperbaiki kesilapan pekerja.
- 8. PENGAWALAN Asas Pengurusan
- 9. PENGAWALAN Asas Pengurusan AKTIVITI 10A Ujikan kefahaman anda sebelum meneruskan input selanjutnya. Sila semak jawapan anda pada Maklum balas di halaman berikutnya. Arahan: Bulatkan jawapan yang betul bagi soalan di bawah. 10.1 Pengawalan dilihat sebagai elemen yang positif kerana ia dapat membantu pengurus mengelakkan daripada berlakunya A. Perubahan B. Kesilapan C. Kompleksiti D. Penolakan perubahan E. Kecekapan organisasi 10.2 Langkah terakhir dalam proses pengawalan ialah A. Menentukan standard B. Membetulkan kesilapan C. Membandingkan prestasi dengan standard D. Mengukur prestasi
- 10. PENGAWALAN Asas Pengurusan E. Kawalan kualiti 10.3 Pekerja menolak kepada perubahan kerana A. Kepercayaan terhadap matlamat B. Fokus kepada perkara yang tidak penting C. Ganjaran yang banyak D. Integrasi dengan perancangan E. Hubungan dengan pengawalan 10.4 Satu teknik untuk mengatasi halangan kepada pengawalan ialah A. PMO B. Kebertanggungjawaban C. Memperbanyakkan kawalan D. Status E. Melantik seorang pengawal Soalan esei Bincangkan kesan keatas pekerja jika pengurus mengenakan kawalan yang terlalu ketat atau terlalu longgar
- 11. PENGAWALAN Asas Pengurusan MAKLUM BALAS AKTIVITI AKTIVITI 10A Betul / Salah 10.1 B 10.2 B 10.3 B 10.4 A Soalan esei 10.5 Kawalan yang ketat Kawalan longgar memberontak kerja sambil lewa tidak berpuashati pembaziaran sumber masalah disiplin organisasi masalah disiplin
- 12. PENGAWALAN Asas Pengurusan 10.5 Prinsip-prinsip kawalan yang berkesan: Di dalam sesebuah organisasi, kita perlu tahu apakah prinsip-prinsip yang menentukan sesuatu kawalan itu berkesan atau tidak. Di antara prinsip tersebut adalah: a) Fleksibeliti Suatu kawalan yang ditetapkan perlulah ada kelonggaran dan ia boleh diubahsuai dari semasa ke semasa. Di mana kawalan yang dikenakan akan mengikut keadaan dari masa ke semasa. Contohnya fleksibeliti ke atas menetapkan piawaian, di mana pengurus boleh menaikkan ataupun merendahkan piawaian berdasarkan kebolehan dan kemampuan pekerja pada masa tersebut. b) Ketepatan Kita perlu ada maklumat-maklumat benar, sahih, tepat dan boleh dipercayai. Kita juga tidak boleh menyembunyikan apa-apa fakta atau memberi fakta yang salah untuk mendapatkan kawalan yang berkesan. Contohnya pengurus perlu menerangkan kepada pekerja apa yang perlu dilakukan, apa yang telah dilakukan.Walaupun sesetengah fakta-fakta perlu dirahsiakan untuk kepentingan organisasi, tetapi maklumat-maklumat tertentu perlu diberitahu dengan tepat untuk mengelakkan kekeliruan dan salah faham.
- 13. PENGAWALAN Asas Pengurusan c) Ketepatan masa Kita dapat maklumat tersebut pada masa yang betul, pada tempat yang sesuai. Maklumat diberi pada masa yang memerlukan. “Do the thing at the right place and the right time”. d) Fokus kepada perkara penting Aktiviti yang dikawal mestilah yang penting sahaja dan fokus kepada :- • Prestasi-sekiranya organisasi mahukan peningkatan kerja pekerja. • Pekerja-sekiranya organisasi mahukan pekerja mempunyai tingkahlaku yang baik. e) Penerimaan oleh ahli organisasi • Perkara yang dikawal mestilah dipersetujui oleh ahli organisasi. Contohnya masa bekerja dari pukul 8.00 pagi hingga 4.00 petang, semua orang mesti bersetuju untuk datang bekerja pada waktu tersebut.
