VoIP Data en Telecom Noord
- 1. Wat is VoIP?
- 2. Inhoudsopgave: 1. De noodzaak van VoIP bellen 2. Hosted of fysieke telefooncentrale 3. De telefonie groeit makkelijk mee 4. Alles met dezelfde centrale 5. Vast en mobiel geïntegreerd in één oplossing 6. Veel functionaliteiten en mogelijkheden 7. Zijn we te bereiken wanneer er een storing is 8. Een fax ontvangen 9. Hoe nu verder, want ik wil ook VoIP 2
- 3. 1. De noodzaak van VoIp bellen “VoIP bellen klinkt interessant, maar wat is het eigenlijk? Heb ik het nodig en wat zijn de verschillen met wat ik nu heb?” In deze Whitepaper leggen we uit wat bellen met VoIP is. Waarom zou u met VoIP bellen? Kunt u zomaar overstappen en met VoIP bellen? Moet u er spullen voor aanschaffen of heeft u alles al in huis? Duidelijk is dat het snel gaat met VoIP! KPN stopt met het leveren van ISDN en verplicht zodoende eigenlijk iedereen over te stappen op VoIP, zowel zakelijke gebruikers als privé bellers. Eén en ander moet eind 2018 gerealiseerd zijn. VoIP-telefonie biedt diverse voordelen. Er zijn meer mogelijkheden dan bij de bekende traditionele telefonie. Bovendien zijn de kosten aanzienlijk lager en is de geluidskwaliteit beter. 2. Hosted of fysieke telefooncentrale Het bellen met VoIP is bellen over internet. En net als bij een ISDN-centrale loopt het gesprek via een telefooncentrale. Tenslotte moet het inko- mend en uitgaand spraakverkeer wel de bestem- ming krijgen die de beller bedoelt. Een verschil met de ‘oude’ situatie is dat er gekozen kan worden uit 2 soorten centrales; • Hosted centrale • Fysieke centrale. Beide oplossingen hebben voor- en nadelen. 3
- 4. De hosted centrale, een virtuele telefooncentrale in de Cloud, heeft geen onderhoud nodig en kan in de Cloud worden bediend door de gebruiker. Men kan vanaf elke plek met internet de centrale configureren en bedienen. Uw telefooncentrale staat ergens op een server bij een leverancier, u heeft geen fysieke telefooncentrale meer nodig. Alle telefoontoestellen maken via een internetverbinding contact met de telefooncentrale in de Cloud. Nadeel is dat het geleverd wordt via een provider en dat de centrale is ondergebracht bij een leverancier. Daarnaast zit er een abonnement aan vast met maandelijkse lasten. Een fysieke centrale wordt eenmalig aangeschaft, alles blijft hierdoor in eigen beheer en er zijn nog meer mogelijkhe- den dan voorheen. Een fysieke telefooncentrale betekent maatwerk: Koppelingen, aansturing en integraties met andere processen binnen het bedrijf zijn allemaal mogelijk. Ook bent u niet gebonden aan een telecomprovider of Cloud-platform. Dat maakt het overstappen naar een andere pro- vider veel makkelijker Wel dient men rekening te houden met het feit dat men de telefooncen- trale in eigen onderhoud heeft. Storingen en dergelij- ke dient men zelf op te lossen. Een onder- houdscontract met de installateur of een eigen ICT-afdeling is dan wel gewenst. 4
- 5. 3. De telefonie groeit makkelijk mee Er is een groot verschil met de eerdere technologie. Zo biedt VoIP telefonie meetbare diensten en schaalbaarheid. Het gebruik van de Cloudcapaciteit kan eenvoudig gemeten, gecontroleerd en gerapporteerd worden. De mogelijkheid om op te schalen is eenvoudig, meer gebruikers aansluiten is zo gebeurd en er is geen maximum. Ook als uw personeel andere (of flexibele) werkplekken gebruikt. Het aantal gebruikers verminderen is overigens ook geen probleem, dit is ook een simpele aanpassing. 4. Alles met dezelfde centrale afb.1 VoIP, bellen via het internet Omdat VoIP telefonie via het internet loopt kan men overal, met één en dezelfde telefooncentrale werken, zolang er maar internet is. Eén centrale volstaat om met collega’s onderling te bellen, waar ze ook zijn, thuis, bij de klant of op een andere vestiging. Bovendien is onderling bellen meestal gratis. 5
