Yuk belajar ms.access

Kuliah Umum IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003 IlmuKomputer.Com

Membuat Aplikasi Sederhana
dengan Microsoft Access
Muhammad wali
Iwaell_acc@yahoo.com

Lisensi Dokumen:
Seluruh dokumen di IlmuKomputer.Com dapat digunakan, dimodifikasi dan
disebarkan secara bebas untuk tujuan bukan komersial (nonprofit), dengan syarat
tidak menghapus atau merubah atribut penulis dan pernyataan copyright yang
disertakan dalam setiap dokumen. Tidak diperbolehkan melakukan penulisan ulang,
kecuali mendapatkan ijin terlebih dahulu dari IlmuKomputer.Com.

1


Pendahuluan
Untuk Apasih kita belajar microsoft Access.
Microsoft Access adalah suatu aplikasi yang dapat membantu kita membuat sebuah aplikasi
database dalam waktu yang relatif singkat. Biasanya digunakan untuk pembuatan aplikasi-
aplikasi yang kecil. Misalnya Program untuk Kasir di koperasi, penjualan untuk toko.

Sebelum mulai belajar jangan lupa berdoa dulu kemudian Tanamkan pada diri anda bahwa
Microsoft Access itu gampang dan mudah dipelajari. Kuatkan keyakinan pada diri anda bah
anda dapat menguasainya.

Di Microsoft Access ada bagian apa aja sih.
a. Table digunakan untuk menyimpan data
b. Query digunakan untuk memanipulasi data
c. Form digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data,
menambah data dll.
d. Report digunakan untuk membuat laporan
e. Macro digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi.
f. Switchboard digun

Bagaimana memulai microsoft Access
1. Klik Start pilih Program lalu pilih Microsoft Access
2. Setelah terbuka klik Blank Database, pada jendela file new database isikan nama
file yang diinginkan misalkan Koperasi (Untuk membuat aplikasi penjualan Barang
di Koperasi PT. AGH.)

2


Kita sudah membuat database dengan nama Koperasi tetapi database itu belum dapat
digunakan untuk itu kita perlu membuat Tabel, Form, Query, Report dan Macro bila perlu.

Table
Apa sih Table itu ?
Table adalah tempat untuk menyimpan data. Contohnya data barang disimpan di table
barang

Kenapa kita harus buat table ?
Karena kalau kita tidak buat table kita tidak dapat menyimpan data, Jika tidak ada data
yang disimpan data tidak dapat diproses.

Kasih tau dong caranya buat table.
Sebelum kita mulai membuat table kita tentukan dulu table-table yang diprelukan beserta
field-fieldnya.

Table Barang
No Field Tipe data Keterangan
1. *Kode_Barang Text (4) Kode untuk Barang
2. Nama_barang Text (30) Nama Barang
3. Satuan Text (10) Satuan Junmlah Barang
4. Harga Text (4) Harga Barang
* Primary Key

Langkah membuat Table
1. Pada jendela database klik Table.
2. klik dua kali create table in design view
3. pada jendela table ketikan field-field table Barang beserta tipe datanya, jangan lupa
tentukan Kode_Barang sebagai Primary Key. seperti gambar dibawah ini.

4. Pilih File Save. Ketikan Nama Table, karena table ini berkaitan dengan Barang.
Kit simpan dengan nama “ Tbl_Barang ”.
5. Table Barang sudah selesai dibuat. tutup table untuk membuat table-table lainnya.

Kamu mau bisa bikin tablekan, coba bikin table karyawan, Header_Penjualan dan detail
penjualan dengan spesifikasi sebagi berikut.

3


Table Karyawan simpan dgn nama Tbl_Karyawan
1. *NIK Text (5) Nomor Induk Karyawan
2. Nama_Karyawan Text (30) Nama Karyawan
3. Bagian Text (10) Satuan Junmlah Barang

Table Header_Penjualan simpan dengan nama Tbl_H_Pjl
1. *No_Fak Text (5) Nomor Faktur
2. Tgk_Fak Date Tanggal Faktur
3. NIK Text (10) Nomor Induk Karyawan

Table Detail_Penjualan simpan dengan nama Tbl_D_Pjl
1. No_Fak Text (5) Nomor Faktur
2. Nama_barang Text (30) Nama Barang
3. Satuan Text (10) Satuan Junmlah Barang
4. Harga Number Harga Barang
5 Jumlah Number Jumlah Barang

Kemudian isi Data pada table-table yang kita telah buat, caranya klik dua kali table yang
ingin kita isi, kemudian isi data-datanya (cara isinya sama seperti Excell).

