1. Manual GDE General
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Este manual describe el Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) de la provincia de Neuquén. GDE está compuesto de varios módulos que permiten la generación, firma, tramitación y archivo de documentos de manera digital. El manual explica cada módulo y sus funciones, los beneficios de usar GDE, y cómo se administra el sistema.
1. Manual GDE General
- 1. MANUAL GDE - GENERAL Versión Fecha: 04/08/2017 -Actualizado:19/09/2018 Este Material está sujeto a la licencia Reconocimiento-NoComercial-Compartir Igual 4.0 Internacional de Creative Commons. Para ver una copia de esta licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0/
- 2. Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 2 de 19 Contenido Autoridades ...................................................................................................................................................................................3 1.¿ Qué es GDE ?...........................................................................................................................................................................4 Módulos que componen GDE:................................................................................................................................... 4 2. Módulos GDE y sus funciones ............................................................................................................................................5 2. Módulo Escritorio Único:.....................................................................................................................................................6 3. Módulo CCOO – Comunicaciones Oficiales:..................................................................................................................7 4. Módulo GEDO – Generador Electrónico Documentos Oficiales:...........................................................................8 5. Módulo EE – Expediente Electrónico:.............................................................................................................................9 6. Módulo PF – Porta Firma:.................................................................................................................................................10 7. Beneficios de Utilizar GDE: ..............................................................................................................................................11 7.1 Firma Digital .......................................................................................................................................................................11 7.2 Firma Digital – Compatibilidad de Navegadores por Tipo de Firma ............................................................12 Observaciones: ...............................................................................................................¡Error! Marcador no definido. 7.3 Acceso a la Información..................................................................................................................................................14 7.4 Archivo de la Información .............................................................................................................................................14 7.5 Gestión Simplificada de la Información....................................................................................................................14 7.6 Registro Único....................................................................................................................................................................15 7.7 Ahorro de Costos...............................................................................................................................................................15 7.8 Mejora de Control .............................................................................................................................................................15 7.9 Ahorro de Tiempos...........................................................................................................................................................16 7.10 Multiplataforma..............................................................................................................................................................16 8. Administración GDE:..........................................................................................................................................................17 8.1 ADMINISTRADOR CENTRAL:.......................................................................................................................................17 8.2 ADMINISTRADOR LOCAL:.............................................................................................................................................18 9. Capacitaciones GDE – Cursos Virtuales......................................................................................................................18 10.Referencias...........................................................................................................................................................................19
- 3. Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 3 de 19 Autoridades Gobernador Cr. Omar Gutiérrez Vicegobernador Cr. Rolando Figueroa Ministro de Deporte, Cultura, Juventud y Gobierno Dr. Juan Pablo Prezzolli Secretario de Modernización de la Gestión Pública Ing. Rodolfo E. Laffitte
- 4. Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 4 de 19 1.¿ Qué es GDE ? • El Sistema de Gestión Documental Electrónica es un amplio ecosistema que comprende la variedad y totalidad de trámites que lleva adelante la Administración Pública. • GDE está compuesto por diversos módulos, los cuales operan interactuando entre ellos, respondiendo a necesidades específicas y aportando hacia una forma de trabajo alineada con el modelo de Gobierno Electrónico. Módulos que componen GDE: ✓ CCOO: Módulo Comunicaciones Oficiales ✓ GEDO: Módulo Generador Electrónico Documentos Oficiales ✓ EE: Módulo Expediente Electrónico ✓ TAD: Trámites a Distancia ✓ LUE: Legajo Único Electrónico ✓ LOyS: Locación de Obras y Servicios ✓ RLM: Registro Legajo Multipropósito
- 5. Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 5 de 19 2. Módulos GDE y sus funciones
- 6. Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 6 de 19 2. Módulo Escritorio Único: • El módulo de Escritorio Único (EU) se incorpora al sistema de Gestión Documental Electrónica, facilitando la administración y seguimiento de las tareas pendientes de ejecución por parte del usuario en curso, y de su personal supervisado. Además, permite la administración de los datos personales del usuario. • Asimismo, el Escritorio Único permite el acceso directo a los módulos de la plataforma GDE, lo que produce una mejora sustancial en la eficacia operativa del usuario y en la integración de los aplicativos.
