SITEFORUM Tutorial v7

SITEFORUM Tutorial v7.0
SITEFORUM GmbH, www.siteforum.com
Copyright by SITEFORUM


Table of Contents
Allgemeine Hinweise.........................................................................................................................1

1. Tools & Administration.................................................................................................................3
1.1. Portaleinstellungen...........................................................................................................3
1.2. Zugriffsrechte....................................................................................................................4
1.3. System-E-Mails.................................................................................................................5
1.4. Dateien ..............................................................................................................................6
1.5. Medien Pool......................................................................................................................6
1.6. Export & Import.................................................................................................................7
1.7. Kategorien .........................................................................................................................7
1.8. Tags..................................................................................................................................7
1.9. Design & Layout...............................................................................................................8
.
1.10. Statistik.........................................................................................................................10

2. Website & CMS............................................................................................................................13
2.1. Menüs.............................................................................................................................13
2.2. Storys..............................................................................................................................14
2.3. Storybilder.......................................................................................................................16
2.4. Storydokumente..............................................................................................................16
2.5. Workflows.......................................................................................................................16
2.6. Storystatistik ....................................................................................................................17
2.7. Feeds..............................................................................................................................18
2.8. Banner............................................................................................................................18

3. Marketing & CRM.........................................................................................................................20
3.1. Nutzer & Kontakte...........................................................................................................20
3.2. Unternehmen..................................................................................................................21
3.3. Kampagnen .....................................................................................................................21
3.4. Umfragen........................................................................................................................23
3.5. Umfragen (Vereinfacht)..................................................................................................23
.
3.6. Formulare........................................................................................................................24
3.7. SEO 360°.......................................................................................................................24

4. Intranet & Backoffice ...................................................................................................................27
4.1. Dokumente (DMS)..........................................................................................................27
4.2. Rechnungen ....................................................................................................................27
4.3. Verträge..........................................................................................................................28
4.4. Webmail..........................................................................................................................29
4.5. Kalender.........................................................................................................................30
.
4.6. Aufgaben .........................................................................................................................30

5. Verkauf & Support.......................................................................................................................32
5.1. Shopeinstellungen..........................................................................................................32
5.2. Produkte & Kataloge.......................................................................................................33
5.3. Produktbilder...................................................................................................................34
5.4. Aufträge & Angebote .......................................................................................................35
5.5. Shopstatistik ....................................................................................................................35
5.6. Seminare .........................................................................................................................36

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Table of Contents
5. Verkauf & Support
5.7. Helpdesk.........................................................................................................................37

6. Netzwerk & Community ...............................................................................................................39
6.1. Netzwerkeinstellungen....................................................................................................39
6.2. Community Kontrolle .......................................................................................................39
6.3. Netzwerkgruppen............................................................................................................39
6.4. Mitgliedschaften..............................................................................................................40
6.5. Foren ...............................................................................................................................40
6.6. Blogs...............................................................................................................................41
6.7. Wiki.................................................................................................................................41
6.8. Termine...........................................................................................................................42
6.9. Virtuelle Events...............................................................................................................42

ii

Allgemeine Hinweise
Die nachfolgend beschriebenen Funktionalitäten sind immer nur dann nutzbar, wenn sie in Ihrem
Portal freigeschaltet sind. Weiterhin ist das Tutorial aus Sicht eines Portal Masters geschrieben, der
Zugriff auf alle freigeschalteten Funktionalitäten hat. Nutzer mit anderen Rollen und Berechtigungen
haben entsprechend nur administrativen Zugriff auf die für sie bestimmten Funktionalitäten. Welche
Berechtigungen an welche Nutzerrollen geknüpft sind, können Sie der
Rollen/Berechtigungen-Matrix unter "Tools & Administration / Zugriffsrechte" entnehmen.

Allgemeine Hinweise 1


Allgemeine Hinweise 2

1. Tools & Administration
Die Funktionalitäten dieses Moduls dienen der globalen Administration Ihres Portals. Es stehen
Ihnen verschiedene Funktionalitäten zur Verfügung.

1.1. Portaleinstellungen
In diesem Bereich können Sie wichtige Grundeinstellungen für Ihr Portal vornehmen, die jederzeit
wieder geändert werden können.

1.1.1. Nutzer & Logins

1.1.1.1. Anmeldung & Passwort

Hier können Sie die Passworteinstellungen ändern und bestimmen, wie sich Nutzer in Ihr Portal
einloggen und anmelden können.

1.1.1.2. Anmeldeprofile

Mit den Anmeldeprofile können Sie die Seiten, über die sich Besucher im Portal anmelden, so
konfigurieren wie Sie dies wünschen. Bestimmen Sie, welche Felder aktiviert sind und welche
Pflichfelder sind.

1.1.1.3. Portal Master

Hier können Sie verschiedene Einstellungen für Portal Master vornehmen, bspw. Einstellungen zum
Versand der Aktivitätsstatistiken.

1.1.2. Allgemeine Einstellungen

1.1.2.1. Server

Geben Sie in diesem Bereich Servereinstellungen wie Portalname, Domain und
SSL-Verschlüsselung an und konfigurieren Sie Einstellungen für E-Mails und SMS.

1.1.2.2. Services

1.1.2.3. Sprachen

Mehrsprachigkeit existiert für die meisten Applikationen. Sie können weitere Sprachen hinzufügen,
bestehende aktivieren bzw. deaktivieren oder ganz löschen. Die Sprachen English, Deutsch,
Französisch und Spanisch sind standardmäßig enthalten und können nicht gelöscht werden.
Hinweis: Inhalte wie z. B. Storys werden hiermit nicht automatisch übersetzt.

1.1.2.4. Übersetzungen

Verwalten Sie globale und lokale Übersetzungen. Damit können Sie Ihre Firmeninternen Wordings
unkompliziert anpassen.

1. Tools & Administration 3


1.1.2.5. Suche

In diesem Bereich können Sie die Indexierung von Inhalten und Suchergebnissen einstellen und
angeben, welche Applikationen in die globalen Suchergebnisse einbezogen werden sollen.

1.1.2.6. Hintergrundprozesse

Über Hintergrundprozesse (sog. Crons) können verschiedene Prozesse ohne Nutzerinteraktion
automatisiert und individualisiert werden. So können z. B. Kampagnen, Abonnements,
Erinnerungen und Exports & Imports von Dateien zu ganz bestimmten Zeiten automatisch im
"Hintergund" Ihres Portals gestartet werden.

1.1.2.7. Fehler-Templates

Hier erstellen und verwalten Sie Templates für Meldungen, die beim Auftreten eines Fehlers
angezeigt werden sollen, z. B. wenn der Zugriff auf einen bestimmten Bereich verweigert wird oder
eine Story nicht angezeigt werden kann.

1.1.2.8. Portal zurücksetzen

1.1.3. Service & Support

1.1.3.1. Versionen & Lizenzen

An dieser Stelle werden Ihnen alle relevanten Daten zu Versionsnummern und Lizenzinformationen
Ihres SITEFORUM Portals aufgelistet. Diese Informationen sind besonders wichtig, wenn Sie
Fragen an den Support richten.

1.1.3.2. Code / Datenbankanalyse

1.1.3.3. Supportanfrage

Falls Sie einen Fehler melden möchten, weitere Informationen über unsere Produkte und
Dienstleistungen benötigen oder Anregungen und Ideen an uns richten wollen, können Sie das hier
hinterlegte Feedbackformular nutzen.

1.2. Zugriffsrechte
Über Zugriffsrechte können Sie individuelle Nutzergruppen, Nutzerrollen und Berechtigungen
erstellen, verwalten und vergeben und somit Ihr Portal bei Bedarf komplett personalisieren.

1.2.1. Übersicht

1.2.1.1. Lizenzen

Diese Übersicht zeigt alle Nutzer Ihres Portals, die eine Administratorlizenz belegen. Es wird Ihnen
außerdem angezeigt, über wie viele freie und vergebene Lizenzen Ihr Portal verfügt.

1.1. Portaleinstellungen 4


1.2.1.2. Rollen/Berechtigungen Matrix

Die Matrix gibt Ihnen eine Übersicht über Rollen und deren Berechtigungen.

1.2.2. Einschränkungen

1.2.2.1. Nutzergruppen

Nutzergruppen ermöglichen personalisierten Zugriff auf SITEFORUM Elemente wie Storys, Menüs,
Foren, Umfragen, etc. Der Übersicht zeigt an, welche Nutzergruppen es gibt und wie viele Nutzer
welcher Gruppe zugewiesen sind. Sie können Nutzergruppen bearbeiten oder löschen und neue
Nutzergruppen hinzufügen. Erstellen Sie Gruppen wie bspw. VERTRIEB, MITARBEITER oder
KUNDEN, um Ihre Nutzer zu kategorisieren und personalisierten Zugriff anzubieten. Anders als
Rollen definieren Gruppen allerdings keine Zugangsrechte zu administrativen Funktionen sondern
machen ausgewählte Inhalte für bestimmte Nutzer verfügbar.

1.2.2.2. Nutzerrollen

Rollen definieren, was ein Nutzer im Portal machen darf. Eine Rolle wird mit Berechtigungen oder
anderen Rollen ausgestattet. Alle Berechtigungen dieser Rolle(n) werden dem jeweiligen Nutzer
zugewiesen und bestimmen damit, welche administrativen Vorgänge er im Portal vornehmen darf.
Der Übersicht zeigt an, welche Nutzerrollen es gibt und wie viele Nutzer welchen Rollen
zugewiesen sind. Z. B. kann ein Nutzer mit der Rolle Editor Storys bearbeiten, nicht aber Menüs
hinzufügen oder löschen. Der Nutzer mit der Rolle Content Manager dagegen darf Storys und
Menüs bearbeiten, er hat also in seiner übergeordneten Rolle als Content Manager auch die
Berechtigungen der Rolle Editor inne. Hinweis: Einer neuen Rolle können Sie existierende
Berechtigungen zuweisen.

1.2.2.3. Berechtigungen

Berechtigungen werden zu Nutzerrollen zugeordnet und definieren, welche Befugnisse die jeweilige
Rolle im Portal erhält. Voraussetzung: Um eine Berechtigung hinzuzufügen, benötigen Sie Zugriff
auf das SITEFORUM Studio.

1.2.3. Nutzer & Kontakte

1.2.3.1. Übersicht

1.2.3.2. Hinzufügen

1.3. System-E-Mails
Mit diesem Modul verwalten Sie System-E-Mails, die automatisch an Ihre Nutzer versendet werden.
Sie können z. B. automatisierte Passwortanforderungen oder Auftragsbestätigungen erzeugen und
versenden und professionelle Systemnachrichten generieren.

1.3.1. E-Mails

1.2. Zugriffsrechte 5


1.3.1.1. Übersicht

Hier können Sie alle existierenden E-Mails einsehen, bearbeiten und anpassen.


Erstellen Sie hier eine neue E-Mail und formatieren Sie sie mit Hilfe des Editors.

1.3.1.3. Zurücksetzen

Standard-E-Mails, die Sie bearbeitet und verändert haben, können Sie an dieser Stelle wieder auf
den ursprünglichen Zustand zurücksetzen.

1.3.1.4. Template

1.3.1.5. Statistik

Suchen Sie System-E-Mails nach Datum und sehen Sie Auslieferungszeiten ein.

