2 anteproyecto de gestion_documental_2010[1]

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“ANALISIS DEL NIVEL CONOCIMIENTO DEL TALENTO HUMANO DE
PROEMPRESAS EN ARCHIVOS DE GESTION DOCUMENTAL”

Edgar Jaimes Arias
Fernando Restrepo
Rodrigo Arias Amarillo

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
TECNOLOGO EN ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
REGIONAL NORTE DE SANTANDER
SAN JOSÉ DE CÚCUTA, 2010

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Elizabeth Botia Gonzalez
Fernando Restrepo
Rodrigo Arias

Proyecto de investigación como requisito para el modulo Análisis de la Información

Director

Juana Carolina Fuentes

Instructora de Administración Documental - SENA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
TECNOLOGO EN ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
REGIONAL NORTE DE SANTANDER
SAN JOSÉ DE CÚCUTA, 2010

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TABLA DE CONTENIDO

Introducción 4

1. Problema 5
1.1 Titulo. 5
1.2 Formulación del Problema 5
1.3 Planteamiento del Problema 5
1.4 Justificación 5
1.5 Objetivos. 6
1.5.1 Objetivo General. 6
1.5.2 Objetivos Específicos. 7
1.6 Alcances y Limitaciones. 7
1.6.1 Alcances 7
1.6.2 Limitaciones 8
2. Marco Referencial 9
2.1 Antecedentes 9
2.2 Marco conceptual 9
2.3 Marco legal. 12
3. Diseño Metodológico. 13
3.1 Tipo de Investigación 13
3.2 Población y Muestra. 13
3.2.1 Población. 13
3.2.2 Muestra. 13
3.3 Instrumentos para la recolección de datos. 14
3.3.1 Fuentes Primarias 14
3.3.2 Fuentes Secundarias. 14
3.4 Presentación y Análisis de la información. 14
4. Recursos. 15
4.1 Recursos Humanos. 15
4.2 Recursos Institucionales. 15
4.3 Recursos Materiales. 15
4.4 Recursos Financieros. 16
4.4.1 Ingresos. 16
4.4.2 Egresos. 16
5. Cronograma de Actividades. 17
Bibliografía

Anexos

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INTRODUCCIÓN

El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, en su objetivo de formar talento
humano en la especialidad de Gestión Documental, altamente competente en sus
funciones profesionales, facilita el desarrollo de proyectos productivos para
garantizar la captación de conocimientos prácticos por parte de aprendices en las
diferentes empresas productivas de la región.

Atendiendo a ese cometido, el presente proyecto propone realizar en las
instalaciones de Corporación Propulsora de empresas del Norte de Santander
PROEMPRESAS “ANALISIS DEL NIVEL CONOCIMIENTO DEL TALENTO
HUMANO DE PROEMPRESAS EN ARCHIVOS DE GESTION DOCUMENTAL”

El presente permite diagnosticar el estado de conocimiento de talento humano de
la Corporación Propulsora de empresas del Norte de Santander PROEMPRESAS
entregando resultado para el planteamiento de la mejora continua de los
trabajadores.

Al interior del proyecto se desglosan las diferentes actividades conducentes a
lograr los objetivos, siguiendo las pautas de metodología básicas de un trabajo
de investigación.

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1. PROBLEMA.

1.1 TITULO


1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cómo impulsar la necesidad de conocimiento en archivos de gestión documental
en la Corporación Propulsora de empresas del Norte de Santander
PROEMPRESAS?

1.3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En la Corporación Propulsora de empresas del Norte de Santander
“PROEMPRESAS”, debido que no poseen el conocimiento indispensable para
organizar la documentación tanto administrativa como histórica en la empresa
para seleccionar o eliminar información sin ningún criterio profesional. Es por ello
indispensable la necesidad urgente de la organización que tienen los documentos
que se generan a través de los procedimientos administrativos realizados
diariamente en las oficinas.

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1.4 JUSTIFICACIÓN

El problema planteado amerita una atención urgente, considerando el bajo grado
conocimiento que el talento humano trabajador de la Corporación Propulsora de
empresas del Norte de Santander posee al respecto de las Normas Técnicas
establecidas por el Archivo general de la Nación, que implica alto riesgo en
deterioro del proceso de calidad en la gestión documental afectando la
productividad y confiabilidad de la Corporación.