- 7. Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 7 de 19 3. Módulo CCOO – Comunicaciones Oficiales: • El módulo de Comunicaciones Oficiales (CCOO) posibilita el intercambio electrónico de las Notas y Memos que se realizan dentro del ámbito la Administración Pública. • El mismo permite la creación, numeración, firma, comunicación y archivo de las comunicaciones de un modo más seguro, controlado, automático; con un soporte y registro digital, que elimina la necesidad de su registro y conservación en soporte papel.
- 8. Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 8 de 19 4. Módulo GEDO – Generador Electrónico Documentos Oficiales: • El módulo de Generador Electrónico de Documentos Oficiales (GEDO) permite la generación electrónica de documentos dentro del Sistema, los cuales pueden luego incorporarse a un Expediente. • Permite generar Documentos del tipo: escritura libre, importación de archivos e imágenes, formularios controlados y documentos embebidos. • Los documentos generados por este módulo son firmados con certificado del servidor, a excepción de los Actos Administrativos, los cuales deben ser firmados mediante una firma Digital (token).
- 9. Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 9 de 19 5. Módulo EE – Expediente Electrónico: • El módulo de Expediente Electrónico (EE) es el contenedor de documentos electrónicos generados previamente en GEDO y CCOO, con el fin de conformar el expediente que tramitará en la Administración Pública. • Algunas funcionalidades adicionales de EE son: • Realizar pase paralelo entre varias áreas al mismo tiempo. • Incorporar documentos de trabajo. • Asociación con otros expedientes. • Fusión de expedientes. • Tramitación conjunta de 2 o más expedientes. • Vincular automáticamente documentos de GEDO.
- 10. Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 10 de 19 6. Módulo PF – Porta Firma: El módulo de Porta Firma permite administrar la firma de los actos administrativos. Ofrece algunas opciones como la firma de documentos según el usuario que remitió la tarea o la posibilidad de firmar varios documentos al mismo tiempo.
- 11. Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 11 de 19 7. Beneficios de Utilizar GDE: 7.1 Firma Digital Existen dos tipos: 7.1.1 Firma con Token: Otorgada a través de un Token (dispositivo USB). Es utilizada para firmar Actos Administrativos (Resoluciones, Disposiciones, Decretos, etc.). 7.2.2 Certificado de Firma en el Servidor: La poseen todos los usuarios GDE, se trata del certificado de firma en el servidor de aplicación. Se valida con la contraseña y no requiere permisos especiales.
- 12. Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 12 de 19 7.2 Firma Digital – Compatibilidad de Navegadores por Tipo de Firma La siguiente tabla muestra por Sistema Operativo y Navegador que tipo de firma se puede utilizar, es decir, Firma con Token o Firma con Certificado en el Servidor: Sistemas Operati- vos Navegadores 64 bits 64 bits (*) No Aplica a esta versión de Sistema Operativo No Aplica a esta versión de Sistema Operativo No Aplica a esta versión de Sistema Operativo No Aplica a esta versión de Sistema Operativo No Aplica a esta versión de Sistema Operativo Prueba Pendiente Prueba Pendiente No Aplica a esta versión de Sistema Operativo No Aplica a esta versión de Sistema Operativo No Aplica a esta versión de Sistema Operativo
- 13. Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 13 de 19 Observaciones: • Firma con Token: para su utilización hace falta que estén instalados los drivers del Token, el cliente, y el Complemento (Add-in) en los Navegadores Mozilla Firefox y Chrome. - A la fecha se encuentra reportado error a Equipo GDE Bs.As. en la instalación del complemento (Add-in) para la firma con Token en los Navegadores y versiones de éstos en los que no funciona. Es decir, a la fecha, se puede firmar con Token sólo en el Navegador Mozilla Firefox. IOS Mac: se espera respuesta Equipo GDE Bs.As. si está disponible complemento (Add-in) para este sistema operativo y en qué navegadores de esta plataforma. • (*) Sistema Operativo Microsoft Windows 7: ✓ Funciona el complemento del Token en Windows 7 de 64 bits y navegador Mozilla Firefox versión 63.0 de 64 bits. ✓ No Funciona el complemento del Token en Windows 7 de 32 bits y navegador Mozilla Firefox versión 63.0 de 32 bits.