1.4. Dateien
Hier werden alle wichtigen Dateien, die das Portal benötigt, abgelegt und gespeichert. Sie können
aber auch Ordner anlegen und Dateien wie z. B. Logos, Bilder oder Dokumente hochladen und
verwalten.

1.5. Medien Pool
1.5.1. Applikationen

1.5.1.1. CMS / Storys

1.5.1.2. Shop / Produkte

1.5.1.3. CRM / Unternehmen

1.5.1.4. DMS

1.5.1.5. Virtuelle Events

1.5.1.6. Gruppen

1.5.1.7. Umfragen

1.5.2. Einstellungen

1.5.2.1. Templates

1.3. System-E-Mails 6


1.5.2.2. Allgemein

1.6. Export & Import
Mit dieser Funktion können Sie Daten, z. B. Nutzer, Produkte, Aufträge oder Angebote, aus Ihrem
Portal exportieren und als *.csv-Datei abspeichern oder Nutzerlisten und -profile, ebenfalls im
*.csv-Format, importieren.

1.6.1. Profile

1.6.1.1. Export

An dieser Stelle können Sie neue Exportprofile hinzufügen bzw. bestehende Profile bearbeiten. Sie
können beispielsweise Portaldaten in bestimmten Zeitintervallen exportieren und für die weitere
Verarbeitung als .csv-Datei zur Verfügung stellen. Voraussetzung: Je nach Exporttyp müssen Daten
bereits enthalten sein, d. h., wenn Sie Produkte exportieren möchten, müssen bereits Produkte
bzw. mindestens ein Produkt angelegt sein.

1.6.1.2. Import

Dieser Nutzerimport erlaubt das manuelle Importieren von .csv-Dateien, die Nutzer enthalten. Auf
diese Weise müssen Nutzer nicht einzeln, sondern können in Serie angelegt werden. Über Profile
können Nutzer via .csv-Dateien automatisiert und zeitgesteuert importiert werden. Die Nutzerprofile
werden dann je nach Intervalleinstellung automatisch aktualisiert. Erzeugen Sie hier ein neues Profil
für den Nutzerimport und legen Sie Einstellungen wie Zeitintervall und Aktualisierungsmodus fest.
Voraussetzung: Eine *.csv-Datei, die Daten zu den zu importierenden Nutzern enthält, muss bereits
vorhanden sein.

1.7. Kategorien
1.7.1. Kategorien

1.7.1.1. Übersicht

1.7.1.2. Einstellungen

1.7.1.3. Templates

1.8. Tags
Hier verwalten Sie Ihre Tags. Tags sind freie Schlagwörter, die für die Beschreibung verschiedener
Bereiche wie Blogs, Dokumente, Storys, etc. verwendet werden können. Nutzer können dann mit
Hilfe der Tags thematisch gleiche oder ähnliche Inhalte in Ihrem Portal finden.

1.8.1. Tags

1.5. Medien Pool 7


1.8.1.1. Übersicht

An dieser Stelle werden alle vorhandenen Tags im Übersicht angezeigt. Sie können Tags mit Hilfe
von Filtern suchen, bearbeiten oder löschen.


1.8.1.3. Tag Clouds

1.9. Design & Layout
Hier finden Sie die umfangreichen Funktionalitäten aus den Bereichen Design und Layout, welche
die individuelle Anpassung von Schriften, Farben, Icons, Logos, etc. ermöglichen. Sie können damit
Ihr Portal komplett im Corporate Design Ihres Unternehmens gestalten. Hinweis: Insbesondere für
die Nutzung der erweiterten Design-Funktionen sollten Sie über fundierte Kenntnisse in CSS, HTML
und XSL verfügen. Eine Einarbeitung in das SITEFORUM-spezifische modulare System ist
empfehlenswert, um den Code-Aufbau nachvollziehen zu können.


1.9.1.1. MasterSets, DesignSets

Die sogenannten MasterSets sind vordefinierte Kombinationen von Farben, Schriften, Logos und
Layouts. Die DesignSets können Sie für Anpassungen der Farb- und Schriftzusammenstellung
nutzen.

1.9.1.2. Logos & Kopfzeile

Hier finden Sie Grundeinstellungen zu den Logos, die in Ihrem Portal vorhanden sind. Sie können
neue Logos hochladen, deren Größe anpassen und die Hintergrundbilder der Kofpzeilen verändern.

1.9.1.3. Farben

Änderungen in diesem Bereich beeinflussen die Hintergrund- und Schriftfarben Ihres Portals. Sie
können unter anderem die Farbgebung von Links, Menüs, Suchboxen, Storys, Dialogen, etc.
definieren. Hinweis: Wir empfehlen, hier nur Änderungen vorzunehmen, wenn Sie über
CSS-Kenntnisse (Cascading Style Sheets) verfügen.

1.9.1.4. Hintergrundbilder

Hier legen Sie fest, welche Bilder an welchen Stellen in Ihrem Portal angezeigt werden sollen.

1.9.1.5. CSS Module

Mittels CSS (Cascading Style Sheets) wird eine strikte Trennung von Inhalt und Design ermöglicht.
Die Module dienen als Bausteine, um Farben und Schriften zu steuern und das komplette
Portaldesign zu definieren. Hinweis: Wir empfehlen, hier nur Änderungen vorzunehmen, wenn Sie
über CSS-Kenntnisse verfügen.

1.8. Tags 8


1.9.1.6. Allgemeine Einstellungen

Hier können Sie die allgemeinen Einstellungen ändern, die das Design Ihres Portals betreffen:
Wählen Sie WYSIWYG-Editoren aus, mit denen Sie Inhalte ohne HTML-Kenntnisse formatieren
können, legen Sie Vorgaben für die Erzeugung von PDF-Dokumenten fest und importieren oder
exportieren Sie Ihr Design.

1.9.2. Applikationen

1.9.2.1. Übersicht

1.9.2.2. Anordnungen


1.9.3. Design-Templates

1.9.3.1. Story-Templates

Story-Templates dienen als Vorlage zur Gestaltung von Story-Artikeln und definieren die
Positionierung von Texten, Bildern und Überschriften. Sie können mittels HTML und den
verfügbaren Platzhaltern die Story-Templates bearbeiten oder eigene Story-Templates erstellen.
Diese Templates werden den Story-Artikeln zugewiesen.

1.9.3.2. Produkt-Templates

Produkt-Templates dienen als Vorlage zur Gestaltung von Produktseiten und definieren die
verfügbaren Platzhaltern die Templates bearbeiten oder eigene Templates erstellen. Diese
Templates werden den Produkten zugewiesen.

1.9.3.3. Feed-Templates

Mit Feed-Templates steuern Sie die Anzeige und Auflistung von Feed-Elementen in
Feed-Newsflashs. Beispielsweise können Sie den Platzhalter "$itemName" für den Namen und den
Platzhalter "$itemDescription" für den Inhalt des Feeds verwenden.

1.9.3.4. Blog-Templates

Mit Blog-Templates steuern Sie die Anzeige von Blogs. Beispielsweise können Sie den Platzhalter
"$title" für den Namen und den Platzhalter "$content" für den Inhalt des Blogs verwenden.

1.9.3.5. Unternehmen-Template

1.9.3.6. Kampagnen-Templates

Kampagnen-Haupttemplates enthalten den kompletten Design- und Layoutcode für eine
Kampagne. Dies macht es für Sie sehr einfach, hochwertige und ansprechende E-Mail-Kampagnen
zu erstellen. Benutzen Sie Platzhalter wie "$toc", um Ihrer Kampagne ein kleines Inhaltsverzeichnis
hinzuzufügen oder "$content", um den eigentlichen Inhalt zu platzieren.

1.9. Design & Layout 9


1.9.3.7. Wysiwyg-Templates

1.9.3.8. Listen-Templates (XSL)

Listen-Templates enthalten den kompletten Design- und Layoutcode, um Listen anzulegen, z. B.
Themenlisten in Foren oder Preislisten. XSL (Extensible Stylesheet Language) ist die Sprache zur
Definition von Stylesheets, mit der die Listen formatiert werden.

1.9.4. Master Design & Design Module

1.9.4.1. Master Design-Templates

Das Master Design-Template ist der Rahmen Ihres Portals, der die Positionen der einzelnen
Elemente und Bereiche festlegt und damit ein einheitliches Layout gewährleistet.

1.9.4.2. Design Module

Design Module sind einzelne Bereiche, mit denen Sie die festgelegten Platzhalter in Master
Design-Templates ansprechen und definieren. Es handelt sich also um ein modulares
Baukastensystem, mit dem Sie das Aussehen der Elemente in Ihrem Portal festlegen können.

1.9.4.3. Design Attribute

Mit Design Attributen können Sie unterschiedliche Farben, Logos oder speziellen HTML-Code
abhängig von individuellen Bedingungen (z. B. in verschiedenen Menüs oder Applikationen)
anzeigen. Beispielsweise zeigen Sie im gesamten Portal ein Standardlogo an, im Onlineshop
jedoch verwenden Sie ein spezielles Logo oder benutzen eine andere Farbe.

1.9.4.4. Design Attribut Bedingungen

In diesem Bereich finden Sie alle Bedingungen von Design Attributen. Die Bedingungen können zu
unterschiedlichen Elementen zugewiesen werden und steuern, ob bestimmte Elemente eines
Design Attributes erscheinen oder nicht. Sie können neue Bedingungen hinzufügen oder
bestehende bearbeiten.

1.10. Statistik
Unter Statistik haben Sie die Möglichkeit, detaillierte Portalstatistiken zu generieren und
anzuzeigen. Anhand dieser Auswertungen können Sie Inhalte Ihres Portals besser an die
Nutzerinteressen anpassen, zielgerichtete Kampagnen durchführen und die Optimierung für
Suchmaschinen weiter vorantreiben.

1.10.1. Allgemeine Statistiken

1.10.1.1. Übersicht

Hier finden Sie eine Übersicht über die Zugriffe der letzten 30 Tage auf Ihr Portal und die aktuellen
Nutzerregistrierungen.

1.9. Design & Layout 10


1.10.1.2. Besucher (Jahr)

1.10.1.3. Aktivitäten

Hierbei handelt es sich um eine täglich aktualisierte Statistik, die durch verschiedenste
Auswahlkriterien eine umfassende Sicht auf die Besucheraktivitäten im Portal erlaubt.

1.10.1.4. Suchbegriffe

Hier können Sie sich anzeigen lassen, welche Suchbegriffe die Nutzer in der Suche verwendet
haben und wie häufig danach gesucht wurde.

1.10.1.5. E-Mails

Diese Statistik zeigt alle vom Portal versandten System-E-Mails innerhalb eines frei wählbaren
Zeitraums an.

1.10.1.6. Abonnements

Diese Statistik zeigt alle Nutzer an, die aktuell zu den Empfängern eines Abonnements gehören und
welche E-Mails an sie verschickt wurden. An dieser Stelle können Sie außerdem eine automatische
Benachrichtigung von Inhalten aus einem oder mehreren Menüs für die Nutzer des Portals
veranlassen.

1.10.2. Website & CMS

1.10.2.1. Storys

1.10.3. Marketing & CRM

1.10.3.1. Kampagnen

Diese Statistik zeigt alle Kampagnen an. Die Darstellung kann nach Bedarf zeitlich eingeschränkt
werden, um z.B. nur Kampagnen des letzten Monats anzeigen zu lassen.

1.10.3.2. Umfragen

Diese Statistik zeigt alle Umfragen an.