4


Query

Query adalah 'permintaan data' kita berupa bahasa bisnis, untuk mengolah data dalam
tabel(-tabel) menjadi satu informasi yang bisa dimengerti. Seperti mengelompokkan
sepuluh penjualan terbesar oleh customer yang dimiliki. Ia bisa berdasarkan pada satu tabel
saja, atau pada dua/lebih tabel, ataupun berdasarkan pada query yang telah ada.

Query, Apasih Manfaatnya Query ?
Dengan Query kita dapat :
a. Menampilkan data-data tertentu pada suatu table, contohnya kita hanya ingin
melihat data pada table barang yang kode barangnya “B001”
b. Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat anatr table itu ada field
yang berhubungan. Contohnya kita ingin melihat Nomor Faktur “F0001” itu siapa
pemiliknya. Di sini kita mengambil data dari table Header Penjualan dan Table
Karyawan, Sebagai penghubungnya adalah field NIK.
c. Dapat melakukan operasi perhitungan.

Itulah tiga fungsi utama query.
Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report.dan Form.

Bagaimanasih cara membuat query.
Langkah-langkah membuat Query

1. Pada Jendela database pilih Query lalu klik dua kali Create Query In Design View.

5


2. Pada Jendela Show Table Pilih Table-Table yang akan dipakai dalam Query,
mislanya kita pakai table Barang. Klik Tbl_Barang lalu klik Add. Jika tidak ada
table yang ingin dipakai lagi klik Close.

Keterangan
Field = Nama Field yang ingn ditampilkan

6


Table = Nama Table dari Filed tersebut
Sort = Mengurutkan Data hasil query
Show = Mengatur Field ditampikan atau tidak
Criteria = Syarat dari data yang ingin ditampilkan

3. Untuk menampilkan seluruh Field dan seluruh Record pada Tbl_Barang Pada
Field, klik tombol panah ke bawah pilih Tbl_Barang.*

4. Untuk melihat hasil Query Pilih menu Query lalu klik Run atau bisa langsung
mengklik icon Run pada toolbar.

Hasilnya

5. Untuk menyimpan Query klik icon disket, pada jendela save beri nama query lalu
klik OK, Maka Query akan tersimpan dan dapat kita gunakan kapan saja.
6. Untuk menampilkan field-field tertentu saja. Misalnya kita hanya ingin
menampilkan Field KoDe_Barang dan Nama_Barang. Caranya pada Field klik
tombol panah ke bawah. Pilih Field Kode_Barang, lalu arahkan kursor

7


kesebelahnya lalu klik tombol panah kebawah pilih Nama Barang. Pastikan kotak
kecil pada show tercentang (jika kotak pada show tercentang maka field akan
ditampilkan, tetapi bila tidak maka field tidak di tampilkan).

Bila dijalankan, hasilnya

7. Untuk Menampilkan data barang Yang Kode Barangnya = B001. caranya adalah
Pilih field-filed yang akan ditampilkan pada field Kode_Barang Criterianya diketik
B001.

8


Bila dijalankan hasilnya,

8. Untuk Menampilkan nomor faktur “F0001” siapa yang punya. Caranya adalah pada
saat kita memilih table yang akan digunakan pada query, Pilih Tbl_H_Pjl lalu klik
Add, Pilih Tbl_Karyawan, baru klik Close. Kita harus membuat hubungan antara
table Tbl_H_Pjl dangan Tbl_Karyawan caranya adalah klik field NIK pada
Tbl_H_Pjl tahan lalu geser ke arah field NIK pada Tbl_karywan “akan muncul garis
penghubung kedua table” (Jika sudah ada tidak perlu membuat penghubung). Pilih
Field-field yang akan ditampilkan, pada field No_Fak pada criterinya diketik
“F0001”. Setelah itu Jalankan Query.

