1.1. INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACION.ppt
- 1. 1 PROF. PATRICIO CHIMBO AUQUILLA INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN
- 2. 2 Concepto de Administración según Fayol 2 2 2 2 2 Fayol define el acto de administrar como planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar: 1. Planeación: evaluación del futuro y aprovisionamiento de recursos en función de aquel. 2. Organización: proporciona los elementos necesarios para el funcionamiento de la empresa; puede dividirse en material y social. 3. Dirección: pone en marcha la organización. Su objetivo es alcanzar el máximo rendimiento de los empleados, en beneficio de los intereses generales del negocio. 4. Coordinación: armoniza las actividades de una empresa para facilitar el trabajo y los resultados. Sincroniza recursos y actividades en proporciones adecuadas y ajusta los medios a los fines. 5. Control: verifica que todas las etapas marchen de conformidad con el plan trazado, las instrucciones dadas y los principios establecidos. Su objetivo es identificar las debilidades y los errores para rectificarlos y evitar que se repitan.
- 3. 3 Funciones básicas de la Empresa 3 3 3 3 3 Fayol destaca que toda empresa cumple SEIS (06) funciones básicas: Funciones Administrativas Funciones Técnicas Funciones Comerciales Funciones Financieras Funciones de Seguridad Funciones Contables Planear Organizar Dirigir Coordinar Controlar Producción de bienes o servicios de la empresa Compra, venta o el intercambio Búsqueda y gestión de capitales Protección y preservación bienes y personas Inventarios, registros, balances costos y estadísticas Integra las cinco funciones de la dirección. Coordinan y sincronizan funciones de la empresa y están siempre por encima de todas
- 4. 4 ¿Qué es la Administración? 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 Proceso de planificación, organización, dirección y control del trabajo de los miembros de la organización y de usar los recursos disponibles de la organización para alcanzar las metas establecidas. Metas Planificar, Organizar, Dirigir, Controlar
- 5. 5 ¿ Es la Administración Ciencia o Arte ? ES CIENCIA La Administración requiere de conocimientos técnicos, principios y métodos para hacer que se cumplan diversas fases para llegar a la meta. ES ARTE Hay que tener cualidades humanas, talento, habilidad y creatividad. 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5
- 6. 6 LA ADMINISTRACIÓN COMO PROCESO ADMINISTRATIVO 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6
- 7. 7 7 7 7 7 7 7 7 Método sistemático para manejar actividades ¿Qué es un Proceso? Proceso Administrativo
- 8. 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 Fin que pretende alcanzar la organización; con frecuencia, las organizaciones tienen más de una meta; las metas son elementos fundamentales de la Organización. Un elemento básico de toda organización es su META o PROPOSITO. La META puede cambiar, pero SIN UNA META, ninguna organización tendría razón de ser. ¿ Qué es una Meta ?
- 9. 9 … ¿ Qué es una Meta ? 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 Todas las Organizaciones e instituciones educativas tienen un Programa o método para alcanzar las metas; es decir, un PLAN. Sea como fuere, SIN UN PLAN de lo que debe hacer una Organización, NINGUNA PODRÁ SER MUY EFECTIVA
- 10. 10 Planificación 10 10 10 10 10 10 10 “Proceso para establecer metas y un curso de acción adecuado para alcanzarlas” Planificar implica que los administradores piensan con antelación en sus metas y acciones, basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas. Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los procedimientos idóneos para alcanzarlos y son los guías para: 1) Que la organización obtenga y comprometa los recursos que se requieren para alcanzar las metas. 2) Los miembros de la organización desempeñen actividades congruentes con los objetivos y procedimientos elegidos. 3) El avance hacia los objetivos pueda ser controlado y medido de tal manera que, cuando no sea satisfactorio, se puedan tomar las medidas correctivas.
- 11. 11 Organización 11 11 11 11 11 11 11 Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que éstos puedan alcanzar las metas de la organización. También se define como el proceso para comprometer dos o más personas para que trabajen juntas de manera estructurada, con el propósito de alcanzar una meta o una serie de metas específicas.
- 12. 12 Dirección 12 12 12 12 12 12 12 Dirigir implica coordinar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. Proceso para dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organización entera, con respecto a una tarea.
- 13. 13 Control 13 13 13 13 13 13 13 Proceso para asegurar que las actividades reales se ajustan a las actividades planificadas. El gerente debe estar seguro de los actos de los miembros de la organización que, de hecho, la conducen hacia las metas establecidas, la cual entraña los siguientes elementos básicos: 1) Establecer estándares de desempeño. 2) Medir los resultados presentes. 3) Comparar estos resultados con las normas establecidas. 4) Tomar medidas correctivas cuando se detectan desviaciones.
