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CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
ESTUDIANTES:
ISABELLA SALCEDO
VALERIA URIBE
SOFIA CUCALON
LEIDY RODRIGUEZ

• Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad
pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la
persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como
fuentes de la historia. También se puede entender como la institución
que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la
investigación y la cultura.

A
• ACCESO A LOS ARCHIVOS. Derecho de los ciudadanos a consultar la información que
conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.
• ACCESO A LOS DOCUMENTOS ORIGINALES. Disponibilidad de los documentos de
archivo mediante los instrumentos de consulta de la información.
• ACERVO DOCUMENTAL. Conjunto de los documentos de un archivo (Véase además:
FONDO).
• ADMINISTRACION DE ARCHIVOS. Operaciones administrativas y técnicas relacionadas
con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y
servicios de todos los archivos de una institución.
• ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS. Depósito de los documentos en estantería,
cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservación física y con el fin de ser extraídos
posteriormente para su utilización.
• ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el
transcurso de su gestión.
• ARCHIVO ACTIVO. (Véase Archivo de Gestión).
• ARCHIVO ADMINISTRATIVO. (Véase Archivo de Gestión).

• ARCHIVO CENTRAL. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos
o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez
finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias
oficinas y los particulares en general.
• ARCHIVO DE GESTION. Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en
busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta
administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.
• ARCHIVO DE OFICINA. (Véase Archivo de Gestión).
• ARCHIVO DEL ORDEN DEPARTAMENTAL. Archivo integrado por fondos documentales
procedentes de organismos del orden departamental y aquellos que recibe en custodia.
• ARCHIVO DEL ORDEN DISTRITAL. Integrado por fondos documentales de los
organismos del orden distrital y aquellos que recibe en custodia.
• ARCHIVO DEL ORDEN MUNICIPAL. Integrado por fondos documentales producidos por
organismos del orden municipal y aquellos que recibe en custodia.
• ARCHIVO DEL ORDEN NACIONAL. Integrado por los fondos documentales
procedentes de los organismos del orden nacional y aquellos que recibe en custodia.

• ARCHIVO DEPARTAMENTAL. (Véase Archivo del Orden Departamental).
• ARCHIVO DISTRITAL. (Véase Archivo del Orden Distrital).
• ARCHIVO EN CUSTODIA. (Véase Custodia de Documentos).
• ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Desde el punto de vista institucional y de
acuerdo con la categoría de archivos oficiales, es el establecimiento público encargado
de formular, orientar y controlar la Política Archivística a nivel nacional. Es el organismo
de dirección y coordinación del Sistema Nacional de Archivos.
• ARCHIVO HISTORICO. Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central
o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la
ciencia y la cultura.
• ARCHIVO HISTORICO ESPECIAL. Es el constituido por fondos documentales referidos
a épocas, lugares o personas determinadas de la historia regional y nacional; entre otros
se puede mencionar. Archivo Histórico de Antioquia, Archivo Regional de Boyacá,
Archivo Central del Cauca, Archivo Histórico de Cartagena de Indias y Archivo Histórico
del Magdalena Grande.

• ARCHIVO HISTORICO ESPECIAL. Es el constituido por fondos documentales
referidos a épocas, lugares o personas determinadas de la historia regional y
nacional; entre otros se puede mencionar. Archivo Histórico de Antioquia,
Archivo Regional de Boyacá, Archivo Central del Cauca, Archivo Histórico de
Cartagena de Indias y Archivo Histórico del Magdalena Grande.
• ARCHIVO INTERMEDIO. (Véase Archivo Central).
• ARCHIVO MUNICIPAL. (Véase Archivo del Orden Municipal).
• ARCHIVO NACIONAL. (Véase Archivo del Orden Nacional).
• ARCHIVO OFICIAL. Es el conformado por documentos oficiales.
• ARCHIVO PERMANENTE. (Véase Archivo Histórico).
• ARCHIVO PRIVADO. Es el conformado por documentos privados.
• ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PÚBLICO. Aquel que por su valor para la
historia, la investigación, la ciencia y la cultura es de interés público y es
declarado como tal.

• ARCHIVO PÚBLICO. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y
aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas,
así como los archivos privados, declarados de interés público.
• ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos.
Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital. Producción o recepción,
distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final.
• ARCHIVISTA. Persona especializada en el manejo de los archivos.
• ASISTENCIA TECNICA. Prestación de servicios por personal especializado en
diferentes áreas del quehacer archivístico.
• AUTENTICACION DE DOCUMENTOS. Es la autorización o legalización de
documentos por parte del funcionario competente para revestirlos de ciertas formas y
solemnidades, según lo establecido por la Ley.
• AUTOMATIZACION. Aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de
almacenamiento y recuperación de la información documental.

