DEBERES FUNCIONALES DE LA SECRETARIA
- 1. “AÑO DE LA PROMOCIÒN DE LA INDUSTRIA RESPONSABLE Y EL COMPROMISO CLIMATICO” IESTP “ALMIRANTE MIGUEL GRAU” ALUMNA : ANYI LISET MOGOLLON BAYONA ESPECIALIDAD : SECRETARIADO EJECUTIVO PROFESOR : VICTOR HUGO RUMICHE CORREA ÀREA : TÒPICOS INFORMATICOS DE GESTION
- 2. DEBERES FUNCIONALES DE LA SECRETARIA EN AUSENCIA DEL JEFE ¿QUÉ HAGO?
- 3. DEBERES FUNCIONALES Mantener en todo momento los principios básicos de la ÉTICA Tener en cuenta el cumplimiento del Reglamento del Centro Conocer a la perfección el organigrama del Centro, la organización, estructura y coordinaciones de trabajo 1º 2º 3º
- 4. 4º.-Conocer en lo posible la especialización de su superior, a fin de que pueda asistirle correctamente en todo momento en lo referente a sus necesidades laborales. 5º.-Deberá facilitar el trabajo y conocer a la perfección cada una de las responsabilidades inherentes a su Jefe. 6º.-Deberá descargar a su superior todo aquello que no sea de su competencia.
- 5. DEBERES FUNCIONALES Evitar interrupciones identificando la prioridad de cada asunto 9º Planificar su tiempo y actividades de modo muy flexible (con frecuencia hay cambio de prioridades). 8º Trabajar con doble agenda (la del Jefe y la propia). 7º
- 6. DEBERES FUNCIONALES 10º.-Cumplirá con sus funciones de “memoria” del superior, debiendo mantenerlo al día en cuanto a los compromisos en el centro y en el exterior. 11º.-Filtrar toda la información entre el mundo exterior y el Jefe para evitar que se vea obligado a: Leer o analizar todos los documentos. Solucionar asuntos que puedan ser resueltos con el desvío a otros directivos o subordinados autorizados a hacerlo.
- 7. Planificar las actividades del día de acuerdo a la agenda de trabajo del jefe 14º Despachar con el Jefe cada día al iniciar la jornada. 13º Actualización diaria de los Planes de Trabajo (anual, mensual, semanal y diario). 12º Preparar y organizar junto al Jefe las reuniones, seminarios, clases u otras actividades del Departamento
- 8. 15º.-Llegar a “acuerdos” con el Jefe en cuanto a a) Atención a llamadas y horarios de su recepción. b) Días y horarios de atención a las visitas no programadas. 16º.-Reducir y gestionar toda la correspondencia, memos e informes. 17º.-Realizar los trabajos inherentes a su Departamento (cartas, informes, controles) etc. 18º.-Confeccionar las actas de las reuniones. 19º.-Custodiar y archivar adecuadamente los documentos de la oficina.
- 9. DEBERES FUNCIONALES Gestión de las llamadas telefónicas de entrada y salida Organizar las visitas, coordinando con antelación todo lo necesario para su éxito. 21º 22º Mantener actualizados los archivos y hacer que el Jefe conozca como acceder a ellos. 20º
- 10. 1. Reuniones 2. Vacaciones, 3. Enfermedad, 4. Otros problemas personales, 5. Viajes 6. Eventos 7. Clases 8. Compromisos sociales El Jefe puede ausentarse de la oficina por causas muy diversas:
- 11. Siempre es responsabilidad de la Secretaria que el trabajo continúe con su ritmo habitual (pone a prueba su capacidad ejecutora) La Secretaria Ejecutiva para desempeñarse correctamente en estas ocasiones, deberá cumplimentar sus tareas habituales y otras que más adelante se relacionan:
- 12. S. A. P Ubicación del Jefe Crear un sistema de atención y prevención (SAP) de emergencias en cuanto a: a) Cartas, memos, notas, etc., que hayan sido remitidos a otros y que demanden respuesta. b) Llamadas EN AUSENCIA DEL JEFE ACTIVIDADES FUNCIONALES Despachar cada día al concluir el Jefe sus labores a fin de determinar que es prioritario para su cumplimiento en la próxima jornada Conocer la ubicación exacta de su Jefe Esta información sólo debe ser manejada por la secretaria Representar a su Jefe c) Respuestas a dar por el superior a terceros antes de una fecha determinada. d) Compromisos que conlleven una previa preparación. e) Acuerdos de las reuniones
- 13. CRECIMIENTO ESTÉ O NO EL JEFE SEGURIDAD DECISIÓN AUTOCRÍTICA DISCRESIÓN TACTO INICIATIVA EFICIENCIA NATURALIDAD TOLERANCIA
- 14. INICIATIVA: No esperar por el Jefe para actuar en asuntos cuya respuesta o solución sea conocida por Usted. CRECIMIENTO: Crezca en todos los aspectos. Motívese para hacerlo. SEGURIDAD: Siéntase segura de lo que es y de lo que sabe. DECISIÓN: Es clave en muchas ocasiones. No espere por su Jefe para tomar decisiones sobre asuntos que Usted sabe como resolver. AUTOCRÍTICA: Conózcase a sí misma. Y ¡Corríjase!
- 15. Cont. EFICIENCIA: Haga sus labores con rapidez y calidad. NATURALIDAD: No aparente lo que no es. TOLERANCIA: Sea tolerante con las personas con las que se relaciona en sus labores y con las circunstancias en que se vea envuelta. DISCRESIÓN: Secretaria y Secreto son sinónimos. Téngalo en cuenta. TACTO: Sea diplomática en todo momento. No lo olvide.
- 16. TÉCNICAS O MECANISMOS A EMPLEAR PARA SALIR AIROSA CUANDO EL JEFE NO ESTÁ PRESENTE
- 17. 17 Utilice palabras y maneras no agresivas. Aprenda a identificar la gravedad de los asuntos Enfrente con diplomacia y tacto las situaciones difíciles Resuelva el mayor número de ellas, siempre que sea posible y apropiado Comprométase a solucionar la situación siempre que se pueda y hágalo con posterioridad Técnicas Si sabe que no hay solución inmediata, no se comprometa, explique lo mejor que pueda e intente ganar la comprensión de su interlocutor.
- 18. Que no queden asuntos pendientes Todo lo que requiera verificación en detalles. Técnicas Emplee Listas de Chequeo para : Asuma las actividades que no requieran la presencia imprescindible del Jefe o que pueden reducirse a su Visto Bueno o aprobación. Presente soluciones, no problemas. Son una excelente manera para poder verificar el trabajo a realizar
- 19. Ofrezca su ayuda y evite hacer que las personas esperen por su superior. Evite malos entendidos e incomprensiones. Si es imprescindible sugiera otro momento más propicio para solventar la situación.
- 20. Logre un clima de cooperación adecuado intercalando con otros jefes las situaciones de trabajo.
- 21. Si aprende lo básico del trabajo de su Jefe y llega a dominar el vocabulario de su campo, los principios generales y sus aspectos éticos y sociales, sus posibilidades serán mayores y solucionará un sin número de dificultades sin su presencia.
- 22. ALUMNA: ANYI LISET MOGOLLON BAYONA SECRETARIADO EJECUTIVO IESTP”ALMIRANTE MIGUEL GRAU”