- 14. PENGAWALAN Asas Pengurusan 10.6 Teknik atau Mekanisma yang digunakan dalam pengawalan. Apakah yang seringkali dikawal oleh organisasi? Terdapat dua perkara yang selalunya dikenakan kawalan dalam organisasi :- a) Kawalan output atau Kawalan prestasi Kawalan ini digunakan untuk melihat hasil atau prestasi atau hasil sebenar yang ditunjukkan oleh pekerja. Mengukur dari aspek: i) Kecekapan Di mana melalui kawalan pengurus mendapat gambaran setakat mana cekap pekerja-pekerja. ii) Kualiti / mutu Kawalan juga dapat mengetahui samada prestasi itu telah mencapai kualiti yang telah ditetapkan. Kawalan juga dapat menjaga mutu untuk menjamin standard yang telah ditetapkan iii ) Mendapat maklum balas dari pekerja Dengan adanya kawalan pengurus dapat memastikan samada semua aktiviti pekerja dapat berjalan dengan baik atau menghadapi masalah semasa menjalankan aktiviti tersebut.
- 15. PENGAWALAN Asas Pengurusan b) Kawalan tingkah laku Ia dijalankan bertujuan untuk memastikan tingkah laku pekerja selaras dengan apa yang ingin dibentuk oleh organisasi. Ia dilaksanakan agar organisasi tidak menghadapi dengan pekerja yang menimbulkan masalah atau mempunyai tingkah laku yang tidak diingini seperti ponteng kerja, malas, datang lewat, kerja sambil lewa, tidak amanah, dedahkan rahsia syarikat, selalu buat kesilapan atau cuai, tidur tempat kerja, tidak bertanggungjawab, khayal masa kerja dan sebagainya. Bagi melaksanakan kedua-dua kawalan tersebut kita perlu menggunakan teknik- teknik yang tertentu seperti jadual di bawah: Kawalan output atau prestasi Kawalan tingkah laku 1) Belanjawan 1) Penilaian prestasi - di mana belanjawan yang lebih - kalau nilai prestasi automatik besar, kita harapkan prestasi juga tingkah laku juga baik iaitu dari adalah lebih baik, begitu juga dari yang tidak baik berubah kepada segi mutu dan maklum balas. baik. 2) Kawalan Mutu 2) Peraturan - membentuk satu disiplin diri kepada pekerja-pekerja. 3) Kawalan Inventori 3) Penyeliaan 4) Penyata kewangan 4) Nisbah Prestasi 5) Reka bentuk operasi - di mana pengurus hendak merancang untuk menentukan sesuatu kerja itu dihasilkan.
- 16. PENGAWALAN Asas Pengurusan i. Apakah objektif anda memasuki MKM? ii. Apakah teknik-teknik pengawalan yang telah anda ambil bagi memastikan objektif anda tercapai?
- 17. PENGAWALAN Asas Pengurusan AKTIVITI 10 B Ujikan kefahaman anda sebelum meneruskan input selanjutnya. Sila semak jawapan anda pada maklum balas di halaman berikutnya. Arahan: Isikan jawapan yang tepat bagi kenyataan yang diberikan. 10.6 Sistem kawalan yang ditetapkan perlulah ada kelonggaran dan boleh diubahsuai dari masa kesemasa.________________ 10.7 Maklumat-maklumat yang benar, sahih, tepat dan boleh dipercayai __________________. 10.8 Maklumat tersebut diterima pada masa yang tepat.___________________. 10.9 Kawalan dilakukan pada perkara-perkara yang penting sahaja_________________ 10.10 Semua ahli organisasi bersetuju dengan sistem kawalan yang dilakukan._______________.