Además siendo “PROEMPRESAS”, aliada al Servicio Nacional de Aprendizaje
“SENA” regional Norte de Santander donde se forman técnicos, técnicos
profesionales y tecnólogos en programas de gestión documental por tal motivo,
encontrar estas inconsistencias de conocimiento y aplicación de normas,
demuestran gran debilidad de gestión de los directivos para mantener a sus
trabajadores en la mejora continua buscando la calidad de los procesos
ejecutados en la corporación.

También el tema justifica el enriquecimiento cognoscitivo y práctico de los
autores del proyecto, que en la modalidad de proyecto productivo tendrá la
oportunidad de adquirir experiencia y aplicar los conocimientos adquiridos durante
su tiempo de formación como tecnólogos de gestión documental.

En el desarrollo de la actividad se destaca la integración del SENA -
PROEMPRESAS., donde a través de las respectivas socializaciones se generan
expectativas, las cuales pueden redundar en beneficio de las partes y de la región.

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1.5 OBJETIVOS

1.5.1 Objetivo general. Analizar el estado de conocimientos teóricos y prácticos
del talento Humano de PROEMPRESA frente a las dimensiones éticas,
jurídicas, sociales y administrativas de la gestión documental.

1.5.2 Objetivos especificos:
· Analizar el funcionamiento de interno de la gestión documental de
PROEMPRESAS.
· Recolectar datos de estado de conocimiento del talento humano de
PROEMPRESAS en relación a la gestión documental con la aplicación de
encuesta suministrada y prueba de conocimientos.
· Analizar datos suministrados por la prueba aplicada sobre el estado de
conocimiento del talento humano de PROEMPRESA.
· Socializar a las Directivas, Instructora y aprendices del la tecnología de
Gestión Documental 2010 los resultados obtenidos del estado de
conocimiento de la gestión documental del talento humano de
PROEMPRESAS.
· Sensibilizar la importancia, la normatividad legal vigente, los beneficios
sobre la gestión documental en las empresas al talento humano trabajador
de PROEMPRESAS.

1.6 ALCANCES Y LIMITACIONES

1.6.1 Alcances. Se aspira que al finalizar el análisis y la evaluación del talento
humano frente al conocimiento del Proceso de Gestión Documental de la
Corporación Propulsora de empresas del Norte de Santander

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PROEMPRESAS los directivos de la entidad conozca detalladamente el
grado de conocimiento de los trabajadores frente a las normas, acuerdos,
decretos que rigen la Gestión Documental de las empresas, lo cual generaran
planeación interna de capacitación para el mejoramiento continuo de los
trabajadores de la corporación.

1.6.2 Limitaciones. El proyecto se ejecutara en las instalaciones de la
PROEMPRESAS ubicada en el barrio Quinta Oriental del municipio San
José de Cúcuta, en el tiempo correspondiente a un semestre académico y
en los horarios acordados entre el autor y el funcionario representante de
la Corporación.

Un factor limitante es la falta de tiempo de los trabajadores de la
corporación pues por ser talento humano lideres en EMPRENDIMIENTO
regional son personas que están en constante desplazamiento para
apoyar los proyectos productivos de nuestro departamento Norte de
Santander lo cual ahí que acordar con las directivas de la corporación para
obtener resultados reales del estado de conocimiento en la gestión
documental.

2. MARCO REFERENCIAL.

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2.1 ANTECEDENTES

2.2 MARCO TEORICO

2.3 MARCO CONCEPTUAL

· COMUNICACIÓN: Documento informativo de interés público para
determinada comunidad.

· DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. Abarca tanto la
información contenida en el documento en si, como las diferentes formas que
estos podrían tener tales como los documentos escritos, los discos duros de
computador, disquetes, CD, cintas de video, audio y afiches, entre otros.

· OFICIO: Documento externo de carácter oficial. Escrito utilizado para
establecer comunicación con entidades externas. Internamente pueden
sustentar certificaciones y otras formalizaciones de carácter específico de
interés interno o externo.

· ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública
o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel
orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que
los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

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· ARCHIVO DE GESTIÓN: Comprende la documentación producida y recibida
por las dependencias de la Administración Central para dar respuesta a la
solución de asuntos, someterla a continua utilización y consulta por las
oficinas productoras o quien la solicite.

· ÁREA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS: Es la oficina que se encarga de
recoger, recibir, radicar, registrar, distribuir, conservar y recuperar todos los
documentos que se generan en las instituciones o que llegan a ellas y ponerla
en manos de los interesados.

· RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Consiste en recibir y revisar las
comunicaciones legales que llegan, procedentes de las dependencias,
apartados, oficinas de correo, fax y la que es entregada directamente. Debe
constatarse que cumpla con las normas ICONTEC para lo interno, así como
requisitos de firma, anexos, número exacto de copias.

Si es externo deberá verificarse que el destinatario pertenezca en efecto a la
institución, se debe marcar la guía externa con nombre del receptor y sello
institucional.

· RADICACIÓN DE DOCUMENTOS: Se basa en revisar el número consecutivo
oficial asignado en cada dependencia a las comunicaciones internas con el fin
de evitar saltos y repeticiones. Para las comunicaciones externas consiste en
situar en el extremo superior derecho el respectivo rótulo con número y fecha
de recibido según el grupo, con el orden de llegada, los códigos de serie y de
la dependencia a la cual va dirigida la comunicación.

· REGISTRO DE DOCUMENTOS: Es la anotación de los aspectos relevantes
de la comunicación en la base de datos: remitente, destinatario, fecha de
elaboración, número de radicación, serie documental, relación de copias y

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anexos, el resumen del documento y el análisis para verificación de la correcta
asignación de la serie documental. Los documentos deben ser registrados
para obtener seguridad del trámite cuando sea requerido, para facilitar su
recuperación y para dejar constancia de la entrega.

· CORREO INTERNO: Consiste en distribuir las comunicaciones recibidas y
radicadas entre las dependencias a través del servicio interno de mensajería y
dentro de las bolsas de reparto de cada dependencia. Generalmente el correo
interno se realiza con los mismos recorridos de recolección de documentos
mediante un intercambio de bolsas que permite poner los nuevos documentos
producidos en Gestión de Documentos para su recepción.

2.4 MARCO LEGAL

· La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece
que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total,
comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la
consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los
documentos. Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión
documental, se determinan los siguientes procesos que estarán
interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de
correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de
Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico):
1. Producción, 2. Recepción, 3. Distribución, 4. Trámite, 5. Organización,6.
Consulta, 7. Conservación, y 8. Disposición final de documentos.

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· Norma Técnica Colombiana 3393. En la Generación de Documentos de las
instituciones en cumplimiento de sus funciones la NORMA TECNICA
COLOMBIANA 3393 “Elaboración de Documentos Comerciales”.

· Acuerdo Archivo General de la Nación 060 del 2001(Artículos 3, 5, 8, 10,
11 y 12). En la recepción de documentos como lo estipula los Artículos 3, 5,
8, 10, 11 y 12 del Acuerdo Archivo General de la Nación 060 del 2001 se
debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean
competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el
propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

· Decreto 2150 de 1995. En el artículo 25 establece la “Utilización del correo
para el envío de información” En la debida distribución de los documentos se
debe garantizar que lleguen a su destinatario.

· Acuerdo Archivo General de la Nación 060 del 2001(artículos 3,6 y 8). En
desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de
documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran
sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad
existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos
establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones estipuladas en
los artículos 3,6 y 8 del acuerdo 060 del Archivo General de la Nación “Envío
y control del trámite de las comunicaciones, numeración de actos
administrativos”.

3. DISEÑO METODOLOGICO.

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3.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN

El proyecto se considera de carácter descriptivo pues su finalidad consiste en
caracterizar una situación específica donde se evalúan los conocimientos que
posee el talento humano sobre la gestión documental en las empresas. En el
tema de estudio implica análisis y evaluación lo cual determinara el nivel de
conocimiento sobre aspectos de la gestión documental.

3.2 POBLACIÓN Y MUESTRA

3.2.1 POBLACIÓN. Para los términos de la población del proyecto se tomara
el número total de trabajadores de la Corporación Propulsora de empresas del
Norte de Santander PROEMPRESAS

3.2.2 MUESTRA. Para efectos de la muestra debido a tener una población
aparentemente pequeña se tomara el 20% ( el veinte por ciento ) de la
población registrada en la planta física y citado el 20% se aplicará de manera
aleatoria

3.3 INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN. Se trabaja con fuentes primarias y
secundarias propias de la Corporación Propulsora de empresas del Norte de
Santander PROEMPRESAS

3.3.1 Fuentes Primarias

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· Prueba de conocimientos aplicada al personal seleccionado
· Entrevista al personal del programa.