Bila di jalankan hasilnya

9. Untuk melakukan operasi perhitungan contohnya kita buat query untuk sub form
penjualan. Caranya :
a. Klik Query, lalu klik dua kali Design View pilih tbl_D_Pjl klik Add klik
close
b. Pada jendela Query buat Query seperti dibawah ini

9


Pada kolom terakhir pada field ketikan “ Total Harga = [Harga] * [Jumlah]
Jika dijalankan Hasilnya

c. Simpan Query dengan nama qry_Detail_Penjualan

10. Query itu ada beberapa jenis yaitu :
a. Select Query (yang sedang kita praktekan). Untuk menampilkan data
b. Crosstab Query
c. Make-Table Query (Untuk Menyimpan Data hasil Query kedalam rable
Baru)
d. Update Query.(untuk mengupdate nilai dari suatu record atau field)
e. Append Query (untuk memasukan data hasil query kedalam table)
f. Delete Query (Untuk menghapus data pada table)

Untuk Query saya cukupkan sampai disini dulu untuk Query Crosstab, Update dan lainnya
kita bahas dikesempatan yang lain.

10


Form
Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-
data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain kontrol windows.
form dalam access bisa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya
jika bekerja dalam transaksi master-detail.

Membuat Form Barang untuk maintenance data barang.
1. Pada Jendela database pilih Form, lalu klik Create Form in Desing wizard, klik
New.Pada Jendela New Form pilih Auto Form Columnar, lalu pilih sumber
datanya, caranya kita klik tombol panah ke bawah pilih Tbl_Barang klik OK.

Hasilnya

Kita lihat form yang dihasilkan. Untuk memodifikasinya klik Icon Design pada Toolbar.

2. Pada mode design Atur Form agar bisa kita tambahkan control-control yang lain.

11


3. Tambahkan Tombol untuk menambah data caranya. Pada toolbox

klik Command Button lalu letakan pada Form akan muncul jendela Command
Buttom Wizards, pada Categories pilih Record Operations, pada Actions Pilih
Add New Record. Klik Next pada Text ketik Tambah lalu klik Next, ketikan nama
untuk command button ini ketik saja cmd_Tambah lalu klik Finish.

Gambar Tool Box

Panah
Wizard
Un Bound Object Frame

Label
Sub Form/ Sub Report
Bound Object frame
Record Navigation

Bound HTML
Command Button

More Control
Tab Controls

Text Box
Page Break

Rectangle

Option Group
Image

Line

Toogle Button
Option Button
Check Box
Combo Box
Dropdown List
List Box

Gambar Tahapan Pembuatan Command Button

12


4. Tambahkan Tombol untuk menghapus data caranya. Pada toolbox klik Command
Button lalu letakan pada Form akan muncul jendela Command Buttom Wizards,
Pada Categories pilih Record Operations, pada Actions Pilih Delete Record. Klik
Next pada Text ketik Hapus lalu klik Next, ketikan nama untuk command button
ini ketik saja cmd_Hapus lalu klik Finish.
5. Tambahkan Tombol untuk menyimpan data caranya. Pada toolbox klik Command
Pada Categories pilih Record Operations, pada Actions Pilih Save Record. Klik
Next pada Text ketik Simpan lalu klik Next, ketikan nama untuk command button
ini ketik saja cmd_Simpan lalu klik Finish.
6. Tambahkan Tombol untuk Keluar dari Form caranya. Pada toolbox klik Command
Pada Categories pilih Form Operations, pada Actions Pilih Close Form. Klik
Next pada Text ketik Keluar lalu klik Next, ketikan nama untuk command button
ini ketik saja cmd_Keluar lalu klik Finish.

13


7. Tambahkan combo box untuk mencarida data barang. Caranya block semua control
lalu geser kebawah. Pada Toolbox Klik Combo Box pada Combo Box Wizard pilih
Find a record on my form based on the value I selected in my Combo Box. Klik
Next Pilih Kode Barang jika kita ingin mencari berdasarkan kode barang klik
tombol > lalu klik Next, klik Next lagi. Ketikan Klik disini untuk mencari kode
barang lalu klik Finish.