- 18. PENGAWALAN Asas Pengurusan Soalan Esei 10.11 Bezakan di antara kawalan prestasi dan kawalan tingkahlaku. 10.12 Jelaskan bentuk kawalan prestasi yang digunakan oleh firma MAKLUM BALAS Isi tempat kosong 10.6 fleksibel 10.7 ketepatan maklumat 10.8 ketepatam masa 10.9 fokus kepada perkara penting 10.10penerimaan oleh ahli organisasi Soalan esei 10.11 Kawalan prestasi adalah kawalan yang dibuat bagi melihat hasil atau mutu kerja yang ditunjukkan oleh pekerja dari segi kecekapan, mutu kerja dan tindakbalas dari pekerja manakala kawalan tingkahlaku merupakan kawalan bagi memastikan tingkahlaku pekerja selaras dengan apa yang diingini oleh organisasi dan tidak mendatangkan maslah kepada organisasi. 10.12 Bentuk kawalan prestasi 1. Belanjawan 2. mutu kerja 3. inventori 4. penyata kewangan
- 19. PENGAWALAN Asas Pengurusan 5. rekabentuk organisasi. PENILAIAN KENDIRI Baik sekarang anda telah menghampiri kejayaan. Sila cuba soalan dalam penilaian kendiri ini dan semak jawapan anda pada Maklum balas yang disediakan. Jika anda menghadapi masalah sila berbincang dengan pensyarah anda. Selamat Mencuba Semoga Berjaya!!!!!!!! Isikan tempat kosong 1. Kawalan penting kepada organisasi kerana ia dapat membantu pengurus mengatasi masalah __________________dan __________________yang berlaku disamping dapat mengekalkan prestasi organisasi. 2. Kawalan selepas tindakan dapat membekalkan______________kepada organisasi dan boleh dijadikan sebagai ukuran bagi pemberian_____________kepada pekerja. 3. Terdapat 4 langkah dalam proses pengawalan bermula dengan__________________,___________________,_______________ dan akhir sekali________________.Jika prestasi pekerja adalah seperti piawai yang ditetapkan maka ____________________tindakan akan diambil. 4. Kawalan mempunyai perkaitan yang rapat dengan__________________.
- 20. PENGAWALAN Asas Pengurusan Soalan esei 1. Berikan definisi kawalan. 2. Terangkan sebab-sebab kenapa kawalan dilakukan dalam organisasi. 3. Jelaskan kaedah-kaedah yang digunakan oleh pengurus dalam kawalan kakitangan. 4. Terangkan mengenai teknik-teknik kawalan berikut: i. kawalan belanjawan ii. kawalan operasi MAKLUM BALAS PENILAIAN KENDIRI Isi tempat kosong 1. kesilapan, perubahan 2. maklumat, ganjaran 3. menetapkan piawai, mengukur prestasi, membandingkan prestasi dengan piawai, membuat tindakan pembetulan, tiada tindakan 4. perancangan
- 21. PENGAWALAN Asas Pengurusan Soalan esei 1. Definisi pengawalan-satu proses di mana pengurus memastikan aktiviti sebenar adalah selaras dengan aktiviti yang dirancangkan dengan mengambil tindakan pembetulan bagi mencapai objektif organisasi. 2. 4 sebab kenapa kawalan dilakukan i. perubahan dalam dan sekitar organisasi ii. kekusuatan yang berlaku dalam organisasi iii. kesilapan yang dibuat oleh pekerja atau pengurus iv. akibat delegasi 3. 2 kaedah mengawal pekerja i. penilaian prestasi menilai prestasi pekerja dan pengurus individu dan juga kumpulan ii. nisbah prestasi peratus guna tenaga dalam organisasi peratus pekerja yang berhenti,digantikan dan ketidakhadiran 4. Kawalan belanjawan Kawalan operasi peruntukan pada masa akan proses mengubah input sebelum datang dalam bentuk ringgit barangan dihasilkan atau ukuran kuantitatif yang lain menentukan bagaimana tugas- untuk mengukur pretatsi tugas pekerja disusun organisasi kawalan mutu barangan penyelarasan sumber menentukan bahan yang piawaian kawalan diperlukan bagi melicinkan panduan yang jelas perjalanan operasi firma