ASISTENTE ADMINISTRATIVO.pptx
- 2. 1. Que es el asistente administrativo 2. Función del asistente administrativo 3. Responsabilidades 4. Tareas del asistente administrativo 5. Importancia del asistente administrativo 6. Objetivos 7. Visión 8. Misión
- 3. QUE ES UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO? Se encarga de asegurar el buen funcionamiento de una oficina o empresa realizando labores administrativas, tales como archivar, planificar y coordinar actividades generales, atención al cliente, fotocopias, actualización de información, gestión publica y documentos, además de redactar los reportes correspondientes de la empresa.
- 4. FUNCIÓN DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO? • Entre las responsabilidades de un asistente administrativo se incluye en organizar viajes y reuniones, preparar informes y mantener los sistemas de archivo apropiados. Deberá poseer excelentes capacidades comunicativas orales y escritas y ser capaz de organizar su trabajo usando herramientas como MS Excel y equipo de oficina.
- 5. RESPONSABILIDADES • Responder y pasar llamadas telefónicas . • Organizar y programar citas. • Planificar reuniones y escribir actas detalladas. • Escribir y distribuir email, notas de correspondencia, cartas, faxes y formularios. • Desarrollar y mantener un sistema de archivo. • Asistir en la preparación de informes programados de forma periódica. • Actuar de punto de contacto para clientes internos y externos.
- 6. • Actualizare y mantener los procedimientos y políticas de la oficina. • Mantener lista de contactos. • Realizar pedidos de material de oficina e investigar nuevos acuerdos y proveedores. • Realizar reservas y demás preparativos para viajes. • Preparar y conciliar los informes de gastos. • Proporcionar apoyo general a los visitantes. • Actuar de enlace con los asistentes administrativos ejecutivos y superiores para gestionar solicitudes y consultas de directores sénior.
- 7. TAREAS DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVOS Un asistente administrativo debe tener en cuenta las siguientes tareas. La gestión de documentos: Es unas las principales tareas del asistente administrativo. Consiste en mantener la buena organización, administración y almacenamiento de los documentos. La planeación de eventos: Es una tarea que puede ser fácil como planear un almuerzo o una reunión de trabajo; o compleja como organizar un congreso o fiesta empresarial.
- 8. La atención presencial a usuarios o visitantes: Ya sean clientes, proveedores o socios comerciales; el asistente administrativo es guía, es quien organiza las agendas y quien sirve de apoyo a las personas que por una u otra razón visitan la empresa. La atención telefónica y virtual: No siempre es una tarea de un asistente administrativo. Sobre todo las grandes empresas tienen personas enfocadas solo en esa actividad. La administración de agendas: Una de las tareas de mayor importancia. Esto es lo que hace que la empresa fluya sin contratiempos y que las actividades de los distintos miembros y gerentes estén coordinadas.
- 9. IMPORTANCIA DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO? Es de gran importancia para la gestión de cualquier empresa, ya que este profesional se encarga de realizar muchas funciones sin las cuales la organización no podría cumplir con sus objetivos, como por ejemplo del almacenamiento y organización de información, eventos e incluso procesos contables y atención al cliente, por ello es muy común cuestionarse cual es la retribución que estos reciben dentro del organismo empresarial.
- 10. OBJETIVOS Apoyar activamente como parte del equipo de trabajo administrativo- financiero en la ejecución de acciones y procedimientos. Proporcionar la ayuda necesaria y anticipada para la fluidez en el área de trabajo, es decir, por medio de medias preventivas como lo son llevar al día los tramites requeridos, agendar reuniones actividades por hacer, evitar la acumulación de trabajo, se mantiene un ambiente de trabajo positivo.
- 11. VISIÓN Como grupo colaborativo nuestra visión a largo plazo es una estructura solidad. Que busca en primera instancia el beneficio y el aprendizaje que nos ofrece.
- 12. MISIÓN Nuestra misión es aprender todas las pautas éticas necesarias para la creación de nuestra empresa, como grupo, buscamos encaminar nuestra labor a la practica y la teoría ética.
- 13. TANIA MILEYDI CHARA SALCEDO ASISTENTE ADMINISTRATIVO FRANKIL GONZALEZ 2023 UPARSISTEM