- 6. 5. Vast en mobiel geïntegreerd in één oplossing Ongeacht waar men is, men kan met de mobiele telefoon bellen en gebeld worden, alsof men op kantoor is met het eigen vaste telefoontoestel en telefoonnummer. Dus als er thuis wordt gewerkt, is men te bereiken op het vaste eigen nummer. Maar ook conference calls, wachtrijen en keuzemenu’s zijn gewoon te gebruiken met deze oplossing. Hoe het werkt. Bij Vast-mobiel integratie (Vamo) wordt het telefoonnummer van het vaste toestel met dat van het mobiele nummer samengevoegd. En in deze combinatie zit de kracht. Het gaat namelijk verder dan alleen het samenvoegen vaste telefonie en mobiele telefonie. Door de integratie wordt de mobiele telefoon volwaardig onderdeel van het telefoonnetwerk. Hierdoor is men onder één nummer bereikbaar op zowel het vaste áls het mobiele toestel. Een voordeel van vast-mobiel is dat het mogelijk om een collega, op zijn interne extensie, op zijn mobiel te bellen wanneer die thuis aan het werk is. Maar ook wanneer men vanuit het buitenland belt naar een klant, krijgt die keurig het algemene bedrijfsnummer te zien. afb.2 VAMO-proces 6
- 7. 6. Veel functionaliteiten en mogelijkheden Een bijkomend voordeel van VoIP is dat er veel extra functionaliteiten geboden worden en dat deze bovendien in eigen beheer zijn. Zo is integratie met uw bedrijfssysteem, zoals een CRM mogelijk. De meest gebruikte functionaliteiten van een VoIP-centrale: • Gesprekken opnemen ten behoeve van trainingsdoeleinden • Instellen van wachtmuziek • Koppeling met CRM • Wachtrijsysteem • Keuzemenu’s • Belgroepen afb.3 functionaliteiten en mogelijkheden • Fax to mail • Conference call 7
- 8. 7. Zijn we te bereiken wanneer er een storing is? Als de internetverbinding wegvalt of er een andere storing is, wordt dat gelijk door de aangesloten (hosted) telefooncen- trale geregistreerd. Het telefoonverkeer wordt direct via een alternatieve route geleid, die van tevoren is ingesteld. In de telecomwereld heet dit een fall-back. Een langdurige storing is dus niet nodig. 8. Een fax ontvangen. Faxen kunnen gewoon ontvangen worden met VoIP telefonie. De fax kan worden omgezet in een pdf-bestand en wordt daarna per email verzonden naar de geadresseerde. 9. Hoe nu verder, want ik wil ook VoIP! Het aanbod van diensten in de Cloud wordt steeds groter en is niet meer weg te denken tijdens onze dagelijkse werk- zaamheden. We staan nog maar aan het begin van een nieuw tijdperk en dat roept veel vragen op, zoals wat het kost en hoeveel het bespaart. Maar ook hoe het te implementeren en welke hulp er nodig is voor het ICT-gedeelte. De oplossing is simpel! Als u contact met ons opneemt, zullen wij u verder helpen. Wij zullen u kort vragen wat u nu heeft, maar vooral ook wat u wenst. De investeringskosten zijn afhankelijk van uw wensen en wat u nu heeft, maar zijn in beeld te brengen. Wij willen graag uw overige vragen beantwoorden, waarna een overstap in gang kan worden gezet. 8 Gorechtkade 79 9713BH Groningen +31 (050) 7620906 dt-noord.nl info@dt-noord.nl