2010 | Projekte managen mit Drupal | DrupalCamp Essen

Projekte managen
mit Drupal
DrupalCamp Essen 2010
Jutta Horstmann

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whoami
Jutta Horstmann (Dipl. Inform., Dipl. Pol.)
ITBeraterin (“data in transit”)
● Schwerpunkt: Freie Software
● Content Management Systeme
● DatenbankmanagementSysteme
● Analyse, Beratung, Konzeption
● Projektmanagement
● Implementation, WebProgrammierung

data in transit
● ITBeratung
● gegründet 2005 in Berlin,
2006 Firmensitz nach Bonn
● www.dataintransit.com
● Letzte DrupalProjekte:
– www.meinkika.de (ARD/ZDF Kinderkanal KI.KA)
– select.postbank.de (Postbank AG)
– www.lisafreundeskreis.de (Hubert Burda Media)

Die Themen
Projekte managen
Mit Drupal: PMTool, STORM, OA
Zwei Beispiele aus der Praxis
Hot New Stuff: OpenAtrium
Fazit

Projekte managen

Projekte managen: Definition
● Ressourcen (Menschen, Material...) so einsetzen,
     dass
● alle Anforderungen des Projekts umgesetzt werden,
     und zwar
● im Zeitrahmen
● im Budget
● mit hoher Qualität

Projekte managen:
Aufgaben und Prozesse
● Integrationsmgt
● Inhalts und Umfangsmgt
● Terminmanagement
● Kostenmanagement
● Qualitätsmanagement
● Personalmanagement
● Kommunikationsmgt
● Risikomanagement
● Beschaffungsmgt
● Starten
● Planen
● Durchführen
● Kontrollieren
● Beenden
(Guide to the Project Management Body of
Knowledge (PMBOK® Guide), PMI)

Toolgestütztes Projektmanagement
● Komplexität beherrschbar machen
– Überblick behalten (viele Aufgaben, Personen, Termine)
– Auswertungen des aktuellen Projektstands
● Integration aller Beteiligten, Projektelemente und
Phasen
– Sammeln und Verteilen von Informationen
– (schriftliche, asynchrone) Kommunikation
– Dokumentation
– Verknüpfungen

Projekte managen mit Drupal:
PMTool im mein!KI.KAProjekt
STORM als FirmenIntranet
OpenAtrium

Marke Eigenbau: PMTool
im mein!KI.KAProjekt

Projekt:
mein!KI.KA KinderCommunity
● Projektziel: Kindercommunity mit Drupal
● Projektumfang: ~ 150PT bis Launch
● Vom Tool zu berücksichtigende Rollen:
– Techn. Projektleitung/Teamleitung
– 1 Tester/Reviewer, 2 Entwickler, 1 Templater, 1
HTML/CSSler
– Beim Kunden: Projektleiter, Grafiker

Anforderungen an das PMTool
● Integrationsmanagement
● Inhalts und
Umfangsmanagement inkl.
– Anforderungsmgt.
– Änderungsmanagement
– Tests
– Dokumentation
– Issue/Bugtracking
● Kommunikationsmgt. /
Berichtswesen
● eingeschränkt:
– Terminmanagement
– Personalmanagement
● nicht:
– Kostenmanagement
– Risikomanagement
– Beschaffungsmanagement

Anforderungen an das PMTool (2)
● verschiedene Rollen und Rechte
● Kategorisierung
● Volltextsuche
● Nutzerfreundlich auch für Kunden
● Flexibel anpassbar und erweiterbar

Wichtig: Einbindung des Kunden
● Dialog (Kommentare) zu Anforderungen und
Spezifikation
● Umsetzung von Abnahmeprozessen mittels Stati und
Kategorien
● Einstellen von Change Requests
● Akzeptanztests
● Issue Tracking (Bugs, Aufgaben, Feature Requests)
● Benachrichtigungen

PMTool: Dashboard

Integrationsmanagement
➢ Koordination der Projektelemente, Phasen und
Ergebnisse
Zentrales Anliegen:
● Anforderungen von Spezifikation bis zu Umsetzung
verfolgen
● Issues, Dokumentation, Tests, Änderungswünsche,
Umsetzungsoptionen (DrupalModule),
Kommentare... werden mit Anforderung verknüpft

Integration der ProjektElemente

Integration der ProjektElemente:
Umsetzung
● Anforderung:
➔ Book + CCK + Taxonomy + Workflow
● Kommentare:
➔ Comment
● Zuordnung von Spezifikation, Dokumentation,
Aufgaben, Change Requests, Modulen...:
➔ Node reference, Views

Zuordnung der Elemente
zu ProjektPhasen

Inhalts und Umfangsmanagement
➢ Wird alles geforderte (und nur das) umgesetzt?
Prozessunterstützung Anforderungsmanagement:
– Definition und Spezifikation der Anforderungen
➔ Stati: “nur Titel” – “in Arbeit” “abgenommen”
– Diskussion in Kommentaren
– Freeze der Anforderung bei Status “abgenommen”
– Verifikation der Anforderungsumsetzung
➔ Stati: “offen” “erledigt” “abgenommen”
➔ Taxonomy, Workflow, Comment

