SAP RM vs MOSS

SAP Records Management vs. Microsoft SharePoint: ein Gegen- oder Miteinander? Dipl.-Ing. Adruni Ishan, PENTADOC AG

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Optimierung der dokumentbezogenen Geschäftsprozesse Eingehende Dokumente sind Auslöser und Informationsträger von Geschäftsprozessen. Ihre Digitalisierung und Ablage ist der erste Schritt in der Automatisierungskette. Die eigentliche Prozesseffizienz wird über die Steuerung ihrer Weiterverarbeitung erzielt . Idealerweise gewährt hierzu eine einzige Oberfläche als „Unified Workplace“ einen einheitlichen Zugang zu den Geschäftsprozessen. Hierbei wird der Zugriff auf Dokumente sowie auf korrespondierende Transaktionen transparent zusammengeführt. Auch die Überwachung der einzelnen Prozessschritte wird in diese Oberfläche integriert.

Einheitliche Arbeitsumgebung SAP Records Management und SharePoint Dokumentbibliotheken haben Funktionen, die weit über eine Dokumentenablage hinausgehen. Sie können mit Anpassungen bzw. zusätzlichen Komponenten zu einer einheitlichen Arbeitsumgebung ausgebaut werden. Somit kann die Zusammenarbeit der Mitarbeiter, Partner und Kunden eines Unternehmens gebündelt und gefördert werden. Dies setzt aber voraus, dass Anwender alle notwendigen Geschäftsinformationen für ihre tägliche Arbeit erhalten können, aus der Umgebung heraus Arbeitsabläufe anstoßen können, und ihr Wissen miteinander teilen können – und wollen!

SAP Records Management SAP Records Management ist ein Produkt, das SAP den Kunden anbietet, um die Unterstützung und Dokumentation von Geschäftsprozessen zu verbessern. SAP Records Management hat sich zum Ziel gesetzt, alle notwendigen Informationen zu einem Geschäftsprozess von einem zentralen Punkt aus verfügbar zu machen. Damit schließt SAP Records Management die Lücke zwischen Dokumentenmanagement-Systemen auf der einen und ERP-Systemen der SAP auf der anderen Seite. SAP Records Management

Elektronische Aktenverwaltung Mit elektronischer Aktenverwaltung wird eine komplette Sicht auf alle Objekte (Gescannte Dokumente, Web Content, Office-Dokumente, Infotypen, Notizen), die mit Vorgängen zusammenhängen, gewährt. Beispiele für Akten sind Personalakten, Lieferantenakten, Vertragsakten, Kundenakten in Banken und Versicherungen. SAP Records Management ist aber mehr als ein Tool zur Dokumenten-verwaltung. Aus einer Akte heraus können Transaktionen angestoßen und der Anschluss an die Workflow Engine realisiert werden. Workflow Engine macht es möglich, die Vorgangsbearbeitung von Akten über elektronische Laufwege zu automatisieren. Diese Laufwege können fest vorgegeben oder auch ad hoc definiert werden.

Records Browser Für den Zugriff auf Akten stellt SAP RM den Records Browser zur Verfügung.

Dokumentenmanagement beim SharePoint Verwaltung von Dokumenten in Dokumentbibliotheken: Alle Dokumente werden in Dokumentbibliotheken verwaltet, die individuell berechtigt werden können. Erweiterbare Metadatenverwaltung: Metadaten werden individuell oder zentral verwaltet zur Verfügung gestellt und bei Bedarf erweitert. Dadurch lassen sich Dokumente in Ansichten kontextspezifisch gruppieren, filtern, sortieren. Dokumentworkflows: Workflows zur Freigabe, Veröffentlichung oder Feedback Einholung sind integrative aber optionale Bestandteile von Dokumentbibliotheken. Benachrichtigungen: Besonders in der gemeinsamen Zusammen-arbeit an Dokumentbibliotheken wird die allgemein verfügbare Benachrichtigungsfunktion des SharePoint häufig eingesetzt.

Dokumentbibliotheken in SharePoint Dokumente werden kategorisiert, mit Attributen versehen und in die Dokumentbibliothek hochgeladen. Dokumentbibliotheken bieten die Möglichkeit der Versionierung, Workflows, Ansichten, Inhaltstypen und verschiedenen Richtlinien-Einstellungen, sowie das Abonnement als RSS-Feed.

