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INTEGRANTES

EDGAR JAIMES ARIAS
RODRIGO ARIAS AMARILLO
FERNANDO RESTREPO MUÑOZ

TITULO DEL CARGO:
AUXILIAR DE ARCHIVO

DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES
OBJETIVO GENERAL

Resguardar documentos, expedientes y demás información de interés para la Institución,
ejecutando actividades de recepción, archivo y custodia de documentos, en una unidad de
archivo, a fin de mantener información organizada a disposición de la institución.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

· Identifica las carpetas donde va a ser archivado el material.

· Recibe el material para archivar.

· Suministra expedientes y/o documentos a las diferentes unidades, según la normativa
vigente.

· Archiva en los expedientes y/o carpetas correspondientes los documentos recibidos.

· Recibe las transferencias documentales y alimenta los inventarios únicos de

Documentos.

· Lleva el control de préstamos de expedientes y/o documentos.

· Prepara los índices y rótulos de identificación del contenido de las carpetas.

· Recibe el material desincorporado del archivo activo y de otras dependencias de la
dirección o coordinación.

· Desincorpora de acuerdo con las normas establecidas, documentos y expedientes activos
y los incorpora al archivo de inactivos.

· Proporciona información del material archivado, según las normas establecidas.

· Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos
por la organización.

· Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

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· Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

· Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

1. ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN:

· RESPONSABILIDAD:
MATERIALES:
Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad
directa.

· INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:
Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad medio.

· TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y/o experiencias anteriores para
la ejecución normal del trabajo, a nivel operativo.

· SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión específica de manera directa y constante y no ejerce
supervisión.

· RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:

RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con las unidades de la dependencia, estudiantes,
profesores y funcionarios de la Institución, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al área,
exigiéndose para ello una buena habilidad para obtener cooperación.

RELACIONES EXTERNAS:
El cargo mantiene relaciones frecuentes con el público en general, a fin de apoyar y/o ejecutar lo
relativo al área, exigiéndose para ello una buena habilidad para obtener cooperación.

2. CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:

· AMBIENTE DE TRABAJO:
El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y mantiene contacto con
agentes contaminantes, tales como polvo.

· RIESGO:
El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.

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· ESFUERZO:
El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión manual y visual bajo

3. PERFIL DEL CARGO:
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:

A) EDUCACIÓN:
Bachiller, más curso de archivo de seis (6) meses de duración.

· EXPERIENCIA:
Un (1) año de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de archivo y de
oficina.

B) EDUCACIÓN:
Educación Básica, más curso de archivo de seis (6) meses de duración.

· EXPERIENCIA:
Cinco (5) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de archivo y
oficina.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:

· CONOCIMIENTOS EN:
Técnicas y procedimientos de archivo.
Técnicas y procedimientos de oficina.
Mecanografía.

· HABILIDAD PARA:
Tratar en forma cortés y efectiva con funcionarios y público en general.
Seguir instrucciones orales y escritas.
Clasificar documentos, expedientes y otros.

· DESTREZAS EN:
Ordenar documentos, expedientes, carpetas y otros.
El manejo de archivo.

ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
Archivo.
Atención al público.
Relaciones humanas.
Entrenamiento en el sistema de su unidad.

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TITULO DEL CARGO:
TECNICO EN ARCHIVO

OBJETIVO GENERAL

Resguardar documentos, expedientes y demás información, organizando y ejecutando actividades
de clasificación, codificación y custodia de documentos, a fin de mantener información actualizada
y organizada a disposición de la organización.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

· Coordina y controla la recepción de la documentación.

· Identifica las carpetas donde va a ser archivado el material.

· Recibe material para archivar.

· Clasifica el material para archivar.

· Codifica el material para archivar, de acuerdo al código establecido.

· Suministra expedientes y/o documentos a las diferentes unidades, según la normativa
vigente.

· Efectúa la lectura de los documentos a archivar.

· Archiva en los expedientes correspondientes los documentos recibidos.

· Ubica las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores.

· Retira e incorpora expedientes, carpetas con documentos u otros en los archivadores.

