A3 ap-auditoriamodelo
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Este documento describe una auditoría de sistemas de información realizada en la agencia "Grupo Modelo Santa Fe". Explica la organización de Grupo Modelo y la agencia, incluyendo su misión, visión, departamentos y personal. También describe los sistemas operativos, procedimientos y software utilizado (Totaldealer), concluyendo que la auditoría examinó a profundidad los procesos para garantizar la exactitud de los registros y solucionar cualquier anomalía.
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- 1. UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL ESTADO DE ZACATECAS UAP AUDITORÍA INFORMÁTICA Cristian Alejandro Calvillo Ramírez Francisco Alejandro García Rivera
- 2. Loreto, Zac 27-08-2014 “GRUPO MODELO” INTRODUCCION La importancia tecnológica en las empresas es una de las bases fundamentales de su producción y ganancias capitales dentro de la organización; por lo que la tecnología empresarial desarrolla un propósito que mejore la calidad y competitividad de los servicios hacia los usuarios y proporcionar un servicio excelente, también por la necesidad de crear o mejorar la productividad y eficiencia de los procesos que se lleven dentro de la institución. Para la mejora de esto y poder impulsar a la empresa a un nivel competitivo se necesita de una Auditoria en Informática, por lo que cabe mencionar algunas definiciones de la misma: a) La Auditoria en Informática definida por Ron weber; es una función que ha sido desarrollada para asegurar la salvaguarda de los activos de los sistemas de computadoras, mantener la integridad de los datos y los objetivos de la organización en forma eficaz y eficiente. b) La Auditoria en Informática definida por William P. Leonard; es un examen global y constructivo de la estructura de una empresa, institución, sección de gobierno o parte de un organismo en cuanto a sus planes y sus métodos y sus objetivos, sus métodos y controles, su forma de operación y facilidades humanas y físicas. c) La Auditoria en Informática definida por José de Jesús Aguirre Bautista, se refiere a la revisión práctica que se realiza sobre los recursos informáticos con que cuenta una entidad con el fin de emitir un informe o dictamen sobre la situación en que se desarrollan y se utilizan esos recursos. Basándose a la definición de Auditoria en Informática de diferentes autores se pueden quedar en claro la definición de la misma. Por lo tanto en este proyecto se expondrá la problemática del el por qué debe tener equipos de cómputo sofisticados que estén a la vanguardia, así como su SW base para mantener la productividad al día la empresa “Grupo Modelo”
- 3. Objetivos: El objetivo más deseado por grupo modelo es que “Modelo” sea la empresa mejor administrada, que sea la compañía “Mexicana” más reconocida a nivel internacional con un equipo directivo del más alto nivel; no solo eso sino competitivo a nivel mundial de ahí nuestro lema “EN MEXICO Y EN EL MUNDO LA CERVEZA ES… CORONA” “ALCANCES DEL PROYECTO” ORGANIZACIÓN Grupo modelo es una empresa de tipo comercial a nivel nacional e internacional, una de las empresas a nivel competitivo más reconocido a nivel mundial por la fabricación de cerveza y productos relacionados con el mismo. Por el cual grupo modelo se ha vuelto una competencia en el mercado de cervecería por sus productos de buena calidad y sabor que satisface al cliente. Para entender mejor como es su funcionamiento tecnológico y básicamente una Auditoria en Informática se estudiara una agencia de grupo modelo estrictamente escogida. La agencia “Grupo Modelo, Santa Fe”, con ubicación Javier Barrios Sierra No 555, 3er piso ZEDEC Santa Fe, delegación Álvaro Obregón, Ciudad de México, D.F, C.P 11210, México. Grupo modelo una empresa reconocida que cabe mencionar su Misión y Visión: Misión: Crecer como competidor multinacional en el mercado de bebidas inspirando orgullo, pasión y compromiso, generando valor para nuestros grupos de interés. Visión: Para el 2015 lograr más de la mitad de nuestros ingresos provengan del área internacional e incrementar consistentemente el liderazgo en el mercado nacional, manteniendo nuestra rentabilidad.