8. Tambahkan Label untuk membuat Judul Form. Pada Toolbox klik Label lalu
gambarkan di Form Kemudian didalam label tersebut ketikan “Maintenance Data
Barang”

9. Setelah selesai dibuat Simpan Form dengan nama frm_Barang

14


Divding Line

Scroll Bar

Navigation
Record Selector
Button

Pembuatan Form Data Barang sudah selesai dan silahkan di test apakah tobol-tombol
yang ada sudah berfungsi dengan benar.

Agar Form kelihatan lebih bagus anda bisa mendesain letak-letak control menurut
selera Kita.
Pada Form diatas Dividing Line, Record Selector, ScrollBar dan Navigation Button
masih muncul untuk menghilangkannya masuk ke mode design lalu klik kotak ujung
kanan atas Form kemudian klik kanan lalu pilih properties(ini dilakukan jika jendela
properties belum ada). Pada jendela properties set propertiesnya seperti gambar
dibawah ini

15


Ini Gambar Form yang sudah saya sempurnakan.

Kalau kamu memang sudah bisa bikin Form coba buat Form Data Karyawan, caranya
sama dengan pembuatan Form Barang.

16


Form & Subform
Sekarang saatnya kita buat Form Penjualan. Biasanya Karyawan kalau Belanja itu lebih
satu barang. untuk itu kita perlu membuat form yang dapat mengakomodasi keperluan
tersebut. Form Penjualan terdiri dari Form Penjualn dan Form detail penjualan sebagai sub
form, cara membuatnya

Membuat Sub Form Detail Penjualan
1. Pada Jendela database pilih Form, lalu klik Create Form in Design

2. Pada wizard, klik New.Pada Jendela New Form pilih Form Wizard, lalu pilih sumber
datanya, caranya kita klik tombol panah ke bawah pilih qry_detail_Penjualan klik
OK.

3. Pada jendela Form Wizards Pindahkan Semua Field ke sebelah kiri kecuali field
No_Fak. Klik Next. Pilih Data Sheet klik Next Pilih Standard Klik Next lalu klik
finish. Hasilnya Terlihat di gambar dibawah ini.

Simpan Form dengan nama frm_Detail_penjualan. Form ini digunakan untuk
memasukan data detail barang yang dibeli karyawan, dengan tampilan yang sekarang
tentu masih kurang ok untuk itu kita harus memodifikasinya.

Kita Ingin agar Pada saat kita menegtikan kode_barang maka Nama Barang dan
Harga Satuanya akan langsung muncul kita masukan Jumlah maka Total Harga akan
muncul. Caranya :

4. Masuk pada mode design

5. Hapus Textbox Kode Barang beserta labelnya

6. klik Combo Box Letakan pada tempat textbox kode barang yang telah kita hapus

7. Pada Jendela Combo Box Wizards ikuti gambar-gambar dibawah ini

17


.

18


Setelah Klik Finish Combo box sudah ada pada form kita, ubah poperties name nya
menjadi cb_Kode_Barang

19


Pilih View pada Menu Code, akan muncul jandela Visual Basic Editor. Ketikan
kode seperti dibawah ini

Efek dari kode diatas pada saat form dijalankan. Jika kita Pilih salah satu kode barang
pada Combo Box maka secara otomatis nama barang, satuan dan harga akan muncul.
Tamabahkan satu text box di bagian Footer Form Pada Proprties Namenya Isi dengan
SubTotal.dikotak text box tersebut ketikan “ = Sum([Total Harga]) “

20


Simpan Form dengan nama frm_Detail_Penjualan

Pembuatan Form Penjualan
1. Pada Jendela database pilih Form, lalu klik Create Form in Design wizard, klik
New.Pada Jendela New Form pilih Auto Form Columnar, lalu pilih sumber
datanya, caranya kita klik tombol panah ke bawah pilih Tbl_Hpjl klik OK.

2. Masuk ke mode design Tambahkan dua buah Text Box pada properties namenya set
masing-masing dengan txt_Nama dan txt_Bagian.

