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El documento describe las diferentes partes que componen Alfresco y sus funcionalidades. Explica que Alfresco está formado por el Web Editor, Share, Record Management y WCM, siendo Share el entorno colaborativo que permite crear espacios como wikis, blogs y gestionar contenidos. También describe las diferentes herramientas y funcionalidades disponibles en Share como la gestión de documentos, metadata, usuarios y permisos.
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- 1. Share José Pereira Arcade Consultores
- 2. Añadir/Detalles Share Alfresco está formado por varios entornos especializados en diversos aspectos de la gestión documental: 1.- El Web Editor, enfocado al acceso web ligero y procesos relacionados exclusivamente con la gestión documental. 2.- El Share, permite establecer espacios colaborativos, relacionados con la gestión documental y la gestión de contenidos (Wiki, Blog, etc,..) 3.- El Record Management, un gestor documental asociado al Share especializado en esta rama de la gestión documental 4.- WCM, es un pequeño editor web, asociado a los proyectos que se desprenden del Web Quick Start y la publicación web. Share, Records Management y Web Quick Start Web Editor (Web Client) Web Content Manager http://mihost:8080/alfresco http://mihost:8080/share http://mihost:8080/wcmqs/ http://localhost:8080/wcmqs/ http://mi-ip:8080/wcmqs/ José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
- 3. Dashboard Share José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
- 4. Añadir/Detalles Share “drag & drop” José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
- 5. Mis Sitios Share Un “Sitio” es la unidad fundamental de organización del Share “Desde el Web Client podemos acceder a todos los documentos y espacios del sitio” José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
- 6. Wiki Share “Wiki, permite crear una base de conocimiento” “Los artículos se pueden consultar desde el web editor” José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
- 7. Blog Share Se pueden enlazar blogs del tipo Wordpress o Typepad José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
- 8. Calendario Share Este link, permite suscribirse a tu calendario,.... “Calendario, permite mantener una agenda de eventos” José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
- 9. Calendario Share Copiar la ruta de este link “Es posible suscribirse al calendario desde aplicaciones tales como iCal, FireBird, etc,...” José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
- 10. Links Share “Podemos crear una relación de links interesantes” Se pueden realizar comentarios sobre cada link José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
- 11. Añadir/Detalles Share Lista de datos Web Quick Start “Lista de datos, permite acceder a los mensajes enviados desde el Web Quick Start” José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
- 12. Añadir/Detalles Share Miembros “Nos permite añadir miembros a nuestro sitio” “Es necesario tener configurado las funciones de email para poder realizar invitaciones, ya que estas serán enviadas por correo electrónico” “Se puede invitar a miembros que no pertenezcan al sistema” José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
- 13. Añadir/Detalles Share Biblioteca “Biblioteca de documentos, es propiamente el gestor documental del Share” José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
- 14. Añadir/Subir Share “Añadir, permite subir varios documentos a la vez” José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
- 15. Añadir/Detalles Share Propiedades Metadata “Preview es una herramienta muy interesante, sólo válida para PDF, que no estén protegidos” Rutas de acceso al documento Permite añadir comentarios José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
- 16. Añadir/Detalles Share Metadata “Los datos sobre los datos” “La metadata se puede ampliar gracias a los aspectos” José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
- 17. Añadir/Detalles Share Tags “Etiquetar los documentos nos permite hacer filtros rápidos agrupando documentos son los mismos tags” José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
- 18. Añadir/Detalles Share Aspectos “Aspectos añaden nuevos campos a la metadata” Editar Metadata Vista Previa José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
- 19. Añadir/Detalles Share Aspectos “Para crear nuestra propia metadata o propiedades del documento tenemos que realizar el siguiente procedimiento” “Los ejemplos siguientes añaden un nuevo modelo llamado mimodelo y un aspecto que añade una nuevo propiedad a nuestros documentos” tomca/share/classes/alfresco/ José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
- 20. Añadir/Detalles Share Custom Aspect <?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?> <alfresco-config> <!DOCTYPE beans PUBLIC '-//SPRING//DTD BEAN//EN' 'http://www.springframework.org/ <config evaluator="string-compare" condition="DocumentLibrary"> dtd/spring-beans.dtd'> <aspects> <beans> <visible> <aspect name="cm:generalclassifiable" /> <!-- Añadir los mensajes de miModelo --> <aspect name="cm:complianceable" /> <bean id="webscripts.ej.resources" <aspect name="cm:dublincore" /> class="org.springframework.extensions.surf.util.ResourceBundleBootstrapComponent"> <aspect name="cm:effectivity" /> <property name="resourceBundles"> <aspect name="cm:summarizable" /> <list> <aspect name="cm:versionable" /> <value>alfresco.messages.mimodelo</value> <aspect name="cm:templatable" /> </list> <aspect name="cm:emailed" /> </property> <aspect name="emailserver:aliasable" /> </bean> <aspect name="cm:taggable" /> </beans> <aspect name="app:inlineeditable" /> <aspect name="ej:personalizable" /> </visible> <addable> </addable> <removeable> custom-slingshot-application-context.xml </removeable> </aspects> </config> web-extension <config evaluator="node-type" condition="cm:content"> <forms> <form> <field-visibility> <show id="ej:miNuevoCampo" /> </field-visibility> </form> <!-- Formulario de metadata --> <form id="doclib-simple-metadata"> custom-slingshot-application-context.xml <field-visibility> <show id="ej:miNuevoCampo" /> </field-visibility> web-extension <edit-form template="../documentlibrary/forms/doclib-simple-metadata.ftl" /> </form> <form id="doclib-inline-edit"> <field-visibility> <show id="ej:miNuevoCampo" /> </field-visibility> </form> </forms> </config> </alfresco-config> José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
