Systematisierung des Information Overload - Wege aus der Informationsflut
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Das Dokument behandelt das Phänomen der Informationsüberlastung, das als ernstes Problem für die Produktivität von Mitarbeitern betrachtet wird, mit Schätzungen über jahresbedingte Kosten von 650 Milliarden US-Dollar in der US-Wirtschaft. Es wird untersucht, wie E-Mails und andere Informationsquellen zeitliche Ablenkungen verursachen und wie Mitarbeitende oft 11 Minuten pro Aufgabe abgelenkt werden. Vorschläge zur Bewältigung der Informationsflut umfassen die Entwicklung persönlicher und organisatorischer Informations- und Medienkompetenzen sowie der Anwendung bestimmter Strategien zur Informationsorganisation.
Systematisierung des Information Overload - Wege aus der Informationsflut
- 1. Persönliches Informationsmanagement: Wege aus der täglichen Informationsflut isabella.mader@imac.de josef.herget@donau-uni.ac.at KnowTech 2008 9. Oktober 2008 Frankfurt/Main © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
- 2. Information Overload – Ein massenhaftes Problem Das Phänomen Information Overload erfreut sich gegenwärtig hoher Aufmerksamkeit: z.B. Der Spiegel 33/2008: "Macht das Internet doof?" Vernetzt, verquatscht, verloren … © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
- 3. Information Overload – Ein massenhaftes Problem Das Phänomen Information Overload erfreut sich gegenwärtig hoher Aufmerksamkeit: z.B. Wirtschaftswoche 13/2008: "Rettung vor dem Info-Stress" Wie E-Mails, Handy und Internet immer mehr Zeit rauben – und wie Sie die Stunden und Tage zurückerobern © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
- 4. Information Overload – Ein massenhaftes Problem …und weiter im Artikel: Terror 2.0 z.B. Wirtschaftswoche 13/2008 Zunehmende Polarisierung © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
- 5. Werden wir alle verrückt? z.B. bei Morgan Stanley: Angestellter: Ø 625 Emails pro Woche Management: bis zu 500 – 600 Emails pro Tag Vgl. http://www.slideshare.net/stoweboyd/overload-shmoverload © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
- 6. Produktivitätsverlust Basex schätzt in einer Studie: Kosten von 650 Milliarden US $ / Jahr in der US-Wirtschaft aus Produktivitätsverlusten der Angestellten durch ständige Unterbrechungen des Arbeitsprozesses und damit erforderlicher zusätzlicher geistiger Rüstzeiten Mitarbeiter werden/lassen sich Ø 11 Minuten von ihren eigentlichen Aufgaben (v.a. durch eingehende Emails) ablenken © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
- 7. Unterbrechung des Arbeitsprozesses Nathan Zeldes von Intel: ⅔ aller Emails binnen Sekunden geöffnet Mitarbeiter bei Intel: pro Tag Ø 4 h zur Bearbeitung von Emails. © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
- 8. Störung des Arbeitsprozesses Softwarefirma „Rescue Time“*: Typischer Informationsarbeiter im IT-Bereich (mind. 4 h/Tag am Computer arbeitet): 50-mal / Tag Posteingang abrufen 77-mal / Tag Instant-Messenger verwenden 40 Websites / Tag besuchen (untersch. Domains) *Auswertung von 40.000 Arbeitsprofilen © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
- 9. Zu lange Suchzeiten Untersuchung von Information Builders: Ø europ. Angestellter Suche nach Unternehmensinformation: 67 Min. / Tag Das sind 15,9 % der täglichen Arbeitszeit ! © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
- 10. Informationsflut Accenture: 60 % der Mitarbeiter leiden an Informationsflut 43 % der Manager meinen, wichtige Entscheidungen würden durch irrelevante Information verzögert © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
- 11. Zeitfrage Basex Untersuchung 2007: Information Overload: We Have Met the Enemy and He Is Us 28 % Unterbrechung 9 – 11:30 durch unwichtige, nicht dringende Ereignisse, wie z.B. unnötige Emails 11:30-12 Mittagspause 25 % produktive Inhaltserstellung, inklusive Schreiben von Emails 12 – 14:15 20 % Besprechungen 14:15 - 16 15 % Suche nach Informationen 16 – 17:30 (Web, digitale & Papierablagen) 12 % Denken und Reflexion 17:30 – 18:30 © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
- 12. Das Informationsparadoxon „Wir ertrinken in Informationen und dürsten nach Wissen“ (John Naisbitt) Immer mehr: Gleichbleibend: • neue Medien • Zeit • traditionelle und • moderne, technologische Hilfsmittel • zusätzliche additive Informationen Information Overload © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
- 13. Das Informationsparadoxon Bekannt ist: Nicht der Mangel, sondern der Überfluss an Informationen lähmt Organisationen Kaum jemand hat systematisches, persönliches Informationsmanagement erlernt und alte, nicht mehr adäquate informationelle Verhaltensweisen abgelegt Effektiver und effizienter Umgang mit Information bleibt eine Herausforderung auf personaler und organisationaler Ebene © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
- 14. Systematisierung des Information Overload 2 grundsätzlich unterschiedliche Aufkommensarten von Information PUSH PULL INFORMATION INFORMATION Trifft unabhängig von eigner Aktiv nachgefragte und Informationsnachfrage ein aktuell benötigte Information Email-cc Mailing Listen Alerts Suche in internen Ablagen Web 2.0 RSS Suche im Internet Management-Updates Abonnements Newsletter Nachfragen bei Kollegen … © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