3. Hapus text Box NIK, Tambahkan Combo Box ditempat text box NIK tadi.

4. Pada jendela combo box wizards lakukan langkah-langkah seperti pada gambar

21


22


Tampilan di mode design

5. Buka Visual Basic Editor tambahkan script seperti pada gambar

23


6. Pada Toolbox klik Subform letakan di bawah textbox bagian, akan mucul jendela
subForm Wizards. Ikuti langkah-langkahnya seperti dibawah ini.

24


Setelah klik Finish maka design formnya menjadi seperti ini

7. Pada Tool Box klik Text Box letakan dibawah sub Form detail penjualan. Pada
Kotak textbox ketikan =Sub_frm_Detail_Penjualan.Form!SubTotal

8. Tambahkan Tombol Tambah, Hapus, Simpan dan Keluar seperti pada form
barang.

25


9. Aturlah letak-letak textbox dan kontrol-kontrol lainnya yang ada pada form agar
form kelihatan menarik, tambahkan label untuk memberi judul form. Setelah semua
selesai jangan lupa disimpan, simpan form dengan nama frm_penjualan.

26


Report
Report, seperti halnya form, digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan data menjadi
informasi yang siap di cetak di lembaran kertas.

Mengapa kita perlu membuat Report ?.
Jika Atasan Anda meminta laporan penjualan kepada anda, tentunya anda akan segera
menyiapkannya anda bisa mencetak table penjualan sebagai laporan tetapi hasil cetakannya
tidak seperti laporan yang diinginkan. Cara yang terbaik adalah dengan membuat Laporan
Penjualan tersebut dengan menggunakan Report. Dengan Report kapanpun Laporan
dibutuhkan maka dengancepat kita dapat menyediakannya.

Bagaiamana Cara Membuat ?
Report dapat dibuat dengan dua cara yaitu maual dan wizards. Pada tutorial terdapat
beberapa contoh pembutan report., anda tinggal mengikuti langkah-langkah pembuatannya.

Pembuatan Report

Report Struk Penjualan
digunakan untuk mencetak struk barang-barang yang dibeli karyawan.
1. Sebelum kita buat reportnya terlebih dulu kita buat sumberdata untuk report ini.
Sumber data sebuah report bisa dari table atau dari Query. Untuk keperluan ini kita
akan membuat Query Struk, Berikut Design untuk Query Struk, Simpan dengan
nama qry_Struk

2. Pada Jendela Database klik Report. Klik New, muncul jendela Report Wizard
ikuti langkah-langkah seperti gambar berikut ini

27


Klik dua kali No_Fak untuk menghasilkan gambar seperti diatas baru klik next

28


29


Klik Finish, akan tampil design report struk

Atur posisi kontrol-kontrol yang ada pada report ssehingga menjadi seperti ini

30


Pada No_Fak Header klik kanan pilih Sorting and Grouping Pada No_Fak Set Group
Footernya Yes (Agar No-Fak Footer ditampilkan sebagi temapat text box untuk Total
biaya yang harus dibayar)

31


Pada No_Fak Footer Tambahkan Textbox Pada labelnya ketikan Total Biaya yang harus
dibayar dan pada Textboxnya ketikan =Sum([Total]).
Pada Toolbox klik Line lalu gambarkan di atas textbox Total yang harus dibayar(Garis
lurus selebar halaman).

Simpan Report yang telah kita buat ini
Jika kita jalan kan Report saat ini maka akan muncul input box Enter parameter Value,
Isi saja dengan F0001. Input box ini muncul disebabkan karena kita menjalankan report
bukan dari form Penjualan.

32


Report Struk digunakan untuk mencetak struk untuk karyawan. Berarti Report ini
digunakan pada saat terjadinya transaksi penjualan. Untuk itu masuk ke mode design
form penjualan, tambahkan satu command button untuk mencetak struk. Caranya yaitu
klik command button pada tool bar, letakan di form akan muncul wizard, ikuti seperti
dibawah ini

33


34


Terakhir klik finish, kemudian simpan form.

