Las cuentas
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Este documento describe los conceptos básicos de las cuentas contables y la partida doble. Explica que las cuentas se utilizan para registrar los movimientos y operaciones de una empresa de manera más específica que las masas patrimoniales. También describe cómo las cuentas se clasifican y cómo funcionan los asientos contables, requiriendo al menos una cuenta débito y una cuenta crédito para cada transacción.
Las cuentas
- 2. .2 LA CUENTA. Como instrumento contable La contabilidad recoge los movimientos y operaciones que se realizan en la empresa. Registra cada uno de ellos para su posterior síntesis y análisis. E x i s t e n u n a s e r i e d e m a s a s patrimoniales que recogen de manera homogénea cada grupo de elementos patrimoniales.
- 3. .2 LA CUENTA. Como instrumento contable Para registrar los movimientos y operaciones que la empresa realiza no sería operativo utilizar, para su registro las referidas masas patrimoniales, puesto que la información que nos aporta no es muy concreta. En su lugar, la contabilidad utiliza para ello las cuentas.
- 4. .2 LA CUENTA. Como instrumento contable Las cuentas se integran en las correspondientes masas patrimoniales y representan elementos de la misma. (V.gr. caja, bancos, proveedores, clientes, mercaderías, maquinaria, deudas a largo plazo, capital, reservas, etc.), son ejemplos de cuentas, mucho más concretas que si utilizáramos las correspondientes masas patrimoniales en las que están integradas.
- 5. .2 LA CUENTA. Como instrumento contable Las cuentas recogen todos los movimientos que se producen en los diversos elementos. Cada cuenta refleja un elemento patrimonial.
- 6. .2 LA CUENTA. Como instrumento contable Hemos mencionado que cada cuenta se agrupa en una masa patrimonial determinada dentro del balance. En la misma se producen movimientos cuyo valor se registra como de entrada y/ o de salida, y esto es precisamente lo que recoge la cuenta. Así, por ejemplo, sabemos que la cuenta “Caja” pertenece a la masa patrimonial de “Efectivo” dentro del Activo Corriente.
- 7. .2 LA CUENTA. Como instrumento contable Pero podemos cobrar dinero en efectivo que quedará registrado como una entrada en la cuenta Caja y también podemos pagar dinero por caja, registrando, en este caso una salida de efectivo. Estos cobros y pagos son el movimiento de la cuenta “Caja”
- 8. .2 LA CUENTA. Como instrumento contable En un balance hablamos de ACTIVO y PASIVO, pero en el movimiento de una cuenta hablaremos del DEBE y del HABER,. Por ejemplo, la cuenta “Clientes” es de ACTIVO, pero tendrá movimientos en el DEBE y movimientos en el HABER.
- 9. .2 LA CUENTA. Como instrumento contable Esto nos lleva al concepto de LIBRO MAYOR. En este libro se recogen todas las cuentas con sus movimientos. El saldo de cada cuenta se obtiene en el libro mayor por la diferencia entre los movimientos del DEBE y los del HABER.
- 10. .2 LA CUENTA. CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS Las cuentas del Activo, representan los bienes y/o derechos de la empresa, mientras que las cuentas de pasivo representa las obligaciones contraídas con terceros a quienes habrá que pagar un determinado valor, y las cuentas del patrimonio neto representas entre otros el capital aportado a la sociedad por los socios, los beneficios no repartidos, las perdidas, etc.
- 11. .2 LA CUENTA. CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS Como consecuencia de las distintas actividades que realiza la empresa, se deberá reflejar “hechos económicos” para lo que necesitamos, además de las cuentas patrimoniales, de otras cuentas derivadas de la gestión de la empresa, que representen gastos e ingresos, y por diferencias de los saldos entre unas y otras, obtendremos el resultado (beneficios/pérdidas) que se produce en un ejercicio económico (habitualmente un año natural).
