Backlog Refinement Flow @ Large Scale (9. Nov. 2020)
- 1. Backlog Refinement Flow @ Scale & @ Large Scale 9. November 2020 Rick.Janda@kegon.ch Marco.Wyttenbach@swisscom.ch
- 2. Large Solution «Omni Channel Experience (OCE)» ▪ 2 Solution Manager ▪ 5 Trains ▪ 14 Product Manager ▪ 40 Teams ▪ 40 Product Owner ▪ 350 Mitarbeiter
- 4. Grundlegende Transparenz – Upstream Kanban Funnel PM im Lead PO im Lead Ready 4 PI-Planning
- 5. Quantifizieren – Vision – Hindernisse - Massnahmen PM-Sicht Aufwand pro Feature: 2.5 Tage Flow-Effizienz: 6%
- 7. Umstellen auf Pull - am Eingang! Das!Nutzen?
- 8. Finde einen gemeinsamen Termin…
- 9. Feature-Flightcrew und Train-Friends Nächster Halt: Nächste Kanban-Spalte Auch ein Train braucht Freunde
- 10. Feature-Refinement-Blocker und Flightcrew-Planung Jeden Donnerstag: Jeden Dienstag:
- 12. Zu welchem PO? • Akzeptanz-Kriterien? • Betroffene Systeme? • Am stärksten betroffenes System? • Verantwortliches Team? • Ihr PO übernimmt den Lead. Jeweils nur soviel, um die nächste Frage zu beantworten.
- 13. Wöchentliches “Walk the Kanban” Was und vor allem Wen braucht es alles, damit das Feature eine Spalte weiter kommt?
- 14. Krümel-Feature rauben viel Zeit
- 15. 20% 80%Feature Breakdown PO-Hoheit Team Backlog Capacity Allocation
- 16. Shu-Level-Unterstützung: Feature Templates passend zum Kanban
- 17. Von Perfektionismus zu gut genug für jetzt
- 18. Team Load Forecast →Stakeholder-Management →Teamwechsel vermeiden
- 19. Was haben wir erreicht?
- 20. 50d 46d 32d Phase Out ART S2A Was haben wir erreicht? - Durchlaufzeiten
- 21. Erfolgsfaktoren ▪ Starker Lead-PM ▪ Überlast der PMs/POs als Treiber für Veränderung ▪ Wöchentlicher Rhythmus ▪ Kochrezepte Massnahmen ▪ 30 Minuten Kaffee ▪ Feature-Flightcrew ▪ Blocker für Train-Friends ▪ Frühe PO-Übergabe ▪ Kekskrümeln dezentralisieren ▪ Team-Load-Forecast ▪ JIRA-Templates and DoR
- 22. Aufgetretene Probleme ▪ Engpässe wurden sichtbar ▪ Train-übergreifende Zusammenarbeit problematisch
- 23. Dank Struktur zu Flow Teil 2 – Flow über mehrere ARTs erreichen
- 24. Ziel: Flow Liegezeit minimieren, Richtungswechsel vermeiden, vorwärts zum gemeinsamen Ziel
- 25. Die Outlook Kalender von vier PMs beim Versuch einen notwendigen gemeinsamen, einstündigen Termin innerhalb einer Woche zu finden. Ausgangslage Wenig Zeit für Alignment, keine gemeinsamen Prioritäten, viele gegenseitige Erwartungen Die PMs haben die Themen verfolgt, die für ihre ARTs relevant waren - eine gemeinsame Priorisierung gab es nicht. Abhängigkeiten wurden "on the fly" erkannt, die Flexibilität der anderen für die Bearbeitung einfach vorausgesetzt aber nicht gemanagt.
