1. gespreksformulier beoordelingsformulier gespreksformulier Medewerker beoordelingsformulier Leidinggevende bewerken 1 Formulier wordt dossier Dossier wordt verzonden 2 4 Gesprek vindt plaats Afspraken beoordeling 5 Afronding Beoordeling ondertekend en gescand 6 Beoordelingsformulier wordt opgenomen in portfolio. In gespreksformulier wordt link opgenomen naar beoordeling. Gespreksformulier wordt nu assessmentdossier Ontvangt dossier; maakt notities Analoog Digitaal Koppelt aan dossier 3 Ontvangt dossier en archiveert 7
2. STAP 1 Gespreksformulier: Bewerken binnen de portfoliowerkruimte Via bibliotheekmap krijgt elke S&O-er de alleen-lezen versie. Door er een kopie van te maken en deze in een eigen map te plaatsen kan het formulier worden bewerkt
3. Binnen groene kader geeft S&O-er met sleutelwoorden aan welke afspraken zijn gemaakt. Binnen rode kader wordt door S&O-er niets ingevuld STAP 1 Gespreksformulier: Bewerken binnen de portfoliowerkruimte
4. Als behoefte is aan meer informatie over afspraken, kan men een hyperlink maken naar een (ander) portfoliodocument STAP 1 Gespreksformulier: Bewerken binnen de portfoliowerkruimte Stap 2
5. STAP 2 Portfoliodossiers maken op basis van mappen en/of documenten Twee mogelijkheden: De hele map met inhoud wordt een dossier Eén bestand wordt dossier.Dossiernaam kan/mag afwijken van bestandsnaam (huidige situatie). Bestand krijgt nu status Dossier. Wordt dan ook opgeslagen in aparte map
6. STAP 2 Portfoliodossiers maken op basis van mappen en/of documenten Dossiers in deze map zijn gereed voor publicatie. Dat houdt in: Bepalen aan wie het gekoppeld moet worden Welke status het dossier krijgt.
7. STAP 2 Portfoliodossiers maken op basis van mappen en/of documenten Stap 3 Vul inlognaam in van leidinggevende Kies Verzenden Gebruik knop Toevoegen als inlognaam onbekend is NB: Onderscheid showdossier / assessmentdossier is technisch. Showdossier = dynamisch dossier. Geschikt voor diverse typen gesprekken (portfoliosituaties) waarbij de inhoud veranderbaar mag/moet zijn. Assessmentdossier: er wordt een “harde kopie” gemaakt. Portfoliodocumenten die aan dit dossier zijn gekoppeld zijn bevroren
8. STAP 3 Leidinggevende ontvangt dossier en bereidt zich voor To do lijst Dossiers die bekeken zijn
9. STAP 3 Leidinggevende ontvangt dossier en bereidt zich voor Tijdens het bekijken van het dossier, kunnen notities gemaakt worden. Digitaal: in het kader rechts van het bestand. Analoog: pen en papier
10. STAP 3 Leidinggevende ontvangt dossier en bereidt zich voor Stap 4 Analoge notitie: Scan het handgeschrevene Of werk uit in een (word)document Voeg notitie aan dossiertoe als bijlage
11. STAP 4 Het gesprek vindt plaats Tijdens het gesprek heeft leidinggevende een print van beoordelingsformulier. De beoordeling vindt tijdens het gesprek plaats.
13. STAP 4 Het gesprek vindt plaats Stap 5 Bladzijde 1,2 en 6 van GESPREKSCYCLUSFORMULIER_ALGEMEEN.doc worden ingevuld en ondertekend door leidinggevende. Eventueel wordt na afloop een kopie gemaakt en aan S&O-er gegeven
14. STAP 5 Afronding Ondertekende formulier wordt gedigitaliseerd * en naar S&O-er gestuurd via mail * Naar keuze door secretariaat, leidinggevende zelf of S&O-er
15. STAP 5 Afronding S&O-er voegt beoordelingsformulier toe aan overige portfoliobestanden. Beoordelingsformulier completeert ingeleverd dossier.
16. STAP 5 Afronding Stap 6 Portfolio-eigenaar herhaalt stap 1: 1) Bewerkt Gespreksformulier. Zet hierin link naar beoordelingsformulier. 2) Genereert van de map een nieuw dossier
17. STAP 6 Medewerker rondt dossier af/completeert Het dossier dat nu wordt gegenereerd moet status Afgerond krijgen, dwz een definitieve versie worden. Toevoegingen zijn niet meer noodzakelijk. Dossier kan worden gearchiveerd
18. STAP 6 Medewerker rondt dossier af/completeert Het dossier heeft nog steeds de status van “showdossier” dwz is inhoudelijk veranderbaar als onderliggend materiaal verandert. Op moment van verzenden verandert men de status
19. STAP 6 Medewerker rondt dossier af/completeert Belangrijke stap: Een assessmentdossier is een “bevroren” dossier. Eigenaar kan aan documenten niets meer wijzigen. De ELO maakt een kopie van het dossier en garandeert daarmee deze momentopname voor zowel eigenaar als ontvanger