C
• CARPETA. Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación.
• CATALOGO. Instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de uno o
varios fondos, tomando en cuenta un criterio determinado.
• CERTIFICACION DE DOCUMENTOS. Documento que da fe de la presencia de
determinados datos en los documentos de archivo.
• CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su
eliminación o integración a un archivo permanente.
• CLASIFICACION. Labor intelectual de disposición de cualquier elemento según un
esquema, plan o marco preestablecido. Puede ser. Clasificación de fondos en el interior de
un depósito de archivo.
• Clasificación de piezas en el interior de un fondo.
• Clasificación de documentos individuales en el interior de una pieza.
• CLASIFICACION DOCUMENTAL. Labor intelectual mediante la cual se identifican y
establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y
subsección), de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.
• CODIGO. Sistema de signos y combinaciones de signos, cada uno de los cuales representa
ciertos datos previamente convenidos.
• COLECCION DE ARCHIVO. Reunión artificial de documentos, formada por un individuo,
familia o institución.
• COLECCION DOCUMENTAL. (Véase Colección de Archivo).

• COMITE ASESOR. Grupo de especialistas y expertos en el campo de la
archivística y disciplinas afines, que recomiendan sobre procedimientos y
procesos tanto administrativos como técnicos.
• COMITE DE ARCHIVO. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de
definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los
procesos administrativos y técnicos de los archivos.
• COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS. Órgano asesor del Archivo
General de la Nación, encargado de estudiar los asuntos relacionados con
el valor secundario de los documentos.
• COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS DEL DEPARTAMENTO.
Órgano asesor del Consejo Departamental de Archivos, encargado de
estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos.
• COMITE TECNICO. Grupo de profesionales calificados que asesoran la
normalización de terminología, instrumentos y procesos técnicos
ARCHIVÍSTICOS.
• CONSERVACION DE ARCHIVOS. Conjunto de medidas adoptadas para
garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo.

• CONSERVACION DE DOCUMENTOS. Conjunto de medidas tomadas para
garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de
intervención directa.
• Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por
medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos.
• CONSULTA DE DOCUMENTOS. Derechos de los usuarios de la entidad
productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la
información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los
mismos.
• COPIA. Reproducción puntual de otro documento.
• COPIA AUTENTICADA. Es la reproducción de un documento, refrendada por el
funcionario competente para revestirlo de ciertas formas y solemnidades según
lo establecido por la Ley y que le confieren la fuerza jurídica del original.
• COTACION. (Véase Código).
• CUADERNO. Conjunto de documentos cosidos en forma de libro.
• CUSTODIA DE DOCUMENTOS. Responsabilidad jurídica que implica por parte
de la institución archivística la adecuada conservación y administración de los
fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.

D
• DEPURACION. Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor
permanente de los que no lo tienen.
• DEPOSITO DE ARCHIVO. Espacio destinado a la conservación de los documentos en
una institución archivística.
• DESCRIPCION DOCUMENTAL. Es el proceso de análisis de los documentos de archivo
o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación,
localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación.
• DESCRIPTOR. Término al cual se asigna un significado específico y que se utiliza como
elemento de entrada para la búsqueda sistemática de la información.
• DESTRUCCION DE DOCUMENTOS. (Véase Eliminación de Documentos).
• DIPLOMATICA. Reglas para conocer y distinguir documentos solemnes y auténticos.
• DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS. Selección de los documentos en cualquiera de
sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación.
• DOCUMENTO. Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
• DOCUMENTO DE ARCHIVO. Registro de información producida o recibida por una
persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo,
fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de
conservación.
• DOCUMENTO ACTIVO. Es aquel utilizado habitualmente con fines administrativos.