- 15. Systematisierung des Information Overload Problematiken PULL PUSH INFORMATION INFORMATION Push-Probleme: Pull Probleme: - Kanalisierung und Filterung Fehlende Informations- und der eintreffenden Information Medienkompetenz: - Informationsorganisation Kenntnis des Informationsbedarfs, (Ablage, Wiederfinden / Formulierung der Suchstrategie, Retrieval) Retrieval, Bewertung d. Quellen, … © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
- 16. Arbeitsweisen © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
- 17. Systematisierung des Information Overload Lösungsskizzen PUSH PULL INFORMATION INFORMATION Persönliche und organisationale Informations- und Medienkompetenz Arbeitstechniken Info- E-Mail Handling Portfolio Time Etikette entwickeln Informa- Scorecard Quiet Info- tionsbedarf Time Verhalten bestimmen Rezeptionseffektivität optimieren optimieren Info-Kanäle reduzieren Zeiträume reservieren für Denken & Reflexion Infos Kenntnis organisieren & Info-Markt: Ausblendung aufbereiten Ressourcen, aktuell nicht benötigter Medien Email-freie Informationen Zeit Suchstrategien Eisenhower-Matrix entwickeln und TRAF-Prinzip © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
- 18. Systematisierung des Information Overload PUSH INFORMATION Persönliche und organisationale Arbeitstechniken PULL INFORMATION Informations- und Medienkompetenz © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
- 19. PULL Information Persönliche und organisationale Arbeitstechniken Kanalisierung und Filterung (automatisiert: z.B. E-Mail-Filter, PUSH INFORMATION und/oder durch Sekretariat) Informationsstrategie Regelmäßige, systematische Überprüfung der Strategie und bewußte Lenkung von Incoming-Information Loslassen der Angst, etwas zu versäumen Informationsorganisation Taxonomien, technische Hilfsmittel, Arbeitstechnik, DISZIPLIN! © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
- 20. PULL Information Informations- und Medienkompetenz Info- Portfolio entwickeln Informa- PULL Info- INFORMATION Verhalten tionsbedarf optimieren bestimmen Infos organisieren & aufbereiten Kenntnis Info-Markt: Ressourcen, Suchstrategien Medien entwickeln © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
- 21. Lösungsskizzen Persönliche Arbeitstechniken Email-freie Zeit Eisenhower-Matrix & TRAF Prinzip PUSH INFORMATION Eisenhower-Matrix: nach Wichtigkeit und Dringlichkeit TRAF-Prinzip: Ordnung in Trash, Refer, Act, File Informationskanäle reduzieren Ausblenden aktuell nicht benötigter Information Zeiträume reservieren für Denken und Reflexion Rezeptionseffektivität erhöhen SQR3 Methode: Survey, Question, Read, Recite, Review Informationsverhalten optimieren Time-Scorecard © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
- 22. Lösungsskizzen Organisationale Arbeitstechniken Email-Handling Etikette PUSH INFORMATION Quiet Time Informationsorganisation Informationsmanagement Organisationales Wissensmanagement … © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
- 23. Lösungsskizzen Technologische Unterstützung RSS-Filter PUSH INFORMATION Elektronische Kalender Social Bookmarking, Tagging, 2.0 Tools … Wikis Semantische Technologien und Web3.0 Online Organisation und Web4.0 (Web-OS) © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
- 24. Lösungsskizzen Technologische Unterstützung RSS-Filter PUSH INFORMATION Elektronische Kalender Social Bookmarking, Tagging, 2.0 Tools … Wikis Semantische Technologien und Web3.0 Online Organisation und Web4.0 (Web-OS) © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
- 25. Lösungsskizzen Information Overload: We Have Met the Enemy and He Is Us (Basex Untersuchung 2007) Information muss gemanagt und bewirtschaftet werden KEIN Instrument KANN Information Overload allein lösen … Ohne DISZIPLIN und MANAGEMENT keine Lösung Aktion statt Reaktion: "Wofür verwende ich wie viel Zeit?" statt "Wieviel Zeit geht drauf?" Es folgt ein praktisches Anwendungsbeispiel © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
- 26. Praktische Anwendung Informationsradar Expert Knowledge Mitreden Auf dem Laufenden E-Learning Technik E-Learning Didaktik weitere Inhalte … E-Learning Forschung © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
- 27. Praktische Anwendung 1) Informationsbedarfsanalyse Was / Wofür ? Level: Experte, auf dem Laufenden, Mitreden 2) Ableitung individueller Informationsstrategien © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
- 28. Praktische Anwendung Time Score Card: Level Experte, Wissens- Medien Zeit- Integration in Mitreden, Frequenz domäne I-Ressourcen aufwand Knowledge Base auf dem Laufenden E-Learning Experte Blog 1: E-Learning Blog TU Graz täglich 15 Min. Pdfs archivieren Blog 2: E-Learning Blog Tim Schlotfeldt täglich 10 Min. Pdfs archivieren Newsletter eLISA 1x/Woche 15 Min. Pdfs archivieren e-Learning Developers Journal Notes ergänzen, Uni Frankfurt 1x/Woche 1 Std. Zitationen speichern www.e-learningguru.com 2x/Monat 30 Min. Pdfs archivieren www.elearningeuropa.info 2x/Monat 30 Min. Pdfs archivieren … … … … Aufwand SUMME ok? © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.
- 29. Danke! Prof. Dr. Josef Herget Isabella Mader, MSc Kontakt Donau Universität Krems IMAC Information & Management Consulting Dr.-Karl-Dorrek-Str. 30 Uferstrasse 36 3500 Krems 78465 Konstanz ÖSTERREICH DEUTSCHLAND t: +43 2732 893-0 +43 699 102 55 124 f: +43 2732 893-4000 josef.herget@donau-uni.ac.at isabella.mader@imac.de © IMAC 2008 KnowTech 9. Oktober 2008 Frankfurt/M.