- 21. Añadir/Detalles Share Custom Aspect <?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?> ej_mimodelo.property.ej_miNuevoCampo.title=Mi Campo <!DOCTYPE beans PUBLIC '-//SPRING//DTD BEAN//EN' 'http://www.springframework.org/dtd/spring-beans.dtd'> ej_mimodelo.aspect.ej_personalizable.title=Mi Aspecto <beans> aspect.ej_personalizable=Mi Aspecto <bean id="extension.ej.dictionaryBootstrap" parent="dictionaryModelBootstrap" depends-on="dictionaryBootstrap"> <property name="models"> <list> <value>alfresco/extension/ej-model.xml</value> </list> </property> mimodelo.properties </bean> <bean id="extension.kb.resourceBundle" class="org.alfresco.i18n.ResourceBundleBootstrapComponent"> <property name="resourceBundles"> <list> messages <value>alfresco.messages.mimodelo</value> </list> </property> <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> </bean> </beans> <model name="ej:mimodelo" xmlns="http://www.alfresco.org/model/dictionary/1.0"> <!-- Optional meta-data about the model --> ej-model-context.xml <description>Mi Modelo</description> <author>Jose Pereira</author> extension <version>1.0</version> <!-- Importar las referencias requeridas a otros modelos --> <imports> <import uri="http://www.alfresco.org/model/dictionary/1.0" prefix="d"/> <import uri="http://www.alfresco.org/model/content/1.0" prefix="cm"/> </imports> <!-- Incorporacion a los nuevos espacios el nombre de nuestro nuevo modelo --> <namespaces> <namespace uri="http://www.alfresco.com/model/mimodelo/1.0" prefix="ej"/> </namespaces> ej-model.xml <aspects> extension <!-- Definición del aspecto para nuestro modelo --> <aspect name="ej:personalizable"> <title>Mi nuevo aspecto</title> <properties> <property name="ej:miNuevoCampo"> <type>d:text</type> </property> </properties> </aspect> </aspects> </model> José Pereira www.jpereira.net
- 22. Añadir/Detalles Share Custom Aspect Estas personalizaciones sólo afectan al Share ! “El nuevo aspecto estará disponible desde aspectos, metadata y las acciones añadir aspecto de las reglas de carpeta” José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
- 23. Crear Contenido Share Añadir/Detalles “Un documento ‘plano’ se puede editar ‘en linea’ sin necesidad de editores externos” José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
- 24. Añadir/Detalles Share Edición = Nueva Versión “La edición fuera de linea, descarga el documento para su edición” “Este proceso se finaliza con su cancelación o subiendo una nueva versión” José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
- 25. Añadir/Detalles Share Nueva Versión “Nueva Versión, permite cargar un nuevo documento, al mismo tiempo que se conservan las versiones anteriores” “El control de las versiones se ve reflejado en el menú de propiedades del documento en el Web Content” José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
- 26. Añadir/Detalles Share Workflow Es necesario añadir el responsable de la revisión o aprobación Permite añadir más documentos José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
- 27. Añadir/Detalles Share WorkFlow Ver Editar “Los controles del flujo de trabajo permiten editar, revisar, reasignar, cancelar, etc,... una tarea” José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
- 28. Añadir/Detalles Share Permisos “Mediante la gestión de permisos, podemos variar las responsabilidades de cada roll predefinido ” “Los roles se definen en el momento que se invita a un nuevo miembro al Sitio” José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
- 29. Añadir/Detalles Share Web Asset “Preview Web Asset, abre el documento en el WCM, para su edición” “Esta opción sólo es funcional para los documentos que están bajo Web Quick Start” José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
- 30. Añadir/Detalles Share Aplicacion “Una de las funciones que podemos encontrar en Aplicación, es la posibilidad de cambiar los colores del ‘tema’ de Alfresco” José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
- 31. Añadir/Detalles Share Replicación “Trabajos de replicación, crea replicas de los espacios seleccionados en otros servidores* de Alfresco” “La idea, es poder programar, por cuestiones de calidad de red, etc, sincronizaciones de contenido a determinadas horas” * Sólo tiene sentido en instalaciones sobre sistemas distribuidos José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
- 32. Añadir/Detalles Share Grupos “Los Grupos permiten hacer agrupaciones de usuarios” De esta forma podemos asignar permisos a todo un grupo “Menu miembros / invitar del Web Client” José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
- 33. Añadir/Detalles Share Usuarios José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
- 34. Añadir/Detalles Share Repositorio “El repositorio permite navegar por todo el sistema de ficheros de Alfresco” Repositorio de ‘Scripts’ de Alfresco Repositorio de Documentos José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
- 35. Añadir/Detalles Share Personas “Personas, es un buscador de usuarios de Alfresco” “Se puede refinar la búsqueda indicando la etiqueta* sobre la que se quiere buscar” * Las etiquetas deben estar en inglés ej: ubicación/location, etc... José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es
- 36. Créditos Texto www.jpereira.net Documento escrito por José Pereira para el curso impartido durante los días 25-30 Abril de 2011 en la Escola Galega de Administración www.arcadeconsultores.es Pública (EGAP) - Xunta de Galicia José Pereira www.jpereira.net www.arcadeconsultores.es