· Realiza inventarios de archivos, para la evacuación de expedientes de inactivos y
documentos que han caducado.

· Vela por la conservación, restauración y mantenimiento de la documentación.

· Participa en el diseño y ejecución de instrumentos técnicos.

· Lleva el control de préstamos de expedientes y/o documentos.

· Revisa los controles de préstamos para verificar la fecha de vencimiento.

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· Proporciona información del material archivado, según las normas establecidas.

· Actualiza el Thesauro en términos claves.

· Planifica, coordina, supervisa y controla las actividades de los auxiliares de archivo
adscritos a la unidad.

· Vela por el cumplimiento de los reglamentos, normas y procedimientos de la unidad.

· Atiende y resuelve problemas que se presentan en el archivo.

· Opera un microcomputador para accesar información.

· Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos
por la organización.

· Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

· Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

· Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

1. ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN:

· RESPONSABILIDAD:
MATERIALES:
Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad
directa y maneja periódicamente equipos y materiales medianamente complejos, siendo
su responsabilidad indirecta.

· INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:
Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad medio.

· TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en políticas específicas, en procedimientos definidos
para lograr objetivos específicos, mejorar métodos o establecer técnicas y estándares, a
nivel operativo.

· SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión específica de manera directa y periódica y ejerce una
supervisión específica de manera directa y constante.

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· RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:

RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con las diferentes unidades de la dependencia,
estudiantes, profesores, funcionarios de la Institución y auxiliares de archivo, a fin de ejecutar y/o
controlar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.

RELACIONES EXTERNAS:
El cargo mantiene relaciones frecuentes con público en general, a fin de ejecutar lo relativo al
área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.

2. CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGOS DE TRABAJO:
AMBIENTE DE TRABAJO:
El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y mantiene contacto con agentes
contaminantes, tales como: polvo.

RIESGO:
El cargo está sometido a enfermedad con una magnitud de riesgo leve, con posibilidad de
ocurrencia media.

ESFUERZO:
El cargo exige un esfuerzo de estar sentado/parado constantemente y caminando periódicamente,
y requiere de un grado de precisión manual bajo y un grado de precisión visual medio.

3. PERFIL DEL CARGO:

EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:
A) EDUCACIÓN:
Técnico en archivos

.

· EXPERIENCIA:
Un (1) año de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de archivo.

B) EDUCACIÓN:
Bachiller, más curso completo de archivo de seis (6) meses de duración.

· EXPERIENCIA:
Seis (6) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de archivo.

· CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:
CONOCIMIENTOS EN:

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Técnicas, procedimientos y sistemas de archivo.
Procedimientos de oficina.
Digitalización de textos o informática básica.

· HABILIDAD PARA:
Tratar en forma cortesa y efectiva con funcionarios y público en general.
Dar instrucciones en forma clara y precisa.
Redactar informes sencillos de oficina.
Supervisar personal.
Seguir instrucciones orales y escritas.

· DESTREZAS EN:
Clasificación y ordenación de material a archivar.
Manejo de archivo y kárdex.

· ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
Técnicas actualizadas de archivo.
Archivo computarizado.
Relaciones humanas y atención al público.
Técnicas de supervisión y control.

TITULO DEL CARGO
PROFESIONAL EN GESTION DOCUMENTAL Y BIBLIOTECOLOGIA


· Analizar, procesar y suministrar información manual y automatizada.

· Administrar Unidades de Información.

· Impulsar el desarrollo de los archivos, mediante la organización técnica y la implementación de servicios que
faciliten el acceso a los documentos que lo conforman, de acuerdo con la Ley General de Archivos u otras de

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carácter internacional.

· Aplicar las normas legales y archivísticas en su desempeño profesional.

· Implementar los Sistemas de Información manuales y automatizados para optimizar el acceso,
almacenamiento, recuperación, uso y distribución de la información.

· Utilizar las Nuevas Tecnologías de la Información y de la Comunicación para optimizar el acceso,
almacenamiento, recuperación, uso y distribución de la información.

· Contribuir a la democratización del acceso a la información y a la documentación.