Sekarang mari kita buat Report Penjualan, Sebelum kita membuat Report Penjualan ini kita
buat dulu form Laporan yang berfungsi sebagai interface untuk user menjalankan Report

Pembuatan Form Laporan
Pada Jendela Database klik Form kemudian klik create form in design View. Lalu
tambahkan dua buah text box masing-masing pada properti Namenya diset txtAwal dan
txtAkhir. Rubah labelnya menjadi masing Periode dan s/d. kemudian simpan dengan
nama frmLaporan

Pembuatan laporan/ report penjualan menurut periode
Digunakan untuk mencetak rincian penjualan yang terjadi dalam periode yang telah
ditentukan. Berikut langkah-langkah pembuatan report ini :

35


1. Buat Sumber datanya yaitu dengan mebuat querynya, buat designnya seperti
dibawah ini.

Pada field tgl_Fak criteria ditulis >=[Forms]![frmLaporan]![txtAwal] And
<=[Forms]![frmLaporan]![txtAkhir] yang artinya Record yang akan ditampilkan dalam
query ini jika Tgl_fak >= Tanggal yang diketikan pada txtAwal frmLaporan dan <=
Tanggal yang diketikan pada txtAkhir frmLaporan. Hasil Query ini kan diurutkan
berdasarkan No_Faktur (Pada Field No_Fak Sortnya di set Ascending). Simpan Query
dengan nama qry_Penjualanprd

2. Sekarang mari kita buat reportnya
- Pada Jendela Database klik Report, klik New Pilih Auto Report Tabular,
Sumber datanya pilih qry_Penjualanprd.
-

Klik OK, maka akan muncul input box yang meminta memasukan tanggal awal. Setelah
kita masukan tanggal awalnya kan muncul input box lagi yange meminta memasukan
tanggal akhir, setelah kita masukan baru reportnya muncul (Hal ini disebabkan karena kita
belum mengaktifkan frm_Laporan). Jika range atau rentang tanggal yang kita masukkan
tidak ada dalam table H_Pjl maka reportnya akan muncul seperti ini.

36


- Klik Design View untuk masuk ke mode design

Design Report diatas masih kurang bagus, untuk itu kita perlu merubahnya, caranya sama
seperti pada design form. Desin Report setelah di rubah

- Simpan Report dengan nama rpt_Penjualanprd

37


Summamry Report Penjualan Periode
Digunakan untuk mencetak summary Penjualan yang terjadi selama periode yantelah
ditentukan. Jika kita juga ingin membuat summary Report Penjualan by periode.
Caranya hampir sama.

1. Kita buat sumber datanya dulu, kita bisa memodifikasi qry_Penjualanprd yang
kita buat. Caranya Pada jendela database klik Query klik qry_Penjualanprd klik
Design

Kemudian kita rubah menjadi seperti ini. Pada query ini anda akan melihat Total
dibawah sort. Untuk memunculkannya klik tombol ∑ pada toolbar.

klik File pilih Save As, simpan dengan nama qry_SumPenjualanprd

2. Sekarang mari kita buat reportnya
- Pada Jendela database klik Report lalu klik New. Pada jendela New report Pilih
AutoReport Tabular

38


Klik OK, jika muncul input box diklik OK saja, hasilnya

- Klik Design View untuk masuk ke mode design

Design Report diatas masih kurang bagus, untuk itu kita perlu merubahnya, caranya sama
seperti pada design form. Design Report setelah di rubah

39


- Simpan Report dengan nama rpt_sum_Penjualanprd

Sekarang kita buat report untuk laporan seluruh penjualan.

Report Seluruh Penjualan Barang.
Digunakan untuk mencetak seluruh penjualan yang pernah terjadi dari awal samapi
sekarang. Berikut langkah-langkah pembuatan report ini

1. Buat sumber datanya, kebetulan sumber datanya tidak jauh beda dengan
qry_Penjualan prd. Untuk itu kita klik qry_Penjualanprd, klik design kemudian
rubah isinya menjadi seperti dibawah ini. Criteria pada Tgk_Fak dihapus.