Records Management in SharePoint SharePoint beinhaltet zudem integrierte Funktionen für die Datensatzverwaltung, mit denen Organisationen die Möglichkeit gewinnen, geschäftliche Unterlagen in ihrem endgültigen Zustand zu speichern und zu schützen. Mithilfe der für diese Datensätze geltenden Ablaufrichtlinien lässt sich sicherstellen, dass die Datensätze über den geforderten Zeitraum aufbewahrt werden. Überwachungsprotokolle ermöglichen den Nachweis gegenüber der internen Revision und externen Prüfern, dass die Datensätze ordnungsgemäß aufbewahrt wurden. Bestimmte Datensätze, die für gesetzliche Zwecke benötigt werden, können mit Sperren versehen werden, damit sie nicht zerstört werden.

Auswahlkriterien Sicherheit, Rechte, Rollen: Gibt es ein echtes Single-Sign-On? Wie ist das Zusammenspiel mit Directory Services? Wie granular ist das Rechte- und Rollenkonzept? Prozesse und Workflows: Welche Methoden und Tools werden geboten? Gibt es Standard-Workflows? Werden Prozesse überwacht? Wie ist die Anbindung an „Microsoft Exchange“ und „Lotus Notes“? ECM-Funktionen: Gibt es Funktionen für die Verwaltung von Web-Seiten, Dokumenten, Verträgen/Unterlagen? Lassen sich Metadaten verwalten (Katalog)? Lassen sich E-Mails archivieren?

Auswahlkriterien (2) Integration: Wie gut ist die Integration in Office? Wie gut ist die Integration in Unternehmensanwendungen (SAP etc.)? Gibt es Standard-Schnittstellen? Lassen sich Berichtslösungen einführen? Suche: Wie umfassend und benutzerfreundlich sind die Funktionen? Gibt es Hilfen bei der Suche wie „Highlighting“ von Fundstellen? Gibt es eine Funktion zur Suche in Suchergebnissen? Business Intelligence: Lassen sich BI-Funktionen einbinden? Ist es möglich, ein Dashboard aufzubauen?

Das Beste aus zwei Welten In einer Organisation mit mehreren Standorten sind die Anforderungen der Zentrale und der Niederlassungen meist unterschiedlich. In der Zentrale kommen in der Regel Backend-nahe Lösungen zum Einsatz. Dahingegen haben in den Niederlassungen Office-nahe Lösungen eine höhere Akzeptanz. Daher kann ein SAP Records Management-basierter Ansatz in der Zentrale um eine Lösung mit SharePoint Dokumentbibliotheken in den Niederlassungen ergänzt werden. Hierbei wird Datenredundanz durch den Einsatz vom Geschäftsdaten-katalog vermieden. Der Business Data Catalog ist eine Funktion des MOSS 2007, über die Geschäftsdaten beliebiger Anwendungen wie SAP in die SharePoint Oberfläche integriert werden können.

Fazit Eine einzige Oberfläche als „Unified Workplace“ mit einem einheitlichen Zugang zu den Geschäftsprozessen erhöht die Akzeptanz und die Effizienz. SAP Records Management und SharePoint Dokumentbibliotheken können zu einer einheitlichen Arbeitsumgebung ausgebaut werden. Wichtig ist, dass aus dieser Umgebung heraus Arbeitsabläufe sowohl als Standard- als auch als ad hoc-Workflows angestoßen werden können . Ebenso wichtig ist die Möglichkeit zur Überwachung der Prozesse hinsichtlich ihrer Status und Fristen in derselben Umgebung. Die Unternehmensgröße und/oder die Organisationsstruktur können eine heterogene Lösung erforderlich machen.

Einen Spezialisten wie uns gibt es nicht oft. Genaugenommen 10 mal. 1998 Gründung der PENTADOC GmbH 2000 Gründung der PENTADOC Ges. mbH Österreich 2001 Umwandlung zur Aktiengesellschaft Eröffnung der 2. Niederlassung in Deutschland Gründung der PENTADOC Schweiz GmbH 2004 Gründung der DMS-Akademie GmbH 2005 Gründung PENTADOC Health 2006 Start der ECM-Tage 2007 Gründung PENTADOC Radar Firmenstandorte Beratungszentren

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