ASISTENTE ADMINISTRATIVO.pdf
- 1. ASISTENTE ADMINISTRATIVO un asistente administrativo responsable para llevar a cabo diferentes tareas administrativas y de oficina. Entre los deberes del asistente administrativo se incluyen proporcionar apoyo a nuestros directores y empleados, asistir en las necesidades de la oficina diarias y gestionar las actividades administrativas generales de nuestra compañía. QUE ES LO MAS IMPORTANATE Ser organizado, metódico y cuidadoso en su trabajo. Tener capacidad de síntesis. Saber trabajar en equipo. Ser capaz de manejar los recursos habituales en una oficina, como los ordenadores o las fotocopiadoras, redactar, revisar y distribuir correspondencia. Actualizar y mantener al día los procedimientos y guías existentes, las listas de contactos, entre otros. Escanear documentos físicos para respaldarlos de forma digital. Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de la base de datos. características La dinámica empresarial requiere y demanda cada vez más de personas profesionales para ocupar un puesto de trabajo y que estos cuenten con conocimientos y habilidades en el desarrollo de actividades administrativas que apuntarán al buen funcionamiento de una oficina o gerencia. A fin de garantizar una gestión eficiente y eficaz, quien desee incursionar en este competido pero interesante ámbito, le es necesario conocer las características de un asistente administrativo como elemento inicial que permita ir escalando en la construcción de su perfil profesional.
- 2. FUNCIONES Entre las responsabilidades de un asistente administrativo se incluyen organizar viajes y reuniones, preparar informes y mantener los sistemas de archivo apropiados. El candidato ideal debería poseer excelentes capacidades comunicativas orales y escritas y ser capaz de organizar su trabajo usando herramientas como MS Excel y equipo de oficina. En definitiva, el asistente administrativo que sea seleccionado debería garantizar el funcionamiento diario eficiente y correcto de nuestra oficina. RESPONSABILIDAD • Responder y pasar llamadas telefónicas • Organizar y programar citas • Planificar reuniones y escribir actas detalladas • Escribir y distribuir email, notas de correspondencia, cartas, faxes y formularios • Asistir en la preparación de informes programados de forma periódica • Desarrollar y mantener un sistema de archivo • Actualizar y mantener los procedimientos y políticas de oficina • Realizar pedidos de material de oficina e investigar nuevos acuerdos y proveedores • Mantener listas de contactos • Realizar reservas y demás preparativos para viajes • Preparar y conciliar los informes de gastos • Proporcionar apoyo general a los visitantes • Actuar de punto de contacto para clientes internos y externos
- 3. • Actuar de enlace con los asistentes administrativos ejecutivos y superiores para gestionar solicitudes y consultas de directores sénior REQUISITOS • Experiencia demostrable como asistente administrativo, asistente virtual o asistente administrativo de oficina • Conocimiento sobre sistemas y procedimientos de gestión de oficinas • Conocimientos prácticos del equipo de oficina, como impresoras y máquinas de fax • Dominio de MS Office (especialmente MS Excel y MS PowerPoint) • Excelentes capacidades de gestión del tiempo y habilidad para priorizar las tareas • Atención al detalle y capacidades para solucionar problemas • Excelentes capacidades comunicativas escritas y verbales • Grandes capacidades organizativas con habilidad para realizar varias tareas al mismo tiempo • Título de educación secundaria; se valorará estar en posesión de cualificación adicional como asistente administrativo o personal de secretaría