- 14. 14 El Proceso Administrativo en la Práctica 14 14 14 14 14 14 Es más fácil entender un proceso tan complejo como la Administración si se descompone en partes y si se identifican las relaciones básicas entre cada una de ellas. Este tipo de descripciones se llaman MODELOS. ¿Qué es un Modelo? Representación simplificada de las propiedades clave de un objeto, circunstancia o relación; puede ser oral, material o matemática.
- 15. 15 Desempeño Gerencial 15 15 15 15 15 15 15 Medida de la eficiencia y eficacia de un gerente; el grado en que determina o alcanza los objetivos y las metas trazadas
- 16. 16 Desempeño Organizacional 16 16 16 16 16 16 16 Medida de la eficiencia y la eficacia de una organización; grado en que alcanza los objetivos y metas trazadas
- 17. 17 Las tres Habilidades del Administrador 17 EJECUCIÓN DE OPERACIONES HACER Y EJECUTAR Nivel Institucional Nivel Intermedio Nivel Operacional Habilidades Conceptuales (Ideas y conceptos) Habilidades Humanas (Relación Interpersonal) Habilidades Técnicas (Manejo de objetos físicos) ALTA DIRECCIÓN GERENCIA MEDIA SUPERVISIÓN Y OPERARIOS
- 18. 18 … Habilidades de un Administrador Habilidades Técnicas Habilidades Humanas Habilidades Conceptuales Capacidad de aplicar conocimientos o experiencia especializada Capacidad de trabajar con otros, comprenderlos y motivarlos, en lo individual y en grupo Capacidad mental para analizar y diagnosticar situaciones complejas
- 19. 19 Los Diez Roles o Papel del Administrador 19 CATEGORIA ROL ACTIVIDAD Representación Asume deberes ceremoniales y simbólicos, representa la organización, establece relaciones, firma documentos legales. INTERPERSONAL Liderazgo Dirige y motiva a las personas, orienta, capacita, aconseja y se comunica con los subordinados. Vínculos Mantiene redes de comunicación dentro y fuera de la organización, instituye canales formales de comunicación. Vigilancia Elabora y autoriza informes, mantiene contactos personales. INFORMATIVA Difusión Envía información a los miembros de otras organizaciones, envía memoranda e informes, organiza y preside reuniones. Portavoz Transmite información a personas externas mediante conversaciones, informes y memoranda. Emprendedor Inicia proyectos, identifica nuevas ideas, asume riesgos, delega autoridad, comparte responsabilidad con los demás. DECISORIA Resolución de Conflictos Toma medidas correctivas en disputas o crisis, resuelve conflictos, guía al grupo en la crisis y lo orienta en los cambios. Asignación de Recursos Decide la asignación de recursos, propone y establece prioridades. Negociación Representa los intereses de la organización en negociación con sindicatos, en ventas, compras o financiamientos.
- 20. 20 Diez (10) roles o papeles Administrativos 20 PAPELES O ROL INTERPERSONALES Como Interactúa El Administrador - Representación - Liderazgo - Vínculos PAPELES O ROL INFORMATIVOS Como intercambia y procesa información el Administrador - Control - Difusión - Portavoz PAPELES O ROL DECISORIOS Como utiliza la información el Administrador en sus decisiones - Emprender - Solución de conflictos - Asignación de recursos - Negociación
- 21. 21 Competencias perdurables del Administrador 21 CONOCIMIENTO - Saber - Know How, información - Actualización profesional - - Superación constante ACTITUD - Lograr que las cosas sucedan - Comportamiento activo y proactivo - Énfasis en la acción y en lograr que las cosas sucedan - Espíritu emprendendedor y de equipo - Liderazgo y comunicación PERSPECTIVA - Saber hacer - Visión personal de las cosas - Manera práctica de aplicar el conocimiento en la solución de problemas y situaciones
- 22. 22 Competencias Personales del Administrador 22 Habilidades Conceptuales Habilidades Humanas Habilidades Técnicas + ÉXITO PROFESIONAL = Conocimiento (Saber) Actitud (Lograr que las cosas se hagan) Perspectiva (Saber Hacer)
- 23. 23 Eficiencia y Eficacia 23 23 23 23 23 23 23 Uno de los autores mas reconocidos en el campo de la administración es Peter Drucker, quien emite los siguientes conceptos: EFICIENCIA Capacidad de reducir al mínimo los recursos usados para alcanzar los objetivos de la organización. “hacer las cosas bien” “hacer correctamente las cosas” EFICACIA Capacidad para determinar los objetivos apropiados. “hacer lo que se debe hacer” “hacer las cosas correctas”
- 24. 24 Eficiencia 24 24 24 24 24 24 24 La eficiencia es un concepto que se refiere a “insumos- productos”. Un gerente eficiente es el que obtiene productos o resultados, (medidos con relación a los insumos mano de obra, materiales y tiempo) usados para lograrlos. Los gerentes que pueden reducir al mínimo los costos de los recursos que se necesitan para alcanzar metas están actuando eficientemente.