Klik File Save as simpan dengan nama qry_PenjualanAll

40


2. Sekarang kita buat reportnya. Pada Jendela database klik Report lalu klik New.
Pada jendela New report Pilih AutoReport Tabular

Klik OK maka Report akan muncul

Masuk ke mode design, kemudian arahkan pointer mouse ke bagian report, klik
kanan, pilih Sorting and Grooping, seting seperti dibawah ini

41


Karena Sortnya berdasarkan No_Fak untuk itu No_Fak Geser ke Posisi Tgk_Fak
dan sebaliknya. Modifikasi Report menjadi seperti ini

Simpan dengan nama rpt_PenjualanAll

Report Summary Report Seluruh Penjualan
Digunakan untuk mencetak summary penjualan yang terjadi dari awal samapai
sekarang. Berikut langkah-langkah pembuatan report ini

1. Seperti biasa kita buat sumber datanya dulu, Sumber datanya hampir sama
dengan qry_SumPenjualanprd. Untuk itu klik qry_SumPenjualanprd lalu
klik design, Hapus criteria yang ada pada field Tgk_Fak

Simpan Query dengan nama qry_SumPenjualanAll

42


Pada jendela New report Pilih AutoReport Tabular dan qry_sumPenjualanAll

Klik OK maka Report akan muncul

Masuk Ke mode design

43


Kemudian modifikasi Report menjadi seperti ini

Simpan dengan nama rpt_SumPenjualanAll

Pembuatan Report Belanja Karyawan
Tentunya kita mau tahu dong karyawan yang belanjanya paling banyak dikoperasi.
Untuk kita perlu buat Report Belanja Karyawan, caranya

1. Buat sumber datanya, buat query seperti dibawah ini

Simpan Query dengan nama qry_SumBelanjaKaryawan

Pada jendela New report Pilih AutoReport Tabular dan qry_sumPenjualanAll

44


Klik OK akan muncul dua kali input box sis masing-masing dengan 1/1/2 dan
1/31/2. Jika kita ingin mengetahui Karyawan yang belanja pada tanggal 1 Jauari
2002 s.d 31 januari 2002. maka Report akan muncul

Masuk Ke mode design

45


Kemudian modifikasi Report menjadi seperti ini

Simpan dengan nama rpt_SumBelanjaKaryawan

Semua Report telah selesai kita buat, kita kembali ke Form Laporan untuk
menambahkan Tombol Tombol untuk mengaktifkan report yang telah kita buat

Masuk ke mode design dari frm_laporan

Pada Toolbox klik CommandButton lalu gambarkan di Form

46


Klik Next, Pilih Report yang ingin di tampilkan misalanya kita ingin menampilkan
Report Pejualan Periode, kita pilih rpt_Penjualanprd

Klik Next, Klik Text, pada kotak ketik Penjualan by Periode

47


Klik Next, Pada kotak ketik cmd_Penjulanprd (Sesuai dengan Report yang
diaktifkan)

Klik Finish. Maka akan terlihat

Tambahkan 4 CommandButton lagi untuk menampilkan Report yang lainnya,
caranya sama seperti diatas. Berikut Settingan pada wizard untuk 4
CommandButton tersebut

Wizard Command Button Command Button Command Button Command
2 3 4 Button 5
1 sama sama sama Sama
2 Rpt_SumPenjuala Rpt_PenjualanAll Rpt_SumPenjuala Rpt_BelanjaKar
nprd nAll yawan
3 Summary Penjualan Summary Belanja
Penjualan by Seluruhnya Penjualan Karyawan
Periode Seluruhnya
4 Cmd_Sumpjlprd Cmd_PjlAll Cmd_SumPjlAll Cmd_bljKar

Tambahkan satu CommandButton yang Fungsinya untuk keluar dari form ini
caranya sama seperti pembutan Tombol keluar pad form Barang. Berikut Design

48


Form yang sudah jadi, Jangan lupa pad form Poperti set scrollbar, Record Selector,
Navigation Button dan Dividing Line.