Inhalts und Umfangsmanagement
Prozessunterstützung...
● Änderungsmanagement
– Verknüpfung von Change Request mit Anforderung
– Stati: “offen” “erledigt” “abgenommen”
● Weiterentwicklung / Planung FolgeRelease
– Stati: “angelegt” “abgelehnt/nicht mehr gewünscht”
“erledigt (in Anforderung übertragen / in Aufgabe
übertragen / in Konzeption übernommen)
➔ Taxonomy, Node reference, Comment

Qualitätsmanagement:
Dokumentation
● vollständige Dokumentation der Projektkommunikation
– Comment
● Vorgaben für alle Teammitglieder
● Techn. Dokumentation der Umsetzung
– Book
● Logbücher der Teammitglieder
– Blog
● ModulDokumentation: Einsatz, Version, Test
– CCK, Node reference

ModulDokumentation

Tests
● Akzeptanztests durch Kunde formulierbar –
Verknüpfung mit Anforderung
● Code Review und Sicherheitstests der verwendeten
Module und Eigenentwicklungen
– Prozessunterstützung durch Stati:
“Check begonnen” “bestanden”
“mit Einschränkung bestanden” “nicht bestanden”
➔ CCK, Node reference, Taxonomy, Comment

Issue / Bugtracking
➔ Casetracker
➔ CCK
➔ (Node reference)

Issue / Bugtracking

Kommunikationsmanagement,
Berichtswesen
● Kommentarfunktion an allen ProjektElementen
– Comment
● Berichte und Übersichten in Form von Listen und
Tabellen zu allen relevanten Themen
– Views
● (Email)Benachrichtigung aller betroffenen Rollen
bei Neuigkeiten
– Rules

Personalmanagement
● SOLL:
– Zuordnung der Ressourcen nach Fähigkeiten und
verfügbaren Kapazitäten auf die Projektaufgaben
● in eingeschränktem Umfang (casetracker)
● nicht:
– Teamentwicklung
– Ressourcenplanung

Terminmanagement
● SOLL:
– Vorgänge managen (deren Reihenfolge und
Beziehungen)
– Aufstellung und Kontrolle des Terminplans
● unterstützt PMTool nur in geringem Umfang (z.B.
kein GanttCharting)
– Zuordnung von Projektelementen zu Releases
– Deadlines für Aufgaben (Case Tracker)

Verwendete Module (1)
● Core u.a.: Blog, Book, Comment
● Admin Role, Admin Menu, Date, Menu Block, Node
Clone, Node Convert, Token, Transliteration
● CCK (alle), Link
● Rules
● Views
● Workflow
● Case Tracker

Verwendete Module (2)
Diverse praktische Details
● Booktree: Inhaltsverzeichnis für Anforderungen
● BUEditor: schnelle TextFormatierung (kein WYSIWYG)
● Comment Upload: Screenshots als Teil der Diskussion
● Linodef: Andere Nodes per Shortcut verlinken ([#425])
● Taxonomy Other: Statt vorgegebenen Kategorie zu
wählen, kann Autorin eigene hinzufügen

Inhaltstypen
● Anforderung (book)
● Aufgabe (casetracker)
● LogbuchEintrag (blog)
● Change Request
● Dokumentation (book)
● DrupalModul
● Idee
● Spezifikation (book)
● Test
● Vorgabe (book)
● Wunsch

Fazit (1)
● wichtige PMAufgaben können mit wenigen Drupal
Modulen abgebildet werden:
– CCK (inkl. node reference), Views
– comment, blog, book, taxonomy
– workflow
– case tracker
– rules
● entscheidendes KnowHow steckt in der
Konfiguration der Views und Prozesse

Fazit (2)
● Grundsätze:
– alle ProjektKommunikation im PMTool
– Prozesse einrichten
– Anforderungen bilden den Kern und sind mit allen
anderen Projektelementen verknüpft
– flexibel je nach Projektphase und Kundenwunsch
immer wieder neue Views bereitstellen

Nicht im PMTool
● Kostenmanagement
● Beschaffungsmanagement
● MultiProjektmanagement
➔ Alternative oder ergänzende Tools?!

Internes Projektmanagement
mit Drupal STORM

STORM
● “Storm is a project management application for
Drupal.”
● http://drupal.org/project/storm
● Erweiterungsmodule:
– Dynamic Dashboard
➔ http://drupal.org/project/storm_dashboard
– Quick Timetracking
➔ http://drupal.org/project/storm_quicktt

STORM
● Organizationen, Teams, Menschen
● Projekte
● Aufgaben, Tickets
● Timetracking
● Notizen, Knowledgebase
● Rechnungswesen, Ausgaben
Alle Elemente sind Nodes und können daher beliebig
erweitert werden (CCK, Views, Taxonomy, Comment,
Upload).