1.10.3.3. Referer & Schlüsselwörter

Diese Übersicht zeigt die Herkunft Ihrer Besucher mit Details zu den verweisenden Domains und
den eingegebenen Suchbegriffen.

1.10.3.4. Browserdetails

Diese Statistik liefert neben dem Browsertyp der Besucher unter anderem auch Informationen zu
Betriebssystem, Auflösung und Farbtiefe.

1.10. Statistik 11


1.10.4. Intranet & Backoffice

1.10.4.1. DMS Downloads & Uploads

Diese Statistik zeigt sowohl die letzten Downloads und Uploads aus dem bzw. ins DMS als auch
eine Liste der Top Downloads an.

1.10.5. Verkauf & Support

1.10.5.1. Aufträge & Produkte

Diese Statistik zeigt alle Aufträge im Shop innerhalb eines frei wählbaren Zeitraums an.

1.10. Statistik 12

2. Website & CMS
Dieses Modul ist Ihr Werkzeug für die professionelle und einfache Erstellung von Inhalten für Ihr
Portal. Durch die Möglichkeit integrierter Editoren benötigen Sie keine Programmierkenntnisse und
können dennoch hochwertigen Content publizieren.

2.1. Menüs
An diesem Punkt erstellen und verwalten Sie Ihre Menüstruktur, in der Sie Inhalte, sog. Storys,
platzieren und veröffentlichen. Die gesamte Menüstruktur wird dynamisch generiert und kann
jederzeit wieder bearbeitet, verschoben und angepasst werden. Dies ermöglicht Ihnen
uneingeschränkte Flexibilität in der inhaltlichen Entwicklung Ihres Portals. Wenn Sie später zum
Beispiel einen Menünamen ändern möchten, müssen Sie nicht die gesamten Inhalte in diesem
Menü aktualisieren.

2.1.1. Menüs

2.1.1.1. Übersicht

An dieser Stelle erhalten Sie eine Übersicht über alle bereits erstellten Menüs. Sie können
einsehen, wie viele Story-Artikel und Untermenüs das jeweilige Menü enthält und haben die
Möglichkeit, Menüs zu bearbeiten, zu übersetzen, zu verschieben und zu löschen.


Hier fügen Sie Ihrer Menüstruktur ein neues Menü hinzu, welches dann auf Ihrer Portalseite
sichtbar wird. Legen Sie den Namen des Menüs fest und bestimmen Sie, ob die Inhalte für alle
Portalbesucher oder nur für bestimmte Nutzergruppen zugänglich sein sollen.

2.1.1.3. Hauptmenüs im Design sortieren

Um zu bestimmen, in welcher Reihenfolge der Besucher das Portalmenü letztendlich sehen soll,
sortieren Sie an dieser Stelle die Hauptmenüs und gegebenenfalls auch vorhandene
Applikationslinks (Links zu Blogs, Foren, Shops etc.) im Design.

2.1.1.4. Story-Introtemplates

Story-Introtemplates dienen als Vorlage zur Gestaltung von Menü-Übersichtsseiten, die mehrere
Story-Artikel ("Teaser") enthalten. Sie können mittels HTML und den verfügbaren Platzhaltern die
Introtemplates bearbeiten oder eigene Introtemplates erstellen. Diese Introtemplates werden den
Menüs und Newsflashs zugewiesen.


In den Einstellungen legen Sie fest, ob Sie ein Archiv anlegen wollen und diese Funktion einem
Menüpunkt zuweisen. So können Sie zum Beispiel Pressemitteilungen oder zeitlich begrenzt gültige
Storys (Veranstaltungshinweise, Messeberichte, etc.) archivieren. Auch ein Menüpunkt für
nutzergenerierte Inhalte kann an dieser Stelle ausgewählt werden.

2. Website & CMS 13


2.1.2. Newsflashs

2.1.2.1. Übersicht

Hier sehen Sie Ihre Newsflashs in der Übersicht und können diese bearbeiten oder löschen. Per
Newsflash können Sie Storys aus einem bestimmten Menü direkt auf der Homepage bzw. auf der
Startseite Ihres Portals anzeigen lassen. Nutzen Sie den Newsflash, um eine Rotation der neuesten
Unternehmensinformationen zu generieren oder um Ihre neuesten Produkte anzuzeigen.


Erstellen Sie hier einen neuen Newsflash und definieren Sie unter anderem Herkunft, Anzahl und
Anzeige der Storys sowie Name und Größe des Newsflashs im Portal. Voraussetzungen: Es muss
mindestens ein Menü mit mehreren Storys existieren, da sonst keine Inhalte im Newsflash
angezeigt werden können. Hinweis: Um den Newsflash sichtbar zu machen, muss die Newsflash-ID
als Platzhalter im Design integriert werden.

2.2. Storys
Mit dieser Funktion können Sie mehrsprachige Inhalte, sog. Storys, verfassen und zu Menüs
zuordnen. Storys können je nach Template ein unterschiedliches Design und Layout erhalten, so
dass Sie thematisch unterschiedlichen Inhalten jeweils eine individuelle Gestaltung zuweisen
können. Voraussetzung: Es muss bereits mind. ein Menü existieren, dem Sie die Story zuweisen
können.

2.2.1. Storys

2.2.1.1. Übersicht

An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, Storys über diverse Auswahlfilter für die weitere
Bearbeitung auszuwählen. Sie können Storys ändern, übersetzen, kopieren oder löschen, ältere
Versionen und Zugriffsstatistiken einsehen, Querverweise (Links) zu anderen Storys erstellen sowie
die für die Suchmaschinenoptimierung wichtigen Metadaten (Description, Keywords, etc.) festlegen.


Hier werden Sie in mehreren Schritten durch die Erstellung einer neuen Story geleitet. Sie legen
das Aussehen Ihrer Story mit Hilfe von Templates fest, fügen Inhalte komfortabel mit dem
WYSIWYG-Editor ein, legen Zugriffsrechte und Menüzuordnung fest und wählen aus, ob Ihre Story
eine zeitliche Gültigkeit bekommen und zu einem bestimmten Datum ablaufen soll.

2.2.1.3. Überprüfen & Freigeben

Über diese Funktion können Sie Storys vor der Veröffentlichung von ausgewählten Editoren
überprüfen und anschließend freigeben lassen. Sehen Sie an dieser Stelle, welche Storys noch
überprüft werden müssen und wer der zuständige Editor ist.

2.1. Menüs 14




In diesem Bereich können Sie Vorauswahleinstellungen vornehmen und somit den Erstellprozess
von Storys beschleunigen. Jede Option, die Sie hier aktivieren, wird bei der Erstellung einer Story
bereits aktiviert sein. Vorauswahlen sind beispielsweise Druck-, Kommentar- oder
Bewertungsoptionen. Hier nehmen Sie auch Einstellungen zu nutzergenerierten Inhalten (UGC.
User generated content) vor.

2.2.2.2. Startseiten

Für jede SITEFORUM Applikation (Homepage, Shop, Forum, Netzwerk etc.) können Sie in diesem
Bereich eine Story für die jeweilige Haupt- bzw. Startseite zuweisen und verwalten. So können sich
Ihre Besucher von Beginn an eine Übersicht über den Inhalt der Applikation verschaffen

2.2.2.3. Querverweise

In dieser Ansicht erhalten Sie eine Übersicht über alle Querverweise in Ihrem Portal, sofern Sie
bereits welche angelegt haben. Es handelt sich um Links zwischen zwei Storys, die Sie an dieser
Stelle auch wieder löschen können. Voraussetzung: Wenn Sie einen neuen Querverweis
hinzufügen möchten, müssen die Storys, zwischen denen verlinkt werden soll, bereits angelegt
sein.

2.2.2.4. Story-Templates

Story-Templates dienen als Vorlage zur Gestaltung von Story-Artikeln und definieren die
verfügbaren Platzhaltern die Story-Templates bearbeiten oder eigene Story-Templates erstellen.
Diese Templates werden den Story-Artikeln zugewiesen.

2.2.2.5. Storytypen

Mit Storytypen können Sie Ihre Storys unterteilen und so z.B. nach verschiedenen Themen bereit
stellen. Dies bietet sich beispielsweise für die Unterscheidung zu Wiki-Artikeln an. Sie können hier
neue Storytypen anlegen oder bestehende bearbeiten.

2.2.2.6. Storyexport

Sie haben hier die Möglichkeit, Storys eines speziellen Menüs oder auch alle Storys zu exportieren
und anschließend als *.html- bzw. *.pdf-Datei herunterzuladen. Nach dem Export können Sie die
Storys ausdrucken, abspeichern oder als Anhang versenden, was z.B. für Präsentations- oder
Dokumentationszwecke nützlich ist. Sie können Vorlagen für die exportierten *.pdf-Dateien erstellen
oder existierende bearbeiten. Um einen Export durchzuführen, muss bereits mind. eine Story
existieren, die exportiert werden kann.

2.2.2.7. Suchen & Ersetzen

Sie haben hier die Möglichkeit, nach einem Suchbegriff zu suchen. Es werden Ihnen alle Storys
angezeigt, die den eingegebenen Begriff enthalten. Darüber hinaus können Sie ein Wort durch ein
anderes Wort ersetzen. Dies bietet sich zum Beispiel bei einer Namensänderung an. Der neue

2.2. Storys 15

Name wird überall automatisch eingefügt ohne jede einzelne Story bearbeiten zu müssen.
Voraussetzung: Es muss bereits mind. eine Story existieren, in der gesucht werden kann.

2.2.2.8. Automatische Benachrichtigung

Mit dieser Funktion definieren Sie Abonnements von Inhalten aus einem oder mehreren Menüs für
alle Nutzer des Portals. Wenn eine neue Story in einem Menü publiziert wird, erhalten alle Nutzer
des Portals automatisch eine E-Mail. Diese Funktion ist dann sinnvoll, wenn sich z. B. Ihre
Allgemeinen Geschäftsbedingungen ändern: Sie müssen Ihre Nutzer darüber in Kenntnis setzen
und können die Benachrichtigungsfunktion für den automatischen Versand von AGB-Änderungen
nutzen. Voraussetzung: Es muss bereits mind. eine Story in einem Menü existieren, die versandt
werden kann.

2.2.3. Metadaten

2.2.3.1. CMS Metadaten

Hier können Sie die Metadaten für Storys verwalten, mit deren Hilfe die enthaltenen Informationen
thematisch beschrieben und dadurch besser auffindbar gemacht werden. Je vollständiger Sie die
Metadaten hinterlegen, desto besser ist Ihr Portal über Suchmaschinen auffindbar.


Hier legen Sie je nach Bedarf weitere Metadaten an, mit Hilfe derer Sie Ihr Portal referenzieren, z.
B. Informationen zu Ihrem Standort, die für die Auffindbarkeit bei Google" Maps nützlich sein
können.

2.3. Storybilder
Unter diesem Menüpunkt erhalten Sie einen Einblick in den Ordner story_images, in dem alle Bilder
abgelegt werden, die innerhalb von Storys angezeigt werden. Sie können neue Bilder hochladen
und vorhandene Bilder umbenennen, kopieren, ausschneiden, löschen, aktualisieren (Touch),
bearbeiten, öffnen oder herunterladen.