- 25. 25 Eficacia 25 25 25 25 25 25 25 Implica elegir las metas acertadas. Un gerente que elige una meta equivocada - por decir algo, producir autos grandes cuando está creciendo la demanda de autos pequeños – es un gerente ineficaz, aún cuando produzca autos grandes con enorme eficiencia.
- 26. 26 Productividad, Eficacia y Eficiencia Productividad La relación producto – insumos en un período específico con la debida consideración de calidad. Productividad = Productos Insumos Eficacia Cumplimiento de objetivos Eficiencia Logro de las metas con la menor cantidad de recursos.
- 27. 27 ¿Cuál es lo Mejor? Ser Eficiente Ser Eficaz Ser Efectivo
- 28. 28 ¿Qué es lo que deberíamos estar haciendo? ¿Cómo hacer mejor lo que hacemos? ¿Pregunta Principal? Enfoque proactivo (del futuro al presente) Enfoque reactivo (del pasado al presente) Lograr objetivos Resolver problemas Hacer las cosas correctas Hacer las cosas correctamente Énfasis en los resultados Énfasis en los medios Proporcionar eficacia a subordinados Capacitar a los subordinados Obtener resultados Cumplir tareas y obligaciones Crear más valores Ahorrar gastos EFICACIA EFICIENCIA
- 29. 29 HAGO BIEN LO ADECUADO Hago mal lo adecuado Hago bien lo inadecuado HAGO MAL LO INADECUADO ALTA BAJA ALTA BAJA EFICIENCIA (¿CÓMO LO HAGO?) EFICACIA (¿QUÉ HAGO?) Cuidado
- 30. 30 Competitividad Una organización no esta sola en el mercado. Para obtener utilidades la organización tiene que ser competitiva. Para buscar las fuentes de competitividad puede usar el Modelo de la Cadena del Valor de Michael Porter. Ventaja Competitiva Todo aquello que hacemos mejor que nuestra COMPETENCIA.
- 31. 31 “Ningún grado de eficiencia puede compensar la falta de eficacia. Antes de dedicarnos a hacer algo en forma eficiente, tenemos que estar seguros de que hemos encontrado algo acertado para realizar” Peter Drucker
- 32. 32 ¿Dónde hallar Ventajas Competitivas? Administración Recursos Humanos Gestión de la tecnología Compras Operaciones Logística de salida Mktng Ventas Servicio La Cadena de Valor VALOR AÑADIDO Logística de entrada
- 33. ¿Qué es una empresa? • Una empresa es una unidad económico-social, integrada por elementos humanos, materiales y técnicos, que tiene el objetivo de obtener utilidades a través de su participación en el mercado de bienes y servicios. Para esto, hace uso de los factores productivos (trabajo, tierra y capital). • Una empresa es una organización de personas que comparten unos objetivos con el fin de obtener beneficios. • Una empresa es una unidad productiva agrupada y dedicada a desarrollar una actividad económica con ánimo de lucro. En nuestra sociedad, es muy común la creación continua de empresas. • En general, una empresa también se puede definir como una unidad formada por un grupo de personas, bienes materiales y financieros, con el objetivo de producir algo o prestar un servicio que cubra una necesidad y por el que se obtengan beneficios. 33
- 34. Finalidad de la empresa • Una empresa es una organización con fines comerciales y económicos, dedicada a producir bienes y servicios para satisfacer las necesidades del mercado, a cambio de un beneficio económico. • Finalidad económica externa, es la producción de bienes o servicios para satisfacer necesidades de la sociedad. • Finalidad económica interna, es la obtención de un valor agregado para remunerar a los integrantes de la empresa. A unos en forma de utilidades o dividendos y a otros en forma de sueldos, salarios y prestaciones. Esta finalidad incluye la de abrir oportunidades de inversión para inversionistas y de empleo para trabajadores. Se ha discutido mucho si una de estas dos finalidades está por encima de la otra. Ambas son fundamentales, están estrechamente vinculadas y se debe tratar de alcanzarlas simultáneamente. La empresa está para servir a los hombres de afuera (la sociedad) y a los hombres de adentro (sus integrantes). 34
- 35. Finalidad de la empresa • Finalidad social externa, es contribuir al pleno desarrollo de la sociedad, tratando que en su desempeño económico no solamente no se vulneren los valores sociales y personales fundamentales, sino que en lo posible se promuevan. • Finalidad social interna, es contribuir, en el seno de la empresa, al pleno desarrollo de sus integrantes, tratando de no vulnerar valores humanos fundamentales, sino también promoviéndolos 35