- 14. Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 14 de 19 7.3 Acceso a la Información Todos los módulos de GDE cuentan con una solapa de “consultas” desde donde se puede recuperar la documentación. Cualquier documento generado debe cumplir con el criterio de publicidad: Toda la información es publica, a menos que se solicite y fundamente la necesidad de algún tipo de excepción. 7.4 Archivo de la Información Toda la documentación electrónica que se genera queda resguardada en forma permanente en un repositorio que hemos llamado RUDO (Repositorio Único de Documentación Oficial). El archivo electrónico garantiza la estabilidad, inmutabilidad, inalterabilidad y perdurabilidad de la información. Todos los documentos cuentan con valor jurídico y probatorio. 7.5 Gestión Simplificada de la Información La implementación del Gobierno Electrónico implica la simplificación de todos los circuitos administrativos que se observaban en soporte papel, para su migración a la tramitación electrónica. En dicha migración, se tiene como principio la supresión de pasos innecesarios para agilizar los tiempos de gestión administrativa.
- 15. Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 15 de 19 7.6 Registro Único Todo acto administrativo debe contar con una firma y un número de identificación para tener validez. La numeración electrónica ha llevado a la supresión de los libros rubricados en que se registraban los actos administrativos en soporte papel y ha implicado un cambio en el sistema de numeración. Todos los documentos al ser firmados, generan un numero GDE. Todas las reparticiones y todos los tipos de documento comparten la misma secuencia numérica ascendente. 7.7 Ahorro de Costos Se ahorran costos a través de la simplificación de los circuitos administrativos, el traslado manual de la documentación que ha disminuido en gran cantidad, la necesidad de contar con correos, eliminación del papel y lugares para la guarda de expedientes. 7.8 Mejora de Control A través de la inalterabilidad de los documentos generados, la eliminación de pérdidas de expedientes, la identificación inequívoca de quienes generan los documentos.
- 16. Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 16 de 19 7.9 Ahorro de Tiempos Se ahorran tiempos de tramitación al simplificar la forma en la cual se realizan las tareas y el fácil acceso a la información. Esto se traduce en un mejor servicio para el Ciudadano. 7.10 Multiplataforma GDE es multiplataforma, es decir,puede ser utilizado en distintos dispositivos con Sistemas Operativos: Windows, Android, MAC IOS.
- 17. Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 17 de 19 8. Administración GDE: El sistema de Gestión Documental Electrónica posee 2 niveles de Administración: ✓ Administrador Central: Agente de OPTIC ✓ Administrador Local: Agente en Organismo 8.1 ADMINISTRADOR CENTRAL: Es quien administra todo lo relacionado a la instalación. ✓ ABM de Estructuras (ej.: Ministerio, Secretaría). ✓ ABM de Reparticiones. ✓ ABM de Sectores. ✓ ABM de Sellos (cargos altos y bajos). ✓ ABM de Documentos de GEDO. ✓ ABM de Trámites.
- 18. Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 18 de 19 8.2 ADMINISTRADOR LOCAL: Es quien administra todo lo relacionado a lo puntual de las reparticiones. ✓ ABM de Usuarios. ✓ ABM de Sectores de Usuarios (altos). 9. Capacitaciones GDE – Cursos Virtuales SMGP Capacitación (Ver +) : https://smgpcapacitacion.neuquen.gov.ar/ • Manual del Alumno (Ver +) • Demo Material Curso – Navegables (Ver +): https://www.youtube.com/watch?v=vXtwCG-rw7o
- 19. Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 19 de 19 10.Referencias • Definiciones, descripciones Módulos : presentación GDE Nación.