Clasificar actividades
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Este documento explica cómo clasificar actividades por orden de importancia y urgencia usando una cuadrícula de priorización. Se divide las actividades en cuatro cuadrantes: I) importante y urgente; II) importante no urgente; III) urgente no importante; IV) no importante no urgente. El lector aprenderá a analizar cada actividad y asignarla a un cuadrante para mejorar la gestión del tiempo.
Clasificar actividades
- 1. En este libro aprenderemos a clasificar nuestras actividades por orden de importancia para saber si son urgentes o no.
- 2. Y al final, elaboraremos nuestra tabla o cuadrícula personal de clasificación de actividades… para que no nos vaya a pasar esto!!
- 3. INTRODUCCIÓN. Las personas suelen tener una visión diferente del tiempo, según las diferentes circunstancias de cada uno. Esto se debe, en parte, a las características de la ciudad donde viven o han vivido. Sin embargo, el tiempo es el mismo para todos. Del uso que le demos dependerá que logremos su máximo aprovechamiento.
- 4. Las inquietudes más comunes acerca del uso del tiempo que se suelen dar entre los estudiantes son, entre otras, las siguientes: · Cómo establecer un orden de prioridades. · Cómo llegar al cumplimiento de la planificación. · Imprevistos. · Distribución del tiempo. · Planificación. · Rendimiento.
- 5. Aquí intentaremos explicar algunos principios fundamentales acerca del uso del tiempo, así como su aplicación en la práctica. Comenzaremos por explicar cómo establecer un orden de prioridades mediante la clasificación de todo lo que hacemos, en una cuadrícula. Verás qué fácil es.
- 6. PRIORIDADES. La Prioridad de una actividad puede cambiar con el tiempo en cada momento; depende de tres factores:
- 7. a) Importancia : Se mide de acuerdo a la relación de esa actividad con mis objetivos. Hay objetivos a largo plazo (son los más importantes, los que no cambian) y a corto plazo (se dirigen a lograr los objetivos a largo plazo). Los objetivos a largo plazo de un estudiante están definidos, por lo general, en el ideario de cada Universidad.
- 8. b) Urgencia : Es inversamente proporcional al tiempo disponible para ejecutar esa actividad. Si tengo dos exámenes, uno mañana y otro pasado mañana, será urgente estudiar para el de mañana.
- 9. c) TENDENCIA: Depende de la importancia y de la urgencia. Si la Importancia y la urgencia aumentan con el tiempo, la tendencia es positiva. Si disminuyen, es negativa. Si se mantienen, la tendencia es nivelada. Si una prioridad ya no es importante ni urgente, se puede olvidar y eliminar. En el siguiente Cuadrante de Prioridades veremos cómo se puede determinar la urgencia y la importancia de un asunto.
- 10. AHORA TE TOCA A TI Observa cada una de las actividades que colocaste en tu lista. Toma cada una por separado, analízala, piensa y decide en qué cuadrante la vas a escribir: I, II, III ó IV, de acuerdo al modelo que te presentamos a continuación:
- 11. CUADRÍCULA. I. - Importante y urgente: estudiar para un examen que es mañana; ir a comprar el regalo de cumpleaños a mi abuelita… que cumple hoy; reparar un grifo de agua que ha inundado la casa!! (casi siempre funcionamos aquí) II .- Importante y no urgente: estudiar para el examen que tengo dentro de tres días; buscar el material para hacer un trabajo que debo entregar la próxima semana… (en este cuadrante trabajamos bien, somos eficientes) III .- Urgente y no importante: casi siempre son asuntos que no podemos dejar de hacer; por ejemplo, atender la visita imprevista de alguien que se va al extranjero al día siguiente. No quiere decir que el asunto carezca de importancia en sí, sino que no se relaciona con tus objetivos de estudio. IV .- No Importante y no urgente. Chatear sin nada importante que decir; navegar por Internet sin rumbo fijo; dormir fuera de horas; …. (esto es perder el tiempo)
- 12. Bien, ya estás en condiciones de elaborar tu propia cuadrícula y descubrir en cuál de los cuadrantes te mueves habitualmente. ¡Adelante!