Una solución completa para la reconciliación de las transacciones entre compañías
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El documento detalla el proceso de reconciliación de operaciones intercompañías, destacando su importancia para los directores financieros en la elaboración de estados financieros consolidados. Propone una transición de un proceso centralizado a uno descentralizado y colaborativo, mejorando así productividad y fiabilidad de los datos. Incluye la metodología de implementación de la herramienta 'mona interweb', que facilita la reconciliación y auditoría, optimizando el cierre de libros en las empresas.
Una solución completa para la reconciliación de las transacciones entre compañías
- 1. www.sigmaconso.eu http://www.atarrabi.biz/sigma-conso Mikel Arriaga Partner T. 34 902105775 E. mikelarriaga@atarrabi.biz
- 2. El proceso de reconciliación de las operaciones internas es considerado por los directores financieros como uno de los 3 factores principales que retrasan la elaboración de los estados financieros consolidados. La optimización de estos procesos incrementará la productividad, la fiabilidad y trazabilidad de los datos. ¿POR QUÉ INTERWEB? El proceso de reconciliación intercompañías se convertirá en una parte del cierre de los libros. Identificar, Corregir o Justificar las diferencias. ¿OBJETIVO? MONA INTERWEB – EL PRINCIPIO Principio: Evolucionar desde un proceso centralizado (ejecutado por la sede central) hacia un proceso descentralizado y colaborativo que garantice un mejor rendimiento.
- 3. Mis transacciones por tipo de correspondencia – OK – Diferencias de Cambio – Diferencias Temporarias – … – En curso Para cada Socio: Estatus – Sin ingreso de datos – Ingreso de datos en curso – Ingreso de datos culminado – Ingreso de datos validado Nuestro nivel de progreso INICIO / VISIÓN GENERAL DEL PROCESO La reconciliación se puede llevar a cabo en cualquier nivel de datos y para cada entidad: • Importes en moneda local – Emp. A / Facturación / Emp. B 100 € • Importes en moneda de transacción – Emp. A / Facturación / Emp. B 70 $ 60 € – Emp. A / Facturación / Emp. B: 40 € 40 € • Importes a nivel de transacción en monedas de transacción – Emp. A / Facturación / Emp. B: Bill #1 Date1 50 $ 42 € Bill #2 Date2 20 $ 18 € Bill #3 Date3 40 € 40 €
- 4. • Ejecución automática y programada de la reconciliación • Exportar la lista de diferencias a Excel • Chat en línea entre los socios + integración email + adjuntar documentos • Información complementaria disponible en cada transacción – Campos Libres (Número de tienda, Número de Pedido, número de cuenta local…) – para ayudar a las filiales o subsidiaras en sus búsquedas. PRINCIPIOS DE RECONCILIACIÓN • Cerrar el periodo. • Muchos informes están disponibles para controlar y guiar el proceso de reconciliación. • Facilita la auditoría gracias a los informes estándar que se encuentran disponibles para los auditores, tanto a nivel local como central. • Exportar las diferencias restantes y señaladas a Excel o pdf. • Exportar los datos intercompañía necesarios hacia la herramienta de consolidación. GRUPO: PROCEDIMIENTO DE CIERRE
- 5. • Para el Grupo: – Reducir el tiempo necesario para generar los estados financieros consolidados. – Incrementar la productividad a través de un proceso descentralizado y colaborativo. – Facilitar el proceso de auditoría. • Para las Subsidiarias o Filiales: – Reducir el número de transacciones a comprobar manualmente. – Evitar el intercambio de archivos de Excel entre subsidiarias. – Incrementar la calidad de los datos y el nivel de responsabilidad de cada subsidiaria. – Facilitar la justificación de la diferencias a través de una plataforma de colaboración y mensajes y documentos integrados. – Facilitar el cierre de los libros a nivel local. – Enfocarse sólo en las discrepancias. • Para el Consolidador: – Controlar el nivel de la reconciliación y el estado de cada subsidiaria en cualquier momento. – El proceso de reconciliación se ejecuta de forma independiente al proceso de consolidación. – Evitar implicar al consolidador en el análisis de las diferencias intercompañía. • Para el Auditor: – No es necesario realizar investigaciones fuera de la herramienta. – La información detallada se encuentra disponible para el análisis en modo de auditoría. – O la información detallada se puede exportar en Excel. MONA INTERWEB: VENTAJAS
- 6. “Mona Interweb nos ayudo a cumplir nuestro reto de generar nuestros informes operativos mensuales a tiempo, incluyendo la reconciliación intercompañía.” Aydrey Massart – Consolidation Manager CMI Group “ Mona Interweb permite un enfoque por fases: algunos países pueden trabajar a nivel de transacción, mientras que otros todavía están trabajando con importes de cierre. De nuestros 980 usuarios, el 95% aceptó la herramienta directamente después de la primera jornada de formación." Delphine Desaint - Chef de projet "Las empresas de nuestro grupo son abastecidas de suministros por nuestra central de compras, que genera cientos de miles de facturas interco al mes. Mona Interweb reconcilia automáticamente un promedio de 70% de las discrepancias.” Hervé Bigo – Responsable Systèmes et Méthodes “Gracias a Mona Interweb, podemos refinar el análisis de las diferencias a nivel de transacción, lo que por lo general no es posible con una herramienta de consolidación que no esté diseñada para ello. A las empresas se les asignan más responsabilidades: les corresponde reconciliar estas transacciones. Nuestro equipo de consolidación realmente puede dedicarse a la consolidación en el verdadero sentido.” Patrick Franssen – Head of Group Controlling “En el pasado, nuestro auditor proporcionaba una opinión con reservas en el informe debido a la escasa reconciliación de Intercos. Con Mona Interweb, ya no nos enfrentamos a este problema.“ David Nicosia – Head of Consolidation “Utilizar Mona Interweb proporciona una ventaja indiscutible en nuestro proceso de cierre rápido: ya puedo llevar a cabo los ajustes intercompañías antes de recibir los paquetes de consolidación. Ahora la reconciliación del cierre anual se lleva a cabo en tan sólo unos días. Y cuando llega el momento de realizar la auditoría, Mona Interweb nos da tranquilidad: Sé que los auditores podrán fácilmente acceder a la justificación detallada de todas las diferencias." Hilde Wellens – Consolidation Manager EXPERIENCIAS DE CLIENTES
- 7. • Fase 1: Comunicación a las subsidiarias • Fase 2: Listado de preguntas enviadas a las subsidiarias – Objetivo: reunir para cada subsidiaria o unidad de informes la información necesaria para definir las tablas de conversión, la estructura de archivos de origen, la información extra a recoger... • Fase 3: Instalación Técnica de Mona Interweb • Fase 4: Formación de Administración • Fase 5: Procesar la información recogida – Creación de los usuarios, estructuras, reglas,…. – Creación de las tablas de conversión y las estructuras de los archivos de importación. • Fase 6: Documentación y formación de Usuarios • Fase 7: Pruebas en real – Organización de las pruebas de cierre • Fase 8: Feed-back desde y hacia las subsidiarias – Comentarios recibidos y preguntas frecuentes se enviarán a las filiales o subsidiarias con la finalidad de mejorar el proceso de reconciliación de los próximos períodos. • Fase 9: ‘Go Live’ IMPLEMENTACIÓN EN 9 FASES
- 8. www.sigmaconso.eu http://www.atarrabi.biz/sigma-conso Mikel Arriaga Partner T. 34 902105775 E. mikelarriaga@atarrabi.biz