Solución para Utilities
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Este documento resume los servicios de gestión documental ofrecidos por Docout Utilities. Docout proporciona soluciones de tratamiento documental, cuentas por pagar, recursos humanos, gestión de calidad e informes, y procesos de back office. Los clientes se benefician de ahorros de costos, mejor control de calidad, flexibilidad y seguridad al externalizar sus procesos documentales con Docout.
Solución para Utilities
- 2. ÍNDICE 1. ¿Quiénes somos? 2. Docout Utilities 2.1 Procesos de tratamiento documental 2.2 Solución de Cuentas por Pagar 2.3 Solución Departamento RR.HH 2.4 Gestión de calidad e informes de seguimiento y cuadro de mando 2.5 Procesos de B.O. de la contratación 3. Beneficios para el cliente 2
- 3. 1. ¿Quiénes somos? 3 DOCOUT es una compañía global de innovación, líder en dar soluciones de alto valor y servicios de externalización de procesos de negocio con Gestión Documental Integral, Consultoría, Digitalización de Documentos, Custodia Física, Documento Electrónico y BackOffice.
- 5. 5 GESTIÓN DE CALIDAD Y CUADRO DE MANDO PROCESOS DE GESTIÓN DEL B.O. DE LA CONTRATACION U T I L I T I E S 2. Docout Utilities PROCESOS DE TRATAMIENTO -Recepción de la documentación -Validación y grabación -Digitalización y exportación CUSTODIA + CONSULTAS FÍSICAS - Controles de calidad sobre los contratos y locuciones - Generación de Informes - Gestión de buzones de correo interno (MÚLTIPLES CANALES) - Otros procesos
- 6. proceso integral: BPO 2. Docout Utilities : Servicios 6 Reingeniería de procesos Análisis documental Organización archivística Plan de implantación Recomendaciones Logística y picking Transporte y valijas Recepción e inventario Preparación Archivo y custodia Servicio de consultas Destrucción confidencial y certificada Impresión Digitalización Calidad del dato Catalogación electrónica Alojamiento electrónico Custodia de soportes informáticos e-documento e-factura e-valija Plataforma web Integración con ERP, CRM y/o gestor documental del cliente BPOs DOCOUT-Servi Data warehouse Contact center, help desk Consultoría Documental Tratamiento Documental Tratamiento Electrónico Y Digital Servicios De Valor Añadido
- 7. 7 Identificación Sistema de organización Acceso al documento original Recursos Ciclo de vida documental Modelo de clasificación Codificación de series documentales Estructura del sistema Implantar el piloto Organización física del archivo Seguimiento del plan de formación Plan de proyecto C. de clasificación C. de valoración Informes parciales Manual de gestión documental Manuales de procedimiento Inventario / catálogo TAREAS Entregables Reingeniería Eficiencia Control de calidad Control de costes Innovación tecnológica Disminución de riesgos: Operacional, reputacional y laboral Actividades sobre procesos del cliente Resultados DOCOUT 1. Estudio de las necesidades 2. Diseño del sistema de organización 3. Plan de implantación y control de calidad 4. Formación FASES 2. Docout Utilities: Consultoría Documental
- 8. Sistema de gestión de procesos de negocio. Diseña el flujo de procesamiento de documentos. Registro de las fases. Garantiza la integridad del desarrollo. Proceso de simulación: Reglas de negocio. Optimización de los procesos dinámicos. Diseño gráfico. Generación de servicios web. 8 MILANO BPM® Business Process Management 2. Docout Utilities: Modelización de Procesos
- 9. 9 2.1 Docout Utilities: Procesos de Tratamiento
- 10. 2.1 Docout Utilities: Procesos de Tratamiento 10 Grabación en nuestro sistema o en el del cliente de la correcta recepción del Contratos Digitalización y Exportación a repositorio de cliente Verificación de elementos necesarios para la validez legal del contrato (firmas del cliente final o existencia de documentación obligatoria…) Este registro es el que genera los pagos de las comisiones al canal de venta Contratos de Suministro y Servicios (solicitudes de financiación) Documentación de Intervenciones sobre Equipamientos
- 11. • Carta al distribuidor sin cumplimentar • Modelo contrato/condiciones no vigente • Enmiendas, tachaduras, típex en valores económicos • Incoherencia en módulo de contratación • (CUPS / datos del titular) • Importes económicos incorrectos • Error en cuenta bancaria • Grabado en otro titular • Grabado en Punto de Suministro ficticio • Error en tarifa/potencia de Energía • Error en producto contratado • DNI erróneo • Calidad de la digitalización no óptima/ilegible • Error u omisión fecha/firma • Falta copia de factura • Faltan Condiciones Económicas • Archivo dañado 2.1 Docout Utilities: Procesos de Tratamiento 11 ERRORES COMUNES IMPLEMENTACIÓN CONTROL Y RECONOCIMIENTO DE FIRMAS: COHERENTE ILEGIBLE COMPARACIÓN AUTOMÁTICA FIRMAS ANTERIORES
- 12. 12 2.2 Docout Utilities: Solución de Cuentas por pagar CLIENTE DOCOUT recoge y recibe las facturas, las Digitaliza, asocia metadatos y controla la calidad del dato. Pone a disposición del Cliente su Consola SAP donde se envían los metadatos al ERP del Cliente y las imágenes asociadas a estos metadatos que podrán alojarse y visualizarse desde la Plataforma propia de DOCOUT (DMS) o el Gestor Documental del Cliente.