- 4. A continuación se mostraran algunas agencias que tiene grupo modelo a nivel del Valle de México: FUNCIONES Grupo Modelo, fundada en 1925, es el líder en la elaboración, distribución y venta de cerveza en México. Cuenta con una capacidad instalada de 70 millones de hectolitros anuales de cerveza. Actualmente tiene tres marcas, entre las que destacan Corona Extra, la cerveza mexicana de mayor venta en el mundo, Modelo Especial, Victoria Pacifico y Negra Modelo. Exporta seis marcas y tiene presencia en 180 países. Es el importador en México de las marcas Budweiser y Bud Light y de la cerveza sin alcohol O’Doul’s, producidas por Anheuser-Busch InBev, además importa cerveza china Tsingtao y la danesa Carlsberg. A través de una alianza estratégica con Nestlé Wáters, produce y distribuye en México las marcas de agua embotellada Sta. María y Nestlé pureza vita, entre otras. Desde 1924, grupo modelo cotiza en la bolsa mexicana de valores, con la clave de pizarra GMODELC. Adicionalmente, cotiza como certificados de depósitos americanos (ADR) bajo la clave GPMCY en los mercados OTC de Estados Unidos y en Ltibex, en España bajo el símbolo XGMD
- 5. OBJETIVOS El objetivo más deseado por grupo modelo es que “Modelo” sea la empresa mejor administrada, que sea la compañía “Mexicana” más reconocida a nivel internacional con un equipo directivo del más alto nivel; no solo eso sino competitivo a nivel mundial de ahí nuestro lema “EN MEXICO Y EN EL MUNDO LA CERVEZA ES… CORONA” RECURSOS HUMANOS: Ya visto en el organigrama anterior, en la agencia “Santa Fe” de grupo modelo se describen las partes que está dividida la misma conformada por todos los trabajadores que se ven ahí graficados.
- 6. Para tener una clara y concisa de cómo está establecido el personal en esta agencia se describirá algunos trabajadores: GERENTE GENERAL: EL gerente General, puede tener cualquier carrera, siempre y cuando tenga conocimientos en la empresa en la que trabaja, en este caso grupo modelo. Unos ejemplos claros pueden ser: - Lic. En Administración - Lic. En economía - Contador Público - Ingeniero (Químico, Alimentos, etc.) GERENTE ADMINISTRATIVO: Como su palabra lo dice es el líder de todas las especialidades económico-Administrativo. Puede ser especializado en: - Lic. Administración - Lic. En Economía - Contador Público VENTAS: La persona encargada de este departamento puede ser especializado en: - Lic. Administración Las otras ramas que se derivan en ventas (ver organigrama) son solo empleados de menor rango que están al servicio del encargado de ventas, estos pueden ser: - Técnicos en Administración - Auxiliares Contables CONTABILIDAD: EL encargado de los asuntos financieros de la empresa lógicamente debe ser: - Lic. Contabilidad - Contador Público
- 7. Las otras ramas que se derivan en contabilidad (ver organigrama) son solo empleados de menor rango que están al servicio del contador de la institución, estos pueden ser: - Auxiliares Contables RECURSOS HUMANOS, COMPRAS, CREDITO Y COBRANZA Y SERVICIO: En estos departamentos son especializados al área administrativo-contable, por lo tanto los encargados de estas áreas pueden ser especializados en: - Lic. Administración - Lic. En Economía - Contador Pública SISTEMAS: En esta área (en nuestro punto de vista la más detallada) el encargado del departamento que se encarga de todo el sistema y red de la institución debe ser: - Ingeniero en Computación - Ingeniero en Informática - Ingeniero en Sistemas Computacionales NORMAS Y POLITICAS En esta parte de los Alcances del Proyecto, son como dice la misma palabra; son las normas que se deban seguir dentro de la organización, es decir; sus reglas, normas que tienen que seguir sus empleados, ya que la organización se los impone como norma de trabajo. Aquí se pueden dar unos ejemplos que “Grupo Modelo Agencia Santa Fe” impone sus normas de trabajo que se deben seguir al pie de la letra: a) Puntualidad (Tolerancia 10 min) b) Uniformes, para cada tipo de empleado (véase en el organigrama), el personal de confianza contara con uniformes que serán otorgados de la misma institución, para el personal obrero, se le proporcionara un par de uniformes de trabajo.
