9 Validacion de Excel

ORGANIZACIÓN DEL APRENDIZAJE
NOMBRE: Jenrry Nuñez
Nivelación: Sistemas
Validación de datos
¿Qué es la validación de datos?
La validación de datos de Microsoft Excel permite definir el tipo de datos que se desea
introducir en una celda. Por ejemplo, se puede permitir la entrada de una puntuación
por letras con sólo las letras comprendidas entre la A y la F. Se puede configurar la
validación de datos para evitar que los usuarios introduzcan datos no válidos o permitir
su entrada y comprobarlos tras finalizar el usuario. También se pueden proporcionar
mensajes que definan la entrada que se espera en la celda así como instrucciones para
ayudar a los usuarios a corregir errores.
Cuando se introducen datos que no cumplen los requisitos, Excel muestra un mensaje
con instrucciones proporcionadas por el usuario.
La validación de datos resulta especialmente útil al diseñar formularios u hojas de
cálculo que otras personas utilizarán para introducir datos como formularios
presupuestarios o informes de gastos.
En este artículo se describe cómo configurar la validación de datos, incluidos los tipos
de datos que se pueden validar y los mensajes que se pueden mostrar, además de
proporcionar un libro que se puede descargar para obtener ejemplos de validación que
se pueden modificar y utilizar en hojas de cálculo propias.
Tipos de datos que se pueden validar
Excel permite designar los siguientes tipos de datos válidos para una celda:
Números Especifique que la entrada en una celda debe ser un número entero o un
número decimal. Puede establecer un mínimo o máximo, excluir un número o intervalo
determinado, o utilizar una fórmula para calcular la validez de un número.

Fechas y horas Establezca un mínimo o máximo, excluya determinadas fechas u
horas, o utilice una fórmula para calcular la validez de una fecha u hora.
Longitud Limite el número de caracteres que se puede escribir en una celda o exija
un número mínimo de caracteres.
Lista de valores Elabore una lista de las opciones para una celda como, por ejemplo,
pequeña, mediana, grande, y admita sólo esos valores en la celda. Se puede mostrar
una flecha de lista desplegable cuando un usuario hace clic en la celda para facilitar la
selección de una opción de la lista.
Tipos de mensajes que se puede mostrar
Para cada celda que se valida, se pueden mostrar dos mensajes diferentes: uno que
aparece antes de que el usuario introduzca los datos y otro que aparece después de
que el usuario intente introducir los datos que no cumplen los requisitos. Si los
usuarios tienen activado el Ayudante de Office, éste mostrará los mensajes.
Mensaje de entrada Mensaje entrante Este tipo de mensaje aparece cuando un
usuario hace clic en la celda validada. Se puede utilizar este tipo de mensaje para
facilitar instrucciones sobre el tipo de datos que se han de introducir en la celda.
Mensaje de error Este tipo de mensaje aparece sólo cuando el usuario escribe datos
no válidos y presiona la tecla ENTRAR. Se puede elegir entre tres tipos de mensajes de
error:
Mensaje de información Este mensaje no impide la entrada de datos no válidos.
Además del texto que proporciona el usuario, incluye un icono de información, un
botón Aceptar, que introduce los datos no válidos en la celda, y un botón Cancelar, que
restaura el valor anterior de la celda.
Mensaje de advertencia Este mensaje no impide la entrada de datos no válidos. Incluye
el texto que proporciona el usuario, un icono de advertencia y tres botones: Sí introduce
los datos no válidos en la celda, No regresa a la celda para más modificaciones
y Cancelar restaura el valor anterior de la celda.
Mensaje de detención Este mensaje no permite la entrada de datos no válidos. Incluye
el texto que proporciona el usuario, un icono de detención y dos
botones: Reintentar regresa a la celda para más modificaciones y Cancelar restaura el
valor anterior de la celda. Observe que este mensaje no está concebido como medida de
seguridad: si bien los usuarios no pueden introducir datos no válidos escribiendo y
presionando ENTRAR, pueden eludir la validación copiando y pegando o rellenando datos
en la celda.