- 26. Massnahme: Prioritäten gemeinsam setzen Auch gemeinsam Prioritäten festlegen ist eine Transformation v0.1 – Top5 je ART v0.5 – übergreifende Top5 + ART Top5 v1.0 – übergreifend overall + Freiheit für ARTs Rank PFSync BRR WSJF ID 0 0 n.a. 21 n.a. 1 1 23 1.60 OCECAP-546 2 2 23 1.63 OCECAP-539 3 3 21 1.00 OCECAP-550 4 5 35 0.62 OCECAP-551 5 10 11 1.00 OCECAP-549 6 13 14 0.62 OCECAP-552 7 11 14 1.00 OCECAP-525 8 8 29 1.13 OCECAP-412 9 9 n.a. 0.80 OCECAP-203 10 15 n.a. 1.00 OCECAP-329 11 4 21 1.00 OCECAP-534 12 20 29 1.00 OCECAP-515 13 6 35 0.62 OCECAP-527
- 27. Massnahme: Checks and Balances Der limitierende Faktor muss die "Pull"-Entscheide fällen können um WIP zu limitieren Jeder Status "gehört" einer Rolle BO = Business Owner Rolle, die das Business Zielbild verantwortet und die Vorhaben zum Erreichen des Zielbildes priorisiert, auf einer (Wunsch- )Roadmap abbildet und auf Seiten OVS priorisiert. Ein BO verantwortet zudem den Business Case der Vorhaben sowie dessen Validierung und die Operationalisierung. Der BO begleitet den laufenden Betrieb hinsichtlich Effizienzoptimierung und monitort KPI/OKR. SolM = Solution Manager Product Owner für ARTübergreifende Themen (Capabilities/Solution Epic) PM = Product Manager Product Owner für teamübergreifende Themen (Feature/Program Epic) PO = Product Owner auf Teamebene
- 28. Massnahme: Sprintstruktur für PI Preparation Termine für die ganze Large Solution in eine Sequenz bringen – Fokus "gemeinsam starten" Solution Train Sync "walk the Kanban" Cap Refinement Readiness Capability für Status "Analysis" ART Backlog Mgmt "walk the Kanban" Feature Refinement Readiness Feature für Status "Analysis"
- 29. Zwischenergebnis: gemeinsam starten hilft Die Orientierung und das gemeinsame Ziel fehlen irgendwie trotzdem…
- 30. CapabilityPortfolioEpicFeatureStorie Open/Ack Analysis Backlog …Funnel According to DoR Massnahme: Ablauf anhand von Regeln abbilden Zusammenhang zwischen über- und untergeordnetem Element im Ablauf herstellen Regel von "Funnel" nach "Analysis" Erst wenn ein übergeordnetes Element den Status "Analysis" erreicht, dürfen die darunterliegenden Elemente den Status "Funnel" verlassen. Regel von "Analysis" nach "Backlog" Erst wenn alle untergeordneten Elemente den Status "Backlog" erreichen, darf das darüberliegende Element in den Status "Backlog" gezogen werden.
- 31. Massnahme: "Flight Crew"-Ansatz auf Ebene Large Solution Standardtermine an potentiell Betroffene senden und rechtzeitig mit Agenda aktualisieren Prinzip Regelmässig von Capabilities betroffene agile Teams ausserhalb der Large Solution und alle ART-Vertreter innerhalb der Large Solution haben einen wöchentlichen Standardtermin. Die Agenda des Termins wird spätestens einen Tag, fröhestens eine Woche vor Capability Refinement kommuniziert. Die Pflichtteilnehmer sind definiert – alle anderen können dennoch entscheiden, ob es sie für das Refinement braucht. Je Thema steht rund eine Stunde Zeit zur Verfügung.
- 32. Massnahme: Templates Jira-Items bzgl. Output verstehen und in Templates Inhalte für "ready to be pulled" vorgeben Prinzip Die Templates erlauben einen Fokus je "Flughöhe" auf die zu liefernden Inhalte und bieten ausreichend Informationstiefe in übergeordneten Elementen für Hintergrundinformationen.
- 33. Massnahme: Ablauf der Regeln in Meetings abbilden Als Shu-Massnahme darf der Status im Kanban nur in bestimmten Meetings wechseln Solution Train Sync "walk the Kanban" Pull to "open/ack" Flight Crew Cap Refinement Cap Refinement Readiness Capability für "Analysis" i) Beitrag je ART ii) Acceptance Criteria iii) Relevante Personen + Lead ART Backlog Mgmt "walk the Kanban" Pull to "open/ack" Flight Crew Feat Refinement Feature Refinement Readiness Feature für "Analysis" i) Beitrag je Team ii) Acceptance Criteria iii) Relevante Personen + Lead
- 34. In a nutshell Was haben wir bis heute alles eingeführt, was haben wir erreicht Was haben wir eingeführt • Gemeinsam Prioritäten festlegen • Sprintstruktur für PI Preparation – gemeinsam starten, gleichzeitig Verständnis schaffen, gemeinsam Ziel definieren • Checks and Balances – "pull" gesteuert durch den limitierenden Faktor • Ablauf anhand von Regeln – Zusammenhang von Elementen herstellen • "Flight Crew" – Alignment über die Large Solution Disziplinen hinaus • Jira Templates – Efforts abbilden, Output je Jira Item definieren, "Waste" reduzieren • Abbilden der Regeln in Meetings Shu-Massnahme für forciertes Alignment Smart Simplicity (2014, Yves Morieux): "Desired behaviours spontaneously emerge when you adequately change the context; feelings and values will follow" Change Management (1983, John Shook): "It’s easier to act your way to a new way of thinking than to think your way to a new way of acting." Was haben wir damit erreicht • Weniger Diskussionen am PI Planning • Deutlich besseres Alignment je erarbeitetem Thema • Weniger Vorlaufzeit notwendig um transversale Themen zu erarbeiten • Klarere Kommunikation und besseres Erwartungsmanagement gegenüber dem Business Owner und/oder Mgmt • "Flow v0.8" – deutlich verbessert, wenn auch noch nicht im Zielzustand • Doing Agile
- 35. Update - Ergebnis Reduktion der PI Preparation Zeit auch auf Ebene Large Solution 63d 42d 55d 29d