- 36. Recursos básicos de la empresa Los recursos de una empresa son todos aquellos factores que proveen a una organización de los medios necesarios para realizar su actividad. Estos factores pueden ser de cualquier tipo: personas, maquinaria, dinero, una tecnología concreta, entre otros. • Tipos • RECURSOS HUMANOS El recurso más importante de toda organización son las personas, ya que son quienes se encargan de controlar el resto de recursos para hacer funcionar el proceso de producción. Por ello, las habilidades de los trabajadores y las relaciones que tienen entre ellos son factores especialmente significativos para el lograr el éxito de todo negocio; no importa qué tipo de empleado sea, ya que todos ellos participan en alguna fase del proceso. Las características principales de los recursos humanos son las siguientes: 36
- 37. Recursos básicos de la empresa • No son propiedad de la empresa La organización puede tener dominio sobre sus materiales, sus máquinas, sus infraestructuras, entre otros; sin embargo, no tiene propiedad sobre las personas. Ellas ofrecen sus habilidades a cambio de una remuneración económica. • Sus habilidades son recursos intangibles Las cualidades de cada persona no pueden ser medidas o pesadas. Solo se ven manifestadas en el desarrollo de sus funciones dentro de la organización, como veremos más adelante. • Cuanto más conocimiento, mejor remunerados Algunos recursos humanos son muy escasos. Por ello, cuanto más complejos sean los conocimientos, mejor han de remunerarse. 37
- 38. Recursos básicos de la empresa • RECURSOS FINANCIEROS DE LA EMPRESA Dicho de forma sencilla, los recursos financieros de una empresa son la capacidad económica que posee en todas sus formas: efectivo, ingresos, gastos, créditos, inversiones, entre otros. Gracias a estos recursos la organización podrá garantizar la puesta en marcha del resto de recursos. Entre sus características principales destacan las siguientes: • Tienen formas diversas Pueden presentarse como efectivo, créditos, bonos, acciones, entre otros. 38
- 39. Recursos básicos de la empresa • Ponen en marcha al resto de recursos Esto lo hacen mediante su adquisición o pago: compra de activos fijos y variables (recursos materiales), pago de salarios (recursos humanos), pagar créditos (recursos financieros), desarrollar nuevas tecnologías (recursos tecnológicos) o mejorar el entorno de trabajo (recursos intangibles). 39
- 40. Recursos básicos de la empresa • RECURSOS MATERIALES Los recursos materiales están formados por todos aquellos bienes tangibles de los que dispone la organización, como maquinaria, inmuebles, vehículos, material de oficina, equipos informáticos, materias primas o el stock del almacén. A continuación se desglosan sus características más destacadas: • Tangibles Esto quiere decir que se pueden ver, tocar o medir. • Pueden formar parte del proceso de creación de otros recursos Esto lo pueden hacer de forma directa (máquinas, equipos informáticos, otros.) o indirecta (terrenos, vehículos, otros). 40
- 41. Recursos básicos de la empresa • Apoyan el proceso productivo Pueden ayudar a que el proceso de producción se genere de la mejor forma posible (como por ejemplo, la función del material de oficina o de combustibles), o incluso pueden ser parte esencial del producto final (por ejemplo, materias primas). • RECURSOS TECNOLÓGICOS La tecnología es una parte muy importante de los recursos de una empresa. Aquí se cuentan los sistemas y procesos que forman parte de la actividad y que sirven para almacenar los recursos intangibles. 41
- 42. Recursos básicos de la empresa Estos podrían ser sistemas de gestión informática, el desarrollo de tecnologías propias, los servicios de telefonía, los servidores de datos o las patentes tecnológicas, entre otros. Las características más relevantes son la siguientes: • – Los recursos tecnológicos almacenan y administran los recursos intangibles. • – Aumentan la efectividad de la organización. • – Los suelen gestionar los departamentos de IT (Tecnologías de la Información). • – Su implantación influye decisivamente en el uso del resto de recursos. • Ejemplos • Entre los ejemplos más relevantes están los famosos CRM o CMS (sistemas de gestión informática), un software propio creado por la empresa (desarrollo de tecnologías propias), o un sistema de gestión de bases de datos (RDBMS). 42