· Realizar investigaciones sobre organización, administración, procesamiento, diseminación, acceso,
almacenamiento, recuperación, distribución, tendencias y necesidades de información.

· Promover e incentivar la lectura.

· Orientar a los usuarios en el uso de los recursos de las Unidades de Información.

Perfil Ocupacional

El profesional podrá desempeñarse como:

· Directivo: en la formulación de políticas de conducción y acción; manejo de la unidad de información;
control de recursos y la evaluación de los resultados conforme a las políticas de la institución de la cual haga
parte.

· Planificador y administrador: procesando, analizando y preparando la información requerida por los

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usuarios o clientes de su unidad de información.

· Asesor o consultor: en empresas o instituciones educativas, difundiendo la información, propendiendo por
la diseminación adecuada de las fuentes disponibles de información.

· Profesional independiente: Utilizando los nuevos espacios que ofrece el mercadeo, haciendo de su
profesión una oportunidad de realizarse como empresario en productos y servicios de la información que
sean útiles para la sociedad.

Teniendo en cuenta los anteriores perfiles, el profesional podrá desempeñarse en:

· Archivos públicos, privados, históricos y administrativos.

· Bibliotecas públicas y privadas, universitarias, escolares, especializadas, infantiles y para usuarios.

· Casa de la Cultura, Centros de Documentación, Hemerotecas, Plano tecas, Ludotecas, Redes de Unidades de
Información, Sistemas y programas nacionales e internacionales de información, Empresas comerciales de
producción o comercialización de servicios de información y base de datos, Empresas propias.

DE FORMACIÓN TECNÓLOGO

JUSTIFICACION

La Red de Gestión Administrativa y Servicios Financieros, presenta el programa de formación “Administración
Documental”, que tiene por objeto brindar los lineamientos técnicos, tecnológicos en una amplia gama de
actividades laborales de tipo administrativo, complejas que se desarrollan en contextos cambiantes y
frecuentemente tienen implicaciones sobre el trabajo de otros.

De igual manera, este programa orienta los lineamientos técnicos-tecnológicos y de formación a los docentes para
que aborden el Proceso de Formación Profesional Integral de los Aprendices, con unidad de criterio aplicando las
Tecnologías de la Información y la Comunicación y las competencias planteadas en el programa de formación.

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Este Programa de Formación corresponde al nivel de cualificación B: Las funciones de las ocupaciones de este nivel
son por lo general muy variadas, demandan responsabilidad de supervisión, un apreciable grado de autonomía y
juicio evaluativo; se requiere generalmente de estudios tecnológicos.

PERFIL TECNÓLOGO

Requisitos Académicos:

• Formación Profesional en áreas de Administración, Sociología o Psicología,

.Informática avanzada y nuevas tecnologías.

Experiencia Laboral:

• Experiencia laboral relacionada con el sector productivo no menor a dos años.

Competencias:

• Conocimientos en competencias laborales y comportamentales, procesos y procedimientos en las
organizaciones, preferiblemente con especialización en gerencia del talento humano.

• Dominio en lenguaje profesional, oral y escrito.

• Trabajo en equipo.

• Manejo de tecnologías de la información y la comunicación.

• Formulación, ejecución y evaluación de proyectos.

COMPETENCIAS A DESARROLLAR:

· Procesar la información de acuerdo con las necesidades de la organización.

· Facilitar el servicio a los clientes internos y externos de acuerdo con las políticas de la organización.

· Producir los documentos que se origen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la
legislación vigente.

· Tramitar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con la política
institucional.

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· Organizar los documentos de archivo de acuerdo con su ciclo de vida, la normatividad vigente y las
condiciones institucionales.

· Dirigir el talento humano según necesidades de la organización.

· Generar propuestas de mejoramiento del ambiente organizacional de acuerdo con la función de la
unidad administrativa.

· Transferir los documentos de archivo de acuerdo con los programas institucionales.

· Administrar tecnologías de información como apoyo al sistema integrado de conservación de los
documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y la tecnología disponible.

· Controlar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con las necesidades
institucionales.

· Promover la interacción idónea consigo mismo, con los demás y con la naturaleza en los contextos
laboral y social.

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