2.4. Storydokumente
Unter diesem Menüpunkt erhalten Sie einen Einblick in den Ordner story_docs, in dem alle
Dokumente abgelegt werden, die in einer Story integriert sind. Sie können neue Dokumente
hochladen und vorhandene Dokumente umbenennen, kopieren, ausschneiden, löschen,
aktualisieren (Touch), bearbeiten, öffnen oder herunterladen.

2.5. Workflows
Per Workflow-Verwaltung werden Inhalte von ausgewählten Editoren vor ihrer Veröffentlichung
überprüft und anschließend bestätigt oder abgelehnt. Durch diese Kontrollinstanz wird das
Publizieren von unerwünschten Inhalten verhindert, was zur Qualitätssicherung Ihres Portals
beiträgt. Voraussetzung: Um die Workflow-Funktion nutzen zu können, muss mindestens ein Editor
angelegt sein, da diesem die Storys zugewiesen werden. Es muss also mindestens ein Nutzer mit
der Nutzerrolle Editor ausgestattet sein.

2.2. Storys 16


2.5.1. Workflows

2.5.1.1. Übersicht

Diese Übersicht zeigt an, welche Editoren aktuell Storys im Workflow haben (d.h. noch prüfen und
freigeben müssen) und welche nicht. So können Sie sehen, wo freie Ressourcen verfügbar sind
und neue Workflows entsprechend verteilen.

2.5.1.2. Dirty Word Liste

In die Dirty Word List werden "verbotene" Wörter eingetragen, die in Storys nicht verwendet werden
dürfen. Der Inhalt der Storys wird automatisch mit der Dirty Word Liste verglichen. Sollten verbotene
Wörter im Text enthalten sein, geht die Story an den Editor zurück, damit er Änderungen
vornehmen kann. Auf diese Weise kann neben sexistischen oder rassistischen Begriffen zum
Beispiel auch die Nennung von Konkurrenzunternehmen verhindert werden.

2.5.2. Editoren

2.5.2.1. Übersicht

An dieser Stelle erhalten Sie eine Übersicht über alle Editoren (Nutzer, denen die Rolle Editor
zugewiesen wurde), die Inhalte erstellen und bearbeiten dürfen. Sie können hier den einzelnen
Editoren die Menüpunkte zuweisen, in denen sie veröffentlichen dürfen oder ihnen Berechtigungen
wieder entziehen. So können Sie z. B. einen Menüpunkt Unternehmensnachrichten von Ihrer
PR-Abteilung pflegen lassen, während im Menüpunkt Produkte nur das Produktmanagement
neue Storys einstellen kann.


Wählen Sie hier Nutzer des Portals aus, denen die Rolle Editor zugewiesen werden soll. Sollte
ein Nutzer noch nicht angelegt worden sein, können Sie das hier direkt nachholen. Der neu
angelegte Nutzer wird automatisch mit der Rolle Editor ausgestattet.


Für das Erstellen von Storys können Sie hier Vorauswahleinstellungen vornehmen und somit den
Erstellprozess optimieren. Legen Sie fest, ob Editoren nur selbst erstellte Storys bearbeiten können
und ob eine Story gesperrt wird, wenn sie von einem Editor bearbeitet wird.

2.6. Storystatistik
An dieser Stelle können Sie Zugriffsstatistiken für die Storys in Ihrem Portal einsehen.

2.6.1. Statistik

2.6.1.1. Storys (per Jahr, Monat, Tag)

Diese Statistik zeigt die Zugriffe auf Storys nach Jahr, Monat und Tag an.

2.5. Workflows 17


2.6.1.2. Storys (per Zeitraum)

Diese Statistik zeigt die Zugriffe auf Storys innerhalb eines frei wählbaren Zeitraums an.

2.7. Feeds
An dieser Stelle können Sie eigene RSS oder Atom Feeds erstellen und verwalten. Diese Funktion
exportiert Ihren ausgewählten Inhalt zu einer .xml-Datei, die von populären Feed Readern
dargestellt oder in andere Webseiten importiert werden kann.

2.7.1. Feeds

2.7.1.1. Interne Portalfeeds

Interne Feeds sind Feeds, die Sie von Ihrem Portal aus bereit stellen und damit Ihre Nutzer z. B.
über Unternehmensneuigkeiten informieren. Sehen Sie, welche Feeds aktuell aktiv sind oder fügen
Sie neue Feeds hinzu. Voraussetzung: Wenn interne Feeds angeboten werden sollen, müssen
Inhalte vorhanden sein, z.B. Blogs oder Storys.

2.7.1.2. Externe Feeds

Nutzen Sie den Feed Reader, um externe RSS oder Atom Feeds zu importieren und zu verwalten.
Ermöglichen Sie auf diese Weise Ihren Portalnutzern, externe Feeds zu abonnieren und in ihrem
persönlichen Bereich zu verwalten.

2.7.1.3. Newsflash Feeds

Mit diesem Feature können Sie Inhalte aus News Feeds direkt im Portal Design anzeigen. Sie
generieren damit für Ihre Besucher einen Zusatznutzen, da auch fremdgenerierte, aber
kontextbezogene Inhalte zur Verfügung gestellt werden. Interessant ist der Newsflash Feed auch,
wenn Ihre Partnerfirmen Feeds anbieten, die Sie in Ihrem Portal integrieren können.
Voraussetzung: Um Newsflash Feeds anbieten zu können, müssen externe Feeds existieren, aus
denen Inhalte bezogen werden.

2.7.1.4. Templates

Mit Feed-Templates steuern Sie die Anzeige und Auflistung von Feed-Elementen in
Feed-Newsflashs. Beispielsweise können Sie den Platzhalter "$itemName" für den Namen und den
Platzhalter "$itemDescription" für den Inhalt des Feeds verwenden.

2.8. Banner
Mit dieser Funktion können Sie Werbebanner in Ihr Portal einbinden und verwalten. Je nach
verfügbarem Speicherplatz können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Bannern als *.gif- oder
*.jpg-Dateien hochladen und verschiedenen Positionen ("Spots") zuordnen. Auch
Shockwave-Flash-Banner (.swf-Dateien) und Java-Script-Banner (.js-Dateien) können integriert
werden.

2.6. Storystatistik 18


2.8.1. Banner

2.8.1.1. Übersicht

Hier erhalten Sie Informationen über bereits erstellte Banner, z. B. von wann bis wann ein Banner
aktiv ist oder wie oft es angeklickt bzw. angezeigt wurde.

2.8.1.2. Dateibanner hinzufügen

An dieser Stelle können Sie Dateibanner, z. B. Bildbanner, hinzufügen. Hinweis: Das Banner muss
vorher erstellt werden, hier werden lediglich Einstellungen zur Positionierung und zur Anzeige im
Portal definiert. Um einen Dateibanner anzeigen zu können, muss seine Platzierung im Design
definiert werden.

2.8.1.3. Scriptbanner hinzufügen

An dieser Stelle können Sie Scriptbanner hinzufügen. Das sind Banner, von denen nicht das
eigentliche Bild sondern lediglich der Code (z. B. HTML, Javaskript, Flash) eingebunden wird. Dies
ist z.B. bei Affiliate-Programmen üblich. Hinweis: Um einen Skriptbanner anzeigen zu können, muss
seine Platzierung im Design definiert werden.


2.8. Banner 19

3. Marketing & CRM
Dieses Modul ist Ihr Werkzeug zur effektiven Kundengewinnung und -bindung. Alle Aktionen Ihrer
Portalbesucher werden registriert: Welche Inhalte wurden betrachtet, welche Dokumente
heruntergeladen, welche Produkte gekauft, welche Formulare ausgefüllt, etc. Alle Aktionen bauen
und pflegen automatisch ein Nutzerprofil, das wiederum Basis für gezielte und personalisierte
E-Mail-Kampagnen ist - mit Erfolgskontrolle und Statistik in Echtzeit.

3.1. Nutzer & Kontakte
Verwalten Sie hier Ihre Nutzerinformationen. Wenn ein Besucher sich erstmals einloggt, wird ein
Datensatz erzeugt, der kontinuierlich automatisch erweitert und aktualisiert wird. Das Kundenprofil
wächst und stellt immer mehr Informationen über Ihre Besucher zur Verfügung, die Sie für
Marketingzwecke verwenden können.

3.1.1. Nutzer

3.1.1.1. Übersicht

Es werden Ihnen umfangreiche Optionen zur Verwaltung der Nutzer bereit gestellt. Sie können mit
Hilfe von Filtern wie bspw. Rollen- oder Kategorienzuordnung, Nutzergruppe, Erstellungsdatum
oder Nachname nach Nutzern suchen und sich die Ergebnisse anzeigen lassen. Anschließend
können Sie Massenoperationen starten (z. B. ausgewählte Nutzer zu Nutzergruppe hinzufügen,
E-Mail/SMS versenden, Kontakte kopieren, etc.) oder sich Details zu einzelnen Nutzern anzeigen
lassen, um Informationen zu ergänzen bzw. zu ändern. Darüber hinaus haben Sie Einsicht in die
komplette Nutzerhistorie, die Ihnen Aufschluss über die Entwicklung des Nutzerprofils und
durchgeführte Aktionen gibt.


Hier können Sie einen neuen Nutzer anlegen, indem Sie die Maske mit den Nutzerinformationen
ausfüllen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Dazu gehören detaillierte Kontakt- und
Adressinformationen, persönliche Daten, die Zuordnung zu Nutzergruppen uvm.

3.1.1.3. Hinzufügen (schnell)

Hier können Sie mit Hilfe einer stark vereinfachten Maske einen neuen Nutzer anlegen. Es werden
im Gegensatz zu Punkt 3.2.1.2 lediglich die Felder abgefragt, die für eine rudimentäre
Nutzererstellung relevant sind.

3.1.1.4. Anmeldeprofile

Mit den Anmeldeprofile können Sie die Seiten, über die sich Besucher im Portal anmelden, so
konfigurieren wie Sie dies wünschen. Bestimmen Sie, welche Felder aktiviert sind und welche
Pflichfelder sind.

3. Marketing & CRM 20


3.2. Unternehmen
Hier verwalten Sie Ihre Firmen und können sich anhand von Aktionen, Notizen und anderen
Hilfsmitteln einen effizient gepflegten Kundenstamm aufbauen oder Ihre Geschäftskontakte
hinterlegen. Firmen können zum Beispiel Partner- und Kundenunternehmen, Vereine, Verbände
oder andere Organisationen sein.

3.2.1. Unternehmen

3.2.1.1. Übersicht

3.2.1.2. Suchen

3.2.1.3. Notizen & Aktionen

Hier können Sie nach Notizen und Aktionen suchen, die zu Firmen angelegt worden sind. Sie
können die Suche nach Typ, Unternehmen, Ersteller und Kontaktperson filtern, oder nach
Stichworten suchen.

3.2.1.4. Statistik

Unter diesem Punkt werden Ihnen übersichtliche Statistiken zu den im Portal erfassten Firmen
angezeigt, zum Beispiel zur Gesamtanzahl der Firmen, der Firmengröße und der Branchen.


Geben Sie an dieser Stelle an, welche Optionen Sie für die Felder "Nächster Schritt" (z. B. Termin
vereinbaren, Angebot erstellen) und "Kategorie" angeben wollen. Auf diese Weise können Sie die
Opportunities zum Beispiel an die intern gebräuchliche "Sprache" Ihrer Vertriebsabteilung
anpassen.