STORM im Intranet:
Dashboard

STORM im Intranet:
Nutzung
Ein neues Projekt!
● Auftraggeber/Kunde Organisation→
● Ansprechpartner, Stakeholder, Team Personen→
● Projekt
● Aufgaben
● Zeiterfassung
● Rechnungsstellung

Auftraggeber/Kunde (Organisation)

Personen und Teams

Projekt und Aufgaben

Zeiterfassung

Rechnungstellung

Fazit
● nützliche, durchdachte ToolSuite
● aktive Weiterentwicklung, v.a.
– Integration der einzelnen Elemente
– Prozessunterstützung
– D7: GanttCharts
● In unserem Intranet nicht im Einsatz:
– Notizen
– Knowledge Base
– Ticketing

OpenAtrium

OpenAtrium
● Entwickelt von Development Seed (USA)
● Aktuell beta5
● Ziele:
– Intranet
– Kollaboration/Kommunikation von Teams in Gruppen
(Groupspaces)
– Knowledge Management
● Installationsprofil
● “Features” (MetaModule)

Standard“Features”
● Dashboard (mehrere pro Gruppe und Nutzer)
● Blog (Kommentare, Benachrichtigungen, Dateiupload)
● Shoutbox /Mikroblog
● Dokumentation/Wiki
● Kalender (inkl. iCal Support)
● Aufgaben (ToDo Liste oder Issue Tracker)
● Alle Features können pro Gruppe zugeschaltet werden

OA: Dashboard

OA: Gruppen
● verfügbare Features sind pro Gruppe zu und
abschaltbar
● mehrere Dashboards
● Layout anpassbar (Grafiken, Farben)

OA: Gruppe

Benutzerfreundlich
● Schönes, übersichtliches Theme (Ginkgo)
● Popup Layers mit DetailInfos (z.B. Termin)
● Drag & Drop Dashboards für Gruppen und Einzel
Nutzer
● “Reference This” (node add + node reference)
● Admin Module, Rubik Verwaltungstheme

Hinter den Kulissen
● Core: book, comment, taxonomy (Tags)
● Module:
– Admin, Boxes, CTools, Comment Upload, Context,
Diff, Features, Feeds, Spaces, Strongarm
– Case Tracker, Content Profile, Messaging,
Notifications, OG, U Create
● Eigenentwicklung
– Erweiterungen für: Blog, Case Tracker, Gruppen,
Kalender, Notebook, Nutzer, Profile, Shoutbox
– Crossref

Features, Spaces, Context, Boxes
● Features (SiteKonfiguration in CodeForm)
➔ http://drupal.org/project/features
● Spaces (API, um SiteKonfiguration in definierten
Bereichen zu überschreiben)
➔ http://drupal.org/project/spaces
● Context (definiert Seitenbereiche, welche aktiv sein
können oder nicht; Support für Drag & Drop)
➔ http://drupal.org/project/context
● Boxes (Blocks 2.0 mit “Inline Editing”)
➔ http://drupal.org/project/boxes

Projektmanagement mit OA?
● Kommunikation / Berichtswesen
– Kommentare
– Benachrichtigungen (Private Message, EMail, SMS,
Twitter, …)
● Personalmgt (Personen, Gruppen, Case Tracker)
● Zeitmanagement (Kalender, Case Tracker)
– Dokumentation (Notebook, Blog)
– Case Tracker

Projektmanagement mit OA?
● Im Zentrum steht die “Gruppe”, nicht das “Projekt”
– Eine Installation pro Projekt?
– Eine Gruppe pro Projekt?
– Eine Gruppe pro Team, nutzt “Case Tracker”Projekte?
– Integration/Koordination per Dashboard der Managerin
● Inhalts/Umfangsmanagement (Anforderungen,
Änderungen)
– nur per Notebook
– Referenzierungen: Nur Blog Post Notebookseite→

FAZIT

Zielgruppe, Kernkompetenz
PMTool
STORM
OpenAtrium
– Dienstleister Kunde↔
– Anforderungen des Kunden umsetzen
– Kommunikation und Berichtswesen
– Prozesse (Diskussion, Bearbeitung, Abnahme)
– Dienstleister Intranet
– Prozess von Beauftragung bis Rechnungstellung
– ITAbteilung Intranet
– Kommunikation & Kollaboration im Team

Was fehlt?
● Zeit und Ressourcenmanagement (Zeitplanung,
Kostenkalkulation)
● Integration des Softwareentwicklungsprozesses
– Unterstützung versch. Vorgehensmodelle
– Versionsverwaltung/Konfigurationsmanagement
– Release Management

Ausblick
● Vorgestellte Features frei kombinierbar
● “Features” nutzen (z.B. STORM als OAFeature)
● “Best of all worlds” oder “Für jeden Zweck das
passende Werkzeug”?
● Optimal: ProjektmanagementKnowhow + Drupal
Knowhow Toolsuite je nach Projektsituation →
erweitern

Fragen???
data in transit http://www.dataintransit.com
Kontakt jh@dataintransit.com

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