- 12. .2 LA CUENTA. CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS Por tanto, podemos decir que las cuentas se clasifican en: ü Cuentas de ACTIVO ü Cuentas de PASIVO ü Cuentas de GASTOS ü Cuentas de INGRESOS PATRIMONIALES GESTION
- 13. .2 LA CUENTA. CONVENIOS DE FUNCIONAMIENTO Los movimientos de las cuentas se reflejan en el libro mayor. En este libro se diferencia el DEBE y el HABER, y se puede representar como sigue: Nombre de la cuenta DEBE HABER
- 14. .2 LA CUENTA. CONVENIOS DE FUNCIONAMIENTO Podemos fácilmente imaginarnos que esta figura representa un libro abierto en el que a la página de la izquierda se le llama DEBE, y a la página de la derecha se le llama HABER. Hemos comentado anteriormente que el saldo de una cuenta es la diferencia entre el debe y el haber. Toda cuenta de activo (bienes o derechos) tiene saldo al debe (deudor), y toda cuenta de pasivo (obligaciones) tiene saldo al haber (acreedor).
- 15. .2 LA CUENTA. CONVENIOS DE FUNCIONAMIENTO La anotación de un nuevo hecho económico en el que interviene una determinada cuenta, y esta es una cuenta de activo si supone un aumento de su saldo, se anota en el debe, y pero si disminuye, se anotará en el haber. Ejemplo se adquiere una máquina por valor de 2.000. Pues el saldo de la cuenta “Máquina”, aumentará en 2.000 y dicha cuenta registrará un movimiento, cuya anotación figurará en el DEBE por importe de 2.000 quedando registrado en el Libro Mayor
- 16. .2 LA CUENTA. CONVENIOS DE FUNCIONAMIENTO A su vez, si una cuenta de pasivo aumentara, su saldo, su moviente quedará anotado en el haber, pero si el movimiento supusiera una disminución del saldo el movimiento quedaría registrado en el debe. Por ejemplo, la cuenta Caja, que representa el dinero en efectivo que dispone la empresa, tendrá un saldo inicial en el DEBE porque es de Activo.
- 17. .2 LA CUENTA. CONVENIOS DE FUNCIONAMIENTO Si pagamos por Caja, como representa una salida (una disminución) anotaremos esa cantidad en el HABER, pero si cobramos por Caja (como supone un aumento) se anotará esa cantidad en el DEBE. Supongamos que tenemos 5.000,00 € en Caja como saldo inicial. Pagamos 500,00 € en una operación y cobramos 1.000,00 € en otra. Lo anotaremos en su libro mayor de la siguiente forma:
- 18. .2 LA CUENTA. CONVENIOS DE FUNCIONAMIENTO CAJADEBE HABER 5.000,00 1.000,00 500,00 SALDO DEUDOR = 5.500,00
- 19. .2 LA CUENTA. CONVENIOS DE FUNCIONAMIENTO El mismo funcionamiento tendrá cualquier otra cuenta de ACTIVO. De la misma forma, la cuenta Proveedores, que refleja las deudas a los suministradores de mercancías, tendrá un saldo inicial en el HABER porque es una cuenta de Pasivo.
- 20. .2 LA CUENTA. CONVENIOS DE FUNCIONAMIENTO Cada vez que pagamos a un Proveedor, como la obligación contraída con ese proveedor disminuye, ya que le debemos menos, luego, el importe pagado quedará registrado en el DEBE (como vemos, en el lado contrario a su lugar “natural”) y cuando contraemos una nueva obligación con un proveedor, el importe de la nueva obligación, quedaría registrada en una nueva anotación en el HABER lo que supondría un aumento del saldo de la deuda contraída con ese proveedor.
- 21. .2 LA CUENTA. CONVENIOS DE FUNCIONAMIENTO Supongamos que debemos inicialmente 5.000,00 € a un proveedor. Le pagamos 3.000,00 en una operación y en otra le debemos otra factura de 800,00 €. Las anotaciones en su libro mayor serán las siguientes: PROVEEDORESDEBE HABER 3.000,00 5.000,00 800,00 SALDO ACREEDOR = 2.800
- 22. .2 LA CUENTA. CONVENIOS DE FUNCIONAMIENTO El mismo funcionamiento tendrá cualquier otra cuenta de PASIVO. Y por último, toda cuenta de GASTO se anota siempre en el DEBE y toda cuenta de INGRESO se anota siempre en el HABER. DEBE HABER GASTO INGRESO
- 23. .2 LA CUENTA. TECNICISMOS DE LAS CUENTAS Se denomina CARGAR una cuenta cuando se anota en el debe de la misma. Se denomina ABONAR una cuenta cuando se anota en el haber. Las cuentas deudoras son las que tienen saldo deudor (total del Debe mayor que el total del Haber). Las cuentas acreedoras son las que tienen saldo acreedor (total del Haber mayor que el total del Debe).