3.2.2. Opportunities

3.2.2.1. Übersicht (1)


3.3. Kampagnen
Eine Kampagne ist eine personalisierte Massen-E-Mail, die an eine Auswahl Ihrer Portalbenutzer
und/oder externe Empfänger gesendet wird. Schicken Sie beispielsweise Produktinformationen an
Ihre Kunden, ein Mailing an Ihre Angestellten oder einen Newsletter an alle registrierten
Interessenten. Erstellen, starten, verwalten und wiederholen Sie Kampagnen und werten Sie den
Erfolg über die detaillierte Statistik aus.

3.3.1. Kampagnen

3.2. Unternehmen 21


3.3.1.1. Übersicht

Die Kampagnenübersicht zeigt Ihnen alle Kampagnen übersichtlich an. Sie können die Ansicht
zeitlich eingrenzen, sich Statistiken und Empfänger anzeigen lassen sowie Kampagnen bearbeiten
oder löschen.


Erstellen Sie hier eine neue Kampagne, indem Sie Name, Betreff und Beschreibung anlegen und
anschließend die Inhalte HTML- oder textbasiert einfügen. Sie können Ihrer Kampagne
Dateianhänge hinzufügen, einen Zeitplan für den Versand aufstellen und die Kampagne im Voraus
testen.

3.3.1.3. Empfänger synchronisieren

Wenn eine Kampagne z. B. besonders viele oder ganz bestimmte Empfänger enthält, denen Sie
eine weitere Kampagne schicken möchten, können Sie die Empfänger einfach synchronisieren und
somit den Zeitaufwand für die Kampagne erheblich reduzieren.

3.3.2. Bounce Boxen

3.3.2.1. Übersicht

Über die Bounce-Verwaltung können Sie Adressdatensätze und E-Mail-Adressen verwalten. Die
Bounce-Box erkennt, ob Nutzer noch erreichbar oder nicht mehr erreichbar sind. Alle nicht
zustellbaren E-Mails einer Kampagne werden in der Bounce-Box gesammelt und können an dieser
Stelle eingesehen werden.


Hier können Sie eine neue Bounce-Box erstellen.

3.3.2.3. VERP

3.3.3. Empfänger

3.3.3.1. Externe Empfänger

Sie können Kampagnen auch an externe Empfänger, also nicht im Portal registrierten Nutzer,
verschicken. Sie benötigen lediglich die E-Mail-Adressen der Empfänger, die Sie als .txt- oder
.csv-Datei importieren. Nutzen Sie diese Funktion zum Beispiel dazu, externen Nutzern andere
Inhalte zu schicken als internen Portalnutzern. Eine Personalisierung ist bei externen Nutzern
allerdings nicht möglich.

3.3.3.2. Blacklist

Eine Blacklist enthält E-Mail-Adressen von internen oder externen Nutzern, die keine Kampagnen
erhalten sollen. Tragen Sie zum Beispiel Nutzer, die keine Kampagne wünschen, in die Blacklist
ein. So müssen Sie die Empfängerliste nicht jedes Mal manuell nach diesen Nutzern durchsuchen.

3.3. Kampagnen 22


3.3.4. Templates

3.3.4.1. Kampagnen-Haupttemplates

Haupttemplates enthalten den kompletten Design- und Layoutcode für eine Kampagne. Dies macht
es für Sie sehr einfach, hochwertige und ansprechende E-Mail-Kampagnen ohne
Programmierkenntnisse zu erstellen. Benutzen Sie Platzhalter wie "$toc", um Ihrer Kampagne ein
kleines Inhaltsverzeichnis hinzuzufügen oder "$content", um den eigentlichen Inhalt zu platzieren.

3.3.4.2. Kampagnen-Inhaltstemplates

Inhaltstemplates enthalten den gesamten Design- und Layoutcode, um Text, Verknüpfungen und
Bilder in Ihrem Kampagneninhalt anzuordnen. Sobald Sie Ihre Kampagne erstellen, können Sie
beliebig viele Textsektionen mit unterschiedlichen Vorlagen hinzufügen.

3.4. Umfragen
3.4.1. Umfragen

3.4.1.1. Übersicht



3.5. Umfragen (Vereinfacht)
Mit dieser Funktion können Sie unbegrenzt viele Umfragen generieren und verwalten. Umfragen
sind Fragen mit vorgegebenen Antworten, die mit Zugangsrechten gekoppelt werden können, wenn
es unterschiedliche Nutzergruppen gibt.

3.5.1. Umfragen (Vereinfacht)

3.5.1.1. Übersicht

Hier erhalten Sie eine Übersicht über bereits erstellte Umfragen. Sie können sich Beiträge anzeigen
lassen, selbst abstimmen, Statistiken einsehen sowie Umfragen übersetzen, bearbeiten oder
löschen.


An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, schnell und komfortabel neue Umfragen zu generieren.
Geben Sie einfach Name, Text und Antwortmöglichkeiten an und definieren Sie den Zeitraum und
die Zugehörigkeit zu einer Nutzergruppe.


3.3. Kampagnen 23


3.6. Formulare
Mit dieser Funktion können Sie einfache Feedbackformulare, aber auch sehr komplexe
Nutzerbefragungen oder Bestellprozesse ohne Programmierkenntnisse erstellen. Die eingegebenen
Formulardaten können an mehrere E-Mail-Adressen versendet und über eine Zeitraumauswahl
auch statistisch ausgewertet werden. Eine Exportfunktion ermöglicht die Übernahme der Daten in
externe Programme wie z. B. OpenOffice oder MS Excel.

3.6.1. Formulare

3.6.1.1. Übersicht

Hier erhalten Sie eine Übersicht über bereits erstellte Formulare, die Sie bearbeiten, übersetzen
oder löschen können. Lassen Sie sich Ihr Formular in der Vorschau anzeigen, sortieren Sie die
einzelnen Formularelemente nach Ihren Wünschen und werten Sie ausgefüllte Formulare aus.


Erstellen Sie an dieser Stelle neue Formulare, die Sie mit verschiedenen Elementen (freie
Textfelder, Listen, Checkboxen, Radiobuttons etc.) befüllen können.


In diesem Bereich können Sie bereits angelegte Formulare zu Dokumenten zuweisen. Das
bedeutet, dass Sie beispielsweise beim Upload eines Dokuments im Dokument Management
System diverse Felder (Metadaten) wie Kurzbeschreibung, Versionsdatum o.Ä. vorgeben, die
ausgefüllt werden müssen.

3.7. SEO 360°
Mit SEO 360° können Sie die wichtigsten Einstellungen für Ihr Suchmaschinenmarketing
vornehmen. Recherchieren Sie zuerst, welche Informationen für Ihr Unternehmen am sinnvollsten
zu optimieren sind und bereiten Sie anschließend diese Informationen als Metadaten auf, um von
Suchmaschinen besser gefunden zu werden. Voraussetzung: Für SEO 360° muss Ihr Portal
öffentlich sein, da ein geschlossenes Portal (z.B. Intranet) nicht suchmaschinenoptimiert werden
muss. Es muss mindestens eine Domain für die Suchmaschinenoptimierung ausgewählt sein und
der Hintergrundprozess (search_engine_export) muss aktiv sein.

3.7.1. 120° Bereiten Sie Ihre Informationen auf

3.7.1.1. Checklisten


Hier finden Sie erweiterte Einstellungen für die Suchmaschinenoptimierung. Exportieren Sie
dynamische Inhalte, um Sie als statische HTML-Daten für Suchmaschinen besser lesbar zu
machen. Legen Sie weiterhin die Zeitintervalle sowie die Geschwindigkeit der Exporte fest.

3.6. Formulare 24


3.7.1.3. Metadaten

Hier bereiten Sie die Informationen zu Ihrem Unternehmen für Suchmaschinen auf. Verwalten Sie
Metadaten, mit deren Hilfe Ihr Portal thematisch beschrieben und dadurch besser auffindbar
gemacht wird. Sie können allgemeine Metadaten (Herausgeber, URL, Beschreibung,
Schlüsselwörter, etc.) hinterlegen und solche, die sich speziell auf Storys beziehen (Autor, Format,
Sprache etc). Darüber hinaus können Sie sogenannte Dublincore Metadaten anlegen, mit Hilfe
derer Sie Ihr Portal referenzieren. So sind z.B. Meta-Informationen zu Ihrem Standort nützlich für
die Auffindbarkeit bei Google Maps.

3.7.1.4. URLs

3.7.1.5. Weiterleitungen (301)

3.7.1.6. Verknüpfungen (Dateien)

Hier finden Sie eine Übersicht über existierende Shortcuts. Sie haben hier die Möglichkeit,
Shortcuts zu bearbeiten oder zu löschen.

3.7.2. 240° Anmelden & Analysieren

3.7.2.1. SEO Dateien

3.7.2.2. Analysieren

In diesem Abschnitt analysieren Sie Ihre Daten und machen Ihre Website in Suchmaschinen
bekannt. Überprüfen Sie einzelne Dateien auf die Optimierung von Suchbegriffen für
Suchmaschinen, indem Sie eine gültige Internetadresse (URL) angeben, z. B. die der Startseite und
Sie erhalten Informationen zur Worthäufigkeit und den HTML-Tags.

3.7.2.3. Ihre Seite anmelden

Machen Sie Ihre Website bekannt und melden Sie Ihre Portaldomain in bekannten Suchmaschinen
(Google, Yahoo usw.) an. Sie werden von hier aus direkt zu den entsprechenden Seiten
weitergeleitet und können dort Ihr Portal anmelden. Unter dem Punkt Erweitertes Marketing
empfehlen wir Ihnen weitere Marketingstrategien und geben Ihnen nützliche Tipps, mit denen Sie
den Bekanntheitsgrad Ihres Portals steigern können. Nutzen Sie zum Beispiel die Möglichkeiten der
Newsletter- und Bannerwerbung, schließen Sie Ihr Portal an Affiliate Netzwerke an oder
veröffentlichen Sie regelmäßig Pressemitteilungen. Beachten Sie bitte, dies sind keine
vollautomatischen Prozesse.

3.7.2.4. Suchindizes analysieren

Hier erfahren Sie, wie Ihr Portal indexiert ist, d.h. über welche Parameter es bei Suchmaschinen
bereits gefunden wird. Nutzen Sie hierfür die erweiterte Suche von Google". Darüber hinaus
erhalten Sie eine Übersicht zu anderen Suchmaschinen und deren Optimierungsmöglichkeiten.

3.7.3. 360° Ergebnisse

3.7. SEO 360° 25


3.7.3.1. Statistik

In diesem Bereich sehen Sie die Erfolge Ihrer Suchmaschinenoptimierung und werten die
Besucherzugriffe aus. Sie erhalten Auswertungen zu den Seitenaufrufen pro Monat, der täglichen
Besucherzahl uvm.

3.7.3.2. Referer & Schlüsselwörter

Die in diesem Menüpunkt dargestellten Übersichten zeigen die Herkunft Ihrer Besucher mit Details
zu den verweisenden Domains und den eingegebenen Suchbegriffen.

3.7.3.3. Browserdetails

Hier erfahren Sie Details über die Internetkonfiguration Ihrer Besucher: Welche Browser und
Betriebssysteme werden verwendet? Welche Sprache ist eingestellt? Wie hoch sind
Bildschirmauflösung und Farbtiefe, etc.

3.7.3.4. Ihre Browserdetails

An dieser Stelle werden Ihnen alle relevanten Details zu Ihrem aktuell verwendeten Browser
angezeigt.

