1. Introducción a la Gestión de la Információn.ppt
- 1. ¿Qué es Gestión de la Información? Introducción a la Gestión de la Información
- 2. La gestión de la información es la clave del éxito para cualquier organización. Puede ayudar a las organizaciones a alcanzar sus objetivos mediante la gestión eficiente del ciclo de vida de la información. También les ayuda a evitar violaciones de seguridad y pérdida de datos que podrían conducir a pérdidas financieras u otras consecuencias. ¿Qué es…?
- 3. Las mejores prácticas de gestión de la información son un componente clave del éxito de cualquier organización. Esto incluye garantizar que las personas adecuadas tengan acceso a los datos correctos en el momento adecuado. También incluye asegurarse de que los datos no se pierden, se exponen a usuarios no autorizados o se gestionan correctamente los silos de información. La mensajería instantánea puede ser un desafío para las organizaciones con grandes volúmenes de datos y para aquellas que cambian constantemente sus modelos de negocio u operaciones. ¿Qué es…?
- 4. La gestión de la información es el proceso de recopilación, almacenamiento y organización de datos de una manera que permite una recuperación y uso eficientes. Su propósito es asegurar que la información correcta esté disponible para las personas adecuadas en el momento adecuado, con el fin de facilitar la toma de decisiones y apoyar el funcionamiento eficiente de una organización. ¿Qué es…?
- 5. La gestión de la información es el proceso de gestión del ciclo de vida completo de la información, desde su identificación y recopilación hasta su eliminación, pasando por el archivado o la eliminación. abarca todos los datos físicos y electrónicos recopilados por una empresa de sus clientes, empleados y proveedores. ¿Qué es…?
- 6. El papel de los profesionales de la información es garantizar que la información precisa y actualizada esté disponible para aquellos que la necesitan. Pueden trabajar en una variedad de entornos, como bibliotecas, colegios y universidades, empresas y agencias gubernamentales para controlar el ciclo de vida completo de la información. Los datos y la información requieren una amplia gama de actividades como la gestión de documentos, gestión de registros, gestión de contenido empresarial, gestión de datos, búsqueda empresarial, etc. gestión de procesos de negocio, gestión de activos digitales y colaboración. ¿Qué es…?
- 7. Los datos, los registros, la infraestructura, los sistemas de administración de la información, los procesos de negocios y, lo que es más importante, las PERSONAS son parte del ciclo de vida de la información del negocio. Dado que la gestión de la información es un deber de una empresa, debe ser vista no solo por los niveles más altos de gestión estratégica, sino también por los empleados en todos los niveles. ¿Qué es…?
- 8. Las áreas clave de la gestión de la información son la recolección, el almacenamiento, la distribución, el archivo y la destrucción de la información. Cada una de estas áreas clave desempeña un papel vital en la gestión efectiva de la información a lo largo de su ciclo de vida y garantiza que la información de una organización se recopile, almacene y comparta de una manera que apoye sus operaciones y la toma de decisiones. Ciclo de vida
- 9. Recolección En esta etapa, se debe examinar cómo la empresa recopila información, ya sea que se cree interna o externamente, electrónicamente o como documentos en papel, verbalmente, escritos, de audio o video. Es crucial recopilar solo la información necesaria para ahorrar costos de almacenamiento, evitar el análisis de datos innecesarios para el gobierno empresarial y garantizar que la información obtenida sea de buena calidad. Ciclo de vida
- 10. Almacenamiento Se debe determinar dónde se almacenará la información recopilada en la fase anterior. Los documentos en papel deben almacenarse y organizarse en gabinetes físicos con medidas de resistencia al fuego. La información electrónica, por otro lado, puede guardarse en bases de datos, sistemas de gestión de documentos, sistemas de información, etc. También identificar y configurar el acceso de los usuarios, el control de versiones y cambios, las copias de seguridad y las pistas de auditoría. Ciclo de vida
- 11. Distribución Este paso implica decidir cómo deben distribuirse los diferentes tipos de información, en qué formato, a quién, con qué frecuencia y a través de qué medios, entre otras cosas. La Información solo es valiosa cuando se presenta a la persona adecuada para que se tome la acción adecuada. Esta es una fase crítica, ya que ayuda al éxito general de su programa. Ciclo de vida
- 12. Archivado El archivado es el proceso de almacenamiento seguro de información inactiva en cualquier formato (tanto digital como en papel) que ya no se utiliza regularmente para la retención a largo plazo. Dicha información sigue siendo importante para las organizaciones y debe conservarse para futuras referencias o cumplimiento normativo. Debe indicar claramente dónde se archivará la información y durante cuánto tiempo. Ciclo de vida
- 13. Archivado De acuerdo con varias reglas y regulaciones, como GDPR1, Archivo General de la Nación y otros, la información no debe mantenerse o conservarse durante más tiempo del necesario, lo que requiere la necesidad de un proceso de destrucción de la información que ha sobrevivido a su utilidad. 1. Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) (Reglamento 2016/679) es un reglamento por el que el Parlamento Europeo, el Consejo de la Unión Europea y la Comisión Europea tienen la intención de reforzar y unificar la protección de datos para todos los individuos dentro de la Unión Europea (UE). Ciclo de vida
- 14. Archivado Este paso es crítico porque elimina multas y sanciones por incumplimiento de varias leyes y regulaciones, al tiempo que reduce los costos de almacenamiento. Ciclo de vida
- 15. El propósito de la gestión de la información es apoyar el funcionamiento eficiente de una organización asegurando que la información correcta esté disponible para las personas adecuadas en el momento adecuado. Esto puede facilitar la toma de decisiones, agilizar los procesos y apoyar el logro de objetivos estratégicos. Puede ser un proceso complejo con muchas partes interesadas involucradas de diferentes departamentos. Es importante asegurarse de que haya una comprensión precisa de qué información debe ser gestionada y cómo será utilizada por todas las partes interesadas involucradas para evitar la confusión y el conflicto entre ellas. Propósito
- 16. Al vincular a individuos, procesos y tecnología, las empresas eficaces desbloquearán todo el valor de su información. Cuando la información se maneja de manera efectiva y solo se mantiene información de alta calidad, las organizaciones pueden convertirla Propósito en conocimiento para obtener información adicional sobre su negocio y redirigir sus operaciones a actividades más rentables.
- 17. La gestión de la información se enfrenta a grandes desafíos dentro de las empresas, como la digitalización y la automatización, la seguridad, los silos de información, la integración con aplicaciones heredadas, la mala calidad de la información, la disminución de la aceptación de la tecnología por parte del usuario y la sustitución de aplicaciones heredadas. Uno de los desafíos más importantes es la capacidad de proteger la información a través de políticas de toda la empresa. Desafíos
- 18. Se están desarrollando nuevas fuentes de datos a medida que avanza la tecnología. Los datos se pueden obtener de casi cualquier pieza de hardware que esté conectada a Internet utilizando Internet de las cosas (IoT). La inteligencia artificial también está jugando un papel muy importante en la captura de información y su clasificación sin ninguna intervención humana. Desafíos