- 24. .2 LA CUENTA. TECNICISMOS DE LAS CUENTAS Una cuenta de ACTIVO aumenta cuando se carga, o sea, cuando se produce en la misma un movimiento en el DEBE. Una cuenta de PASIVO aumenta cuando se abona, o sea, cuando se produce en la misma un movimiento en el HABER.
- 25. .2 LA CUENTA. LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Los libros de contabilidad son los siguientes: Libro diario: en él se reflejan mediante lo que se llaman asientos contables todos los hechos económicos que se producen en la empresa. Libro mayor: recoge los movimientos de todas las cuentas utilizadas por la empresa.
- 26. .2 LA CUENTA. LOS LIBROS DE CONTABILIDAD L i b r o d e I n v e n t a r i o s y C u e n t a s A n u a l e s : e s t á n r e p r e s e n t a d o s p o r e l B a l a n c e , l a C u e n t a d e P é r d i d a s y G a n a n c i a s ( e n l a q u e s e a n a l i z a e l b e n e f i c i o o l a p é r d i d a a c a e c i d o d u r a n t e u n e j e r c i c i o e c o n ó m i c o ) , E s t a d o d e c a m b i o s e n e l p a t r i m o n i o n e t o y l a M e m o r i a .
- 27. .2 LA CUENTA. LA PARTIDA DOBLE: LOS ASIENTOS CONTABLES La partida doble se fundamenta en el movimiento de las cuentas. Como hemos visto, en el libro MAYOR se recogen los movimientos individuales de cada una de las cuentas. Pero si nos fijamos, cuando se mueve una cuenta, siempre se moverá, al menos, otra cuenta, y siempre en sentido contrario. O sea, cuando una cuenta se mueve al DEBE, siempre existirá al menos otra cuenta que se moverá al HABER.
- 28. .2 LA CUENTA. LA PARTIDA DOBLE: LOS ASIENTOS CONTABLES Por tanto, si pretendemos contabilizar una operación contable, utilizaremos el libro DIARIO para reflejar estas operaciones. En este libro se escriben en forma de ASIENTOS las operaciones de la empresa. Dado que siempre habrá, por los menos, una cuenta en el DEBE y otra, o más, en el HABER, los asientos contables presentarán la siguiente estructura: Importe CUENTA DEL DEBE a CUENTA DEL HABER Importe
- 29. .2 LA CUENTA. LA PARTIDA DOBLE: LOS ASIENTOS CONTABLES Por ejemplo, pagamos 2.000,00 € a un Proveedor a través de Caja: 2.000,00 Proveedores a Caja 2.000,00 Como Proveedores es de Pasivo, al pagarle disminuimos nuestra deuda, con lo que se anota en el Debe. Caja es de Activo y al pagar disminuimos nuestro dinero en efectivo, con lo que anotamos en el Haber.
- 30. .2 LA CUENTA. LA PARTIDA DOBLE: LOS ASIENTOS CONTABLES Una empresa nos informa de los saldos de sus cuentas, que son los siguientes: Caja, 3.000,00 Clientes, 2.000,00 Capital Social, 14.000,00 Proveedores, 5.000,00 Maquinaria, 12.000,00 Mercaderías, 2.000,00 Ha realizado las siguientes operaciones: 1. Paga a proveedores desde caja, 1.500,00 € 2. Cobra a clientes por caja, 1.000,00 €
- 31. .2 LA CUENTA. LA PARTIDA DOBLE: LOS ASIENTOS CONTABLES Se pide organizar el Balance inicial de la empresa, confeccionar los libros mayor de todas las cuentas y realizar los asientos contables. Con los saldos finales del libro mayor, confeccionad un nuevo Balance.