- 43. Recursos básicos de la empresa • RECURSOS INTANGIBLES Si bien algunas veces estos recursos quedan fuera de la clasificación, cada vez se tienen más en cuenta; esto es porque son los recursos que marcan la diferencia entre una empresa mediocre y otra efectiva y exitosa. Como su nombre indica, estos no pueden ser percibidos mediante los sentidos; es decir, no pueden ser tocados, vistos o medidos, lo cual a veces dificulta su gestión. Algunos de estos recursos son los conocimientos de la plantilla, la confianza entre empleados, la imagen de marca, las rutinas que se llevan a cabo en el lugar de trabajo y el trabajo en equipo. Sus características principales son: – No pueden percibirse por los sentidos. – Difíciles de medir y cuantificar 43
- 44. Funciones básicas de una empresa Desde el punto de vista del marketing, la función comercial conecta a la empresa con el mercado y lo hace de la siguiente manera: Conociendo las necesidades existentes en el mercado, bien sea del consumidor final o de otras empresas, según el producto que comercialice Consulta por parte de los estudiantes Funciones básicas de una empresa Cómo se clasifican las empresas Análisis 44
- 45. ¿Qué es la Excelencia? 45 Según el diccionario de la Real Academia señala que la palabra excelencia proviene del latín excellentía y que significa: “ Superior calidad o bondad que hace digno de singular aprecio y estimación algo”. “ Tratamiento de respeto y cortesía que se da a algunas personas por su dignidad o empleo”.
- 46. Excelencia Empresarial 46 Al definir la Excelencia, nos debemos referir a un estado superior o un estado de IDEALES dentro del medio donde se actúa. Asimismo cuando se orienta a las empresas, es la adopción de horizontes, medios, procedimientos y técnicas profesionales para llegar a un estado: "Mayor de Calidad y de un Nivel de Perfección Empresarial" La Excelencia tuvo su gran aparición en la Industria Japonesa y considero que una de las bases fundamentales por las cuales tuvo éxito, es la condición de Identidad cultural y la sólida formación socio - espiritual del trabajador. Calidad Humana y Calidad del Producto se fusionan en todos sus Procesos Productivos hacia una meta Cliente - Mercado; para proyectarle a ese consumidor el estado de excelencia por obtener sus productos o servicios.
- 47. … Excelencia Empresarial 47 Necesariamente que el éxito esta en función de las premisas que se fijen coordinadamente dentro de una organización y que los que la integren o participen en ella, las hagan su Ideología, su Doctrina y su Filosofía en su vida misma y empresarial. Si no se cumple este axioma solo se estará entregando productos terminales sin mística y sentido. El Humano es el Eje de todo éxito, y es él quien se asocia con otros para llegar a un estado con una meta mayor.
- 48. ¿ Es la Calidad, el camino a la Excelencia ? 48 La Calidad es fruto de la inteligencia y no del voluntarismo. No hay Calidad si no hay mediciones. La Excelencia es un blanco móvil, que reúne los requisitos para la satisfacción máxima de todas las partes interesadas.11
- 49. Los Valores de la Excelencia 49 El enfoque en los clientes y en los mercados La responsabilidad social de la organización El liderazgo del equipo de Dirección El aseguramiento de la calidad La mejora continua, la creatividad y la innovación La administración de los procesos El desarrollo y el compromiso del personal Las relaciones con los proveedores e integrantes de la cadena de distribución. La orientación hacia los resultados
- 50. ¿ Podemos establecer un Modelo de Excelencia ? 50 A través de una metodología preventiva podemos establecer un modelo de excelencia orientado a cubrir las expectativas y lograr la satisfacción a largo plazo de: Clientes Accionistas Personal Proveedores Comunidad
- 51. Atributos de una Organización de Excelencia 51 Resultados que satisfacen plena y consistentemente a todos los sectores vinculados a la organización. Sistema de Gestión, que asegura la continuidad de esos resultados a lo largo del tiempo, aplicando los conceptos, metodologías y herramientas de la calidad. Liderazgo, ejercicio con convicción y energía por el equipo de Dirección, comprometido con los valores de la excelencia, transmitidos a todos los niveles de la organización, mediante el ejemplo permanente de su conducta.
- 52. 52 BIBLIOGRAFIA 52 52 52 Administración. 2000. James A. F. Stoner – R. Edward Freeman – Daniel R. Gilbert Jr. 6ta. Edición – Prentice Hall Hispanoamérica. Introducción a la Teoría General de la Administración 2004. Idalberto Chiavenato – Mc Graw Hill. 7ma. Edición. Koontz. 2012. Administración, una perspectiva global y empresarial.