• DOCUMENTO ESENCIAL (Documento Vital). Es aquel necesario para el
funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial
garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo aún después
de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia
institucional.
• DOCUMENTO HISTORICO. Documento único que por su significado jurídico,
autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección
del Estado, la Soberanía Nacional, las relaciones internacionales, las actividades
científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio
histórico y especialmente valioso para el país.
• DOCUMENTO INACTIVO. Aquel que ha dejado de emplearse con fines
administrativos y legales.
• DOCUMENTO OFICIAL. El que produce, posee o maneja una entidad estatal.
• DOCUMENTO PRIVADO. El perteneciente a personas naturales y jurídicas,
entidades, instituciones y organizaciones que no tienen carácter oficial.
• DOCUMENTO SEMIACTIVO. Es aquel cuyo uso administrativo y legal es
ocasional.
• DUPLICADO. Segundo ejemplar o repetido del mismo tenor literal que el
primero. Puede ser simple o autenticado.

E
• ELIMINACION. Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor
administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o
que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.
• ENCUADERNACION. Cubierta para proteger documentos cosidos o pegados,
en forma de libro.
• ESTANTE. Mueble con anaqueles y entrepaños para colocar documentos en sus
respectivas unidades de conservación.
• EXPEDIENTE. Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que
constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto
de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora
en la resolución de un mismo asunto.
• EXPURGO DE DOCUMENTOS. (Véase Selección Documental).

F
• FACSIMIL. Reproducción idéntica de un documento, logrado a través de un medio
mecánico, fotográfico o electrónico.
• FECHAS DE ACUMULACION. Fechas intermedias encontradas en un expediente.
• FECHAS EXTREMAS. Se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente que
pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.
• FOLIO. Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas.
• Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista.
• FOLIO RECTO. Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a
ésta.
• FOLIO VERSO. (Véase Folio Vuelto).
• FOLIO VUELTO. Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe numeración.
• FONDO. Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un
archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una
institución o persona.
• FUENTE PRIMARIA DE INFORMACION. Información original no abreviada ni
traducida; se llama también fuente de primera mano.
• FUNCION ARCHIVISTICA. Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del
quehacer archivístico, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o
conservación permanente.

G
• GESTION DE ARCHIVOS. (Véase Administración de Archivos).
• GESTION DE DOCUMENTOS. Conjunto de actividades administrativas y
técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la
documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.
• GUIA. Instrumento que describe genéricamente fondos documentales de uno o
varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos.
organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas
extremas y volumen de la documentación.
H
• HERALDICA. Técnica que estudia los escudos de armas o blasones, analizando
su origen, rasgos simbólicos, evolución y significado socio-jurídico.

I
• IDENTIFICACION DOCUMENTAL. Primera etapa de la labor archivística que
consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y
archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.
• INDICE. Lista alfabética o numérica de términos onomásticos, toponímicos,
cronológicos y temáticos, contenidos tanto en los propios documentos como en
los instrumentos de descripción.
• INDICE CRONOLOGICO. Listado consecutivo de fechas.
• INDICE ONOMASTICO. Listado de nombres propios.
• INDICE TEMATICO. Listado de temas o descriptores.
• INDICE TOPONIMICO. Listado de sitios o lugares.
• INSTRUMENTO DE CONSULTA. Documento sobre cualquier soporte, publicado
o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin
de establecer un control físico, administrativo o intelectual de los mismos, que
permita su adecuada localización y recuperación. Dependiendo de la fase de
tratamiento archivístico de los documentos de la que deriven los instrumentos,
se pueden distinguir. instrumentos de control (fases de identificación y
valoración) e instrumentos de referencia (fases de descripción y difusión).

• INSTRUMENTO DE CONTROL. Es aquel que se elabora en las fases de
identificación y valoración. Por lo tanto, pueden ser instrumentos de control,
entre otros, en la fase de identificación los siguientes. ficheros de organismos,
ficheros de tipos documentales, repertorios de series, cuadros de clasificación,
registros topográficos; y en la fase de valoración. relaciones, tablas de retención
documental, registros generales de entrada y salida, relaciones y actas de
eliminación, informes, relaciones de testigos resultantes de muestreo.
• INSTRUMENTO DE DESCRIPCION. (Véase Instrumento de Consulta).
• INSTRUMENTO DE REFERENCIA. (Véase Instrumento de Consulta).
• INVENTARIO. Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada
de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series
documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar.