SwitchBoard
Semua Form dan Report telah selesai, sekarang kita buat Menu Utamanya. Pada Access
kita dapat membuat menu utama dengan memakai SwitchBoard. Caranya :

- Pada menu bar Pilih Tools Database Utilities Switchboard Manager
- Akan muncul message box switchboard klik Yes
- Pada Jendela Switchboard Manager klik Edit lalu klik New

Isi Text, Command, Form Seperti di atas lalu Klik OK
Klik New

Klik New

49


Klik New

Klik New

Isi Text, Command Seperti di atas lalu Klik OK

Klik Close, klik Close lagi. Maka akan terlihat Form Switchboard pada Form

50


Pada Form klik dua kali Switchboard, Maka akan muncul Menu Utama yang kiat buat dari
Switchboard tadi

Pada Aplikasi bila dijlankan tentunya yang pertama muncul adalah menu utamanya. Untuk
itu kita harus menset agar Switchboard ini alangsung muncul pada saat aplikasi kita
dijalankan, Caranya yaitu :

Pada menu bar klik Tools Startup pada jendela startup Setting seperti di gambar ini

51


Maka setiap kali anda menjalankan aplikasi ini maka yang pertama muncul dalah
Switchbord yang telah anda buat.

Maka selesailah pembuatan Aplikasi ini

52


Panduan Pengoperasian Program

1. Jalankan Aplikasi. Akan muncul Menu Utama
2.

3. Jika ingin menambah, menghapus atau mengedit data barang, klik tombol Maintenance
Data Barang.

Akan tampil Form Maintenance Data Barang. (Pada saat pertama tampil maka from akan
menmpilkan record pertama dari data barang untuk itu anda tidak boleh merubah isinya,
jika dirubah maka otomatis isi record pertama akan berubah)

53


Menambah Data Barang

1. Klik Tombol Tambah, Lalu Isi Kode Barang, Nama Barang dan satuan dan harga. Isi
saja seperti contoh dibawah ini

2. Jika ingin menambaha data lagi klik lagi tombol Tambah, isi field-fieldnya. Jika
penambahn data sudah selesai klik tombol simpan. Untuk meyakinkan bahwa data bahwa
data yang kita masukan tadi sudah tersimpan, lihat pada table barang.

Menghapus Data Barang
1. Pilih dulu Kode Barang yang akan di hapus, caranya klik Combo Box Kode barang
, kemudian pilh kode Barangnya misalnya saja B004, maka data-data B004 akan
ditampilkan di Form

2. Klik Tombol Hapus, akan muncul pesan “You Are Delete 1 Records ?..” Jika anda
benar-benar ingin meghapusnya klik Yes, jika tidak klik No.

54


Untuk kembali kemenu utama klik tombol keluar.

4. Jika ingin menambah, menghapus atau mengedit data karywan, klik tombol
Maintenance Data Karyawan. Akan tampil Form Data karyawan, cara pengoperasiannya
sam seperti form Maintenance Data Barang.

5. Jika Ingin melakukan Transaksi Penjualan klik tombol Transaksi Penjualan Akan tampil
Form Maintenance Data Barang. (Pada saat pertama tampil maka from akan menmpilkan
record pertama dari data barang untuk itu anda tidak boleh merubah isinya, jika dirubah
maka otomatis isi record pertama akan berubah)

Jika ingin melakukan transaksi penjualan baru klik tombol tambah. Kemudian Isi No_fak,
NIK, Kode Barang, field-field lainnya sudah otomatis terisi.

55


Untuk mencetak struk klik tombol Cetak Struk

Jika ingin melakukan transaksi penjualan lagi, klik lagi tombol tambah. Setalah selesai
jangan lupa untuk mengklik tombol Simpan

56


Untuk Mencetak Laporan, klik tombol Laporan, akan tampil form laporan, isi Periodenya
kemudian klik salah satu tombol untuk report/alporan yang diinginkan.

Misalnya saja kita klik tombol Penjualan by Periode, maka Laporan penjualan koperasi
selama periode

Biografi

Muhammad Wali Lahir di Riau , 03 maret 1988
. .
Menamatkan SMU di Islami Centre Al-hidayah Kampar Riau,
dan sekarang sedang menempuh S 1 Ekonomi Akuntansi
di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

.
.

57

Yuk belajar ms.access

More Related Content

What's hot (18)

Similar to Yuk belajar ms.access (20)

More from Adi Utami (20)

Recently uploaded (20)

Yuk belajar ms.access