3.7. SEO 360° 26

4. Intranet & Backoffice
Mit diesem Modul steigern Sie die Produktivität in Ihrem Team und sorgen für mehr Effizienz. Sie
verwalten ein- und ausgehende Rechnungen, erarbeiten Dokumente im Team und stellen diese
schnell und einfach im Internet zur Verfügung. Mit der integrierten Rechteverwaltung legen Sie fest,
wer Zugriff auf diese Dokumente hat. Je nach Nutzerrolle stehen Ihnen verschiedene
Funktionalitäten zur Verfügung.

4.1. Dokumente (DMS)
Mit Hilfe des Dokumenten Management Systems (DMS) können Sie Dokumente verwalten und für
Ihre Nutzer zugänglich machen. Es können Zugriffsrechte sowohl auf Ordner- als auch
Dokumentenebene vergeben werden. Die Bearbeitung eines Dokuments ist über die
Checkout-/Checkin-Funktion möglich, wobei eine Versionierung erfolgt. Sämtliche Aktionen
(Bearbeitung, Downloads etc.) werden zudem über die Historie erfasst.

4.1.1. Dokumente

4.1.1.1. DMS

Per Klick gelangen Sie direkt ins DMS.

4.1.1.2. Dokumenten Manager

An dieser Stelle weisen Sie Ordner aus dem DMS den verfügbaren Dokumenten Managern zu, die
Ihnen in einer Liste angezeigt werden. Die Dokument Manager haben dann vollen administrativen
Zugriff auf diese Ordner. Sie können Unterordner erstellen, Dateien hochladen und weitere
Zugangsrechte verteilen. Voraussetzung: Es muss mind. ein Nutzer existieren, der die Rolle
"Dokument Manager" besitzt.

4.1.1.3. Statistik

Die Statistiken geben Ihnen Auskunft darüber, welche Dokumente am häufigsten
heruntergeladenen wurden bzw. welche Dokumente zuletzt herunter- und hochgeladen wurden. Die
Anzeige kann jeweils in Zehnerschritten erhöht werden.


Hier nehmen Sie Einstellungen vor, mit denen Sie die Auslieferungsmethode (z. B. Öffnen eines
Download-Dialogs) und die Leserechte der Dateihistorie beeinflussen.

4.2. Rechnungen
Mit der Rechnungsverwaltung haben Sie volle Kontrolle über eingehende Rechnungen. Durch den
integrierten Workflow werden Rechnungen zeitnah geprüft und bezahlt.

4. Intranet & Backoffice 27


4.2.1. Ausgehende Rechnungen

4.2.1.1. Rechnungsersteller

Erstellen Sie Rechnungen schnell und automatisiert. Diese Rechnungen werden als *.pdf-Datei
erstellt. Erstellen Sie interne Firmen (Rechnungsersteller) und verwalten Sie jeweils eigene
Rechnungsnummern und ein eigenes Rechnungslayout. Sie können später Positionen für diese
Rechnungsersteller festelegen und Rechnungsempfänger zuweisen.

4.2.2. Eingehende Rechnungen

4.2.2.1. Ordner & Rechnungen

Wählen Sie zwischen ausgehenden und eingehenden Rechnungen. Aktivieren Sie entweder einen
Rechnungsersteller aus, um eine Rechnung mit Positionen zu füllen (Ausgehende Rechnungen)
oder wählen Sie einen Ordner, um eingehende Rechungen hochzuladen, die bezahlt werden
müssen (Eingehende Rechnungen).

4.2.2.2. Ordner verwalten

Hier können Sie Einstellungen wie E-Mail-Versand und Upload-Einstellungen, zu gewählten Ordner
vornehmen.

4.2.2.3. Nutzer verwalten

Weisen Sie Nutzer mit der Rolle Invoice User zu bestimmten Ordnern zu. Hier vergeben Sie die
Berechtigung, die der Nutzer im gewählten Ordner erhalten soll: Empfänger, Prüfer oder Buchhalter
und ob er Rechnungen hochladen darf. Voraussetzung: Es muss mind. ein Nutzer existieren, der
die Rolle Invoice User besitzt.

4.2.2.4. Statistik

Sehen Sie auf einen Blick alle aktuellen und abgelaufenen Rechnungen ein.

4.3. Verträge
Mit dieser Funktion archivieren und terminieren Sie Verträge und andere wichtige Dokumente, die
Ihr eigenes Unternehmen, Tochterfirmen, Verbundunternehmen, Kreditinstitute etc. betrifft.

4.3.1. Verträge

4.3.1.1. Unternehmen & Verträge

Die hier angelegten Ordner stellen die Struktur Ihres Unternehmens dar. Sie können weitere Ordner
hinzufügen oder bestehende umbenennen. Innerhalb der Ordner können Sie Dokumente oder
Verträge hochladen und mit einem gewünschten Status versehen.

4.2. Rechnungen 28


4.3.1.2. Statistik

Übersichtlich werden Ihnen hier ablaufende Verträge und anstehende Kündigungstermine
aufgelistet.


4.3.2.1. Basisordner

Alle existierenden Basisordner werden hier aufgelistet. Sie verwalten sie, benennen Ordner um,
löschen sie oder fügen neue hinzu. Die hier angegeben Basisordner werden immer in den
einzelnen Firmenordner wiedergegeben.

4.3.2.2. Nutzer verwalten

Weisen Sie Nutzer mit der Rolle Contract User zu bestimmten Ordnern zu. Hier vergeben Sie die
Rechte, die der Nutzer im gewählten Ordner erhalten soll: Lesen, Hochladen, Prüfer, Bearbeiter.
Voraussetzung: Es muss mind. ein Nutzer existieren, der die Rolle Contract User besitzt.

4.4. Webmail
SITEFORUM Webmail ist Ihr persönliches Verwaltungssystem für E-Mails, mit dem Ihnen alle
Funktionen einer komfortablen Webmail-Lösung zur Verfügung stehen. Jeder Nutzer Ihres Portals,
der über eine Mailbox verfügt, kann die Webmail-Funktionen verwenden. Voraussetzung: Neben
einem Mailserver benötigt ein Nutzer die Rolle Webmail User , um Webmail nutzen zu können.

4.4.1. Meine E-Mails

4.4.1.1. Übersicht

4.4.1.2. E-Mail verfassen

An dieser Stelle können E-Mails geschrieben, Anhänge hinzugefügt und an einen oder mehrere
Empfänger verschickt werden.

4.4.1.3. Adressbuch

Im Adressbuch können die Daten von Kontakten hinterlegt werden.

4.4.1.4. Suche

Mit der Suchfunktion können Sie E-Mails schneller selektieren. Suchen Sie nach Betreff, Absender
oder bestimmten Wörtern im Text der E-Mail.


Hier können Sie diverse Einstellungen für Ihr E-Mail-Account vornehmen. Erstellen Sie Filter, wenn
beim Erhalt bestimmter E-Mails eine spezielle Aktion durchgeführt werden soll oder verfassen Sie
Ihre persönliche E-Mail-Signatur.

4.3. Verträge 29


4.4.2. Webmail Nutzer

4.4.2.1. Übersicht

An dieser Stelle erhalten Sie eine Übersicht über alle Webmail Nutzer Ihres Portals. Lassen Sie sich
einzelne Nutzer anzeigen und richten Sie persönliche Mailboxen ein, die für den Versand und den
Empfang von E-Mails notwendig sind. Hinweis: Sollte der Nutzer noch nicht existieren, können Sie
ihn hier anlegen. Der neue Nutzer wird automatisch als Webmail-Nutzer angelegt.

4.5. Kalender
Die Kalenderfunktion ermöglicht Ihnen die komfortable Verwaltung Ihrer Termine. Legen Sie
Termine für sich oder für bestimmte Gruppen an Sie erhalten bei Konflikten automatisch eine
Benachrichtigung.

4.5.1. Termine

4.5.1.1. Kalenderansicht

Hier können Sie Ihre aktuellen Termine einsehen und zwischen Tages-, Wochen-, Monats- und
Jahresübersicht wechseln.

4.5.1.2. Neuer Termin

Erstellen Sie hier einen neuen Termin und entscheiden Sie, ob es sich um einen persönlichen
Termin für Sie selbst oder einen Termin für eine Gruppe handelt. Voraussetzung: Für einen
Gruppentermin müssen die Nutzer, die dem Termin zugeordnet werden sollen, mit einer
E-Mail-Adresse im Portal hinterlegt sein.


4.5.2.1. Allgemein

Verwalten Sie hier spezielle Kalender Einstellungen wie z.B. den 1. Wochentag oder die Vorgaben
der Sichtbarkeit der Termine.

4.5.2.2. Termintypen

Hier verwalten Sie die unterschiedlichen Termintypen. Sie können neue Typen erstellen und ihnen
Icons zuweisen oder auch bestehende bearbeiten.

4.6. Aufgaben
Im diesem Menü können Sie gemeinsam mit Ihrem Team Aufgaben und Aktionen planen, verwalten
und kontrollieren. Ordnen Sie Aufgaben einzelnen Personen Ihres Teams zu und sortieren Sie sie
nach Kategorien und Priorität.

4.4. Webmail 30


4.6.1. Aufgaben

4.6.1.1. Offen

Hier erhalten Sie eine Übersicht über Ihre Aufgabe und haben die Möglichkeit, neue Aufgaben zu
erstellen, die Sie sich selbst oder anderen Nutzern zuweisen können.

4.6.1.2. Abgeschlossen

Hier erhalten Sie eine Übersicht über Ihre abgeschlossenen Aufgaben.

4.6.1.3. Projekte

4.6.1.4. Kategorien

Hier können Sie Ihre Kategorien für Aufgaben anlegen und die Aufgaben damit besser
strukturieren. Legen Sie beispielsweise die Kategorien Meeting , Zu erledigen oder Anruf an
und behalten Sie auf diese Weise den Übersicht über Ihre Aufgaben.

4.6. Aufgaben 31

5. Verkauf & Support
Mit diesem Modul können Sie einen professionellen Webshop in Ihr Portal integrieren: Verkaufen
Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen, erstellen Sie diverse Kataloge und wickeln Sie
Bestellvorgänge und Bezahlung sicher ab. Bieten Sie Support in Foren an, bearbeiten Sie
eingehende Anfragen und Reklamationen oder reagieren Sie über Salesplug - einer speziellen
webbasierten SITEFORUM-Applikation - live auf Fragen Ihrer Kunden.

5.1. Shopeinstellungen
Hier können Sie Ihren Online-Shop nach Ihren Bedürfnissen konfigurieren.


5.1.1.1. Allgemein

In diesem Bereich können Sie viele verschiedene Grundeinstellungen vornehmen: Konfigurieren
Sie die Anzeige der Produkte und Preise im Shop, wählen Sie die Zahlungsoptionen für Ihre
Kunden aus und verfassen Sie Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

5.1.1.2. AGB - Allg. Geschäftsbedingungen

Hier können Sie Ihre Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) für den Online Shop verwalten.

5.1.1.3. Aufträge & Angebote

Hier nehmen Sie Einstellungen vor, die Ihre Angebote betreffen. Zum Beispiel aus wie vielen
Stellen die Angebotsnummer besteht und welche Nutzergruppen Angebote erstellen dürfen (z.B.
Vertrieb ).