- 8. c) Atención al Cliente, como se debe saber, esto es fundamental para todas las empresas existentes, se debe tratar al cliente de una forma amable, consistente y con respeto; ya que el cliente es la parte esencial del funcionamiento de cualquier tipo de empresa d) Retardos, para 3 retardos en 30 días al empleado sancionado, penosamente se le regresara y no se le permitirá el acceso a la agencia a cumplir sus días de labores, aparte de descontar de su sueldo 2 días laborales. e) Faltas, para 3 faltas en 30 días, al empleado sancionado tendrá por ende recisión de contrato, claro a menos de justificantes de valor gubernamental (IMSS, ISSSTE, etc.) Queda claro que estas son algunas normas y políticas establecidas por Grupo Modelo, solo se hizo mencionar de las más comunes que los empleados suelen pasar. CAPACITACION Grupo Modelo, ofrece a sus trabajadores de nuevo ingreso varias clases, es decir; cursos de capacitación, todo con el fin de que nuestro empleado puede entender en un periodo corto como está el movimiento interno de la institución. Formas de Trabajo, Sueldos, prestaciones, en fin es como su palabra lo dice capacitar al empleado a lo que se atiende al trabajar en Grupo Modelo. Según la Agencia “Santa Fe”, a sus empleados de nuevo ingreso se les otorgan distintas fases de capacitación, veamos algunas; - Para el personal sindicalizado se van a cursos cada 3 meses para saber de los cambios internos dentro de la empresa. Puede hablarse en forma Administrativa, Económica, Contable o Tecnológica. - Cada personal deberá acudir a las plantas de industrialización para que aumenten sus conocimientos acerca de Grupo Modelo - En casos de que un empleado no pueda acudir a los cursos mencionados anteriormente, ya existen cursos de capacitación vía internet, por medio de cámara web. Estos tipos de capacitación en lo teórico son más difícil de
- 9. Entender, este tipo de capacitación es bajo la responsabilidad de nuestro empleado. 1. ¿Se ha instruido a estas personas sobre qué medidas tomar en caso de que alguien pretenda entrar sin autorización? 2. ¿El lugar donde se ubica el centro de cómputo está seguro de inundaciones, robo o cualquier otra situación que pueda poner en peligro los equipos? 3. ¿El centro de cómputo tiene salida al exterior? 4. ¿Son controladas las visitas y demostraciones en el centro de cómputo? 5. ¿Se registra el acceso al departamento de cómputo de personas ajenas a la dirección de informática? 6. ¿Se revisa frecuentemente que no esté abierta o descompuesta la cerradura de esta puerta y de las ventanas, si es que existen? 7. ¿Se vigilan la moral y comportamiento del personal de la dirección de informática con el fin de mantener una buena imagen y evitar un posible fraude? 8. ¿Se ha adiestrado el personal en el manejo de los extintores? 9. ¿Si es que existen extintores automáticos son activador por detectores automáticos de fuego? 10. ¿Los interruptores de energía están debidamente protegidos, etiquetados y sin obstáculos para alcanzarlos? 11. ¿El centro de cómputo tiene salida al exterior? 12. ¿Saben que hacer los operadores del departamento de cómputo, en caso de que ocurra una emergencia ocasionado por fuego?
- 10. 13. ¿Se revisa de acuerdo con el proveedor el funcionamiento de los extintores? 14. ¿El personal ajeno a operación sabe qué hacer en el caso de una emergencia (incendio)? 15. ¿Existe salida de emergencia? 16. ¿Se revisa frecuentemente que no esté abierta o descompuesta la cerradura de esta puerta y de las ventanas, si es que existen? 17. ¿Se ha adiestrado a todo el personal en la forma en que se deben desalojar las instalaciones en caso de emergencia? 18. ¿Se ha prohibido a los operadores el consumo de alimentos y bebidas en el interior del departamento de cómputo para evitar daños al equipo? “EVALUACION DE SISTEMAS” “SISTEMAS EN OPERACIÓN” Grupo modelo “Santa Fe” debemos recordar que es una sub-agencia, es decir en esta institución no se elabora la cerveza desde su elaboración primaria, la elaboración de malta, no es decir; en esta sub-agencia lo único importante a realizar es un almacenamiento de productos de Grupo Modelo. Ya mencionado con anterioridad la sub-agencia solo tiene guardado los siguientes productos asociados a Grupo Modelo: a) Corona Extra b) Modelo especial c) Victoria pacifico d) Negra Modelo
- 11. Ahora que sabemos los productos que se almacenan ahí podríamos decir que estas serían las bases fundamentales de la evaluación del sistema. PROCEDIMIENTOS Los procedimientos son las series de actividades que realizan los trabajadores dentro de la sub-agencia. En grupo modelo “Santa fe” encontramos una sub-agencia que almacena y distribuye los productos ya mencionados anteriormente. Almacenamiento: Los productos fabricados traídos de una planta origen de Grupo Modelo llegan a las diferentes sub-agencias distribuidas en el territorio nacional
- 12. Distribución: Una vez ya almacenados en la sub-agencia todos los productos mencionados, es tiempo de distribuirlos por todas las tiendas de agencia y tiendas que venden los productos ya fabricados por Grupo Modelo. DOCUMENTACION La sub-agencia de Grupo modelo posee un SW base donde acredita la utilización de todos los departamentos, en resumen, esta plataforma se acopla a las necesidades de esta institución. El SW base se llama “TOTALDEALER”, para agrandar el conocimiento expondremos un poco de este SW que es diseñado para agencias y sub-agencias de cualquier especie. Total de aler es un sistema completo de información para agencias desarrollado con una herramienta de última generación. Total de aler es totalmente gráfico, opera en tiempo real y mantiene el historial para hacer consultas en cualquier instante. Total de aler fue creado con un alto nivel tecnológico, para facilitar las operaciones mediante una navegación directa y simple.
- 13. CONCLUCION Examinamos detalladamente todos los procesos por el cual debe pasar un registro detallado de la institución; calo ejemplo esta auditoría. Checamos paso a paso cada paso de esta auditoría, desde la introducción hasta el último punto previsto en ella; en caso de presentarse alguna anomalía, se llevara a cabo una solución correspondiente, pudiendo afectar el almacenamiento de datos o peor aún, cuando se lleve a cabo una distribución errónea.