- 13. Departamento RRHH • Gestión de Historias Laborales • Gestión de Contratación • Nómina Electrónica • Vacaciones • Salud Ocupacional 13 PUBLICACIÓN Software nóminas Datos Nómina Nómina PDF ENCRIPTACIÓN EmpleadoAdministrador 2.3 Docout Utilities: Solución Departamento RRHH
- 14. 2.4 Docout Utilities: 14 Gestión de calidad, informes de seguimiento y Cuadro de Mando Controles de Calidad sobre los contratos y locuciones Análisis de los datos obtenidos y generación de Informes de Cuadro de Mando en función de los resultados : POR EJEMPLO: Nivel de Calidad en la contratación Global y Evolución, en la contratación por Zonas y Evolución, En la contratación por Canal y Evolución, Ranking por Empresas Informes de Cuadro de Mando sobre nuestra actividad que permiten al cliente: - Obtener Información sobre el volumen de actividad generado - Estar informado de posibles desviaciones (incrementos de incidencias, de devoluciones) - Tener información periódica sobre el cumplimiento de SLA. Informes de Seguimiento para los contratos y anexos celebrados entre un cliente y sus distintos canales de venta que marcan las condiciones de la relación entre ambas partes previa validación del documento.
- 15. 2.4 Docout Utilities: 15 Gestión de calidad, informes de seguimiento y Cuadro de Mando %parcial sobre criticidad %sobre total Criticidad Alta 6.742 Error cuenta bancaria 897 13,30% 9% Carta al distribuidor sin cumplimentar 568 8,42% 6% Modelo contrato/condiciones no vigente 987 14,64% 10% Enmiendas, tachaduras, típex en valores económicos 258 3,83% 3% Incoherencia en módulo de contratación 987 14,64% 10% Importes económicos incorrectos 896 13,29% 9% Error en cuenta bancaria 458 6,79% 5% Grabado en otro titular 365 5,41% 4% Grabado en Punto de Suministro ficticio 128 1,90% 1% Error en tarifa/potencia de Energía 694 10,29% 7% Error en producto contratado 168 2,49% 2% DNI erróneo 336 4,98% 4% Criticidad baja 2.750 Calidad de la digitalización no óptima/ilegible 387 14,07% 4% Error u omisión fecha/firma 456 16,58% 5% Falta copia de factura 913 33,20% 10% Faltan Condiciones Económicas 466 16,95% 5% Archivo dañado 528 19,20% 6% Total 9.492
- 16. 2.5 Docout Utilities: Procesos de B.O. de la Contratación 16 Gestión Múltiple de Canales (Buzones de Correo) : • Buzón del cliente para solicitar un estudio de Scoring que ha solicitado una financiación. • Buzón donde ciertos canales de coordinación de ventas solicitan actuaciones específicas. • Buzón donde los empleados pueden solicitar determinadas contrataciones especiales. Otros procesos: • Forzar Inactivaciones • Registrar revocaciones de contratos y bloquear clientes/productos bajo petición de desistimiento. • Depuraciones de Cartera. • Gestión de rechazos entre comercializadoras. • Comunicaciones con cliente (rechazos de Scoring, resoluciones de contratos, etc.)
- 17. 3. Beneficios para el cliente 17 ₋ Ahorro de espacio y costes ₋ Reducción de riesgos operacionales ₋ Conversión de costes fijos en variables ₋ Control de calidad y mejora del flujo de la información ₋ Centralización de los procesos documentales de sus sedes ₋ Outsourcing Integral del Sistema de Información documental ₋ Tecnología “en servicio” sin ninguna inversión ₋ Garantizar seguridad e integridad de la documentación ₋ Flexibilidad para acometer los cambios en el volumen de negocio. ₋ Accesibilidad de la información a los usuarios gracias a la inmediata disponibilidad de la documentación ₋ Garantizamos una trazabilidad y a lo largo de todo el ciclo de tratamiento documental. ₋ Solución portable a otros países con el mismo proveedor ₋ Proveedor fiable con capacidad de crecimiento y flexibilidad
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