Configurar la validación de datos
Cuando sepa qué tipo de validación desea utilizar en una hoja de cálculo, podrá usar el
comando Validaciónen el menú Datos para configurarla. Las instrucciones se
encuentran en el libro de ejemplo que podrá descargar en este artículo así como en la
Ayuda de Excel 2002. A continuación figura información general del proceso:
1. Comfigurar la hoja de cálculo Introduzca primero los datos y fórmulas en la hoja de
cálculo. Si utiliza una lista de opciones válidas, introduzca la lista y asígnele un nombre.
2. Definir la configuración de una celda Empezando por la primera celda que desee
validar, utilice el cuadro de diálogo Validación de datos para designar el tipo de
validación que desee, un mensaje entrante y un mensaje de error si lo desea.
3. Configurar la validación de otras celdas A menudo podrá ahorrar tiempo copiando la
configuración de la validación de la primera celda a otras celdas y, a continuación,
modificando dicha configuración.
4. Probar las reglas de validación Introduzca datos válidos y no válidos en las celdas
para asegurarse de que funcione debidamente la configuración y los mensajes aparezcan
en el momento previsto. Utilice el comando Validación para cambiar la configuración. Si
realiza cambios en la validación de una celda, podrá aplicar automáticamente los cambios
a todas las demás celdas con la misma configuración.
5. Configurar las listas de opciones válidas Si utilizó una lista de opciones válidas y
desea que los usuarios no puedan encontrar ni cambiar la lista, puede poner la lista en
otra hoja de cálculo, configurar la validación, ocultar la hoja de cálculo que contiene la lista
y, a continuación, proteger el libro mediante una contraseña. La contraseña del libro
contribuirá a evitar que usuarios que no conozcan la contraseña puedan mostrar la hoja
de cálculo que contiene la lista.
6. Aplicar protección si se desea Si piensa proteger la hoja de cálculo o el libro, hágalo
después de configurar la validación. Asegúrese de desbloquear las celdas validadas antes
de proteger la hoja de cálculo; en caso contrario, los usuarios no podrán escribir en las
celdas.
7. Compartir el libro si se desea Si piensa compartir el libro, hágalo después de
configurar la validación y la protección. Tras compartir un libro, no podrá cambiar la
configuración de la validación a menos que deje de compartir el libro. Excel, sin embargo,
seguirá validando las celdas designadas mientras se comparta el libro.
8. Comprobar si los resultados incluyen datos no válidos Después de que los usuarios
introduzcan datos en la hoja de cálculo, podrá comprobar si ésta incluye datos no válidos
de acuerdo lo que se describe más adelante en este artículo.
Introducir datos en celdas validadas

A continuación se describe cómo es el proceso de introducción de datos para los
usuarios. Se pueden utilizar mensajes entrantes y de error para facilitar las instrucciones
que los usuarios necesitan para comprender cómo se ha configurado la hoja de cálculo
con el propósito de asegurar que los datos son correctos. Para verlo, descargue el libro
de ejemplo que acompaña a este artículo y vea los ejemplos en la hoja Mensajes.
Ver el mensaje entrante Cuando un usuario hace clic en una celda validada o utiliza
las teclas de dirección para desplazarse a la celda, el mensaje entrante aparece en el
globo del Ayudante o en un cuadro de mensaje independiente. Si proporcionó una lista
desplegable para la celda, la flecha de lista desplegable aparecerá a la derecha de la
celda.
Escribir datos Cuando el usuario escribe datos o hace clic en la flecha de lista
desplegable para seleccionar un valor de la lista, el mensaje entrante permanece en la
pantalla (la lista desplegable puede tapar parte del mensaje).
Escribir datos válidos Si el usuario escribe datos válidos y presiona la tecla ENTRAR,
los datos quedan introducidos en la celda y no sucede nada especial.
Escribir datos no válidos Si el usuario escribe datos que no cumplen los criterios y
se especificó un mensaje de error para los datos no válidos, dicho mensaje aparecerá
en un globo del Ayudante o en una ventana independiente de mensajes. A
continuación, el usuario podrá leer el mensaje y decidir qué va a hacer.
En caso de un mensaje de información, el usuario puede hacer clic en Aceptar para
introducir los datos no válidos o hacer clic en Cancelar para empezar de nuevo.
En caso de un mensaje de advertencia, el usuario puede hacer clic en Sí para introducir los
datos no válidos, en No para seguir modificando la celda o en Cancelar para empezar de
nuevo.
En caso de un mensaje de detención, el usuario no puede introducir los datos no válidos y
puede hacer clic en Reintentar para modificar la celda o en Cancelar para empezar de
nuevo.

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