5.1.1.4. Zahlungsarten

An dieser Stelle erhalten Sie eine Übersicht aller verfügbaren Zahlungsarten. Sie können
Zahlungsarten bearbeiten (z. B. wenn Sie Zahlungshinweise hinzufügen wollen) oder löschen.

5.1.1.5. Versandarten

An dieser Stelle erhalten Sie eine Übersicht aller verfügbaren Versandarten. Sie können
Versandarten bearbeiten oder löschen.

5.1.1.6. Währungen

Verwalten Sie an dieser Stelle die erlaubten Währungen Ihres Shops. Sie können neue Währungen
anlegen und bestimmen, ob bereits erstellte Währungen aktiv sind. Voraussetzung: Für einen
funktionierenden Shop muss mindestens eine Währung aktiv sein.

5. Verkauf & Support 32


5.1.1.7. Steuern

Definieren Sie hier Steuerländer, indem Sie den Status des Landes ändern. Voraussetzung: Für
einen funktionierenden Shop muss mindestens ein Steuerland ausgewählt sein.

5.1.2. PDF & Drucken-Templates

5.1.2.1. Kopfzeile

Legen Sie hier das Layout für eine Kopfzeile fest, die Sie in Rechnungen, Lieferscheine etc.
einfügen können. Nutzen Sie dafür einfach den komfortablen WYSIWYG-Editor.

5.1.2.2. Fußzeile

Legen Sie hier das Layout für die Fußzeile fest, die Sie in Rechnungen, Lieferscheine etc. einfügen
können. Nutzen Sie dafür einfach den komfortablen WYSIWYG-Editor.

5.1.2.3. Angebot

Legen Sie hier das Layout Ihrer Angebote fest. Nutzen Sie dafür einfach den komfortablen
WYSIWYG-Editor.

5.1.2.4. Lieferschein "Shop"

Legen Sie hier das Layout Ihrer Lieferscheine fest. Nutzen Sie dafür einfach den komfortablen
WYSIWYG-Editor.

5.1.2.5. Rechnung "Aufträge"

Legen Sie hier das Layout Ihrer Rechnungen fest. Nutzen Sie dafür einfach den komfortablen
WYSIWYG-Editor.

5.1.2.6. Rechnung "Seminar"

Legen Sie hier das Layout von Rechnungen für Veranstaltungen fest. Nutzen Sie dafür einfach den
komfortablen WYSIWYG-Editor.

5.2. Produkte & Kataloge
Hier erschaffen Sie die Basis Ihres Onlineshops, indem Sie Produkte und Kataloge anlegen. Auf
diese Weise sortieren und ordnen Sie Ihren Shop, der beliebig erweiterbar ist.

5.2.1. Kataloge

5.2.1.1. Übersicht

Hier erhalten Sie eine Übersicht aller bereits angelegter Kataloge und können prüfen, wie viele
Unterkataloge und Produkte vorhanden sind. Sie können Kataloge bearbeiten, übersetzen oder
löschen.

5.1. Shopeinstellungen 33



Erstellen Sie hier neue Kataloge und statten Sie diese mit den gewünschten Parametern aus:
Name, Zugriffszuweisung zu bestimmten Nutzergruppen, Sprache, Versandarten etc.

5.2.2. Produkte

5.2.2.1. Übersicht

Hier können Sie Produkte bearbeiten. Wählen Sie über die Auswahlliste den gewünschten Katalog
aus und Sie erhalten alle im gewählten Katalog enthaltenen Produkte. Sie können die Produkte
innerhalb des Kataloges verschieben, Sprache, Name und Nummer ändern oder Produkte
übersetzen, kopieren oder löschen.


Erstellen Sie hier neue Produkte und geben Sie die notwendigen Informationen wie Name,
Produktbeschreibung, Preis und Zuordnung in einen Katalog an. Voraussetzung: Es muss bereits
mind. ein Katalog existieren, dem das Produkt zugewiesen werden kann.


5.2.3.1. Katalog

Hier können Sie spezielle Einstellungen für Ihre Kataloge vornehmen, z.B. einen Archiv-Katalog
festlegen.

5.2.3.2. Produkt-Templates

Produkt-Templates dienen als Vorlage zur Gestaltung von Produktseiten und definieren die
verfügbaren Platzhaltern die Templates bearbeiten oder eigene Templates erstellen. Diese
Templates werden den Produkten zugewiesen.

5.2.3.3. Querverweise

Hier haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Produkte miteinander zu verknüpfen. Dies ist zum
Beispiel interessant, wenn Sie zu einem bestimmten Produkt weitere Produkte haben, die den
Kunden interessieren könnten. Sehen Sie in der Übersicht alle bereits angelegten
Produktverknüpfungen.

5.3. Produktbilder
Unter diesem Menüpunkt erhalten Sie einen Einblick in den Ordner product_images, in dem alle
Bilder abgelegt werden, die zu einem Produkt zugeordnet werden sollen. Sie können neue Bilder
hochladen und vorhandene Bilder umbenennen, kopieren, ausschneiden, löschen, aktualisieren
(Touch), bearbeiten, öffnen oder herunterladen.

5.2. Produkte & Kataloge 34


5.4. Aufträge & Angebote
An dieser Stelle nehmen Sie Einstellungen zu Aufträgen und Angeboten vor.

5.4.1. Aufträge & Angebote

5.4.1.1. Aufträge

Aufträge sind Artikel oder Produkte, die vom Kunden gekauft und damit beauftragt werden. Hier
sehen Sie die Auftragsübersicht, die Sie mit bestimmten Filtern (z. B. Auftragseingang oder
-nummer) nach Aufträgen durchsuchen können. Einzelne Aufträge können Sie als bestätigt
markieren oder löschen.

5.4.1.2. Angebote

Angebote werden von Mitarbeitern Ihres Unternehmens verfasst. Es handelt sich im Prinzip um
Produkte, die nur einem bestimmten Kunden(kreis) präsentiert werden. Der Kunde kann die
Angebote auf seiner persönlichen Shopseite einsehen und direkt bestellen.

5.4.1.3. Textbausteine für Angebote

Verfassen Sie an dieser Stelle Textbausteine, die Sie als Vorlagen für eine schnelle
Angebotserzeugung verwenden können.

5.5. Shopstatistik
Sie können umfangreiche Statistiken Ihres Onlineshops einsehen, differenzierte Abfragen
vornehmen und auf diese Weise Ihr Produktangebot optimieren.

5.5.1. Shopstatistik

5.5.1.1. Kundenbezogen

Die kundenbezogene Shopstatistik gibt Aufschluss darüber, welche Kunden in einem bestimmten
Zeitraum in Ihrem Onlineshop eingekauft haben.

5.5.1.2. Resultatbezogen

Die resultatbezogene Shopstatistik gibt Aufschluss darüber, wie viel Umsatz in einem bestimmten
Zeitraum generiert wurde. Es stehen verschiedene Filtermöglichkeiten wie Produktname,
Zahlungsart, Kunden-ID usw. zur Verfügung.

5.5.1.3. Auftragsbezogen

Die auftragsbezogene Shopstatistik gibt Aufschluss darüber, welche Aufträge in einem bestimmten
Zeitraum eingegangen sind. Es stehen verschiedene Filtermöglichkeiten wie Zahlungsart, Stadt,
(Bundes-)Land, Kunden-ID usw. zur Verfügung.

5.4. Aufträge & Angebote 35


5.5.1.4. Produktbezogen

Die produktbezogene Shopstatistik gibt Aufschluss darüber, welche Produkte in einem bestimmten
Zeitraum wie oft verkauft wurden (Stückzahlen) und wie hoch der generierte Gesamtumsatz eines
Produktes ist.

5.5.1.5. Kundenumsätze

Die Kundenumsätze geben Aufschluss darüber, wie hoch der Gesamtumsatz pro Kunde ist.

5.5.1.6. Kunden-Produkt-Matrix

Die Kunden-Produkt-Matrix stellt übersichtlich dar, welche Kunden welche Produkte gekauft
wurden.

5.6. Seminare
Mit diesem Modul können Sie Veranstaltungen wie Seminare, Kongresse oder Schulungen
organisieren, die von Ihren Mitarbeitern, Kunden und Partnern direkt online gebucht werden
können. Dabei wird jeweils die Auslastung geprüft und bei voller Auslastung automatisch eine
Warteliste generiert.

5.6.1. Seminare & Termine

5.6.1.1. Kalender

Im Seminarkalender können Sie sich alle Seminare in einer Kalender- oder Listenansicht anzeigen
lassen.

5.6.1.2. Seminare

Sehen Sie hier alle Seminare in der Übersicht. Sie können Seminare bearbeiten oder löschen.
Neue Seminare erzeugen Sie ebenfalls an dieser Stelle. Voraussetzung: Um Seminare anlegen zu
können, müssen zuerst Kategorien und Eigenschaften definiert werden.

5.6.1.3. Termine

Hier können Sie Ihre Veranstaltungen mit Terminen verknüpfen. Die Trennung zwischen
Veranstaltungen und Terminen ist sinnvoll, weil z. B. die gleiche Veranstaltung in Hamburg,
München oder Berlin and verschiedenen Tagen stattfinden kann und Sie dann die Veranstaltung
nur einmal anlegen müssen. Sie haben die Möglichkeit, neue Termine zu erstellen, die Auslastung
und die Buchungen bestehender Termine einzusehen und Sie können Termine bearbeiten oder
löschen.

5.6.1.4. Buchungen

An dieser Stelle werden Ihnen alle Kunden angezeigt, die eine Veranstaltung gebucht haben. Sie
können sich die Liste über verschiedene Filter ausgeben lassen. Zum Beispiel haben Sie die
Möglichkeit, E-Mails an Kunden zu versenden oder eine Buchung als bezahlt zu markieren.

5.5. Shopstatistik 36



5.6.2.1. Kategorien

Kategorien ermöglichen die Gruppierung Ihrer Seminare in bestimmte Themengebiete,
beispielsweise analog Ihrer Unternehmensstruktur in "Verkauf und Marketing" oder "Forschung und
Entwicklung". Sie können neue Kategorien erstellen, sich diese in der Übersicht ansehen, sie
bearbeiten oder löschen. Voraussetzung: Um Veranstaltungen anlegen zu können, muss
mindestens eine Kategorie angelegt sein.

5.6.2.2. Eigenschaften

Verwenden Sie Eigenschaften wie "Zielgruppe", "Voraussetzungen" oder "Enthaltene Leistungen",
um Ihre Seminare besser zu beschreiben. Diesen Eigenschaften weisen Sie wiederum Variablen
zu, zum Beispiel "Vertriebspersonal", "Entwickler" und "Marketing Manager" für die Eigenschaft
"Zielgruppe". Sie können neue Eigenschaften definieren, sich diese in der Übersicht ansehen, sie
bearbeiten oder löschen. Voraussetzung: Um Veranstaltungen anlegen zu können, muss
mindestens eine Eigenschaft angelegt sein. Um einer Eigenschaft Variablen zuordnen zu können,
muss zuerst die Eigenschaft erstellt werden. Erst dann können Variablen erstellt werden.

5.6.2.3. Veranstaltungsorte

Sobald Sie Termine für Ihre Seminare festlegen, können Sie diese mit einem Veranstaltungsort
verknüpfen, üblicherweise einer Stadt. Für jeden Veranstaltungsort können Sie wiederum beliebig
viele Adressen erstellen, z. B. wenn Sie Seminare an verschiedenen Standorten derselben Stadt
anbieten wollen. Sie können neue Veranstaltungsorte erstellen, sich diese in der Übersicht
ansehen, sie bearbeiten oder löschen. Voraussetzung: Um Veranstaltungen anlegen zu können,
muss mindestens ein Veranstaltungsort angelegt sein. Um einem Ort Adressen zuordnen zu
können, muss zuerst der Veranstaltungsort erstellt werden.