L
• LEGAJO. En los archivos históricos es el conjunto de documentos que forman una unidad
documental.
• LEGISLACION ARCHIVISTICA. Es el conjunto de normas que oficializan la conservación, el
acceso, la protección y la organización de los archivos en un país.
M
• MANUSCRITO. Documento escrito a mano.
• MAPA. Representación gráfica -con convenciones- de un espacio.
• MARCA DE AGUA. Señal distintiva usada por los fabricantes de papel o mandada hacer por
una entidad al momento de elaborar el papel.
• MICROFILMACION. Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas
imágenes en película.
• MICROFILME. Fotografía en película generalmente de 16 o 35 milímetros, utilizada en
reproducción de documentos.
• MUESTREO. Operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter
representativo o especial. Se efectúa durante la selección hecha con criterios alfabéticos,
cronológicos, numéricos, topográficos, temáticos, entre otros.
N
• NORMALIZACION. Someter una actividad u objeto a norma, o sea a un modelo, tipo, patrón
o criterio dado.

O
• ORDENACION. Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto
relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida
de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán los documentos
o las unidades archivísticas dentro de las series.
• ORDENACION DOCUMENTAL. Ubicación física de los documentos dentro de
las respectivas series en el orden previamente acordado.
• ORGANIGRAMA. Representación gráfica de la estructura orgánica de algún tipo
de organización o entidad, que indica las distintas oficinas o unidades
administrativas que conforman una entidad u organismo.
• ORGANIZACION DE ARCHIVOS. Conjunto de operaciones técnicas y
administrativa cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma
jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido.
• ORGANIZACION DE DOCUMENTOS. Proceso archivístico que consiste en el
desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar
los documentos de una entidad.
• ORIGINAL. Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.

P
• PATRIMONIO ARCHIVISTICO. Conjunto de archivos conservados en el país y que
forman parte esencial de su patrimonio administrativo, cultural e histórico.
• PATRIMONIO DOCUMENTAL. Conjunto de documentos conservados por su valor
sustantivo, histórico o cultural.
• PIEZA DOCUMENTAL. Unidad mínima que reúne todas las características necesarias
para ser considerada documento. Pueden ser ejemplos de piezas documentales, entre
otros: un acta, un oficio, un informe.
• PRESERVACION DOCUMENTAL. (Véase Conservación de Documentos).
• PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL. Ordenación interna de un fondo documental
manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.
• PRINCIPIO DE PROCEDENCIA. Conservación de los documentos dentro del fondo
documental al que naturalmente pertenecen.

• PROTOCOLO. Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos
notariales, que los escribanos y notarios autorizan con formalidades.
• PROYECTO DE DESCRIPCION DE ARCHIVOS. Formulación de actividades en
el tiempo, que contemplan los criterios y métodos a seguir en la selección y
descripción de una determinada unidad archivística, con el fin de obtener
instrumentos de consulta normalizados para la investigación con base en fuentes
primarias. El plan contempla, entre otros aspectos, evaluación de requerimientos
de descripción, tipos documentales a elegir, unidades archivísticas, evaluación
de criterios para determinación de términos descriptivos, aspectos físicos de los
documentos a tener en cuenta y formas de captura y automatización de los
datos propios de la descripción archivística.
• PRODUCCION DOCUMENTAL. Recepción o generación de documentos en una
unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.

R
• REGISTRO DE DOCUMENTOS. Anotación de los datos del documento en los
modelos de control.
• REGISTRO TOPOGRAFICO. Instrumento de control que relaciona
correlativamente el contenido de cada una de las unidades de conservación,
indicando su posición exacta en un depósito de archivo.
• REGLAMENTO DE ARCHIVOS. Son los lineamientos generales administrativos
y técnicos, para dar cumplimiento a diversas disposiciones de Ley.
• REPOSITORIO DOCUMENTAL. (Véase Depósito de Archivo).
• REPROGRAFIA. Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicación foto
técnica y la policopia de documentos, mediante técnicas como la fotografía, la
fotocopia y el microfilm.
• RETENCION DE DOCUMENTOS. Es el plazo en términos de tiempo en que los
documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central,
tal como se consigna en la tabla de retención documental.

S
• SECCION. Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de
documentos generales, en razón de esa subdivisión orgánico-funcional.
• SELECCION DOCUMENTAL. Proceso mediante el cual se determina el destino
final de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación
parcial o total.
• SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales de estructura y
contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas
de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.
• SERVICIOS DE ARCHIVO. Proceso mediante el cual se pone a disposición de
los usuarios la documentación de una entidad, con fines de información.
• SIGNATURA TOPOGRAFICA. Numeración correlativa por la que se identifican
todas las unidades de conservación de un depósito.
• SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS. Programa Especial orientado al logro de
la cooperación interinstitucional de los archivos, a través de planes y programas
para alcanzar objetivos comunes de desarrollo y consolidación del sector
archivístico, coordinado por el Archivo General de la Nación.