3.3.2 Fuentes Secundarias.
· Análisis de trabajos relacionados con la gestión documental.

3.4 PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACION

La información obtenida, permitirá organizar los aspectos críticos del proyecto, los
cuales serán socializados con los funcionarios del SENA, aprendices de gestión
documental del periodo 2010, así como los avances respectivos con las
autoridades legales de la Corporación Propulsora de empresas del Norte de
Santander PROEMPRESAS.

Como resultado de las diferentes retroalimentaciones y los aspectos cognitivos
adquiridos en el desarrollo de la carrera tecnólogo en gestión documental,
además del uso de herramientas tecnológicas, se genera el procesamiento de la
información captada y se elaboraran los diferentes cuadro, diagramas y gráficas
pertinentes, que sean soportes para el proyecto.

Se espera el aporte fundamental del talento humano que el SENA y de la
Corporación Propulsora de empresas del Norte de Santander PROEMPRESAS
designados como asesores y directores, para garantizar la calidad final del
proyecto.

4. RECURSOS

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4.1 RECURSOS HUMANOS

Autores

Elizabeth Botia Gonzalez

Fernando Restrepo

Rodrigo Arias

Director

Juana Carolina Fuentes

Instructora de Gestión Documental - SENA

4.2 RECURSOS INSTITUCIONALES
· Biblioteca del SENA Regional Norte de Santander.
· Instalaciones del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA).
· Biblioteca SENA.
· Corporación Propulsora de empresas del Norte de Santander
PROEMPRESAS.

4.3 RECURSOS MATERIALES
· Computador.
· Video Beam
· Cámara Digital.
· Normas Legales Vigentes de Gestión Documental.

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· Otros.

4.4 RECURSOS FINANCIEROS.

4.4.1 Ingresos
· La Corporación Propulsora de empresas del Norte de Santander
PROEMPRESAS. aportara y facilitara los recursos logísticos necesarios
para el desarrollo del proyecto.
· Aportes de los autores 600.000 seiscientos mil pesos.

4.4.2 Egresos

· Impresiones 20.000
· Fotocopias 50.000
· Encuadernación. 80.000
· Transporte. 60.000
· Refrigerio. 30.000
· Digitación. 100.000
· Internet 50.000
· Otros gatos. 200.000

TOTAL DE EGRESOS 590.000

5. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

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· Inducción en la empresa, relación con el personal profesional de la empresa
a cargo de la dirección del proyecto.

· Análisis de documentos secundarios.

· Recolección y análisis de datos de información de la entrevista aplicada al
talento humano de la Corporación Propulsora de empresas del Norte de
Santander PROEMPRESAS

· Aplicación de Prueba de Conocimientos al talento humano de la
PROEMPRESAS

· Análisis, organización y clasificación de la información obtenida en el
desarrollo del proyecto.

· Socialización de resultados e informe de avances en la evolución del
proyecto ante directivas de empresa y la universidad.

· Sensibilización

· Elaboración revisión y finalización del informe de ejecución.

· Sustentación del proyecto.

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SEPTIEMBRE OCTUBRE

N° ACTIDIDAD 1 2 3 4 5
SEMANA SEMANA SEMANA SEMANA SEMANA
(20-27) (27-30) ( 1-8) (11-15) (19-22)
Inducción en la empresa,
relación con el personal
1 profesional de la empresa a
cargo de la dirección del
proyecto.
2 Análisis de documentos
secundarios
Recolección y análisis de
datos de información de la
entrevista aplicada al talento
3 humano de la Corporación
Propulsora de empresas del
Norte de Santander
PROEMPRESAS
Aplicación de Prueba de
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Conocimientos al talento

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Análisis, organización y
clasificación de la información
5 obtenida en el desarrollo del
proyecto.
Socialización de resultados e
informe de avances en la
6 evolución del proyecto ante
directivas de empresa y la
universidad.
Sensibilización
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Elaboración revisión y
8
finalización del informe de
9 Sustentación del proyecto.

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BIBLIOGRAFÍA

OBRA: CARTILLA PARA ELABORACION DE PROYECTOS

AUTOR: GERARDO RAYNAD DELAVA

EDITORIAL PACHE

N° DE PÁGINAS: 75

FECHA: 1996

OBRA: FUNDAMENTOS DE INVESTIGACION

AUTOR: PHILISP KLOTLER GARY ARRIS

EDITORIAL: PRENTICE HALL HISPANOAMERICANO

N° DE PÁGINAS: 654

FECHA: 1991

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