5.7. Helpdesk
Helpdesk ist ein E-Mail Response Management System, mit dem der Kundensupport optimiert und
teilautomatisiert werden kann. Anders als bei einer direkter E-Mail, die während der Abwesenheit
des Empfängers unbeantwortet bleibt, erhalten hier alle berechtigten Nutzer Zugriff auf eingehende
E-Mails und können diese einsehen, beantworten, kategorisieren oder anderweitig bearbeiten.
Jeder Mail wird ein Ticketcode zugewiesen, durch den eine durchgehende Historie gewährleistet
wird. Es wird automatisch analysiert ob es sich bei eingegangenen E-Mails um einen neuen
Sachverhalt handelt (hierbei erhält der Absender sofort eine Bestätigung vom System) oder ob es
eine Antwort zu einem bereits existierenden Sachverhalt ist.

5.7.1. Tickets

5.7.1.1. Offene Tickets

Hier werden Ihnen alle neu eingetroffenen Tickets angezeigt, wobei die aktuellsten jeweils als
erstes aufgeführt werden. Diese Tickets erhalten den Status Neu, bitte beantworten . Sie können
offene Tickets kategorisieren, einem Berater weiterleiten (bei Bedarf mit einem internen
Kommentar/Vermerk) oder löschen.

5.6. Seminare 37


5.7.1.2. Geschlossene Tickets

Hier werden Ihnen alle geschlossenen Tickets angezeigt. Dies sind Tickets, die gelöst wurden oder
nicht bearbeitet wurden, weil sich zum Beispiel das Problem beim nächsten Update löst.


Durch diese Funktion haben Sie die Möglichkeit, selbst eine Supportanfrage zu erfassen. Wenn Sie
zum Beispiel von einem Kunden angerufen werden, können Sie sein Problem sofort aufschreiben,
d.h. ein Ticket generieren. Damit wird eine schnellstmögliche Bearbeitung gewährleistet und
telefonische Anfragen gehen nicht verloren.

5.7.1.4. Suchen

Über die Ticket Suche haben Sie die Möglichkeit, differenziert nach einem bestimmten Ticket zu
suchen. Beispielsweise geben Sie Schlüsselwörter ein die sich im Betreff, Inhalt oder
Erstellernamen des Tickets befinden.


5.7.2.1. Templates

Fügen Sie häufig widerkehrende Antworten und Lösungen hinzu und speichern Sie diese Texte als
Templates ab. Geben Sie einen Templatenamen ein, fügen Sie ihn hinzu und bearbeiten Sie den
Inhalt.

5.7.2.2. Mailboxeinstellungen

Hier haben Sie Zugriff auf Ihre Mailboxeinstellungen. Generieren Sie Filter zur sofortigen
Kategorisierung eingehender E-Mails, der Weiterleitung an den entsprechenden Berater oder der
Zuweisung einer bestimmten Priorität. Auf diese Weise können eingehende E-Mails abhängig von
ihrem Inhalt effizient bearbeitet werden.

5.7. Helpdesk 38

6. Netzwerk & Community
Mit den Funktionalitäten dieses Moduls erschaffen Sie wachsende Communitys, die Sie wiederum
zur Stärkung der Kundenbindung und zum Aufbau vertrauensvoller Kundenbeziehungen nutzen
können. Die Community-Mitglieder richten persönliche Netzwerke ein und nutzen verschiedene
Applikationen wie Blogs und Wikis, um Wissen zu sammeln und zu teilen. Je nach Nutzerrolle
stehen Ihnen verschiedene Funktionalitäten zur Verfügung.

6.1. Netzwerkeinstellungen
In diesem Bereich können Sie die Einstellungen für Ihr Netzwerk definieren.


6.1.1.1. Allgemein

Bestimmen Sie an dieser Stelle Shortcut-Pfade für Mitgliederprofile, Gruppen und Termine und
definieren Sie Rechte für die Mitglieder der Community. Auch das Verfassen von Hilfetexten, die
Ihren Nutzern das Ausfüllen von Formularen erleichtert, können Sie an dieser Stelle verfassen.

6.1.1.2. Automatische Verbindung

Alle Nutzer, die Sie in diese Liste aufnehmen, werden automatisch mit allen neu erstellten Nutzern
bzw. neu registrierten Mitgliedern als direkte Kontakte verbunden.

6.1.1.3. Standard-Tweets

6.2. Community Kontrolle
Community Control ist hier Kontroll-Center für die neuesten nutzergenerierten Inhalte in Ihrem
Portal. Sie können direkt einsehen, welche Nutzer zuletzt Kommentare, Blogs und Forenbeiträge
verfasst haben und welche Nutzer neue Dateien auf den persönlichen Seiten hochgeladen haben.

6.3. Netzwerkgruppen
Netzwerkgruppen ermöglichen Nutzern Ihres Portals, selbstständig Interessengruppen zu erstellen.
Die Nutzer können innerhalb einer solchen Gruppe zum Beispiel Storys, Blogs und Foren verfassen
und nur Mitglieder derselben Netzwerkgruppe haben Zugriff auf diese Inhalte.

6.3.1. Netzwerkgruppen

6.3.1.1. Übersicht

Die Übersicht zeigt an, welche Netzwerkgruppen es gibt und wie viele Nutzer welcher Gruppe
zugeordnet sind.

6. Netzwerk & Community 39

6.3.1.2. Gruppenanträge


6.4. Mitgliedschaften
Hier können Sie die Mitglieder Ihrer Community automatisch mit Nutzergruppen und/oder -rollen für
eine bestimmten Zeitraum ausstatten und Ihnen somit zusätzliche Rechte einräumen. Läuft die
Mitgliedschaft aus und wird nicht erneuert, werden dem Mitglied die Nutzergruppen und -rollen
automatisch wieder entzogen. Per Mitgliedschaftsmanager werden Zeitrahmen festgelegt,
Erinnerungs-E-Mails geschrieben und Mitgliedschaften mit Produkten aus dem Onlineshop
verknüpft, die dann gekauft werden können. Mitgliedschaften können auch mit Paypal® für einen
vollautomatisiertes Mitgliedschaftsmanagement ausgestattet werden.

6.4.1. Mitgliedschaften

6.4.1.1. Übersicht

Hier sehen Sie die bestehenden Mitgliedschaften in der Übersicht. Sie können Mitgliedschaften
bearbeiten und z. B. deren Laufzeit definieren oder sie mit Produkten aus dem Onlineshop
verknüpfen, die dann ausschließlich von Mitgliedern gekauft werden können.


Hier können Sie Einstellungen für ein Prämiensystem vornehmen, wenn Sie Mitglieder für die
Bewerbung neuer Mitglieder belohnen wollen. Sie bestimmen, nach wie viele erfolgreichen
Einladungen das Mitglied prämiert wird und welche Premium-Mitgliedschaft es daraufhin erhält.

6.4.1.3. Status

6.4.1.4. Report

6.5. Foren
Mit Foren können Sie Ihren Besuchern, Mitarbeitern und Kunden virtuelle "Räume" zur Verfügung
stellen, in denen sie diskutieren und Fragen klären können.

6.5.1. Foren & Forumgruppen

6.5.1.1. Foren

Hier sehen Sie alle Foren in der Übersicht. Sie können Foren bearbeiten (Moderationstyp ändern,
Lese- und Schreibrechte festlegen etc.) oder löschen. Voraussetzung: Eine Forumgruppe muss
aktiviert sein, damit das Forum sichtbar wird.

6.5.1.2. Forumgruppen

Mit Forumgruppen können Sie Ihre Foren sortieren und besser unterteilen. Dies ist insbesondere
dann nützlich wenn Sie sehr viele Foren angelegt haben. Bearbeiten oder löschen Sie an dieser

6.3. Netzwerkgruppen 40


Stelle Forumgruppen bzw. fügen Sie neue Gruppen hinzu.

6.5.2. Moderatoren

6.5.2.1. Übersicht

Mit Moderatoren können Sie die Veröffentlichung von Beiträgen steuern und die Bearbeitung von
Beiträgen kontrollieren. Die Übersicht zeigt, welche Moderatoren es gibt, welches Forum sie
moderieren und welche Moderationsart zugewiesen wurde.

6.5.2.2. Zuweisen

An dieser Stelle weisen Sie einem Moderator ein Forum zu. Handelt es sich um ein Forum mit
Post-Moderation, erhält der Moderator eine E-Mail mit dem Beitrag und entscheidet, ob der Beitrag
gelöscht werden soll. Ist es ein Forum mit Pre-Moderation, erhält der Moderator den Beitrag vorab
per Mail und kann ihn zur Veröffentlichung freigeben oder ablehnen.

6.6. Blogs
Ein Weblog, kurz "Blog" genannt, ist ein digitales Tagebuch. Der "Blogger" schreibt das auf, was ihn
bewegt, was er erlebt hat oder was seiner Meinung nach auch andere Personen interessieren
könnte. Der letzte Eintrag steht dabei immer an erster Stelle.

6.6.1. Blogs

6.6.1.1. Übersicht

Hier werden Ihnen die von Ihnen verfassten Blogs angezeigt. Sie erhalten Informationen dazu,
welche Nutzer Ihre Blogs betrachtet haben, welche Kommentare abgegeben wurden und wie Ihr
Blog bewertet wurde. Außerdem können Sie Ihre Blogs hier bearbeiten bzw. löschen.

6.6.1.2. Templates

Mit Blog-Templates steuern Sie die Anzeige von Blogs. Beispielsweise können Sie den Platzhalter
"$title" für den Namen und den Platzhalter "$content" für den Inhalt des Blogs verwenden. Nutzen
Sie die nachfolgende Listen-Auswahl für Ihr gewünschtes Template.


6.7. Wiki
Mit der Wiki-Funktionalität können Besucher oder registrierte Nutzer Ihres Portals Artikel verfassen,
die von anderen Mitgliedern oder Gästen editiert und ergänzt werden können. Artikel können in
Kategorien eingeteilt, alphabetisch sortiert und über Spezialseiten gefiltert werden.


6.5. Foren 41

6.7.1.1. Allgemein

Unter diesem Punkt nehmen Sie Einstellungen für die Integration eines Wikis in Ihrem Portal vor.
Ein Wiki können Sie nutzen, um Besucher oder registrierte Nutzer Ihres Portals Artikel verfassen zu
lassen, die von anderen Mitgliedern oder Gästen jederzeit geändert und ergänzt werden können.
Legen Sie hier fest, zu welchem Menü Ihr Wiki gehören und wer eine Zugriffsberechtigung erhalten
soll.

6.8. Termine


6.8.1.1. Allgemein


6.8.1.2. Termintypen

Hier verwalten Sie die unterschiedlichen Termintypen. Sie können neue Typen erstellen und ihnen
Icons zuweisen oder auch bestehende bearbeiten.

6.9. Virtuelle Events
Hier verwalten Sie Ihre Messen inkl. zugehöriger Ausstellerhallen, Stände und Webcasts


6.9.1.1. Messen

6.9.1.2. Templates

6.7. Wiki 42

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