T
• TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes tipos
documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus
funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
• Las tablas de retención documental pueden ser generales o específicas de acuerdo a la
cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes
a cualquier institución. Las específicas hacen referencia a documentos característicos de
cada organismo.
• TIPO DOCUMENTAL. Unidad Documental Simple.
• TIPOLOGIA DOCUMENTAL. Estudio de las diferentes clases de documentos que pueden
distinguirse según su origen y características diplomáticas.
• TOMO. Volumen de cierta extensión, en el cual están encuadernados varios documentos en
forma separada y con paginación propia.
• TOPONIMIA. Estudio del origen y significación de los nombres propios de un sitio o lugar.
• TRANSCRIPCION. Procedimiento para reproducir con exactitud un documento. Puede ser
textual, facsimilar o actualizada gramaticalmente.
• TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES. Remisión de los documentos del archivo de
gestión al central y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención
documental adoptadas.

U
• UNIDAD ADMINISTRATIVA. Unidad técnico-operativa de una institución.
• UNIDAD ARCHIVISTICA. Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser
unidad archivística, entre otras: un expediente. (Véase expediente).
• UNIDAD DE CONSERVACION. Cuerpo que contiene en forma adecuada una
unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras. una caja,
un libro o un tomo.
• UNIDAD DOCUMENTAL. Unidad de análisis en los procesos de identificación y
caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando
está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente.

V
• VALOR ADMINISTRATIVO. Aquel que posee un documento para la administración que lo
originó o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.
• VALOR CONTABLE. Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de
cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una
entidad pública o privada.
• VALOR FISCAL. Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o
hacienda pública.
• VALOR HISTORICO. (Véase Valor Secundario).
• VALOR JURIDICO. Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por
el derecho común.
• VALOR LEGAL. Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.
• VALOR PRIMARIO. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución
productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los
involucrados en el tema o en el asunto.
• VALOR SECUNDARIO. Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva.
Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor
se conservan permanentemente.
• VALORACION DOCUMENTAL. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes
fases de archivo.

• POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS
COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE
CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, en
uso de sus facultades legales, en especial las otorgadas por la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de
1998 y la Ley 594 de 2000.CONSIDERANDO:Que para la adecuada prestación de los servicios
ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que
cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento
bajo los principios que rigen la Administración Pública. Que la Ley 80 de 1989, señala las
funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los
reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento
General de Archivos, como norma reguladora del que hacer archivístico. Que la Ley 594 de 2000
tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística
del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación. Que la Ley 527 de 1999, define y
reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas
digitales y establece las entidades de certificación. Que el Gobierno Nacional ha diseñado la
Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las
tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector
productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole
carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.Que el Decreto 2150 de 1995,
suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la
Administración Pública. Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de
las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en
consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte
integral de la gestión documental.

• El trámite documental se define como un conjunto de procesos que permiten a las
organizaciones tener el control de la ubicación física y estatus actual y pasado de la
documentación que llega y se genera dentro de ellas, con el fin de mejorar sus flujos y
diligenciamiento. El trámite documental simula un escritorio virtual con bandejas de
entrada y salida y área de trabajo, envía avisos a las personas a las que se derivan
las carpetas virtuales y les permite actuar sólo sobre ellas. La seguridad del tramite
documental impide acceso no autorizados a los documentos y accesos de sólo lectura
o modificación cuando se requiera. Si los tiempos de atención son excedidos puede
configurarse avisos a los usuarios o a sus jefes. Beneficios
• Reduce el volumen de documentos innecesarios, independientemente de su soporte y
los costos asociados al mantenimiento de información redundante.
• Incrementa la eficiencia y calidad en la atención de los trámites, recepción y
despacho, automatizando los procesos actuales de manera ágil, segura y flexible.
• Crea conciencia de la participación en el cuidado del medio ambiente, eliminando el
uso de papel y reduciendo el gasto en insumos para la impresión de documentos
• Implementa procedimientos documentales que garanticen la disponibilidad en el
tiempo de documentos electrónicos auténticos.
• Aprovecha al máximo el uso de las tecnologías de la información para la optimización
de proceso documental.
• Cumple con los requisitos legales y reglamentarios, así como con los procesos de
auditoría, seguimiento y control.

• https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-27-de-2006/
• http://organizaciondocumentos.blogspot.com/p/glosario-archivistico.html
• https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=10551
• https://gestionysistemas.com/novedades/es/tramitedocumental/index.html

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