- 32. .2 LA CUENTA. LA PARTIDA DOBLE: LOS ASIENTOS CONTABLES Solución: El ejercicio nos pide cumplimentar tres libros: balances, libro mayor y diario. Vamos a hacerlo por separado: ACTIVO 12.000,00 Maquinaria 2.000,00 Mercaderías 2.000,00 Clientes 3.000,00 Caja PN y PASIVO Capital Social 14.000,00 Proveedores 5.000,00 Balance Inicial
- 33. .2 LA CUENTA. LA PARTIDA DOBLE: LOS ASIENTOS CONTABLES Solución: Libro Diario En él anotaremos las operaciones realizadas, puntos 1 y 2 del ejercicio. 1.500,00 Proveedores a Caja 1.500,00 1.000,00 Caja a Clientes 1.000,00
- 34. .2 LA CUENTA. LA PARTIDA DOBLE: LOS ASIENTOS CONTABLES Solución: Libro Mayor En él anotaremos los saldos iniciales de cada cuenta y posteriormente sus movimientos, calculando el saldo final de cada una de ellas. MAQUINARIA DEBE HABER 12.000,00 SALDO =12.000,00
- 35. .2 LA CUENTA. LA PARTIDA DOBLE: LOS ASIENTOS CONTABLES Solución: Libro Mayor MERCADERIAS DEBE HABER 2.000,00 SALDO =12.000,00 CLIENTES DEBE HABER 2.000,00 1.000,00 SALDO =1.000,00
- 36. .2 LA CUENTA. LA PARTIDA DOBLE: LOS ASIENTOS CONTABLES Solución: Libro Mayor CAJA DEBE HABER 3.000,00 1.000,00 1.500,00 SALDO = 2.500,00 CAPITAL SOCIAL DEBE HABER 2.000,00 14.000,00 SALDO =14.000,00 PROVEEDORES DEBE HABER 1.500,00 5.000,00 SALDO =3.500,00
- 37. .2 LA CUENTA. LA PARTIDA DOBLE: LOS ASIENTOS CONTABLES Solución: BALANCE FINAL Con los saldos finales de cada una de las cuentas confeccionamos un nuevo balance: ACTIVO 12.000,00 Maquinaria 2.000,00 Mercaderías 1.000,00 Clientes 2.500,00 Caja PASIVO Capital Social 14.000,00 Proveedores 3.500,00 Como hemos podido comprobar, iniciamos el ejercicio con un Balance que, necesariamente, cuadraba, o sea, la suma del Activo coincidía con la suma del Pasivo.
- 38. .2 LA CUENTA. LA PARTIDA DOBLE: LOS ASIENTOS CONTABLES Suponiendo un balance inicial compuesto por las siguientes cuentas, con sus saldos: Clientes: 1.000,00 Mercaderías: 4.000,00 Deudas a largo plazo: 2.000,00 Capital Social: 3.000,00 Caja: 2.000,00 Bancos: 5.000,00 Proveedores: 7.000,00 Confecciona los mayores de cada una de las cuentas y registra en los mismos los siguientes movimientos: 1. Se paga por caja 1.000,00 a los proveedores. 2. Se paga por bancos 2.000,00 de deudas a largo plazo. 3. Se paga por bancos 1.000,00 por compra de mobiliario de oficina. 4. Nos conceden un préstamo a corto plazo de 2.000,00, que cobramos por bancos. 5. Se cobra por caja 1.000,00 de los clientes. Confecciona, a partir de los saldos resultantes, el nuevo balance de la empresa.
- 39. La empresa SONRI S.A. tiene, a 30 de diciembre, los siguientes saldos de cuentas: Bancos ......................................................... 5.000,00 Elementos de transporte .............................. 3.000,00 Mobiliario .................................................... 1.000,00 Construcciones .......................................... 12.000,00 Capital Social ............................................10.000,00 Proveedores ................................................. 6.000,00 Mercaderías ............................................... 10.000,00 Clientes ........................................................ 4.000,00 Caja.............................................................. 1.000,00 Deudas a largo plazo ...................................8.000,00 Deudas a corto plazo ................................... 5.000,00 Reservas ......................................................7.000,00 El día 31 de diciembre ocurrieron los siguientes hechos: 1.- Se pagó por bancos 2.000,00 € a los proveedores. 2.- Se cobró por caja 3.000,00 € de los clientes. 3.- Se ingresaron en la c/c bancaria 3.500,00 € de caja. 4.- Se compró una maquinaria por 4.000,00 € pagándola por bancos. 5.- Se pagó 200,00 € por bancos del préstamo a corto plazo. Se pide: realizar los asientos del diario de estas operaciones y confeccionar un nuevo balance una vez ocurridos estos hechos.